Alles was Sie über Business Process Management (BPM) wissen müssen

Ein Thema, das wahrscheinlich die meisten Unternehmen beschäftigt, ist: Wie können Sie produktiver werden, ohne, dass die Kosten steigen? Wie schafft man mit weniger Aufwand bessere Arbeitsergebnisse?

Die Antwort kann in drei Worten zusammengefasst werden: Business Process Management (BPM)

Business Process Management oder zu Deutsch Geschäftsprozessmanagement ist eine ganzheitliche Methode. Dabei treten Sie einen Schritt zurück, legen die operative Brille des Tagesgeschäfts ab und bewerten alle Prozesse, Verfahren und Workflows in Ihrer Organisation, die möglicherweise neu strukturiert werden müssen. Diese Aufgabe hat zwei Aspekte zum Ziel: Einerseits die Effizienz jedes einzelnen Teammitglieds zu steigern, andererseits die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.

Egal, ob Sie für ein KMU oder ein großes Unternehmen arbeiten, es gibt unzählige Prozesse, die verbessert werden können. Sie werden nach einer ersten Analyse überrascht sein, welche Prozesse sie optimieren können und wo sich Verbesserungen lohnen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Sie dazu benötigen und wie Sie mit einem Konzept für Ihren Geschäftsprozessmanagement-Plan starten können.

Was ist Business Process Management (BPM)?

Business Process Management (BPM) ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen alle wiederkehrenden Prozesse aufsetzt, modelliert, ausführt, überwacht und optimiert. Geschäftsprozessmanagement ist eine große Aufgabe, die sämtliche Teile einer Organisation umfasst und sich in unzählige Aspekte gliedert. 

Deshalb ist es ratsam, BPM in kleinere Aufgaben zu zerlegen und ein klares Ziel zu definieren. Gerade die Unterscheidung zwischen operativem und strategischem Prozessmanagement ist wichtig. Denn während das strategische Prozessmanagement das große Ganze im Blick hat und von einer übergeordneten Perspektive auf die Dinge blickt, befasst sich das operative Prozessmanagement mit dem Tagesgeschäft und den laufend anfallenden Aktivitäten.

Das strategische Prozessmanagement kann wie folgt unterteilt werden:

Das strategische Prozessmanagement kann wie folgt unterteilt werden

Integrationsorientiertes Business Process Management

Integrationsorientiertes BPM konzentriert sich auf die Softwareseite des Geschäfts. Wie können Ihre Softwarelösungen zusammenarbeiten, um Zeit zu sparen, Informationen und Daten auszutauschen und die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten zu verbessern? Dies sind die typischen Fragen, die integrationsorientiertes BPM löst.

Menschenzentriertes Business Process Management

Obwohl integrationsorientiertes BPM für automatisierte Prozesse unerlässlich ist, können einige Aufgaben nicht nur von Maschinen ausgeführt werden – der Einstellungsprozess der Personalabteilung wäre ein Beispiel für einen solchen Geschäftsprozess. Während integrationsorientiertes BPM darauf abzielt, softwarebezogene Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, zielt menschenzentriertes BPM auf die Optimierung menschenbezogener Workflows und Geschäftsprozesse ab.

Dokumentzentriertes Business Process Management

Das Erstellen von Dokumenten jeglicher Art dauert länger, als sich die meisten Unternehmen eigentlich leisten können. Denn die Planung und Erstellung von Inhalten sowie die Überprüfung und Freigabe von Inhalten können zeitraubend sein und viele Ressourcen benötigen. Dokumentzentriertes BPM zielt darauf ab, genau diesen Prozess besser umzusetzen. 

Was macht ein Process Manager?

Ein Process Manager (auch Prozessmanager genannt) ist verantwortlich dafür, dass die Prozessausführung im Unternehmen funktioniert. Er ist verantwortlich für die Steuerung, Modellierung und Optimierung von Prozessen. Ein Process Manager sollte alle Aufgaben eines Prozesses genauer analysieren, der langsam und ineffizient läuft oder von Kollegen als besonders schmerzhaft empfunden wird. Denn gerade solche Prozesse lassen sich durch Geschäftsprozessmanagement von Grund auf optimieren oder neu gestalten. 

Ein Process Manager muss direkt an die BPM-Entscheidungsträger in der Organisation berichten. Zudem ist es wichtig, dass er mit allen involvierten Teams und Personen zusammenarbeitet und dabei Lösungen findet. Gerade, wenn es um menschenzentriertes und dokumentenzentriertes Business Process Management geht, müssen alle Beteiligten involviert werden. Wenn es um integrationszentriertes BPM geht, ist eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung unerlässlich.

Was ist der Unterschied zwischen BPM und Projektmanagement?

Auf den ersten Blick mögen die Begriffe Business Process Management und Projektmanagement eine ähnlich Bedeutung haben, doch das entspricht nicht der Wahrheit. 

Ein Projekt ist meist auf eine neue, einmalige Aufgabenstellung gerichtet und wird mit einem individuellen Team in einem abgegrenzten Zeitraum bearbeitet. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Erstellung eines neuen Produkts für einen bestimmten Kunden handeln. Dazu werden eigene Projektmanagementmethoden, eigene Projektmanagement-Tools und eigene Projektmanagement-Vorlagen verwendet. Diese Tools sind für Business Process Management allerdings nur bedingt geeignet.

Denn BPM zielt auf Tätigkeiten, Aktivitäten und Business-Prozesse ab, die zum Standard gehören und daher regelmäßig und kontinuierlich ausgeführt werden. Ein klassischer Business Process ist zum Beispiel die Gehaltsabrechnung. Diese Aufgabe kehrt monatlich wieder und sollte so effizient wie möglich erledigt werden, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Hier kann Prozessmanagement wertvolle Dienste leisten und die Produktivität deutlich verbessern.

Was sind die Vorteile von Business Process Management für ein Unternehmen? 

Obwohl BPM eine langfristige und komplexe Aufgabe ist, sollte sie in jedem Unternehmen angegangen werden. Denn die Vorteile überwiegen bei weitem die erforderliche Zeit und Mühe und sind noch nach Jahren spürbar. Im folgenden Abschnitt fassen wir einige Aspekte zusammen, mit denen BPM Ihrem Unternehmen zu Höchstleistungen verhelfen kann und die Prozessausführung deutlich verbessert werden kann.

Was sind die Vorteile von Business Process Management

Optimierte Workflows im gesamten Unternehmen

Unabhängig davon, ob Sie integrationszentriertes, menschenzentriertes oder dokumentenzentriertes BPM in Betracht ziehen, besteht das Hauptziel eines BPM-Prozesses immer darin, Ihre Geschäftsprozesse so weit wie möglich zu optimieren. Das automatisierte Workflow-Management hilft Ihrem Unternehmen, Ihre Unternehmensleistung bei geringeren Kosten zu steigern und die Fehlerquote zu senken. 

Erhöhte Produktivität

Wenn Sie eine klare Struktur für alle Ihre Geschäftsprozesse festgelegt haben, erhöht dabei jedes beteiligte Teammitglied automatisch seine Produktivität. Jeder erhält die Fähigkeit, mehr zu produzieren, ohne den Input erhöhen zu müssen. Automatisierung kann Ihr Unternehmen enorm nach vorne bringen.

Konsistente und qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse

Das Geschäftsprozessmanagement führt zu besseren Arbeitsergebnissen: Ihre Fehlerrate sinkt, während Sie die Konsistenz und Qualität verbessern können. Dies gilt sowohl für Produkte und Dienstleistungen als auch für Marketing-Assets, Daten und Informationen sowie alle anderen Ergebnisse, die sich aus Ihren Geschäftsprozessen ergeben.

Erhöhte Verfügbarkeit interner Ressourcen

Integrationsorientiertes BPM trägt zum Brand-Asset-Management bei, indem es Digital-Asset-Management (DAM)-Systeme verwendet. DAM-Systeme führen zu einer besseren Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Organisationen und stellen sicher, dass Ihre Marketing-Inhalte auf allen Ebenen konsistent sind.

Bessere Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens

Die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Steigerung der Effizienz erfordern eine optimierte Zusammenarbeit innerhalb von Teams, Management-Funktionen und Organisationen. 

Wie Sie vielleicht bereits bemerkt haben, ist Business Process Management eine umfassende Methode, die in vielen erfolgreichen Organisationen angewendet wird. Bei korrekter Durchführung sind die Ergebnisse von BPM einwandfrei und auch noch in Jahren sichtbar. 

Kaizen Continuous Improvement Process

Werfen wir als Beispiel einen Blick auf die japanischen Autohersteller. Japanische Automobilunternehmen verwenden eine sehr ausgeprägtes BPM-System namens Kaizen. Der Begriff Kaizen kann mit „kontinuierliche Verbesserung“ übersetzt werden. Das Grundprinzip der Implementierung von Kaizen ist, dass Unternehmen kontinuierlich daran arbeiten, alle Geschäftsprozesse schrittweise zu verbessern, anstatt plötzliche, radikale Änderungen vorzunehmen.

Wie funktioniert Business Process Management? Die fünf BPM Schritte im Überblick 

Die fünf BPM Schritte im Überblick

Im folgenden Abschnitt werden wir auf die fünf Schritte des Business Process Management genauer eingehen und im Einzelnen erklären.

1. Planung und Analyse 

Sofern Sie kein Unternehmen von Grund auf neu gründen, sind bereits Geschäftsprozesse und Workflows vorhanden, die optimiert werden können. Der erste Schritt ist also die Analyse von bestehenden Prozessen. Dabei analysieren Sie, welche Geschäftsprozesse am dringendsten eine Verbesserung benötigen und stellen ein Ranking der Prioritäten zusammen. 

Untersuchen Sie zunächst die häufigsten Schwachstellen Ihres Unternehmens. Dabei können Fragen aufkommen, wie zum Beispiel: Warum nimmt das Dokumentenmanagement so viel Zeit in Anspruch? Schreiben Sie dann alle Aktivitäten und Schritte des bestehenden Business Prozesses auf, damit Sie einen klaren Überblick darüber haben, wie das Prozessmanagement derzeit funktioniert. Sie können zunächst Business Case-Vorlagen verwenden, um einen ersten Überblick über die betreffenden Aufgaben zu erhalten und zu sehen, wo die Schwachpunkte der Geschäftsprozesse liegt.

Außerdem sollten Sie Key Performance Indikatoren (KPIs) festlegen, mit denen Sie den Erfolg des Geschäftsprozesses messen und Verbesserung in den einzelnen Aktivitäten erkennen können.

2. Modellierung

Sobald alle Schritte aktueller Prozesse beschrieben sind, müssen Sie mehr darüber erfahren, warum jeder Schritt auf diese bestimmte Weise ausgeführt wird. In der Phase der Modellierung überlegen Sie, wie Sie jeden Geschäftsprozess verbessern können. Unabhängig davon, welchen Prozess Sie optimieren müssen, sollte die Automatisierung von größter Bedeutung sein. Sie sollten die Frage beantworten können: Wie kann ich mit demselben oder sogar weniger Input mehr Output erzielen? Die Antwort lautet höchstwahrscheinlich: Automatisierung. 

Ein Beispiel für eine erfolgreiche Prozess-Automatisierung zeigt Safeway. Die Firma wechselte von papierbasierten zu digitalen Workflows, indem Sie die Software frevvo einsetzen, um Zeit zu sparen, Kosten zu senken und Fehler in ihren Prozessen zu verringern.

Anstelle großer Änderungen können Sie auch kleine Ansätze in Betracht ziehen: Müssen wirklich alle Teammitglieder an wöchentlichen Besprechungen teilnehmen? Oder können Ressourcen gespart werden, indem nur direkte Stakeholder eingeladen werden?

Fragen wie diese sollten in der Modellierungsphase berücksichtigt werden, die normalerweise zu einer visuellen Darstellung der neuen Geschäftsprozesse führt.

3. Implementierung

Nach der Modellierung kommt die Implementierung. Hier testen Sie die neu entwickelten Geschäftsprozesse je nach Größe der Änderungen mit einer kleinen Testgruppe, bevor Sie sich vollständig auf den neuen Plan und die neue Definition festlegen. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass Ihr Überprüfungs- und Freigabeprozess optimiert werden muss, können Sie zuerst die kostenlose Testphase mit Demo von Filestage ausprobieren. Somit sparen sie Zeit und Geld und erreichen Ihre Ziele möglicherweise schneller.

Unabhängig davon, wie innovativ Ihre Planungsphase ist, können Sie sicher sein, dass der neue Prozess unvorhersehbare Herausforderungen enthält, die nur bei einem realen Praxistest aufgedeckt werden können. Daher ist die Implementierung eine Testphase, in der Theorie und Praxis aufeinander treffen. In der Regel werden mehrere Testrunden durchgeführt und weitere Anpassungen vorgenommen, bevor die endgültige Definition des Business Prozesses feststeht.

4. Überwachung

Wie können Sie sicherstellen, dass der neue Prozess besser ist als der alte? Indem Sie Ihren BPM-Prozess mit Daten messbar machen. Die Key Performance Indikatoren (KPIs) werden bereits in der Planungsphase festgelegt und während der Überwachungsphase werden die Informationen gesammelt und ausgewertet. Denn das Management wird sich sehr für die Ergebnisse interessieren. Ihre KPIs und Daten variieren natürlich je nach den gewünschten Geschäftsergebnissen.

Wenn Sie beispielsweise möchten, dass das Marketing-Team konsistente Inhalte liefert, überwachen Sie, ob der neue Prozess zu weniger Designfehlern führt. Wenn ein Mangel an Effizienz Ihr Hauptproblem ist, können Sie beurteilen, ob aufgrund der neuen Änderungen mehr Output geliefert wird.

Die Überwachung der Prozesse ist eine kontinuierliche Aktivität. Sie zeigt die Verbesserungen, die sich aus Ihren BPM-Prozessen ergeben. Daher ist es wichtig, dass sich Ihr Team auf aussagekräftige KPIs einigt und die gleichen Ziele verfolgt.

5. Optimierung

Ein gutes Business Process Management ist keine einmalige Intervention, sondern Bedarf kontinuierlicher Arbeit. Daher kann die Optimierungsstufe als Wiederholung der letzten vier Phasen angesehen werden. Selbst wenn Sie neue Prozesse perfekt geplant und implementiert haben, müssen Sie die Ergebnisse kontinuierlich überwachen, um Ihre Geschäftsprozesse dauerhaft zu optimieren und Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht regelmäßig einer Analyse, Prüfung und Optimierung unterziehen, können Fehler oder Ineffizienzen erneut auftreten.

Doch, wie sehen Beispiele für erfolgreiche Geschäftsprozesse aus? Nachdem der Ablauf von BPM klar ist, stellen wir Ihnen anhand einiger Beispiele vor, wie erfolgreiches Business Process Management Unternehmen bei der Transformation ihrer Geschäftsprozesse unterstützt hat. 

5 Beispiele von Business Process Management

Um Ihnen einen besseren Einblick in die Welt des BPM zu geben, haben wir im folgenden Abschnitt fünf Beispiele aus dem Unternehmensalltag herausgesucht, um Ihnen daran die Vorteile von BPM aufzuzeigen.

Marketing – Der Freigabeprozess von Inhalten

Jeder, der im Marketing arbeitet, weiß, dass die Fristen immer extrem eng sind und die Deadline quasi immer vor der Tür steht. Mit dem Aufkommen von Social Media und anderen digitalen Marketingkanälen ist das Management von Marketingressourcen wichtiger denn je geworden. Leider wird die erhöhte Arbeitsbelastung normalerweise nicht von einer erhöhten Anzahl an Marketing-Mitgliedern ausgeglichen.

Während Sie vielleicht denken, dass der Prozess der Erstellung von Inhalten die meiste Zeit eines Marketing-Teams in Anspruch nimmt, ist dies tatsächlich nicht der Fall. Der Freigabeprozess ist viel problematischer, insbesondere wenn Teams diesen Schritt nicht als wiederholbaren Prozess identifizieren. Denn, das sogenannte Online-Proofing kann ohne die entsprechenden Online Proofing Tools sehr zeitaufwändig sein.

Wenn Sie ein Marketing-Asset wie eine neue Broschüre, eine Webseite oder einen Social-Media-Beitrag erstellen müssen, kann Filestage Ihnen das Leben erleichtern und gleichzeitig zum Marketing-Projektmanagement beitragen. 

Mit Filestage können Marketingmitarbeiter Dateien schnell und unkompliziert mit allen involvierten Stakeholdern teilen. Die eingeladenen Reviewer können ihr Feedback direkt in der jeweiligen Datei hinterlassen, sowie Änderungen und Ideen direkt miteinander besprechen. 

Nachdem alle Reviewer ihr Feedback abgegeben haben, können die Content-Ersteller die Datei überarbeiten und die neue Version direkt wieder in Filestage hochladen. Wenn die Reviewer mit der Datei zufrieden sind, können Sie diese mit nur einem Klick als freigegeben markieren.  

Filestage Freigabeprozess von Inhalten

Ohne ein Tool wie Filestage kann das Einholen von Feedback und Freigaben sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit Filestage behalten Sie zudem immer den Überblick über den Status aller freizugeben Dateien und können den gesamten Freigabeprozess vom Teilen der Inhalte bis zur finalen Freigabe auf einer zentralen Plattform managen.

HR – Bewerbungsprozess

Es ist kein Zufall, dass die meisten Organisationen ihre Mitarbeiter als ihre wertvollste Ressource bezeichnen. Daher hofft jede Organisation, die besten Mitarbeiter einzustellen. Da die meisten Bewerbungsprozesse ziemlich ähnlich ablaufen, lassen sie sich durch Automatisierung deutlich beschleunigen. Als weltweit operierendes Unternehmen hat IBM seinen globalen Bewerbungsprozess in fünf verschiedene Schritte unterteilt: Bewerbung, Screening, Online-Bewertung, Interviews und Entscheidungen/Angebote.

Einige der Schritte, wie z.B. die Bewerbungs- oder Online-Bewertungsphase, enthalten viele automatisierte Aufgaben und Prozesse, wodurch die Arbeitsbelastung des HR-Teams verringert wird. Darüber hinaus werden alle Informationen und Daten in das interne System von IBM eingefügt, sodass Lebensläufe besser vergleichbar werden.

HR – IBM Bewerbungsprozess

Vertrieb – Handhabung von Leads 

Viele Leute glauben, dass es im Vertrieb vor allem um menschliche Interaktion geht – darum den Kunden zu lesen und ihm zu helfen, genau das zu finden, was er braucht. Das ist in der Praxis nicht falsch; der Vertrieb umfasst jedoch noch viel mehr Methoden und Aspekte. Dazu gehören zum Beispiel auch wiederkehrende Geschäftsprozesse, die mithilfe des BPM-Frameworks optimiert werden können.

Gartner listet 15 Anbieter von Sales Force-Automatisierungstools auf, die einem Unternehmen helfen können, seine Prozesse zu automatisieren, einschließlich Lead-, Beziehungs- und Aktivitätsmanagement. Mit Hilfe von LeadSquared hat Digital Nest, ein Schulungsinstitut für digitales Marketing, einen Weg gefunden, Kundenanfragen effizienter zu bearbeiten. 

LeadSquared bietet eine einzige Vertriebs- und Marketingplattform, mit der Digital Nest Leads wesentlich besser verarbeiten kann, was zu höheren Umsätzen und einem höheren Lead-Volumen führt.

Vertrieb – Handhabung von Leads

Customer Success – Nutzer/Kunden-Onboarding

Kunden erwarten heutzutage einen einfachen Onboarding-Prozess, wenn sie digitale Dienste in Anspruch nehmen. Daher benötigt Ihr Unternehmen eine Onboarding-Strategie, die den Prozess vereinfacht und die Eingabe auf wenige Klicks reduziert, während das System automatisch im Hintergrund läuft.

Dropbox for Business ist ein gutes Beispiel für einen beschleunigten Onboarding-Prozess. Wenn Kunden die kostenlose Testversion starten möchten, müssen sie lediglich Basisinformationen eingeben, ohne Bankdaten teilen zu müssen. Gmail- oder Outlook-Benutzer können ihre E-Mail direkt im Browser bestätigen, ohne ein weiteres Fenster öffnen zu müssen. Darüber hinaus sind die Fragen zur weiteren Einrichtung so einfach wie der Anmeldevorgang. Es dauert buchstäblich nur ein paar Minuten, um loszulegen.

Customer Success - NutzerKunden-Onboarding

Finance – Genehmigung und Bezahlung von Rechnungen

Finanzabteilungen haben ebenfalls viele wiederkehrende Geschäftsprozesse, die so effizient und sicher wie möglich strukturiert werden müssen. Denn im sensiblen Finanzbereich müssen Fehler auf ein Minimum beschränkt werden und alle Daten valide und sicher sein.

Valeo, ein globaler Automobilzulieferer, hat seinen Verkaufsfreigabeprozess mit ProcessMaker optimiert. Dieser dauerte mit dem alten System 90 Sekunden, was zu zahlreichen Kundenbeschwerden geführt hat. Mit ProcessMaker konnte Valeo den Freigabeprozess für den Verkauf auf nur 15 Sekunden reduzieren und so die Kundenzufriedenheit verbessern.

Finance – Genehmigung und Bezahlung von Rechnungen

Was sind die Erfolgskriterien von BPM?

Nach einer ausführlichen Erklärung dazu wie Prozessmanagement umgesetzt wird und den eben vorgestellten Beispielen einiger Unternehmen, stellt sich Ihnen vielleicht die Frage, wie das Prozessmanagement auch in Ihrem Unternehmen erfolgreich gelingt. 

Obwohl BPM in jedem Unternehmen anders abläuft, gibt es dennoch bestimmte Erfolgsfaktoren und Methoden, die dazu beitragen, dass alle Geschäftsprozesse effizienter ablaufen. Im folgenden Abschnitt fassen wir fünf der häufigsten Erfolgsfaktoren für das Geschäftsprozessmanagement zusammen.

Die richtige Strategie

Für den Erfolg Ihrer BPM-Kampagne ist eine sorgfältige Analyse, Planung und Organisation von entscheidender Bedeutung. Da es sich zum Teil um tiefgreifende Restrukturierungsprozesse handelt, ist ein kohärenter langfristiger Ansatz erforderlich, um sinnvolle Änderungen vorzunehmen. 

Planen Sie Ihre Strategie sorgfältig und stellen Sie sicher, dass das obere Management sowie alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter die richtige Unterstützung erhalten und alle wichtigen Abläufe verstanden haben.

Ihre Mitarbeiter

Da alle Geschäftsprozesse von Personen ausgeführt werden, muss nicht nur das Management, sondern müssen vor allem auch Ihre Mitarbeiter das Business Process Management zu 100% mittragen. Wenn sich die am Prozess beteiligten Personen von den Änderungen überfordert fühlen, können die neuen Prozesse fehlschlagen. 

Daher erfordert eine erfolgreiche BPM-Strategie nicht nur einen Top-Down-, sondern auch einen Bottom-Up-Ansatz, um alle relevanten Personen an Bord zu bringen. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, warum sie tun, was sie tun sollen. Sie müssen sich eingebunden und berücksichtigt fühlen und nicht nur neue Anweisungen von ihrem Manager vorgesetzt bekommen.

Operations: Der Einsatz der richtigen Software

Wie unsere letzten Beispiele zeigen, sind Menschen der Schlüssel zum Erfolg. Und BPM hilft Menschen, die gewünschten Ergebnisse und Verbesserungen zu erzielen. Derzeit können viele BPM-Tools die Effizienz jedes einzelnen Teammitglieds exponentiell steigern. Wenn Sie das richtige BPM-Tool für den richtigen Prozess verwenden, können Sie sicher sein, dass Ihre Bemühungen zu erfolgreichen Ergebnissen führen.

Die Prozessautomatisierung

Eine Technologie zur Prozessautomatisierung sollte angewendet werden, wann immer das möglich ist. Mit einer geeigneten Automatisierungstechnologie erledigen Maschinen oder Software die Arbeit für Sie und Ihre Teammitglieder. 

Dies gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf andere, wichtige Themen zu konzentrieren. Beispielsweise führt die Automatisierung von Verkaufsprozessen zu mehr Umsatz und höherer Kundenzufriedenheit, während die betriebliche Automatisierung zu einer höheren Leistung bei besserer Qualität sowie zu mehr Konsistenz und geringeren Ausfallraten führt.

Messung und Prozessverbesserung

Wenn Sie genau wissen möchten, wie gut Ihr neuer Geschäftsprozess im Vergleich zum vorherigen funktioniert, müssen ausschlaggebende Daten und Informationen vorhanden sein. Die Wahl der richtigen KPIs ist nicht nur entscheidend, um die aktuellen Prozesse zu verbessern, sondern auch, um einen Überblick darüber zu erhalten, ob und wann zukünftige Änderungen erforderlich sind. 

KPIs sind daher die Basis, auf der weitere Prozessoptimierungen implementiert werden können. Da die Grundlagen von BPM inzwischen klar sein sollten, ist es Zeit, etwas tiefer zu gehen. Wie bereits erwähnt, kann BPM im Jahr 2021 nur funktionieren, wenn Sie die richtigen Tools für Ihre Geschäftsprozesse verwenden.

Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen beliebte Tools vor, die Sie dabei unterstützen, dass Ihr Business Process Management auf höchstem Niveau funktioniert.

Diese BPM Software unterstützt Sie bei der Verbesserung Ihrer Prozesse

Technologie ist der Schlüssel zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse. Daher stellen wir Ihnen die häufig eingesetzte BPM-Softwarelösungen vor. Da die Lösungen je nach Kosten und Benutzerfreundlichkeit variieren, ist es wichtig, die Software auszuwählen, die am besten zu Ihren Geschäftszielen passt.

Filestage für Freigabeprozesse

Filestage für Freigabeprozesse

Filestage beschleunigt den Freigabeprozess von Dateien und bietet dabei eine ganze Reihe von Vorteilen, nicht nur für die Marketingabteilung, sondern für alle Teams in Unternehmen. 

Mit Filestage müssen Sie keine langen E-Mail-Verläufe durchsuchen und auch nicht das Feedback der verschiedenen Stakeholder in einem Dokument zusammenführen. Stattdessen können Sie Ihre Überprüfungs- und Freigabeprozesse auf einer zentralen Plattform einfach und übersichtlich verwalten. 

Die Online-Proofing-Software erleichtert es, Dateien mit Stakeholdern zu teilen, das Feedback untereinander zu besprechen und erinnert alle Reviewer daran rechtzeitig die finale Freigabe für die Datei zu erteilen. 

Die benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform ermöglicht Nutzer individuelle Workflows einzurichten und den Fortschritt aller Projekte auf einen Blick zu verfolgen.

Wenn Sie herausfinden möchten, ob Filestage die richtige Software für Ihr Team ist, können Sie auf der Website eine kostenlose Testversion und Demo starten. 

Kissflow für flexible Beschaffungsprozesse

Kissflow für flexible Beschaffungsprozesse

Die Kissflow Procurement Cloud besteht aus mehreren Tools, mit denen Sie die Effizienz Ihrer Einkaufsabteilung steigern können.

Sie können beispielsweise alle Beschaffungsanfragen sowie Bestellungen und Rechnungen besser verfolgen. Kissflow bietet zahlreiche Integrationsfunktionen, z.B. einfache webbasierte APIs, damit es perfekt in Ihre aktuelle Infrastruktur passt. Mit Plugins können Sie sofort eine Verbindung zu Xero, QuickBooks, SAP, DocuSign und einer Vielzahl anderer Lösungen herstellen.

Das Starterpaket kostet 690 US-Dollar pro Monat.

Tallyfy für betriebliche Prozesse

Tallyfy für betriebliche Prozesse

Tallyfy bietet eine funktionsreiche Lösung zur Optimierung wiederkehrender Business Prozesse in zahlreichen Abteilungen. Unabhängig davon, ob Sie Kampagnenanfragen für das Marketing-Team optimieren oder eingehende Bewerbungen für die Personalabteilung strukturieren müssen, Tallyfy hat die Lösung für einen optimalen Business Process. 

Darüber hinaus bietet die Plattform wertvolle Modellierungs- und Projektmanagement-Tools für eine Vielzahl von Aufgaben in allen fünf Phasen des BPM-Prozesses. Mit mehreren Automatisierungsfunktionen vereinfacht Tallyfy die Arbeit Ihrer Teammitglieder, sodass sie sich auf wichtige Dinge konzentrieren können.

Tallyfy Basic ist für 100 US-Dollar pro Monat erhältlich. 

FlowWright für die Workflow-Automatisierung

FlowWright für die Workflow-Automatisierung

FlowWright ist ebenfalls eine Geschäftsprozessmanagement-Software, mit der Sie die wiederkehrenden Prozesse Ihres Unternehmens automatisieren können, die andernfalls wertvolle Ressourcen aus Ihrer Belegschaft entziehen könnten.

Mit FlowWright können Sie auswählen, wie viele Prozesse automatisiert werden müssen, und für jeden Schritt maßgeschneiderte Lösungen bereitstellen. Ob Sie dynamische Prozesse zur Optimierung manueller Verfahren oder intuitive Formulare für Rechtsorganisationen oder Personalabteilungen benötigen – FlowWright hat die Antwort!

FlowWright beginnt bei 14 USD pro Monat und Benutzer (mindestens 100 Benutzer).

Signavio-Software für die Geschäftstransformation

Signavio-Software für die Geschäftstransformation

Wenn Sie nach einer Software suchen, mit welcher Ihr Unternehmen Operational Excellence, ERP-Transformation (Enterprise Resource Planning) oder Risiko- und Compliance-Lösungen umsetzen kann, hat Signavio eine Lösung für Sie.

Die Signavio Business Transformation Suite ist eine All-in-One-Plattform, die Live-Einblicke in Ihre Prozesse sowie wertvolle Informationen zur Verbesserung bietet. Unabhängig davon, welche Prozesse verbessert werden müssen, bietet Signavio Lösungen für eine Vielzahl von Branchen, darunter Wissenschaft, Banken, Versicherungen, Management, Technologie und viele mehr.

Auf der Website können Sie auch ein Angebot anfordern oder einen Termin für eine Live-Demo vereinbaren.

ProcessMaker BPM für das Prozessmanagement

ProcessMaker BPM für das Prozessmanagement

ProcessMaker unterstützt Sie beim Entwerfen von Prozessen und beim Automatisieren von Geschäftsprozessen mit einer leistungsstarken Low-Code-Plattform. In der Planungsphase macht es Ihnen ProcessMaker leicht Aufgaben und Entscheidungen hin- und herzuschieben und mit Formularen und Benutzern zu verbinden. 

Darüber hinaus sammelt das Dashboard alle Ihre Prozesse an einem einzigen Ort. Mit ProcessMaker können Sie Ihre digitale Transformation beschleunigen, Geschäftsregeln einhalten und das Leben Ihrer Teammitglieder ein wenig vereinfachen.

Die Standardversion von ProcessMaker kostet 1.495 US-Dollar pro Monat.

Fazit

Inzwischen sollte Ihnen klar sein, dass Business Process Management (BPM) nicht nur ein toller Begriff ist, sondern Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, neue Höchstleistungen zu erreichen. Sehen Sie Business Process Management als Investition in die positive Zukunft Ihres Unternehmens.

Denn BPM ist eine hochkomplexe Aufgabe und erfordert strategische Planung sowie die richtigen Softwarelösungen, um jeden einzelnen Prozess optimal zu strukturieren und somit kontinuierlich zu verbessern. Wir hoffen, dass wir Ihnen wertvolle Einblicke in die ersten Schritte geben konnten. Denken Sie daran, dass BPM kein einmaliges Projekt ist, sondern ein langfristiges Bestreben, Prozesse zu standardisieren, zu rationalisieren und zu automatisieren, damit Ihr Unternehmen sein volles Potenzial entfalten kann.