Wie Sie Projekte und Aufgaben priorisieren, um Ihre Ergebnisse zu maximieren (Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung)

„Ricardo, warum bist du mit diesem Teil des Projekts noch nicht fertig?“

Eine leicht irritierte Stimme dröhnte an einem Samstagmorgen durch mein Telefon.

Es war der Anruf vom CEO der Firma, der wegen eines Projekts anrief, auf dessen Fertigstellung er vor einer Woche bestanden hatte.

„Ich habe gerade ein anderes Projekt mit hoher Priorität abgeschlossen und deshalb gerade erst mit Ihrem angefangen“, antwortete ich ruhig.

Das war ihm nicht gut genug.

Nach einem langen Gespräch legten wir auf und ich versprach ihm, zurückzurufen – mit einer Lösung dafür, wie ich meine Arbeit priorisieren kann, um meine Ergebnisse zu maximieren.

Dies ist genau der gleiche Prozess, den Sie in Ihr tägliches Leben übernehmen können, um Ihnen die Kopfschmerzen zu ersparen, die ich durchgemacht habe.

Bevor wir damit beginnen, Ihre Aufgaben zu priorisieren, ist es wichtig, zuerst eine Antwort auf folgende Frage zu finden:

„Was ist eine Sache, die Sie machen könnten (etwas, das Sie im Moment nicht machen), die, wenn Sie sie regelmäßig machen würden, einen enormen positiven Einfluss auf die Arbeit mit Ihren Kunden hätte? ”

Auf Ihre Antwort kommen wir am Ende dieses Blogs zurück. 

Warum Sie Ihre Arbeit priorisieren sollten.

Ein berühmtes Sprichwort lautet: „Wenn du etwas erledigt haben willst, dann gib es einem beschäftigten Mann“.

Ein Zitat, das ich nie wirklich verstanden habe – bis zu einem Tag.

Während eines meiner wachsenden Projekte erhielt ich die Gelegenheit, mit einem hochqualifizierten und disziplinierten Entwickler in meinem Wachstumsteam zu arbeiten – so wie es normalerweise der Fall ist.

Da die meisten der von mir geleiteten Unternehmen nicht mit einem vollwertigen Team gestartet sind, war ein kluger Einsatz unserer Zeit der Schlüssel zu guten Ergebnissen.

Eines Tages ging ich auf ihn zu und bat ihn, an einigen dringenden Angelegenheiten zu arbeiten.

„Ricardo, ich werde alles tun, was Sie von mir verlangen. Lassen Sie mich nur meine Situation mit Ihnen teilen.“

Er führte mich durch seinen Dokumentationsprozess.

Ein Dokument, in dem er alle Experimente, Fristen und Bewertungen aufgelistet hatte, die wir im Vorfeld vereinbart hatten.

„Ich kann die Aufgabe, um die Sie mich gebeten haben, übernehmen, aber ich muss einige der Projekte, an denen ich gerade arbeite, verschieben. Soll ich die anderen Aufgaben verschieben?“

Mir wurde klar, dass die Aufgabe, um die ich ihn bat, zwar dringend war, aber nicht so wichtig, dass er alle anderen Arbeiten dafür fallen lassen sollte.

Ich erkannte, dass wir einen klaren und disziplinierten Weg gefunden hatten, Aufgaben zu priorisieren und zu Dingen „Nein” zu sagen.

Denn jedes Mal, wenn Sie zu einer Sache „Ja” sagen, sagen Sie gleichzeitig „Nein” zu zahllosen anderen Aufagaben.

Den Leuten Ihre riesige selbst erstellte To-Do-Liste zu zeigen, ist eine Möglichkeit, dies zu tun, aber dann fehlt immer noch etwas.

Das Setzen von Prioritäten für diese Aufgaben.

Aufgaben zu priorisieren ist der Schlüssel, um anderen Menschen klar zu kommunizieren, weshalb Sie an einem anderen Projekt arbeiten können oder nicht.

Es hilft ihnen zu entscheiden, ob das, worum sie bitten, wirklich wichtig genug ist, um die anderen Dinge, die Sie geplant haben, zu verschieben.

Drehen Sie den Spieß zu Ihren Gunsten um.

Denken Sie daran, dass es wie beim Wachstumsmarketing nicht darum geht, mehr Geld auszugeben als Ihre Konkurrenten, sondern darum, Ihre Zeit effektiver zu nutzen, indem Sie mit Ihrem Team an einflussreichen Ideen arbeiten.

Dies ist der Rahmen, den Sie nutzen können, um genau das zu tun.

Wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren können. 

Nachdem ich das Telefon mit dem CEO beendete, ging ich zu meinem Bücherregal, um eines meiner Lieblingsbücher zu holen, „Die 7 Wege zur Effektivität” von Stephen Covey.

In einer der Gewohnheiten erklärt er, dass wir unsere Zeit eigentlich nur auf vier Arten verbringen können.

Das war genau das, was ich brauchte, um meine To-Do-Liste und meine Projekte zu priorisieren.

Wie Sie sehen können, sind die beiden Faktoren, die eine Aktivität Ihrer Aufgabe definieren: „dringend” und „wichtig”.

Aufgabenpriorisierung

Dringend bedeutet, dass eine Aufgabe Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Wichtigkeit hingegen bezieht sich auf die Ergbenisse.

Wenn etwas wichtig ist, trägt es zu Ihrer Mission, Ihren Werten und den priorisierten Zielen des Unternehmens bei.

Quadrant 1: dringend und wichtig

Wenn wir uns Menschen ansehen, die ihr Leben in einem Krisenmodus managen müssen, werden Sie feststellen, dass diese die meiste Zeit im ersten Quadrat verbringen.

Sie sind die meiste Zeit damit beschäftigt, den Krisenmodus zu lösen, Terminen hinterherzulaufen und sich dringenden Problemen anzunehmen.

Sie erledigen Dinge, von denen sie glauben, dass sie dringend und wichtig sind.

Solange Sie den Großteil Ihrer Zeit auf diesen Quadrant konzentrieren, wird dieses immer größer und größer, bis er Sie schließlich einnimmt und dann überfordert.

Quadrant 3 & 4: (nicht) dringend und nicht wichtig

Andere Menschen verbringen einen großen Teil ihres Lebens damit, zu denken, dass alles, was sie machen, dringend ist, aber eigentlich nicht so wichtig ist.

Sie verbringen ihre Woche damit, einige E-Mails, einige Meetings und einige Anrufe zu beantworten.

Die Realität ist, dass die Dringlichkeit dieser Angelegenheiten oft auf den Prioritäten und Erwartungen anderer basiert, nicht auf den eigenen.

Menschen, die ausschließlich Zeit im dritten und vierten Quadrant verbringen, steuern im Grunde ihr Leben nicht selbst.

Sie leben auf Kosten der Zeit und der Werte anderer, nicht ihrer eigenen.

Quadrant 2: Nicht dringend und wichtig

Dieser Quadrant ist das Herzstück eines effektiven Zeitmanagements. Er beschäftigt sich mit Dingen, die nicht dringend sind, aber für die Zukunft wichtig sind.

Er befasst sich mit dem Aufbau von Beziehungen, langfristiger Planung, Training und Vorbereitung.

All diese Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie erledigen müssen, aber irgendwie selten dazu kommen, daran zu arbeiten, weil sie eben nicht dringend sind.

Mit der Zeitmanagement-Matrix im Hinterkopf, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um über die Antwort nachzudenken, die Sie auf folgende Frage gegeben haben:

„Was ist eine Sache, die Sie machen könnten (etwas, das Sie im Moment nicht machen), die, wenn Sie sie regelmäßig machen würden, einen enormen positiven Einfluss auf die Arbeit mit Ihren Kunden hätte? ”

In welchen Quadranten passen diese Dinge? Sind sie wichtig? Sind sie dringend?

Meine Vermutung ist, dass sie wahrscheinlich in den zweiten Quadrant gehören.

Sie sind offensichtlich wichtig, aber nicht dringend. Und weil sie nicht dringend sind, arbeiten Sie nicht daran. Obwohl Sie wissen, dass sie einen enormen positiven Einfluss auf Ihr Unternehmen haben würden.

Diesen Prozess in Ihr tägliches Leben zu implementieren, ist genau so eine Sache.

Sie wissen, dass es wichtig ist, aber nicht dringend und deshalb nehmen Sie sich nicht die Zeit dafür.

Zum Glück wissen Sie es jetzt besser.

Lassen Sie uns mit der Umsetzung beginnen, okay? 

Wie Sie am Arbeitsplatz Prioritäten setzen – und den passenden Rahmen dafür implementieren

Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower würde sagen:

„Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Das Dringende ist nicht wichtig, und das Wichtige ist niemals dringend.“  – Eisenhower

Nun werden Sie lernen, wie man Aufgaben priorisiert. Es ist an der Zeit, den Rahmen zu schaffen und dies den Menschen um Sie herum effektiv zu vermitteln.

Für die meisten meiner Kunden zeige und erkläre ich meine Wachstumsexperimente mithilfe von Pipefy.

Aus diesem Grund habe ich mich dazu entschieden., dieselbe Software zu verwenden, um meine priorisierte To-Do-Liste zu erstellen. Sie können selbstverständlich auch die Software Ihrer Wahl nutzen. Beispielsweise können Sie sich auch anschauen, wie man in Asana priorisiert.

So wird Ihr Aufbau aussehen:

pipefy Bildschirmfoto

  1. To-Do/Aufgabe
  2. In Arbeit
  3. In der Warteschleife
  4. Legende (zur Erläuterung der 4 Quadranten)
  5. Erledigt

Die Magie passiert, wenn Sie ein neues To-Do von Ihrem Desktop oder Handy (sie haben eine App) erstellen.

pipefy Bildschirmfoto_Aufgabe

Schritt 1: Schreiben Sie genau auf, was die Aufgabe ist.

pipefy Bildschirmfoto_todo

Schritt 2: Fügen Sie die Ebene der Quadranten hinzu.

pipefy Bildschirmfoto_Aufgabe

Schritt 3: Fügen Sie wenn möglich eine Deadline hinzu.

pipefy Bildschirmfoto_date

Schritt 4: Zwingen Sie sich, zu wiederholen, was Sie zu erledigen haben, um zu vermeiden, dass Sie die Übersicht darüber verlieren, was Sie tun müssen. Das hilft vor allem, wenn Kunden anrufen und Sie genau aufschreiben müssen, was diese von Ihnen erwarten.

pipefy screenshot_notes

Schritt 5: Fügen Sie bei Bedarf weitere Anhänge oder verantwortliche Personen hinzu.

Das war’s.

Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, ist es wichtig, das Ziel wirklich zu verstehen.

Das Ziel ist es, an so vielen Aufgaben im Quadranten „Nicht dringend – wichtig“ zu arbeiten (was Sie dank der Farbcodes in Pipefy schnell erkennen können). Diese Aufgaben werden Ihnen auf lange SIcht dabei helfen, große Ergebnisse zu erzielen – nicht nur kurzfristig.

Das Ziel ist es, Ihre Zeit freizuschaufeln, indem Sie sich die emotionale Erlaubnis geben, heute Zeit für Dinge aufzuwenden, durch deren Erledigung Sie morgen mehr Zeit haben werden.

Auf diese Weise können Sie Ihre Aufgaben priorisieren, um an Ideen zu arbeiten, die auf lange Sicht große Ergebnisse liefern.

Jetzt ist es an der Zeit, den letzten Schritt umzusetzen.

Kommunizieren Sie genau das, woran Sie arbeiten, mit Ihren Kunden oder Ihrem Team.

Wie Sie Ihre priorisierten Aufgaben kommunizieren

Wenn Menschen Sie für eine Aufgabe bezahlen, wollen sie darüber informiert werden, wofür sie Sie bezahlen. Das habe ich von dem erfolgreichen Growth Marketer Lenny Benaïcha gelernt.

Da Sie nun wissen, wie man Aufgaben zu priorisiert, ist es an der Zeit, die Leute regelmäßig darüber zu informieren, woran Sie arbeiten werden.

Es gibt drei Dinge, die Sie Ihren Kollegen mitteilen wollen: 

slack screenshot

  1. Was haben Sie gestern gemacht? 
  2. Was machen Sie heute? 
  3. Was hält Sie zurück, um Ihre Aufgabe fertigzustellen? 

Ich habe festgestellt, dass es am effizientesten ist, diese drei Themen in den Kanälen zu kommunizieren, mit denen sie vertraut sind (meistens Slack).

Das kann beispielsweise so aussehen:

  1. Ich habe mitgeteilt, dass ich gestern nichts gemacht habe, da ich mit einem anderen Projekt beschäftigt war. 
  2. Ich habe einen Blick auf meinen Kalender und meine Datei mit den Experimenten geworfen und mitgeteilt, woran ich heute arbeiten werde. 
  3. Ich habe kommuniziert, was mich zurückhält, um an den Teilprojekten zu arbeiten, die ich fertigstellen muss. In diesem Fall entdeckten wir, dass das Hosting unsere Seite sehr langsam war. Wir mussten die Pläne ändern und ein Projekt pausieren, bevor wir daran weiterarbeiten konnten. 

 Hier sind die Vorteile dieser kleinen Auflistung: 

  1. Es bringt Ihr Team dazu, darüber nachzudenken, was es an diesem Tag erreichen möchte. 
  2. Es erlaubt jedem im Team zu sehen, woran Sie arbeiten und bringt eine Kultur der Unterstützung für andere mit sich, wenn diese nötig wir. 
  3. Es ermöglicht Menschen, festzustellen, welche Workload sie an einem Tag schaffen können.  

Sie werden auch feststellen, wie gut Menschen darin sind, das, was sie an einem Tag schaffen können zu überschätzen – das ist der Bonus. 

Nun ist es an der Zeit an den Aufgaben mit hoher Priorität zu arbeiten, um Ihre Ergebnisse zu maximieren. Sie haben gelernt, wie man Arbeit priorisiert und wie Sie Projekte priorisieren.

Geschrieben mit und für Frieden, Liebe und Wachstum. 

Wenn Sie mehr über B2B-Vermarkter und Gründer erfahren möchten, können Sie hier Teil der Community werden.