Voici comment accélérer votre processus d’examen et d’approbation

Le succès des projets de création et de marketing repose sur le déroulement harmonieux de plusieurs éléments mobiles. De nombreuses disciplines se réunissent pour collaborer selon un calendrier établi. Ce n’est pas facile, et son succès dépend en fin de compte d’un excellent processus d’ examen et d’approbation du contenu . Voici un aperçu de la manière dont vous pouvez maîtriser cette étape du projet :

Processus de révision et d’approbation dans les projets numériques

Il n’y a aucun doute, travailler sur des projets numériques est un défi. Le contrôle de version est un grand piège potentiel. Et l’obtention d’un retour d’information interne et externe peut être une tâche ardue qui met à l’épreuve la patience de toutes les personnes concernées.

Heureusement, vous pouvez suivre des processus établis pour vous assurer que le processus d’examen et d’approbation se déroule sans heurts. Voici un exemple de processus de révision et d’approbation que vous pouvez adapter pour répondre aux besoins de votre équipe.

Meilleures pratiques en matière d’examen et d’approbation

Commençons par les exigences d’un processus de révision et d’approbation optimisé.

1 Définir les dates d’échéance des examens

Il est important que le calendrier de votre projet établisse une date précise et distincte à laquelle vos documents seront examinés. Cette tactique permet de s’assurer que le travail est effectué en temps voulu et que les parties prenantes impliquées dans ce processus sont préparées.

#2 Déterminer le responsable

L’un des grands défis de la révision et de l’approbation numériques consiste à gérer le nombre de personnes qui voient le matériel donné et demandent une modification. Il est important que vous preniez le temps de définir clairement qui est responsable des révisions et que vous limitiez le processus à ces personnes.

#3 Quand les modifications seront-elles terminées ?

Si vos parties prenantes comprennent quand les modifications doivent être apportées, elles comprendront également qu’il y a une date limite pour envoyer leurs commentaires. Cette tactique peut contribuer à accélérer le processus de révision et d’approbation, ce qui donnera à votre équipe le temps d’effectuer les modifications demandées.

4. Quand l’examen final aura-t-il lieu ?

Le processus d’examen et d’approbation pourrait se prolonger indéfiniment. Il est donc essentiel d’intégrer une date finale dans le calendrier de votre projet pour éviter que cette dynamique ne se produise.

Processus d’examen et d’approbation

Pour vous aider à définir votre processus d’examen et d’approbation, voici un aperçu de ce à quoi pourrait ressembler un schéma général :

1. L’équipe fait des propositions initiales.

L’équipe créative commencera par soumettre des propositions de projets à l’équipe de direction, qui sera ensuite chargée de choisir la meilleure proposition.

2. Le manager attribue les tâches.

Une fois que l’équipe a accepté une proposition, le responsable sera chargé d’assigner des tâches aux différents membres de l’équipe et de fixer des délais.

3. L’équipe reçoit les tâches.

Une fois les tâches assignées, les membres de l’équipe recevront une notification. Ces membres examineront ensuite la mission et répondront à toutes les questions qu’ils se posent.

4. L’équipe soumet les premières ébauches.

L’équipe créative commence à créer une première ébauche que les parties prenantes concernées examineront de près.

5. L’équipe demande des changements.

Après que l’équipe a reçu les premières ébauches, il y a une série de suggestions et de changements. En général, il n’y aura qu’un seul cycle d’édition. Mais si ce tour n’est pas nécessaire, la soumission est approuvée.

6. L’équipe soumet la version finale.

Une fois que l’équipe a apporté les dernières modifications, il est temps pour elle de mettre en œuvre le reste des changements et de soumettre la version finale.

7. L’équipe rassemble les éléments.

En fonction du projet, l’équipe peut être amenée à intégrer une série d’éléments. Imaginez ce scénario : Une vidéo nécessite la participation d’un concepteur, d’un rédacteur et d’un éditeur. À ce stade, l’équipe combine ces éléments et les soumet pour approbation.

8. La soumission est approuvée ou rejetée.

Une fois le projet final soumis, les parties prenantes décideront si la soumission est approuvée. Si le travail est approuvé, il est prêt à être soumis. S’il est rejeté, d’autres modifications devront être apportées jusqu’à ce que les parties prenantes soient satisfaites du projet.

9. Le projet est terminé.

Une fois que la version finale a été soumise et approuvée, le projet est prêt à être publié.

Comment maîtriser chaque processus de révision et d’approbation

Le processus général d’examen et d’approbation a été décrit ci-dessus, et il s’agit d’une référence utile. Mais le processus varie en fonction du type de matériel que vous allez examiner. Voici d’autres conseils pour vous aider à maîtriser chaque type de processus :

1. Examen et approbation des vidéos

C’est un défi de travailler avec la vidéo. Les obstacles les plus courants auxquels les organisations sont confrontées sont la taille importante des fichiers, la lenteur des débits Internet et le manque de compréhension technique des différentes parties prenantes. Voici des moyens de résoudre ces problèmes :

Conseil n° 1 : trouvez les bons outils.

Avant tout, vous voulez rendre les choses aussi simples que possible pour toutes les personnes impliquées dans le processus d’examen et d’approbation. En d’autres termes, vous devez utiliser des formats de fichiers simples, réduire la taille des fichiers et éliminer l’utilisation de logiciels complexes.

Si vous investissez du temps pour résoudre ces complexités, cela peut considérablement faciliter la vie de tous ceux qui participent au processus de révision et d’approbation, quel que soit leur niveau de compétence technique. Vous pouvez désormais vous concentrer sur l’obtention des informations dont vous avez besoin, plutôt que de résoudre les erreurs de codec.

Conseil n° 2 : encouragez le vocabulaire commun.

Les ingénieurs vidéo peuvent avoir du mal à mettre en œuvre le retour d’information parce qu’il n’est pas clair et qu’il ne parvient pas à exprimer précisément une pensée. Pour vous faciliter la vie, vous devez vous efforcer de faire en sorte que tout le monde utilise un vocabulaire clair et commun.

Votre ingénieur vidéo peut comprendre ce qu’est un plan de transition, mais si tout le monde utilise un langage technique, il peut y avoir confusion.

Conseil n° 3 : rédigez des commentaires clairs.

Vous devez recueillir des commentaires tout au long du processus de révision et d’approbation, et ceux-ci doivent être simples, précis et clairs. En d’autres termes, vous devez trouver un moyen d’emballer le retour d’information et de le transmettre à l’ingénieur vidéo de manière prévisible.

Vous devez donc inclure les horodatages, les mesures et toute autre information technique, ce qui peut vous faire gagner du temps et éliminer les approximations.

2. Examen et approbation des documents

L’examen d’un document peut être particulièrement difficile si la copie est examinée simultanément par plusieurs parties prenantes. Par conséquent, ces parties prenantes répondent à un texte qui a déjà été modifié, ce qui peut causer de véritables maux de tête aux rédacteurs. Voici des conseils pour nettoyer le processus :

Conseil n° 1 : procurez-vous les meilleurs outils.

Il est essentiel que vos partenaires utilisent les bons outils de la bonne manière. Si une seule partie prenante ne parvient pas à suivre ses modifications, vous risquez de perdre beaucoup de temps, car d’autres parties prenantes modifieront les versions incorrectes de la copie.

Conseil n° 2 : définissez un ordre de révision.

L’édition simultanée peut être problématique, quel que soit le logiciel que vous utilisez. Si vos parties prenantes examinent et suggèrent des changements en même temps, cela peut créer une confusion pour toutes les personnes concernées.

Si vous utilisez des documents Word, vous voudrez vous assurer que le document est transmis d’une partie prenante à l’autre, plutôt que d’être distribué en masse. Cette erreur peut rendre impossible le suivi et la mise en œuvre de tous les changements demandés. Si vous décidez d’utiliser une application de collaboration telle que Filestage, l’édition simultanée ne sera pas un problème dont vous devrez vous préoccuper. Vos collègues et vos clients peuvent facilement déposer des demandes de modification en même temps sans avoir à se battre avec des retours d’information qui se chevauchent.

Conseil n° 3 : ne négligez pas le contrôle de version.

Par rapport au contenu vidéo et graphique, la plupart des parties prenantes auront des avis sur la manière d’améliorer le texte. Ce fait peut s’avérer difficile, c’est pourquoi vous devez vous assurer de suivre avec précision les différentes versions de votre copie.

Une fois qu’une partie prenante a demandé un changement, il est courant qu’une autre partie prenante demande à ce qu’une copie plus ancienne la remplace. Vous devez donc stocker toutes les modifications d’une manière logique.

3. Examen et approbation des graphiques

Il peut également être difficile d’examiner la conception des documents imprimés et numériques. Si vous n’avez pas une idée claire du processus de révision et d’approbation, vous risquez de voir certaines parties prenantes faire des suggestions sur le texte, et vice versa. Ce fait peut perturber votre processus de travail et frustrer votre équipe. Voici un aperçu des moyens de faciliter cette étape.

Conseil n° 1 : Appuyez-vous sur des outils appropriés.

Là encore, il est essentiel d’utiliser un outil capable de recueillir des informations précises et spécifiques. Cette astuce peut accélérer la vitesse de mise en œuvre des changements demandés.

Si votre graphiste et votre directeur artistique utilisent des imprimés gravés de marques au stylo, il peut être difficile de savoir par où commencer. Certaines parties prenantes peuvent ne pas réaliser que ce retour d’information est très difficile à interpréter et à mettre en œuvre.

Conseil n° 2 : évitez les changements importants.

La conception graphique est une tâche laborieuse qui demande beaucoup de temps. Cette astuce est particulièrement pertinente si votre codage a été impliqué dans votre projet numérique, votre calendrier de projet doit donc prévoir une révision régulière. Ainsi, lors de la révision finale et du processus d’approbation, personne ne demandera de changements importants.

Si quelqu’un demande un changement important à ce stade du jeu, cela peut être très perturbant et menacer de faire dérailler l’ensemble du projet. Quelqu’un devrait alors réajuster la copie en fonction de ces changements, et la qualité du travail en pâtirait.

Conseil n° 3 : surveillez le contrôle de version.

N’oubliez pas qu’il est très important que vos concepteurs et professionnels de l’image encouragent toutes les personnes concernées à suivre toutes les versions et à conserver tous les fichiers associés au projet. Cette tactique les aidera à annuler toute modification, et servira également à enregistrer la mise en œuvre des révisions demandées.

En assurant le suivi des versions de cette manière, vous pouvez faire en sorte que le projet se déroule sans heurts et que votre équipe soit satisfaite de son travail, et non frustrée.

Logiciel de révision et d’approbation

Comme pour tout travail, vous devez vous assurer d’obtenir les bons outils pour avoir les meilleures chances de réussir. Voici un aperçu des meilleurs logiciels de révision et d’approbation:

Filestage

Filestage permet aux agences de création et de marketing de simplifier leur flux de travail pour l’examen et l’approbation des documents, des images et des vidéos.

Les parties prenantes internes et externes peuvent utiliser cet outil, ce qui permet aux chefs de projet d’obtenir facilement l’approbation dont ils ont besoin.

Dropbox

Dropbox est un espace de travail moderne conçu pour aider les équipes à partager et à stocker toute une série de fichiers en toute sécurité. En facilitant le partage des fichiers et des ressources, cet outil permet de gagner du temps et de préserver la qualité des projets. Cependant, les versions premium sont coûteuses.

WeTransfer

WeTransfer est une plateforme sans effort qui facilite l’envoi de fichiers aux parties prenantes internes et externes du monde entier. Cette société favorise la collaboration entre les équipes et propose une version gratuite qui vous permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2 Go. Mais si vous obtenez la version premium, la limite augmentera considérablement.

Conclusion

Si vous prenez le temps de peaufiner votre processus d’examen et d’approbation, cela peut vraiment porter ses fruits. Il permet de réduire la possibilité de perdre du temps sur un processus qui peut souvent être lourd. Elle peut également protéger votre équipe et améliorer les résultats finaux de votre projet.

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