Les réponses à vos questions sur l’approbation des documents
Qu’est-ce que l’approbation de documents ?
L’approbation de documents consiste à obtenir le feu vert qui vous indique qu’un document est prêt à être utilisé ou publié.
Qu’est-ce qu’un processus d’approbation de documents ?
Le processus d’approbation de documents est l’ensemble des étapes qu’un document doit franchir avant de pouvoir être utilisé ou publié. La plupart des processus d’approbation de documents impliquent une série de parties prenantes, des créatifs à l’équipe marketing, en passant par les services juridiques et financiers. Filestage vous offre un moyen simple de réunir toutes ces parties prenantes dans un seul système d’approbation de documents.
Qu’est-ce qu’une plateforme d’approbation de documents ?
Une plateforme d’approbation de documents est un outil accessible depuis un navigateur internet qui permet de partager des documents et des PDF en vue de recueillir l’avis et l’approbation de différentes personnes. Il s’agit d’une plateforme centralisée où vos collègues et vos clients peuvent échanger des idées, demander des modifications et approuver le contenu, au même endroit.
Pouvez-vous créer un flux d’approbation de documents dans Filestage ?
Tout à fait ! La plupart des processus d’approbation de documents impliquent des groupes spécifiques de parties prenantes, comme le marketing, l’équipe produit et le service juridique. Avec Filestage, vous pouvez configurer ce processus comme un Kanban, afin que les documents soient toujours partagés, révisés et approuvés dans le bon ordre.
De plus, vous pouvez automatiser votre flux d’approbation des documents. Cela vous permet de faire passer les documents d’une étape à l’autre dès qu’ils ont reçu l’approbation des réviseurs, au lieu de devoir le faire manuellement.
L’outil Filestage peut-il être utilisé pour la validation des contrats ?
Filestage offre de nombreux avantages pour les contrats, les factures et l’approbation de documents juridiques. Vous pouvez télécharger des documents et solliciter des retours et des approbations à des personnes spécifiques à l’aide de liens protégés par un mot de passe. En gérant toutes les versions et tous les commentaires en un seul endroit, vous disposez d’un registre d’audit complet sur la façon dont chaque document a été approuvé. Vous pouvez même exporter des rapports de révision pour vos documents juridiques afin d’en conserver une trace dans vos propres systèmes.
Les réviseurs ont-ils besoin d’un compte pour approuver les documents ?
Non, les réviseurs n’ont pas besoin d’un compte Filestage pour ajouter des commentaires ou approuver vos documents. Ils devront saisir leur nom et leur adresse électronique de sorte à ce que vous puissiez voir de qui proviennent leurs commentaires, mais aussi qu’ils puissent être tenus au courant des nouvelles versions et réponses apportées.
Quels formats de documents pouvez-vous réviser dans Filestage ?
Filestage prend en charge un large éventail de formats, notamment PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX et PPTX. Vous pouvez également solliciter des retours et approbations sur des documents Office 365 et Google Docs en insérant l’url correspondant. Bien entendu, Filestage prend également en charge les contenus vidéo, images, audio et HTML.
