Encuentre el mejor software de aprobación de documentos para sus necesidades

La aprobación de los nuevos documentos de la empresa es un paso absolutamente imprescindible en el proceso de cualquier negocio, independientemente del tamaño o el tipo de operación.

Sin embargo, cuando se trata de conceder la aprobación, con demasiada frecuencia las organizaciones confían en medios confusos y anticuados como los correos electrónicos, las impresiones y la comunicación verbal (o una combinación de los anteriores).

¿Qué es el software de aprobación de documentos?

El software de aprobación de documentos ayuda a los gestores de proyectos a agilizar la forma de recibir la aprobación de las diferentes partes interesadas. Proporciona un proceso formal, establecido y rutinario para la aprobación de nuevos documentos.

Además de mejorar su proceso de revisión de contenidos, el software también proporciona un espacio de colaboración para el envío, la edición, la revisión y el seguimiento general del progreso de los documentos.

10 soluciones de software de flujo de trabajo para la aprobación de documentos que debería conocer

Para ayudarle a buscar el mejor software de aprobación de documentos para su empresa, hemos reunido diez de las mejores soluciones de software de flujo de trabajo de aprobación de documentos del mercado.

Filestage

Filestage ofrece a los equipos una solución de aprobación integral para documentos y cualquier otro tipo de archivo. La plataforma agiliza el trabajo colaborativo con flujos de trabajo personalizables, automatización de tareas y versionado incorporado.

Este software de revisión y aprobación es fácil de configurar, aprender y utilizar. Por lo tanto, aumenta la productividad de los equipos al reducir el esfuerzo y el tiempo de todos los implicados en el proceso de aprobación.

Con Filestage, puede gestionar todas sus aprobaciones en un solo lugar, y siempre tiene una visión general del estado de cada documento. Por lo tanto, es la herramienta perfecta para organizar su proceso de retroalimentación y aprobación de documentos de una manera clara, fácil y eficiente.

Integrify

Integrify es un software de gestión de documentos que permite una transición minuciosa, profesional y racionalizada hacia un flujo de trabajo automatizado.

Con esta herramienta, los equipos de marketing pueden utilizar el portal centralizado de colaboración para acceder a los formularios, supervisar el progreso de su flujo de trabajo y, a continuación, revisar y aprobar cualquier nueva pieza de documentación. El software multiherramienta está diseñado para mantener los procesos formales, fiables y firmemente establecidos en toda la empresa.

Filecamp

Filecamp es una herramienta de organización de medios basada en la nube que puede editarse para adaptarse a las directrices de marca únicas de su empresa. Este software de gestión de activos digitales está especializado en ofrecer un espacio compartido para la creación colaborativa de medios digitales.

En cuanto a la aprobación de documentos, Filecamp mantiene todos los activos bien organizados y claramente categorizados. Esto permite una gestión exhaustiva del flujo de trabajo y un ordenado sistema de aprobación de documentos.

PandaDoc

PandaDoc es una solución de software de aprobación de documentos que se creó pensando en los equipos de ventas. Está diseñado para agilizar el flujo de trabajo de las transacciones comerciales, lo que permite a las empresas mejorar sus operaciones y ofrecer una mejor experiencia al comprador.

Para el paso de aprobación, PandaDoc ofrece una gestión exhaustiva de los documentos legales, desde la redacción hasta la firma final. De este modo, los equipos pueden asegurarse de que cada documento cumple las directrices de la empresa.

Smartsheet

Smartsheet ayuda a las empresas a supervisar sus documentos. Las capacidades de gestión que ofrece este software de gestión de proyectos en línea permiten a los gestores de contenidos planificar, seguir, revisar y, en última instancia, aprobar nuevos documentos de la empresa.

Al implementar su nuevo sistema de aprobación de documentos, Smartsheet ayuda a los usuarios a mantener este paso transparente y accesible para todos los miembros del equipo involucrados.

Kissflow

Kissflow facilita un flujo de trabajo colaborativo racionalizado, al tiempo que permite a los gestores supervisar todo el proceso con mayor claridad.

Este software de puesto de trabajo digital ofrece una solución fácil de usar para los trabajos en grupo compartidos en forma de una plataforma sin código y de fácil instalación. Aunque algunos usuarios han señalado que desearían disponer de funciones adicionales por este precio, este software presenta una opción sencilla y eficaz para el proceso de aprobación de documentos.

FileHold

Este software puede ampliarse para proporcionar una plataforma compartida para miles de usuarios y millones de documentos. Por eso, FileHold se recomienda sobre todo para equipos grandes, como los que tienen 20 o más personas. La extensión del espacio que ofrece FileHold es también la justificación de su cuota mensual más alta.

Este software se recomienda sobre todo para las empresas de alta tecnología, los fabricantes y las organizaciones sanitarias. Además, los usuarios de FileHold tienen la opción de instalar el software en su dispositivo o acceder a él a través de la nube.

FOLDERIT

FOLDERIT es una plataforma de gestión documental colaborativa diseñada para pequeñas y medianas empresas. Según la reseña de Capterra sobre el software, FOLDERIT ofrece un sistema de gestión documental fácil de usar.

Este software de aprobación mantiene los documentos fácilmente accesibles. Ofrece a los usuarios acceso sin conexión a los documentos, al tiempo que los mantiene seguros gracias a sus capacidades de retención de documentos y recuperación de archivos.

Bitrix24

Bitrix24 está diseñado para el uso de equipos de trabajo remotos y empresas que operan a pequeña escala. Más de cuatro millones de empresas de todo el mundo están registradas para utilizar este software.

Permite a los usuarios trabajar en colaboración de forma que los equipos conserven su eficacia y organización. Bitrix24 mantiene las ideas y el conocimiento, así como los documentos, archivos y proyectos seguros, fácilmente compartibles y fáciles de localizar.

Wrike

El software de Wrike está diseñado para que los equipos que trabajan a distancia colaboren en línea como lo harían en persona. Permite a los usuarios combinar 44 herramientas diferentes en un sistema de trabajo integrado.

Además, ofrece herramientas clave de gestión de proyectos, como diagramas de Gantt, tableros Kanban, calendarios sincronizados y actualizaciones en tiempo real. El uso óptimo de esta herramienta de gestión del trabajo son los equipos de más de 20 personas, y Wrike está especialmente orientado a los equipos de marketing y diseño.

Casos de uso habituales del software de aprobación de documentos

Un sistema de aprobación de documentos puede utilizarse para actualizar una amplia gama de procedimientos cotidianos de la empresa. Esto incluye todo, desde la aprobación de una nueva entrada de blog en el sitio web hasta los esfuerzos de cambio de marca de la empresa a gran escala.

Cuando creas nuevos documentos de proyecto, es fundamental que los gestiones con cuidado. Aquí es donde la implementación de procesos como un sistema de aprobación de documentos es esencial.

A continuación, presentamos tres ejemplos que ponen de relieve cómo se puede utilizar un proceso de aprobación de documentos en los equipos de marketing:

Aprobación de una presentación

A veces sólo necesitas consultar algo con tus compañeros para terminar la presentación para la siguiente reunión del equipo. Aunque se trata de una tarea pequeña que requiere una lectura rápida, si la lleva a cabo a través de su proceso establecido de aprobación de documentos, puede asegurarse de que los comentarios que reciba para esta presentación le sean devueltos rápidamente, y que sean constructivos y fáciles de aplicar.

Aprobación de un testimonio

Los testimonios son una buena manera de confirmar su experiencia mostrando los comentarios de los clientes existentes. Pero antes de que pueda publicar su nueva historia en su sitio web o blog, debe ser aprobada por su gerente de éxito del cliente y/o el propio cliente.

Con el software de aprobación de documentos, puede compartir fácilmente el texto y recibir la aprobación final de forma rápida y sin esfuerzo. Esto te ayudará a mantenerte organizado y al tanto de tus proyectos.

Aprobación de los nuevos textos del sitio web

Tanto si se trata de una nueva sección completa del sitio web como de una sección actualizada, al pasar este texto por su sistema de aprobación de documentos, se asegura de que no haya errores y se adhiera a las directrices de la marca de su empresa y al tono de voz establecido.

Ejemplo de proceso de revisión y aprobación de documentos digitales

Ahora, es el momento de ver cómo es este proceso. Utilizando el ejemplo anterior de un testimonio, le llevaremos a través de un típico proceso de revisión y aprobación de documentos digitales.

1. Cree un nuevo proyecto.

Cuando necesite obtener la aprobación de un nuevo relato testimonial, lo primero que debe hacer es esbozar todos los pasos de revisión necesarios. Por ejemplo, el documento puede necesitar la aprobación de algunos miembros de su equipo de marketing interno, de su gestor de éxito del cliente y del cliente.

2. Cargue el archivo.

Utilizando la plataforma de aprobación de su elección, el siguiente paso es cargar el archivo en la carpeta del proyecto e invitar a los miembros del equipo involucrados a revisar el documento. En nuestro ejemplo, sus colegas de marketing interno serán el primer grupo a invitar.

3. Inicie la primera ronda de comentarios.

Después de que sus colegas hayan dejado su opinión sobre el texto testimonial, puede editar el documento en consecuencia y subirlo de nuevo en el mismo paso de revisión para obtener la aprobación de su equipo.

Como gestor de proyectos, si quiere mejorar la forma de supervisar su proceso, hay una serie de herramientas y métodos de gestión que puede considerar. Además de implantar un sistema de aprobación de documentos, podría considerar herramientas ágiles de gestión de proyectos.

4. Pase el documento por cada paso de revisión.

Una vez aprobado el testimonio en el primer paso de revisión, puede pasar el documento al siguiente paso de revisión y aprobación y repetir el proceso. Esto significa que invitas al gestor de éxito del cliente a ver el testimonio y a dar su opinión y/o a aprobarlo al instante, si no es necesario hacer más cambios.

5. Recibir la aprobación final.

Para el último paso, se pasa el testimonio aprobado internamente al último paso de revisión, que consiste en invitar al cliente a dar su aprobación final. Después de que su cliente también esté contento con la historia testimonial, puede seguir adelante y publicarla.

Comience con su software de aprobación de documentos

Al implementar un flujo de trabajo eficiente de aprobación de documentos paso a paso en su empresa, los gestores de proyectos pueden reforzar significativamente los esfuerzos de trabajo colaborativo de su equipo.

Un software de aprobación de documentos intuitivo y fiable garantiza más rapidez, eficacia, organización y claridad, al tiempo que aporta un nivel de gestión más matizado a toda la operación. Esta herramienta presenta una solución ideal para todos los retos que conlleva el intento de realizar un trabajo colaborativo a distancia.