La gestion des documents est l’un des flux de travail les plus sous-estimés d’une entreprise. Ni les universités ni les entreprises n’ont tendance à accorder une grande attention à ce sujet.
Mais connaissez-vous le coût réel du papier? Les entreprises dépensent en moyenne 20 dollars pour classer un seul document, et les travailleurs des secteurs à forte consommation de papier passent environ 50 % de leur temps à chercher des informations.
Même si votre entreprise utilise un système de gestion de documents numériques (SGD), celui-ci doit être parfaitement organisé et entretenu pour gagner du temps et obtenir une cohérence et une meilleure collaboration au sein et au-delà de votre organisation.
Nous allons donc vous aider à tirer le meilleur parti de votre logiciel de gestion de documents. Dans les sections suivantes, nous répondons aux questions : Qu’est-ce que la gestion documentaire ? et Quel système dois-je utiliser ?
Qu’est-ce que la gestion des documents?
La gestion des documents peut être définie comme le processus de stockage, de localisation, de mise à jour, de partage et de suivi des documents. Les documents comprennent tout matériel écrit – un document imprimé ou électronique qui contient des informations à plusieurs fins.
Un système d’archivage de documents, quel qu’il soit, organise tous les documents au sein d’une organisation. Par rapport aux flux de travail spécifiques à une fonction, tels que la gestion de projets de marketing, les systèmes de gestion de documents apportent une valeur ajoutée à l’organisation dans son ensemble et peuvent contribuer de manière significative aux résultats d’une petite et moyenne entreprise (PME) ou d’une grande société.
L’étude de cas suivante illustre la puissance d’un système de gestion des documents :
Auparavant, l’ Association canadienne des producteurs de semences (ACPS ) devait envoyer des formulaires papier aux inspecteurs des semences dans tout le Canada, ce qui entraînait d’énormes factures d’affranchissement et un gaspillage de main-d’œuvre. Grâce aux solutions de gestion de documents Laserfiche, l’ACSG a économisé 10 000 $ et 300 heures de travail au cours des trois premières semaines de son utilisation.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents?
Un système de gestion de documents gère, structure et rationalise le flux de documents numériques d’une organisation. Bien que le terme “gestion des documents” fasse référence à la fois au contrôle des documents papier et numériques, un système de gestion des documents ne concerne généralement que les documents numériques.
Il existe plusieurs types de logiciels de gestion de documents d’entreprise et le choix de celui qui vous convient le mieux dépend de votre propre processus d’entreprise. Les entreprises d’aujourd’hui utilisent généralement des systèmes basés sur le cloud. L’infrastructure informatique d’un système de gestion de documents basé sur le cloud est entièrement gérée par des sociétés tierces. Cela signifie que les entreprises économisent sur les coûts d’infrastructure et qu’elles peuvent facilement stocker, gérer et partager des documents dans le nuage.
Certaines entreprises préfèrent une plus grande flexibilité et disposent également des ressources nécessaires pour créer une infrastructure sur site ou un cloud privé dont les serveurs sont situés au sein même de l’entreprise. Toutefois, les avantages d’une flexibilité et d’une personnalisation totales ont un prix élevé.
Une troisième solution consiste en des solutions hybrides, dans lesquelles les serveurs sont situés dans les locaux de l’entreprise, mais les sauvegardes sont enregistrées dans le nuage. Les nuages hybrides ont l’avantage d’offrir une couche de sécurité supplémentaire aux solutions sur site au cas où les serveurs locaux seraient endommagés.
Une infrastructure sur site ou hybride ne peut être recommandée qu’aux grandes organisations disposant des ressources nécessaires pour les gérer. Les startups ou les PME devraient tirer parti des logiciels de gestion de documents pour petites entreprises basés sur le cloud.
Les systèmes de gestion de documents permettent donc de structurer l’ensemble du flux de documents d’une organisation. En 2020, pratiquement toutes les entreprises auront besoin d’un DMS pour travailler le plus efficacement possible.
Dans la section suivante, nous présentons les caractéristiques importantes qu’un bon système de gestion des documents peut apporter à votre entreprise.
Caractéristiques importantes des systèmes de gestion de documents
Quelles sont les caractéristiques les plus importantes d’un système de gestion des documents d’entreprise ? Comment un logiciel de système de contrôle des documents peut-il contribuer aux résultats de votre entreprise ?
Dans cette section, nous présentons les éléments les plus importants d’un système efficace de gestion des documents numériques.
Structuration des fichiers : Un document électronique doit être stocké de manière à ce que toute personne au sein d’une organisation puisse trouver le fichier. Une structure intuitive de stockage des fichiers est nécessaire pour localiser les documents. Les flux de travail de stockage automatisés assurent la cohérence de tous les fichiers stockés.
La numérisation : Nous sommes encore loin d’un espace de travail entièrement numérique. Un bon système documentaire sera connecté à des scanners, des imprimantes et même des télécopieurs, afin que vous puissiez commencer à numériser facilement.
L’indexation : Les fichiers doivent être trouvés facilement. Une fonction de recherche et des fonctions d’indexation appropriées sont nécessaires pour réduire le temps et les efforts qu’un employé doit fournir pour trouver un fichier spécifique.
Gestion des versions : En l’absence de précautions appropriées, des documents importants peuvent être supprimés ou modifiés par accident. Le versionnage permet de récupérer les fichiers importants afin de minimiser les dommages potentiels.
Intégrations : Votre entreprise utilise probablement déjà des outils de gestion de projet ou des logiciels de productivité tels que Google Drive. Un bon système de fichiers de documents vous permet d’intégrer vos outils bpm de manière transparente au système.
Accès mobile : À l’heure du travail à distance, il est important que les membres de l’équipe puissent se connecter à votre plateforme de n’importe où.
Le partage : Une GED vous permet de partager facilement des documents avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. En fonction du document, vous pouvez ajouter des dispositifs de sécurité supplémentaires qui limitent les fonctions de partage ou de publication.
Sécurité: Certains secteurs, tels que le droit ou la finance, ont des normes de sécurité plus élevées et nécessitent un contrôle extrêmement strict des documents. L’infrastructure de sécurité doit interdire tout accès non autorisé.
Il est évident que la gestion des documents n’est qu’un flux de travail de soutien. Vous avez besoin d’autres logiciels pour soutenir et rationaliser le processus de création de documents.
Filestage simplifie le processus d’approbation des fichiers nouveaux et mis à jour en offrant une plateforme centralisée où les utilisateurs peuvent partager, discuter et réviser des images, des vidéos ou des fichiers texte avec les membres de l’équipe ou des partenaires externes. Filestage peut être utilisé en complément de n’importe quel DMS – une fois que votre actif est créé et approuvé, vous pouvez utiliser un DMS pour indexer, stocker et sauvegarder vos fichiers.
Certaines questions sur la GED, telles que “Qu’est-ce qu’un gestionnaire de documents ?” ou “Que sont les services documentaires ?”, apparaissent toujours dans les moteurs de recherche. Pour vous permettre de mieux comprendre le fonctionnement réel des systèmes de gestion de documents, nous vous présentons 25 des systèmes de gestion de documents les plus utilisés.
Aperçu du meilleur logiciel de gestion de documents en ligne
Quel système de gestion des documents votre entreprise doit-elle utiliser ? Le meilleur logiciel de gestion de documents dépend du contexte dans lequel il est utilisé ainsi que des besoins de votre entreprise.
C’est pourquoi nous vous proposons dans cette section un aperçu complet de 25 des systèmes de gestion de documents les plus utilisés.
Filestage – examen et approbation des documents
Filestage est un logiciel d’approbation de documents qui aide les entreprises à partager, discuter et approuver des fichiers, tels que des documents PDF, des présentations, et même des fichiers audio ou vidéo. La plateforme basée sur le cloud simplifie l’examen et l’approbation des fichiers en permettant aux examinateurs de laisser facilement des commentaires clairs, tout en aidant les chefs de projet à recueillir les commentaires et à en garder la vue d’ensemble.
En outre, la plateforme contient une variété d’ outils de collaboration documentaire pour les membres de l’équipe et les clients, notamment des flux de travail personnalisables, l’automatisation des tâches et le versionnage intégré. En conséquence, l’ outil de révision et d’approbation des documents permet un gain de temps indispensable pour toutes les personnes concernées.
Le plan d’abonnement commence à 89 dollars par mois pour 10 membres d’équipe et est disponible à trois niveaux de prix différents qui s’adressent aux petites et grandes entreprises.
Adobe Document Cloud – Applications de productivité PDF
Adobe Document Cloud combine divers logiciels de productivité d’Adobe pour gérer et modifier vos documents et rationaliser la gestion du contenu de votre entreprise. Le paquet comprend Adobe Acrobat, E-Signatures, Acrobat PDF Pack, Acrobat Export PDF ainsi qu’une variété d’applications mobiles.
Même si Adobe Document Cloud peut vous aider à créer et à modifier de nouveaux fichiers PDF, la solution pour les particuliers et les PME n’est pas une GED à part entière. La solution d’entreprise se rapproche de cet objectif. Par exemple, Adobe Sign for business vous permet d’automatiser des flux de travail essentiels pour vous conformer aux règles et réglementations en vigueur dans le monde entier.
Adobe Document Cloud est disponible en différentes formules – pour les particuliers, les équipes et les entreprises. Les solutions pour les entreprises commencent à 15,70 dollars par mois et par utilisateur.
Alfresco – gestion du contenu organisationnel
Alfresco offre plus qu’un simple système de gestion de documents, car il propose diverses solutions de contenu, notamment des outils de collaboration, de gestion de cas et d’analyse d’entreprise, ainsi que des services d’intelligence artificielle au sein d’une seule et même plateforme.
Alfresco est une solution open-source évolutive en fonction des besoins de votre organisation et très flexible en termes d’intégration dans votre propre écosystème ou vos applications. Alfresco Content Services fonctionne parfaitement avec Alfresco Process Services, qui offre une automatisation des processus numériques pour toute une série de flux de travail.
Vous pouvez contacter Alfresco pour obtenir un devis sur l’une de leurs solutions.
Bitrix24 – Solutions de GED et de gestion de projets
Bitrix24 est une plateforme de gestion de projet étendue qui offre de multiples outils pour une variété d’objectifs.
Il s’agit notamment des outils de communication pour les conférences, le chat vidéo et la messagerie, ainsi que des calendriers, de l’intranet social, des systèmes de gestion des ressources humaines et des systèmes de gestion des documents qui stockent et partagent les fichiers.
Bitrix24 propose cinq formules d’abonnement différentes ainsi qu’une version de base gratuite. La formule d’abonnement de base payante “Start +” est proposée à 19 dollars par mois pour tous les utilisateurs.
Bynder – DAM et DMS
Bynder est un système de gestion des actifs numériques (DAM) qui contient plusieurs fonctionnalités de DMS. Il peut contribuer à votre stratégie globale de gestion des actifs de marque tout en rationalisant les flux de gestion des documents.
Des outils tels que Video Brand Studio vous permettent d’échelonner et d’automatiser la création de vidéos, tandis que les modèles de marque numérique aident à produire un contenu cohérent. En outre, le système de gestion des actifs numériques permet à votre entreprise de centraliser et de gérer non seulement les documents, mais aussi pratiquement tous les actifs numériques.
Si vous êtes intéressé par Bynder, vous pouvez organiser un appel de 15 minutes avec l’entreprise pour discuter de vos besoins individuels.
Docuvita – une GED flexible
Docuvita est un système de gestion documentaire flexible et adaptable qui s’intègre à votre système de gestion des ressources de l’entreprise (ERM) ou à votre système de gestion de la relation client (CRM), ce qui permet de réduire le temps consacré aux processus et d’assurer un flux de travail transparent entre plusieurs systèmes.
Docuvita possède de multiples fonctions d’automatisation, de sorte que les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur des tâches plus urgentes au lieu de classer manuellement les documents. Plus important encore, Docuvita dispose de fonctions de sécurité avancées pour protéger vos documents contre tout accès non autorisé.
Vous pouvez prendre contact avec Docuvita pour obtenir un devis adapté à vos besoins.
Dropbox Business – le populaire DAM basé sur le cloud computing
Presque tout le monde connaît Dropbox. Étant donné que la plupart des consommateurs ont utilisé la version gratuite au moins une fois, Dropbox Business est une excellente option pour les entreprises qui souhaitent intégrer un DAM léger et déjà connu du personnel.
Dropbox Business offre un excellent moyen de mettre de l’ordre dans les flux de travail désordonnés. Il offre un lieu centralisé où l’on peut accéder à différents outils, tels que Google Docs, les tableaux Trello et autres. En outre, il offre de multiples outils administratifs, de sorte que vous pouvez construire et maintenir une structure claire.
Dropbox Business est disponible en plusieurs formules d’abonnement, qui diffèrent par leur taille de stockage et leur volume de fonctionnalités. L’offre “Standard” débute à 12,50 $ par mois et par utilisateur.
Filecamp – gestion créative des fichiers
Filecamp est principalement un système de gestion des actifs numériques qui fonctionne bien pour les fichiers et documents créatifs.
En plus des fonctionnalités traditionnelles du DAM, telles qu’une médiathèque, des directives de marque et des épreuves en ligne, Filecamp offre la possibilité de stocker, d’indexer et de retrouver facilement tous vos documents. En outre, vous pouvez créer plusieurs sous-comptes si vous travaillez avec plusieurs marques.
Filecamp est facile à utiliser, de sorte que les membres de l’équipe ne se sentent pas dépassés. Le système DAM est disponible en trois modèles d’abonnement différents, et la formule “Basic” est proposée à 29 dollars par mois.
FileHold – une GED à part entière
FileHold offre toutes les fonctionnalités que l’on peut attendre d’un système de gestion de documents avancé. Il s’agit notamment du contrôle des versions, de l’indexation, d’une fonction de recherche intuitive et d’un contrôle d’accès personnalisable à tous vos documents.
En outre, FileHold rationalise les flux de travail et peut être intégré à plusieurs applications et services Microsoft, notamment SharePoint ou Active Directory. En outre, les entreprises peuvent personnaliser des fonctions distinctes telles que la localisation linguistique ou le classement automatique.
FileHold propose plusieurs options de prix flexibles afin que vous puissiez choisir la version qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Hightail Business – stockage illimité DAM
Hightail Business offre un espace de stockage illimité pour votre entreprise et fournit de nombreux extras, ce qui en fait un système DAM attrayant.
Les fonctionnalités de Hightail Business comprennent le contrôle de version avec comparaison côte à côte, des fonctions de collaboration avancées, des intégrations avec des logiciels de productivité populaires et des partenaires de stockage en nuage, ainsi que des autorisations au niveau organisationnel, la gestion des membres et des rapports administratifs.
L’abonnement Hightail Business est disponible à 36 $ par utilisateur, et des plans plus économiques sont disponibles avec moins de fonctionnalités. Une version d’essai du plan d’affaires est également disponible, afin que vous puissiez tester ses fonctionnalités avancées sans avoir à vous engager.
Ideagen – DMS de réglementation et de conformité
Ideagen est une solution de gestion de documents axée sur les questions de réglementation et de conformité en offrant un système basé sur le cloud qui permet aux entreprises de contrôler tous leurs actifs. Ce système permet d’éviter les erreurs inutiles grâce à ses processus de co-auteur et de système de révision.
En outre, Ideagen propose des solutions de gestion documentaire sur mesure pour des secteurs spécifiques, tels que l’aérospatiale et la défense, l’aviation, la construction, l’énergie, les services financiers, l’alimentation et les boissons, les soins de santé, l’industrie manufacturière, les sciences de la vie et le rail.
Pour obtenir un devis, les entreprises peuvent contacter le service commercial d’Ideagen.
iManage – GED pour les cabinets d’avocats
iManage propose principalement des solutions pour les cabinets d’avocats. Grâce à sa solution de gestion des documents et des e-mails basée sur le cloud, les flux de travail des cabinets d’avocats sont simplifiés, les normes de sécurité étant primordiales.
iManage offre une large gamme d’outils de collaboration qui permettent aux utilisateurs de gérer et de travailler sur des documents juridiques. La plateforme est accessible de partout grâce à une interface conviviale pour les téléphones portables.
Les fichiers de projet permettent aux utilisateurs de combiner différents documents et courriels afin que toute la documentation connexe soit facilement accessible en un seul endroit. Une version de démonstration de Closing Folders est disponible. Vous pouvez contacter iManage pour demander un devis.
LogicalDOC – GED en nuage public, sur site ou hybride
LogicalDOC offre une flexibilité totale en ce qui concerne la structure informatique sous-jacente d’un système de gestion de documents. Les petites entreprises peuvent utiliser un nuage public, tandis que les grandes entreprises peuvent choisir un nuage privé ou une solution hybride si elles souhaitent davantage de contrôle et de flexibilité.
Les plans d’abonnement avancés offrent une grande variété de fonctionnalités supplémentaires, telles que le support FTP / FTPS, plus d’intégrations comme Kofax – extraction de métadonnées et plus de possibilités de stockage via des dossiers distants (SMB), Amazon S3 ou Microsoft Azure – en fonction du modèle de cloud choisi.
Vous pouvez contacter LogicalDoc pour un essai gratuit ou des informations sur les prix.
Legito – rédaction intelligente de documents juridiques
Alors que la plupart des GED aident les entreprises à organiser leurs documents, Legito brille dans le processus de création de documents juridiques. L’entreprise est au service de grands noms, tels que PWC, Société Générale et Skoda.
La proposition de vente unique de Legito est le processus de rédaction intelligent qui permet aux créateurs de contenu de créer des projets de contrat automatisés qui peuvent être facilement personnalisés pour une multitude d’objectifs, ce qui fait gagner du temps et permet aux avocats de se concentrer sur la représentation de leurs clients.
En outre, Legito propose des processus pour stocker et analyser, négocier et signer, ainsi que gérer et partager des documents – offrant ainsi un soutien à chaque étape du processus juridique.
Legito se décline en trois versions différentes, qui se distinguent par leurs caractéristiques ainsi que par le nombre d’utilisateurs autorisés . Le plan d’abonnement pour un seul utilisateur est disponible à 100 $ par mois, tandis que la solution pour les PME coûte 80 $ par mois et par utilisateur.
M-Files – gestion intelligente de l’information
M-Files est plus qu’un simple DAM. Elle combine la gestion des documents et la gestion du contenu de l’entreprise en une seule plateforme unifiée. Avec M-Files, les documents peuvent être trouvés en fonction de ce qu’ils contiennent, et non de l’endroit où ils sont stockés.
De plus, M-Files dispose d’une multitude de fonctionnalités intéressantes de gestion de projets qui visent à rationaliser les flux de travail et à fournir une vue d’ensemble de tous les projets et échéances. De plus, M-Files peut être intégré aux solutions logicielles d’entreprise les plus utilisées, telles que SAP, et à une large gamme d’applications de productivité.
Contactez M-Files pour demander un devis et une démonstration gratuite.
Microsoft Sharepoint – GED intranet
Microsoft Sharepoint est populaire auprès des entreprises pour sa flexibilité et ses possibilités d’application. Quel que soit le secteur ou les objectifs de votre organisation, vous pouvez être sûr que Sharepoint a une solution qui répond à vos besoins.
Faisant partie de la suite Microsoft Office, Sharepoint offre une variété de fonctionnalités, notamment la messagerie, le partage de documents, la conformité et les fonctions de gestion.
Sharepoint est disponible en deux plans en ligne différents et peut également être commandé avec Office 365. Le plan 1 commence à partir de 5 $ par utilisateur et par mois, tandis que le plan 2 coûte 10 $ sur une base annuelle. En outre, le Plan 2 plus Office 365 est disponible à 20 $ par utilisateur.
Microsoft OneDrive for Business – solution de gestion des données en nuage (DMS)
OneDrive for Business est la version professionnelle de la célèbre solution cloud grand public OneDrive. Il offre toutes les fonctionnalités importantes que vous êtes en droit d’attendre d’un SGD complet, y compris la gestion intuitive de la structure des fichiers et les fonctions de partage et de collaboration.
Avec OneDrive for Business, il est même possible de télécharger des données jusqu’à 100 Go, ce qui facilite la mobilité de vos fichiers les plus volumineux. En outre, OneDrive For Business permet de synchroniser facilement les bibliothèques et dispose de multiples fonctions de sécurité qui ajoutent une couche supplémentaire de protection aux fichiers sensibles.
Les abonnements adaptés aux entreprises se déclinent en deux plans différents et peuvent également être combinés avec les abonnements à Sharepoint et Office 365 pour un service complet proposé par un seul fournisseur. Comme Sharepoint, le plan 1 de OneDrive for Business commence à partir de 5 dollars par mois et par utilisateur.
OpenKM – DMS avec de fortes capacités d’intégration
OpenKM est un système de gestion de documents qui offre un large éventail de possibilités de personnalisation et d’intégration, ce qui le distingue de ses concurrents. En tant que solution entièrement personnalisable, la suite d’outils de développement d’OpenKM permet même à votre équipe informatique de créer ses propres applications pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
Avec OpenKM, il est possible de stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des numérisations de documents papier. Vous pouvez automatiser les processus et collaborer sur différents projets tout en mettant en place des flux de travail pour examiner, approuver et valider les tâches.
Vous pouvez demander une version d’essai et un devis au personnel de vente d’OpenKM.
Orcanos – pour la gestion et la conformité de la qualité médicale
Orcanos est un système de gestion de documents axé sur le secteur des soins de santé. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, Orcanos permet à votre organisation d’exporter des données vers des documents Word et même de procéder à une signature électronique grâce à sa gestion des documents.
Orcanos offre une grande variété d’outils de personnalisation pour de nombreux documents et vous permet de générer des flux de travail pour les approbations et les signatures électroniques. Un contrôle d’accès complet peut être maintenu sur tout document, car vous pouvez déléguer des droits spécifiques d’ajout, de modification ou de visualisation à chaque utilisateur du document. En outre, Orcanos est intuitif et peut être utilisé efficacement dès le début.
Orcanos est disponible en trois formules : Le contrôle de la conception (ALM) ou la gestion de la qualité (QMS) sont chacun disponibles à 990 $ par mois, tandis qu’une combinaison des deux coûte 1 250 $ par mois.
PowerDMS – pour la gestion des politiques
PowerDMS aide votre entreprise à rationaliser la gestion de ses politiques et procédures. Il attribue et collecte automatiquement les signatures et assure le suivi des politiques et procédures importantes.
PowerDMS possède des fonctions uniques que l’on ne trouve pas dans d’autres systèmes de gestion de documents. Par exemple, la gestion de la formation permet à votre entreprise de tester les employés par le biais de plusieurs méthodes, ce qui permet de s’assurer que tous les membres de l’entreprise sont au courant de toutes les questions importantes.
Outre les entreprises, PowerDMS répond aux besoins d’organisations gouvernementales spécifiques, telles que les municipalités ou les forces de l’ordre. Vous pouvez accéder à une démo gratuite et demander des prix via le formulaire de contact du site web de PowerDMS.
Revv – pour les ONG et les collecteurs de fonds
Revv est une plateforme spécialisée et un système de gestion des données qui s’adresse aux ONG et facilite la collecte de fonds ainsi que l’engagement des utilisateurs.
La plateforme dispose d’une large gamme d’outils de reporting et de conformité politique qui sont personnalisables en fonction de vos besoins spécifiques. Les outils disposent même de calendriers de rapports automatisés, de sorte que vous restez toujours au courant des projets et des échéances.
En outre, Revv aide votre organisation à rationaliser les flux de travail et propose des fonctionnalités spécifiques à votre secteur d’activité, telles que des dons ou des formulaires, des pétitions et des enquêtes en un clic. Enfin, Revv est équipé d’outils de vente pour commercialiser vos services.
Revv est disponible dans une version gratuite ainsi que dans un plan d’abonnement payant disponible à 49 $ par mois.
Rubex d’eFileCabinet – GED polyvalent
Rubex d’eFileCabinet est un système de gestion de documents facile à utiliser et intuitif qui offre de multiples solutions personnalisées pour un large éventail de secteurs, notamment la comptabilité, les RH, le droit et les assurances.
Que vous ayez besoin de rationaliser les flux de travail, de faciliter les signatures électroniques, de stocker et de partager des documents ou de mettre en œuvre des politiques de gouvernance d’entreprise, Rubex offre une plate-forme unique pour tous ces objectifs.
Les fonctions de sécurité comprennent un contrôle avancé des versions et des fonctions de partage sécurisé. Rubex est proposé en trois formules différentes, à partir de 55 dollars par mois et par utilisateur. La formule d’abonnement illimité est de 199 dollars par mois et par utilisateur.
ShareArchiver – pour la gestion du stockage des données
ShareArchiver est une solution de gestion du stockage des données qui permet de réduire les coûts de stockage jusqu’à 80 %, de renforcer la sécurité des données et d’aider votre entreprise à accéder plus facilement à vos données.
ShareArchiver dispose d’un système d’automatisation avancé qui permet de définir des règles pour archiver automatiquement les fichiers selon des critères propres à l’organisation ou au département, ce qui permet de libérer du temps pour votre service informatique.
Vous n’avez pas à vous soucier de la sécurité, car les données sont protégées par un cryptage 256-AES et la technologie SSL.
Prenez contact avec ShareArchiver pour une démonstration gratuite et une offre de prix.
XaitPorter – pour la co-rédaction et l’automatisation
XaitPorter est une solution logicielle qui soutient le processus d’édition avec une large gamme d’outils de création collaborative. XaitPorter est une solution basée sur le cloud, qui permet aux créateurs de contenu du monde entier de travailler efficacement ensemble.
Avec l’aide de XaitPorter, votre processus de création de documents sera rationalisé ; vous pourrez produire des documents jusqu’à 70 % plus rapidement avec un résultat de meilleure qualité et augmenter vos taux de réussite aux appels d’offres et aux propositions. En outre, XaitPorter offre des fonctions d’automatisation pour réduire davantage les charges de travail inutiles.
Vous pouvez programmer une démonstration en direct et demander un devis à un représentant de XaitPorter via leur formulaire de contact.
ZohoDocs – gestion de fichiers en ligne pour les équipes et les particuliers
ZohoDocs fournit aux entreprises et aux particuliers un lecteur virtuel qui synchronise les ordinateurs Windows, Mac et Ubuntu Linux avec le cloud. ZohoDocs vous permet de personnaliser et de structurer vos fichiers et dossiers en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez classer les fichiers en fonction du projet, du type de fichier ou de l’auteur.
En outre, Zoho est livré avec sa propre suite de collaboration, qui vous permet de créer et de partager des documents ou de publier votre travail au format HTML et de l’exporter vers WordPress, par exemple.
ZohoDocs est proposé dans des formules d’abonnement très abordables. En plus de la version gratuite, il existe une version standard à 4 € et une version premium à 6,40 €.
Pourquoi un système de gestion des documents est-il nécessaire ?
Après avoir répondu aux questions “Qu’est-ce qu’un référentiel documentaire ?” et “Qu’est-ce qu’un GED ?”, il est temps de passer aux questions qui comptent le plus pour votre propre entreprise.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des documents par rapport à votre propre entreprise ? Et pourquoi se donner la peine de dépenser de l’argent pour une fonction non critique ?
Tout d’abord, la quantité de données que chacun d’entre nous crée est époustouflante. Selon Forbes, la quantité de données créées entre 2016 et 2018 équivaut à 90 % de toutes les données jamais générées.
Avec un besoin toujours croissant de contenu numérique et une présence accrue sur les médias sociaux, il est important d’organiser nos actifs numériques de manière plus efficace. Une plateforme centralisée, accessible de partout, est le moyen le plus simple et le plus pratique de structurer un ensemble d’actifs numériques en constante expansion.
Pour bien comprendre les avantages des systèmes de gestion de documents, il peut être utile de consulter les avis sur les logiciels de gestion de documents ainsi que les études de cas réelles de l’un des exemples cités ci-dessus (et une démonstration gratuite) avant de s’engager dans un plan d’abonnement.
Dans la section suivante, nous passons en revue les trois plus importants avantages qu’un DMS peut offrir.
Quels sont les trois principaux avantages des systèmes de gestion de documents?
Dans la section suivante, nous vous présentons les principales raisons pour lesquelles vous devriez investir dans un système de gestion des documents.
Gardez la trace de tous vos documents
Si vous n’utilisez pas un système de gestion des documents, vous serez désespéré de devoir garder la trace de tous vos documents. Qu’il s’agisse de contrats importants, de dossiers clients ou d’informations sur le personnel, une GED vous donne une vue d’ensemble de tous vos documents et vous permet de prendre de meilleures décisions concernant les projets futurs. Afin de mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion de projet, vous devez disposer d’une vue d’ensemble facilement accessible de toutes vos ressources, y compris les documents numériques.
Gagner du temps
Un autre grand avantage de tout DMS est le temps qu’il permet de gagner – et nous parlons de beaucoup de temps. Il suffit de se demander combien de temps vous perdez quotidiennement en cherchant des documents papier ou numériques et de le multiplier par une année de travail pour voir combien de temps vous perdez.
Les industries du papier sont les plus touchées. Comme nous l’avons mentionné précédemment, les professionnels des secteurs à forte consommation de papier passent environ 50 % de leur temps à chercher les bonnes informations. Vous pouvez imaginer combien vous pouvez économiser en coûts de main-d’œuvre en ajoutant un bon DMS.
Une efficacité accrue
Le gain de temps va de pair avec une efficacité accrue. Avec une GED efficace en place, vos employés ont plus de temps pour se concentrer sur les tâches qui comptent. Et c’est là que les systèmes de gestion des documents peuvent briller : non seulement ils contribuent à la gestion des ressources marketing et à la documentation des projets, mais ils augmentent également l’efficacité de chaque employé.
Il existe un grand nombre de systèmes de gestion de documents. Nous vous proposons donc un petit guide pour vous aider à choisir le système qui répond le mieux à vos besoins organisationnels.
Comment trouver le meilleur système de gestion de documents pour vos besoins
Parmi les 25 produits répertoriés, comment s’assurer de choisir l’option la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise ? Dans la section suivante, nous vous donnons des indications pour prendre votre décision finale.
Quels sont les principaux problèmes que la solution doit résoudre ?
Dans un premier temps, vous devez prendre en compte les difficultés actuelles de votre organisation. Pensez-vous que les membres de votre équipe passent trop de temps à chercher des documents en raison d’un système organisationnel inefficace, ou avez-vous besoin d’améliorer la cohérence de votre production ?
Quels que soient vos points sensibles, il est logique de penser systématiquement en utilisant un modèle de plan de projet. Cet outil aborde votre processus de décision comme un projet d’entreprise et vous donne la structure nécessaire pour faire un choix judicieux.
Quelles sont les fonctionnalités obligatoires pour votre travail, et celles qui ne le sont pas?
Dressez une liste des dix fonctions obligatoires que vous devez trouver dans un système de gestion des données. Quelles que soient les caractéristiques que vous choisissez, une liste des 10 meilleurs produits réduira les choix possibles à un minimum acceptable.
Créez une liste avec vos outils préférés pour les comparer
Poursuivez vos recherches et comparez tous les systèmes de gestion de documents et leurs outils qui figurent dans votre liste des dix premiers. Attribuez des points à chaque caractéristique, de manière à obtenir un résultat mesurable et communicable et à trouver une solution gagnante.
Comment naviguer dans le flux de travail avec un logiciel de gestion documentaire
Dans cette dernière section, nous vous montrons comment naviguer dans un flux de documents numériques.
1. Créer le document
Que vous créiez un fichier entièrement nouveau ou que vous mettiez à jour un document préexistant, la création du document est toujours la première étape.
En fonction de l’ampleur de la tâche, planifiez-la et utilisez des modèles de gestion de projet. Une fois que vous avez défini les objectifs du document, les créateurs de contenu vont créer le document lui-même. Les créateurs de contenu peuvent être des rédacteurs, l’équipe de conception ou même d’autres parties prenantes impliquées dans certains types de documents.
2. Révision et approbation du document
Après un va-et-vient entre les créateurs de contenu et les chefs de projet, la première version peut être présentée pour révision. Mais la question est de savoir comment le faire.
Si vous n’utilisez pas un logiciel de révision et d’approbation tel que Filestage, vous devrez probablement envoyer plusieurs courriels à toutes les parties prenantes et attendre plusieurs jours ou semaines avant de pouvoir recueillir les réactions de chacun. Ensuite, vous résumerez, comparerez et clarifierez tous les commentaires. En conséquence, l’approbation des documents peut être un processus très long et éprouvant pour les nerfs.
Toutefois, avec Filestage, vous pouvez simplifier et réduire le temps consacré au processus de révision et d’approbation. Après avoir téléchargé des documents sur la plateforme et invité les réviseurs à faire des commentaires, vous êtes prêt à recevoir un retour d’information. En ajoutant une date d’échéance à chaque dossier, tout le monde est automatiquement informé de l’avancement et des délais.
En outre, les réviseurs peuvent discuter entre eux des changements proposés directement dans le fichier. Cela rend les longs échanges de courriels superflus et réduit les risques de malentendus, tout en faisant gagner du temps à toutes les personnes concernées.
3. Télécharger le document vers votre GED
S’il reste des modifications à apporter, le document annoté est renvoyé aux créateurs de contenu qui apportent les changements nécessaires et retéléchargent le fichier. Une fois que tout le monde a donné son accord, vous êtes prêt à télécharger le document vers votre GED.
4. Partager le document avec des collègues
En fonction de l’objectif initial, vous pouvez maintenant distribuer votre document publié à vos collègues et clients, ou simplement le publier sur les médias sociaux.
Quelle est l’efficacité de la gestion de vos documents?
Dans un monde où la production numérique ne cesse de croître, nous devons prendre du recul par rapport à nos tâches quotidiennes et prendre du recul pour analyser notre efficacité dans la gestion de nos documents.
En introduisant la bonne GED dans votre entreprise, la qualité générale et la cohérence de tout type de production augmenteront. Vos collègues vous remercieront de leur avoir fait gagner un temps précieux. Et tout cela aura un effet positif sur le résultat net.
Par conséquent, aidez votre entreprise à devenir plus organisée et plus efficace en introduisant dès aujourd’hui le bon système de gestion des documents !
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