In 7 Schritten zum erfolgreichen Kommunikationsplan für Ihr Projekt

Haben Sie sich schon einmal gefragt, was Ihre Projekte wirklich zum Erfolg führt? Was ist die Grundlage für gelungene Teamarbeit und beeindruckende Ergebnisse?

Die Lösung ist simpel, aber effektiv: transparente und kontinuierliche Kommunikation ⎼ und das im gesamten Projektteam. Ein präzise geplanter Informationsaustausch ermöglicht reibungslose Projektabläufe und sorgt dafür, dass Ihr Projekt bereits in den Startlöchern einen erfolgreichen Auftritt hinlegt.

Wie Sie das am besten anstellen? Ganz einfach: Mit einem gelungen Kommunikationsplan.

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, welche Vorteile der Einsatz eines solchen Plans mit sich bringt und unterstützen Sie mit einer Step-by-Step Anleitung zur Erstellung Ihres individuellen Kommunikationsplans.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan ermöglicht es Projektteams und Stakeholdern, einfach und effizient miteinander zu kommunizieren und dadurch die besten Resultate in einem Projekt zu erreichen. 

Der Plan sorgt für einen optimal geregelten Informationsaustausch, sowohl innerhalb eines Teams als auch abteilungsübergreifend. Das Ergebnis: Allen Beteiligten stehen alle benötigten und relevanten Informationen vollständig und frühzeitig zur Verfügung.

Mit einem gut durchdachten Kommunikationsplan werden unter anderem die folgenden Abläufe und Workflows geregelt:

• Welche Informationen werden geteilt?
• Wann werden Informationen geteilt?
• Wie werden Informationen geteilt?
• In welcher Form werden Informationen weitergegeben?
• Mit wem werden Informationen geteilt?
• Wer muss über welche Inhalte informiert werden?
• Wer ist verantwortlich für das Teilen der Informationen?

Indem Sie all diese Fragen bei der Erstellung Ihres Kommunikationsplans beantworten, legen Sie automatisch einen strukturierten Informationsfluss fest, der einen optimalen und transparenten Informationsaustausch sicherstellt. 

Beginnen können Sie Ihre Planung mit einem ausführlichen Briefing, nutzen Sie dafür unsere Briefing-Vorlage und erfahren Sie, wie Sie diese erfolgreich einsetzen. 

Warum sollten Sie einen Kommunikationsplan einsetzen?

Ein Kommunikationsplan steuert den abteilungsübergreifenden Informationsaustausch innerhalb Ihrer Projekte. Soweit so gut. Aber welche Vorteile bringt das Ihnen und Ihrem Unternehmen konkret?

Mit effizienter Kommunikation gelangen Sie schneller ans Ziel

Häufig scheitern Projekte vor allem deshalb, weil die Arbeit durch verschiedene Verzögerungen immer wieder unterbrochen wird. Das Resultat: Projekte ziehen sich in die Länge, das Projektziel rückt in weite Ferne.

Anders ist das mit einem effizienten Kommunikationsplan. Jedes Teammitglied weiß exakt darüber Bescheid, wer der perfekte Ansprechpartner für das nötige Feedback ist, wie man den Kollegen am besten erreicht und vor allem, wann ein Austausch am sinnvollsten und produktivsten ist ⎼ dank einer vorab perfekt geplanten Kommunikation haben Verzögerungen keine Chance mehr.

Optimierter Informationsfluss durch geregelte Workflows

Vor allem große Projektteams stehen permanent vor der Herausforderung, alle wichtigen Informationen zeitnah und vollständig an alle Beteiligten weiter zu leiten. Ohne individuell geregelte Workflows kann es schon mal passieren, dass ein einziger verpasster Anruf zum Auslöser eines riesigen Informationslecks wird und die Arbeit zum Stillstand kommt.

Auch in diesem Fall verschafft Ihnen ein Kommunikationsplan einen bedeutenden Vorteil, gerade wenn viele Kollegen miteinander in Kontakt bleiben müssen. Jeder Mitarbeiter ist über das festgelegte Kommunikationskonzept informiert. Das bedeutet, jedes Teammitglied weiß genau, wann mit aktuellen Informationen zum Projekt zu rechnen ist und über welche Kommunikationskanäle der Austausch stattfinden wird. 

Veranschaulichen wir das an einem Beispiel: In Ihrem Kommunikationskonzept haben Sie den wöchentlichen Versand des Projektstatus an alle Teamleiter festgelegt. Die entsprechenden Informationen werden immer am Montagvormittag via E-Mail mit den Mitarbeitern geteilt. 

Das Resultat: Alle Teamleiter wissen genau, dass sie jeden Montag relevante Projektinfos von Ihnen erhalten werden und prüfen dementsprechend am Montagmorgen regelmäßig ihren Posteingang ⎼ ungelesene E-Mails lassen sich mit diesem fixen Workflow ganz einfach vermeiden.

Transparenz und Klarheit: Die Basis guter Kommunikation

Um produktiv und erfolgreich zu arbeiten, benötigt jeder im Projektteam zu jeder Zeit die für seine Aufgaben relevanten Informationen. Nur, wenn jeder ganz genau weiß, wie der aktuelle Projektstatus aussieht und welche Schritte als nächstes anstehen, lassen sich Unklarheiten und Verzögerungen verhindern. 

Mit einer festgelegten Kommunikationsstruktur werden niemandem Informationen vorenthalten, weil er das letzte Meeting aufgrund eines wichtigen Telefonats verlassen musste. Prozesse werden transparent und nachvollziehbar, wenn von Beginn an klar geregelt ist, wie die Projektkommunikation gehandhabt wird. Gezielte Kommunikation sorgt somit dafür: 

• die richtigen Informationen
• zur richtigen Zeit 
• der richtigen Person zur Verfügung zu stellen. 

Zeitraubendes Aufarbeiten von Inhalten und Unklarheiten gehört der Vergangenheit an.

Wie Sie in 7 einfachen Schritten Ihren eigenen Kommunikationsplan erstellen 

Sie wissen inzwischen, um was es sich bei einem Kommunikationsplan handelt und welche enormen Vorteile er Ihren Projekten verschaffen kann. Höchste Zeit also, Ihr neues Wissen in die Praxis umzusetzen.

Wir zeigen Ihnen anhand der folgenden sieben Schritte, wie einfach Sie ein erfolgreiches Kommunikationskonzept erstellen können.

Schritt 1: Kommunikationsziele definieren

Klar definierte Ziele sind immer die Basis jeder Planung, sei es nun für die neue Marketingstrategie oder für die Weiterentwicklung Ihrer Produkte. Auch beim Erstellen eines Kommunikationsplans steht die Zieldefinition an erster Stelle ⎼ denn nur wer seine Ziele kennt, kann entsprechende Lösungen entwickeln, um diese auch zu erreichen.

Der wichtigste Leitsatz im Rahmen der Zieldefinition: Ziele sollten eindeutig und einfach zu verstehen sein. Dabei können Sie sich beispielsweise am Prinzip der SMART-Formel orientieren: Ideale Ziele sind spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar.

Klar erkennbare und verständliche Ziele haben aber noch einen weiteren Vorteil. Sie erleichtern es Ihnen, Stakeholder von der Relevanz Ihrer Planung mit konkreten Argumenten zu überzeugen, denn Sie liefern ihnen Ziele mit messbaren Daten, mit denen jederzeit der Nutzen des Kommunikationsplans überprüft werden kann. Diese Ziele könnten beispielsweise folgendermaßen lauten:

• Jeder Stakeholder erhält einmal wöchentlich alle Daten und Fakten zum aktuellen Stand des Projektes.
• Die Projektdauer soll mit festgelegten Kommunikationsabläufen im Vergleich zum vorherigen Projekt um 20% verringert werden.

Schritt 2: Kommunikationszweck festlegen

Zeit ist bekanntlich Geld. Das gilt vor allem auch für die Kommunikation und das Projektmanagement. Daher sollten Sie sich genau überlegen, welchen Zweck Sie mit Ihrem Kommunikationsplan verfolgen. 

Ein mögliches Beispiel für das “Weshalb” wäre der wöchentliche Austausch zum Projektfortschritt mit den Stakeholdern. Oder das regelmäßige Einholen von Feedback innerhalb des Projektteams, z.B. zur Entwicklung eines Storyboards für den kommenden Werbespot. Übrigens: Wie Sie ein erfolgreiches Storyboard erstellen, erfahren Sie in unserer umfassenden Leitfaden.

Schritt 3: Kommunikationsinhalte planen

Nachdem Sie sich erfolgreich Gedanken darüber gemacht haben, was das Ziel und der Zweck Ihres Kommunikationsplans sind, geht es im nächsten Schritt nun darum, die eigentlichen Inhalte der Kommunikation zu planen.

Konkret bedeutet das, dass Sie sich genau überlegen, welche Themen im Verlauf des Projektes kommuniziert werden müssen. 

Werden tägliche Status-Updates für den Projektleiter benötigt? Erwartet das Management wöchentliche Berichte zum Projektfortschritt? 

Eventuell möchten Sie auch alle vier Wochen allen Beteiligten eine umfassende Zusammenstellung des Projektstatus und der Unternehmensentwicklung mitteilen. 

Egal, welche Inhalte innerhalb des Projektes untereinander ausgetauscht werden müssen, wichtig ist, dass Sie diese zu Beginn Ihrer Planung detailliert festhalten, z.B. indem Sie alle Termine eintragen, an denen das wöchentliche Update versendet wird. 

Das mag Ihnen auf den ersten Blick ein wenig aufwändig vorkommen, aber wir versprechen Ihnen: Diese Vorgehensweise erleichtert Ihrem Team die Umsetzung um ein Vielfaches.

Sie können die fest definierten Termine auch perfekt in einem Kalender hinterlegen, den Sie mit Ihrem gesamten Projektteam teilen. Eine farbliche Zuordnung bestimmter Inhalte und Themen sorgt zusätzlich für eine übersichtliche Struktur im Kalender

Unser Praxistipp: Wie Sie mit Filestage relevante Inhalte einfach abstimmen können

Bis hierhin klingt das alles ja ganz toll, aber Sie fragen sich, ob es nicht eine Möglichkeit gibt, um die Inhalte Ihres Kommunikationsplans an einem zentralen Ort zu verwalten und mit Teammitgliedern direkt zu kommunizieren? Wir haben gute Nachrichten: Die gibt es.

Verschiedene Tools unterstützen Teams heute bei der Abstimmung von Inhalten und Dateien innerhalb eines Projektes ⎼ sowohl intern als auch mit externen Partnern. Eines dieser Tools ist Filestage, eine Freigabe-Plattform, die heute in mehr als 1.000 Unternehmen weltweit im Einsatz ist.

Anhand festgelegter Prozesse können Sie mit Ihrem Team in Filestage effizient und transparent kommunizieren. Nachdem Sie verschiedene Dateien hochgeladen haben, beispielsweise Bilder, Videos oder PDF-Dokumente, werden Ihre Teammitglieder zum Überprüfen der Inhalte eingeladen und können ihr Feedback direkt in der entsprechenden Datei abgeben. 

Dank einfacher und intuitiver Funktionen wie Kommentare und Zeichnungen, lassen sich komplexe Inhalte und Projekte optimal gemeinsam abstimmen, z.B. die neue Auflage der Produkt-Broschüre.

Schritt 4: Kommunikationsempfänger bestimmen

Besonders wichtig für die Planung ist die Auswahl der Empfänger, die letztendlich die festgelegten Inhalte erhalten sollen. Sie ist die Basis für die Abwicklung der Kommunikation und legt gleichzeitig fest, welche Personen am Projekt beteiligt sind und wie mit diesen vorzugsweise kommuniziert werden sollte.

Am besten eignet sich hierfür eine Liste mit den Profilen aller wichtigen Stakeholder. Solche Aufstellungen bieten den Vorteil, dass sie im Laufe des Projektes flexibel angepasst werden können, sollten sich Zuständigkeiten unter den Stakeholdern verändern. Beim Erstellen der Liste können Sie sich an den folgenden Punkten orientieren:

• Name
• Position
• Kommunikationskanal
• Kommunikationsmethode
• Wichtige individuelle Notizen zum Stakeholder

Für ein besonders erfolgreiches Ergebnis können Sie die beteiligten Stakeholder auch direkt zu ihren bevorzugten Kommunikationskanälen und -methoden befragen. So erhalten Sie nicht nur hilfreiche Antworten, sondern informieren die Stakeholder bereits vorab darüber, wie und wann sie von Ihnen Informationen zu anstehenden Projekten erhalten werden. Für mehr Informationen hierzu, schauen Sie gerne bei unserem Artikel zum Thema Stakeholder-Management vorbei. 

Schritt 5: Verantwortlichkeiten zuordnen

Gut möglich, dass Sie die Inhalte Ihres Kommunikationsplans nicht alle selbst vermitteln werden. In diesem Fall ist es wichtig, genau festzulegen, wer am Ende die geplanten wöchentlichen Updates, aktuelle Informationen oder Feedback-Anfragen an die jeweiligen zuständigen Stakeholder sendet. So vermeiden Sie später Unklarheiten über Zuständigkeiten und Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen. 

Schritt 6: Kommunikationskanäle auswählen

Jetzt wird es spannend. Sie erweitern Ihren Kommunikationsplan um einen enorm wichtigen Punkt, vielleicht sogar um das wichtigste Thema rund um Ihren Projektplan: Die passenden Kommunikationskanäle.

Es gibt heute zahlreiche Möglichkeiten miteinander zu kommunizieren, angefangen beim persönlichen Meeting bis hin zu kurzen Chatnachrichten. Die einzelnen Kanäle werden wir uns später noch genauer anschauen. 

Eins steht allerdings jetzt schon fest: Aus der Vielzahl dieses Kommunikationsangebotes die passenden Kanäle auszuwählen, ist gar nicht so einfach und erfordert im Voraus einiges an Überlegungen. 

Welche Vorteile haben die einzelnen Kanäle? Wo gibt es Nachteile im Kommunikationsfluss? Passen die gewünschten Kommunikationskanäle überhaupt zu den Vorlieben der Stakeholder und Teammitglieder?

Ihr Ziel ist es, die idealen Methoden zu finden, mit denen das gesamte Projektteam optimal zusammenarbeiten und reibungslos kommunizieren kann.

Schritt 7: Kommunikationshäufigkeit festlegen

Je nachdem, welche Kommunikationsinhalte zu Beginn der Planung definiert wurden, geht es nun noch darum, festzulegen, wann diese Inhalte verteilt werden sollen. Indem Sie bereits vor dem Projektbeginn entscheiden, wann im Team welche Inhalte kommuniziert werden, verringern Sie den Organisationsaufwand während des Projektes enorm. 

Festgelegte Zeiten für tägliche Updates und wöchentliche Reports bieten Ihren Mitarbeitern außerdem eine gewisse Routine ⎼ so wissen sie genau, wann sie neue Informationen von Ihnen erwarten können.

Drei häufige Fehler beim Erstellen eines Kommunikationsplans und wie Sie diese vermeiden können

Ganz schön komplex so ein Kommunikationsplan, oder? Da kann es schon mal vorkommen, dass sich der ein oder andere kleine Fehler einschleicht. Zum Glück lassen sich solche Missgeschicke in den meisten Fällen einfach vermeiden, wenn man weiß, auf welche Dinge man besonders achten muss. Also aufgepasst, hier kommen unsere Top drei der gängigsten Fehlerquellen.

1. Die falschen Stakeholder miteinbeziehen

Wie Sie bereits wissen, können sich Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten während der Laufzeit eines Projektes immer wieder verändern. Vor allem in umfangreichen Projekten ist die Anzahl der Stakeholder, die Sie in Ihrem Plan berücksichtigen müssen, relativ groß. Wer da nicht aufpasst, verliert leicht den Überblick ⎼ und schon hat man vergessen, den neuen Ansprechpartner über den Projektstatus zu informieren.

Der Schlüssel zur Lösung: Eine umfassende Stakeholderanalyse. Eine gut organisierte Liste aller Stakeholder lässt sich einfach überprüfen und flexibel anpassen, damit die Daten zu jeder Zeit auf dem aktuellsten Stand sind. 

Besonders hilfreich ist in diesem Zusammenhang auch eine Stakeholder Matrix, diese finden Sie in unserem Artikel über Stakeholder-Management. 

Die Matrix dient der Visualisierung aller Stakeholder inklusive ihrer wichtigsten Eigenschaften. Einer fließenden Kommunikation mit qualitativen Informationen steht damit nichts mehr im Weg.

2. Die Wahl der falschen Kommunikationskanäle

Sie haben Ihren Projektkommunikationsplan erfolgreich und detailliert ausgearbeitet und das Projekt ist bereits voll im Gange. Aber Sie wundern sich, wieso die Kommunikation mit einigen der Mitwirkenden trotz all der langwierigen Planung nicht funktioniert. 

Die Ursache dieses Problems ist simpel: Sie haben die falschen Kommunikationskanäle ausgewählt.

Während Inhalte gemäß des Plans regelmäßig per E-Mail an alle Stakeholder versendet wurden, warten diese womöglich sehnsüchtig auf ein persönliches Meeting. Oder auf eine Telefonkonferenz. Den Posteingang ignorieren sie komplett, da der sowieso schon überquillt. 

Das Ergebnis: Inhalte kommen nicht beim Empfänger an, die Kommunikation funktioniert nicht.

Sie sehen also wie wichtig es ist, Kommunikationskanäle auf die Vorlieben der Beteiligten abzustimmen. Die einfachste Möglichkeit, dieses Problem zu vermeiden, ist es, alle Empfänger direkt nach ihren bevorzugten Kanälen zu fragen und aus diesen Antworten ein passendes Modell zu erarbeiten.

3. Zeiträume wurden zu eng geplant

Es ist wohl einer der häufigsten Fehler im Zusammenhang mit dem Projektmanagement: Mangelhafte Zeitplanung. Kaum ein Projekt wird in exakt der Zeit fertig gestellt, die in der ersten Planung als Stichtag festgelegt wurde. Auch in Ihrem Kommunikationsplan können zu eng geplante Zeiträume zu einem Problem werden. 

Ein Beispiel: Sie planen zweimal wöchentlich eine Videokonferenz mit den einzelnen Teamleitern ein, um über den Fortschritt Ihrer Aufgaben zu sprechen. Doch einige der Beteiligten sind mit der Häufigkeit der Kommunikation überfordert, da es bei einigen Aufgaben und Tätigkeiten in so kurzen Zeiträumen kaum möglich ist, relevante Fortschritte vorzuweisen. 

Das Ergebnis: Unzufriedene Team-Mitglieder und verschwendete Zeit durch unnötige Meetings.

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Sie sich gut überlegen, wann und wie häufig Kommunikation wirklich notwendig ist, um allen Beteiligten einen ungestörten Produktionsfluss zu ermöglichen.

Welche Kommunikationskanäle und -methoden Sie für Ihr Projekt nutzen können

Der Begriff Kommunikationskanal ist in diesem Artikel bereits mehrfach aufgetaucht. Deshalb wollen wir ihn uns einmal etwas genauer anschauen. Was genau sind eigentlich Kommunikationskanäle und welche -methoden gibt es?

Grundsätzlich dient ein Kommunikationskanal dazu, eine Botschaft zwischen Absender und Empfänger zu transportieren. Im Falle des Kommunikationsplans dienen sie innerhalb eines Projektes als Wege für einen harmonischen Informationsfluss. Deshalb ist der korrekte Einsatz der passenden Kanäle auch so enorm wichtig für eine erfolgreiche Kommunikation ⎼ und somit für erfolgreiche Projekte.

Wir haben Ihnen für einen einfachen Überblick einmal die wichtigsten Kommunikationskanäle und -methoden kurz und knackig zusammengestellt. Für einen umfassenden Einblick in die Welt der Kommunikationsmethoden schauen Sie am besten in unserem Artikel mit den 36 besten Kommunikationstools für Marketingteams vorbei.

E-Mail

Zumindest im Marketing wurden sie schon lange für tot erklärt, dennoch sind E-Mails sowohl bei Kunden als auch innerhalb von Unternehmen so beliebt wie nie zuvor. 2019 nutzten laut einer Statistik von Statista rund 86% der Deutschen das Internet für das Versenden und Empfangen von E-Mails. Kein Wunder also, dass immer noch ein Großteil der täglichen Kommunikation über diesen Kanal erfolgt.

Persönliche E-Mail

Wer wichtige Informationen mit einzelnen Personen teilen und sich über Themen austauschen möchte, für den ist eine persönliche E-Mail die richtige Methode. Sie verfügt in der betrieblichen Kommunikation über einen höheren Stellenwert als eine simple Chatnachricht, ist allerdings nicht so bedeutend, wie ein persönliches Gespräch. Für einen kurzen Informationsaustausch ist sie dennoch eine hervorragende Wahl.

Gruppen E-Mail

Für Inhalte, die allen Projektmitgliedern zur Verfügung gestellt werden sollen, eignet sich eine Gruppen E-Mail besonders gut. Ihre Vorteile: Sie muss nur einmal erstellt werden, ist mit einem Klick leicht an alle Empfänger zu versenden und der Aufwand ist deutlich geringer, als alle Personen persönlich anzuschreiben. 

Auch die Blindkopie (BCC) ist eine hilfreiche Funktion von Gruppen E-Mails. Sie sorgt dafür, dass Empfänger nicht sehen können, an wen die E-Mail außerdem versendet wurde. Darüber hinaus lassen sich E-Mails mit Hilfe der Suchfunktion im Posteingang auch jederzeit gut wieder finden ⎼ eine äußerst praktische Funktion.

Newsletter

Regelmäßig wiederkehrende Themen werden häufig in Form von Newslettern versendet. Im Prinzip handelt es sich dabei um nichts anderes, als um Gruppen E-Mails die allerdings meistens eine große Menge an Informationen enthalten. 

Das Positive an dieser Kommunikationsmethode ist ihre Kontinuität. Teammitglieder können sich darauf verlassen, dass sie in regelmäßigen Abständen über wichtige Themen informiert werden. Das fördert die Transparenz und sorgt für eine optimale Kommunikation im Team. 

Außerdem lassen sich für verschiedene Zielgruppen in Ihrem Kommunikationsplan ganz einfach unterschiedliche Newsletter erstellen, um die Bedürfnisse Ihres Projektteams optimal zu erfüllen. 

Persönliche Meetings

So hilfreich kurze (oder lange) Textnachrichten auch sind, manchmal können sie ein persönliches Gespräch einfach nicht ersetzen. Daher gehören auch Meetings in das Standardrepertoir eines Kommunikationsplans.

Das 4-Augen Meeting

Eine kurze Abstimmung oder ein klärendes Gespräch eignet sich hervorragend dazu, um schnelle Antworten zu erhalten und Herausforderungen zu meistern. Häufig ist der Aufwand eines persönlichen Meetings um einiges geringer, als wenn ein Problem über mehrfachen E-Mail Kontakt gelöst werden muss.

Gruppen Meetings

Der Klassiker unter den Meetings: Das Gruppen Meeting. Vor allem in Form von regelmäßigen Teambesprechungen handelt es sich dabei um eine ideale Methode, um allen die Chance zu geben, ihren Projektfortschritt zu präsentieren.

In solchen Meetings entstehen nicht selten auch neue Ideen und hilfreiche Einfälle, die ein Projekt weiter nach vorne treiben können. Wie häufig solche Meetings stattfinden können Sie ganz individuell festlegen: Täglich, wöchentlich oder monatlich, hier ist alles erlaubt.

Telefonate

Wenn die Zeit gerade mal knapp ist oder Teammitglieder beispielsweise an verschiedenen Standorten arbeiten, dann ist der Griff zum Telefon die ideale Lösung, für eine kurze persönliche Abstimmung. 

Der Vorteil: Ein Telefongespräch bringt meistens schneller und effizienter Ergebnisse hervor, als das Schreiben von Textnachrichten. Außerdem empfinden Menschen Telefonate als nicht ganz so aufdringlich und lästig wie pausenlose Meetings.

Das Einzel-Telefonat

Es gibt kaum eine Kommunikationsmethode, die es einem ermöglicht, sich so schnell mit Kollegen zu verbinden und quasi direkt die benötigten Antworten zu bekommen, wie ein einfaches Telefonat. Diese Methode ist außerdem sehr flexibel: Telefonate lassen sich von überall aus führen und sowohl zu festgelegten Zeiten einplanen als auch bei Bedarf spontan nutzen.

Die Telefonkonferenz

Ähnlich wie beim klassischen Meeting können auch Telefonate in großen Gruppen stattfinden. Vor allem bei umfangreichen Projekten, in denen oft viele Personen an unterschiedlichen Standorten arbeiten oder externe Dienstleister beteiligt sind, ist eine Telefonkonferenz eine ideale Kommunikationsmethode. Regelmäßig durchgeführt gewährleistet sie allen Teammitgliedern denselben Informationsstand ⎼ und das ganz unabhängig vom Standort.

Videokonferenz

Durch die sich immer weiter entwickelnde Digitalisierung sind Videokonferenzen heute aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Gerade im vom Home Office geprägten ersten Halbjahr 2020 wurde deutlich, welches Potenzial in diesem Kommunikationskanal steckt und welche Vorteile er remote arbeitenden Projektteams bieten kann.

Doch neben der Zusammenarbeit im Home Office ermöglichen es Videokonferenzen, wie auch Telefonate, Teams an unterschiedlichen Standorten eine ideale Möglichkeit, um in Kontakt zu bleiben. Allerdings mit dem entscheidenden Unterschied, dass sich Menschen nicht nur hören, sondern auch sehen können, was den Austausch und die Beziehung untereinander deutlich verbessert.

Private Videokonferenzen

Effektive Kommunikation und eine gute Beziehung zwischen Kollegen ⎼ zwei zentrale Vorteile einer privaten Videositzung. Wer Projektinhalte in einem persönlichen Gespräch abstimmen möchte, ein Meeting aufgrund der räumlichen Gegebenheiten aber nicht möglich ist, für den ist diese Kommunikationsmethode eine ideale Wahl.

Videokonferenzen in Gruppen

Nahezu jede Kommunikationssoftware ermöglicht neben privaten Videokonferenzen zwischen zwei Personen auch die Verbindung einer großen Zahl an Konferenzteilnehmern. So lassen sich alle Stakeholder und Ansprechpartner zur selben Zeit benachrichtigen und Informationen einfach, entspannt und effektiv miteinander teilen. Nebenbei stärken solche Gruppenkonferenzen den Zusammenhalt im Team.

Messenger-Dienste

Neben privaten Nachrichtendiensten gibt es heute zahlreiche Business-Tools, mit denen sich Informationen schnell und einfach austauschen lassen. Messenger wie Slack, Microsoft Teams oder Skype for Business erleichtern es Teams, während der gesamten Projektlaufzeit miteinander in Kontakt zu bleiben und somit produktiver zu arbeiten.

Private Nachrichten

Eine schnelle und spontane Möglichkeit, um einem Teammitglied eine kurze Nachricht oder eine dringende Frage zukommen zu lassen, ist mit Hilfe einer privaten Message. 

Informationen werde in Echtzeit ausgetauscht und man umgeht langwierige Vorbereitungen für Telefonate oder Meetings. Allerdings gilt beim Einsatz von privaten Nachrichten: Weniger ist mehr. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihr Projektteam nur noch miteinander chattet und die eigentliche Arbeit aus den Augen verliert, oder?

Gruppennachrichten

Projektmanager werden sich über die Vorteile einer Gruppennachricht besonders freuen. Mit ihnen lassen sich Projekt Updates einfach an einzelne Arbeitsgruppen versenden. Im entsprechenden Gruppenchat können Teammitglieder außerdem jederzeit auf die Inhalte reagieren und miteinander kommunizieren.

Erinnerung senden

Egal wie gut durchdacht Ihr Kommunikationsplan auch ist, es wird immer einen Zeitpunkt geben, an dem ein Stakeholder ungeplant nicht zu erreichen ist. Für solche Fälle bietet sich eine weitere nützliche Form der Kommunikation an: Das Erstellen von Erinnerungen.

Einige Tools können heute um zahlreiche zusätzliche Funktionen und Module erweitert werden. So zum Beispiel auch Microsoft Teams. Durch die Integration von Microsoft To Do können Aufgaben und Termine nicht nur innerhalb von Projektteams geteilt werden, sondern es können auch Erinnerungen für zuständige Mitarbeiter festgelegt werden.

Automatische Benachrichtigungen

Führende Messenger Dienste bieten Nutzern die Möglichkeit, Benachrichtigungen innerhalb eines Projektes zu automatisieren. Der Vorteil: Ein regelmäßiger Informationsaustausch ist automatisch gesichert. 

Ein Beispiel hierfür ist die Zusammenarbeit des Teams in Slack und Asana. Sobald ein Teammitglied in Asana Änderungen an einer Aufgabe vorgenommen hat, erhalten alle Beteiligten in Slack eine automatische Benachrichtigung. Die Aufgabe kann anschließend direkt über Slack in Asana aufgerufen werden. Die Verwaltung und der Versand von Informationen und Updates wird für verantwortliche Projektleiter damit deutlich vereinfacht.

Praxistipp: Mit diesen Tools bringen Sie Ihre Kommunikation auf das nächste Level

Kommunikationssoftware wird immer beliebter, um in Teams produktiver und erfolgreicher zusammenzuarbeiten. Kein Wunder also, dass die Auswahl an passenden Tools inzwischen riesig ist. Um Ihnen einen ersten Einblick in das Angebot zu ermöglichen, haben wir Ihnen die Funktionen bekannter Tools einmal zusammengefasst.

Slack

Die Basis des Instant Messengers Slack ist die einfache Art innerhalb verschiedenster Chaträume, sogenannten “Channels” in Gruppen oder zu zweit zu kommunizieren. Hinzu kommt eine Suchfunktion, die Möglichkeit zum Dateiupload und zahlreiche Schnittstellen zu anderen Tools wie z.B. Dropbox oder Trello.

Microsoft Teams

Mit Microsoft Teams liefert Windows den offiziellen Nachfolger von Skype for Business, der über sämtliche klassischen Kommunikationskanäle verfügt: Chatten, Telefonieren, Videokonferenzen, Audiokonferenzen ⎼ und das alles auch von unterwegs in der mobilen Variante. Zusätzlich kann das Tool um verschiedenste Apps erweitert werden, z.B. Trello, Zoom, GitHub oder direkt mit Microsoft Dynamics. 

Filestage

Die Feedback- und Freigabe-Software Filestage ermöglicht Teams einen reibungslosen Abstimmungsprozess von Inhalten.

Dazu können Dateien, wie beispielsweise Word-Dokumente, Bilder, Videos oder Audio-Dateien hochgeladen und anschließend die beteiligten Teammitglieder, Stakeholder und Kunden zur Abstimmung und Freigabe der Dateien eingeladen werden. Mit Hilfe verschiedener Funktionen können Feedback und Ideen direkt in der Datei ausgetauscht und diskutiert werden.

Asana

Mit dem Projektmanagement Tool Asana lässt sich die Kommunikation während der Umsetzung eines Projektes optimal steuern. Aufgaben im Team können einfach erstellt und zugeordnet werden. Die Integration in verschiedene weitere Tools wie z.B. Slack bietet weitere Möglichkeiten zur Erleichterung der Kommunikation.

Projektmanagement und Zusammenarbeit

Wo wir gerade beim Thema Projektmanagement Software sind: Auch das Projektmanagement selbst bietet hervorragende Möglichkeiten, um innerhalb eines Teams erfolgreich zu kommunizieren. Alles was Sie dafür benötigen, ist das passende Tool für Ihr individuelles Projektmanagement. 

Wenn Sie nicht nur ihre Kommunikation, sondern auch Ihr Content Marketing optimieren wollen, empfehlen wir Ihnen unsere Zusammenstellung erfolgreicher Content Marketing Tools zum Entwerfen, Erstellen, Überprüfen und Promoten von Content.

Neues Projekts oder neue Aufgabe erstellen

Sobald Sie ein neues Projekt beginnen, starten Sie in Ihrer Projektmanagement-Software mit der Erstellung des Projektvorgangs. Möglicherweise sind bereits weitere Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt bekannt und Sie können auch diese in der Software neu anlegen. 

Für eine optimale Teamarbeit, legen Sie hier direkt die zuständigen Mitarbeiter und Stakeholder je Aufgabe fest. Es wird meist automatisch eine Benachrichtigung an die involvierten Personen versendet, um sie über das neue Projekt zu informieren ⎼ und somit die Kommunikation erfolgreich ins Rollen gebracht. 

Aufgaben oder Projekte kommentieren

Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihren Teammitgliedern Aufgaben oder Projekte zu kommentieren und ihre Meinung direkt zu äußern. Das gibt dem Team die Gelegenheit, die projektrelevante Kommunikation zentral und transparent durchzuführen und zu verfolgen. Konkret bedeutet das: Alle Beteiligten können sich zu jeder Zeit über den aktuellen Stand eines Projektes informieren, indem sie die entsprechende Aufgabe anschauen.

Dateien und Dokumente hochladen

Projektpläne, Kalkulationen, Angebote oder Aufträge, Skizzen und Grafiken sind nur einige der zahlreichen Dokumente, die im Laufe eines Projektes entstehen. Natürlich sollen auch diese Dateien im Team und mit den Stakeholdern geteilt werden. 

Besonders gut dafür geeignet sind beispielsweise cloudbasierte Speicherorte. Hier werden Daten zentral hochgeladen und archiviert. Stakeholder können die Dateien anschließend von überall aus abrufen. 

Tools wie Asana oder Filestage liefern dafür Add-Ons und Schnittstellen zu bekannten Cloud Dienstleistern, wie Google Drive oder Dropbox, wodurch der Cloudspeicher in das Projektmanagement Tool integriert wird.

Neuen Bericht erstellen

Berichte liefern Stakeholdern wichtige Informationen und Einblicke rund um das Projekt und sollten daher regelmäßig kommuniziert werden. Viele Management Tools generieren solche Berichte automatisch und versenden diese direkt an die beteiligten Personen. 

Eine Datei überprüfen

Zu einer guten Kommunikation gehört auch das Einholen von Feedback zu den erstellten Inhalten. Mit einem Tool wie Filestage kann die Überprüfung von Dateien einheitlich an einem zentralen Ort durchgeführt werden. 

Das erleichtert die Kommunikation und schafft einen Überblick, da das gesamte Feedback zentralisiert ist und somit alle immer auf dem aktuellsten Stand sind. 

Eine Datei freigeben

Die Freigabe von Dateien durch einen Stakeholder ist für Sie und Ihr Team die offizielle Bestätigung dafür, dass Sie hervorragende Arbeit geleistet haben und die nächsten Schritte im Projekt eingeleitet werden können. Dank Tools wie Filestage kann der Freigabestatus einer Datei jederzeit eingesehen und Änderungen nachverfolgt werden.

3 Beispiele für einen erfolgreichen Kommunikationsplan

Sind Sie bereit, Ihren eigenen Kommunikationsplan zu erstellen? Damit Sie sich noch ein wenig inspirieren lassen können, haben wir für Sie drei Beispiele zusammengestellt, die zeigen, wie ein erfolgreicher Kommunikationsplan aussehen kann.

1. Kommunikationsplan von Dr. Blaschka & Netzwerk

Dieser beispielhafte Kommunikationsplan von Dr. Blaschka & Netzwerk zeigt sehr deutlich, wie Sie als Projektmanager die Kommunikation im Projekt strukturieren können. Der Plan enthält alle wichtigen Punkte und ist nach dem zeitlichen Ablauf der Inhalte strukturiert. Uns gefällt es besonders gut, dass jeder Punkt eine kurze und eindeutige Erklärung des “Warum” enthält.

2. Kommunikations Matrix von Project Management Docs

Diese besonders übersichtliche Kommunikations Matrix von Project Management Docs bringt definitiv eine besonders gute Struktur in Ihren Kommunikationsplan und zeigt, wie Inhalte ideal gegliedert werden können. Auf der Website von Project Management Docs finden Sie jede Menge großartige Inspiration für Ihr nächstes Projekt.

3. Kommunikationsplan Vorlage von Venngage

Diese Vorlage von Venngage ergänzt die Tabelle mit dem eigentlichen Kommunikationsplan um einige weitere wichtige Projektdaten wie beispielsweise der Name des Projektes und des Projektmanagers, sowie die Termine für den Beginn des Projektes und der geplanten Fertigstellung.

Kostenlose Kommunikationsplan Vorlage zum Herunterladen

Nachdem Sie Ihr Wissen rund um das Thema Kommunikationsplan nun entweder erfolgreich erweitert oder neu aufgefrischt haben, können Sie jetzt direkt mit unserer kostenlosen Kommunikationsplan Vorlage loslegen. Wir sind uns sicher: Die Kommunikation in Ihrem nächsten Projekt wird ein voller Erfolg. 

Hier können Sie unsere kostenlose Vorlage herunterladen: Kommunikationsplan Excel-Vorlage

5 Experten-Tipps für Ihren Kommunikationsplan

Da Sie jetzt bestens für die Erstellung eines Kommunikationsplans gerüstet sind, wollen wir uns noch ein paar hilfreiche Tipps einiger namhafter Experten rund um das Thema Kommunikationsplan anschauen, die Sie auf dem Weg zu Ihrem Projekterfolg beherzigen sollten.

Sorgen Sie für eine starke Kommunikationskultur

“Die Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle beim Aufbau guter Kommunikationsabläufe. Als Projektmanager sollte man für eine offene Kultur sorgen, in der neue Ideen und Meinungen willkommen sind und der Fokus auf persönlichen Meetings und sozialen Kontakten liegt.”

Vartika Kashyap, ProofHub, BrightWork

Wer von Beginn an für eine offene Kultur im Unternehmen und den anfallenden Projekten sorgt, wird mit motivierten und engagierten Mitarbeitern belohnt, die gerne ihre Ideen mit einbringen, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Teilen Sie Ihren Kommunikationsplan mit dem gesamten Team

“Denke darüber nach, alle projektrelevanten Informationen zentral in einer Art Wissensdatenbank zusammen zu führen. Jeder, der am Projektmanagement beteiligt ist, sollte jederzeit uneingeschränkten Zugriff auf all diese Inhalte haben.”

Sylvia Moses, Workamajig

Ein guter Kommunikationsplan hat keinen Nutzen, wenn niemand außer dir darauf zugreifen kann. Stelle daher sicher, dass der Plan einfach abrufbar ist.

Planen Sie Meetings mit Bedacht

“Meetings haben einen schlechten Ruf. Warum? Weil schlechte Meetings nicht gut geplant sind, was eine enorme Zeitverschwendung zur Folge hat. Ich gehöre nicht zu denen, die alle Meetings streichen möchten. Allerdings bin ich dafür, die Anzahl und Dauer von Meetings zu reduzieren.”

Harry Hall, Project Risk Coach

Beim Planen von Meetings sollten Sie immer darauf achten, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Meetings sollten immer eine effiziente und produktive Möglichkeit für Ihr Team sein, das Projekt voranzubringen und keine Möglichkeit für Tagträumerei bieten.

Verstehen Sie die unterschiedlichen Zielgruppen im Projekt

“E-Mails sollten nicht dazu genutzt werden, um schlechte Nachrichten anzukündigen. Genauso wenige, sollte eine 75-seitige Präsentation nur vor zwei Personen gehalten werden. Der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikationsstrategie ist es, genau zu wissen, wie man seine Nachricht am besten präsentiert. Viel beschäftigte Führungskräfte bevorzugen eher eine hochwertige und kompakte Kommunikation. Im Gegenzug dazu benötigt das Kreativteam detaillierte Informationen. Seien Sie clever und passen Sie den Kommunikationskanal an Ihre Botschaft an.”

David Arnold, Workamajig

Als Projektmanager sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen und zielgruppenorientiert kommunizieren. Machen Sie sich Gedanken darüber, wen Sie wie am besten erreichen können.

Überprüfen Sie Ihre bisherige Kommunikations-Performance

“Die Ergebnisse Ihres Aufwands zu messen und auszuwerten ist der Schlüssel, um eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie sicherzustellen. Damit erreichen Sie eine durchdachte und effektive Kommunikation, statt einfach zufällige Marketingaktionen durchzuführen. So wie Sie niemals versuchen würden, mit verbundenen Augen auf eine Dartscheibe zu werfen, würden Sie auch keine Kommunikationsstrategie einführen, ohne Ihre bisherige Leistung zu beurteilen.”

Melinda Morella-Olson, Imaginasium

Es ist äußerst wichtig, dass Sie aus Ihren bereits gemachten Erfahrungen lernen. Prüfen Sie regelmäßig was in der Kommunikation gut funktioniert und was eher nicht, um anhand dieser Ergebnisse Ihren Kommunikationsplan entsprechend anzupassen und so stetig zu verbessern.

Zusammenfassung: Einfach erfolgreich kommunizieren

Ein gelungener Kommunikationsplan ist einer der wichtigsten Bestandteile im Projektmanagement. Wir hoffen, dass Sie mit den Inhalten und Tipps dieses Beitrag zukünftig Ihren eigenen erfolgreichen Kommunikationsplan erstellen und dank Ihrer herausragenden Kommunikation beeindruckende Projektergebnisse erzielen werden.

Wenn Sie die Prozesse rund um Reviews, Feedback und Freigaben in Ihren Projekten noch weiter beschleunigen und optimieren wollen, sollten Sie und Ihr Team auf die Unterstützung von Filestage setzen. 

Mit unserem Tool sind Sie in der Lage die Kommunikation mit allen Stakeholdern und beteiligten Personen auf einer Plattform zu vereinen und aussagekräftiges Feedback einzuholen ⎼ einfach, direkt und effizient. Starten Sie noch heute mit Ihrer kostenlosen Filestage-Testphase.