Comment hiérarchiser les projets et le travail pour maximiser vos résultats (guide pas à pas).

« Ricardo, pourquoi n’as-tu pas encore fini cette partie du projet ? »

Une voix légèrement irritée résonnait dans mon téléphone un samedi matin.

C’était un appel du PDG de l’entreprise concernant un projet qu’il avait insisté pour terminer il y a une semaine.

« Je viens de terminer un autre projet hautement prioritaire et je viens donc de commencer à travailler sur le vôtre », ai-je répondu calmement.

Pas assez bon.

Après une longue discussion, nous avons raccroché le téléphone et je lui ai promis de revenir vers lui avec une solution pour hiérarchiser mon travail afin de maximiser mes résultats.

C’est exactement le même processus que vous pourrez copier-coller dans votre vie quotidienne pour vous éviter les maux de tête que j’ai connus.

Avant de commencer à classer vos tâches par ordre de priorité, il est important de trouver une réponse à cette question :

 » Quelle est une chose que vous pourriez faire (quelque chose que vous ne faites pas en ce moment) qui, si vous la faisiez régulièrement, aurait un impact positif énorme sur la collaboration avec vos clients ? “

Nous reviendrons sur votre réponse à la fin de ce blog.

Pourquoi vous devez donner la priorité à votre travail

Il y a un célèbre dicton qui dit ceci : « si vous voulez que quelque chose soit fait, donnez-le à un homme occupé ».

Une citation que je n’ai jamais vraiment comprise, jusqu’à un jour.

Au cours de l’un de mes projets de croissance, j’ai eu l’occasion de travailler avec un développeur hautement qualifié et discipliné au sein de mon équipe de croissance (comme ils le sont généralement).

Étant donné que la majorité des entreprises que j’ai guidées n’ont pas démarré avec une équipe complète, la clé pour obtenir de bons résultats était de dépenser notre temps à bon escient.

Un jour, je me suis approché de lui et lui ai demandé de travailler sur des affaires urgentes.

« Ricardo, je ferai tout ce que tu veux que je fasse. Laisse-moi juste partager avec toi ma situation. »

Il m’a expliqué son processus de documentation.

Un document où il avait listé toutes les expériences, les échéances et le pointage dont nous avions convenu à l’avance.

« Je peux assumer le travail que vous m’avez demandé, mais je devrai déplacer certains des projets sur lesquels je suis actuellement. Dois-je retarder les autres expériences ? »

Je me suis rendu compte que le travail que je lui demandais était urgent, mais pas assez important pour laisser tomber tous ses autres travaux.

J’ai réalisé que nous avions trouvé une façon claire et disciplinée de prioriser les tâches et de dire non à certaines choses.

Parce que chaque fois que vous dites oui à une chose, vous dites simultanément non à un nombre infini d’autres.

Montrer aux gens votre énorme liste de choses à faire est une façon de le faire, mais il y a un manque.

Fixer des priorités pour ces tâches.

La hiérarchisation des tâches est essentielle pour pouvoir communiquer clairement aux autres personnes les raisons pour lesquelles vous pouvez ou ne pouvez pas travailler sur un autre projet.

Cela les aide à décider si ce qu’ils demandent est vraiment important pour faire avancer les autres choses que vous avez prévu de faire.

Retourner la situation en votre faveur.

Rappelez-vous, comme dans le marketing de croissance, il ne s’agit pas de
il ne s’agit pas de dépenser plus que vos concurrents
il s’agit d’utiliser votre temps plus judicieusement en travaillant sur des idées à fort impact avec votre équipe.

Voici le cadre que vous pouvez utiliser à cette fin.

Comment établir des priorités dans votre travail.

Dès que j’ai raccroché le téléphone avec le PDG, je me suis dirigé vers ma bibliothèque pour prendre l’un de mes livres préférés, les 7 habitudes des personnes très efficaces de Stephen Covey.

Dans l’une de ses habitudes, il explique que nous ne pouvons en fait dépenser notre temps que de 4 façons.

Exactement ce dont j’avais besoin pour établir des priorités dans ma liste de choses à faire.

Comme vous pouvez le constater, les deux facteurs qui définissent une activité de votre tâche sont l’urgence et l’importance.

task prioritization

Urgent signifie qu’il requiert votre attention immédiate.

L’importance, en revanche, est liée aux résultats.

Si quelque chose est important, il contribue à votre mission, à vos valeurs et aux objectifs prioritaires de l’entreprise.

Quadrant 1 : urgent et important

Lorsque nous observons les personnes qui gèrent leur vie en mode crise, vous remarquerez qu’elles passent la plupart de leur temps dans le quadrant 1.

Ils passent la plupart de leur temps à résoudre des modes de crise, à courir derrière les délais et à résoudre des problèmes urgents.

Faire des choses qu’ils croient urgentes et importantes.

Tant que vous consacrez la majorité de votre temps à ce quadrant, il ne cesse de prendre de l’ampleur jusqu’à vous dominer.

Quadrant 3 & 4 : (pas) urgent et pas important

D’autres personnes passent une grande partie de leur vie à penser que tout ce qu’elles font est urgent, mais en réalité pas si important.

Ils passent leur semaine à répondre à quelques courriels, à quelques réunions et à quelques appels.

La réalité est que l’urgence de ces questions est souvent basée sur les priorités et les attentes des autres, et non sur elles-mêmes.

Les personnes qui passent exclusivement du temps dans les quadrants 3 et 4 mènent fondamentalement une vie irresponsable.

Vivre sur le temps et les valeurs des autres, pas les leurs.

Quadrant 2 : Pas urgent et important

Ce quadrant est le cœur d’une gestion efficace du temps. Elle traite de choses qui ne sont pas urgentes mais qui sont importantes pour l’avenir.

Elle traite de l’établissement de relations, de la planification à long terme, de l’exercice et de la préparation.

Toutes ces choses que nous savons devoir faire, mais que nous faisons rarement, parce qu’elles ne sont pas urgentes.

En gardant à l’esprit la matrice de gestion du temps, prenez un moment pour réfléchir à la réponse que vous avez donnée à la question :

 » Quelle est une chose que vous pourriez faire (quelque chose que vous ne faites pas en ce moment) qui, si vous la faisiez régulièrement, aurait un impact positif énorme sur le travail avec vos clients ? “

Dans quel quadrant se situent-ils ? Sont-ils importants ? Sont-elles urgentes ?

Je pense que la réponse se situe probablement dans le quadrant 2.

Ils sont évidemment importants, mais pas urgents. Et parce qu’elles ne sont pas urgentes, vous ne les faites pas. Même si vous savez qu’ils apporteraient un impact positif considérable à votre entreprise.

La mise en œuvre de ce processus dans votre vie quotidienne est exactement l’une de ces choses.

Vous savez que c’est important, mais pas urgent et vous ne prendriez donc pas le temps de le faire.

Heureusement, vous le savez mieux maintenant.

Commençons à mettre en œuvre, d’accord ?

Comment mettre en œuvre le cadre de hiérarchisation des priorités

Comme le dirait l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower :

« J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent. »   – Eisenhower

Il est temps de construire le cadre et de le communiquer efficacement aux personnes qui vous entourent.

Pour la plupart de mes clients,
je dirige et enseigne mes expériences de croissance
sur
Pipefy
.

C’est la raison pour laquelle j’ai décidé d’utiliser le même logiciel pour programmer ma liste de tâches prioritaires, mais n’hésitez pas à utiliser votre propre logiciel.

Voici à quoi ressemblera votre installation :pipefy screenshot

  1. Pour faire
  2. Faire
  3. En attente
  4. Légende (expliquant à nouveau les 4 quadrants)
  5. Terminé

La magie opère lorsque vous créez une nouvelle tâche à partir de votre ordinateur ou de votre téléphone portable (il existe une application).

pipefy screenshot_task

Etape 1 : écrivez ce qu’est la tâche spécifique.

pipefy screenshot_todo

Étape 2 : Ajouter la couche des quadrants

pipefy screenshot_create task

Étape 3 : Ajoutez la date d’échéance si possible

pipefy screenshot_date

Étape 4 : Forcez-vous à répéter ce que vous devez faire afin d’éviter de ne pas avoir une vue d’ensemble de ce que vous devez faire (cela est très utile lorsque des clients appellent et que vous devez écrire exactement ce qu’ils attendent de vous).

pipefy screenshot_notes

Étape 5 : Ajoutez des pièces jointes ou des personnes responsables supplémentaires si nécessaire.

C’est tout.

Avant de commencer la mise en œuvre, il est important de comprendre l’objectif.

L’objectif est de travailler sur autant de tâches que possible dans le quadrant « Pas urgent – Important » (que vous pouvez rapidement voir grâce aux codes de couleur dans Pipefy). Ces tâches sont celles qui vous permettront d’obtenir de bons résultats à long terme, et pas seulement à court terme.

L’objectif est de multiplier votre temps en donnant la permission émotionnelle de passer du temps sur des choses aujourd’hui qui vous donneront plus de temps demain.

C’est ainsi que vous vous fixez des priorités pour travailler sur des idées à fort impact qui donnent de bons résultats.

Il est maintenant temps de mettre en œuvre la dernière étape.

Communiquer exactement ce sur quoi vous travaillez avec vos clients ou votre équipe.

Comment communiquer vos tâches prioritaires

Quand les gens vous paient pour faire un travail, ils veulent être informés de ce qu’ils vous paient pour faire, quelque chose que j’ai appris d’un spécialiste du marketing de croissance très performant,
Lenny Benaïcha.

Puisque vous avez pris le temps de hiérarchiser vos tâches, il est temps d’informer quotidiennement les gens de ce sur quoi vous allez travailler.

Il y a 3 choses que vous voulez communiquer aux personnes avec lesquelles vous travaillez :

  1. Qu’avez-vous fait hier ?
  2. Que faites-vous aujourd’hui ?
  3. Qu’est-ce qui vous empêche d’accomplir votre tâche ?

J’ai constaté que le moyen le plus efficace de communiquer sur ces trois sujets est d’utiliser les canaux qu’ils connaissent bien (principalement Slack).

Voici un exemple de ce à quoi il ressemble :

slack screenshot

  1. J’ai communiqué que je n’ai rien fait hier car j’étais occupé à travailler sur un autre projet.
  2. J’ai jeté un coup d’œil à mon calendrier et à ma feuille d’expériences et j’ai communiqué ce sur quoi je vais travailler aujourd’hui.
  3. J’ai communiqué ce qui me retient pour travailler sur les parties que je dois terminer. Dans ce cas, nous avons découvert que l’hébergement sur lequel nous fonctionnions se comportait lentement, nous avons dû changer nos plans et donc mettre un projet en attente avant de pouvoir passer à autre chose.

Voici les avantages de ce petit standup :

  1. Il pousse votre équipe à réfléchir à ce qu’elle veut accomplir ce jour-là.
  2. Cela permet à tous les membres de l’équipe de voir ce sur quoi vous travaillez et apporte une culture de l’aide aux autres si nécessaire.
  3. Il permet aux gens de mesurer leurs capacités et de savoir ce qu’ils peuvent faire en une journée.

Vous remarquerez également à quel point les gens sont doués pour surestimer ce qu’ils peuvent faire en une journée, c’est le bonus.  

Il est temps de travailler sur ces tâches prioritaires à fort impact pour maximiser vos résultats.

Écrit avec paix, amour et croissance.

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