Die kostenlose Projektbericht-Vorlage zur einfachen Nachverfolgung und Überprüfung Ihrer Arbeit

Die Zeit ist um. Jetzt müssen Sie präsentieren, was Sie bisher im Projekt erreicht haben.

Nur können Sie das nicht, weil Ihre Dateien über fünf verschiedene Programme verteilt sind und die Person, die den Bericht überprüft, keine Berechtigung hat, auch nur die Hälfte davon zu sehen.

Das wäre kein Problem, wenn Sie eine Projektbericht-Vorlage zur Verfügung hätten, der Sie folgen können.

Deshalb zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag, was ein Projektstatusbericht ist und  wie Sie großartige Tools wie Filestage nutzen können, um alles in einer einzigen Ansicht zu präsentieren. Außerdem stellen wir Ihnen sogar eine vorgefertigte Checkliste für einen Projektbericht zur Verfügung, der Sie folgen können, um jedes Mal perfekte Berichte zu erstellen.

Lassen Sie uns loslegen. 

Was ist ein Projektbericht?

Projektberichte können über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Review-Prozesses entscheiden und damit auch über Ihren gesamten Arbeitsablauf, um Dinge effizient zu erledigen.

Einfach ausgedrückt, ist ein Projektbericht eine Möglichkeit, ein Projekt zur Überprüfung zu präsentieren und dabei so viele Informationen wie möglich einzubeziehen, während diese leicht verständlich bleiben. Das soll es dem Reviewer ermöglichen, sich mit allem zu befassen, ohne nach zusätzlichen Informationen suchen zu müssen oder viel Hintergrundwissen zu benötigen.

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Es gibt mehr als nur ein Projektberichtsformat, in dem diese Berichte erstellt werden können:

  • Dokumente
  • PDFs
  • Videos
  • Präsentationen
  • Tabellenkalkulationen
  • Alles, womit Sie Informationen für das Projekt präsentieren können

Sie richten sich normalerweise an höhere Autoritätspersonen wie Manager, Chefs, Stakeholder und so weiter. Es ist aber auch eine solide Methode, um Elemente für Peer-Reviews zu präsentieren, da es Ihrem Team Zeit und Verwirrung erspart, wenn es versucht, das Gesamtbild zu sehen.

Es macht die Kommunikation leicht und einfach und präsentiert dennoch die wichtigsten Fakten, die wichtig sind. 

Wie schreibe ich einen guten Projektbericht?

Projektberichte lassen sich nur schwer mit festen Regeln belegen, weil sie so vielfältig einsetzbar sind. Sie können praktisch für jedes Projekt in jeder Branche und in jeder Phase der Fertigstellung verwendet werden.

Also: Wie schreibe ich einen Projektbericht und was macht einen guten Bericht aus? 

Klare Kommunikation macht die Überprüfung einfach.

Durch eine Kombination aus sorgfältiger Präsentation, Sprachwahl und Detaillierungsgrad werden Projektberichte so gestaltet, dass sie den „Sweet Spot“ zwischen zu wenig Informationen und Überforderung des Publikums treffen.

Der Detaillierungsgrad ist wichtig, weil Sie das Publikum nicht mit unnötigen Informationen ertränken wollen. Die Zuhörer müssen so interessiert sein, dass sie aufmerksam zuhören, was bedeuten kann, dass die eher peripheren Details weggelassen werden, um Platz zu sparen.

In Bezug auf die Sprache gilt das gleiche Prinzip. Sie schreiben nicht, um anzugeben oder die Zuhörer zu beeindrucken – Ihre Ergebnisse sollten ausreichen, um das zu übernehmen. Schreiben Sie, um Klarheit zu schaffen, und seien Sie so prägnant wie möglich.

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Zu diesem Zweck bietet Filestage eine großartige Online-Proofing-Plattform, um Ihr Projekt für Reviewer zu präsentieren. Die Präsentation ist einfach, mit einer vollständigen Ansicht des Projekts und der Möglichkeit, direkt Kommentare zu hinterlassen, um zusätzliche Informationen aufzunehmen.

Die Verwendung von Filestage bedeutet auch, dass eventuelle Reviewer keinen eigenen Account haben müssen, um den Bericht zu sehen und Feedback und Kommentare abzugeben oder zu beantworten. Damit wird ein weiterer Stolperstein auf dem Weg zu einem schnellen und effektiven Statusbericht beseitigt.

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Legen Sie die Regeln fest.

Die Person (oder die Personen), die das Projekt überprüfen, werden nicht immer tiefgreifendes Wissen darüber haben, was besprochen wird. Das sollte aber auch nicht nötig sein, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Daher wird jeder gute Projektbericht die folgenden Punkte klar abdecken:

  • Welche Fortschritte wurden seit dem letzten Bericht erzielt
  • Aufgetretene Probleme und ob sie im Vorfeld vorhergesagt wurden oder nicht
  • Ob unvorhergesehene Probleme hätten kommen können und wie
  • Wie mit diesen Problemen umgegangen wurde (oder in Zukunft umgegangen wird)
  • Wie der Plan für die nächste Phase des Projekts aussieht
  • Alle Ressourcen, die für diese nächste Phase benötigt werden

Auch hier gilt, dass all diese Informationen so klar und prägnant wie möglich dargestellt werden müssen. Die Reviewer werden nicht die Zeit haben (und sollten sie auch nicht brauchen), jedes einzelne Detail in einem detaillierten Bericht zu überprüfen, daher müssen Sie sich auf das Wesentliche beschränken.

Wenn etwas besonders gut gelaufen ist oder jemand an dem Projekt gearbeitet hat, der die Erwartungen übertroffen hat, sollten Sie dies unbedingt erwähnen. Die zusätzliche Anerkennung kann als großer Motivator dienen, die gute Arbeit fortzusetzen und kann sich auf den gesamten Zeitplan auswirken.

Auch wenn etwas nicht nach Plan gelaufen ist oder unerwartete Probleme aufgetreten sind, muss dies ebenfalls erwähnt werden. Es ist nicht das Ziel des Berichts, die Schuld für Fehler zuzuweisen, aber die Reviewer müssen sich über den Gesamtstatus im Klaren sein und darüber, ob zusätzliche Ressourcen oder eine geänderte Frist in die Praxis umgesetzt werden sollten.

Eine dokumentierte Projektbericht-Vorlage 


Wie bei jeder Aufgabe, die mehr als einmal durchgeführt wird, zahlt es sich aus, eine feste Projektberichtsvorlage einzurichten. So können Sie Berichte konsistent in einer standardisierten Art und Weise erstellen, was sowohl das Schreiben als auch die Überprüfung erleichtert.

Process Street ist perfekt für die Erstellung dieser dokumentierten Arbeitsabläufe geeignet.

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Eine Projektberichtsvorlage kann mit detaillierten Anweisungen zum Einrichten und Ausführen jeder Aufgabe erstellt werden, so dass Sie nie unnötig Zeit damit verschwenden, sich zu fragen, was als nächstes zu tun ist. Checklisten können dann von Ihrer Vorlage aus ausgeführt werden, um Ihren Fortschritt zu verfolgen, während Sie den perfekten Bericht erstellen. 

Ihre kostenlose Vorlage für den Projektstatusbericht

Sie haben nicht die Zeit, eine eigene Projektberichtsvorlage zu erstellen? Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?

Kein Grund zur Sorge. Wir haben eine vorgefertigte Projektbericht-Checkliste für genau diesen Zweck.

Diese Vorlage kann per Knopfdruck zu Ihrem Process Street-Konto hinzugefügt werden. Und noch besser: Sie ist völlig kostenlos. Alles, was Sie tun müssen, ist sich anzumelden.

Die Vorlage für den Projektstatusbericht  selbst ist sofort einsatzbereit, kann aber problemlos an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Das macht es auch großartig, um es als Gerüst zu verwenden, um eine persönlichere Vorlage zu erstellen, da die Basisinformationen bereits vorhanden sind und nicht abgetippt werden müssen.

Möchten Sie noch mehr aus Ihrem Projektstatusbericht herausholen und es noch einfacher machen, sie zu erstellen und an die Leute zu schicken, die Ihre Arbeit überprüfen? Warum lassen Sie die Arbeit nicht automatisch für Sie erledigen? 

Automatisieren Sie kleine Aufgaben (für Projektberichte und mehr)

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist wirklich erstaunlich. Mit ihr können Sie all Ihre sich wiederholenden Aufgaben abgeben und sich auf die Arbeit konzentrieren, die tatsächlich menschliches Denken zur Lösung benötigt.

Während es in praktisch jeder Situation in jedem Unternehmen einsetzbar ist, lassen Sie uns für den Moment bei unserem Projektbericht-Vorlagen-Beispiel bleiben.

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Nehmen wir an, Sie verwenden Filestage, um Ihr Projektbericht für die Überprüfung zu speichern. Sie haben die Datei importiert, Ihr Feedback Notiert und jetzt müssen Sie nur noch einen Link per E-Mail an alle senden, die das Dokument überprüfen müssen.

Anstatt manuell Ihr E-Mail-Konto zu öffnen, die Adressen aller Reviewer einzugeben, den Link hinein zu kopieren und dann die E-Mail zu versenden, können Sie diese Aufgabe an Zapier übergeben. Dieser erkennt automatisch, was Sie tun möchten und an wen der Link gesendet werden muss, und kümmert sich um die ganze Sache, sodass Sie sich auf wichtigere Arbeiten konzentrieren können.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die Aufgabe einmal in Zapier einzurichten:

  • Erstellen eines neuen Zap in Zapier
  • Process Street als „Trigger“-App einstellen
  • Einstellen, dass erkannt wird, wenn die Aufgabe „Link zur Überprüfung senden“ aktiviert ist
  • Wählen Sie Gmail (oder Ihre verwendete E-Mail-App) als „Action“-App
  • Zapier anweisen, eine neue E-Mail zu senden, wenn der Auslöser erkannt wird
  • Einstellen, dass sie an alle Personen gesendet wird, die in den Formularfeldern „Prüfer-E-Mail“ Ihrer Checkliste eingetragen sind
  • Der Text der E-Mail muss den Link zur Filestage-Überprüfung aus der Checkliste enthalten

Insgesamt bedeutet dies, dass Sie nur noch die Checkliste für den Projektbericht in Process Street durchlaufen und Ihre Kommentare zum Projekt in Filestage hinterlassen müssen. Nachdem das erledigt ist, erkennt Zapier automatisch den Link zum Projektbericht und sendet ihn an alle, die ihn sehen müssen. 

Gute Ergebnisse müssen nicht schwer zu erreichen sein 

Dokumentierte Prozesse zu haben, mag im ersten Moment wie eine Qual klingen, aber die langfristigen Vorteile sind enorm. Nicht nur, dass Sie Ihre Prozesse jedes Mal perfekt ausführen können, egal wer sie durchführt oder wie viel Erfahrung er hat, Sie sparen auch jede Menge Zeit für jede abgearbeitete Checkliste.

Sie übernehmen nicht Ihre aktuellen Praktiken – sie verbessern sie, indem sie Richtlinien bereitstellen, die jede Verwirrung beseitigen und es ermöglichen, jeden Durchlauf mühelos zu verfolgen.

In Kombination mit exzellenten Tools wie Filestage kann Ihr Team so alle seine Aufgaben effektiv erledigen, ohne die üblichen Stolpersteine, die die Motivation und den Arbeitsfluss beeinträchtigen. Wenn ein Problem auftritt, müssen Sie nur den Prozess ändern, um sicherzustellen, dass es nicht mehr vorkommt.

Einfache, effiziente, effektive Arbeitsabläufe. Wer will das nicht?

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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