L’objectif le plus important pour les agences est de garder le client heureux.
Pour vous assurer que votre service et vos produits livrables répondent à toutes les exigences et attentes de votre client, vous devez demander des retours. Sinon, le client risque d’être déçu, ce qui aura un impact négatif sur votre partenariat et vos bénéfices.
Dans cet article, nous allons donc expliquer comment l’épreuvage et la validation en ligne aident les agences à gérer les commentaires, à satisfaire leurs clients et à établir d’excellentes relations à long terme.
Pourquoi les agences ont-elles besoin de l’épreuvage en ligne ?
Demander des retours réguliers et complets aux clients est, sans aucun doute, le meilleur moyen de garantir leur satisfaction.
Mais la gestion des feedbacks des clients peut poser certains problèmes :
- Vous devez collecter les données provenant de plusieurs canaux
- Vous recevez des commentaires peu clairs qui entraînent des malentendus.
- Vous ne recevez pas de retours à temps et le projet est retardé.
Voici comment l’épreuvage en ligne aide les agences à résoudre ce problème et d’autres encore :
Partagez des fichiers avec les clients
Une plateforme basée sur le cloud permet aux agences de marketing d’importer et de partager des fichiers avec les clients dans un lieu centralisé. Plus besoin d’envoyer des e-mails longs et compliqués !
Obtenez des commentaires en un seul endroit
Étant donné que tous les réviseurs laissent leurs commentaires dans le même fichier, l’épreuvage en ligne élimine la nécessité de recueillir et de consolider les commentaires provenant de plusieurs canaux. Cela permet également aux examinateurs de discuter entre eux des réactions, de clarifier des questions et d’obtenir une transparence totale.
Mettez en place un processus clair
Les agences peuvent mettre en place un processus de révision clair et transparent pour toutes les personnes concernées. Les clients ont la possibilité de donner leur avis et les collègues internes peuvent facilement y réagir.
Assurer la qualité et le respect de la marque
Grâce à cette collaboration et à cet échange étroits entre l’agence et le client, l’épreuvage en ligne permet de minimiser les erreurs et de garantir la qualité et la conformité à la marque de chaque élément de contenu.
Rationaliser la communication et la collaboration
La plateforme regroupe en un seul endroit toutes les communications autour d’un fichier ou d’un projet spécifique. Cela permet d’éviter les erreurs de communication, de réduire le nombre de cycles de révision nécessaires, de s’assurer qu’aucun retour d’information ne se perd et de rendre la collaboration beaucoup plus facile et efficace.
Qu’est-ce qu’un outil d’épreuvage en ligne ?
Le logiciel d’épreuvage et de validation en ligne est une plateforme basée sur le cloud où les utilisateurs peuvent télécharger, partager, commenter, discuter et approuver plusieurs types de fichiers différents.
Au sein d’une agence, les outils d’épreuvage sont utilisés par de nombreux membres de l’équipe, notamment les chefs de projet, les responsables marketing, les designers, les monteurs vidéo, les illustrateurs, les photographes, etc.
Grâce à sa vue d’ensemble du projet et à l’automatisation du flux de travail, cet outil permet à tous les contributeurs du projet de mieux comprendre les exigences du projet et son avancement.
Les principaux avantages d’un processus de révision sont les suivants :
- Il permet aux agences de publicité de recueillir et de gérer les commentaires sur les fichiers, le tout en un seul endroit.
- Il maintient un flux de travail efficace, minimisant le temps passé à recueillir les feedbacks et et à appliquer les modifications.
- Il confère à l’ensemble du processus de révision une plus grande transparence, tant pour les clients que pour les équipes créatives.
- Il rationalise la collaboration et donne à l’ensemble de l’équipe des échéances claires.
Cas d’utilisation courants de l’épreuvage en ligne dans les agences
Les agences peuvent utiliser des plateformes de révision et de validation pour un large éventail de projets différents. Après tout, tout projet qui implique le travail pour un client peut bénéficier d’un processus structuré d’examen et d’approbation.
Les cas d’utilisation les plus courants sont les suivants :
Texte
Partagez des documents Word ou PDFs, pour obtenir des retours sur des briefings, des contrats ou des présentations. Ainsi, vous pouvez vous assurer que tout texte écrit est exempt d’erreurs, qu’il respecte le ton de la marque et que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Images et dessins
Les équipes créatives et les graphistes peuvent utiliser l’épreuvage en ligne pour obtenir des retours sur des images, des designs, des infographies, des modèles 3D, des dessins de conception 2D ou des bannières interactives.
Vidéos
C’est lors de l’épreuvage vidéo que les malentendus sont les plus nombreux. Par conséquent, pour donner un feedback clair et précis, vous devez pouvoir laisser des commentaires et des annotations horodatés directement sur le fichier.
Audio
Les équipes de création et les clients peuvent tous laisser des commentaires très précis à chaque moment du clip audio. Cela rend un processus d’édition autrement complexe précis et efficace.
Sites web
L’examen de sites Web Live à l’aide d’une solution d’épreuvage en ligne vous permet, à vous et à vos clients, d’ajouter des commentaires en contexte complet sur n’importe quel élément, comme les titres, les menus, les images, les vidéos ou la mise en page. Les modifications ou les refontes de sites web sont ainsi beaucoup plus rapides.
À quoi ressemble un processus d’examen et d’approbation typique ?
Le processus d’épreuvage en ligne pour les agences peut être normalisé en suivant les étapes suivantes :
1. Importez le fichier
Une fois que le créateur a terminé sa première version du fichier, il l’importe sur la plateforme d’épreuvage en ligne et l’ajoute au dossier correspondant.
2. Partagez le document avec le client
Le membre de l’agence peut maintenant inviter le client à examiner le document. Cela se fait par e-mail ou en partageant un lien de révision, qui les amène directement au fichier partagé. Pour visualiser le fichier, les clients n’ont même pas besoin d’avoir leur propre compte ou de se connecter à la plateforme.
3. Recevez des retours
Le client peut laisser son avis directement sur le fichier, sous forme de commentaires, de surlignages ou d’annotations. Une fois qu’il aura soumis sa décision de révision ou laissé un commentaire, l’agence recevra automatiquement une notification.
4. Effectuez les modifications nécessaires
Le créateur du fichier peut alors parcourir les commentaires, répondre au cas où quelque chose ne serait pas clair et apporter les modifications et améliorations demandées.
5. Obtenez d’autres avis ou l’approbation finale
Le document est alors réimporté sur la plateforme en tant que nouvelle version, et un deuxième cycle de révision commence. Le client examine à nouveau le fichier et laisse d’autres commentaires ou clique sur le bouton d’approbation s’il est satisfait.
Suivre ce processus de révision normalisé sera d’une aide précieuse pour les équipes de création et de marketing de votre agence. Il leur permet d’apporter des modifications au projet avec précision et confiance. Et, du point de vue du client, il recevra un service qui est précisément adapté à ses besoins.
Les cinq meilleurs outils d’épreuvage en ligne pour les agences
Maintenant que vous savez pourquoi votre agence a besoin d’une plateforme de révision et d’approbation, il est temps de trouver la meilleure solution pour vous, votre équipe et vos clients.
Pour vous aider dans votre recherche, nous avons répertorié cinq des meilleures solutions logicielles d’épreuvage en ligne pour les agences.
Filestage
Filestage est un logiciel d’épreuvage en ligne qui aide les agences de marketing à partager leur travail avec leurs clients, afin d’obtenir des retours clairs et précis et des approbations en temps voulu.
Caractéristiques :
- Partage facile de fichiers de différents types : images, vidéos, documents, audios, sites web, fichiers HTML.
- Commentaires et annotations
- Submission de décisions de révision
- Contrôle automatique des versions
- Comparaison des versions d’un fichier
- Collaboration et communication en temps réel
- Dates d’échéance et rappels
- Permissions basées sur les rôles
Avantages :
- Mettez en place des processus d’examen cohérents avec plusieurs étapes d’examen.
- Les réviseurs utilisent Filestage gratuitement et n’ont pas besoin d’un compte.
- Laissez des commentaires horodatés sur les fichiers vidéo et audio.
- Discutez des changements demandés dans la section des commentaires en temps réel.
- Téléchargez des fichiers depuis Google Drive, Dropbox ou votre ordinateur.
- Des normes de sécurité élevées qui assurent la sécurité de vos fichiers.
Studio d’approbation
Approval Studio est un outil numérique de révision et d’approbation, doté d’outils d’annotation conçus pour améliorer un large éventail de projets artistiques, notamment la conception d’étiquettes et d’emballages de produits.
Pour :
- Offre une gamme d’outils de collaboration créatifs, parfaitement adaptés à la nature du travail en agence. Il s’agit notamment de profils de commentaires multi-utilisateurs et d’un flux de tâches numériques.
- Intégrations tierces avec des outils tels que Slack et Adobe Creative Cloud.
- Contrôle total des versions, grâce à des cycles de mise à jour automatique des maquettes et à une fonction de recherche sophistiquée.
- Comparez les versions précédentes des fichiers en un coup d’œil.
Contres :
- L’outil est moins adapté aux projets non créatifs.
- Fonctionne avec une gamme limitée de types de fichiers.
QuickReviewer
QuickReviewer est un outil d’épreuvage par glisser-déposer, qui a été conçu pour s’adapter aux flux de travail des équipes de création et des agences. Il offre aux utilisateurs une variété d’outils de collaboration, ainsi qu’un logiciel de gestion intuitive des documents.
Pour :
- Les réviseurs peuvent accéder au dossier via un ordinateur de bureau ou un téléphone portable.
- Les utilisateurs peuvent effectuer des modifications, donner des retours centralisés et laisser des commentaires en temps réel.
- QuickReviewer offre une gamme d’outils d’annotation, y compris le commentaire, la mise en évidence, le repérage et le dessin.
- L’outil permet aux monteurs vidéo de verrouiller ensemble deux lignes de temps vidéo différentes, afin de pouvoir regarder les deux versions de manière synchronisée, en les comparant directement.
Contres :
- Taille limitée pour les téléchargements de fichiers.
- Intégrations tierces limitées.
- Pas d’outil de dessin ou de forme, ce qui rend les annotations plus difficiles.
Pastel
Pastel est un outil de retour d’information numérique, qui convient parfaitement aux flux de travail des projets de création de sites Web. Il s’agit d’un outil populaire parmi les concepteurs et les développeurs de sites web, notamment comme aide aux agences de marketing.
Pour :
- Une gamme d’outils de collaboration, y compris des outils de commentaire, de surlignage et de balisage.
- Pastel permet aux agences de marketing d’apporter des modifications et des mises à jour aux fichiers en temps réel.
- Les critiques de Pastel font l’éloge de son interface simple et facile à utiliser.
- Le logiciel est spécialement conçu pour les créateurs de sites Web, et le travail collaboratif des développeurs de sites Web.
Contres :
- Impossibilité de marquer les projets comme étant “en cours” ou “terminés”.
- Les forfaits annuels d’assistance et de maintenance de Pastel font l’objet d’un coût supplémentaire.
- Les utilisateurs ne peuvent pas personnaliser le logiciel.
ProofHub
ProofHub est une plateforme collaborative de gestion de projet et d’épreuvage en ligne.
Pour :
- L’outil comprend des tableaux Kanban intégrés, permettant aux utilisateurs de distribuer le travail et de suivre son évolution.
- Le tableau de bord de ProofHub comporte également un diagramme de Gantt, qui permet de garder le calendrier du projet clair et bien organisé.
- L’outil permet au chef de projet de donner aux utilisateurs un accès basé sur des rôles et des restrictions d’édition.
- ProofHub dispose également de son propre outil de messagerie directe interne, ce qui est parfait pour les grandes agences créatives comptant plusieurs départements.
Cons :
- Des utilisateurs ont signalé des difficultés à gérer les notifications.
- L’application mobile est beaucoup plus limitée que la version de bureau.
Quelles sont les principales caractéristiques à rechercher dans un logiciel d’épreuvage en ligne ?
Chaque logiciel est accompagné d’un ensemble unique d’outils et d’aides pour les flux de travail des agences de création.
Ainsi, lorsque vous recherchez le meilleur outil de retours pour votre agence, il est impératif que vous donniez la priorité à ces caractéristiques des outils d’épreuvage :
Étapes de révision pour les révisions internes et externes
Votre outil de révision doit vous permettre de créer un processus d’examen personnalisable avec plusieurs étapes de révision. Cela vous permet de séparer les différentes parties prenantes, par exemple, les réviseurs internes et externes.
Fonctions d’annotation et de commentaire
Votre outil d’épreuvage doit disposer de fonctions d’annotation et de commentaire. La combinaison de ces deux éléments – un dessin ou des formes à main levée et une boîte de commentaires – permettra aux évaluateurs de laisser facilement des commentaires clairs, précis et exploitables sur tout type de fichier.
Accès facile pour les réviseurs
Les évaluateurs, surtout s’ils sont des clients, ne voudront pas passer des heures à chercher comment accéder à la plateforme. Choisissez donc un outil qui offre un accès simple, de préférence sans connexion, et une interface utilisateur intuitive.
Sécurité
Vos clients font confiance à votre agence pour traiter toutes les informations sur l’entreprise qu’ils partagent avec vous avec la plus grande confiance. Par conséquent, vous devez choisir un outil doté de normes de sécurité élevées afin de garantir que tous vos fichiers téléchargés sont stockés en toute sécurité, avec un risque minimal de piratage ou de violation des données.
Automatisations et intégrations
Pour une intégration transparente dans votre flux de travail actuel, vous devez choisir un outil d’épreuvage en ligne qui peut être connecté et synchronisé avec vos applications logicielles existantes.
Conclusion
L’épreuvage en ligne est un processus qui apporte de grands avantages à tous les niveaux.
Pour le client, cela lui permet de donner son avis rapidement et facilement, et de se sentir impliqué et soutenu par votre agence.
Vos équipes de création et de marketing seront plus satisfaites de leurs clients et seront fières de savoir que leur travail est bien organisé, efficace et couronné de succès.
