Fragen und Antworten zur Dokumentenfreigabe
Was ist die Dokumentenfreigabe?
Die Dokumentenfreigabe ist der Prozess, bei dem die beteiligten Reviewer Ihre Inhalte freigeben. Dies ist in vielen Branchen ein wesentlicher Schritt, bevor Ihre Entwürfe verwendet oder veröffentlicht werden können.
Was ist ein Freigabeprozess für Dokumente?
Unter einem Freigabeprozess für ein Dokument versteht man die Schritte, die ein Dokument durchlaufen muss, bevor es genutzt oder veröffentlicht werden kann.
An den meisten Dokumenten-Freigabeprozessen sind verschiedene Stakeholder beteiligt, vom Kreativteam über das Marketingteam bis hin zu den Rechts- und Finanzabteilungen. Filestage bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, all diese Beteiligten in einer einzigen Freigabe-Plattform zusammenzubringen.
Was ist eine Dokumentenfreigabe-Software?
Eine Dokumentenfreigabe-Software ist ein browserbasiertes Tool für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und PDFs für Feedback und Freigaben. Es ist eine zentrale Plattform, auf der Ihre Teamkollegen und Kunden an einem Ort Ideen diskutieren, Änderungen hinzufügen und Dateien freigeben können.
Können Sie einen Freigabe-Workflow für Dokumente in Filestage erstellen?
Ja! Bei den meisten Dokumentenfreigabe-Workflows sind bestimmte Stakeholder-Gruppen, wie Marketing, Produkt und die Rechtsabteilung involviert. In Filestage können Sie einen Kanban-Prozess einrichten, so dass Dokumente immer in der richtigen Reihenfolge geteilt, überprüft und freigegeben werden.
Darüber hinaus können Sie Ihren Dokumentenfreigabe-Workflow auch automatisieren. So können Sie Dokumente von einem Schritt zum nächsten verschieben, sobald alle Reviewer sie freigegeben haben, anstatt dies manuell tun zu müssen.
Kann Filestage für die Freigabe von Verträgen verwendet werden?
Filestage bietet einige großartige Vorteile für die Freigabe von Verträgen, Rechnungen und juristischen Dokumenten.
Sie können Dokumente hochladen und über passwortgeschützte Links Feedback und Freigaben von bestimmten Personen einholen. Und indem Sie alle Versionen und Kommentare an einem Ort verwalten, erhalten Sie ein vollständiges Audit für jedes Dokument. Sie können sogar Review-Berichte exportieren, um eine Dokumentation der Freigabe in Ihren eigenen Systemen zu speichern.
Benötigen Reviewer für die Freigabe von Dokumenten ein eigenes Konto?
Nein, Reviewer benötigen kein eigenes Filestage-Konto, um Kommentare hinzuzufügen oder Ihre Dokumente freizugeben. Sie müssen lediglich ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse angeben. Das erlaubt es Ihnen zu sehen, von wem die Kommentare stammen und alle Beteiligten über neue Versionen und Antworten auf dem Laufenden zu halten.
Welche Dokumentenformate können Sie mit Filestage freigeben lassen?
Filestage unterstützt eine breite Palette von Dokumenten, darunter PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX und PPTX. Sie können auch Live-Website-Reviews nutzen, um Feedback und Freigaben für Dokumente in Office 365 und Google Docs zu erhalten. Und natürlich unterstützt Filestage auch Video-, Bild-, Audio- und HTML-Inhalte.