L’approbation de nouveaux documents d’ entreprise est une étape absolument impérative du processus pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son type d’activité.
Cependant, lorsqu’il s’agit d’accorder une approbation, les organisations s’appuient trop souvent sur des supports confus et dépassés comme les courriels, les imprimés et la communication verbale (ou une combinaison de ces éléments).
Qu’est-ce qu’un logiciel d’approbation de documents?
Le logiciel d’approbation des documents aide les chefs de projet à rationaliser la manière de recevoir l’approbation des différentes parties prenantes. Il fournit un processus formel, établi et de routine pour l’approbation de nouveaux documents.
En plus d’améliorer votre processus de révision du contenu, le logiciel fournit également un espace collaboratif pour la soumission, l’édition, la révision et le suivi général de la progression des documents.
10 solutions logicielles de flux de travail pour l’approbation des documents que vous devriez vérifier
Afin de vous aider dans votre recherche du meilleur logiciel d’approbation de documents pour votre entreprise, nous avons rassemblé dix des meilleures solutions logicielles de flux de travail d’approbation de documents du marché.
Filestage
Filestage fournit aux équipes une solution d’approbation tout-en-un pour les documents et tout autre type de fichier. La plateforme rationalise le travail collaboratif grâce à des flux de travail personnalisables, à l’automatisation des tâches et à un système de gestion des versions intégré.
Ce logiciel d’ examen et d’approbation est facile à configurer, à apprendre et à utiliser. Par conséquent, il stimule la productivité des équipes en réduisant les efforts et le temps consacrés par toutes les personnes impliquées dans le processus d’approbation.
Avec Filestage, vous pouvez gérer toutes vos approbations en un seul endroit, et vous avez toujours un aperçu du statut de chaque document. Il s’agit donc de l’outil idéal pour organiser votre processus de retour et d’approbation des documents de manière claire, facile et efficace.
Integrify
Integrify est un logiciel de gestion de documents qui permet une transition approfondie, professionnelle et rationalisée vers un flux de travail automatisé.
Grâce à cet outil, les équipes de marketing peuvent utiliser le portail collaboratif centralisé pour accéder aux formulaires, suivre l’évolution de leur flux de travail, puis examiner et approuver tout nouvel élément de documentation. Ce logiciel multi-outils est conçu pour que les processus restent formels, fiables et bien établis dans l’ensemble de l’entreprise.
Filecamp
Filecamp est un outil d’organisation des médias basé sur le cloud computing qui peut être modifié pour correspondre aux directives uniques de votre entreprise en matière d’image de marque. Ce logiciel de gestion des ressources numériques est spécialisé dans l’offre d’un espace partagé pour la création collaborative de médias numériques.
En termes d’approbation des documents, Filecamp garde tous les actifs bien organisés et clairement catégorisés. Cela permet une gestion minutieuse du flux de travail et un système soigné d’approbation des documents.
PandaDoc
PandaDoc est une solution logicielle d’approbation de documents qui a été créée en pensant aux équipes de vente. Il est conçu pour rationaliser le flux de travail des transactions commerciales, permettant aux entreprises d’améliorer leurs opérations tout en offrant une meilleure expérience à l’acheteur.
Pour l’étape d’approbation, PandaDoc offre une gestion complète des documents juridiques, de la rédaction à la signature finale. De cette façon, les équipes peuvent s’assurer que chaque document répond aux directives de l’entreprise.
Smartsheet
Smartsheet aide les entreprises à superviser leurs documents. Les capacités de gestion offertes par ce logiciel de gestion de projet en ligne permettent aux gestionnaires de contenu de planifier, de suivre, de réviser et finalement d’approuver les nouveaux documents de l’entreprise.
Lorsque vous mettez en œuvre votre nouveau système d’approbation des documents, Smartsheet aide les utilisateurs à faire en sorte que cette étape reste transparente et accessible pour tous les membres de l’équipe concernés.
Kissflow
Kissflow facilite un flux de travail collaboratif rationalisé, tout en permettant aux gestionnaires de superviser l’ensemble du processus avec plus de clarté.
Ce logiciel de lieu de travail numérique offre une solution conviviale aux travaux de groupe partagés sous la forme d’une plateforme sans code et facile à installer. Bien que certains utilisateurs aient indiqué qu’ils auraient souhaité des fonctionnalités supplémentaires à ce prix, ce logiciel présente une option simple et efficace pour le processus d’approbation des documents.
FileHold
Ce logiciel peut évoluer vers une plateforme partagée pour des milliers d’utilisateurs et des millions de documents. C’est pourquoi FileHold est surtout recommandé pour les grandes équipes, comme celles qui comptent 20 personnes ou plus. L’étendue de l’espace offert par FileHold est également la justification de son tarif mensuel plus élevé.
Ce logiciel est surtout recommandé aux entreprises de haute technologie, aux fabricants et aux organismes de santé. En outre, les utilisateurs de FileHold ont la possibilité d’installer le logiciel sur leur appareil ou d’y accéder via le cloud.
FOLDERIT
FOLDERIT est une plateforme de gestion collaborative de documents conçue pour les petites et moyennes entreprises. Selon l’examen du logiciel effectué par Capterra, FOLDERIT offre un système de gestion de documents convivial.
Ce logiciel d’approbation permet de garder les documents facilement accessibles. Il offre aux utilisateurs un accès hors ligne aux documents, tout en assurant la sécurité des documents grâce à ses capacités de conservation et de récupération des fichiers.
Bitrix24
Bitrix24 est conçu pour les équipes travaillant à distance et les entreprises opérant à plus petite échelle. Plus de quatre millions d’entreprises mondiales sont actuellement inscrites pour utiliser ce logiciel.
Il permet aux utilisateurs de travailler en collaboration d’une manière qui encourage les équipes à conserver leur efficacité et leur organisation. Bitrix24 permet de sécuriser les idées et les connaissances, ainsi que les documents, les fichiers et les projets, de les partager facilement et de les retrouver aisément.
Wrike
Le logiciel de Wrike est conçu pour permettre aux équipes travaillant à distance de collaborer en ligne comme elles le feraient en personne. Il permet aux utilisateurs de combiner 44 outils différents en un seul système de travail intégré.
De plus, il offre des outils de gestion de projet clés tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, les calendriers synchronisés et les mises à jour en temps réel. L’utilisation optimale de cet outil de gestion du travail concerne les équipes de plus de 20 personnes, et Wrike est particulièrement adapté aux équipes de marketing et de conception.
Cas d’utilisation courants des logiciels d’approbation de documents
Un système d’approbation des documents peut être utilisé pour améliorer un large éventail de procédures quotidiennes de l’entreprise. Il peut s’agir de l’approbation d’un nouvel article de blog sur le site web ou d’un effort de rebranding de l’entreprise à grande échelle.
Lorsque vous créez de nouveaux éléments de documentation de projet, il est essentiel de les gérer avec soin. C’est là que la mise en œuvre de processus tels qu’un système d’approbation des documents est essentielle.
Nous vous présentons ci-dessous trois exemples illustrant la manière dont un processus d’approbation des documents peut être utilisé dans les équipes de marketing :
Approbation d’une présentation
Parfois, vous avez juste besoin de vérifier quelque chose avec vos collègues afin de terminer la présentation pour la prochaine réunion d’équipe. Même s’il s’agit d’une petite tâche qui nécessite une relecture rapide, en la faisant passer par votre processus d’approbation des documents établi, vous pouvez vous assurer que le retour d’information que vous recevez pour cette présentation vous est rapidement renvoyé, et qu’il est constructif et facile à appliquer.
Approbation d’un témoignage
Les témoignages sont un excellent moyen de confirmer votre expertise en mettant en avant les réactions de clients existants. Mais avant de pouvoir publier votre nouvelle histoire sur votre site Web ou votre blog, elle doit être approuvée par votre responsable du succès client et/ou par le client lui-même.
Grâce au logiciel d’approbation des documents, vous pouvez facilement partager le texte et recevoir l’approbation finale rapidement et sans effort. Cela vous aidera à rester organisé et à maîtriser vos projets.
Approbation des nouveaux textes du site web
Qu’il s’agisse d’une nouvelle section complète du site Web ou d’une simple mise à jour, en soumettant ce texte à votre système d’approbation des documents, vous vous assurez qu’il est exempt d’erreurs et qu’il respecte les directives de la marque de votre entreprise et le ton établi.
Exemple de processus de révision et d’approbation d’un document numérique
Maintenant, il est temps de voir à quoi ressemble ce processus. En utilisant l’exemple de témoignage ci-dessus, nous allons vous faire suivre un processus typique d’examen et d’approbation d’un document numérique.
1. Créez un nouveau projet.
Lorsque vous devez obtenir l’approbation d’un nouveau témoignage, la première chose à faire est de définir toutes les étapes de révision requises. Par exemple, le document peut nécessiter l’approbation de certains membres de votre équipe marketing interne, de votre responsable du succès client et du client.
2. Téléchargez le fichier.
En utilisant la plateforme d’approbation de votre choix, l’étape suivante consiste à télécharger le fichier dans votre dossier de projet et à inviter les membres de l’équipe concernés à examiner le document. Dans notre exemple, vos collègues du marketing interne seront le premier groupe à inviter.
3. Commencez le premier cycle de feedback.
Une fois que vos collègues ont donné leur avis sur le texte du témoignage, vous pouvez modifier le document en conséquence et le télécharger à nouveau lors de la même étape de révision pour obtenir l’approbation de votre équipe.
En tant que chef de projet, si vous cherchez à améliorer la façon dont vous supervisez votre processus, il existe un certain nombre d’outils et de méthodes de gestion à envisager. En plus de la mise en place d’un système d’approbation des documents, vous pourriez envisager des outils de gestion de projet agile.
4. Faites passer le document par chaque étape de révision.
Une fois le témoignage approuvé lors de la première étape de révision, vous pouvez passer le document à l’étape suivante de révision et d’approbation et répéter le processus. Cela signifie que vous invitez le responsable du succès client à consulter le témoignage et à donner son avis et/ou à l’approuver instantanément, si aucune autre modification n’est nécessaire.
5. Recevoir l’approbation finale.
Pour la dernière étape, vous transmettez le témoignage approuvé en interne à la dernière étape de révision, qui consiste à inviter le client à donner son approbation finale. Une fois que votre client est également satisfait de son témoignage, vous pouvez le publier.
Démarrez avec votre logiciel d’approbation des documents
En mettant en œuvre un flux de travail efficace d’approbation des documents étape par étape dans leur entreprise, les chefs de projet peuvent considérablement renforcer les efforts de collaboration de leur équipe.
Un logiciel d’approbation de documents intuitif et fiable garantit plus de rapidité, d’efficacité, d’organisation et de clarté, tout en apportant un niveau de gestion plus nuancé à l’ensemble de l’opération. Cet outil constitue une solution idéale à tous les défis que pose le travail collaboratif à distance.
