So verbessern Sie die Dokumentenüberprüfung und Freigabe in Ihren Projekten

Der Dokumentenüberprüfungs- und Freigabeprozess kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden. Um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, muss jeder Beteiligte in der Lage sein, effizient und klar Feedback zu hinterlassen. Als Marketing-Projektmanager liegt es an Ihnen, die richtige Methode zu finden. 

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihren Überprüfungs- und Freigabeprozess für Dokumente optimieren können.

Dokumentüberprüfung und Freigabeprozess in digitalen Projekten

Bevor wir uns ansehen, was ein gutes Tool für die Überprüfung und Freigabe von Dokumenten ausmacht, wollen wir uns ansehen, wie der Prozess dahinter tatsächlich aussieht.

1. Das Team reicht Projektvorschläge ein.

Das Projekt beginnt, wenn der Projektmanager den Projektvorschlag an das Management-Team weiterleitet, welches den Vorschlag dann freigibt oder ablehnt.

2. Der Manager weist die Aufgaben zu.

Nachdem das Projekt bestätigt wurde, weist der Projektmanager jedem Teammitglied bestimmte Aufgaben zu, entsprechend der im Projektvorschlag skizzierten Vorgehensweise.

3. Das Team erhält diese Aufgaben.

Es liegt nun in der Hand des Teams, diese Aufgaben zu interpretieren, Fragen zu stellen und eventuelle Zweifel zu beseitigen. 

4. Das Team reicht erste Entwürfe ein.

Sobald das Team seine Arbeit abgeschlossen hat, reicht jedes Mitglied erste Entwürfe ein und bringt im nächsten Schritt die Einzelergebnisse im Projekt zusammen.

5. Stakeholder fordern Änderungen an.

Die Zwischenergebnisse werden mit internen und externen Stakeholdern geteilt, um deren Feedback zu sammeln und Änderungen an das Team weiter zu reichen.

6. Änderungen werden implementiert.

Das Team erhält die angeforderten Änderungen und versucht, sie unter Beibehaltung eines hohen Qualitätsstandards korrekt umzusetzen.

7. Das Team gibt dem Projekt den letzten Schliff.

Nachdem jedes Teammitglied seinen Auftrag erledigt hat, arbeiten sie zusammen, um das Gesamtprojekt nahtlos abzuschließen.

8. Die Einreichung wird ein letztes Mal überprüft.

Schließlich wird das Endergebnis an die relevanten Stakeholder gesendet, die eine letzte Gelegenheit erhalten, das Projekt freizugeben oder abzulehnen.

9. Der Projektleiter schließt das Projekt ab.

Sobald das Projekt freigegeben wurde, ist es für den Projektmanager an der Zeit, das Projekt abzuschließen. Wenn Sie den Dokumentenüberprüfungs- und Freigabeprozess beschleunigen müssen, lesen Sie unbedingt unseren Beitrag über die Beschleunigung dieses Arbeitsschritts.

6 Tipps zum Optimieren des Überprüfungs- und Freigabeprozesses für Dokumente

Nun verstehen Sie die einzelnen Schritte dieses Prozesses. Aber wie können Sie ihn nun so effizient und effektiv wie möglich gestalten? 

Hier ein Überblick über einige wichtige Tipps.

#1 Verwenden Sie die besten Tools.

Die Zeiten von Ausdrucken und handschriftlichen Notizen sind vorbei. Dieser Prozess ist ineffizient und frustrierend. Und das dadurch entstehende Chaos wird den Erfolg Ihres Projekts gefährden. 

Heutzutage gibt es unzählige Tools, die Ihren Überprüfungs- und Freigabeprozess beschleunigen können, während sie Ihnen gleichzeitig dabei helfen, jede gewünschte Änderung im Blick zu behalten und zu implementieren.

Qualitativ hochwertige Tools für Überprüfungs- und Freigabeprozesse können Ihnen viele Kopfschmerzen ersparen und helfen, den Prozess exponentiell schneller und genauer zu gestalten.

#2 Vermeiden Sie große Änderungen.

Es ist wichtig, dass sich Ihr Überprüfungs- und Freigabeprozess auf die Details konzentriert. Jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt für Ihre Stakeholder, um große, weitreichende Änderungen vorzunehmen, die Ihre Arbeit komplett verändern würden.

Um dies zu vermeiden, müssen Sie zuvor ein solides Projektumfangs-Statement und eine klare Projektgliederung entwickeln. Diese Dokumente können Ihnen helfen, die Ziele eines Projekts genau festzulegen, damit Ihr Team direkt beim ersten Mal ins Schwarze trifft.

Bevor das Projekt beginnt, sollten Sie alle wichtigen Stakeholder dazu bringen, die Angaben zum Projektumfang und die Projektskizze zu lesen. Darüber hinaus sollten die Stakeholder den beiden Dokumenten zustimmen. Dieses Vorgehen hilft Ihnen, Unübersichtlichkeit während des Überprüfungs- und Freigabeprozesses zu vermeiden.

#3 Eine klare Sprache etablieren.

Während des Überprüfungs- und Freigabeprozesses ist es wichtig, dass Sie möglichst klares Feedback einholen. Ein großer Teil des Erreichens dieses Ziels besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Team eine möglichst klare Sprache verwendet.

Eine unklare Sprache kann Ihre Teammitglieder verwirren und es ihnen erschweren, die gewünschten Änderungen umzusetzen. Außerdem kann sie den Dokumentenüberprüfungs- und Freigabeprozess länger als nötig gestalten.

Sie sollten sicherstellen, dass jede technische Sprache vorab geklärt wird und dass Sie als Vermittler zwischen Ihrem Team und den Stakeholdern fungieren. Um sicherzustellen, dass das Feedback effektiv ist, sollten Sie auch eventuelle Zweifel innerhalb Ihres Teams zuvor klären.

#4 Denken Sie an die Reihenfolge der Überprüfung.

Es ist wichtig, dass Sie sich Gedanken über die Reihenfolge der Überprüfung verschiedener Projektteile durch die Stakeholder machen. Oftmals ist es am sinnvollsten, sich in der Rangfolge nach oben zu arbeiten und erst von Teammitgliedern und zum Schluss von den wichtigsten Stakeholdern die finale Freigabe einzuholen.

Als Projektmanager sollten Sie Ihren Ermessensspielraum nutzen und die Dynamik des Projekts kennen. Möchte Ihr Kunde in jeder Phase involviert werden, oder hat er wenig Zeit? Sie sollten den Überprüfungs- und Freigabeprozess jedes Mal neu abstimmen.

Außerdem sollten Sie darüber nachdenken, was je nach Projekt Sinn macht. Müssen Sie die Freigabe von einem bestimmten Stakeholder einholen, bevor das Projekt voranschreiten kann? Wenn Sie genauer hinschauen, könnte sich organisch eine natürliche Reihenfolge ergeben.

#5 Schaffen Sie Standards für Feedback.

Als Marketing-Projektmanager ist die Phase der Überprüfung und Dokumentenfreigabe Ihre Zeit, um zu glänzen. Sie können den Prozess in die Hand nehmen und Ihr Können demonstrieren, um dann Ihr Team nahtlos und harmonisch zusammenzubringen.  

Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Team dazu bekommen, an einem Strang zu ziehen, müssen Sie versuchen, klare Standards für die Abgabe von Feedback festzulegen. Ihre Stakeholder werden die Anleitung und Aufmerksamkeit zu schätzen wissen, während Ihr Team das konsistente und umfassende Feedback lieben wird.

Das richtige Tool macht es Ihnen leicht, diese Standards automatisch zu erstellen. Plattformen wie Filestage ermöglichen es Ihren Stakeholdern, kontextbezogenes Feedback zu hinterlassen, das klar und einfach zu verstehen ist.

#6 Fördern Sie ein Gefühl der Zusammenarbeit.

Während des gesamten Dokumentenüberprüfungs- und Freigabeprozesses ist es auch wichtig, dass Sie ein Gefühl der Zusammenarbeit fördern. Obwohl alle Mitarbeiter technisch gesehen im selben Team arbeiten, kann es für alle eine Herausforderung sein, diese Kameradschaft während des Überprüfungs- und Freigabeprozesses nicht aus den Augen zu verlieren.

Nutzen Sie Ihre Energie und Ihre zwischenmenschlichen Kompetenzen, um Ihr Team zu schützen. Einerseits sollten Sie ihnen konstruktive Kritik geben. Auf der anderen Seite sollten Sie ihnen jedoch Ihre Flexibilität und Ihren Wunsch, den Stakeholdern gerecht zu werden, klar kommunizieren. 

Als Projektmanager spielen Sie während des gesamten Dokumentenüberprüfungs- und Freigabeprozesses eine wirklich entscheidende Rolle.

Die wichtigsten Merkmale von Software für den Dokumentüberprüfungsprozess und die Freigabe

Wie Sie gesehen haben, ist das richtige Tool ausschlaggebend für den Erfolg des Endresultats. Doch auf welche Kriterien sollten Sie bei der Auswahl der besten Überprüfungs- und Freigabe-Software achten?

1. Funktionen zum Zeichnen und Markieren von Dokumenten.

Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool für die Überprüfung und Freigabe von Dokumenten das Zeichnen von Kommentaren in jedem beliebigen Format ermöglicht. Die leistungsfähigsten Tools ermöglichen es Ihren Stakeholdern, Kommentare im Kontext zu einer Reihe von Medientypen zu hinterlassen, einschließlich PDFs, Bilder und Videos. So wird Ihr Team in der Lage sein, das Feedback leichter zu verstehen.

2. Einen klaren Prozess erstellen. 

Wie wir bereits erläutert haben, ist es wichtig, dass Ihr Überprüfungs- und Freigabeprozess eine klare, durchdachte und logische Struktur innehat. Die besten Tools können Sie bei der Anpassung an Ihre speziellen Bedürfnisse zu unterstützen. Dadurch können sie Freigaben leichter anpassen und einen starken, effektiven Prozess aufbauen.

3. Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.

Niemand ringt gerne mit einem neuen Tool für die Dokumentenüberprüfung und den Freigabeprozess, besonders nicht in der kritischen Phase eines Projekts. Das von Ihnen gewählte Tool sollte eine übersichtliche Benutzeroberfläche und eine ebenso angenehme Benutzererfahrung bieten. Die besten Tools bieten Ihnen ein Plug-and-Play-Erlebnis, das in kurzer Zeit und ohne Reibungsverluste gemeistert werden kann.

4. Automatische Versionierung von Dateien. 

Die Verwaltung der verschiedenen Versionen spezifischer Projektteile ist zwar nie einfach, aber sie ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Wenn Ihr Team zwischen den Versionen den Überblick verliert, kommt es zu vielen chaotischen Situationen, die Ihr Projekt zum Scheitern bringen können. Daher ist es wichtig, dass das von Ihnen gewählte Tool für den Überprüfungsprozess für Dokumente Ihnen und Ihrem Team hilft, den Überblick über die verschiedenen Versionen zu behalten.

5. Einfacher Prozess für Einladungen und Kommunikation. 

Als Marketing-Projektmanager wollen Sie allen Beteiligten das Leben so einfach wie möglich gestalten und ihnen helfen, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können: das Projekt. Wenn Sie das richtige Tool für den Freigabeprozess wählen, können Sie schnell und einfach alle Beteiligten einladen und so dazu beitragen, dass sie, sofort mit der Kommunikation beginnen können. Dann werden alle die nahtlose Erfahrung schätzen und sich voll auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.

6. Nachverfolgung des Projektfortschritts. 

Während des Dokumentenüberprüfungs- und Freigabeprozesses können Sie es sich nicht leisten, auch nur einen einzigen Kommentar oder ein einziges Feedback zu übersehen. Es wird nicht nur die Qualität des endgültigen Materials beeinträchtigen, sondern Sie auch vor Ihren Stakeholdern schlecht aussehen lassen. Sie benötigen folglich ein Tool, das Ihnen die Erstellung und Verfolgung von Aufgaben erleichtert.

7. Dateien teilen, ohne sich anzumelden.

Abhängig von Ihrem Projekt ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie mit externen Stakeholdern kommunizieren müssen. Diese haben oft ganz andere technische Voraussetzungen und Tools. Deshalb benötigen Sie ein Tool für den Überprüfungsprozess für Dokumente, das kooperativ ist. Die besten Optionen machen das Leben einfach, indem sie Ihnen erlauben, Dateien zu teilen, ohne dass Ihre Stakeholder ein Konto erstellen oder sich irgendwo anmelden müssen.

Software für die Dokumentenüberprüfung und den Freigabeprozess

Filestage

Filestage PDF Annotate

Filestage hilft Marketing- und Kreativ-Teams den Überprüfungs- und Freigabeprozess von Dokumenten, Bildern und Videos so effektiv und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Auf der zentralen Plattform können Sie Dateien mit Kollegen und externen Stakeholdern teilen, woraufhin diese auf einfache Weise kontextbezogenes und klares Feedback abgeben können – ohne das ein Account erstellt werden muss.

Projektmanager können mit Filestage alle Freigaben an einem zentralen Ort verwalten und so den Status jeder einzelnen Datei verfolgen. Weitere hilfreiche Funktionen erleichtern die Kollaboration und Kommunikation mit anderen Projektmitgliedern und helfen somit die Effizienz im Freigabeprozess zu erhöhen. Zudem ist die Software sehr benutzerfreundlich, was neue Nutzer schon nach kürzester Zeit ermöglicht, produktiv mit dem Tool zu arbeiten.

Smartsheet

Smartsheet Bildschirmfoto

Smartsheet ist eine Plattform zur Arbeitsausführung, die Teams dabei unterstützt, Projekte von der Idee zur Verwirklichung durchzuführen. Dieses Tool ist seit 2006 auf dem Markt, und es hat eine Reihe von treuen Nutzern. Es hilft Teams, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen und Dokumente zu teilen.

Die Plattform hat eine Benutzeroberfläche, die Kalkulationstabellen ähnelt und leider mittlerweile etwas veraltet und schwer zugänglich ist. Daher kann es für Ihre Stakeholder eine Herausforderung darstellen, den Einstieg zu finden und das klare Feedback zu liefern, das Ihr Team benötigt.

Ziflow

Ziflow Bildschirmfoto

Ziflow ist eine Online-Proofing-Software, die sich an Agenturen und Marken richtet, die den Überprüfungs- und Freigabeprozess vereinfachen wollen, um Projekte schneller zu realisieren.

Dieses Tool legt großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Jedoch beschweren sich zahlreiche Benutzer darüber, dass es schwierig zu konfigurieren ist. Außerdem ist der Prozess umständlich und es fehlt an klaren Parametern, was es schwierig macht, die nahtlose Erfahrung zu bieten, die Ihre Teammitglieder und Stakeholder brauchen.

Suchen Sie nach mehr? Dann lesen Sie unseren Artikel über die beste Software für die Dokumentenüberprüfung und Freigabe.

Fazit 

Wir hoffen, dass dieser detaillierte Blick auf die beste Überprüfungs- und Freigabe-Software hilfreich für Sie war. Mittlerweile erwarten Ihre Stakeholder und Teammitglieder, dass Sie diese anspruchsvollen Tools einsetzen. Es ist also wichtig, dass Sie wirklich liefern.  

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten.