Online-Proofing: Ein umfangreicher Leitfaden für Einsteiger

Missverständnisse, Ungenauigkeiten und Verzögerungen sind keine Seltenheit, wenn der Review- und Freigabeprozess von Dateien per E-Mail durchgeführt wird. Außerdem ist es schwierig, den Überblick zu behalten und das erhaltene Feedback zu managen, wenn dieses in verschiedenen Formaten und über mehrere Kanäle geschickt wird.

Hier kommt Online-Proofing ins Spiel – diese Methode sorgt für eine reibungslose Kommunikation, klares Feedback und schnellere Überprüfungsrunden. So können alle Projektfristen mit Leichtigkeit eingehalten werden. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie genaue Online-Proofing in der Praxis funktioniert und umgesetzt wird.

Was ist Online-Proofing?

Online-Proofing ist ein Review- und Freigabeverfahren, mit dem Sie schnelles, transparentes und genaues Feedback zu Ihrer Arbeit erhalten.

Von der Freigabe des ersten Entwurfs bis zur endgültigen Freigabe sorgt Online-Proofing für Klarheit und Ordnung im gesamten Team.

Das Online-Proofing ersetzt damit die traditionellen Flurgespräche oder das beliebte E-Mail-Pingpong. Außerdem ermöglicht es funktionsübergreifenden Teams eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und externen Partnern.

Vorteile von Online-Proofing

Das Online-Proofing bietet im Vergleich zu anderen Kanälen und Methoden eine ganze Reihe einzigartiger Vorteile. Wenn Sie nicht sicher sind, wovon wir sprechen, sollten Sie sich diese Liste der Vorteile genauer ansehen. Danach werden Sie verstehen, warum es sich lohnt, umzusteigen.

Vorteile des Online-Proofings

Schnellere Review-Runden

Wenn Sie jemals mit kreativen Projekten betraut waren, wissen Sie, dass Zeit eine sehr knappe Ressource ist. Selbst wenn alles reibungslos verläuft, wird Ihre Frist knapp bemessen sein.

Daher können Sie es sich nicht leisten, während des Überprüfungsrozesses wertvolle Zeit zu verlieren. In der Regel bleiben lange E-Mails unbeantwortet, und Sie müssen viel Zeit und Mühe aufwenden, um die Freigaben aller Stakeholder einzuholen.

INC-Untersuchungen ergaben, dass in Unternehmen mit einer starken Kommunikation zwischen den Mitarbeitern die Produktivität um bis zu 25 % anstieg. Online-Proofing-Plattformen erleichtern die effektive teamübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit.

Daher machen diese Instrumente das Feedback klarer, leichter zugänglich und verringern Missverständnisse. Dadurch wird die Durchlaufzeit verkürzt und die Projekte können rechtzeitig abgeschlossen werden.

Zentralisierung Ihrer Projekte

Sobald ein wichtiges Projekt ansteht, gehen kleinere Aufgaben, wie die Aktualisierung von Website-Inhalten oder das Ersetzen veralteter Bilder, in der erhöhten Arbeitsbelastung einfach unter. Das neue Projekt nimmt Ihre ganze Aufmerksamkeit in Anspruch und es wird schwieriger, sich zu organisieren.

Eine zentralisierte Plattform kann Ihnen helfen, den Fortschritt all Ihrer Projekte und Dateien im Blick zu behalten. Ein Projekt-Dashboard bietet Ihnen zudem einen klaren Überblick über alle ausstehenden Aufgaben, so dass Sie genau wissen, was als nächstes erledigt werden muss.

Durch die Zentralisierung Ihrer kreativen Inhalte sind Kommentare, Anmerkungen und Genehmigungen für alle beteiligten Entscheidungsträger leicht nachvollziehbar. Wenn Sie also alle Ihre Dateien an einem Ort haben, vermeiden Sie viele Probleme, die mit langwierigen und verwirrenden E-Mail-Verläufen verbunden sind.

Einhaltung von Compliance

Oftmals fällt es Unternehmen schwer, alle Compliance-Richtlinien einzuhalten. Einer der Hauptgründe dafür ist ein mangelhafter Überprüfungs- und Freigabeprozess.

Ganz gleich, ob es sich um Ihre eigenen Markenrichtlinien, Branchen- und gesetzliche Richtlinien oder um eine bestimmte Art von Formulierung handelt, die hinzugefügt werden muss – Richtlinien zur Einhaltung von Vorschriften können verwirrend, überwältigend und einfach schwer zu befolgen sein.

Durch die Verbesserung des Prozesses zur Überprüfung und Freigabe von Dateien kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass jede Datei von den wichtigsten Stakeholdern freigegeben wurde und somit den Anforderungen entspricht. Ganz gleich, ob Sie Bilder, schriftliche Inhalte oder Videos produzieren.

Verbesserung der Qualität

Hochwertige Inhalte bieten viele Vorteile für Unternehmen, wie in diesem Artikel von Hubspot beschrieben wird. Neben dem Aufbau eines Markenbewusstseins und der Verbesserung des Rufs Ihrer Marke schaffen gute Inhalte Vertrauen bei Ihrer Zielgruppe und generieren mehr und bessere Leads.

Mit Online-Proofing lassen sich hochwertige Inhalte viel einfacher und schneller erstellen. Alle Experten können sich am Überprüfungsprozess beteiligen, Feedback abgeben und diskutieren sowie an Marketingmaterialien mitarbeiten. Auf diese Weise können alle Beteiligten ihr Feedback und ihre Gedanken einbringen, um den Inhalt so gut wie möglich zu machen.

Bessere Zusammenarbeit

In einer Studie der Queens University heißt es, dass 39 % der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern in ihrem Unternehmen nicht ausreichend ist. Aber ohne teamübergreifende Zusammenarbeit treten häufiger Fehler auf, und es wird viel länger dauern, Projekte abzuschließen.

Online-Proofing erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden oder externen Interessengruppen bei digitalen Dateien erheblich. Da alle Beteiligten an einem Strang ziehen, ist die Kommunikation über Dateien einfacher, schneller und besser organisiert. Dies führt zu mehr Transparenz in Projekten, weniger Missverständnissen und einer besseren Zusammenarbeit.

Wie funktioniert das Online-Proofing?

Online-Proofing lässt sich am besten mit einer Online-Proofing-Software umsetzen. Diese Tools unterstützen viele verschiedene Dateitypen, die es den Nutzern ermöglichen, PDFs, Grafikdesigns, Blogartikel, Videos oder Website-Projekte zu teilen, zu überprüfen und Kommentare und Anmerkungen zu hinterlassen.

Zur Veranschaulichung: Nehmen wir an, ein Videoproduzent erstellt einen Werbespot für eine bestimmte Produktkampagne. Wenn die Grafik fertig ist, müssen die Stakeholder, z. B. die Produkt- und Marketingmanager, die Arbeit überprüfen, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllt.

Schauen wir uns an, wie der Online-Proofing-Prozess für dieses Beispiel aussehen kann:

1. Datei mit Reviewern teilen

Laden Sie Ihr Video in ein Online-Proofing-Tool wie Filestage hoch und laden Sie Ihre Reviewer ein. Jetzt können Sie die hochgeladene Datei mit Ihren Teammitgliedern und externen Stakeholdern, wie z. B. Kunden, teilen, indem Sie deren E-Mail-Adressen hinzufügen oder ihnen über Messenger-Apps wie Slack einen Link zur Überprüfung senden.

2. Feedback sammeln und Änderungen diskutieren

Sobald eine Datei geteilt wurde, können die Reviewer in ihrem Browser darauf zugreifen und Kommentare und Anmerkungen hinterlassen, um deutlich zu machen, welche Änderungen vorgenommen werden müssen. Das Feedback kann sich auf alles beziehen, einschließlich Text, Bilder, Format, Layout, Design und mehr.

Da das Feedback für alle sichtbar ist, können die Reviewer auch auf die Kommentare anderer reagieren und Änderungen und Ideen diskutieren. Dies macht den gesamten Überprüfungsprozess wesentlich transparenter und erleichtert den Umgang mit widersprüchlichem Feedback.

Videos überprüfen

3. Neue Versionen hochladen

Nachdem alle Reviewer ihr Feedback abgegeben haben, kann der Creator der Inhalte (in unserem Fall der Videoproduzent) alles einsehen und mit der Überarbeitung beginnen. Dieser Schritt wird in dem Programm ausgeführt, in welchem die Datei ursprünglich erstellt wurde.

Falls ein Kommentar für den Creator nicht verständlich ist, kann er einfach darauf antworten, und der Verfasser des Kommentars wird benachrichtigt. Wenn alle Änderungen, wie z. B. Schriftsatz, Farbkorrekturen und Designanpassungen, abgeschlossen sind, wird die Datei als neue Version gespeichert.

Anschließend können Sie die neue Version in Ihre Online-Proofing-Plattform hochladen. Ihre Reviewer können sie dann mit der vorherigen Version vergleichen, um zu sehen, was sich geändert hat.

4. Freigaben von Stakeholdern erhalten

In der zweiten Überprüfungsrunde können Ihre Stakeholder entweder weiteres Feedback abgeben und Änderungen anfragen oder Ihr Video freigeben. Wenn alle Reviewer ihre Freigabe erteilt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt Ihres Projekts fortfahren oder Ihre fertige Arbeit veröffentlichen.

Wie Sie die richtige Online-Proofing-Software für Ihr Team auswählen

Wenn Sie Ihren Review- und Freigabeprozess mit Hilfe von Online-Proofing einfacher und effizienter gestalten möchten, müssen Sie das beste Tool für sich und Ihr Team finden.

Aber wie können Sie entscheiden, welches Online-Proofing-Tool am besten zu den Anforderungen Ihres Teams passt?

Im Folgenden werden wir einige entscheidende Faktoren auflisten:

Was sind die wichtigsten Merkmale von Online-Proofing-Software?

Online-Proofing-Systeme bieten viele hilfreiche Funktionen. Diese sind speziell darauf ausgerichtet, die Arbeitsabläufe von Kreativ- und Marketingteams zu unterstützen. Hier haben wir einige der wichtigsten Funktionen von Online-Proofing-Plattformen aufgeführt.

Online-Proofing-Funktionen

Kommentarfunktion

Ein leistungsfähiges Online-Proofing-Tool muss über Kommentar- und Anmerkungsfunktionen verfügen, die es Ihren Reviewern ermöglichen, direkt in der Datei klares und präzises Feedback zu hinterlassen. Ihre Plattform sollte auch ein Zeichentool für Bilder und Designs, sowie Kommentare mit Zeitstempel für Video- und Audiodateien bieten. Dies ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zahl der Review-Runden zu verringern.

Workflow-Funktionen

Eine gute Software für die Online-Freigabe sollte auch über Projektmanagement-Funktionen verfügen. Das bedeutet, dass Sie in der Lage sein sollten, Projekte anzupassen und automatisierte Arbeitsabläufe einzurichten. Mit der besten Online-Proofing-Software können Sie Review-Schritte erstellen, um interne und externe Überprüfungen oder verschiedene Teams zu trennen. Das erlaubt Ihnen sich voll und ganz auf Ihre Inhalte zu konzentrieren, während sich das Projekt der Ziellinie nähert.

Überprüfungsprozess erstellen

Funktionen für die Zusammenarbeit

Online-Proofing-Software macht die Zusammenarbeit von Remote-Teams mit Kollegen, externen Kunden oder Partnern so einfach wie nie. Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, in Echtzeit im Kommentarbereich zu kommunizieren (ohne einen unübersichtlichen und komplizierten E-Mail-Verlauf zu erstellen). Darüber hinaus können die Reviewer gleichzeitig Feedback zur selben Datei abgeben und sogar andere Nutzer in ihren Kommentaren erwähnen.

Versionierung

Mit ihrer automatischen Versionskontrolle stellt die Online-Proofing-Software sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Datei nutzen und niemand versehentlich eine alte Version bearbeitet. Zudem können die Nutzer jederzeit frühere Versionen und Kommentare einsehen.

Des Weiteren können Nutzer und Reviewer zwei Versionen einer Datei im „Vergleichsmodus“ nebeneinander betrachten und verfolgen, was sich geändert hat und ob alle Rückmeldungen korrekt umgesetzt wurden.

Versionen vergleichen

Unterstützte Dateitypen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Proofing-Plattform alle wichtigen Dateitypen unterstützt. Es kann mehr als ärgerlich sein, wenn Sie später feststellen, dass bestimmte Dateitypen nicht unterstützt werden. Auch wenn Ihr Team derzeit bestimmte Inhalte, wie z. B. Videos, nicht produziert, sollten Sie sicherstellen, dass Sie für die Zukunft gut vorbereitet sind.

Sicherheit

Wenn Ihr Marketingteam vertrauliche Inhalte erstellt, müssen Sie sicher gehen können, dass Ihr gewähltes Online-Proofing-Tool mit hohen Sicherheitsstandards ausgestattet ist.

Hohe Sicherheitsstandards verhindern Daten-Lecks und gewährleisten eine sichere Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern und externen Partnern über die Online-Proofing-Plattform.

Neben der allgemeinen Sicherheit bieten Online-Proofing-Tools häufig weitere Funktionen, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen auf Ihre Dateien zugreifen und sie einsehen können. Dies kann durch die Einrichtung von Passwörtern für Datei-Reviews und die Verifizierung der E-Mail-Adressen Ihrer Stakeholder geschehen.

Integrationen

Integrationen ermöglichen die Nutzung der Plattform mit anderen Tools, wie Google Drive, Dropbox oder Asana. Selbst wenn Sie derzeit keine Notwendigkeit sehen, andere Tools zu integrieren, wird früher oder später der Zeitpunkt kommen, an dem Sie bestimmte Softwarelösungen verknüpfen möchten, um Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Integrationen sind auch hilfreich, wenn Ihre Kunden auf die Verwendung bestimmter Tools bestehen.

Integrationen

Preisgestaltung

Wenn die Preisstruktur einer Online-Proofing-Plattform ausschließlich auf der Anzahl der Nutzer basiert, wird die Software zu teuer, sobald Ihr Unternehmen wächst.

Wenn die Reviewer zum Beispiel kein eigenes Konto benötigen, um Kommentare und Freigaben abzugeben, können Sie zusätzliche Kosten vermeiden. Vergewissern Sie sich daher, dass die Preisstruktur der Software flexibel ist und sich an Ihre wechselnden Bedürfnisse anpassen lässt.

Benutzerfreundlichkeit

Die Software ist nicht nur für Ihr Kreativ-Team und Ihren Projektmanager gedacht. Es wird auch von Stakeholder in Ihrem gesamten Unternehmen genutzt – vom Management bis zur Rechtsabteilung. Daher sollte die Nutzung des Tools selbsterklärend und die Benutzeroberfläche intuitiv sein.

Jeder neue Stakeholder sollte in der Lage sein, das Tool zu nutzen und mit wenigen Klicks Feedback zu geben. Denn es wäre zu mühsam und zeitaufwendig, jedem erst ein ausführliches Training zu geben.

Wer nutzt Online-Proofing?

Ein großer Vorteil von Online-Proofing-Software besteht darin, dass sie von einer Vielzahl von Teams für eine breite Palette von Projekten verwendet werden kann. Das umfasst alles von Designs und Grafiken bis hin zu Videos, PDF-Dokumenten und Audios sowie Live-Webseiten und interaktive Inhalte. Im Folgenden werden wir einige praxisnahe Anwendungsfälle näher betrachten.

Marketingteams (in Unternehmen und Werbeagenturen)

Online-Proofing wird von Marketingteams jeder Größe genutzt, von Unternehmen bis hin zu Agenturen, um Feedback zu allen Arten von Marketingmaterial zu erhalten.

Ohne einen klaren Überprüfungs- und Freigabeprozess wäre es nahezu unmöglich, eine große Menge an Inhalten zu erstellen und zu verwalten.

Da Marketingagenturen und -teams an unterschiedlichen Projekten und Kampagnen arbeiten, nutzen sie Online-Proofing für Texte, Websites, interaktive Inhalte, Anzeigen, Poster, Beiträge in sozialen Medien, digitale Dateien, Videos und vieles mehr.

Da der Inhalt einer Website ein wichtiges Element der meisten Marketingkampagnen ist, nehmen wir dieses Beispiel. In der Regel wird jeder dieser digitalen Inhalte von einer verantwortlichen Person im Team erstellt. Anschließend werden die Entwürfe auf einer zentralen Plattform geteilt, um Feedback von Kollegen oder Kunden einzuholen.

Zu diesem Zeitpunkt können die Webdesigner sehen, wie die verschiedenen Elemente zusammenwirken, was gut ist und was nicht passt, und sie können Bereiche der Website hervorheben, die nicht markenkonform sind.

Das Feedback aller Beteiligten ist wichtig, um sicherzustellen, dass jedes Element der Webseite den Qualitätsstandard erfüllt und die Zielgruppe wie gewünscht anspricht. Nach jeder Feedbackrunde können die Creator Änderungen vornehmen, bis alle zufrieden sind und die Datei freigegeben wird.

Webseiten überprüfen

Kreativ- und Designteams

Mit Hilfe von Online-Proofing-Software wird die Zusammenarbeit an Designs und anderen Medien revolutioniert. Das ermöglicht Kreativteams Designs und Grafiken schneller und in höherer Qualität zu erstellen.

In einem ersten Schritt müssen die Kreativ- und Designteams sicherstellen, dass alle Teammitglieder das Briefing kennen (vor allem, wenn sie mit Kunden zusammenarbeiten). Sobald ein erster Entwurf fertig ist, können Grafikdesigner ihre Arbeit mit allen relevanten Stakeholdern an einem Ort teilen.

Jetzt können Kollegen oder Kunden den Entwurf überprüfen und direkt in der Datei Kommentare und Anmerkungen hinterlassen. Außerdem können sie ihr Feedback in Echtzeit mit anderen diskutieren. Dadurch werden Missverständnisse reduziert, die Zusammenarbeit verbessert und die Review-Runden beschleunigt.

Mit einem klaren Feedback in der Hand können die Kreativen das Design so überarbeiten, dass es genau den Anforderungen oder den Erwartungen der Kunden entspricht. Nach der Überarbeitung können sie die neue Version auf die Plattform hochladen, um weiteres Feedback oder die finale Freigabe einzuholen.

Verpackungsdesigns überprüfen

Videoproduzenten

Die Videoproduktion ist ein Prozess, der ein hohes Maß an Beteiligung von Teammitgliedern erfordert, die auf eine Vielzahl von Disziplinen spezialisiert sind.

In der Videoproduktion muss ein Video von Drehbuchautoren, Regisseuren, Redakteuren und anderen Beteiligten geprüft werden. Dazu gehört auch das Teilen und Überprüfen von Videodateien, Inhaltsplänen, Drehbüchern und Audiodateien.

Online-Proofing-Tools bieten bei Video-Reviews den großen Vorteil, dass die Stakeholder ihre Kommentare direkt im Video mit Zeitstempel hinzufügen können. Auf diese Weise können die Reviewer sehr klares und präzises Feedback abgeben, das keinen Raum für Missverständnisse lässt.

Es gibt aber auch noch andere Vorteile. Mit der Online-Proofing-Software können selbst große Dateien geteilt und auf einer Cloud-basierten Plattform gemeinsam genutzt werden. So bleiben die Dateien sicher und können von verschiedenen Benutzern von überall aus abgerufen werden.

Da alle Reviewer ihr Feedback zu derselben Datei abgeben, ist es nicht notwendig, Rückmeldungen von verschiedenen Kanälen zusammen zu tragen. Außerdem können alle Beteiligten gemeinsam an dem Video arbeiten und sich gegenseitig im Kommentarbereich markieren, wenn sie den Rat oder die Meinung anderer einholen möchten.

Für Videoproduzenten sorgt die automatische Versionierung dafür, dass alle Versionen organisiert und veraltete Versionen klar gekennzeichnet sind. Zudem kann das gesamte Team zwei Versionen einer Datei nebeneinander betrachten, um zu sehen, was genau geändert wurde.

Feedback zu Videos einholen

Werbetexter

Unabhängig davon, ob sie zum internen Team eines Unternehmens gehören oder als Freiberufler mit verschiedenen Kunden zusammenarbeiten, ein Online-Proofing-Tool ist ein unverzichtbares Werkzeug für einen Texter.

Aus der Sicht eines Werbetexters sind die wichtigsten Funktionen die Cloud-basierte Plattform, das einfach Teilen von Inhalten, sowie die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen und Änderungen zu verfolgen.

Mit der Software können Werbetexter ihre Arbeit ganz einfach mit ihren Kunden oder ihrem Team teilen und Kommentare in einem einzigen Dokument speichern. Der Texter kann die vorgeschlagenen Änderungen sehen und dann eine automatisch erstellte To-Do-Liste nutzen, um bearbeitete Kommentare als erledigt zu markieren.

Dokument kommentieren

Fotografen

Ein weiteres Beispiel für eine kreative Gruppe, die von Online-Proofing-Software enorm profitieren kann, sind Fotografen.

Mit einer Online-Proofing-Software können Fotografen ihre Bilder auf eine zentrale Plattform hochladen. Die Kunden können dann mit den Zeichenwerkzeugen bestimmte Bereiche des Fotos markieren, die bearbeitet werden sollen.

Diese Funktion ist ideal für die kreative Arbeit von Fotografen, da sie es den Reviewern ermöglicht, präzises Feedback zu spezifischen Details wie Schatten oder Belichtungspunkte abzugeben.

Feedback zu Bildern einholen

Zusammenfassung

Online-Proofing vereinfacht den Austausch von Feedback zu Dateien mit Kollegen oder Kunden. Es ermöglicht allen Teammitgliedern, gemeinsam und gleichzeitig an einer Datei zu arbeiten, was das gesamte Projekt vorantreibt und die Produktivität erhöht.

Es ist also an der Zeit, das richtige Online-Proofing-Tool für Ihr Team zu finden, damit Sie die Qualität Ihrer Inhalte und Ihre Arbeitsabläufe verbessern können.

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