Was sind Projektmeilensteine? Und wie setzt man sie ein?

Projektmeilensteine spielen in Unternehmen eine wichtige Rolle, da sie Ihnen helfen, den Fortschritt zu verfolgen und die Messung der Erfolgsrate Ihres Teams ermöglichen. Sie können nützlich sein, um alle an einem Projekt-Beteiligten über das Endziel und die verschiedenen Zwischenziele, die auf dem Weg dorthin erreicht werden müssen, auf dem aktuellen Stand zu halten. 

Dieser Artikel liefert Ihnen Beispiele von Meilensteinen im Projektmanagement und gibt Ihnen einige wertvolle Informationen darüber wie Sie Meilensteine im Projektmanagement festlegen und diese optimal nutzen, um Ihr Projekt voranzubringen.

Was ist ein Projektmeilenstein?

Bevor Sie entscheiden können, wie Sie Projektmeilensteine am besten verwenden, ist es wichtig, eine Vorstellung davon zu haben, was diese überhaupt sind.

Projektmeilensteine helfen Ihnen, ein Projekt in kleinere Abschnitte zu unterteilen, sodass Sie eine klare Übersicht darüber haben, welche Aufgaben erledigt werden müssen und bis wann sie erledigt sein sollten. Im Gegensatz zu Terminen und Zielen, die sich auf kleinere, spezifische Aufgaben beziehen können, sind Meilensteine in der Regel Teil des Gesamtprojekts.

Wenn Sie beispielsweise an einem Bauprojekt arbeiten, könnte ein Ziel für einzelne Bauetappen festgelegt werden, während sich ein Meilenstein auf einen größeren Teil des Projekts und den Zeitpunkt, bis zu dem er erledigt sein muss, bezieht. Hier ein Beispiel für Projektmeilensteine: 

Ziel:
Alle für das Projekt erforderlichen Werkzeuge bis 8 Uhr morgens zusammenstellen.

Meilenstein:
Der Fußboden soll bis Montag fertig sein.

Wenn Sie aus dem Büro arbeiten – beispielsweis ein einer Werbeagentur – können Meilensteine und Ziele eher so aussehen:

Ziel:
Brainstorming von Ideen für eine Kundenanzeige.

Meilenstein:
Ideen für eine Anzeige dem Kunden präsentieren.

Wie Sie Meilensteine im Projektmanagement festlegen

Nachdem Sie nun ein besseres Verständnis davon haben, was ein Meilenstein ist, finden Sie hier einige Informationen darüber, wie Sie diese in ein effektives Projektmanagement implementieren können.

Meilensteine sollten in der Planung verwendet werden, um den Beginn oder das Ende einer bedeutenden Arbeitsphase zu markieren. Dies kann beispielsweise ein wichtiger Termin oder eine wichtige Entscheidung sein.

Sie sollten die Pläne Ihres Projektmanagements ein Mal im Monat aktualisieren, um verschiedene Meilensteine einzubeziehen, da bestimmte Entwicklungen Ihr Projekt beeinflussen können. Manche Monaten können arbeitsintensiver sein als andere, und es kann sein, dass Sie in der Ausführungsphase an bestimmten Meilensteinen länger festhalten müssen. In jedem Fall ist es hilfreich, mindestens einen Meilenstein in jedem Berichtszyklus zu haben, um sicherzustellen, dass Ihr Team zielgerichtet auf diesen hinarbeiten kann.

Wie Sie Projektmanagement-Meilensteine kommunizieren

Um sicherzustellen, dass alle in Ihrem Team die Meilensteine des Projektmanagements verstehen und auf dem gleichen Stand sind, ist es hilfreich, eine zentrale Übersicht zu erstellen. Dies kann beispielsweise ein Diagramm sein, das Sie an Ihr Team weitergeben oder an einem geeigneten Ort in Ihrem Büro aufhängen können.

Eine praktische Möglichkeit, Ihre Meilensteine und die Ziele Ihres Projekts zu veranschaulichen, ist ein Gantt-Diagramm.

Ein Gantt-Diagramm ist ein Diagramm, das alle Teilaufgaben eines Projekts visuell aufzeigt. Auch können Sie und Ihr Team so überblicken, wie die Meilensteine im Projektmanagement zeitlich zueinander in Beziehung stehen. Es zeigt Ihren Projektplan an und hilft Ihrem Team, produktiv zu bleiben. Es beinhaltet alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, die Zeit, die Sie für jede Aufgabe eingeplant haben sowie die Beziehung zwischen den verschiedenen Aufgaben, um sicherzustellen, dass die Arbeit effizient und planmäßig abgeschlossen wird.

Bildquelle: Brandon Freitag

In diesen Diagrammen werden Meilensteine als Rauten dargestellt. Die Fertigstellung eines Meilensteins gibt Ihrem Team ein Gefühl der Zufriedenheit und des Vorankommens.

Falls das Gantt-Diagramm für Sie nicht praktikabel erscheint, gibt es eine Reihe von Alternativen, die Sie verwenden können. Dazu gehören Aufgabenlisten, Tabellenkalkulationen, Flussdiagramme, Kanban-Boards und Statusberichte.

Beispiele für Meilensteine im Projektmanagement

Meilensteine sollten kurz, präzise und klar definiert werden. Sie sollten nicht die Aufgabe vollständig beschreiben, sondern nur das, was die Aufgabe darstellt. Es können Aufgaben zu Ihrem Diagramm hinzugefügt werden, die eine umfassendere Beschreibung dessen liefern, was der Meilenstein beinhaltet, aber sie sind eine eigene Einheit und sollten als solche bezeichnet werden.

Um noch einmal auf die Situation in einer Werbeagentur zu verweisen: Phase 1 kann beispielsweise die Arbeit bis zur Freigabe einer Anzeige durch den Kunden umfassen, während sich Phase 2 auf die tatsächliche Ausführung der Produktion der Anzeige beziehen könnte.

In diesem Sinne finden Sie hier ein Beispiel dafür, wie Aufgaben und Meilensteine an Ihr Team kommuniziert werden könnten:

Aufgabe 1:
Brainstorming von Ideen.

Aufgabe 2:
Erstellen Sie eine Präsentation.

Meilenstein 1:
Anzeige genehmigt.

Obwohl es nicht notwendig ist, Meilensteine zu nummerieren, entscheiden sich viele Marketing-Projektmanager dafür, um Verwirrung zu vermeiden. Den Überblick über die Meilensteine zu behalten, kann besonders bei Projekten, die sich über mehrere Monate erstrecken, herausfordernd sein.  Deswegen sollten Sie Ihrem Team dabei helfen, einen Weg zu finden, jeden Meilenstein klar unterscheiden zu können.

Meilensteinen als Grundlage für Projektberichte

Projektmeilensteine können auch bei der Erstellung von Fortschrittsberichten für Ihr Projekt hilfreich sein. Wenn Sie auf Ihren Plan zurückblicken, sollten Sie in der Lage sein, die Aufgaben herauszuziehen. Die Meilensteine sollten Ihnen folglich alle notwendigen Informationen darüber liefern, wie Ihr Projekt sich entwickelt.

Diese Meilensteine können hilfreich sein, wenn Sie einen Bericht für einen Kunden, Sponsor oder Vorgesetzten in Ihrem Büro erstellen. In vielen Berufen und Arbeitsbereichen ist es wahrscheinlich, dass Sie regelmäßig einen Projektstatusbericht erstellen müssen, um Ihren Sponsoren oder Vorgesetzten zu zeigen, wie Sie vorankommen. Die Meilensteine sollten Ihnen alle Details liefern, die Sie benötigen, um ihnen die Informationen zu präsentieren, nach denen sie suchen.

Fortschrittsbericht
Bildquelle: The Agile Warrior

Wenn man an das übliche Format denkt, um diese Meilensteine übersichtlich zu gestalten, wird oft eine Tabelle verwendet. Hier werden die Beschreibung des Meilensteins, das Datum, an dem er fällig war, und das neue prognostizierte Fälligkeitsdatum aufgeführt. Abgeschlossene Meilensteine werden ebenfalls hinzugefügt, zusammen mit dem Datum, an dem sie abgeschlossen wurden.

Obwohl aus diesen Tabellen auch ersichtlich ist, wenn bestimmte Ziele nicht rechtzeitig erreicht wurden, kann diese Darstellungsform Ihnen nötigen Vorlauf bieten, den Sie benötigen, falls Ihre Vorgesetzten sich wundern, warum Sie einen bestimmten Meilenstein nicht rechtzeitig erreichen konnten. Es wird Ihnen auch helfen, Ihr Projekt zu betrachten und zu sehen, wo Verbesserungen vorgenommen werden können.

Da längere Projekte viele Meilensteine beinhalten, erscheint es sinnvoll Ihren Bericht lediglich auf  Meilensteine zu beschränken, die im aktuellen Quartal abgeschlossen wurden oder anstehen. Das erleichtert Ihnen die Arbeit und ermöglicht Ihrem Sponsor oder Vorgesetzten, sich besser auf die Fortschritte zu konzentrieren, die in letzter Zeit gemacht wurden, und darauf, was noch zu tun ist.

Wie Sie Projektmeilensteine effektiv einsetzen 

Obwohl Meilensteine nützlich sein können, um ein Projekt auf Kurs zu halten und die Mitarbeiter zu motivieren, müssen Projektmanager sie geschickt einsetzen, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Implementierung von Meilensteinen in Ihrer Projektplanung beachten sollten.

Häufigkeit

Da Meilensteine als Motivationstechnik funktionieren können, neigen Projektmanager möglicherweise dazu, sie zu häufig einzusetzen. Sie tun dies, indem sie Aufgaben und andere weniger wichtige Ziele als Meilensteine benennen. Diese Häufigkeit der Verwendung kann dazu führen, dass das Erreichen von Meilensteinen alltäglich erscheint und die Mitarbeiter aus diesem Grund weniger motiviert sind.

Achten Sie darauf, Meilensteine auf Ziele zu beschränken, die als Knotenpunkte im Prozess eines Projekts und als wichtige Ergebnisse angesehen werden können.

Zeitplanung

Während es wichtig ist, Meilensteine nicht zu häufig zu präsentieren, ist es auch wichtig, sie zeitlich nicht zu weit voneinander entfernt zu platzieren. Sonst könnten Ihre Mitarbeiter an Schwung und Motivation verlieren. Idealerweise sollten die Meilensteine in einem Abstand von etwa zwei Wochen zueinander liegen.

Sichtbarkeit

Wenn Sie Meilensteine im Projektmanagement festlegen, sollten alle Mitarbeiter auf denselben Stand gebracht werden. Projektmanager sollten sicherstellen, dass ihr Team über jeden Meilenstein Bescheid weiß, indem sie die notwendigen Diagramme oder Tabellen an jedes Teammitglied verschicken oder sie gut sichtbar am Arbeitsplatz aufhängen.

Zuständigkeit

Jedes Teammitglied muss sich darüber im Klaren sein, wie wichtig es ist, Meilensteine rechtzeitig zu erreichen. Wenn sie dazu nicht in der Lage sind, ist dies ein Problem, das sofort angegangen werden muss. Wenn Ihr Team einen Meilenstein nicht bis zu seiner Deadline erfüllen kann, sollte ein Gespräch darüber geführt werden, warum dies geschehen ist und was getan werden kann, um die Produktivität in Zukunft zu verbessern.

Ausfallsicherheit

Nicht jeder Meilenstein wird mit Erfolg erreicht. Das ist in Ordnung. In der Tat ist es eine gute Idee für Projektmanager, Meilensteine zu schaffen, die schwieriger zu erreichen sind und vielleicht in einem Misserfolg enden. Dies kann eine Lernerfahrung für Ihre Mitarbeiter darstellen und ihnen etwas geben, worauf sie zukünftig hinarbeiten und woran sie wachsen können.

Fazit

Sie haben nun zahlreiche Beispiele für Meilensteine im Projektmanagement kennengelernt. Die Verwendung dieser kann ein effektiver Möglichkeit sein, um Ihre Mitarbeiter auf Kurs zu halten. Außerdem können Projektmeilensteine die Terminplanung und die Berichterstattung vereinfachen. Probieren Sie verschiedene Methoden aus, um zu sehen, wie Sie sie am besten in Ihr Projektmanagement integrieren können. So lernen Sie, wie Sie Ihr Projekt reibungslos vorantreiben und  Ihre Arbeit effizienter denn je erledigen können.