Finden Sie die beste Freigabesoftware für Dokumente, abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse

Die Freigabe neuer Unternehmensdokumente ist ein wichtiger Schritt im Content-Erstellungsprozess für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe oder Art des Betriebs. Wenn es um den Freigabeprozess geht, verlassen sich Unternehmen jedoch allzu oft auf unübersichtliche und veraltete Methoden wie E-Mails, gedruckte Dokumente und mündliche Kommunikation – oder eine Kombination aus den oben genannten. 

Was ist eine Freigabesoftware für Dokumente? 

Eine Software für die Dokumentenfreigabe hilft Projektmanagern, den Freigabeprozess mit verschiedenen Stakeholdern zu vereinfachen und übersichtlich zu strukturieren. Das Tool hilft Teams dabei einen formalen, fest definierten und standardisierten Prozess für die Freigabe von neuen Dokumenten zu erstellen. 

Die Dokumenten-Freigabe-Software verbessert dabei nicht nur den Review-Prozess der Inhalte, sondern bietet auch einen kollaborativen Arbeitsbereich, in welchem die Nutzer Dokumente teilen, Feedback und Freigaben einholen, und dabei immer den Fortschritt und Status jeder Datei im Blick behalten können. 

10 Dokumentenfreigabe-Workflow-Softwarelösungen, die Sie sich ansehen sollten 

Um Ihnen die Suche nach der besten Dokumenten-Freigabe-Software für Ihr Unternehmen zu erleichtern, haben wir eine Übersicht mit zehn aktuell auf dem Markt verfügbaren Freigabe-Workflow-Lösungen für Dokumente zusammengestellt.

Filestage 

Filestage ist eine Freigabesoftware für Dokumente

Filestage bietet Teams eine Freigabe-Plattform für Dokumente und weitere Dateien wie Videos, Bilder und Audiodateien. Die zentrale Plattform verbessert die Zusammenarbeit durch individuell anpassbare Workflows, die Automatisierung von manuellen Aufgaben und integrierter Versionierung der Dateien. 

Die Online-Proofing-Plattform hat eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, was das Erlernen der Software zum Kinderspiel macht. Folglich steigert sie die Produktivität von Teams, indem sie den Arbeits- und Zeitaufwand aller am Freigabeprozess Beteiligten reduziert. 

Mit Filestage können Sie den gesamten Freigabe-Workflow auf einer zentralisierter Plattform verwalten und haben stets einen Überblick über den Status der einzelnen Dokumente. Daher ist Filestage das perfekte Tool, um Ihren Dokumenten-Feedback- und Freigabeprozess übersichtlich, einfach und effizient zu organisieren.

Integrify

Integrify Dokumentenmanagement-Software

Integrify ist eine Dokumentenmanagement-Software, die einen professionellen und einfachen Übergang zu einem automatisierten Workflow ermöglicht. 

Das Tool bietet Marketing-Teams eine kollaborative, zentralisierte Plattform, um auf Formulare zuzugreifen, den Fortschritt ihres Freigabe-Workflows zu überwachen und anschließend alle neuen Dokumentationen zu überprüfen und freizugeben. Integrify wurde entwickelt, um Prozesse im gesamten Unternehmen fest zu etablieren und zuverlässig abzuwickeln.

Filecamp

filecamp Organisationstool für Dokumente

Filecamp ist ein cloudbasiertes Organisations- und Freigabetool für Dokumente, das entsprechend des Corporate Designs ihres Unternehmens angepasst werden kann. Diese Digital-Asset Management-Software ist darauf ausgerichtet, einen gemeinsamen Raum für die kollaborative Erstellung von digitalen Medien anzubieten. 

In Filecamp können alle Assets organisiert und klar kategorisiert werden. Dies ermöglicht ein gründlich verwaltetes Workflow-Management und ein ordentliches Dokumentenfreigabesystem. 

PandaDoc

Pandadoc Dokumentenfreigabe-Software

PandaDoc ist eine Softwarelösung zur Dokumentenfreigabe, die speziell auf Vertriebsteams angepasst wurde. Sie wurde entwickelt, um den Workflow von Geschäftsabschlüssen zu strukturieren und ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu verbessern und so gleichzeitig eine optimale Erfahrung für den Käufer zu ermöglichen.

Für den Freigabe-Workflow bietet PandaDoc eine umfangreiche Verwaltung von juristischen Dokumenten – vom Entwurf bis zur finalen Unterzeichnung. Auf diese Weise können Teams sicherstellen, dass jedes Dokument den Unternehmensrichtlinien und den Ansprüchen an das Qualitätsmanagement entspricht. 

Smartsheet 

smartsheet Projektmanagement-Software

Smartsheet hilft Unternehmen, eine Übersicht über ihre Dokumente zu behalten. Die Verwaltungsfunktionen dieser Online-Projektmanagement-Software ermöglichen es Content-Managern, neue Unternehmensdokumente zu planen, zu tracken, zu überprüfen und schließlich freizugeben. 

Bei der Implementierung Ihres neuen Dokumentenfreigabe-Workflows hilft Smartsheet den Anwendern, diesen Arbeitsschritt transparent und für alle beteiligten Teammitglieder zugänglich zu gestalten.

Kissflow

kissflow digitale Workplace-Software

Kissflow erleichtert einen kollaborativen Arbeitsablauf und ermöglicht es Projektmanagern, den gesamten Freigabeprozess mit mehr Transparenz zu überblicken. 

Durch eine kodierungsfreie und einfach zu installierende Plattform bietet Kissflow eine benutzerfreundliche Lösung für die Zusammenarbeit in verschiedenen Teams. Obwohl einige Benutzer berichtet haben, dass sie sich für diesen Preis zusätzliche Funktionen wünschen würden, stellt diese Software eine einfache und effektive Option für den Dokumentenfreigabe-Prozess bereit.

FileHold

filehold Dokumentenkollaborationssoftware

Diese Dokumenten-Freigabe-Software kann zu einer gemeinsamen Plattform für Tausende von Benutzern und Millionen von Dokumenten hochskaliert werden. Deshalb wird FileHold vor allem für größere Teams mit 20 oder mehr Personen empfohlen. Der Umfang des Speicherplatzes rechtfertigt auch die höhere monatliche Gebühr. 

FileHold wird vor allem für High-Tech-Unternehmen, Hersteller und Organisationen im Gesundheitswesen empfohlen. Zusätzlich haben Benutzer die Möglichkeit, die Software für die Dokumentenfreigabe entweder auf ihrem Gerät zu installieren oder über die Cloud auf darauf zuzugreifen. 

FOLDERIT 

Folderit Dokumentenmanagement-Software

FOLDERIT ist eine kollaborative Dokumentenmanagement-Plattform, die vor allem für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Auch die Software-Bewertungsplattform Capterras bestätigt, dass FOLDERIT ein benutzerfreundliches Dokumentenmanagementsystem bietet. 

Mit dieser Freigabe-Software bleiben Dokumente leicht zugänglich. Sie bietet Anwendern einen Offline-Zugriff auf Dokumente und sorgt gleichzeitig für die Sicherheit der Dokumente durch die Funktionen zur Dokumentenspeicherung und Wiederherstellung von Dateien.

Bitrix24

Bitrix24 Kollaboration an Dokumenten

Bitrix24 ist für die Nutzung von Remote-Arbeitsteams und kleineren Unternehmen konzipiert. Mehr als vier Millionen Unternehmen weltweit nutzen derzeit diese Software. 

Die Plattform ermöglicht eine Form der Zusammenarbeit, welche die Effizienz und Organisation innerhalb von Teams fördert. Mit Bitrix24 können Ideen und Wissen sowie Dokumente, Dateien und Projekte sicher, leicht teilbar und leicht auffindbar verwaltet werden.

Wrike

Wrike Arbeitsmanagement-Tool

Wrike wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit von Remote-Teams auf das Gleiche Level einer persönlichen Zusammenarbeit zu bringen. Die Software ist besonders auf Marketing- und Design-Teams ausgerichtet. Sie ermöglicht es den Nutzern, 44 verschiedene Tools in einem integrierten Arbeitssystem zu kombinieren. 

Außerdem bietet es wichtige Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, synchronisierte Kalender und Echtzeit-Updates. Die optimale Teamgröße für dieses Arbeitsmanagement-Tool beläuft sich auf mehr als 20 Personen.

Typische Anwendungsfälle von Dokumenten-Freigabe-Software

Eine Software zur Freigabe von Dokumenten kann verwendet werden, um eine breite Palette von alltäglichen Unternehmensabläufen zu verbessern. Dazu gehört alles, von der Freigabe eines neuen Blogbeitrags auf der Website bis hin zu groß angelegten Rebranding-Projekten eines Unternehmens.

Wenn Sie neue Projektdokumente erstellen, sollten Sie diese von Anfang an sorgfältig verwalten. Hierbei ist die Implementierung von Prozessen und einem System zur Freigabe von Dokumenten unerlässlich.

Im Folgenden haben wir drei Beispiele skizziert, die zeigen, wie ein Freigabeprozess für Dokumente in Marketing-Teams eingesetzt werden kann:

Freigabe einer Präsentation 

Manchmal müssen Sie nur schnell etwas mit Ihren Kollegen abklären, um die Präsentation für die nächste Teambesprechung fertigzustellen. Obwohl es sich hierbei nur um ein kurzes Korrekturlesen handelt, können Sie durch einen standardisierten Dokumentenfreigabe-Prozess sicherstellen, dass Sie zeitnah, konstruktives Feedback zu Ihrer Präsentation erhalten. 

Freigabe eines Testimonials 

Testimonials sind eine großartige Möglichkeit, um Ihre Expertise darzustellen, indem Sie positive Kommentare bestehender Kunden auf Ihrer Website einbinden. Doch bevor Sie diese Inhalte auf Ihrer Website oder in Ihrem Blog veröffentlichen können, müssen Sie von Ihrem Customer Success Manager und/oder dem Kunden selbst freigegeben werden. 

Mit einer Software zur Dokumentenfreigabe können Sie den Text auf einfache Weise mit den Personen teilen und die benötigte Freigabe einholen. So bleiben Ihre Dateien organisiert und Sie behalten den Überblick. 

Freigabe der neuen Website-Texte

Egal, ob es sich um einen komplett neue Webseite oder nur um einen aktualisierten Teilbereich handelt: indem Sie die Textdatei in ihre Freigabesoftware hochladen und durch ihren standardisierten Prozess laufen lassen, stellen Sie sicher, dass die Inhalte fehlerfrei sind und den Markenrichtlinien und dem etablierten Tonfall Ihres Unternehmens entsprechen. 

Beispiel für einen digitalen Freigabeprozess für Dokumente 

Jetzt ist es an der Zeit, einen Blick darauf zu werfen, wie ein solcher Freigabeprozess aufgebaut ist und abläuft. Anhand des obigen Beispiels eines Testimonials führen wir Sie durch einen typischen Freigabeprozess für digitale Dokumente.

1. Erstellen Sie ein neues Projekt. 

Wenn Sie die Freigabe für eine neue Customer Story einholen müssen, sollten Sie zunächst alle erforderlichen Review-Schritte skizzieren. Zum Beispiel kann das Dokument die Freigabe von Mitgliedern Ihres internen Marketing-Teams, Ihrem Customer-Success-Manager sowie dem Kunden benötigen.

Neues Projekt erstellen

2. Laden Sie die Datei hoch.

Im nächsten Schritt laden Sie die Datei in die Freigabe-Plattform ihrer Wahl hoch und fügen  die beteiligten Teammitglieder zur Überprüfung des Dokuments hinzu. In unserem Beispiel werden Ihre internen Marketing-Kollegen die erste Gruppe sein, die Sie zur Überprüfung einladen.

Die Datei hochladen

3. Starten Sie die erste Feedbackrunde.

Nachdem Ihre Marketing-Kollegen Feedback zum Testimonial hinterlassen haben, können Sie das Dokument entsprechend bearbeiten und im selben Review-Schritt erneut hochladen, um die Freigabe Ihres Team zu erhalten. 

Wenn Sie, als Projektmanager, den Freigabeprozess optimieren möchten, gibt es eine Reihe von Tools und Management-Methoden, die Sie in Betracht ziehen können. Neben der Implementierung eines Software für die Dokumentenfreigabe können Sie auch über agile Projektmanagement-Tools in Betracht nachdenken.

Feedbackrunde des Dokuments starten

4. Lassen Sie das Dokument durch den gesamten Freigabeprozess laufen. 

Nachdem das Testimonial im ersten Review-Schritt freigegeben wurde, können Sie das Dokument in den nächsten Review-Schritt schieben und den Freigabeprozess wiederholen. Das heißt, Sie laden den Customer-Success-Manager ein, um das Testimonial anzusehen und sein Feedback abzugeben beziehungsweise es sofort freizugeben, wenn keine weiteren Änderungen nötig sind.

Dokumenten-Freigabeprozess

5. Erhalten Sie die finale Dokumentenfreigabe. 

Zum Schluss schieben Sie das intern freigegebene Testimonial in den finalen Review-Schritt weiter. Hierzu laden Sie den Kunden ein, damit er die finale Zustimmung geben kann. Nachdem auch Ihr Kunde mit den Texten der Customer Story einverstanden ist, können Sie diese auf Ihrer Webseite veröffentlichen.

finale Dokumentenfreigabe

Starten Sie mit Ihrer Software zur Dokumentenfreigabe

Durch die Implementierung eines effizienten Freigabe-Workflows von Dokumenten können Projektmanager die Zusammenarbeit in ihrem Team deutlich verbessern. Eine intuitiv bedienbare und zuverlässige Dokumenten-Freigabe-Software sorgt für mehr Geschwindigkeit, Effizienz, Organisation und Transparenz. Dieses Tool stellt eine ideale Lösung für alle Herausforderungen von Remote-Teams dar.

Schreibe einen Kommentar