So beschleunigen Sie Ihren Überprüfungs- und Freigabeprozess

Der Erfolg von Kreativ- und Marketingprojekten beruht auf dem harmonischen Workflow verschiedener beweglicher Elemente. Viele Disziplinen kommen zusammen, um nach einem festgelegten Zeitplan zusammenzuarbeiten. Das ist nicht einfach und der Erfolg hängt letztlich von einem guten Review- und Freigabeprozess ab. Hier ist ein Blick darauf, wie Sie diese Phase des Projekts meistern können:

Überprüfungs- und Freigabeprozess in digitalen Projekten

Zweifellos ist die Arbeit an digitalen Projekten eine Herausforderung. Die Kontrolle der Versionen ist ein großer potenzieller Fallstrick. Ebenso kann das Einholen von internem und externem Feedback eine entmutigende Aufgabe sein, die die Geduld aller Beteiligten auf die Probe stellt.

Zum Glück gibt es etablierte Prozesse, denen Sie folgen können, um sicherzustellen, dass der Überprüfungs- und Freigabeprozess reibungslos verläuft. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen Überprüfungs- und Freigabeprozess, den Sie an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen können.

Best Practices für die Überprüfung und Genehmigung

Beginnen wir mit den Anforderungen an einen optimierten Überprüfungs- und Freigabeprozess.

#1 Fälligkeitstermine für die Überprüfung festlegen.

Es ist wichtig, dass Ihr Projektzeitplan einen eindeutigen, klar definierten Zeitpunkt festlegt, zu dem Ihre Materialien zur Überprüfung vorgelegt werden. Diese Taktik stellt sicher, dass die Arbeit zeitgerecht durchgeführt wird und dass die an diesem Prozess beteiligten Akteure vorbereitet sind.

#2 Bestimmen Sie den Verantwortlichen.

Eine der großen Herausforderungen bei der Überprüfung und Freigabe von digitalen Dateien besteht darin, die Anzahl der Personen zu verwalten, die das gegebene Material sehen und eine Änderung anfordern. Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, klar zu definieren, wer für Überprüfungen verantwortlich ist, und den Prozess auf diese Personen beschränken.

#3 Wann werden die Bearbeitungen abgeschlossen sein? 

Wenn Ihre Stakeholder wissen, wann die Bearbeitungen vorgenommen werden müssen, werden sie auch verstehen, dass es eine Frist gibt, bis zu der sie ihr Feedback senden müssen. Diese Taktik kann helfen, den Überprüfungs- und Freigabeprozess zu beschleunigen, was Ihrem Team Zeit gibt, die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

#4 Wann findet die finale Überprüfung statt?

Der Überprüfungs- und Freigabeprozess könnte sich unendlich lange hinziehen. Daher ist es wichtig, dass Sie einen Endtermin in Ihren Projektzeitplan einbauen, um diese Dynamik zu verhindern.

Überprüfungs- und Freigabeprozess

Um Ihnen bei der Definition Ihres Überprüfungs- und Freigabeprozesses zu helfen, sehen Sie sich hier an, wie eine allgemeine Gliederung aussehen könnte:

1. Das Team macht erste Vorschläge. 

Das Kreativteam macht den Anfang, indem es dem Managementteam Projektvorschläge unterbreitet, das dann für die Auswahl des besten Vorschlags verantwortlich ist.

2. Der Manager weist Aufgaben zu. 

Sobald das Team einen Vorschlag angenommen hat, ist der Manager dafür verantwortlich, den verschiedenen Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und Fristen zu setzen.

3. Das Team erhält die Aufgaben. 

Nachdem die Aufgaben zugewiesen wurden, erhalten die Teammitglieder eine Benachrichtigung. Diese Mitglieder überprüfen dann die Zuweisung und beantworten alle Fragen, die sie haben.

4. Das Team reicht erste Entwürfe ein. 

Das Kreativ-Team beginnt mit der Erstellung eines ersten Entwurfs, der von den relevanten Stakeholdern genau geprüft wird.

5. Das Team fordert Änderungen an. 

Nachdem das Team die ersten Entwürfe erhalten hat, kann es in der ersten Überprüfungsrunde seine Vorschläge und Änderungen abgeben. In der Regel gibt es nur eine Runde von Bearbeitungen. Sollte diese Runde aber nicht notwendig sein, wird die Datei genehmigt.

6. Das Team reicht die finale Version ein.

Sobald das Team die letzten Änderungen vorgenommen hat, ist es an der Zeit, den Rest der Änderungen zu implementieren und die endgültige Version einzureichen.

7. Das Team bringt die Elemente zusammen.

Je nach Projekt muss das Team möglicherweise eine Reihe von Elementen mit einbeziehen. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Video erfordert Beiträge von einem Designer, einem Texter und einem Redakteur. In dieser Phase kombiniert das Team diese Elemente und reicht sie zur finalen Freigabe ein.

8. Die Datei wird genehmigt oder abgelehnt.

Sobald der endgültige Entwurf eingereicht wurde, entscheiden die Beteiligten, ob die Datei genehmigt wird. Wenn die Arbeit genehmigt wird, ist sie bereit für die Veröffentlichung. Wenn sie abgelehnt wird, müssen weitere Bearbeitungen vorgenommen werden, bis die Stakeholder mit dem Projekt zufrieden sind.

9. Das Projekt ist abgeschlossen.

Sobald die finale Version von allen Stakeholdern freigegeben wurde, ist das Projekt bereit für die Veröffentlichung.

Überprüfungs- und Freigabeprozess

Wie Sie jeden Überprüfungs- und Freigabeprozess meistern

Der allgemeine Überprüfungs- und Freigabeprozess wurde oben skizziert und ist eine gute Referenz. Der Prozess variiert jedoch je nach Art der Datei, die Sie prüfen wollen. Hier sind weitere Tipps, die Ihnen helfen, jede Art von Prozess zu meistern:

1. Überprüfung und Freigabe von Videos

Es ist eine Herausforderung, mit Video zu arbeiten. Die häufigsten Hindernisse, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, sind große Dateigrößen, langsame Internet-Geschwindigkeiten und mangelndes technisches Verständnis bei verschiedenen Beteiligten. Hier sind Möglichkeiten, diese Probleme zu lösen:

Tipp 1: Finden Sie die richtige Software.

In erster Linie möchten Sie die Dinge für alle am Überprüfungs- und Freigabeprozess Beteiligten so einfach wie möglich gestalten. Mit anderen Worten: Sie sollten einfache Dateiformate verwenden, die Dateigrößen reduzieren und auf den Einsatz komplexer Software verzichten.

Zeit in die Lösung dieser Komplexitäten investieren, kann das Leben aller am Überprüfungs- und Freigabeprozess Beteiligten erheblich erleichtern, unabhängig von deren technischen Fähigkeiten. Jetzt können Sie sich darauf konzentrieren, das benötigte Feedback zu erhalten, anstatt technische Probleme zu beheben.

Wussten Sie schon? Online-Proofing-Software wie Filestage kann helfen, Ihre Freigabeprozesse zu beschleunigen.

Tipp 2: Fördern Sie den gemeinsamen Wortschatz.

Videoproduzenten haben oft Schwierigkeiten, Feedback umzusetzen, vor allem wenn dieses unklar ist und einen Gedanken nicht genau artikuliert. Um das Leben aller Beteiligten einfacher zu machen, sollten Sie Ihr Bestes tun, um sicherzustellen, dass jeder ein klares, gemeinsames Vokabular verwendet.

Ihr Videoproduzent versteht vielleicht, was eine Überbrückungsaufnahme ist; wenn hingegen jeder eine eigene technische Sprache verwendet, kann es zu Verwirrung kommen. 

Tipp 3: Verfassen Sie klares Feedback.

Sie sollten während des gesamten Überprüfungs- und Freigabeprozesses Feedback einholen, und zwar auf einfache, präzise und klare Weise. Mit anderen Worten: Sie müssen einen Weg finden, das Feedback zu verpacken und es dem Videoproduzenten auf vorhersehbare Weise zukommen zu lassen.

Daher sollten Sie Zeitstempel und andere technische Informationen mit einbeziehen, um Zeit zu sparen und Rätselraten zu vermeiden. 

Wussten Sie schon? Filestage erlaubt Ihnen, Ihren Kollegen und Kunden ganz einfach, Videos zu kommentieren, um Änderungswünsche zu äußern. Sie müssen sich also keine Gedanken über Zeitstempel machen.

Überprüfung und Freigabe des Videos

2. Überprüfung und Freigabe von Dokumenten

Dieser Schritt kann besonders herausfordernd sein, wenn der Text gleichzeitig von verschiedenen Stakeholdern überprüft wird. Es kann passieren, dass Stakeholder auf Texte reagieren, die bereits verändert wurden, was den Werbetextern echte Kopfschmerzen bereiten kann. Hier sind Tipps zur Bereinigung des Prozesses:

Tipp 1: Beschaffen Sie die beste Software.

Es ist entscheidend, dass Ihre Stakeholder die richtigen Tools auf die richtige Weise verwenden. Wenn ein einzelner Stakeholder seine Änderungen nicht nachverfolgt, können Sie viel Zeit verlieren, da andere Stakeholder daraufhin die falschen Versionen der Texte bearbeiten.

Wussten Sie schon? Filestage hilft auch bei der Überprüfung und Freigabe von PDF-Dokumenten im Team.

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Tipp 2: Definieren Sie eine Überprüfungsreihenfolge.

Gleichzeitiges Bearbeiten kann problematisch sein, unabhängig von der Software, die Sie verwenden. Wenn Ihre Beteiligten gleichzeitig prüfen und Änderungen vorschlagen, kann das bei allen Beteiligten zu Verwirrung führen.

Wenn Sie Word-Dokumente verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass das Dokument von einem Stakeholder zum Nächsten weitergereicht wird, anstatt es massenweise zu verschicken. Solch ein Fehler kann es unmöglich machen, alle gewünschten Änderungen zu verfolgen und umzusetzen. 

Wenn Sie sich für eine Online-Proofing-Software wie Filestage entscheiden, ist die gleichzeitige Bearbeitung keines der Probleme, um das Sie sich sorgen müssen. Ihre Kollegen und Kunden können problemlos gleichzeitig Änderungswünsche hinterlassen, ohne sich mit überlappendem Feedback herumschlagen zu müssen.

Tipp 3: Vernachlässigen Sie nicht die Versionskontrolle.

Im Vergleich zu Video- und Grafikinhalten werden die meisten Stakeholder Meinungen darüber haben, wie die Kopie verbessert werden kann. Diese Tatsache kann eine Herausforderung sein; daher sollten Sie darauf achten, die verschiedenen Versionen Ihrer Texte genau zu verfolgen.

Sobald ein Stakeholder eine Änderung angefordert hat, kommt es häufig vor, dass ein anderer Stakeholder verlangt, dass ein älteres Exemplar die Änderung ersetzt. Sie sollten also alle Änderungen auf logische Weise speichern.

3. Überprüfung und Freigabe von Grafiken

Auch kann es eine Herausforderung sein, das Design von gedruckten und digitalen Materialien zu überprüfen. Ohne eine genaue Vorstellung vom Überprüfungs- und Freigabeprozess kann es vorkommen, dass einige Stakeholder Vorschläge zum Text anstatt zur Grafik und dem Design machen. Dieser Umstand kann Ihren Arbeitsprozess stören und Ihr Team frustrieren. Hier ist ein Blick auf Möglichkeiten, die diesen Schritt reibungslos verlaufen lassen können.

Tipp 1: Setzen Sie auf geeignete Tools.

Auch hier ist es wichtig, dass Sie eine Software verwenden, die in der Lage ist, genaues und spezifisches Feedback zu sammeln. Dieser Tipp kann die Geschwindigkeit der Implementierung von gewünschten Änderungen beschleunigen.

Wenn Ihr Grafikdesigner und Art Director Ausdrucke verwendet, die mit Stiftmarkierungen versehen sind, kann es schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll. Einige Beteiligte erkennen vielleicht nicht, dass dieses Feedback sehr schwer zu interpretieren und umzusetzen ist.

Wussten Sie schon? Ein Tool wie Filestage ermöglicht es Ihrem Team und Ihren Kunden, kontextbezogenes Feedback zu hinterlassen und alle Änderungswünsche in einer Plattform zu bündeln.

Grafische Überprüfung und Freigabe

Tipp 2: Vermeiden Sie große Änderungen.

Grafikdesign ist eine mühsame Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Dieser Tipp ist besonders relevant, wenn Programmierung in Ihr digitales Projekt involviert war. Daher sollte Ihr Projektzeitplan eine regelmäßige Überprüfung vorsehen. Wenn Sie dann den finalen Überprüfungs- und Freigabeprozess erreichen, wird niemand große Änderungen verlangen.

Wenn jemand in dieser Phase eine große Änderung verlangt, kann das nicht nur störend sein, sondern auch dazu führen, dass das gesamte Projekt entgleist. Dann müsste jemand anderes die Kopie entsprechend dieser Änderungen neu anpassen, worunter die Qualität der Arbeit leiden würde.

Tipp 3: Überwachen Sie die Versionskontrolle.

Denken Sie daran, dass es für Ihre Designer und visuellen Fachleute sehr wichtig ist, alle Beteiligten zu ermutigen, alle Versionen zu verfolgen und alle mit dem Projekt verbundenen Dateien aufzubewahren. Diese Taktik wird ihnen helfen, Änderungen rückgängig zu machen; sie dient auch als Aufzeichnung der Umsetzung von angeforderten Überarbeitungen.

Indem Sie die Versionen auf diese Weise nachverfolgen, können Sie dafür sorgen, dass das Projekt reibungslos abläuft, und Sie können sicherstellen, dass Ihr Team mit seiner Arbeit zufrieden und nicht frustriert ist.

Überprüfungs- und Freigabesoftware

Wie bei jedem Job müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihnen die richtigen Tools zur Verfügung stehen, um die beste Chance auf Erfolg zu haben. Hier ist ein Blick auf die beste Überprüfungs- und Freigabesoftware

Filestage

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Filestage macht es für Kreativ- und Marketing-Teams zum Kinderspiel, ihren Workflow für die Überprüfung und Freigabe von Dokumenten, Bildern und Videos zu vereinfachen. Sowohl interne als auch externe Stakeholder können dieses Tool nutzen, um kontext-bezogenes Feedback in der Datei zu hinterlassen. Das macht es leicht das Feedback zu bündeln und Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Zudem kann der Projektmanager den Fortschritt jeder Datei verfolgen und genaus sehen, wer schon sein Feedback oder seine Freigabe abgegeben hat und von wem sie noch fehlt.  

Dropbox

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Dropbox ist ein moderner Arbeitsbereich, der Teams hilft, eine Reihe von Dateien sicher zu teilen und zu speichern. Durch die einfache Freigabe von Dateien und Ressourcen spart dieses Tool im Nachhinein Zeit und sichert die Qualität von Projekten. Allerdings sind die Premium-Versionen sehr teuer. 

WeTransfer

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WeTransfer ist eine mühelos und großartige Plattform, die es einfach macht, Dateien sowohl an interne als auch externe Beteiligte auf der ganzen Welt zu senden. Das Unternehmen fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams und bietet eine kostenlose Version, mit der Sie Dateien bis zu 2 GB versenden können. Wenn jedoch Sie die Premium-Version erwerben, wird das Limit deutlich erhöht. 

Fazit

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Überprüfungs- und Freigabeprozess zu verfeinern, kann sich das wirklich auszahlen. Sie können die Wahrscheinlichkeit reduzieren, Zeit mit einem Prozess zu verlieren, der oft mühsam sein kann. Außerdem kann dies Ihr Team schützen und die Endergebnisse Ihres Projekts verbessern.

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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