¿Cómo puede ser más productivo sin aumentar los costes y cómo puede crear una producción de mayor calidad con menos tiempo y esfuerzo?
La respuesta puede resumirse en tres palabras…
Gestión de procesos empresariales (BPM).
La gestión de los procesos empresariales es un enfoque holístico en el que se da un paso atrás y se evalúan todos los procesos, procedimientos y flujos de trabajo que pueden necesitar un reajuste. Esto ayuda a aumentar la eficiencia de cada uno de los miembros del equipo, a la vez que aumenta la satisfacción en el trabajo.
No importa si trabaja en una PYME o en una gran empresa, hay montones de procesos que pueden mejorarse.
En este artículo, le mostramos cómo poner en marcha su plan de gestión de procesos empresariales.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)?
La gestión de procesos de negocio (BPM) es la forma en que una empresa diseña, modela, ejecuta, supervisa y optimiza todos sus procesos recurrentes.
Dado que la gestión de los procesos de negocio es un esfuerzo enorme que implica a todas las partes de una empresa, es aconsejable dividir el BPM en piezas más pequeñas.
La gestión de los procesos empresariales puede clasificarse de la siguiente manera:
BPM centrado en la integración
El BPM centrado en la integración se centra en el lado del software de la empresa. ¿Cómo pueden sus soluciones de software trabajar juntas para ahorrar tiempo, compartir información y mejorar la colaboración entre todas las partes interesadas? Estas son las cuestiones típicas que el BPM centrado en la integración trata de resolver.
BPM centrado en el ser humano
Aunque el BPM centrado en la integración es esencial para los procesos automatizados, algunas tareas no pueden ser realizadas únicamente por máquinas: el proceso de contratación del departamento de RRHH sería un ejemplo de ello. Mientras que el BPM centrado en la integración pretende optimizar y automatizar los procesos relacionados con el software, el BPM centrado en el ser humano pretende mejorar los flujos de trabajo y los procesos empresariales relacionados con el ser humano.
BPM centrado en los documentos
Crear un documento de cualquier tipo requiere más tiempo del que la mayoría de las organizaciones pueden permitirse. La planificación y la creación de contenidos, así como la revisión y aprobación de los mismos, son etapas diferentes del proceso. El BPM centrado en los documentos pretende agilizar este flujo de trabajo.
¿Cuál es la función de la gestión de los procesos empresariales?
Al emprender la gestión de procesos de negocio (BPM), un gestor responsable debe analizar todos los procesos en los que participa.
Obviamente, los procesos que ya se perciben como dolorosos, lentos o ineficaces requieren una atención especial. Pueden optimizarse o diseñarse desde cero mediante la gestión de procesos empresariales BPM.
Los responsables de la toma de decisiones en materia de BPM suelen ocupar una posición bastante elevada en su organización, ya que necesitan una visión de pájaro de todos los procesos implicados.
En lugar de una sola persona, los equipos multifuncionales suelen encargarse de resolver los procesos de BPM centrados en el ser humano o en los documentos dentro de las organizaciones, mientras que el BPM centrado en la integración necesita muchas aportaciones del departamento de TI.
Por qué debería preocuparse por el BPM
¿Por qué debería preocuparse por el BPM? Tanto si es el director de un departamento como el director de toda una filial, la mejora de los procesos empresariales le ayudará a liberar recursos, crear un mejor rendimiento y reducir sus costes operativos. Además, a continuación compartimos más detalles sobre los numerosos beneficios del BPM.
¿Cuál es la diferencia entre BPM y gestión de proyectos?
Es importante saber que el BPM y la gestión de proyectos no son tan similares como podría parecer a primera vista. Mientras que la gestión de proyectos suele implicar tareas ad hoc, que no necesitan repetirse y se producen una sola vez, la gestión de procesos de negocio BPM implica un conjunto de actividades repetidas o estándar que se repiten con regularidad.
Por ejemplo, la nómina de los empleados de una empresa no es un evento ad hoc, sino una tarea recurrente que debe gestionarse con la mayor eficacia posible para ahorrar tiempo y reducir los errores.
Por otro lado, la creación y modelización de una nueva línea de productos para un cliente concreto puede considerarse un proyecto único que requiere un enfoque único que varía en función de la naturaleza del producto y los requisitos del cliente.
Por lo tanto, las mejores prácticas de gestión de proyectos, las herramientas de gestión de proyectos y las plantillas de gestión de proyectos pueden ser sólo parcialmente útiles para una estrategia de BPM exitosa.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de procesos empresariales?
¿Cuáles son los principales beneficios de una estrategia de BPM bien ejecutada? Aunque el BPM es una tarea a largo plazo, sus beneficios superan con creces el tiempo y el esfuerzo necesarios. En la siguiente sección, resumimos las formas más comunes en que el BPM puede ayudar a su empresa a sobresalir.
Flujos de trabajo racionalizados en toda la organización
Independientemente de si se considera un BPM centrado en la integración, centrado en el ser humano o centrado en los documentos, el objetivo principal de un proceso BPM es siempre agilizar al máximo los procesos empresariales. La gestión automatizada de los flujos de trabajo ayuda a su empresa a aumentar la producción con menores costes y a reducir la tasa de fallos.
Aumento de la productividad
Cuando se tiene una estructura clara identificada para todos los procesos empresariales, todos los miembros del equipo implicados aumentan automáticamente su productividad, obteniendo la capacidad de producir más sin necesidad de aumentar los insumos.
Una producción más consistente y de mayor calidad
La gestión de los procesos empresariales se traducirá en más y mejores resultados: su tasa de fracasos disminuirá, al tiempo que podrá mejorar la coherencia y la calidad. Esto es válido para los productos y servicios, así como para los activos de marketing y cualquier otro resultado derivado de sus procesos empresariales.
Mayor disponibilidad de recursos internos
El BPM centrado en la integración contribuye a la gestión de activos de la marca haciendo uso de los sistemas de gestión de activos digitales (DAM). Los sistemas DAM mejoran la colaboración dentro de las organizaciones y entre ellas, y garantizan la coherencia de los resultados de marketing en todos los ámbitos.
Mejora de la colaboración tanto dentro como fuera de la organización
La racionalización de los procesos empresariales y el aumento de la eficiencia requieren una colaboración optimizada dentro de los equipos y entre las funciones, así como entre las organizaciones.
Como ya se habrá dado cuenta, el BPM es un término que lo engloba todo y que se puede encontrar en muchas organizaciones de éxito. Cuando se realiza correctamente, los resultados de la BPM son impecables. Basta con echar un vistazo a los fabricantes de automóviles japoneses…
Las organizaciones automovilísticas japonesas utilizan un sistema de BPM muy característico llamado Kaizen, que puede traducirse por “mejora continua”. Las normas empresariales generales del Kaizen implican que se debe trabajar sistemáticamente para mejorar todos los procesos empresariales de forma gradual, en lugar de realizar cambios repentinos y radicales.
¿Cuáles son los cinco pasos del proceso de gestión de procesos empresariales? En la siguiente sección se desglosan las cinco fases que componen el BPM.
¿Cuáles son los cinco pasos del proceso de gestión de procesos empresariales?
Para iniciar el proceso de gestión de su empresa, vamos a exponer todos los pasos necesarios. Las etapas pueden aplicarse a las categorías de BPM centradas en la integración, centradas en el ser humano y centradas en el documento.
1. Diseñar
A menos que esté empezando un nuevo negocio desde cero, ya tendrá procesos empresariales y flujos de trabajo que necesitan ser mejorados. Como primer paso, analice qué procesos empresariales necesitan ser mejorados con mayor urgencia.
Como punto de partida, examine los puntos débiles más comunes de su empresa, es decir, ¿por qué el proceso de revisión y aprobación de documentos siempre lleva tanto tiempo?
A continuación, anote todos los pasos de ese proceso, de modo que haya documentado un esquema claro de cómo se realiza actualmente el trabajo. Puede empezar utilizando plantillas de casos empresariales para obtener una visión general inicial de los procesos empresariales en cuestión.
Además, debe determinar los indicadores clave de rendimiento (KPI) que le ayuden a medir el éxito del proceso empresarial.
2. Modelo
Una vez que se han esbozado los pasos actuales, hay que profundizar en el motivo por el que cada paso se hace de su manera particular. En la fase de modelización, se piensa en cómo se puede mejorar el proceso. Sea cual sea el proceso que necesite optimizar, la racionalización debe ser primordial: ¿Cómo puede crear más resultados con los mismos o incluso con menos recursos? Si es posible, introduzca procedimientos de automatización en sus flujos de trabajo; por eso es tan importante la fase de modelado.
Por ejemplo, Safeway pasó de los flujos de trabajo en papel a los digitales utilizando frevvo para ahorrar tiempo, reducir costes y disminuir los errores en sus procesos de flujo de trabajo.
En lugar de grandes cambios, también puede considerar enfoques a pequeña escala: ¿Es realmente necesario que todos los miembros del equipo participen en las reuniones semanales? ¿O podríamos liberar recursos invitando sólo a los interesados directos?
Cuestiones como éstas deben considerarse en la fase de modelado, que suele dar lugar a una representación visual de los nuevos procesos empresariales.
3. Ejecutar
Dependiendo de la magnitud de los cambios, pruebe los nuevos procesos empresariales propuestos con un pequeño grupo de prueba antes de comprometerse plenamente con el nuevo plan. Por ejemplo, si crees que tu proceso de revisión y aprobación necesita ser optimizado, puedes optar por la prueba gratuita y la demo de Filestage antes de comprar un plan.
Por muy innovadora que sea su fase de diseño, puede estar seguro de que el modelo resultante contendrá algunos errores imprevistos que sólo pueden descubrirse sobre el terreno. Por lo tanto, la fase de ejecución es en realidad una fase de prueba en la que la teoría se encuentra con la práctica. Suele pasar por varias rondas de pruebas y hacer nuevos ajustes.
4. Monitorizar
¿Cómo puede asegurarse de que el nuevo proceso sea mejor que el anterior? Haciendo que su proceso BPM sea medible. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) suelen determinarse en la fase de diseño y se comprueban durante la fase de supervisión. Sus KPI variarán, por supuesto, en función de los resultados empresariales deseados.
Por ejemplo, si quiere que el equipo de marketing produzca un resultado más consistente, controlará si el nuevo proceso da lugar a menos fallos de diseño. Si la falta de eficiencia es su principal punto de dolor, puede evaluar si se genera más rendimiento debido a los nuevos cambios.
El seguimiento es una actividad continua que demuestra las mejoras resultantes de sus procesos BPM. Por lo tanto, es esencial que su equipo se ponga de acuerdo sobre los KPI significativos.
5. Optimizar
Un buen BPM no es una intervención puntual, sino un esfuerzo continuo. Por lo tanto, la etapa de optimización puede verse como una repetición de las cuatro últimas etapas. Aunque haya diseñado y ejecutado a la perfección los nuevos procesos, debe supervisar continuamente los resultados para optimizar aún más sus procesos empresariales. Si no optimiza sus procesos empresariales, lo más probable es que los errores o las ineficiencias se repitan con el tiempo.
¿Cuáles son algunos ejemplos útiles de BPM exitosos? Ahora que los pasos están claros, le presentamos las formas en que las estrategias de gestión de procesos empresariales exitosas apoyan a las organizaciones en la transformación de sus procesos empresariales.
Cinco ejemplos y casos de uso de la gestión de procesos empresariales
Identificar y aislar ciertos procesos de negocio que necesitan ser mejorados es el primer paso en BPM. Como puede ver en los ejemplos siguientes, el BPM es un método poderoso que puede utilizar para romper el statu quo y reevaluar cómo se hacen las cosas.
Marketing – Aprobación de contenidos
Todo el mundo que trabaja en marketing sabe que los plazos son muy ajustados. Con la aparición de las redes sociales y otros canales de marketing digital, la gestión de los recursos de marketing se ha vuelto más importante que nunca, y el aumento de la carga de trabajo no suele ir acompañado de un aumento del personal de marketing.
Aunque se pueda pensar que el proceso de creación de contenidos ocupa la mayor parte del tiempo de un equipo de marketing, en realidad no es así. El proceso de revisión y aprobación es mucho más molesto, especialmente cuando los equipos no son capaces de identificar este paso como un proceso repetible.
Si necesita producir un activo de marketing, como un nuevo folleto, una página web o un post en las redes sociales, Filestage puede facilitarle la vida al tiempo que contribuye a la gestión de proyectos de marketing. Con Filestage, puede cargar fácilmente cualquier activo y compartirlo con todas las partes interesadas. Estos revisores invitados pueden dejar sus comentarios directamente en el archivo y discutir los cambios o ideas entre ellos.
Una vez que se han discutido todos los cambios y los creadores de contenidos han revisado y subido el activo, los revisores pueden dar su aprobación con un solo clic. Al automatizar las tareas manuales, como el intercambio de contenidos con los revisores, el seguimiento de los comentarios y la gestión de las versiones de los archivos, Filestage le ayuda a agilizar aún más su proceso.
Sin una herramienta BPM como Filestage, se necesita mucho tiempo para perseguir los comentarios y las aprobaciones. Filestage le ayuda a simplificar y agilizar todo el proceso, desde compartir y gestionar el contenido hasta la aprobación final.
RRHH – Proceso de solicitud
No es casualidad que la mayoría de las organizaciones se refieran a los miembros de su personal como sus activos más valiosos. Por lo tanto, toda organización espera contratar a las personas más capaces posibles. Dado que los procesos de solicitud de empleo son bastante similares, se puede ahorrar mucho tiempo automatizando y agilizando el proceso de contratación.
Como empresa que opera en todo el mundo, IBM ha resumido su proceso de solicitud global en cinco pasos diferentes: Solicitud, selección, evaluación en línea, entrevistas y decisiones/ofertas.
Algunos de los pasos, como la solicitud o la fase de evaluación en línea, contienen muchos procesos automatizados, lo que reduce la carga de trabajo del equipo de RRHH. Además, toda la información de los solicitantes se introduce en el sistema interno de IBM para que los CV sean fácilmente comparables.
Ventas – Gestión de clientes potenciales
Hay quien piensa que la venta es, sobre todo, una cuestión de interacción humana: leer al cliente y ayudarle a encontrar exactamente lo que necesita. Esto no es erróneo; sin embargo, las ventas implican una gran cantidad de procesos empresariales recurrentes que pueden optimizarse utilizando el marco BPM.
Gartner enumera 15 proveedores de herramientas de automatización de la fuerza de ventas que pueden ayudar a una empresa a automatizar sus procesos, incluida la gestión de clientes potenciales, relaciones y actividades.
Con la ayuda de LeadSquared, Digital Nest, que es un instituto de formación en marketing digital dirigido a estudiantes, profesionales y autónomos, encontró una forma de gestionar las consultas de los clientes de forma más eficiente.
LeadSquared ofrece una única plataforma de ventas y marketing que permite a Digital Nest gestionar los clientes potenciales de forma mucho más eficiente, lo que se traduce en un aumento de los ingresos y un mayor volumen de clientes potenciales.
Éxito de los clientes – Incorporación de usuarios/clientes
Hoy en día, los clientes esperan que el proceso de incorporación a los servicios digitales sea sencillo. Por lo tanto, su empresa necesita una estrategia de incorporación que facilite el proceso, reduciendo la entrada a un par de clics mientras el sistema se ejecuta automáticamente en segundo plano.
Dropbox for Business acelera el proceso de incorporación de esta manera. Si los clientes quieren iniciar la prueba gratuita, sólo tienen que introducir información básica, sin necesidad de compartir datos bancarios.
Los usuarios de Gmail o Outlook pueden confirmar su correo electrónico directamente en el navegador, sin necesidad de abrir otra ventana. Además, las preguntas de configuración de seguimiento son tan fáciles como el proceso de inicio de sesión. Sólo se necesitan un par de minutos para empezar.
Finanzas – Aprobación y pago de facturas
Los departamentos de finanzas tienen muchos procesos empresariales recurrentes que deben estructurarse de la forma más eficaz y segura posible, para que los errores sean mínimos.
Valeo, una empresa global de suministros para la automoción, cambió su BPM con ProcessMaker para agilizar aún más el proceso de aprobación de ventas que tardaba 90 segundos con su antiguo sistema. Esto había provocado múltiples quejas de clientes en el pasado.
Con ProcessMaker, Valeo pudo reducir su proceso de aprobación de ventas a sólo 15 segundos.
¿Cuáles son los cinco factores de éxito del BPM?
Aunque el BPM puede adoptar muchas formas, hay ciertos factores de éxito que ayudan a que, literalmente, todos los procesos empresariales funcionen de forma más eficiente. En la siguiente sección, resumimos cinco de los factores de éxito más comunes de la gestión de procesos empresariales.
Estrategia
Para que su campaña de BPM tenga éxito, es fundamental una cuidadosa planificación y organización. Dado que se trata de procesos de reestructuración, es necesario un enfoque coherente a largo plazo para realizar cambios significativos. Planifique cuidadosamente su estrategia y asegúrese de obtener el apoyo adecuado de los altos cargos y de todo el personal implicado en el proceso.
Gente
Dado que todos los procesos empresariales están dirigidos por personas, es necesario obtener apoyo para los cambios propuestos. Si las personas implicadas en el proceso se sienten abrumadas por los cambios, los nuevos procesos pueden fracasar. Por lo tanto, una estrategia de BPM fructífera no sólo necesita un enfoque descendente, sino también ascendente, para conseguir la participación de todas las personas relevantes.
Operaciones
Como muestran nuestros últimos ejemplos, las personas son la clave del éxito, y el BPM ayuda a las personas a obtener los resultados y las mejoras deseadas. En la actualidad, muchas herramientas de BPM de gran valor pueden aumentar la eficiencia de todos los miembros del equipo de forma exponencial. Si utiliza la herramienta BPM adecuada para el trabajo adecuado, puede estar seguro de que experimentará recompensas.
Automatización de procesos
La tecnología de automatización de procesos debe aplicarse siempre que sea posible. La tecnología de automatización permite que las máquinas o el software hagan el trabajo por usted y los miembros de su equipo. De este modo, usted y su personal tendrán más tiempo para concentrarse en otros asuntos. Por ejemplo, la automatización de los procesos de venta conduce a más ingresos y a una mayor satisfacción de los clientes, mientras que la tecnología de automatización operativa conduce a una mayor producción con mejor calidad, así como a una mayor consistencia y menores tasas de fracaso.
Medición y mejora de los procesos
Si quiere saber con exactitud el rendimiento de su nuevo proceso empresarial en comparación con el anterior, debe contar con procedimientos de medición. La elección del KPI adecuado es crucial no sólo para ver la mejora de los procesos actuales, sino también para obtener una visión general de si se necesitan cambios futuros. Los KPI son, por tanto, la base sobre la que se puede aplicar una mayor optimización del proceso.
Dado que los fundamentos del BPM ya deberían estar claros, es hora de profundizar un poco más. Como ya se ha mencionado, el BPM en el año 2021 sólo puede funcionar si se utilizan las herramientas adecuadas para los procesos empresariales.
En la siguiente sección, veremos las herramientas más utilizadas para garantizar que su BPM funcione al más alto nivel.
Software BPM para mejorar sus procesos de negocio
La tecnología es clave para impulsar sus procesos de negocio; por ello, le presentaremos las mejores y más utilizadas soluciones de software BPM. Como las soluciones varían en función de los costes y la facilidad de uso, es importante elegir el software adecuado que mejor se adapte a los objetivos de su empresa.
Filestage para los procesos de aprobación
Filestage agiliza el proceso de aprobación y ofrece toda una serie de ventajas, no sólo para el departamento de marketing sino para todos los equipos de las organizaciones que necesitan regularmente la aprobación de documentos, imágenes u otros activos.
La búsqueda de aprobaciones o las largas cadenas de correos electrónicos son por fin cosa del pasado. Con Filestage, puede gestionar sus procesos de revisión y aprobación en una plataforma centralizada. La herramienta facilita el intercambio de archivos de contenido, la discusión de los comentarios y la aprobación final de los activos por parte de todas las partes interesadas en el momento oportuno.
La interfaz fácil de usar de la plataforma permite a los usuarios establecer flujos de trabajo personalizados y seguir el progreso de todos los proyectos de un vistazo.
Si quieres averiguar si Filestage es el software adecuado para tu equipo, puedes iniciar una prueba y una demostración gratuitas en su sitio web.
Kissflow para procesos de compra flexibles
La Nube de Compras Kissflow consta de múltiples herramientas diseñadas para aumentar la eficiencia de su departamento de compras.
Puede hacer un seguimiento de todas las solicitudes de compra, así como de los pedidos y las facturas. Kissflow ofrece numerosas funciones de integración, como las sencillas API basadas en la web, para que se adapte perfectamente a su infraestructura actual. Los plugins le permiten conectarse instantáneamente con Xero, QuickBooks, SAP, DocuSign y una amplia gama de otras soluciones.
El paquete de inicio está disponible a 690 dólares al mes.
Tallyfy para los procesos operativos
Tallyfy ofrece una solución rica en funciones para agilizar los procesos repetitivos en numerosos departamentos.
Ya sea que necesite agilizar las solicitudes de campañas entrantes para el equipo de marketing o estructurar las solicitudes de talento entrantes para RRHH, Tallyfy tiene la solución. Además, la plataforma ofrece valiosas herramientas de modelado y gestión de proyectos para una amplia variedad de tareas en las cinco fases del proceso BPM. Con múltiples funciones de automatización, Tallyfy simplifica el trabajo de los miembros de tu equipo, para que puedan concentrarse en las cosas que importan.
Tallyfy Basic está disponible por 100 dólares al mes.
FlowWright para la automatización del flujo de trabajo
FlowWright es un software de gestión de procesos empresariales que le permite automatizar los procesos recurrentes de su empresa que, de otro modo, podrían restar valiosos recursos a su plantilla.
Con FlowWright, puede elegir qué parte de los procesos debe automatizarse, proporcionando soluciones personalizadas para cada paso. Ya sea que necesite procesos de formularios dinámicos para optimizar los procedimientos manuales o formularios intuitivos para organizaciones legales o departamentos de recursos humanos – ¡FlowWright tiene la respuesta!
FlowWright cuesta a partir de 14 dólares al mes por usuario (100 usuarios como mínimo).
Signavio para la transformación empresarial
Si está buscando herramientas que ayuden a las organizaciones a alcanzar la excelencia operativa, la transformación de la planificación de recursos empresariales (ERP) o soluciones de riesgo y cumplimiento, Signavio tiene una solución para usted.
La Suite de Transformación de Negocios de Signavio es una plataforma todo-en-uno que ofrece información en vivo sobre todos sus procesos, así como información valiosa sobre cómo mejorar. No importa qué procesos necesiten ser mejorados, Signavio ofrece soluciones para una amplia gama de industrias, incluyendo el sector académico, la banca, los seguros, la administración, el sector tecnológico y muchos más.
Puede solicitar un presupuesto y una demostración en vivo a través del sitio web de la empresa.
ProcessMaker para la gestión de procesos
ProcessMaker le ayuda a diseñar procesos y a automatizar los procesos de negocio con una potente plataforma de bajo código.
En su fase de planificación, puede utilizar el software propio del modelador para arrastrar y soltar tareas y puntos de decisión y añadirlos a formularios, usuarios o conectores de datos. Además, el cuadro de mandos reúne todos sus procesos en un solo lugar. Con ProcessMaker, puedes acelerar tu transformación digital, cumplir con las reglas de negocio y hacer la vida de los miembros de tu equipo un poco más fácil.
La versión estándar de ProcessMaker está disponible por 1.495 dólares al mes.
Conclusión:
Ya debería estar claro que la gestión de procesos de negocio (BPM) puede ayudar a su empresa a alcanzar nuevas cotas.
Sin embargo, el BPM es una tarea muy compleja y requiere una planificación estratégica, así como las soluciones de software adecuadas, para sacar el máximo partido a todos y cada uno de los procesos. Esperamos haber aportado ideas valiosas sobre cómo empezar.
Tenga en cuenta que el BPM no es un proyecto puntual, sino un esfuerzo continuo para estandarizar, agilizar y automatizar los procesos para que su organización pueda alcanzar su máximo potencial.
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