Comment gérer un processus de conception de catalogue de produits (avec de nombreuses parties prenantes)

Les catalogues de produits sont un excellent moyen pour les entreprises de fournir à leurs acheteurs potentiels une liste détaillée de leur inventaire. Ces documents imprimés et numériques attrayants contiennent de nombreuses images luxuriantes, des descriptions vivantes et des détails exhaustifs.

Ces documents sont sans aucun doute précieux, mais ils ne sont pas très faciles à produire. Vous devrez recueillir des informations auprès de nombreuses parties prenantes et vous assurer que votre catalogue est irréprochable avant de l’imprimer.

Êtes-vous prêt à conquérir le processus de conception d’un catalogue de produits ?

Dans cet article, nous allons présenter une stratégie gagnante que vous pouvez utiliser pour faire de la conception de votre catalogue de produits un jeu d’enfant.

Pourquoi est-il si difficile de gérer un processus de conception de catalogue de produits avec de nombreuses parties prenantes ?

Avant de nous plonger dans le processus que vous pouvez utiliser pour la conception de votre catalogue de produits, voyons rapidement pourquoi il est si important d’avoir un processus clairement défini.

Voici sept raisons pour lesquelles il peut être difficile de gérer le processus de conception.

1. Il vous manque peut-être un seul fichier

Les catalogues de produits sont des documents complexes, ce qui signifie que vous devrez recueillir des informations auprès d’un certain nombre de parties prenantes au sein de votre entreprise. Les détails du produit peuvent changer et le retour d’information sur la conception doit être mis en œuvre de manière régulière.

Ne pas disposer d’un fichier centralisé peut rapidement conduire à d’innombrables conflits et erreurs. Vous risquez d’avoir plusieurs fichiers de travail différents en même temps, ce qui peut entraîner une grande confusion.

2. De longues séries de réactions entre de nombreuses personnes

Vous devrez recueillir les commentaires et les suggestions d’innombrables personnes pendant la création de votre catalogue de produits. Les membres supérieurs de l’équipe devront le réviser, par exemple, et vos rédacteurs et membres de l’équipe produit devront confirmer que tout est correct.

Votre document circulera entre différents groupes, ce qui peut entraîner des retards importants et vous faire attendre un précieux retour d’information.

3. Le contrôle des versions et le retour d’information sont difficiles à contrôler

Au cours de votre projet, votre équipe créera un certain nombre de versions différentes du catalogue. Cela peut poser un problème car les membres de votre équipe travaillent et examinent des versions de fichiers souvent contradictoires et laissent des commentaires imprécis.

Un processus de conception clair peut vous aider à éviter cet écueil et à faire avancer votre projet aussi efficacement que possible.

4. Les silos d’information provoquent des blocages

Chaque membre de votre équipe remplit une fonction unique et joue un rôle important dans votre projet, mais cela signifie qu’il y a un élément de risque. Lorsque ces personnes ne sont pas au bureau, vous ne bénéficiez pas de leur contribution et de leur expertise.

Cette situation peut entraîner des retards et des erreurs, c’est pourquoi il est essentiel d’avoir un processus de conception clair qui tienne compte de tous les problèmes ou goulots d’étranglement.

5. Chercher des collègues pour obtenir un retour d’information

Parce que vous voulez créer un catalogue de produits vraiment excellent, vous devrez activer les membres de votre équipe pluridisciplinaire. Chacun d’entre eux aura cependant ses propres tâches et responsabilités, ce qui signifie qu’ils n’auront peut-être pas le temps d’offrir des évaluations rapides et complètes.

Cela signifie que, sans un plan de conception de catalogue de produits distinct, vous passerez beaucoup de temps à relancer vos collègues et à leur demander leur avis.

6. L’internationalisation présente de nouveaux défis

Si vous avez une clientèle internationale, vous aurez probablement besoin de produire votre catalogue de produits dans différentes langues. Cela peut s’avérer très complexe, car vous devrez coordonner les traductions et veiller à ce que les conceptions tiennent compte des différentes longueurs de texte.

Vous devrez élaborer un plan de conception solide et concis si vous souhaitez créer une série de catalogues de produits, tous en même temps et dans différentes langues.

7. Les voyages entraînent des ruptures de processus

Les voyages d’affaires sont plus populaires que jamais et cela signifie que les membres de votre équipe peuvent être hors du bureau à différents moments. Ils peuvent avoir du mal à travailler sur la route, et vous risquez de ne pas recevoir de commentaires critiques sur votre conception.

Cependant, un plan de conception solide pour votre catalogue de produits vous permettra de gérer plus facilement ce risque et d’obtenir le retour d’information dont vous avez besoin.

Qui est généralement impliqué ?

Maintenant que nous avons couvert les défis que vous devrez relever, nous allons aborder brièvement les personnes et les équipes clés qui sont généralement impliquées dans le processus de conception du catalogue de produits :

1. Chef de projet

Le chef de projet, de la société qui crée le catalogue, joue un rôle essentiel dans l’avancement du projet jusqu’à son achèvement. Ce professionnel utilisera ses compétences irréprochables en matière de gestion de projet et de gestion des personnes pour couvrir toutes les éventualités lors de l’acheminement du catalogue dans son flux de travail.

Le chef de projet sert de pont entre les différentes parties prenantes et cette perspective unique lui permet de guider le projet jusqu’à son terme.

2. L’équipe de marketing

L’équipe marketing de l’entreprise utilise ses connaissances stratégiques pour commander le catalogue et élaborer sa stratégie. Cette équipe est chargée de créer une série d’objectifs et de s’assurer que le catalogue respecte les directives de la marque de l’entreprise et qu’il constitue un élément de marketing efficace.

3. Équipe de conception interne (ou agence de conception)

L’équipe de conception proprement dite peut être interne ou externe. Ils travailleront en étroite collaboration avec l’équipe marketing et les chefs de projet pour créer un catalogue efficace.

Une équipe de conception travaille mieux lorsqu’elle reçoit un retour d’information précis et clair. Le chef de projet doit s’efforcer de faire en sorte que tous les retours d’information soient aussi transparents que possible.

4. L’équipe produit

L’équipe produit devra fournir les détails réels du catalogue et s’assurer que toutes les informations qu’il contient sont exactes. Ils devront également jouer un rôle important dans le processus de révision et d’approbation.

Les meilleurs chefs de projet sont capables de faciliter une communication claire entre tous les différents groupes du projet afin d’améliorer autant que possible la qualité globale du produit final.

Quel est le flux de travail idéal ?

Maintenant que nous avons vu pourquoi un plan est important, et qui va être impliqué, plongeons plus profondément dans le processus idéal que vous pouvez utiliser pour la conception de votre catalogue de produits .

1. Préparation importante

Avant de commencer le travail pour de bon, vous pouvez vous faciliter la vie en prenant le temps de jeter les bases de votre projet.

À ce stade du jeu, vous définirez toutes les étapes nécessaires du flux de travail. Il s’agit notamment de :

  • Briefing: Gestion des produits > Marketing
  • Briefing: Marketing > Design
  • Approbation: Design > Marketing
  • Approbation: Marketing > Produit
  • Approbation: Gestion du produit >

Voici un aperçu de ce à quoi ressembleraient ces étapes du flux de travail si vous les créiez dans notre outil de révision et d’approbation du contenu, Filestage:

flux de travail du catalogue de produits filestage

C’est clair et net, non ? Un travail de fond clair vous aidera, vous et vos collègues, à garder une vue d’ensemble tout au long du processus de conception du catalogue.

2. Briefing [Product Management > Marketing]

Maintenant que vous avez mis en place les préliminaires appropriés, votre équipe de gestion des produits peut lancer le projet, en faisant part de ses besoins au marketing.

L’équipe produit devra fournir des détails dans les domaines suivants :

  • Pourquoi le catalogue est nécessaire
  • Ce qu’ils espèrent réaliser avec le catalogue
  • Les objectifs du projet
  • Références pour d’autres catalogues
  • Des informations claires et précises sur les produits

Toutes ces informations doivent être partagées dans un briefing complet et créatif.

Le briefing créatif doit être communiqué de manière transparente, afin que le chef de produit et l’équipe marketing puissent poser toutes les questions qu’ils souhaitent.

3. Concept [Marketing]

Une fois que le dossier créatif a été peaufiné et accepté par le reste de l’équipe, il est temps pour l’équipe marketing de se mettre au travail.

Les membres de l’équipe marketing devront créer un concept gagnant pour le catalogue, en réponse au briefing créatif. Leurs idées devront tenir compte de toutes les préférences et informations de l’équipe chargée du produit.

L’équipe marketing doit travailler en collaboration avec le chef de projet, afin de fixer des délais précis et de s’assurer que les documents appropriés sont utilisés.

Une fois encore, il est important que l’équipe marketing partage son concept achevé avec le reste de l’équipe. Cela garantit la transparence et encourage chacun à laisser ses remarques ou ses questions.

À la fin de cette étape, l’équipe de marketing disposera d’un concept clair et inspirant qu’elle pourra partager avec la talentueuse équipe de conception, pour faire avancer les choses.

4. Briefing [Marketing > Design]

À cette étape, il est temps pour l’équipe marketing de transformer son concept initial en un briefing exploitable qu’elle partagera avec l’équipe de conception.

Ce briefing doit regrouper toutes les informations provenant de l’équipe chargée du produit au départ, et doit rassembler des directives pratiques dans les domaines suivants :

  • Lignes directrices en matière de conception
  • Spécifications de taille
  • Formats de fichiers souhaités
  • Objectifs du projet

En fonction de la nature du projet et de vos ressources existantes, cette étape peut impliquer de travailler avec une équipe interne ou une agence externe.

Une fois que l’équipe de conception a reçu le briefing, elle peut demander des modifications et/ou des clarifications. Nous tenons à rappeler qu’il est préférable de réaliser cette étape de la manière la plus souple et la plus transparente possible. Avec les outils de conception appropriés et les conseils du chef de projet, le processus avancera bien.

À la fin de cette étape, l’équipe chargée du produit confirmera le briefing final et l’équipe de conception se mettra au travail.

5. Approbation [Design > Marketing]

Maintenant que l’équipe de conception dispose d’un dossier final bien ficelé, elle va pouvoir s’atteler à la conception proprement dite.

Ces talentueux professionnels du design font leur magie, en utilisant les outils et les techniques décrits dans le briefing créatif fourni par le département marketing. S’ils ont des questions au cours du projet, ils pourront utiliser le protocole de communication établi pour obtenir les réponses dont ils ont besoin.

Une fois que l’équipe de conception a préparé un premier projet, elle doit le présenter à l’équipe de marketing, pour examen. Les professionnels du marketing évalueront si la conception correspond aux points clés du cahier des charges et décideront des modifications à apporter.

outil d'approbation du contenu de la conception de filestage

Un logiciel de révision et d’approbation du contenu, tel que Filestage, peut vous aider à rationaliser le processus d’approbation et à regrouper les commentaires en un seul endroit. Filestage peut aussi être facilement utilisé comme un outil logiciel principal de conception de catalogues.

Cette boucle de rétroaction se poursuivra entre l’équipe de marketing et l’équipe de conception, jusqu’à ce que le projet final soit prêt et satisfasse tout le monde. Le nombre de boucles nécessaires varie bien sûr d’un projet à l’autre, mais il est essentiel que la structure soit respectée.

6. Approbation [Marketing > Product]

Une fois que l’équipe de conception a remis la première version du catalogue de produits finis, il est temps pour l’équipe de marketing de retourner auprès de l’équipe produit pour recueillir ses commentaires.

L’équipe marketing doit s’assurer que le retour d’information qu’elle reçoit de l’équipe produit est précis et exact, afin d’éviter toute confusion. C’est pourquoi il est essentiel qu’ils utilisent les outils et les lignes de communication établis pour être sûrs d’obtenir les meilleurs résultats.

outil d'approbation des commentaires sur les garanties marketing de filestage

Un outil de révision et d’approbation comme Filestage peut aider l’équipe marketing à s’assurer qu’aucun retour d’information n’est perdu en route.

L’équipe produit devra accorder une attention particulière à des facteurs tels que :

  • L’exactitude des détails spécifiques du produit
  • La qualité et la précision des images
  • L’adéquation de la garantie globale

Comme pour les étapes précédentes, l’équipe chargée du produit doit laisser un retour d’information clair qui sera mis en œuvre à son tour par l’équipe de conception. Cette boucle de rétroaction devra se poursuivre aussi longtemps que nécessaire jusqu’à ce que l’équipe chargée du produit ait confirmé qu’elle est satisfaite du catalogue.

7. Approbation [Product > Management]

Une fois que l’équipe produit a préparé son catalogue final, elle doit le présenter à l’équipe de direction. Là encore, il est important que cela soit fait conformément aux directives et aux processus définis par le chef de projet.

L’équipe de direction examinera ensuite le catalogue. Ils fourniront des conseils de haut niveau pour faire avancer le projet et veilleront à ce qu’il soit parfaitement adapté en termes de stratégie. S’ils ont des modifications à apporter, c’est le moment de les transmettre à l’équipe de conception.

Il est essentiel d’utiliser les bons outils et processus afin de maintenir un haut niveau de transparence. Cela permettra d’accélérer le temps nécessaire à l’équipe de gestion pour faire des demandes et à l’équipe de conception pour répondre à ces changements.

outil de retour d'information sur le marketing de filestage

Une fois que la version finale aura été approuvée par l’équipe de direction, le catalogue sera prêt pour l’impression et la distribution finales – félicitations !

Rationalisez dès aujourd’hui le processus de conception de votre catalogue de produits

Nous espérons que cet examen approfondi du processus de conception d’un catalogue de produits vous aidera à faire avancer votre projet aussi efficacement que possible et que vous obtiendrez des résultats incroyables à la fin.

Comme nous l’avons souligné, il est essentiel que vous utilisiez les meilleures techniques et les meilleurs outils. Cela ajoute un niveau de prévisibilité et de transparence qui est essentiel pour produire votre meilleur travail possible.

Si vous souhaitez maîtriser le processus de révision et d’approbation, n’hésitez pas à lancer votre essai GRATUIT de Filestage dès aujourd’hui.

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