Projektablaufplan – So behalten Sie die Übersicht und Kontrolle über Ihre Projekte

Eine gute Planung ist schon die halbe Miete, heißt es so schön, und bezogen auf das Projektmanagement trifft das auch voll zu. Denn, eine gute Planung kann große Auswirkungen auf den Erfolg Ihrer Projekte haben. 

Ein wichtiger Bestandteil der Projektplanung ist der Projektablaufplan, denn dieser stellt sicher, dass Ihr Projekt transparent ist und alle Aufgaben gut durchdacht sind. Mit Hilfe eines Projektablaufplans gelingt es Ihnen Terminverzögerungen, Qualitätsmängel sowie Unklarheiten bei der Projektdurchführung zu vermeiden. 

Sie fragen sich jetzt vielleicht, wie Sie einen gelungen Projektablaufplan erstellen? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie dabei vorgehen und was es zu beachten gibt, damit sie Ihr Projekt erfolgreich in der vorgegeben Zeit umsetzen können. 

Was ist ein Projektablaufplan? Und wie ist sein Stellenwert im Projektmanagement? 

Der Projektablaufplan (PAP) ist Bestandteil des Projektplans bzw. des Projektmanagement- Plans. Während Projektmanagement als ganzheitliches Leitungs- und Organisationskonzept zu verstehen ist, mit dem versucht wird, keine Projektabläufe dem Zufall zu überlassen, sondern sie gezielt herbeizuführen, ist der Projektablaufplan ein Element dieses Organisationskonzeptes. 

In der Projektablaufplanung werden Zusammenhänge und Abhängigkeiten von Arbeitspaketen betrachtet und in einer Zeitleiste dargestellt. 

Fester Bestandteil des Projektablaufplans ist die Strukturierung aller Aufgaben und die Untergliederung in Teilaufgaben, die es für das Gesamtprojekt braucht. Der Projektablaufplan definiert zudem auch die Meilensteine eines Projekts und legt die Reihenfolge der Aufgaben fest.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil sind die Zeitangaben der einzelnen Aufgaben. Um den Projektablauf zu terminieren, muss für jede Aufgabe eine Zeitdauer geschätzt werden. Das wiederum setzt eine umfassende Definition der einzelnen Aufgaben voraus. Die Start- und Endtermine der einzelnen Aufgaben können dann in Stunden, Tagen oder Wochen angegeben werden. Zudem gilt es zu beachten, wie viele Personen für die Umsetzung der Aufgabe verantwortlich sind und wie stark diese Personen eventuell in andere Projekte involviert sind. 

Der Projektablaufplan formt also das gesamte Projekt. Zudem können mit Hilfe des Projektablaufplans alle Teilnehmer des Projekts stetig auf dem Laufenden gehalten werden.

Erfahren Sie hier mehr zu Projektmanagement-Methoden, wenn Sie Projektverläufe nicht dem Zufall überlassen wollen.

Warum es sinnvoll ist einen Projektablaufplan zu erstellen

Die Erstellung eines Projektablaufplans kann je nach Umfang des Projekts eine komplexe Angelegenheit darstellen. Dennoch lohnt es sich genügend Zeit in die Planung des Projektablaufplans zu investieren, denn dieser hilft Ihnen dabei Ihr Projekt wirtschaftlich und zeitlich erfolgreich abzuschließen. Zudem bringt der Projektablaufplan die folgenden Vorteile mit sich.

Vorteile eines Projektablaufplans

Ermöglicht eine präzise zeitliche Planung

Mit einem Projektablaufplan können Sie Ihr Projekt zeitlich präzise planen. Dies gelingt durch das Setzen von Meilensteinen. Jedem Meilenstein sind Aufgaben mit entsprechenden Teilaufgaben untergeordnet. Durch die Unterteilung in kleinere Schritte kann die Dauer, welche für die Umsetzung der Aufgaben benötigt wird realistischer geschätzt werden. 

Schafft einen Überblick über alle Aufgaben und ihre Abhängigkeiten 

Ein Projektablaufplan verschafft dem Projektteam einen guten Überblick über alle Aufgaben und Teilaufgaben sowie wann und von wem diese ausgeführt werden müssen. Durch die zeitliche Planung ist klar erkennbar und nachvollziehbar, welche Aufgaben voneinander abhängig sind. Dadurch können eventuelle Probleme bei der Umsetzung schneller erkannt und beseitigt werden. 

Klare Aufteilung von Zuständigkeiten

Ein weiterer Vorteil eines Projektablaufplans ist das Wissen der Projektteilnehmer über die Zuständigkeiten. Vorab wird definiert, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Das vereinfacht die Kommunikation sowohl intern im Team als auch mit externen Partnern. 

Meistens muss während des Projektes der Ablaufplan angepasst werden, was aber nicht weiter schlimm ist, wenn die Abweichung erkannt wird und die Maßnahmen dementsprechend angepasst werden.

Transparenz für alle Projektbeteiligten  

Ein Projektablaufplan hilft dabei alle Beteiligten in jeder Phase des Projekts auf dem Laufenden zu halten. So ist für jeden ersichtlich in welchem Arbeitsschritt das Projekt sich befindet, was wiederum die Abstimmung mit den Kollegen über anstehende Aufgaben erleichtert. Zudem fördert es auch die Motivation des Teams, da Fortschritte und erreichte Meilensteine klar erkennbar sind.

Um einen gelungenen Projektablaufplan zu erstellen, ist ein eine Auftragsbeschreibung für das Projekt von Vorteil. Nutzen Sie hierzu gerne unsere Projektauftrag-Vorlage

3 Beispiele einen Projektablaufplan zu erstellen

Der Projektablaufplan kann in unterschiedlichen Formen ausgearbeitet und dargestellt werden. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Tabellenform, das Netzdiagramm und das sogenannte Gantt- Diagramm genauer vor.  

Der Projektablaufplan als Tabelle

Projektablaufplan in Tabellenform

Der Projektablaufplan an sich hat keine feste Form. Eine Möglichkeit ist es die Inhalte tabellarisch darzustellen. Hierzu wird jeder Meilenstein in eine separate Spalte eingetragen. In den darunter liegenden Zeile werden dann weitere Informationen wie der Zeitraum, die Zeitdauer und die einzelnen Teilaufgaben zu diesem Meilenstein festgehalten. 

Der Nachteil der Tabellenform ist allerdings, dass ein umfangreicher Ablaufplan oft unübersichtlich wird und zeitliche Abhängigkeiten der Aufgaben nicht dargestellt werden können.   

Der Projektablaufplan als Netzplan

Projektablaufplan als Netzplan

Der Netzplan ist eine der exaktesten Techniken in der Ablaufplanung, welche es ermöglicht die logische Abfolge von Vorgängen zu veranschaulichen. Die Aufgaben werden dazu in Teilaufgaben zerlegt. 

Anschließend werden die Aufgaben, die zeitlich nacheinander oder parallel verlaufen, in ihren Beziehungen zueinander so dargestellt, dass einzelne Teilnetze entstehen. Die einzelnen Teilnetze werden dann zu einem Gesamtnetz verbunden. Die hier im Beispiel eingefügten Zahlen können durch Zeiten ersetzt werden oder die Dauer der Aufgaben angeben.

Der Projektablaufplan als Gantt-Diagramm

Projektablaufplan als Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm ist eine weitere Darstellungsform, welche sich in der Projektplanung etabliert hat. Ein Gantt-Diagramm stellt den zeitlichen Ablauf eines Projektes dar. 

Meilensteine und Aufgaben des Projekt werden links in der Tabelle aufgelistet. Die Balken rechts daneben geben den Start- und Endpunkt, sowie die Dauer der einzelnen Aufgabe an. Die Einteilung kann über einzelne Tage oder Monate erfolgen. Genauso werden auch Meilensteine auf der Zeitachse platziert. Klar sichtbar, werden auch Aktivitäten, die parallel stattfinden oder sich zeitlich überschneiden.

Damit sie Ihr Projektmanagement noch effektiver gestalten und Zeit sparen, haben wir hier eine Übersicht mit Projektmanagement-Vorlagen zusammengestellt.

So erstellen Sie ihren eigenen Projektablaufplan in 8 einfachen Schritten

Ein Projekt setzt sich meistens aus fünf Phasen zusammen. Die erste Phase ist die Start- oder Definitionsphase hierbei werden die Projektziele definiert. Darauf folgt die Projektplanung in welcher auch der Projektablaufplan erstellt wird.  Die dritte Phase beschreibt die Durchführung des Projekts. In der vierten Phase findet das Monitoring statt und die letzte Phase bildet den Projektabschluss

Projektablaufplan in 8 einfachen Schritten erstellen

Im Folgenden gehen wir noch einmal auf die zweite Phase der Projektplanung und den dort zu erstellenden Projektablaufplan genauer ein.

1. Den Umfang des Projekts verstehen 

Als Projektmanager sollten Sie als erstes eine Beschreibung für Ihr Projekt erstellen. Sie müssen ein klares Verständnis für die Ziele und den kompletten Projektumfang entwickeln, welchen Sie später mit ihrem Projektteam teilen können. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen und auch die Rücksprache mit dem Vorgesetzten und anderen Stakeholdern erfordern. 

Zum Beispiel kann es sich bei dem Projekt um die Einführung eines neuen Produkts handeln, welches über verschiedene Kanäle vermarktet werden soll. Dem Projektmanager sollte dafür klar sein, wer die Zielgruppe dieses Produkts ist und über welche Medien diese am besten erreicht werden kann.  

2. Aufgabenliste erstellen und Teilaufgaben definieren     

Nachdem Sie das Ziel und den Umfang Ihres Projekts formuliert haben, ist es wichtig die einzelnen Schritte zur Erreichung dieses Gesamtziels zu definieren. Dafür erstellen Sie eine Aufgabenliste. Für komplexere und umfangreichere Aufgaben empfiehlt es sich, diese in Teilaufgaben zu splitten. Diese detaillierte Vorplanung erleichtert Ihnen die weitere Planung sowie die Umsetzung der Aufgaben. 

In unserem Beispiel des neuen Produkts könnte die Aufgabenliste wie folgt aussehen: 

  • Corporate Design des Produktes festlegen
  • Werbe-Slogan zum Produkt texten
  • Vertriebswege des Produkts bestimmen 
  • Werbe-und Marketingmaßnahmen planen

 3. Projektmeilensteine festlegen    

Meilensteine kennzeichen besondere Abschnitte in der Durchführung des Projekts. An diesen können alle Beteiligten den Fortschritt des Projektes erkennen und mitverfolgen. Bei einer Marketingkampagne beispielsweise können die Vorbereitung, Umsetzung, Überprüfung und Freigabe sowie die Veröffentlichung die Meilensteine der Kampagne darstellen. 

In unserem Beispiel der Produkteinführung können wichtige Meilensteine die Vorbereitung und Planung der Einführung, die Erstellung aller wichtigen Inhalte für die Veröffentlichung, die Einführung auf dem Markt und die Evaluierung der Einführung anhand vorher festgelegter Kennzeichen. 

Ein wichtiger Meilenstein in fast jeder Art von Projekt ist der Überprüfungs- und Freigabeprozess der erstellten Inhalte. Damit die Überprüfung und Freigabe ohne großen Zeitverlust ablaufen, können hierfür Online-Proofing-Tools wie Filestage eingesetzt werden.

In Filestage können verschiedene Text-, Video- und Bilddateien hochgeladen und mit den gewünschten Personen aus dem Projektteam geteilt werden. Die Personen können dann als sogenannte Reviewer ihr Feedback in der jeweiligen Datei hinterlassen. 

Mit Filestage Inhalte überprüfen und freigeben

Der Vorteil hierbei ist, dass jeder einzelne Reviewer eine eigene Übersicht seiner zu überprüfenden und freizugebenden Dateien hat. Durch das Setzen eines Fälligkeitsdatums für jede Datei und automatisierten Erinnerungsmails werden alle Beteiligten rechtzeitig an die Überprüfung der Datei erinnert. Auch der Verantwortliche für die Inhalte wird automatisch informiert, wenn alle Reviewer die Datei freigegeben haben. 

Mit einem einheitlichen Freigabeprozess steigern Sie die Produktivität Ihres Teams, sparen Zeit bei täglichen Reviews und schaffen mehr Transparenz und Übersichtlichkeit in Ihren Projekten.       

Wenn Sie die Kommunikation innerhalb des gesamten Projektteams über alle Schritte hinweg ausbauen und verbessern wollen, dann schauen Sie sich unsere Liste der besten Kommunikationstools an.

4. Abhängigkeiten der Aufgaben definieren 

Die Abhängigkeit von einzelnen Teilaufgaben festzulegen, ist wichtig, um die Aufgaben in eine zeitliche Reihenfolge zu setzen und somit die gesamte Projektdurchführung zu planen. 

Aufgaben die unabhängig voneinander sind, können parallel ausgeführt. Während mit der Umsetzung von anderen Aufgaben wiederum erst begonnen werden kann, wenn andere bereits abgeschlossen sind. Diese Informationen sind entscheidend, um eine korrekte zeitliche Planung und Einteilung der Ressourcen sicherzustellen. 

Bei der Einführung eines neuen Produkts hängen viele Schritte voneinander ab. Zum Beispiel können das Corporate Design und der Werbeslogan parallel erstellt werden. Die konkreten Botschaften und die grafische Gestaltung dieser kann aber erst im Anschluss daran erfolgen.  

5. Dauer der Aufgaben abschätzen

Wichtig für ihren Projektablaufplan ist es auch, die Dauer der einzelnen Aufgaben abzuschätzen. Das erleichtert zum einen die Planung von abhängigen Aufgaben, zum anderen wissen Sie nun wie viel Zeit das gesamte Projekt voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. 

Planen Sie, gerade bei komplexeren Aufgaben Zeitpuffer ein. So gehen Sie zum einen mit weniger Druck in die Aufgabe, zum anderen können unvorhersehbare Komplikationen leichter ausgeglichen werden.

6. Ressourcen bewerten

Jetzt da Sie wissen welche Aufgaben, wie und wann umgesetzt werden müssen, können sie die notwendigen Ressourcen dafür planen. Dafür gilt es zu klären, ob das Projektteam nur aus internen Teammitgliedern besteht oder, ob auch externe Ressourcen wie Grafiker von einer Agentur benötigt werden, die beispielsweise den Slogan zum neuen Produkt in die richtige Form bringen. Das alles sollte im Voraus geplant werden, um sicherzustellen, dass die benötigten Personen verfügbar sind. 

An einer Produkteinführung sind viele verschiedene Personen beteiligt, vom Produktmanager über den Marketingmanager bis hin zum Texter und Grafikdesigner. Vorab sollte daher geklärt sein, ob und wann diese Personen für das Projekt zur Verfügung stehen. 

7. Verantwortlichkeiten bestimmen

Nachdem das Projektteam feststeht, werden Verantwortlichkeiten bestimmt und die Aufgaben den entsprechenden Personen zugeordnet. 

Vergessen Sie während des Projektes nicht die Stakeholder. Dabei kann es sich um interne Mitarbeiter oder Führungskräfte sowie externe Agenturen oder Kunden sein. Da die Personen maßgeblich am Erfolg des Projektes interessiert sind, sollten sie ständig auf dem Laufenden gehalten werden. Damit diese Personen die richtigen Informationen zum Projekt bekommen, ist Stakeholder-Management wichtig.

Wichtige Personen welche die Verantwortung für die einzelnen Aufgaben der Produkteinführung tragen, könnten sein der Produktmanager, der Produktdesigner und der Marketingmanager.   

8. Die richtige Software wählen, um den Projektablaufplan zu erstellen 

Wenn Sie alle wichtigen Informationen für Ihren Ablaufplan definiert und bestimmt haben, geht es im letzten Schritt darum, alle diese Informationen in eine übersichtliche Darstellung zu übertragen. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Tools wählen, die Sie dabei unterstützen. 

Eine Möglichkeit ist es, den Projektablaufplan in Excel oder Google Sheets zu erstellen. Dort können Sie alle Informationen graphisch darstellen und schnell wird ersichtlich, wo vielleicht mehr Zeit oder Personal eingeplant werden muss. 

Eine beliebte Darstellungsform hierbei ist das Gantt-Diagramm. Wie bereits weiter oben beschrieben, zeigt das Diagramm die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse.  

Beispiel eines Projektablaufplans als Gantt-Diagramm

3 Tools, welche Sie bei die Erstellung Ihres Projektablaufplans optimal unterstützen

Es gibt verschiedene Tools, welche Sie bei der Erstellung eines Projektablaufplans unterstützen. Viele Projektmanagement-Lösungen sind in der Einsteigerversion noch kostenlos verfügbar. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Tools genauer vor.

 MeisterTask

MeisterTask

MeisterTask ist ein Online-Task-Management-Tool für Teams, welches in der kostenlosen Version eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und Nutzern erlaubt. Das Tool ist auch als App sowohl für iOS, als auch für Android-Smartphones verfügbar. Zudem können mit der Software Zeitpläne koordiniert und die Zusammenarbeit zwischen externen und internen Mitarbeitern organisiert werden. 

MeisterTask eignet sich besonders für agiles Projektmanagement, da individuell auf die Situation angepasst Veränderungen durchgeführt werden können. Der Nachteil ist, dass für die Erstellung von komplexeren und mehr automatisierten Projekten, ein kostenpflichtiges Monatsabo abgeschlossen werden muss. 

Bitrix24

Bitrix24

Die kostenlose Projektmanagement-Software Bitrix24 bietet noch weitere Funktionen, die über das Projektmanagement hinausgehen. Ein großer Vorteil ist, dass es viele Werkzeuge für die interne Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern gibt. So können sich die Teilnehmer beispielsweise bei Problemen direkt über einen integrierten Chat austauschen. 

Der Nachteil ist, dass bei der kostenfreien Version der Speicherplatz auf ein Gigabyte begrenzt ist. Um mehr Speicherplatz zu erhalten, muss der Nutzer ein kostenpflichtiges Monatsabo abschließen. 

Smartsheet

Ein weiteres Projektmanagement-Tool zur Erstellung eines Projektablaufplans ist Smartsheet. Die Plattform ermöglicht die Organisation von Teams in beliebiger Größe. Zudem lassen sich die Projektablaufpläne in verschiedenen Darstellungsformen anzeigen vom Gantt-Diagramm bis hin zur Tabellenform. 

Auch in diesem Tool können Mitarbeiter miteinander über Chats kommunizieren. Sowohl iOS als auch Android User können die Apps von Smartsheet nutzen. Der Nachteil ist, dass das Projektmanagement-Tool nach Ablauf der Testphase kostenpflichtig ist.

Weitere Tools welche Sie für die Erstellung Ihres Projektablaufplans nutzen können, sind Monday, Workzone, TeamGantt und Forecast. 

Egal für welches Projektmanagement-Tool Sie sich letztendlich entscheiden, es hilft in jedem Fall dabei, den Projektablaufplan einfacher und schneller aufzubauen.

Projektablaufplan Vorlage von Filestage herunterladen

Sie können auch unsere kostenlose Vorlage nutzen, um Ihren individuellen Projektablaufplan in Form eines Gantt-Diagramms zu erstellen. Hier gelangen Sie zum Download der Google Sheet Vorlage.  

Dazu tragen Sie in der ersten Spalte die Aufgaben und Teilaufgaben ein. Die Spalte rechts daneben nutzen Sie, um die Verantwortlichen Personen der jeweiligen Aufgabe einzutragen. Dann legen Sie noch die Dauer der einzelnen Aufgaben fest sowie, den Start- und Endpunkt. Die Balken werden dann in den entsprechenden Kalenderwochen eingezeichnet.

3 Projektablaufplan-Vorlagen

Besonders für kleinere Projektteams ist nicht immer eine Software zur Unterstützung notwendig. Damit die Erstellung des Projektablaufplans dennoch leichter von der Hand geht, empfiehlt es sich eine Vorlage zu nutzen. Im Folgenden stellen wir Ihnen vier nützliche Vorlagen vor. 

Gantt-Chart Excel Vorlage von TeamGantt

Gantt-Chart Excel Vorlage von TeamGantt

TeamGantt stellt auf seiner Webseite eine kostenlose Gantt-Chart Excel-Vorlage für Projektmanager zur Verfügung. Das Diagramm ist sehr hilfreich und kann viel Zeit einsparen, da es mühsame Planungsaufgaben erleichtert.

Alles, was sie benötigen, um die Vorlage auszufüllen, sind Informationen über die Aufgaben und die Dauer der Aufgaben. Liegen diese Daten vor, können Sie einfach eingetragen werden und schon haben Sie eine präsentable Gantt-Tabelle. Die Vorlage kann kostenlos heruntergeladen werden und ist mit Excel-Versionen auf Mac und Windows kompatibel. 

Projektablaufplan-Vorlage von Bitrix24

Projektablaufplan-Vorlage von Bitrix24

Bitrix24 ist ein kostenloses Projektmanagement Tool welches auch Vorlagen für Projektablaufpläne zur Verfügung stellt. Die Zeitplanvorlage hilft Ihnen dabei, Ihre Projekte auf eine neue Art und Weise darzustellen. 

Der Vorteil dieser Vorlage ist, dass zunächst die Reihenfolge der Abläufe nacheinander aufgezeigt werden. Zudem hat jeder Eintrag in der Tabelle ein Start- und Enddatum. Sobald eine Aufgabe verändert wird, werden alle Abhängigkeiten berücksichtigt und der Ablauf des gesamten Projekts dementsprechend angepasst. 

Projektablaufplan Vorlage von HubSpot

Projektablaufplan Vorlage von HubSpot

Auch mit Google Sheets können Projektzeitpläne erstellt werden. HubSpot hat dazu eine Liste der besten Google Sheets-Vorlagen zusammengestellt. Diese sind kostenlos und stehen Jedem zum Download zur Verfügung. Bei diesem Beispiel von HubSpot hilft die Projektzeitachse dabei, ein Projekt in viele kleine Teilaufgaben zu splitten, sodass das Projekt stressfreier und einfacher organisiert werden kann. 

3 Beispiele für einen gelungenen Projektablaufplan

Bevor ein erfolgreicher Projektablaufplan erstellt werden kann, müssen erst alle wichtigen Rahmenbedingungen geklärt und die notwendigen Informationen zusammengetragen werden. Dann geht die Erstellung des Projektablaufplan umso einfacher und schneller von der Hand. Im Folgenden zeigen wir Ihnen wie für drei verschiedene Projekte ein gelungener Projektablaufplan erstellt werden kann. 

Video-Projektablaufplan

Auf der Grundlage dieser Checkliste von Martel Media wurden folgende Informationen für ein Videoprojekt gesammelt, woraus sich dann ganz einfach ein Projektablaufplan erstellen lässt.  

Den Umfang des Projekts verstehen

So gilt es bei einem Videoprojekt zu allererst zu klären, welches Ziel und welche Zielgruppe mit dem Video erreicht werden sollen. Zudem muss eine konkrete Idee für den Inhalt sowie die Botschaft des Videos festgelegt werden. Um das zu kläre, sollte ein Storyboard für das Video erstellt werden.

Aufgabenliste mit Teilaufgaben erstellen

Die Aufgabenliste für ein Videoprojekt ist lang und hängt zum Teil auch von der Art und dem Umfang des Videos ab. Häufige Aufgaben sind zum Beispiel: das Drehbuch schreiben, das Equipment besorgen, wichtiges Person wie Kameramann buchen, eine Location und einen Zeitraum für den Dreh auswählen, sowie den Schnitt des Videos planen.

Projektmeilensteine festlegen

Die Projektmeilensteine können bei einem Videoprojekt sein: Das Erstellen des Storyboards, die Vorbereitung der Dreharbeiten, der Abschluss der Dreharbeiten, das Beenden der Schnittarbeiten und die Veröffentlichung des Videos. 

Abhängigkeiten der Aufgaben definieren

Hier geht es darum zu überlegen, welche Aufgabe voneinander abhängig sind. Zum Beispiel kann ohne eine konkrete Idee kein Storyboard geschrieben werden und ohne Storyboard können die notwendigen Ressourcen für den Dreh nicht geplant werden. Dafür können Vorbereitungen für den Dreh wie Equipment, Personal und Location buchen gleichzeitig stattfinden. 

Dauer der Aufgaben schätzen

Hier sind die einzelnen Verantwortlichen und ihre Erfahrung gefragt. Der Autor kann einschätzen, wie lange er benötigt bis das Drehbuch steht. Der Regisseur weiß, wie lange die Dreharbeiten in Anspruch nehmen werden. Und der Video-Cutter beurteilt, wie lange er für das Schneiden des Videos braucht.

Ressourcen bewerten

Wichtige Ressource bei einem Videoprojekt ist das Personal, dazu gehören zum Beispiel der Storyboard Autor, der Regisseur, der Kameramann und noch viele weitere. Des Weiteren wird technisches Equipment, wie eine geeignete Kameraausrüstung oder ein Videoschnittprogramm benötigt. Nicht zu vergessen sind aber auch Requisiten für den Dreh. 

Verantwortlichkeiten bestimmen

Die Zuständigkeiten der einzelnen Personen werden durch den Projektleiter bestimmt. Meistens ergeben sich basierend auf den Aufgaben auch automatische die Verantwortlichkeiten der Personen. 

Projektablaufplan erstellen

Nachdem der Projektleiter den Input aller Personen erhalten hat, kann der Projektablaufplan zum Beispiel in Form einer Excel-Tabelle erstellt werden.

Video-Projektablaufplan

Event-Projektablaufplan

Auch in der Eventplanung müssen viele Faktoren geklärt werden, damit ein gelungener Ablauf des Events gewährleistet werden kann. Events sind sehr vielschichtige Projekte, dessen Ausgang vorab nicht planbar ist. Sie müssen genauestens vorbereitet werden und vorab müssen mehr Eventualitäten ins Auge gefasst werden. 

Auf der Basis dieser Checkliste von Eventbutler kann der Projektablaufplan wie folgt erstellt werden: 

Den Umfang des Projektes verstehen

Vorab müssen das Event Ziel und das Zielpublikum bestimmt werden. Auch die Eckdaten des Events wie die Dauer, die Teilnehmerzahl und das Budget sollten festgelegt werden. 

Aufgabenliste mit Teilaufgaben erstellen

Im zweiten Schritt wird das umfangreiche Projekt in Teilaufgaben gesplittet. Mögliche Aufgaben können sein, das Finden der passenden Location, das Einladungen der Gäste und das Auswählen eines Caterers. Auch der genaue zeitliche Ablauf des Events muss gut durchdacht und geplant werden.

Projektmeilensteine festlegen

Die Meilensteine einer Eventplanung können sein: das Eventkonzept ausarbeiten, ein Sicherheitskonzept festlegen, die Eventplanung, die Eventvorbereitung wie Aufbauarbeiten, der Ablauf während des Events sowie die Nachbereitung.

Abhängigkeiten der Aufgaben definieren

Ein Event zu planen, ist sehr komplex und viele Aufgaben sind voneinander abhängig oder können parallel ablaufen. So können viele Aufgaben in der Planung und Vorbereitungsphase parallel stattfinden, wie die Auswahl der Location und des Caterers. 

Dauer der Aufgaben abschätzen

Die Dauer der einzelnen Aufgaben muss von den Verantwortlichen und vom Eventplaner vorab eingeschätzt werden: einige Aufgaben dauern länger, wie das Planen des Programms, andere sind innerhalb weniger Stunden erledigt, wie das Bestellen eines Caterers und des Essens. Denn hier kann auf Erfahrungsberichte und Dienstleister vergangener Events zurückgegriffen werden. 

Ressourcen bewerten

Zu den wichtigen Ressourcen eines Events gehört das Personal, welches für die Planung und Ausführung des Events verantwortlich ist. Zudem auch die Location sowie die Ausstattung dieser mit z.B. Inventar und der notwendigen Technik darf nicht vergessen werden. 

Verantwortlichkeiten bestimmen

Die Verantwortlichkeiten übergibt der Eventplaner an seine Kollegen sowie Dienstleister. 

Projektablaufplan erstellen

Sind alle Informationen geklärt, kann der Eventplaner zusammen mit dem Projektleiter den Projektablaufplan erstellen. 

Event-Projektablaufplan

Projektablaufplan für eine Marketing-Kampagne

Auch für die erfolgreiche Umsetzung einer Marketing Kampagne, muss das Projektziel vorab geklärt und definiert sowie ein detaillierter Projektablaufplan erstellt werden. 

Anhand der Checkliste von Thorit kann dieser Projektablaufplan wie folgt aufgebaut sein: 

Den Umfang des Projektes verstehen

Im ersten Schritt müssen die Ziele und die Voraussetzungen für die Marketing-Kampagne definiert werden. Besonders wichtig ist es hier die Zielgruppe und die Botschaft genau zu definieren, um eine zielgerichtete Kampagne erstellen zu können. 

Aufgabenliste mit Teilaufgaben erstellen

Zu den einzelnen Aufgaben einer Marketing-Kampagne zählt das Erstellen von Texten, Bildern und Videos. Auch die Auswahl der Distributionskanäle und das Tracking der relevanten KPIs stehen auf der Aufgabenliste. 

Projektmeilensteine festlegen

Meilensteine in einer Marketingkampagne können sein: Die Planung der Kampagne, die Erstellung der Kampagnen Inhalte sowie die Freigabe der Inhalte. Hier empfiehlt es sich ein Online-Proofing Tool wie Filestage einzusetzen, um einen effizienten Überprüfungs- und Freigabe-Prozess zu gewährleisten. 
Des Weiteren sind die Veröffentlichung und die Auswertung der Kampagne ebenfalls wichtige Meilensteine.  

Abhängigkeiten der Aufgaben definieren

Viele Aufgaben sind voneinander abhängig. So beeinflusst die Zielgruppe der Kampagne, welche Inhalte für welche Kanälen benötigt werden. Die Erstellung der einzelnen Inhalte kann dann parallel stattfinden. 

Dauer der Aufgaben abschätzen

Ein grobe Abschätzung der Dauer der einzelnen Aufgabe stellt sicher, dass die Marketing-Kampagne zum geplanten Zeitpunkt veröffentlicht werden kann. Da besonders die Erstellung und Freigabe der Inhalte viel Zeit in Anspruch nimmt, sollte sich der Marketing-Projektleitern mit den Textern, Grafikern und Videoproduzenten austauschen.  

Ressourcen bewerten

Bei den Ressourcen für eine Marketing-Kampagne handelt sich zum Beispiel um Texter, Grafiker Designer und Content Manager. Aber auch alle benötigten Inhalte wie Flyer und Broschüren sind wichtige Ressourcen.  

Verantwortlichkeiten bestimmen

Wer für was verantwortlich ist, bestimmt der Projektleiter der Marketing-Kampagne. So ist der Texter beispielsweise für das Schreiben der Slogans und Social Media Post verantwortlich. Der Grafiker kümmert sich um die visuelle Gestaltung und ein einheitliches Design der Kampagnen Inhalte. 

Projektablaufplan erstellen

Nachdem alle Informationen zusammengetragen wurden, wird im letzten Schritt der Projektablaufplan erstellt.

Ein weiterer Tipp für kreative Projekte im Bereich Marketing, Video oder Eventplanung: vorab ein kurzes Briefing erstellen, um Ideen zu sammeln und von den Marketingexperten professionell umsetzen zu lassen.  

Zusammenfassung 

Ein guter Projektablaufplan ist eine der wichtigsten Planungsinstrumente im Projektmanagement und essentiell erforderlich für den Erfolg Ihres Projekts. Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitrahmen können dargestellt und planbar ins Verhältnis zueinander gesetzt werden. 

Wenn vorab geklärt wird, mit welchen Aufgaben Meilensteine erreicht werden, ist der Weg zum Projektziel geebnet. Je besser die Planung vorab, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Ziele in der vorgegeben Zeit erreicht werden können. Zum Ende des Projektes lohnt es sich mit einer Checkliste zu prüfen, ob alle Punkte und Aufgaben erledigt worden sind. 

Wir hoffen, dass Sie mit dem nun erlangten Wissen und Tools, gut ausgestattet sind, um ihren ganz individuellen Projektablaufplan zu erstellen.