Projektmanagement Vorlagen

50+ KOSTENLOSE Projektmanagement-Vorlagen für Ihre kreativen Projekte im Jahr 2019

Orison Swett Marden, der berühmte Autor und Gründer des SUCCESS-Magazins, sagte einmal: „Ein gutes System verkürzt den Weg zum Ziel.“ Mit seinen Worten lag er goldrichtig, gerade in der komplexen Welt des Projektmanagements.

Der Erfolg eines jeden Projekts hängt direkt mit der Organisation und der Vorbereitung zusammen, die Sie in dieses investieren. Dank einer Vielzahl von online verfügbaren Projektmanagement-Vorlagen müssen Sie das Rad jedoch nicht neu erfinden. Kleine Projekte können mit ein paar gut ausgewählten Vorlagen geschickt verwaltet werden, während große Projekte meist eine Reihe von Vorlagen erfordern, die robust genug sind, um alle Aspekte des Projekts langfristig abzudecken.

1. Projektauftrag

Die Grundlage einer jeden Projektmanagement-Dokumentation bildet der Projektauftrag: ein Dokument, das den Zweck und die Ziele des Projekts, dessen Umfang, die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten und andere wichtige Elemente klar definiert. Ein gut etablierter und umfassender Projektauftrag lässt keine wichtigen Fragen unbeantwortet.

Der Projektauftrag dient während des ganzen Projektmanagementprozesses als Referenzdokument, so dass alle Beteiligten auf kritische Informationen zugreifen können, die für die Einhaltung des Projektplans notwendig sind. Dazu gehören z.B. Projektbeschränkungen, involvierte Behörden, übergeordnete Budgetzahlen, Risiken und Begründungen für die Durchführung des Projekts.  

VORLAGEN FÜR PROJEKTAUFTRÄGE

Vorlage für Projektaufträge von Filestage

simple project charter template Filestage

Diese kostenlose Projektauftragsvorlage von Filestage enthält alle wichtigen Informationen in einer simplen Tabelle. Zu den Abschnitten gehören allgemeine Projektinformationen, Rollen und Verantwortlichkeiten, Projektergebnisse/Beschränkungen/Risiken/Notfallpläne, Zeitplan der Leistungen, Projektmethoden und Ressourcen sowie Kontaktinformationen für alle beteiligten Parteien. Jeder Abschnitt enthält Erweiterungsmöglichkeiten für zusätzliche Einträge und Notizen.

Vorlage für Projektaufträge von Excellence in Financial Management

easy to use project charter template

Auf seiner Website Excellence in Financial Management stellt Matt Evans seine kostenlose Projektauftragsvorlage im Excel-Format zur Verfügung. Diese spezielle Vorlage ist voller Beispiele, was besonders für Einsteiger im Projektmanagement nützlich ist. In der Kopfzeile finden sich neben ein paar Extras alle grundlegenden Header, die man in einer Projektauftragsvorlage erwarten kann.

Vorlage für Projektaufträge der Memorial University

two-page project charter template

Diese zweiseitige Dokumentvorlage für Projektaufträge der Memorial University hat ein wesentlich bescheideneres Design und enthält dennoch Abschnitte, in denen man die wichtigsten projektrelevanten Informationen eingeben kann. Zuerst werden die wichtigsten Ansprechpartner aufgelistet, dann der angegebene Bedarf (Projektbegründung) sowie die Projektbeschreibung und das Budget. Alle anderen relevanten Informationen folgen.

2. Projektplan

Der Projektplan hängt mit dem Projektauftrag zusammen, befasst sich jedoch deutlich detaillierter mit der Umsetzung. Wo die Projektaufträge aufhören, fangen die Projektpläne an. Ein gut durchdachter Projektplan berücksichtigt alle konzeptionellen Details des Projekts, bevor die eigentliche Ausführung beginnt.

Ein Projektplan ist Ihr Werkzeug, um das Projekt von Anfang bis Ende zu durchdenken, und dabei alle Faktoren und Projektbeteiligte zu berücksichtigen. Dazu gehören Phasen (und Schritte innerhalb dieser Phasen), die zur Erreichung des Projektziels erforderlich sind, Aufgabenplanung, Verantwortungszuweisung, Protokollerstellung innerhalb jeder Phase des Projekts, Qualitätskontrollmaßnahmen, umfassende Kostenschätzung und Risikobewertung von Phase zu Phase.

Projektplan Vorlagen

Vorlage für Projektpläne von Filestage

project plan template

Der dokumentenbasierte Projektplan von Filestage verwendet unterschiedliche Farben, um verschiedene Schlüsselabschnitte zu kennzeichnen, die für einen effektiven Projektplan notwendig sind. In die Felder werden Antworten auf Schlüsselfragen eingetragen, die darauf abzielen, die wesentlichen Komponenten jeder Kategorie anzusprechen. Die Hauptfrage für den Abschnitt Aufgabenplanung lautet beispielsweise: „Was sind die Phasen, Aufgaben und Teilaufgaben?“

Vorlage für Projektpläne von ProjectManager

simple project plan template

Diese neunseitige Projektplanvorlage eignet sich für komplexe Projektplanungen. Das Inhaltsverzeichnis erscheint auf der zweiten Seite, nach dem Projektplanabschnitt zum Dokumenten-Management. Das Dokumenten-Management stellt eine Checklist für alle beteiligten Personen, vom Dokumentverantwortlichen bis hin zum Genehmigungsberechtigten, zur Verfügung, so dass alle entsprechenden Kästchen abgehakt werden können, bevor der Plan ausgeführt wird.

Vorlage für Projektpläne von Atlassian

straightforward project plan

Hierbei handelt es sich um eine einfache und unkomplizierte Projektplanvorlage von Confluence, die die wichtigsten Komponenten zur Verfügung stellt und sich für kleine oder individuelle Projekte eignet, die keine große Detailgenauigkeit erfordern.

Das Dokument identifiziert zunächst die Teammitglieder und definiert im Anschluss das zu lösende Problem, die Hypothese und alle relevanten Hintergrundinformationen.

3. Projektumfang

Die Grenzen des Projekts werden innerhalb des Projektumfangs definiert: eine Definition, die den In- und Out-Rahmen festlegt, d.h. was passieren wird und was nicht passieren sollte. Je spezifischer der Umfang e definiert wird, desto konkreter können Projektgrenzen festgelegt werden.

Eine gute Vorlage wird Ihnen dabei helfen, Ihren Projektumfang so zu bestimmen, dass er spezifisch und messbar ist. Die Projektbeteiligten müssen über ein konkretes Maß verfügen, um feststellen zu können, was innerhalb oder außerhalb des Umfangs liegt (z. B. Anzahl von Produktfeatures oder Arbeitsstunden). Sobald Sie den Projektumfang identifiziert und konkret definiert haben, kann er genehmigt oder überarbeitet werden.

VORLAGEN FÜR PROJEKTUMFÄNGE

Vorlage für Projektumfänge von MyPM

scope statement template

Die von MyPM bereitgestellte Vorlage zur Umfangsbeschreibung identifiziert die Grenzen des Projekts und lässt auch Raum für weitere Details. Diese Vorlage eignet sich ausgezeichnet für Manager, die keinen Bedarf an einer ganzen Reihe von Projektmanagement-Dokumenten haben und es bevorzugen, einige von ihnen zu mehrfunktionalen Dokumenten zusammenzufassen. 

Vorlage für Projektumfänge von NHS Education

organization-specific project scope template

Diese Vorlage von NHS Education ist ein gutes Beispiel für eine unternehmensspezifische Projektumfangsvorlage. Jede Kategorie enthält eine Erklärung und eine Anleitung darüber, welche Art von Informationen zur Verfügung zu stellen ist. Diese Art von Vorlage eignet sich am besten für ein Projekt mit geringem Risikopotenzial und einer konzeptionellen Natur.

Vorlage für Projektumfänge des Staates Colorado

project scope template

Dieses umfassende siebenseitige Projektumfangs-Paket des Staates Colorado mit Inhaltsverzeichnis zeigt, wie detailliert Projektumfänge werden können. Obwohl nicht alle Informationen dieses speziellen Beispiels im Projektumfang notwendig sind, erleichtern die Zusatzinformationen die Kommunikation und Erwartungspflege.

4. Projektstatusbericht

Der Schlüssel zur Kommunikation während der Iteration eines Projekts ist ein gut definierter, aber nicht überladener Projektstatusbericht. Ein Projektstatusbericht ist ein dynamisches Dokument, das regelmäßig erstellt oder aktualisiert wird, allen Projektbeteiligten wichtige Informationen bereitstellt und für reibungslose Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern sorgt.

Ein Projektstatusbericht dient als Indikator für den Projektfortschritt, identifiziert während des Prozesses Schwachstellen und vermeidet durch eine klare und aktualisierte Dokumentation, dass relevante Schritte übersprungen werden. Er ist eine der besten Möglichkeiten, alle Beteiligten bei Bedarf zur Verantwortung ziehen zu können. Ein gut geschriebener Projektstatusbericht enthüllt hilfreiche Informationen und vermeidet belanglose, irrelevante Details. Die folgenden Projektberichtsvorlagen werden Ihnen beim Einstieg helfen.

VORLAGEN FÜR PROJEKTSTATUSBERICHTE

Vorlage für Projektstatusberichte vom California Department of Technology

status report template

Die vom kalifornischen Technologieministerium erstellte umfangreiche Statusberichtsvorlage untersucht jede Komponente, um herauszufinden, ob ein bestimmtes Projekt auf Kurs ist oder nicht. Sie stellt kritische Fragen wie „Ist das Projekt in seinem derzeitigen Zustand dabei, die Ziele im genehmigten Zeitrahmen zu erreichen?“ und stellt gleichzeitig Datentabellen zur Verfügung, die mit relevanten Begleitinformationen gefüllt werden können.

Vorlage für Projektstatusberichte des Ontario Local Health Integration Network

project status report template

Eine prägnante, aber dennoch detaillierte Vorlage für Projektstatusberichte, die vom Ontario Local Health Integration Network zur Verfügung gestellt wird, fokussiert sich auf die wichtigsten Informationen, die benötigt werden, um sich ein konkretes Bild vom Projektstatus zu machen. Diese einfach zu verwendende Vorlage beginnt mit einer farbcodierten Einschätzung des Projektfortschritts, die von „auf Kurs“ bis „nicht angefangen“ reicht.

Vorlage für Projektstatusberichte von Microsoft

project report template

Diese Microsoft-Office-Vorlage für Projektstatusberichte verwendet Farbe und Schattierungen, um die wesentlichen Elemente des Projekts hinsichtlich des Fortschrittsstatus in Bereichen wie Projektübersicht, Budgetübersicht, Risiko- und Problemverlauf hervorzuheben. Eine saubere und unkomplizierte Vorlage für kleine Unternehmen mit kleineren Projekten.

5. Projektangebot

Fast immer erfordert Ihr Projekt die interne oder externe Genehmigung von verschiedenen Stakeholdern wie z. B. Kunden oder Vorgesetzten. Um die wichtigsten Beteiligten angemessen über Ihr zukünftiges Projekt zu informieren und ihnen alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die für eine durchdachte Entscheidung über die Genehmigung notwendig sind, ist ein Projektangebot erforderlich.

Ein Projektangebot liegt in der Regel im Dokument- oder PDF-Format vor, mit einem Inhaltsverzeichnis, das alle enthaltenen Abschnitte auflistet. Ein typisches Projektangebot erörtert Anforderungen, Umfang, Budget und alle anderen relevanten Informationen, die Stakeholder für ihre Entscheidung bezüglich des Projektes benötigen. Angebote können ein bis zwei oder auch Hunderte von Seiten umfassen.

VORLAGEN FÜR PROJEKTANGEBOTE

Vorlage für Projektangebote von Slidebean

project proposal template

Ein Projektangebot wie zum Beispiel dieses von Slidebean kann eine detaillierte Übersicht sein, die aus einigen Seiten besteht, oder ein tiefgreifender 50-seitiger Plan, der genau darlegt, wie Sie mit einem vorgeschlagenen Projekt vorgehen werden. Je detaillierter das Angebot ist, desto besser kann es allen Beteiligten als gemeinsamer Bezugspunkt dienen.

Vorlage für Projektangebote von Proposify

proposal template

Einige Vorlagen sind sowohl grafisch sehr ausgefeilt als auch unglaublich detailliert. Die benutzerfreundliche Präsentationssoftware Proposify stellt eine Reihe von ansprechenden Vorlagen zum Download zur Verfügung. Dieses Angebot verfügt über eine klare Struktur und viel Platz für alle Details Ihres Angebots.

Vorlage für Projektangebote der Weltbank

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Diese einfache Vorlage ist ein Beispiel für Projektanträge von Regierungsbehörden oder anderen öffentlichen Einrichtungen. Sie sind in der Regel nicht so auffällig wie andere, die stark auf Marketing abzielen, aber sie können leicht erweitert werden, um den Informationsumfang anzupassen, den Sie für das Angebot benötigen.

6. Arbeitszeitplan

Die Verwendung einer Arbeitszeitplanvorlage erlaubt es Ihnen, detailliert zu planen, wie und wann Teammitglieder am Projekt arbeiten. Sie ermöglicht es Ihnen, den Produktionsfluss zu visualisieren und gleichzeitig die anfallenden Kosten zu relativieren.

Ein fokussierter Arbeitsplan ist individuell auf Ihre Betriebsumgebung zugeschnitten, unabhängig davon, ob diese aus Schichtarbeit, aufgabenbezogener Arbeit, dem traditionellen 8-Stunden-Tag oder Teilzeitarbeit besteht. Er ermöglicht es Teammitgliedern, benötigte Zeit für unterschiedliche Projekte vorab klar zu definieren und so Erwartungen zu regulieren.

VORLAGEN FÜR ARBEITSZEITPLÄNE

Vorlage für Arbeitszeitpläne von WhenIWork

Arbeitsplanvorlagen können schnell und einfach an Ihre exakten Bedürfnisse angepasst werden. Mitarbeiter können die Zeit je nach Projekt, an dem sie arbeiten, erfassen. Die Zeit kann sogar nach Aufgaben innerhalb eines Projekts aufgeteilt werden. Diese Vorlage von WhenIWork bildet neben den geleisteten Arbeitsstunden und den gesamten Wochenstunden auch die damit verbundenen Arbeitskosten ab.

Vorlage für Arbeitszeitpläne von ProjectManager

simple work schedule template

Vorlagen für Arbeitszeitpläne müssen nicht kompliziert sein, solange sie die Informationen enthalten, die Sie benötigen. Diese Vorlage von ProjectManager bietet Felder für den Mitarbeiternamen, die Aufgabe und die für eine bestimmte Aufgabe geleisteten Arbeitsstunden für jeden Wochentag. Die Stunden werden am Ende summiert.

Vorlage für Arbeitszeitpläne von Homebase

schedule template

Viele Standard-Arbeitszeitpläne können ganz einfach in eine projektbezogene Arbeitszeitplanvorlage umgewandelt werden, indem man lediglich einige Feldtitel ändert. In dieser Arbeitszeitplanvorlage von Homebase können Sie Felder wie Schicht durch Projekt, oder Position durch Aufgabe ersetzen und erhalten so alle Informationen, die Sie jede Woche benötigen.

7. Projektstrukturplan

Um die Feinheiten des Arbeitsplanes Ihres Teams definieren zu können, müssen Sie erst einmal den Projektstrukturplan entwickeln. Der Projektstrukturplan ist ein Prozess, bei dem das Gesamtprojekt in verschiedene Stufen von Arbeitsergebnissen unterteilt wird, die wiederum durch Aufgaben, Teilaufgaben, Aktionspunkte usw. näher definiert werden.

Er ist hierarchisch aufgebaut, wobei das Gesamtprojekt ganz oben aufgelistet ist, gefolgt von einer Baumstruktur, die in Produkt-, Daten-, Service- oder Kombinationsabschnitte abzweigt, die jeweils eine eigene Ergebnisliste enthalten. Projektstrukturpläne gehen auf die spezifischen „Wege“ zur Erreichung des Gesamtziels des Projekts ein und definieren gleichzeitig spezifische Verantwortungsbereiche, die sich auf die einzelnen Leistungen beziehen.

VORLAGEN FÜR PROJEKTSTRUKTURPLÄNE

Vorlagen für Projektstrukturpläne von Creately

work breakdown structure template

Wie Sie an diesem Beispiel sehen können, sind die Vorlagen für Projektstrukturpläne je nach den zu erledigenden Aufgaben und der Komplexität des Projekts stark individualisiert. Sie können simplen Baumstrukturen mit nur wenigen Zweigen oder komplexeren Baumstrukturen, die die gesamte Seite einnehmen, ähneln. Organisieren Sie Ihren Projektstrukturplan so, wie Sie es für richtig halten.

Vorlage für Projektstrukturpläne von Mindjet

work breakdown structure

Diese Vorlage von Mindjet ist ein Beispiel für die Kreativität, die Sie in einen Projektstrukturplan einbringen können. Die animierte Vorlage wird nach Bedarf erweitert, so dass Sie eine detaillierte Ansicht jeder Ebene des Projektstrukturplans erhalten können. Innerhalb jedes Zweiges werden Symbole verwendet, um bestimmte Merkmale des Projektstrukturplans zu kennzeichnen.

Vorlage für Projektstrukturpläne von Waterloo

work breakdown structure example

Diese Vorlage für Projektstrukturpläne im Dokumentenstil liefert Hintergrundinformationen rund um das Projekt, bevor sie in ein traditionelles Strukturdiagramm ausartet. Sie enthält auch ein Glossar für die Projektstruktur, so dass alle Beteiligten die Daten aus der gleichen oder ähnlichen Perspektive interpretieren können. Das Diagramm selbst ist einfach und verlässt sich auf das Glossar für eine tiefgründigere Interpretation.

8. Stundenzettel

Eine der wesentlichen Komponenten bei der Berechnung der tatsächlichen Projektkosten wird durch die genaue und vollständige Erfassung der für bestimmte Projektkomponenten aufgewendeten Zeit erreicht. Während herkömmliche Zeitkarten oder Zeiterfassungssysteme es den Mitarbeitern ermöglichen, den Beginn und das Ende ihrer Arbeit zu erfassen, ermöglichen projektmanagementspezifische Zeiterfassungsbögen jedem Teammitglied, seine Arbeit nach Projekten oder sogar nach Aufgaben und Teilaufgaben innerhalb eines Projekts zu gliedern.

Diese Art von Transparenz ermöglicht es Projektleitern, genau zu beurteilen, ob die Zeit effektiv eingesetzt wird oder nicht. Es verschafft ihnen auch eine klare Vorstellung davon, wie die Situation im Hinblick auf das Gesamtbudget für Arbeitskosten aussieht.

VORLAGEN FÜR STUNDENZETTEL

Vorlage für Stundenzettel von Hubstaff

simple timesheet template

Jeder, der Zugriff auf Google Docs hat oder eine PDF-Datei herunterladen kann, kann diesen einfachen Stundenzettel von Hubstaff verwenden. Er hat ein gutes Format, um den Arbeitstag eines Teammitglieds in Aufgaben oder Projekte aufzuteilen, so dass Sie eine genaue Vorstellung davon erhalten, wie viel Arbeit investiert wird.

Vorlage für Stundenzettel von Vertex42

timesheet template

Diese Stundenzettelvorlage von Vertex42 ist das monatliche Äquivalent zu der von Hubstaff bereitgestellten Vorlage und verfügt über einige zusätzliche Details. Mitarbeiter können Projekte oder Aufgaben mit zugehörigen Codes eintragen und jeden Abschnitt des Tages in Stunden- oder Viertelstundenschritten bis zu einem Monat lang verfolgen. Diese Excel-Tabelle kann an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden.

Vorlage für Stundenzettel von Orangescrum

timeline template

Diese Stundenzettelvorlage von Orangescrum ermöglicht es dem Benutzer, sowohl Projekte als auch Aufgaben einzutragen. Für Teammitglieder, die zu jeder Zeit an mehreren Projekten und Aufgaben gleichzeitig beteiligt sind, ist diese Stundenzettelvorlage eine ausgezeichnete Möglichkeit, ihre chaotischen Arbeitsstunden zu organisieren.

9. Kommunikationsplan

Eines der größten Hindernisse für ein effizientes Projektmanagement ist eine mangelhafte Kommunikation. Ein klar definierter Kommunikationsplan stellt sicher, dass es klare Richtlinien und Erwartungen gibt, wie, wann und mit wem die Teammitglieder je nach Aufgabe oder Bedarf kommunizieren sollten.

Kommunikationspläne sind Gemeinschaftsarbeit, in die alle Beteiligten involviert sind. Sie müssen den Zweck des Kommunikationsplans definieren, die Rollen der beteiligten Personen wie Projektleiter, Projektsponsoren oder Teammitglieder klarstellen, die primäre Kommunikationsmethode festlegen und detailliert beschreiben, welche Meetings notwendig sind, wann sie notwendig sind und welche Teammitglieder genau beteiligt sein sollten.

VORLAGEN FÜR KOMMUNIKATIONSPLÄNE

Vorlage für Kommunikationspläne von CDC

communication plan template

Das CDC stellt eine der umfangreichsten Kommunikationsvorlagen zur Verfügung – komplett mit einem Inhaltsverzeichnis und einer Versionshistorie. Diese Art von Kommunikationsplan ermöglicht einen sehr detaillierten Input zu Besprechungen, Berichterstattung und regulärer Kommunikation. Zudem können zusätzliche Arten der Kommunikation definiert werden, die notwendig sind, um ihr Projekt langfristig erfolgreich zu gestalten.

Vorlage für Kommunikationspläne von Coschedule

communication plan

Kommunikationspläne können auch nach außen gerichtet sein und sich auf die Kommunikation mit Stakeholdern beziehen, unabhängig von deren Anzahl. Dieser spezielle Plan ist im ppt.-Format verfügbar und enthält für jeden Fokus eine Folie. Wenn Ihr Projekt eine externe Komponente hat, die einen wichtigen Teil darstellt, sollten Sie in Erwägung ziehen, zwei Kommunikationspläne zu integrieren und dementsprechend zwischen diesen zu unterscheiden.

Vorlage für Kommunikationspläne von The Digital Project Manager

simple communication plan example

Kommunikationspläne sind so spezifisch und einzigartig wie Ihr Projekt selbst. Die Kommunikationsmethode, für die Sie sich entscheiden, die Häufigkeit, in der kommuniziert wird, und die Art der Kommunikation wird durch den Umfang des Projekts an sich und die Personen, die beteiligt sind, bestimmt. Diese Vorlage von Digital Project Manager listet die Kommunikationsarten auf und wie diese durchgeführt werden sollen.

10. Risikomanagementplan

Auch wenn es nicht zu vermeiden ist, dass im Laufe eines Projekts Überraschungen auftreten, können Manager über einen Risikomanagementplan alles in ihrer Macht Stehende tun, um möglichen Problemen zuvor zu kommen. Ein Risikomanagementplan identifiziert alle vorhersehbaren Risiken und analysiert ihre möglichen Auswirkungen. Basierend auf diesen Risiken und ihren Auswirkungen legen die Manager die geplante Vorgehensweise fest und protokollieren sie, um diese unerwarteten Ereignisse auf ein Minimum zu reduzieren.

Risikomanagementpläne sollten dynamische Dokumente sein, die während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Es können neue Risiken auftreten, die zuvor nicht identifiziert wurden und die in den Plan aufgenommen werden müssen.

VORLAGEN FÜR RISIKOMANAGEMENTPLÄNE

Vorlage für Risikomanagementpläne von Meliora Partners

risk management template

Diese Vorlage wurde für größere Unternehmen erstellt. Sie ist also von formaler Natur. Auch im Allgemeinen sind Risikomanagementpläne formeller konstruiert als einige der anderen Dokumente in unserem Projektmanagement-Toolkit. Diese spezielle Vorlage ergänzt Textinformationen mit Infografiken für einen schnellen Überblick über Ihr Risikomanagement.

Vorlage für den Risikomanagementplan von Creative Commons

risk management example

Der Schwerpunkt dieser Vorlage für einen Risikomanagementplan liegt auf genauen Erklärungen, so dass eindeutig geklärt wird, ob alle möglichen Risiken angemessen abgewogen wurden. Die Inhalte sind umfassend und präzise, was sie zu einer ausgezeichneten Wahl für Regierungsbehörden, andere öffentliche Einrichtungen oder gemeinnützige Organisationen macht.

Vorlage für einen Risikomanagementplan der Regierung von Georgien

formal risk management template

Ein weiteres Beispiel für den formalen Charakter von Risikomanagementplänen ist diese Vorlage der Regierung von Georgien. Sie gibt eine detaillierte Beschreibung jeder Komponente des Risikomanagementprozesses, einschließlich Prozess, Risikoidentifikation, (qualitativer und quantitativer) Risikoanalyse und weiteren Komponenten. Sie müssen die Bedürfnisse Ihres jeweiligen Projekts einschätzen.

11. Projektbudget

Die Überschreitung des Budgets ist eine der größten Bedrohungen für ein erfolgreiches Projekt. Ohne eine klare Vorstellung über die Kosten einer jeden Projektphase können Ihre Schätzungen und vor allem die Erwartungen der Stakeholder völlig inakkurat sein.

Das Projektbudget beinhaltet detaillierte Kostenschätzungen für jeden Aspekt des Projekts von Anfang bis Ende. Es kann nach Phase oder Aufgabe aufgeteilt werden, sollte aber aus Arbeits-, Betriebs-, Gemein- und Materialkosten bestehen. Budgets sind keineswegs statisch. Sie können im Laufe des Projekts aktualisiert werden, sofern alle relevanten Stakeholder auf dem Laufenden gehalten werden oder an den Änderungen beteiligt sind.

VORLAGEN FÜR PROJEKTBUDGETS

Vorlagen für Projektbudgets vom Corporate Finance Institute

project budget template

Bei Projektbudgetvorlagen kann man sich ganz schön in den Details der Projektfinanzierung verzetteln. Eine gut strukturierte Vorlage ist also unerlässlich, um alle Daten ordentlich und leicht verständlich zu organisieren. Diese spezielle Vorlage des Corporate Finance Institutes nutzt strategische Farbmarkierungen, Fettschrift und Schattierungen, um Daten übersichtlich darzustellen.

Vorlagen für Projektbudgets von CABHI

project budget

Projektbudgetvorlagen können voll von detaillierten Informationen sein und Zeilen über Zeilen von Zahlen enthalten, aber das Design und das Aussehen der Vorlage kann je nach Organisation, Projekt und Zweck stark variieren. Der Fokus dieser speziellen Vorlage liegt auf dem Ausgabenbedarf von Kliniker- und Forscherteams, so dass viel mehr Erklärungen zu den Details gegeben werden.

Vorlagen für Projektbudgets von Clicktime

project budget example

Nur weil eine beachtliche Anzahl von Projektbudgetvorlagen über ein detailliertes Design verfügen, bedeutet das nicht, dass auch Ihre eines benötigt. Wenn Ihr Budget simpel ist und Ihr Projekt klein, dann probieren Sie diese Vorlage aus. Sie enthält alle Informationen und Felder, die Sie benötigen, um die mit Ihrem Projekt verbundenen Kosten von Anfang bis Ende einzutragen.

12. Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind unglaublich nützliche Werkzeuge, um einen schnellen visuellen Überblick über den Projektzeitplan zu erhalten und darüber, wie Aufgaben in voneinander abhängige Beziehungen aufgeteilt werden. Gantt-Diagramme können in ihrer Komplexität und ihrem Aussehen stark variieren, aber die Grundkomponenten bleiben die gleichen.

Aufgaben werden typischerweise auf einer Achse aufgelistet, während Zeitintervalle (definiert durch einen Projektmanager oder ein Projektteam) sich in der Regel auf der anderen Achse befinden. Einige Aufgaben können sich mit anderen überschneiden, während andere erst begonnen werden, wenn bestimmte andere Aufgaben abgeschlossen sind. Diese Anordnung veranschaulicht einen abhängigen Zusammenhang zwischen Zeit und zugeordneten Aufgaben. Sie können auch verwendet werden, um die geplante Aufgabenerledigung im Vergleich zur tatsächlichen Aufgabenerledigung zu illustrieren.

VORLAGEN FÜR GANTT-DIAGRAMME

Vorlagen für Gantt-Diagramme von Orangescrum

gantt chart template

Eines der optisch ansprechendsten Dokumente im Projektmanagement ist das Gantt-Diagramm. Dieses spezielle Diagramm verfügt über eine zugehörige Aufgaben-Tabelle, die als Input für die Diagrammerstellung dient. Gantt-Diagramme müssen jedoch nicht computerisiert werden. Sie können ein Gantt-Diagramm auf einem Whiteboard erstellen, wenn Sie mit einem kleinen Team arbeiten.

Vorlagen für Gantt-Diagramme von Demand Metric

simple gantt chart

Wie die meisten Gantt-Diagramme verfügt auch dieses von Demand Metric erstellte Diagramm über eine Achse, die die Aufgaben auflistet, und eine weitere Achse mit den Zeitschritten. Die Aufgaben und Zeitschritte unterliegen komplett Ihrer Entscheidung. Sie müssen auch die Zeitspanne (oder Start- und Enddatum) für jede Aufgabe bestimmen, um das Diagramm zu füllen.

Vorlagen für Gantt-Diagramme von Creately

gantt chart example

Einige Vorlagen für Gantt-Diagramme enthalten zusätzliche Details, die im Aufgabenmanagementprozess hilfreich sein können, wie z.B. Fortschritte bei der Fertigstellung als Zusatz zur Gesamtdauer. Diese Vorlage von Creately kann online aufgerufen und in Echtzeit von allen Teammitgliedern bearbeitet werden, die Zugriff auf die Vorlage haben.

13. Risikoregister

Ein Risikoregister oder „Risikoprotokoll“ ist eine Grafik, die alle identifizierten Risiken sowie deren Wahrscheinlichkeiten, Auswirkungen und Effekte während des gesamten Projekts dokumentiert. Ein effektiver Risikomanagementplan basiert auf den in einem Risikoregister aufgeführten Punkten. Ohne Risikoregister steigen die Chancen erheblich, dass unerwartete Ereignisse auftreten, für die Sie keine angemessene Reaktion geplant haben.

Jedes identifizierte Risiko wird nummeriert. Es erhält dann eine Beschreibung und eine Kategorie. Ursache, Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, vorgeschlagene Antwort, Eigentümer und Status sind weitere Felder, die in ein Risikoregister aufgenommen werden können. Im weiteren Verlauf des Projekts können neue Risiken in das Register eingetragen und auch der Status der aktuellen Risiken kann geändert werden.

VORLAGEN FÜR RISIKOREGISTER

Vorlage für Risikoregister vom Department of Transportation, Minnesota

risk register template

Unternehmen, die ein Risikoregister verwenden, haben in der Regel ein hohes Potenzial für unterschiedlich ausgeprägte Risiken, die vor der Entwicklung eines Risikomanagementplans zu berücksichtigen ist. Diese Vorlage des Verkehrsministeriums von Minnesota enthält detaillierte Anweisungen zum Ausfüllen der entsprechenden Risikoregisterfelder auf jeder Registerkarte der Tabellenkalkulation.

Vorlage für Risikoregister von Leading Agile

risk register examples

Wie auch bei den Projektbudgetvorlagen kann die Verwendung von Farbe und kreativer Formatierung, wie in diesem Beispiel veranschaulicht, die Informationen übersichtlicher und leichter verständlich gestalten. Größere, kompliziertere Projekte können zu sehr komplexen Risikoregistern führen. Aber je vollständiger das Register, desto wahrscheinlicher ist es, dass potenzielle Risiken erfolgreich reduziert werden können.

Vorlage für Risikoregister von CDC

simple risk register

Die meisten Risikoregistervorlagen werden in Form von Tabellenkalkulationen wie dieser von CDC erstellt, da der Umfang und die Details der einzugebenden Informationen sehr unterschiedlich sind. Jedes Risiko sollte ausreichend beschrieben und entsprechend kodiert werden, so dass jedes Risiko schnell erfasst und bei Bedarf reduziert werden kann.

14. Business Case

Ein Business Case ist entscheidend, um ein vorgeschlagenes Projekt in die Hände von Entscheidungsträgern zu bekommen. Wenn Entscheidungen getroffen werden, sollten sie aufgrund der begrenzten Ressourcen immer im besten Interesse des Unternehmens liegen. 

Business Cases können sehr unterschiedlich ausfallen.. Sie können lang und detailliert, oder kurz und auf den Punkt gebracht sein, je nach Branche, Größe des Publikums und der Notwendigkeit von Details. Grundsätzlich sollte der Business Case ein überzeugendes Argument aufführen, das einen Entscheidungsträger davon überzeugt, Ihr Projekt gegenüber anderen vorzuziehen.

VORLAGEN FÜR BUSINESS CASES

Vorlage für Business Cases von Filestage

business case template

Der Business Case ist eines der wichtigsten Elemente jeder Projektmanagement-Dokumentation. Wie dieses Beispiel eines Business Cases von Filestage zeigt, ist der Business Case Ihr Argument, warum Ihr Unternehmen mit seinen begrenzten Ressourcen Zeit, Geld und Material für Ihr Projekt bereitstellen sollte.

Vorlage für Business Cases von CMS

Ein traditionelleres Beispiel für einen Business Case bietet CMS.gov. Dieser mehrseitige Business Case ähnelt im Erscheinungsbild einem Projektvorschlag oder einem Risikomanagementplan. Er ist jedoch kompakter und in einer Ausdrucksweise verfasst, die versucht, die Projektbeteiligten davon zu überzeugen, dass das vorgeschlagene Projekt wertvolle und begrenzte Zeit und Ressourcen wert ist.

Vorlage für Business Cases des Ministeriums für Infrastruktur, Alberta, Kanada

business case example

Einige organisatorische Business Cases wie dieser hier sind aufgrund mehrerer Faktoren recht lang: der Umfang des vorgeschlagenen Projekts, die Kosten und Dauer des Projekts, die Anzahl der involvierten Projektbeteiligten und die Größe der Institution, die den Business Case einreicht, können diesen stark anwachsen lassen. Zeit und Erfahrung in Ihrem Unternehmen werden Ihnen verraten, wie detailliert oder präzise Ihr Business Case sein muss.

15. Kreativ-Briefing

In der Werbe-/Medienwelt ist ein Kreativ-Briefing das gemeinsame zweisprachige Wörterbuch für Kunden und Unternehmen, um gemeinsam eine kreative Vision für ein Produkt oder eine Kampagne zu entwickeln. Es dient im weiteren Verlauf als visueller Fahrplan für das Projektteam und stellt die nötige Basis dar, um der kreativen Vision des Kunden treu zu bleiben.

Kreativ-Briefings sind in der Regel ein bis drei Seiten lang und heben alle für den Kunden wichtigen Projektgrundlagen hervor. Je besser das Kreativ-Briefing zusammengestellt ist, desto größer ist die Chance, dass der Kunde mit dem Endprodukt zufrieden ist. Aus Kundensicht helfen ihnen Kreativ-Briefings bei der Entscheidung über die Richtung, die sie mit dem vorliegenden Projekt einschlagen wollen.

VORLAGEN FÜR KREATIV-BRIEFINGS

Vorlagen für Kreativ-Briefings von Filestage

creative brief template

Kreativ-Briefings können in jedem von Ihnen gewählten Format arrangiert und präsentiert werden, sei es als Word-Dokument, dynamische Online-Präsenz oder PowerPoint-Präsentation. In diesem Beispiel für ein Kreativ-Briefing von Filestage ist jedem Aspekt des Briefings wie Zielgruppe, Marktposition, Ausdrucksweise, etc. eine eigene Folie gewidmet, so dass sich das Kreativunternehmen und der Kunde auf diese Komponenten konzentrieren können.

Vorlage für Kreativ-Briefings von Strategy Cube

creative brief example

Kreativ-Briefings können so detailliert sein wie diese Vorlage von Strategy Cube, je nachdem, wie viel gegenseitige Transparenz Ihr Projektteam mit dem Kunden teilen möchte. Je besser Sie Ihre kollektive Vision auf dem Papier festhalten, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie dabei auf kommunikative oder kreative Schwierigkeiten mit Ihrem Kunden stoßen.

Vorlage für Kreativ-Briefings von Milanote

creative brief

Diese Vorlage von Milanote schafft es, alle Aspekte eines gut abgerundeten Kreativ-Briefings darzustellen. Es veranschaulicht Ihre eigene Kreativität und kommuniziert die Visionen und Bedürfnisse Ihrer Kunden auf eine multidimensionale Weise. Kreativ-Briefings können so durchdacht und außergewöhnlich sein, wie Ihr Projektteam es ist.

16. SMART-Ziele

SMART ist ein Akronym, das in vielen Geschäftssituationen und auch im Projektmanagement verwendet wird, um Ziele zu definieren. S steht für spezifisch. Die Ziele sollten klar und präzise formuliert und frei von Unklarheiten sein. M steht für messbar. Ziele sind nur dann gültig, wenn sie in irgendeiner Weise messbar sind. Andernfalls kann nicht festgestellt werden, ob sie auch erreicht wurden. R steht für relevant. Jedes Ziel muss für den vorgeschlagenen Projektumfang eine direkte Relevanz haben und in Bezug auf die verfügbaren Ressourcen realistisch sein. T steht für terminiert. Allen Zielen sollte ein Zeitrahmen zugewiesen werden, bis zu dem sie erfüllt sein sollten.

VORLAGEN FÜR SMART-ZIELE

Vorlagen für SMART-Ziele von Filestage

smart goals template

Ihr SMART-Ziel-Dokument muss nicht ausgefallen sein. Es muss auch keine Informationen aus anderen Projektmanagement-Dokumenten neu formulieren. SMART-Ziele sind interne Ziele Ihres Teams, die als Bezugspunkt herangezogen werden können, um Sie auf dem Laufenden und im Fokus zu halten (wie es Filestage mit dieser Vorlage für SMART-Ziele getan hat).

Vorlagen für SMART-Ziele der University of Cincinnati

smart goals example

SMART-Ziele werden in vielen Aspekten außerhalb des Projektmanagements eingesetzt, wie z.B. in diesem Beispiel für Performance Management von der University of Cincinnati. Wenn Sie jedoch die Formulierung ändern, erhalten Sie eine Vorlage, die perfekt für festgelegte Ziele oder Meilensteine im Rahmen des Projektmanagements geeignet ist.

Vorlagen für SMART-Ziele der UC Berkeley

smart goals

Wie die Informationen dargestellt werden, ist nicht annähernd so wichtig wie die Qualität der Antworten auf die SMART-Akronyme. Wie in dieser Vorlage der UC Berkeley veranschaulicht wurde, hat jeder Buchstabe des SMART-Akronyms eine eigene Zelle, in der eine detaillierte Erklärung des Smart-Ziels aufgeführt ist.

17. Projektmeilensteine

Projektmeilensteine sind die kleineren Komponenten, die sich stufenweise zu einem kompletten Projekt zusammenfügen. Sind alle Meilensteine erreicht, ist das Projekt abgeschlossen. Meilensteine werden in der Regel schrittweise erfasst und geben allen Teammitgliedern und Stakeholdern eine Vorstellung davon, wie das Projekt voranschreitet.

Meilensteine unterscheiden sich von Aufgaben dadurch, dass sie strategische Punkte entlang des Projektpfades darstellen, die einen Indikator für den Projektfortschritt liefern. Aufgaben und ähnliche Punkte sind eher alltägliche Aspekte, die erledigt werden müssen, um zum nächsten Meilenstein zu gelangen. Ein Meilenstein ist eine Darstellung des Erfolgs und ist besonders nützlich, um bei größeren, komplexeren Projekten am Ball zu bleiben.

VORLAGEN FÜR PROJEKTMEILENSTEINE

Vorlage für Projektmeilensteine von Mindtools

project milestones template

Eine solche Meilensteinvorlage ermöglicht es Projektmanagern, klare Meilensteine zu definieren, die nach ihrem Erreichen im Gesamtprozess des Projekts gefeiert werden können. Ein Projekt ohne Meilensteine ist möglich, aber ihre Existenz motiviert die Teammitglieder und hilft, große Arbeitsabschnitte in überschaubare Teile zu organisieren.

Vorlage für Projektmeilensteine von EERE Energy

project milestone example

Meilensteinvorlagen können verwendet werden, um Ergebnisse weiter aufzuschlüsseln, indem nicht nur der Meilenstein und die entsprechende Projektphase, sondern auch die Aufgaben und Teilaufgaben identifiziert werden, die zu diesen Meilensteinen gehören. Meilensteine können so umfassend beschrieben werden wie nötig, so dass alle Beteiligten ein klares Verständnis davon haben, was im Prozess erwartet wird.

Vorlage für Projektmeilensteine von Demand Metric

project milestones

Vorlagen für Projektmeilensteine wie diese von Demand Metric können auch Gantt-Diagrammen ähneln. Dieses spezielle Beispiel identifiziert Meilensteine, deren Status, die erwarteten Leistungen und das erwartete Datum. Es bietet auch einen Vergleich des tatsächlichen Datums mit dem erwarteten Datum, um dabei zu helfen, die Meilensteine auf Kurs zu halten.

Fazit

Ob Sie ein kleines 10-köpfiges Startup-Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation, die ein neues Projekt angehen möchte, oder ein wachsendes Unternehmen, das robuste Projektmanagement-Lösungen benötigt, sind: Die Nutzung von einigen, wenn nicht sogar vielen Projektmanagement-Vorlagen kann Ihre Abläufe rationalisieren, neue Kommunikationswege eröffnen und die Effizienz und Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Projekte erhöhen.

Überlegen Sie sich, welche Komponenten des Projektmanagements für Ihr Team am wichtigsten sind. Es kann sein, dass alle Vorlagenformate vom Business Case über das Risikoregister bis hin zum Projektstrukturplan genau das sind, was Sie benötigen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Vielleicht brauchen Sie aber auch nur ein Gantt-Diagramm und ein durchdachtes Kreativ-Briefing. Wofür auch immer Sie sich entscheiden, nutzen Sie Ihre Möglichkeiten voll aus, um Ihren Vorteil zu maximieren.

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