So erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste für Neukunden

Der Kunden-Onboarding-Prozess ist die perfekte Gelegenheit, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn Sie ihn wie ein Profi angehen können Sie damit den Grundstein für eine dauerhafte, produktive Beziehung legen. 

Hier erhalten Sie einen detaillierten Einblick in den Onboarding-Prozess für Neukunden und eine  kostenlose, einfach zu verwendende Kunden-Onboarding-Checkliste, die Sie dem Erfolg einen großen Schritt näher bringt.

Was ist Kunden-Onboarding?

Kunden-Onboarding ist der Prozess, bei dem ein neuer Kunde willkommen geheißen wird. Er ist vor allem deshalb so wichtig, weil dabei die Art und Weise Ihrer Zusammenarbeit festgelegt wird und somit die Grundlagen für den Erfolg geschaffen werden.

Ein guter Kunden-Onboarding-Prozess kann Ihnen helfen:

  • Die Bindungsrate für Neukunden zu verbessern.
  • Die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen sicherzustellen.
  • Ihre Kunden zufrieden zu stellen.
  • Den potenziellen Projekt-Umfang zu reduzieren.
  • Die Zusammenarbeit mit Ihrem Kunden effizienter zu gestalten.

Der Onboarding-Prozess ist eine wichtige Gelegenheit für Sie, dem Kunden Ihre Professionalität zu zeigen indem Sie den reibungslosen Ablauf und die Produktivität Ihrer Beziehung demonstrieren. 

Hier ein Blick auf die Ziele des Onboarding-Prozesses mit Ihrem Kunden:

Stellen Sie Ihr Unternehmen und Ihr Team vor.

Ihr neuer Kunde hat Ihren Verkaufstrichter bereits durchlaufen. Jetzt haben Sie die Gelegenheit eine persönliche Note hinzuzufügen und eine engere Beziehung zu schaffen.

Gehen Sie auf Fragen und Bedenken ein.

Der Onboarding-Prozess gibt Ihrem Kunden die Möglichkeit, alles anzusprechen, was noch unklar ist oder ihm Sorgen bereitet. Es ist wichtig, dass Sie ihm gut zuhören und auf seine Bedenken eingehen.

Sammeln Sie Informationen.

Sie müssen Ihren neuen Kunden so gut wie möglich verstehen. Der Kunden-Onboarding-Prozes ist der Moment um seine Ziele, Motivationen, Erwartungen und bevorzugten Arbeitsmethoden kennenzulernen.

Die Basis für Ihr Onboarding: Der Kunden-Onboarding-Fragebogen

Der Kunden-Onboarding-Prozess ist eine große Chance für einen Projektmanager, die er unbedingt wahrnehmen sollte. Dabei geht es darum wichtige Informationen zu sammeln, die Ihm im weiteren Verlauf hilfreich sein können.

Der Onboarding-Fragebogen eines Kunden kann Ihnen helfen folgende Ziele zu erreichen:

  • Einen guten Eindruck beim Kunden zu hinterlassen.
  • Seine Philosophie besser zu verstehen..
  • Wichtige, praktische Kundeninformationen zu sammeln.
  • Die Ziele des Kunden besser zu verstehen.
  • Quantifizierbare Messmethoden festzulegen.
  • Software-Spezifika zu teilen.
  • Kundenempfehlungen zu erhalten.

Hier finden Sie ein detaillierterer Überblick über die konkreten Fragen, die Sie Ihrem Kunden in einem Onboarding-Fragebogen stellen sollten.

Praktische Informationen 

Zunächst benötigen Sie einige wichtige, praktische Informationen von Ihrem neuen Kunden. Zudem müssen Sie auch Informationen wie Rechnungsdaten, Telefonnummern und Bürozeiten  sammeln. Stellen Sie sicher, dass Sie all diese Informationen in Ihrer Marketing-Agentur-Software speichern.

Indem Sie diese praktischen Informationen so früh wie möglich sammeln, legen Sie den Grundstein für eine nahtlose Zusammenarbeit und vermeiden damit auch die Peinlichkeit, später nach wichtigen Informationen fragen zu müssen.

Persönliche Profile 

Wenn Sie erfolgreich eine enge Bindung zu Ihrem Kunden und seinem Team aufbauen wollen, müssen Sie wissen, mit wem Sie zusammenarbeiten. Hierfür sollten Sie in Ihrem Fragebogen ausreichend Platz einräumen.

Hier können Sie auch Ihre Persönlichkeit zum Ausdruck bringen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es angemessen ist, geben Sie ihrem Fragebogen eine individuelle Note und fügen Sie Fragen hinzu mit denen Sie spezifisch Interesse an jedem einzelnen Kunde zeigen. So können Sie eine persönliche Beziehung aufbauen.

Philosophie und Herangehensweise 

Sie verstehen vielleicht die Besonderheiten Ihrer Zusammenarbeit. Aber verstehen Sie wirklich die bevorzugte Arbeitsweise Ihres Kunden? Der Onboarding-Prozess bietet Ihnen eine gute Gelegenheit, Interesse an der Arbeitsweise Ihres Kundens zu zeigen. Sie könnten diesen Abschnitt Ihres Fragebogens durch die Verwendung von „stimme nicht zu/ stimme zu“-Aussagen interaktiv gestalten.

Wünsche und Ziele 

Wenn Sie als Projektmanager gute Resultate liefern wollen, müssen Sie ein sehr klares Verständnis davon haben, was Ihr Kunde genau will. Daher sollten Sie den Fragebogen nutzen, um Ihren Kunden genau zu fragen, was er zu erreichen hofft.

Sie sollten auch herausfinden, wie Ihr Kunde den Erfolg misst. So können Sie bestimmen, welche Metriken zu verwenden sind und wie diese Ihnen helfen können Ihre Ziele zu erreichen.

Software-Verwendung 

Ihr Fragebogen gibt Ihnen auch die Gelegenheit, wichtige Informationen über die Software-Einrichtung ihres neuen Kunden zu sammeln. Sie sollten also die Tools kennen und verstehen, die er oder sie verwendet, und zugleich alle Zugangsinformationen sammeln, die Sie benötigen.

Dieser Schritt wird Ihnen helfen, unübersichtliche und ineffiziente Abläufe in der Zukunft zu vermeiden. Indem Sie jetzt nach diesen Informationen fragen, zeigen Sie Ihrem Kunden, dass Sie vorausschauend vorgehen – ein guter Weg, um ihn zu beeindrucken und für sich zu gewinnen! 

Wenn es darum geht den Fragebogen zu erstellen, stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen. Sie können entweder ein spezialisiertes Tool verwenden oder ein allgemeineres kostenloses Tool wie die Google Suite nutzen. Aber bitte achten Sie darauf, dass Sie Ihren Fragebogen personalisieren und nur ein sicheres Tool verwenden.

Kunden-Onboarding-Checkliste für Marketing- und Werbeagenturen

Der Onboarding-Fragebogen ist nur ein Teil des Kunden-Onboarding-Prozesses. Um sicherzustellen, dass der gesamte Prozess reibungslos abläuft, brauchen Sie eine detaillierte, umfassende Checkliste.

Hier ein Blick auf die acht erforderlichen Schritte des Kunden-Onboardings:

Besonderheiten klären

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Onboarding-Prozess besteht darin, sicherzustellen, dass der Verkaufsprozess reibungslos abläuft. Diese Vorgehensweise kann Ihnen helfen, mögliche Hindernisse zu vermeiden, wenn Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem neuen Kunden beginnen.

Hier ist ein Blick auf einige der wichtigsten Punkte, um die Sie sich kümmern sollten:

  • Sie sollten sich vergewissern, dass Ihr Angebot im Unternehmen Ihres Kunden ordnungsgemäß angenommen und freigegeben wurde.
  • Alle Verträge sollten ordnungsgemäß von den richtigen Personen unterschrieben und an den richtigen Stellen aufbewahrt werden. 
  • Ihre Finanzabteilung sollte alle ersten Zahlungen bestätigen und verarbeiten. 

Dieses Protokoll erfordert die Zusammenarbeit einer Vielzahl von Beteiligten innerhalb Ihres Unternehmens. Idealerweise sollten Sie also einem etablierten Prozess folgen.

Passen Sie Ihren Fragebogen an

Sie sollten Ihren Onboarding-Fragebogen nach Bedarf anpassen. So können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Informationen von jedem einzelnen Kunden erhalten. Bitte überprüfen Sie auch, dass der Fragebogen benutzerfreundlich ist und Sinn macht.

Nachdem Sie den Inhalt des Fragebogens überprüft haben, sollten Sie den Versandprozess starten. Versichern Sie sich, dass sie die effektivste Versandmethode verwenden und den Fragebogen an den richtigen Ansprechpartner schicken. Sie sollten auch darüber nachdenken, wie Sie die gesammelten Informationen anschließend speichern und verwenden werden.

Strategie auf Basis der Antworten entwickeln

Nachdem Sie Ihren ausgefüllten Fragebogen erhalten haben, ist es an der Zeit, die gesammelten Informationen zu interpretieren und darüber nachzudenken, wie Sie diese optimal verwenden werden.

Schauen Sie sich die Schlüsselinformationen an, die Sie erhalten haben, und handeln Sie danach. Die Maßnahmen, die Sie ergreifen, können Sie anhand der folgenden Liste festlegen:

Praktische Informationen

  • Stellen Sie sicher, dass das CRM konsequent aktualisiert wird.
  • Senden Sie Rechnungsinformationen an die Finanzabteilung. 

Persönliches Profile

  • Aktualisieren Sie entsprechende Kalender und Kontaktlisten.
  • Erstellen Sie relevante Konten auf verschiedenen Plattformen.

Philosophie und Ansatz

  • Machen Sie sich ein Bild von Ihrem Kunden und passen Sie ihre Kommunikation und Vorgehensweise entsprechend an.
  • Verstehen Sie die Arbeitsweise Ihrer beiden Teams.
  • Identifizieren Sie Risiken und Chancen. 

Wünsche und Ziele

  • Notieren Sie sich quantifizierbare Ziele.
  • Richten Sie Monitoringsysteme ein, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.
  • Beurteilen Sie, ob die Resultate mit den festgelegten Zielen übereinstimmen.

Software-Verwendung

  • Legen Sie relevante Konten an.
  • Melden Sie sich bei Plattformen an. 
  • Überprüfen Sie, dass die Software einwandfrei funktioniert.

Starten Sie das Projekt intern 

Jetzt, da Sie den Kunden und seine Bedürfnisse besser verstehen, ist es an der Zeit, das Projekt intern zu starten. Dafür müssen Sie die entsprechenden Prozesse starten, was für den Kunden zunächst nicht sichtbar ist. Für ihn ist das Ergebnis ein nahtloser Onboarding-Prozess.

Um das Projekt intern zu starten, müssen Sie:

Den Kunden zuweisen

Die Form dieses Prozesses variiert von einer Agentur zur nächsten. Es ist wichtig, dass der Kunde dem am besten geeigneten Projektmanager zugewiesen wird und dass jedes Teammitglied seine Aufgaben versteht.

Die besten Agenturen sind in der Lage, für die Zuweisung eine ausgeklügelte Projektmanagement-Software zu verwenden, die ihre Kapazitäten misst.

Starten Sie den Workflow

Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihren Workflow festlegen, bevor Sie Ihre Kickoff-Veranstaltung durchführen. Eine interne Checkliste mit folgendem Inhalt hilft Ihnen sicherzustellen, dass alles vorbereitet ist:

  • E-Mail-Adressen
  • Konten für Projektmanagement-Software
  • Rechnungen
  • Überprüfungs- und Freigabesoftware

Wenn Sie sich um all diese Details kümmern, können Sie einen Arbeitsablauf erstellen, der Ihnen einen großartigen Start mit Ihren neuen Kunden ermöglicht.

Intern koordinieren 

Bevor Sie Ihren Kickoff starten, sollten Sie ein letztes internes Meeting abhalten. Dieses Meeting gibt Ihnen die Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle oben genannten Schritte ordnungsgemäß durchgeführt wurden und dass alle spezifischen Überlegungen angestellt wurden.

Veranstalten Sie ein Kickoff-Meeting

Der große Moment ist da. Es ist an der Zeit, Ihre Kickoff-Meeting mit dem Kunden zu organisieren und die Zusammenarbeit mit dem Kunden wirklich in Gang zu bringen. 

In dieser Phase des Onboarding-Prozesses wollen Sie folgende wichtige Ziele erreichen:

Verbindungen schaffen

Jetzt haben Sie die Möglichkeit sich vorzustellen. So können Sie die Verbindungen herstellen, die sich hoffentlich zu wichtigen Partnerschaften entwickeln werden. Sie sollten sicherstellen, dass alle Teilnehmer anwesend sind und dass sie die Zeit haben, sich ausführlich vorzustellen.

Agenturen sollten diesen Schritt wirklich nicht unterschätzen. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich auf eindrucksvolle Art und Weise vorzustellen, anstatt nur schnell die Hände zu schütteln.

Erstellen Sie den Plan

Nachdem die Höflichkeiten aus dem Weg geräumt sind, ist es an der Zeit zu besprechen, wie Ihre Beziehung weitergehen soll und wie das weitere Vorgehen aussieht. Um dieses Gespräch so produktiv wie möglich zu gestalten, sollten Sie die Informationen, die Sie anhand des Onboarding-Fragebogens gesammelt haben, verwenden.

Sie sollten auch Ihre Ziele besprechen und die spezifischen Methoden, wie Sie Ihren Fortschritt bewerten werden. Sie sollten sich darauf einigen, wie dieser Prozess aussieht und welche Art von Updates Ihr Kunde von Ihnen erwartet. 

In dieser Phase sollten Sie auch die wichtigsten Dokumente durchgehen, die Sie erstellt haben:

Definieren Sie Ihre nächsten Schritte 

Jetzt, wo Sie Ihren allgemeinen Fahrplan skizziert haben, ist es an der Zeit, über Einzelheiten und nächste Aufgaben zu sprechen. Legen Sie Termine für regelmäßige Meetings fest, um die nächsten Schritte besprechen zu können.

Es ist eine gute Idee, das Gespräch mit einer positiven Nachricht zu beenden. Diese Taktik hilft Ihnen sofort ein Gefühl von Schwung und Fortschritt zu erzeugen!

Senden Sie Ihr Willkommenspaket

Nach dem Gespräch sollten Sie ein Willkommenspaket an Ihren neuen Kunden schicken. Dieses Paket sollte alle Projektmanagement-Vorlagen, die Sie erstellt haben, und eine Zusammenfassung aller wichtigen, praktischen Informationen enthalten.

Wenn Sie eine noch tiefere Verbindung zu Ihrem neuen Kunden aufbauen möchten, können Sie auch einen Willkommensbrief oder eine Willkommens-E-Mail und einige Werbegeschenkartikel versenden. Das kann Ihnen erheblich dabei helfen, eine gute Kundenbindung aufzubauen.

Führen Sie regelmäßige Check-Ins durch

Sie sollten den Kunden-Onboarding-Prozess als fortlaufende Kundenbetreuung betrachten. Diese Einstellung versetzt Sie in die Lage, Ihre Arbeit immer auf Ihren Kunden abzustimmen. Es ist wichtig, dass Sie sich regelmäßig mit Ihrem Kunden in Verbindung setzen und sicherstellen, dass alles gut läuft.

Diese regelmäßigen Check-Ins geben Ihnen auch die Chance, eventuelle Fehler zu erkennen und zu korrigieren und so alle zufrieden zu stellen.

Während dieser Check-In-Meetings sollten Sie folgende wichtige Informationen besprechen:

8. Verbessern Sie Ihre Prozesse

Der letzte Schritt des Client-Onboarding-Prozesses ist das Lernen aus all Ihren Erfahrungen. Sie sollten sich während des gesamten Prozesses Notizen machen und auf alle Punkte achten, die Sie verbessern können.

Um sicherzustellen, dass Ihr Prozess so effizient und effektiv wie möglich ist, sollten Sie diese Punkte berücksichtigen. Wenn Sie aus jeder Ihrer unterschiedlichen Onboarding-Erfahrung lernen können, werden Sie sich und Ihren Prozess stetig verbessern.

Vorlage für eine Kunden-Onboarding-Checkliste

Es ist wichtig, dass Sie Ihre eigene Checkliste für das Kunden-Onboarding erstellen und diese entsprechend anpassen. Fühlen Sie sich frei, die von uns skizzierte Vorlage zu verwenden, um ihre individuelle Checkliste zu erstellen.

Sie können unsere kostenlose Vorlage für Kunden-Onboarding-Checklisten einfach herunterladen. Diese Vorlage macht es Ihnen leicht, Bearbeitungen und Anpassungen nach Ihren individuellen Bedürfnissen vorzunehmen. Sie können auch das Logo in der Vorlage anpassen, um das ganze noch persönlicher zu gestalten. 

Wir hoffen, dass Ihnen unsere kostenlose Vorlage gefällt. Fühlen Sie sich frei, sie hier herunterzuladen. Wir sind sicher, dass sie auch für Ihre Agentur von Nutzen sein kann! 

Fazit

Der Kunden-Onboarding-Prozess wird einen großen Einfluss auf Ihre Kundenbindungsrate haben. Wir hoffen, dass diese Prozessanleitung Ihnen dabei hilft, das Beste aus dieser Phase heraus zu holen und Ihre Kundenbeziehungen zu stärken. Um herauszufinden, wie Sie Ihre Kundenbeziehungen durch den Einsatz der richtigen Überprüfungs- und Freigabesoftware weiter verbessern können, lesen Sie noch heute mehr über Filestage.

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