20+ Best Practices für das Projektmanagement, um Spitzenleistungen zu erzielen

Im Jahr 2017 hat das Project Management Institute eine Umfrage mit dem Titel „Pulse of the Profession“ durchgeführt. In dieser Umfrage nannten Führungskräfte das Fehlen von klaren Zielen als häufigsten Grund für das Scheitern von Projekten.

Quelle: PMI

Was sagt uns dieses Ergebnis?

Auch wenn Führungskräfte in ihrem Projekt scheinbar alles richtig machen , können Projekte trotzdem scheitern. Grund hierfür ist falsches Projektmanagement. Es ist entscheidend, dass jeder auf seine aktuellen Projektmanagement-Strategien achtet, damit er sie verbessern und bei Bedarf anpassen und verbessern kann. 

Warum sollten sich Führungskräfte ein besonderes Augenmerk auf das Projektmanagement legen?

Projektmanagement ist „die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen“. Es geht nicht darum, mehr zu arbeiten, sondern darum, auf intelligentere Weise zu arbeiten. 

Die Bestandteile dieser Definition helfen dabei, gute Ergebnisse zu liefern – beim ersten Versuch und vor der Deadline. Sie zeigt, dass es ausschlaggebend ist, innerhalb der Grenzen des Projektbudgets zu bleiben, aber dennoch die Erwartungen zu erfüllen.

Nehmen wir als Beispiel an, eine NGO arbeitet an einem Projekt zum Bau einer Sporthalle für eine örtliche Schule. Zunächst muss Johan, der Projektleiter, einen detaillierten Vorschlag ausarbeiten, den er mehreren Investoren vorlegt. Nachdem Johan die finanziellen Mittel erhalten hat, wird er einen Schritt-für-Schritt-Aktionsplan entwickeln, das dem Team  die Richtung weist.

Ohne Best Practices für das Projektmanagement wird der Prozess viel zu lange dauern. In vielen Situationen wird er vielleicht sogar auf halbem Weg zum erliegen kommen. Aber gemeinsam mit einem strukturierten Team, das von einem engagierten Projektmanager geleitet wird, kann alles reibungslos ablaufen.

Nun, stellt sich die Frage: Gibt es bestimmte Projektmanagement-Techniken, die Sie anwenden sollten? Im Folgenden finden Sie eine Liste mit den Best Practices für das Projektmanagement, um globale Spitzenleistungen zu erzielen.

23 Prinzipien und Best Practices für das Projektmanagement 

1. Seien Sie empathisch.

Empathie ist eine wesentliche Projektmanagement-Fähigkeit. Selbst im US-Militär wird im Army Field Manual on Leader Development Empathie als entscheidendes Element erfolgreicher Führung hervorgehoben.

Projektmanagement-Grundsätze

Quelle: UCSB

Empathisch zu sein bedeutet jedoch nicht unbedingt, schwach zu sein. Es bedeutet, sich in die Lage Ihrer Teammitglieder, Ihrer Kunden, Ihrer Geschäftspartner und aller anderen Personen zu versetzen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Egal, mit welchen Problemen Sie konfrontiert sind – versuchen Sie, die Sichtweise der Person Ihnen gegenüber zu verstehen.

Wenn Sie einen empathischen Ansatz verwenden, um die Probleme Ihrer Kollegen zu verstehen, werden Sie die passende Lösung finden.

2. Definieren Sie die Ergebnisse.

Was ist das genaue Ziel? Welche Ergebnisse benötigen Sie am Ende jeder Phase? Welche Ziele soll jedes Teammitglied erreichen?

Bevor die Arbeit beginnt, sollten Sie greifbare Ziele entwickeln und dokumentieren.

3. Verwalten Sie die Risiken.

Jedes Projekt ist mit Herausforderungen verbunden. Einige der häufigsten sind:

  • Aufgaben, die nicht pünktlich erledigt werden
  • Teammitglieder, denen es an technischen Fähigkeiten mangelt, um Aufgaben zu erledigen
  • Ausgaben, die das Budget überschreiten

Wann immer Sie mit der Planung eines neuen Projekts beginnen, sollten Sie zunächst die möglichen Risiken identifizieren. Planen Sie dann die Art und Weise, wie Sie die wahrscheinlichsten Risikofaktoren handhaben werden, falls sie eintreten.

4. Identifizieren Sie Ihre eigenen Stärken und Schwächen.

Es geht nicht nur um das Projekt, es geht auch um den Projektmanager. Sind Sie in der Lage, dieses Projekt zu leiten? Werden Sie in der Lage sein, produktive Meetings zu führen? Sind Sie inspirierend genug? Werden Sie es schaffen, die richtigen Kunden anzuziehen?

Es ist wichtig, Ihre Fähigkeiten als Führungskraft zu analysieren, damit Sie daran arbeiten können, sie zu verbessern.

Schreiben Sie Ihre Stärken und Schwächen auf. Seien Sie dabei vollkommen ehrlich zu sich selbst. Was können Sie tun, um an Ihren Schwächen zu arbeiten? Können Sie einen Online-Kurs oder eine Weiterbildung absolvieren? Vielleicht müssen Sie auch nur Ihre Denkweise ändern. 

5. Effektive Kommunikationskanäle entwickeln.

Wenn Sie nicht effektiv kommunizieren, werden Ihre Probleme unter der Oberfläche verweilen. Und wenn Sie sie dann bemerken, können sie schon außer Kontrolle geraten sein.

Sie können dieses Problem lösen, indem Sie eine Kultur entwickeln, in der sich Teammitglieder wohl fühlen, wenn sie über ihre Probleme sprechen. Ihr Team sollte keine Angst davor haben, Probleme mit dem höheren Management anzusprechen, welches wiederum konsequent nach Feedback von seinen Team fragen sollte. 

6. Alle zur Verantwortung ziehen.

Beim Projektmanagement geht es darum, sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine gute Leistung erbringen. Als Projektmanager müssen Sie die Bedeutung der Verantwortlichkeit betonen. Jeder sollte die ihm zugewiesenen Aufgaben pünktlich abliefern, damit das Team als Ganzes erfolgreich sein kann. 

7. Seien Sie eine motivierende Persönlichkeit.

Nein, Sie müssen nicht anfangen, jeden Tag Motivationsreden zu halten.

Jedoch liegt es als Projektmanager in Ihrer Verantwortung, Ihre Mitarbeiter zu motivieren. Senden Sie also gelegentlich bestätigende E-Mails, ermutigen Sie Ihr Team, die Arbeit zu überwachen und bei Bedarf anzupassen, und danken Sie allen, die gute Ergebnisse geliefert haben.

Ein Motivator zu sein bedeutet, mit gutem Beispiel voranzugehen. Wenn Sie wollen, dass Ihre Teammitglieder die Aufgaben pünktlich erledigen, müssen Sie das Gleiche mit Ihren Aufgaben tun. Wenn Sie wollen, dass sie sich engagieren, müssen Sie der erste sein, der sich voll und ganz für das Projekt einsetzt.

8. Berücksichtigen Sie jede Änderung. 

Projektmanager vernachlässigen oft den Aspekt der Veränderung. Sie planen alles bis ins Detail, vergessen aber, dass sich das geschäftliche Umfeld während des Prozesses verändern kann.

Stakeholder können ihre Meinung über Projekte und Wünsche ändern und anspruchsvoller werden. In diesem Fall wäre es unvermeidlich, dass Sie das Budget überschreiten und die Frist verlängern müssten.

Der ursprüngliche Plan sollte flexibel genug sein, um jede Art von Änderung zu berücksichtigen. Um mit Änderungen umzugehen, können Sie Aufgaben neu zuweisen und den Prozess so anpassen, dass Sie Ergebnisse liefern können, ohne die Frist zu verlängern. 

9. Halten Sie Ihre Meetings kurz.

Scrum-Meetings sind sehr effektiv. Sie steigern das Energieniveau des Teams und informieren die Teammitglieder über alle Aspekte des Projekts. So können sie sich untereinander abstimmen und sich gegenseitig helfen.

Veranstalten Sie zu Beginn eines jeden Tages ein kurzes Scrum-Meeting!

10. Verfolgen Sie die Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan.

Abweichungen sind keine Ausnahmen. Sie sind die Norm. Ihr Team könnte Fristen verpassen. Das Projekt könnte das Budget überschreiten, und Sie könnten mit Risiken konfrontiert werden, die Sie nicht eingeplant haben. Alles kann passieren.

Das Wichtigste ist, dass Sie bei klarem Verstand bleiben. Während der Entwicklung des Projekts müssen Sie alle Prozesse verfolgen, damit Sie Abweichungen direkt erkennen und so schnell wie möglich handeln können.

Zu den wichtigsten Faktoren, die es zu verfolgen gilt, gehören die Budgets der von Ihnen geplanten Arbeiten und die tatsächlichen Kosten der von Ihnen durchgeführten Arbeiten.

11. Erstellen Sie einen klaren Zeitplan.

Informieren Sie nicht einfach alle über Fristen und belassen es dabei. Das Team benötigt einen Zeitplan mit klaren Aufgaben und nachvollziehbaren Deadlines. Sie können Trello, Google Calendar oder eine andere App verwenden, mit der Sie den Plan mit allen Beteiligten teilen können.

Trello für Projektmanagement

(Quelle: Trello)

Insbesondere Trello ist sehr effektiv, um den Arbeitsablauf zu organisieren. Sie können verschiedene Boards erstellen, mit Aufgaben für alle Teammitglieder. Wenn sie eine Aufgabe erledigt haben, können Sie das in der App festhalten.

12. Gestalten Sie das Projekt transparent.

Die Projektdaten sollten nicht streng geheim sein. Anstatt einfach Aufgaben an Einzelpersonen zu delegieren, sollten Sie erklären, wie diese Aufgaben in das Gesamtprojekt passen.

Mit dieser Best Practice für das Projektmanagement wecken Sie bei jedem Teammitglied ein größeres Verantwortungsgefühl.

13. Verfolgen Sie den Fortschritt und schreiben Sie detaillierte Berichte.

Als Projektmanager müssen Sie die Entwicklung des Projekts in allen seinen Phasen überblicken.

Sie benötigen Fortschrittsberichte von allen Teammitgliedern, und Sie müssen Ihren eigenen Projektbericht verfassen. In diesem Bericht werden die Abweichungen zwischen dem von Ihnen definierten Zeitplan und Budget und den tatsächlich eingetretenen Kosten festgehalten.

Wenn das Verfassen von Berichten zu viel Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, können Sie sich auf die Autoren von SuperiorPapers.com verlassen. Sie müssen lediglich die Daten zur Verfügung stellen, und die Autoren liefern darauf basierend gut strukturierte Berichte für Sie.

14. Organisieren Sie alle Ressourcen.

Wo findet ein Teammitglied den Wochenbericht? Wo finden sie andere relevante Dokumente?

Sie müssen alle Ressourcen organisieren, und Ihre Teammitglieder über ein strukturiertes Organisationssystem informieren. Wenn sie zum Beispiel etwas ausleihen, sollten sie es an den Ort zurückbringen, von welchem sie es geholt haben. 

Was die Online-Organisation anbelangt, so bieten Dropbox und Google Drive jede Menge Platz für die gemeinsame Nutzung von Dateien. Stellen Sie als eine Ihrer Best Practices für das Projektmanagement sicher, dass Sie die Dateien gut organisieren und jedes Dokument dort ablegen, wo es hingehört.

15. Erstellen Sie eine Wissensdatenbank.

Um vom Fachwissen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu profitieren, sollten Sie alle projektbezogenen Wissensressourcen in einer einzigen Datenbank speichern. Dort können Sie Berichte und Empfehlungen aus vergangenen Projekten gemeinsam nutzen.

Wenn Sie im Arbeitsprozess auf Schwierigkeiten stoßen, fragen Sie sich: Hatte das Team in der Vergangenheit mit einem ähnlichen Problem zu tun? Aus Ihren früheren Projekten können Sie eine Menge lernen. Die bisherigen Lösungen, die Sie implementiert haben, haben sich entweder als effektiv oder ineffektiv erwiesen. Wenn Sie sie analysieren, wird es Ihnen leichter fallen, Handlungsschritte zu entwickeln.

16. Kommunizieren Sie!

Sie können Ihren Mitarbeitern nicht einfach sagen, dass sie Ihnen Berichte geben sollen, und erwarten, dass diese exakt so erscheinen, wie Sie es beabsichtigt haben. Als Führungskraft müssen Sie den Kommunikationsprozess fördern.

Mischen Sie sich unter Ihre Teammitglieder und stellen Sie relevante Fragen. Wenn Sie bei etwas unterstützen können, tun Sie das. Wenn Sie sich über den Fortschritt informieren, fragen Sie ihr Team, wie Sie den Prozess effizienter gestalten können.

17. Erfinden Sie Ihre Arbeitsprozesse neu.

In einer Deloitte-Umfrage gaben 58 % der Führungskräfte an, dass ihr derzeitiger Performance-Management-Ansatz nicht effektiv sei, wenn es darum geht, das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter zu steigern. Nur 39 % der Befragten hatten ihre Praktiken in den letzten 18 Monaten überprüft und aktualisiert.

(Quelle: Deloitte)

(Quelle: Deloitte)

Diese Ergebnisse zeigen uns eine wertvolle Lektion: Selbst wenn Sie ein großartiger Projektmanager sind, dürfen Sie nicht in ihren alten und gewohnten Mustern verharren. Bleiben Sie flexible und passen Sie ihre Prozesse und Vorgehensweisen regelmäßig an.  

18. Bleiben Sie realistisch.

Sind Ihre Ziele realistisch? Sie werden wahrscheinlich mit einem klaren Ja antworten. Aber sind sie auch realistisch, angesichts der Termine und des Budgets?

Ein guter Projektmanager weiß, wie er unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen realistische Erwartungen setzen kann.

19. Erstellen Sie ein Team von Spezialisten.

Jedes Mitglied Ihres Teams sollte sich auf bestimmte Aufgaben spezialisieren, damit sie diese ohne großen Aufwand erledigen können.

Wenn jemand zum Beispiel talentiert im Bereich Social-Media-Marketing ist, beauftragen Sie ihn mit diesem Teil des Projekts. Belasten Sie diesen Mitarbeiter nicht mit zusätzlichen Aufgaben, damit er sich auf das konzentrieren kann, was er am besten kann.

20. Nehmen Sie Ihren Posteingang ernst.

Manche Projektmanager halten ihren Posteingang immer leer. Jede unbeaufsichtigte Benachrichtigung auf ihrem Smartphone macht sie nervös. Andere Manager haben Dutzende von Nachrichten, die darauf warten, geöffnet zu werden.

Was denken Sie, wer von ihnen ist besser organisiert?

Wenn man täglich zu viele Nachrichten bekommt, ist es nicht einfach, diese alle zu bearbeiten. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, brauchen Sie ein System. 

  • Erstellen Sie Ordner in Ihrem Posteingang. 
  • Sortieren Sie die Meldungen nach Priorität. 
  • Erledigen Sie die wichtigsten noch am selben Tag, an dem Sie sie erhalten. 
  • Verbringen Sie eine Stunde pro Woche damit, die anderen Ordner durchzugehen.


Mit dieser Strategie verhindern Sie, dass wichtige E-Mails und Nachrichten untergehen und übersehen werden.

21. Definieren Sie einen Zweck.

Jedes Projekt sollte einen Zweck haben, der das Team motiviert, sich mehr anzustrengen. Bestimmen Sie also den Zweck jedes einzelnen Beteiligten, indem Sie diese Fragen stellen:

  • Was bedeutet dieses Projekt für alle, die daran mitarbeiten? 
  • Hilft es der Gemeinschaft? 
  • Fördert es individuelle Fähigkeiten?

22. Feiern Sie kleine Erfolge.

Warten Sie nicht, bis das Projekt abgeschlossen ist, um die finale Leistung zu feiern. Feiern Sie stattdessen in allen Phasen. Der Weg zum Projektabschluss ist das, was zählt. Wenn jemand aus dem Team bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben gute Arbeit leistet, lassen Sie ihn das wissen. 

23. Halten Sie eine Sitzung zum Reflektieren ab.

Unabhängig davon, wie erfolgreich oder erfolglos ein Projekt ist, es lehrt wertvolle Lektionen.

Sobald Sie mit allen Phasen fertig sind und greifbare Ergebnisse haben, ist es wichtig, diese zu reflektieren. Sie sollten dabei ein paar Fragen beantworten: 

  • Was hat funktioniert, was nicht? 
  • Welchen Herausforderungen gab es und was haben Sie getan, um diese zu überwinden? Waren diese Schritte effektiv?
  • Welche Lektion hat jede bewältigte Notlage gelehrt?

Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und bitten Sie alle Teammitglieder, diese Fragen einzeln zu beantworten. Sehen Sie dann, was Sie aus diesen Antworten mitnehmen können. Wenn Sie die Antworten in einem Bericht zusammenfassen, zeigt er Ihnen, wie Sie die gleichen Fehler in Zukunft vermeiden können. So kommen Sie im besten Fall außerdem auf effektive Lösungen, die Sie in Ihrem nächsten Projekt erneut implementieren können.

Auf die Praxis kommt es an.

Wie werden Sie ein besserer Projektmanager? Analysieren und passen Sie Ihre Arbeitsprozesse und Praktiken bei Bedarf an. Beachten Sie die hier beschriebenen Best Practices für das Projektmanagement und Sie werden globale Spitzenleistungen erzielen! Es gibt bestimmt noch weitere hilfreiche Techniken, aber die oben aufgelisteten Best Practices bieten Ihnen auf jeden Fall einen guten Startpunkt.