Voici comment rédiger une proposition de projet gagnante

La rédaction d’une proposition peut être un peu intimidante. Vous vous présentez sur le marché, vous vous mesurez à vos concurrents, vous essayez de démontrer votre valeur et vous tentez de trouver un bon équilibre avec le prix que vous fixez.

Votre proposition vous représente, vous, votre équipe et vos capacités. C’est la première impression que vous donnez à un client, il est donc essentiel de bien faire les choses. Une proposition ne se limite pas à décrire votre valeur. Il faut faire des recherches adéquates, connaître son champ d’action, adopter un bon ton et inclure tous les éléments nécessaires pour gagner la confiance d’un client. Ce guide vous montre comment créer une proposition.

Qu’est-ce qu’une proposition de projet ?

Une proposition commerciale est un document qui contient toutes les informations importantes sur une entreprise, afin de persuader d’autres entreprises ou investisseurs d’acheter le produit ou le service ou d’investir dans le produit ou le service.

Une proposition peut être sollicitée ou non sollicitée. Il a généralement une structure similaire, quelles que soient les circonstances.

Certaines entreprises trouvent qu’il est compliqué de créer des propositions commerciales convaincantes, mais une fois que l’on a compris le principe, il est assez facile d’en créer.

Préparez votre proposition

Faites vos recherches

Avant de commencer à rédiger votre proposition, il est essentiel que vous preniez le temps de vous renseigner sur le projet. Votre réflexe peut être de commencer tout de suite, et vous ne voulez pas attendre trop longtemps. Mais assurez-vous d’avoir une bonne maîtrise des choses.

Quel type d’information recherchez-vous ?

Demandez à votre client de vous parler de ses expériences passées. Essayez de découvrir quels ont été leurs points sensibles, afin de pouvoir y répondre dans votre proposition.

Démontrez comment vous allez améliorer leurs expériences précédentes.

L’élément suivant à prendre en compte est le budget du projet. Vous ne voulez pas prendre de l’avance et perdre du temps à rédiger une proposition qui ne correspond pas du tout au budget du client. Certains projets n’ont peut-être pas encore de budget, alors n’hésitez pas à demander. Vous devrez également faire quelques calculs et déterminer ce que vous êtes susceptible de dépenser pendant que vous travaillez sur le projet. Le client appréciera d’avoir ces informations à l’avance.

Estimez le nombre d’heures que vous passerez sur le projet et ses sous-tâches, et une fois que vous avez un chiffre, multipliez-le par 1,5. En surestimant votre budget, vous disposez d’une marge de manœuvre en cas de problèmes imprévus. Cela vous donne également la possibilité de consacrer du temps supplémentaire au projet et de le peaufiner, ou de rembourser votre client.

Déterminer votre champ d’action

Déterminez la portée de votre projet et gardez-la à portée de main comme outil de référence lorsque vous rédigez votre proposition.

• Qui fera le travail, et qui le gérera ?
• Quel est votre objectif, et de quelles ressources aurez-vous besoin pour l’atteindre ?
• Où ferez-vous le travail, et qui recevra le produit fini ?

Établissez un calendrier qui comprend votre heure de début, vos objectifs intermédiaires et votre date limite. Décidez comment vous allez gérer les tâches importantes, comme le contrôle de la qualité et le service à la clientèle. Le plus important est peut-être d’expliquer le pourquoi. Pourquoi avez-vous choisi vos méthodes et vos objectifs ? Et pourquoi le client devrait-il vous choisir ?

Plan de la proposition de projet

Couverture de la proposition

La première chose qu’un client doit voir est votre couverture de votre proposition.

Restez simple et bien conçu ; il n’a pas besoin d’être tape-à-l’œil. Mais n’oubliez pas que ce sera la première impression que vous ferez. Indiquez le nom du projet, le nom du client, le nom de votre contact, les numéros de référence importants, le nom et les coordonnées de votre entreprise, ainsi que la date à laquelle vous l’avez soumis. N’oubliez pas le logo de votre entreprise, si vous en avez un.

(Source d’image : Freelancer.com)

Lettre de motivation

Vous devez ensuite inclure une lettre de motivation, qui vous permettra de vous présenter avant d’entrer dans les détails du projet. Présentez au client un bref historique de votre entreprise.

Résumez brièvement et amicalement tout ce qui fait de votre entreprise un partenaire idéal pour le projet. N’oubliez pas d’encourager les questions, et terminez en les remerciant pour leur considération.

Table des matières

Il est bon de de commencer la proposition principale par une table des matières, sauf si elle est très brève.

Les gens aiment avoir un aperçu de ce qu’ils vont lire, et si vous l’envoyez par voie électronique, votre client peut sauter à n’importe quelle section qu’il a envie de lire en premier.

Résumé exécutif

Voici comment rédiger un résumé :

• Concentrez-vous sur la description des avantages que vous pouvez apporter au projet, et non sur les caractéristiques.
• Identifiez les problèmes qu’ils rencontrent et proposez votre entreprise comme solution. Les gens prennent des décisions en fonction de ce que vous leur faites ressentir, et non des données brutes que vous leur présentez.
• Lorsque vous écrivez, gardez à l’esprit votre ton et votre cible. Vous n’écrirez pas de la même manière pour une jeune équipe de démarrage que pour un client plus mûr et établi, n’est-ce pas ?

(Image Source :The Balance Smal Business)

Corps principal

Il est maintenant temps d’entrer dans les détails. Vous devez expliquer vos prixla logistique et les délais.

Une bonne façon de commencer est d’établir une grille qui détaille les services et les coûts impliqués dans le projet. Ces grilles sont idéales pour expliquer vos principes de base de manière à ce qu’ils soient faciles à comprendre et inspirent confiance.

Expliquez quelle sera votre approche pour résoudre leur problème, et soyez aussi précis que possible. Assurez-vous que le client sait que vous avez un plan spécifique à ses besoins et que vous n’envoyez pas la même proposition passe-partout à tout le monde.

Votre plan doit être personnalisé, détaillé et axé sur leurs besoins et leurs préoccupations. N’oubliez pas que vous devez avoir une description pour chaque élément que vous promettez de livrer.

Soyez clair et ne supposez pas que votre client connaît l’étendue des services que vous lui proposez. Si vous procédez comme s’ils ne savaient rien de votre plan, vous éviterez des malentendus regrettables plus tard dans le processus.

Simplifiez le processus en le décomposant en étapes. Combien de temps faudra-t-il pour que chaque étape soit atteinte, et qui est responsable de la réalisation de chacune d’elles ?

(Image Source : Hloom)

Budget

Souvent, la partie la plus difficile d’une proposition est la budgétisation.

Il n’est pas facile d’établir une relation de confiance avec le client tout en veillant à ce que tout soit efficace et rentable. Résistez à la tentation de séduire le client en proposant un faible budget. D’une part, vous ne voulez pas être connu comme l’alternative bon marché, et vous aurez moins de chances d’obtenir des clients à long terme et des clients réguliers.

Surplace, vous attirerez des clients qui ont tendance à passer d’une offre basse à une autre, et qui ne font preuve d’aucune loyauté.

Bios

N’oubliez pas que les gens prennent des décisions en fonction de la façon dont vous les faites se sentir, et vous voulez donc qu’ils se sentent à l’aise avec votre équipe.

Les gens veulent savoir qu’ils ont affaire à une équipe en qui ils peuvent avoir confiance et avec qui ils peuvent s’entendre. Fournissez-leur donc les photos et les comptes de médias sociaux de votre équipe, afin que le client puisse commencer à mettre des visages sur des noms et à apprendre à les connaître.

Il est également très utile d’ajouter des anecdotes aux visages des personnes qui s’occuperont des différents aspects du projet. Étant donné que les projets ne se limitent pas à l’exécution du travail, expliquez un peu qui vous êtes et votre parcours en fournissant ces informations :

• Votre motivation
• Votre mission
• Les raisons pour lesquelles vous êtes particulièrement qualifié pour résoudre leur problème.
• Vos arguments de vente uniques, vos capacités et votre expérience
• Les forces spécifiques que chaque membre de l’équipe peut apporter à la table

Vous voulez que vos clients comprennent exactement à qui ils ont affaire.

Récapitulation

Lorsque vous concluez, n’oubliez pas l’appel à l’action (AAC), qui est primordial. Encouragez votre client à vous contacter pour plus d’informations.

Le meilleur CTA est celui qui incite le lecteur à faire immédiatement quelque chose, même si cette action est aussi mineure que de consulter votre site Web ou de vous contacter pour obtenir de plus amples informations.

Si vous souhaitez inclure l’accord contractuel dans votre proposition, il doit figurer dans cette partie de la proposition, en créant des espaces pour que le client et vous-même puissiez le signer et le dater.

Vous devez également inclure des réserves, qui sont en fait vos conditions générales. Il n’est pas rare qu’un client essaie d’aller au-delà de la description de votre travail. Les éléments supplémentaires peuvent sembler insignifiants sur le moment, mais ils peuvent devenir des maux de tête et des responsabilités majeures une fois que vous avez commencé à travailler dessus. Par conséquent, protégez-vous avec des réserves qui énoncent clairement vos responsabilités et vos prix.

Conseils pour l’élaboration d’une proposition

Fournir des témoignages

Un excellent moyen de démontrer votre valeur et de susciter la confiance est d’inclure des témoignages de clients. Quelques critiques élogieuses peuvent avoir plus de poids que tous les superlatifs du monde. En fait, il ne sert à rien de se décrire de toutes sortes de façons si l’on ne dispose pas de témoignages à l’appui.

Vous pouvez vous étiqueter de toutes les manières possibles, mais pourquoi le client devrait-il vous croire sans avoir de preuves ?

Les témoignages et les études de cas sont souvent considérés comme superflus et facultatifs. Mais ce sont des moyens essentiels pour vous vendre dans votre proposition. Si vous avez le temps, considérez-les comme des éléments clés et non comme des bonus.

Voici un exemple :

(Image Source : Orbitmedia) 

Essayer le logiciel de proposition de projet

Si vous cherchez de l’aide pour créer une proposition, vous pouvez utiliser un logiciel de proposition, tel que :

De meilleures propositions

Hloom est un excellent logiciel pour fournir une assistance professionnelle par la rédaction de propositions. Ce site promet que vous pouvez élaborer votre proposition en quelques minutes, au lieu de travailler dessus pendant des heures.

Proposer

Proposer est un autre bon endroit pour commencer à élaborer votre proposition. Il propose de nombreux modèles issus de différents secteurs, de sorte que vous trouverez certainement ce que vous cherchez.

Récolte

Récolte
vous aidera à gérer votre temps et à répondre à certaines questions de base sur les propositions commerciales.

Utilisation de modèles de proposition de projet

Modèle de proposition de projet par Canva

(Image Source : Canva) 

Ce modèle utile de Canva vous donne une bonne idée de ce à quoi doit ressembler une proposition, en termes de conception, de mise en page et de contenu. Bien sûr, vous pouvez toujours ajouter les éléments mentionnés dans la section sur la structure.

Modèle de proposition de plan d’affaires par Hloom

(Image Source : Hloom)

L’exemple ci-dessus provient du blog Hloomoù vous pouvez trouver différents types de propositions commerciales. Mais ce modèle générique vous donnera une meilleure idée de ce que vous devez inclure.

Modèle de proposition de projet par Proposify

(Source d’image : Proposify)

En voici une de Proposifier. Tout comme Hloom et Canva, vous pouvez trouver de nombreux modèles différents sur leur site, quel que soit le type d’entreprise que vous avez.

Ton, longueur et aspects techniques

Il peut être difficile de faire en sorte que votre proposition ait la longueur idéale.

Vous voulez qu’il soit aussi court que possible, mais vous devez aussi communiquer beaucoup d’informations au client. Si vous n’en réduisez pas la longueur, il finira par être jeté, mis dans une pile à faire ou transmis à un autre employé.

Essayez de limiter votre proposition à une lecture de huit minutes. Essayez d’éviter de vous répéter, même dans votre proposition de valeur.

Une façon de réduire la longueur est d’ajouter une annexe à la fin, et d’y placer vos éléments non essentiels. Si votre rédaction est concise, claire et exempte de jargon, vous serez en mesure de maintenir votre proposition à une longueur raisonnable, tout en la rendant plus efficace et percutante.

Adoptez le bon ton en écrivant d’une manière formelle mais accessible. Une bonne règle générale consiste à utiliser le même ton que celui que vous emploieriez si vous parliez au client lors d’une réunion.

Il est préférable de ne pas faire d’humour dans votre proposition, même si vous avez rencontré la personne auparavant et que vous pensez que cela passerait bien. Les choses peuvent sembler bien différentes à l’impression qu’en personne, et il n’y a aucun moyen d’être certain de qui les lira.

Conclusion

Rédiger une proposition peut sembler une entreprise colossale, surtout si vous n’avez pas beaucoup d’expérience de la communication avec un client.  Avant de pouvoir rédiger une proposition en bonne et due forme, vous devez effectuer des recherches. N’oubliez pas que la préparation est essentielle.

Des compétences rédactionnelles appropriées sont également très importantes. Votre valeur unique ne comptera pour rien si vous ne pouvez pas communiquer efficacement avec un client. Faites en sorte que votre proposition soit courte et simple, supprimez tout ce qui est répétitif et n’hésitez pas à inclure une annexe.

Si vous suivez ce guide, vous rédigerez une excellente proposition.