Freigabeprozess für Inhalte erfolgreich meistern: So einfach geht’s!

Teamwork wird in der heutigen Arbeitswelt großgeschrieben. Das heißt, viele Kollegen arbeiten zusammen an Inhalten und bringen dabei unterschiedliche Ideen ein. Das bedeutet auch, Feedback von Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten und umzusetzen. 

Denn, neue Inhalte durchlaufen vor der finalen Freigabe meist ein oder mehrere Feedbackrunden. Dabei kann es schon einmal zu längeren Wartezeiten kommen – besonders, wenn gerade ein Kollege im Urlaub oder auf Geschäftsreise ist. 

Deshalb ist ein strukturierter und digitaler Freigabeprozess notwendig, damit Inhalte in kürzester Zeit geprüft und freigegeben werden können. Wie Sie einen solchen Freigabeprozess für Ihr Content-Team erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Was ist ein Freigabeprozess und wofür brauchen Sie ihn?

Ein Freigabeprozess beinhaltet alle Schritte, welche für die Überprüfung von Inhalten eines Projekts durch Kollegen, Vorgesetzte oder Kunden bis hin zur finalen Freigabe notwendig sind. Bei den Inhalten kann es sich beispielsweise um Texte, Video- oder Bilddateien handeln, die vor der Veröffentlichung geprüft und freigegeben werden müssen. 

Freigaben sind sowohl für ganze Projekte als auch für einzelne Einheiten eines Projekts erforderlich. Dabei kann es sich beispielsweise um ein Werbevideo oder eine Produktbroschüre handeln. Die Grafiken der Broschüre sind in diesem Fall eine Projekteinheit, während der Text eine separate Einheit bildet. Nachdem die Texte und Grafiken einzeln freigegeben wurden, können sie im nächsten Schritt in die Broschüre eingefügt werden, welche als gesamtes Projekt nochmals freigegeben werden muss. 

Die Freigaben von Inhalten werden oft nicht nur von einer, sondern von mehreren Fachbereichen benötigt, sodass es schnell zu längeren Wartezeiten kommen kann. Häufig werden Inhalte per E-Mail oder über eine Cloud mit den zuständigen Personen geteilt und das Feedback erfolgt oft erst nach mehrfacher Nachfrage und ist dann meist nicht so eindeutig, wie es sich der Ersteller der Inhalte gewünscht hätte. 

Auch diese Vorgehensweise, Feedback einzuholen, kann als Freigabeprozess bezeichnet werden. Allerdings ist dieser meist schlecht strukturiert und wenig effizient. 

Um Feedback von verschiedenen Bereichen einheitlich und gebündelt einzuholen, ist ein strukturierter digitaler Freigabeprozess essentiell. Denn damit können lange Wartezeiten und zu viele Feedbackrunden vermieden werden. Auch die Qualität des Feedbacks steigt, da dieses gezielter und verständlicher gegeben werden kann, sodass der Ersteller der Inhalte im weiteren Verlauf des Projekts besser damit arbeiten kann. 

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Welche Vorteile bringt Ihnen ein Freigabeprozess?

Es gibt viele Gründe, weshalb Ihr Team einen strukturierten Prozess für die Überprüfung und Freigabe von Inhalten haben sollte. Auf drei Vorteile gehen wir im Folgenden Abschnitt etwas genauer ein.  

Vorteile eines digitalen Freigabeprozesses

Zeitersparnis

Da das Feedback nicht mehr in langen E-Mail-Verläufen gesucht werden muss oder in den Tiefen des eigenen Mailaccounts untergehen kann, spart Ihr Team durch einen digitalen und strukturierten Freigabeprozess viel Zeit ein.  

Außerdem ist im Vorhinein bereits klar, zu welchen Inhalten wann Feedback benötigt wird und in welchem Umfang. Zudem hat jeder Mitarbeiter des Teams einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts und über seine anstehenden Aufgaben, daher können Inhalte schneller und effizienter geprüft und Deadlines eingehalten werden.

Sicherung der Qualität

Durch einen strukturierten Freigabeprozess sichern Sie außerdem die Konsistenz und Qualität Ihrer Inhalte. Denn anhand festgelegter Kriterien (welche sich unter anderem aus den Brand Guidelines ableiten lassen) können die Reviewer überprüfen, ob der Inhalt alle Anforderungen erfüllt und frei von Fehlern ist. Somit werden nur Inhalte freigegeben und veröffentlicht, welche diesen Qualitätscheck bestanden haben. 

Erreichen der Ziele

Mit einem einheitlichen und organisierten Freigabeprozess behalten Sie immer den Überblick über alle Inhalte und wissen genau, in welcher Phase sich jede einzelne Datei gerade befinden. 

So können Sie Verzögerungen und andere Probleme im Freigabeprozess direkt erkennen und eingreifen, um die rechtzeitige Fertigstellung zu gewährleisten. Somit können Projekte schneller abgeschlossen und Ziele effizienter erreicht werden.

So bestimmen Sie die Rahmenbedingungen für Ihren Freigabeprozess

Ein optimierter Freigabeprozesses ist essentiell für die Effizienz Ihres Teams. Um einen strukturierten Freigabeprozess zu erstellen, müssen jedoch zunächst einige Rahmenbedingungen geklärt werden, welche auch von der Arbeitsweise und den aktuellen Projektabläufen Ihres Teams abhängen. Welche wichtigen Fragen Sie vor der Erstellung Ihres Freigabeprozesses klären sollten, erfahren Sie im Folgenden.

Rahmenbedingungen für den Freigabeprozess

Inhalte austauschen und Änderungen anfragen

Wie handhaben Sie aktuell die Freigabe in Ihrem Team? Wie reichen die Mitarbeiter ihre Inhalte ein? Per E-Mail, Cloud, oder nutzen Sie vielleicht bereits eine Software? Überlegen Sie, an wen die Inhalte zur Freigabe gereicht werden müssen und welche weiteren Informationen notwendig sind, um die Freigabe überhaupt erhalten zu können. 

Diese Punkte sollten Sie im Team klären, um entscheiden zu können, wie der Austausch der Inhalte in Zukunft ablaufen soll. Durch einen einheitlichen Prozess steigt die Effizienz und jeder Mitarbeiter weiß, an wen er sich über welchen Kommunikationskanal wenden muss, um seine Inhalte freigeben zu lassen. 

Freigabeschritte festlegen

Welche Schritte durchläuft Ihr Content aktuell, um eine Freigabe zu erhalten? Sind eventuelle zu viele Stakeholder in die Überprüfung und Freigabe der Inhalte involviert? 

Prüfen Sie jeden Schritt in Ihrem aktuellen Prozess auf seine Notwendigkeit und erstellen Sie feste Freigabeschritte für die Zukunft. Achten Sie dabei darauf, dass es genügend Feedbackrunden gibt, um eine hohe Qualität der Inhalte zu gewährleisten, aber auch nicht zu viele, um den Prozess nicht unnötig in die Länge zu ziehen. 

Reviewer bestimmen 

Wichtig ist außerdem festzulegen, wer für die Freigabe der Inhalte zuständig ist. Reicht es aus, wenn nur ein Vorgesetzter einen Blick darauf wirft oder sollten mehrere Teammitglieder oder sogar Kollegen aus anderen Fachbereichen ihr Feedback zu den Inhalten abgeben, bevor diese freigegeben werden? 

Die Freigabeschritte sollten bereits festgelegt sein, bevor Sie diese Entscheidung treffen. Denn, für einen Freigabeschritt können möglicherweise unterschiedliche Mitarbeiter zuständig sein. 

Verantwortliche Personen für die Überarbeitung bestimmen

Sind bei der Überprüfung der Inhalte Änderungswünsche aufgekommen, muss natürlich jemand diese Änderungen umsetzen. Wer das ist, sollte bereits im Voraus festgelegt werden. In der Regel ist derjenige dafür zuständig, der ursprünglich die Inhalte erstellt hat. Darüber sollte der Content-Ersteller informiert sein, damit die Überarbeitung direkt im Anschluss stattfinden kann. 

Weitere Schritte 

Schließlich stellt sich die Frage, wie es nach der Freigabe der Inhalte weitergehen soll. Handelt es sich bei den Inhalten um ein eigenständiges Projekt, können sie direkt veröffentlicht werden. Das wäre beispielsweise bei einzelnen Social Media Posts der Fall. 

Wenn die Inhalte Teil eines Projekts sind oder für die Erstellung anderer Inhalte benötigt werden, müssen sie dementsprechend an die zuständige Person weitergeleitet werden. Beispielsweise kann ein Blogartikel die Grundlage für einen Social Media Post oder einen Newsletter bilden und muss daher mit den jeweiligen Kollegen geteilt werden. 

Daher sollten alle involvierte Mitarbeiter benachrichtigt werden, sobald ein Projekt abgeschlossen ist oder in die nächste Phase gehen kann. So kann nahtlos am Projekt weitergearbeitet werden oder ein neues Projekt in Angriff genommen werden. 

Sobald diese Rahmenbedingungen geklärt sind, können Sie die einzelnen Schritte bestimmen, welche eine Datei durchlaufen muss, und so Ihren individuellen Freigabeprozess erstellen. 

Je nach Art des Inhalts kann der Umfang des Freigabeprozesses variieren, da beispielsweise Feedbackrunden einzelner Bereiche wegfallen oder weitere dazu kommen. 

So könnte Ihr digitaler Freigabeprozess (mit Filestage) aussehen 

Kreative Inhalte wie Blogartikel, Grafiken, Videos oder Social Media-Posts müssen in jeder Branche und in jedem Unternehmen einen Freigabeprozess durchlaufen, bevor sie veröffentlicht oder geteilt werden können. 

Dazu können als Unterstützung Online-Proofing-Tools eingesetzt werden. Dabei handelt es sich um Software, welche Sie bei der Überprüfung und Freigabe von Inhalten unterstützen. Wie der digitale Freigabeprozess für Ihre Inhalte aussehen könnte, möchten wir im Folgenden anhand der Software Filestage anschaulich darstellen.  

so könnte Ihr digitaler Freigabeprozess aussehen

1. Inhalte für die Freigabe teilen und Reviewer informieren

Der erste Schritt in Ihrem digitalen Freigabeprozess ist das Teilen der Inhalte. Der Ersteller des Contents bereitet seine Inhalte so weit auf, dass es aus seiner Sicht nur noch die Freigabe benötigt, um die Inhalte zu veröffentlichen oder sie in die nächste Projektphase einzubringen. 

Dafür versendet er die Inhalte per E-Mail an die Reviewer oder legt sie an einem zentralen Speicherort ab und teilt den Link mit den zuständigen Kollegen. 

Filestage bietet seinen Nutzern eine zentrale Plattform, auf welcher alle Freigaben übersichtlich verwaltet werden können. Neue Dateien können ganz einfach hochgeladen und zu einem neuen oder bestehenden Projekt hinzugefügt werden. 

Dabei ist es egal, um welches Dateiformat es sich handelt. Sowohl Word-Dokumente, PDFs, Videos und Bilder als auch Audiodateien können in unterschiedlichen Formaten hochgeladen werden. Die Reviewer können mit wenigen Klicks zur Freigabe eingeladen werden und erhalten dann automatisch eine Benachrichtigung über die anstehende Überprüfung. 

Inhalte für die Freigabe teilen und Reviewer informieren

2. Feedback erhalten

Im nächsten Schritt muss sich der Ersteller des Contents von seinen Kollegen oder Vorgesetzten Feedback einholen. In der Regel verschickt jeder Reviewer sein Feedback per E-Mail oder kommentiert das geteilte Dokument. Das gesammelte Feedback muss der Ersteller dann abgleichen und möglicherweise widersprüchliche Ansichten der einzelnen Reviewer abklären, bevor er mit der Überarbeitung beginnen kann. 

Wenn die Inhalte über Filestage geteilt werden, kann jeder Reviewer sein Feedback direkt in der geteilten Datei hinterlassen und auch das Feedback der anderen Reviewer sehen. So können widersprüchliche Ansichten direkt in den Kommentaren geklärt werden, ohne dass der Content-Ersteller nachfragen oder vermitteln muss. 

Feedback erhalten

3. Änderungen vornehmen

Sobald alle Reviewer ihr Feedback hinterlassen haben, wird die Datei von der verantwortlichen Person, zum Beispiel vom Copywriter oder dem Grafikdesigner überarbeitet. Die überarbeitete Datei wird dann erneut mit den Reviewern geteilt und die nächste Feedbackrunde startet. 

Änderungen vornehmen

Filestage bietet den Vorteil, dass in jeder Datei automatisch eine To-Do Liste aus allen Kommentaren erstellt wird. Diese kann bei der Überarbeitung der Inhalte einfach abgearbeitet werden. So wird kein wichtiges Feedback vergessen. Nach der Umsetzung aller Änderungswünsche kann ein weiterer Review-Schritt hinzugefügt und die neue Version der Datei in Filestage hochgeladen werden. Nachdem die Reviewer erneut eingeladen wurden, werden sie automatisch über die Änderungen im Projekt informiert.

4. Erneute Feedbackrunde(n) 

Nachdem die Änderungswünsche der ersten Feedbackrunde bearbeitet wurden, folgen möglicherweise noch weitere Feedbackrunden mit denselben oder weiteren Reviewern. 

In Filestage kann für jede Überprüfung oder Freigabe ein separater Review-Schritt erstellt werden. So können interne und externe Teams oder verschiedene Fachbereiche getrennt voneinander ihr Feedback abgeben. 

Weitere Feedbackrunden

Wichtig ist in einem solchen Fall, darauf zu achten, dass die Überarbeitung nicht unnötig in die Länge gezogen wird. Möglich ist beispielsweise eine Begrenzung der Anzahl der Feedbackrunden. Andernfalls kann es vorkommen, dass wegen Kleinigkeiten wiederholt erneute Feedbackrunden gestartet werden und die Veröffentlichung erst nach langer Zeit möglich ist. 

Selbstverständlich kommt es dabei auch immer auf die Relevanz des Contents an. Geht es um eine deutschlandweite Marketing-Kampagne, sind in der Regel mehr Feedbackrunden notwendig, als bei einem wöchentlichen Blogpost.

5. Finale Freigabe

Nachdem die Änderungswünsche aller Reviewer umgesetzt wurden, muss die finale Datei nochmals mit allen Reviewern geteilt werden, um die Freigabe schriftlich zu erhalten. Dieser Schritt kann unter Umständen nochmals einige Zeit sowie Nachfragen in Anspruch nehmen. 

In Filestage kann die finale Freigabe mit nur einem Klick erteilt werden, woraufhin alle Beteiligten automatisch benachrichtigt werden.

Finale Freigabe erhalten

6. Fertigstellung und Archivierung des Projekts

Nach der Fertigstellung werden die finalen Inhalte veröffentlicht oder weiterverarbeitet. Beispielsweise können der Text und die Grafik in einem Blogbeitrag zusammengeführt und auf der Website veröffentlicht werden. 

Aber was passiert mit den Dateien nach der Veröffentlichung bzw. Weiterverarbeitung? Sie sollten am Besten an einem Ort abgelegt werden, an dem sie leicht wiedergefunden werden können. Der Speicherort dafür muss jedem Mitwirkenden bekannt sein, sodass bei möglichen Rückfragen oder späteren Änderungswünschen schnell darauf zugegriffen werden kann. 

In Filestage gibt es die Möglichkeit, Projekte zu archivieren und sie bei Bedarf jederzeit wieder zu aktivieren oder einzusehen, wenn es zu etwas Rückfragen gibt. So kann jeder, der in das Projekt involviert war, bei Bedarf darauf zugreifen und muss nicht alte E-Mails durchsuchen oder an anderen Stellen nachfragen. 

Ergänzende Software zur Optimierung Ihres Freigabeprozess

Sobald Sie den optimalen digitalen Freigabeprozess für Ihr Team erarbeitet haben, sollten Sie sich zusätzlich noch Gedanken um eine ergänzende Software zur Optimierung des Prozesses machen. 

Auch wenn sich Ihre Content-Freigabe seit der Überarbeitung wesentlich strukturierter und effizienter gestaltet, kann eine unterstützende Software die Arbeit noch erleichtern. Dafür gibt es viele unterschiedliche Review und Approval Tools

Vier verschiedene Softwares, die den digitalen Freigabeprozess erleichtern, möchten wir Ihnen hier genauer vorstellen. 

Filestage

Filestage Software für Inhaltsfreigaben

Filestage ist eine Online-Proofing-Software, die von Marketing- und Design-Teams eingesetzt werden kann, um den Freigabeprozess von Inhalten übersichtlicher und effizienter zu gestalten. 

Da alle involvierten Personen ihr Feedback gleichzeitig in der entsprechenden Datei abgeben können, werden Missverständnisse vermieden und alle Beteiligten sparen extrem viel Zeit. Zudem hat jeder Nutzer einen individuellen Überblick über bereits bearbeitete und noch offene Dateien.  

Der digitale Freigabeprozess ist für unterschiedliche Dateiformate von Word-Dokumenten, PDFs, Grafiken, Bilder und Videos bis hin zu Audiodateien anwendbar. Somit kann problemlos eine komplette Marketing-Kampagne über die Plattform freigegeben werden. Filestage bietet Kreativteams jeglicher Größe einen einfachen und organisierten digitalen Freigabeprozess für alle Inhaltstypen.  

Asana

Asana

Mit der Software für Projekt- und Aufgabenmanagement Asana haben Teams die Möglichkeit, alle Aufgaben und Fortschritte eines Projekts einzusehen und gemeinsam darüber zu kommunizieren. Dabei können Projektpläne erstellt werden, Ziele gesetzt und die Erreichung dieser Ziele überprüft werden. 

Auch über die Auslastung der Teammitglieder kann man mit Asana einen Überblick erhalten. Die Software ist jedoch nur für das Projektmanagement einsetzbar, nicht für einen vollständigen Freigabeprozess. Feedback zu einzelnen Aufgabengebieten muss weiterhin über andere Wege erteilt werden. 

Tallyfy

Tallyfy

Tallyfy ist eine englischsprachige Software, mit der Arbeitsabläufe erstellt und Freigaben erteilt werden können. Aufgaben und Projekte können angelegt und entsprechenden Teammitgliedern zugeteilt werden. 

Diese Aufgaben können priorisiert, geprüft und nach Freigabe beendet werden. So haben alle Teammitglieder einen Überblick über den aktuellen Stand der laufenden Projekte. 

Workfront

Workfront

Workfront ist eine Plattform für das Arbeitsmanagement von Unternehmen. Sie dient als zentrale Plattform für unterschiedlichste Projekte. Teams können darüber Ideen austauschen, Inhalte erstellen und teilen und einen Überblick über die laufenden Aufgaben innerhalb von Projekten erhalten. 

Die Software eignet sich nicht nur für den Einsatz in einzelnen Teams, sondern im ganzen Unternehmen. So können auch Führungskräfte die täglichen Aufgaben und die Einteilungen der Teams im Überblick behalten. 

Best Practice zur Optimierung Ihrer Freigabeprozesse 

Um Ihren Freigabeprozess besonders effizient zu gestalten, sollten Sie auf einige grundsätzliche Dinge achten, die Ihnen keine Software abnehmen kann. Drei Best-Practice-Beispiele möchten wir Ihnen und Ihrem Team mit auf den Weg geben. 

Deadline setzen

Setzen Sie ein klares Fälligkeitsdatum. Mit einer Deadline vor Augen arbeiten die meisten Mitarbeiter produktiver und können sich ihre Zeit besser einteilen. Zudem können parallel laufende Projekte so einfacher priorisiert werden. Denn, ohne klare Zeitangaben werden Aufgaben immer weiter nach hinten geschoben oder schlussendlich komplett außen vor gelassen. 

Geht es um ein Projekt, das zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlicht werden muss, ist es wichtig, eine realistische Frist zu setzen. Planen Sie in jedem Fall genügend Zeit für interne Korrekturschleifen ein, damit es nicht kurz vor der Veröffentlichung zu Stress kommt. 

Fälligkeitsdatum setzen

Anzahl der Reviewer gering halten

Sie erhöhen die Effizienz Ihres Teams, wenn Sie die Anzahl der beteiligten Personen möglichst gering halten. Denn, je mehr Personen Feedback zu den Inhalten geben, desto mehr und eventuell auch widersprüchige Änderungswünsche werden aufkommen. 

Natürlich wird die Anzahl der involvierten Personen je nach Projekt variieren. Bei besonders umfangreichen Projekten lässt sich ein größere Anzahl an Stakeholdern nicht vermeiden. Sie sollten jedoch darauf achten, dass dadurch die Überarbeitung der Inhalte nicht unnötig in die Länge gezogen wird. 

Reviewern Anweisungen geben

Besonders wichtig ist auch, den Reviewern einen Kontext und im besten Fall eine grobe Anweisung zu geben, worauf sie beim Hinterlassen des Feedbacks achten sollen. Diese Anweisungen sollte nach Möglichkeit für alle Projekte einheitlich sein, damit Reviewer sich nicht jedes mal neu einlesen müssen. Das wird den Revieren dabei helfen, eindeutiges und leicht verständliches Feedback zu geben und auf bestimmte Kriterien wie das Größenverhältnis des Logos oder inhaltliche Aspekte zu achten. 

Fazit

In jedem Unternehmen müssen regelmäßig Inhalte freigegeben werden. Ganz egal, ob es sich dabei um Content für den Blog, die Website oder Social Media handelt. Für die internen Teams ist es dementsprechend von besonderer Wichtigkeit, einen strukturierten Freigabeprozess zu haben. 

So können nicht nur die eigenen Mitarbeiter effizient arbeiten, sondern auch externe Partner oder Kunden leichter miteinbezogen und durch eine professionelle und effektive Arbeitsweise überzeugt werden.

Da der Ablauf der Freigabeprozesse sich von Team zu Team unterscheiden kann, sollte jedes neue Mitglied umfangreich in bereits bestehende Prozesse eingearbeitet werden. Gibt es noch keinen strukturierten Freigabeprozess, bietet es sich an, diesen gemeinsam mit dem Team zu erarbeiten. 

Dazu kann eine Software wie Filestage eingesetzt werden, um den Freigabeprozess für alle Beteiligten so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.