Révision et approbation des documents: Comment bien faire les choses

Le processus de révision et d’approbation peut faire ou défaire votre projet. Pour obtenir les meilleurs résultats possibles, chaque partie prenante doit pouvoir donner son avis de manière efficace et claire. En tant que chef de projet marketing, c’est à vous de trouver la bonne méthode.

Voici comment optimiser votre processus de révision et d’approbation des documents.

Processus de révision et d’approbation des documents dans les projets numériques

Avant d’examiner ce qui fait un excellent outil d’examen et d’approbation, voyons à quoi ressemble le processus sous-jacent.

1. L’équipe soumet des propositions de projets.

Le projet commence lorsque le chef de projet soumet la proposition de projet à l’équipe de direction, qui l’approuve ou la rejette.

2. Le manager attribue les tâches.

Une fois le projet confirmé, le chef de projet assigne à chaque membre de l’équipe certaines tâches, selon l’approche décrite dans la proposition de projet.

3. L’équipe reçoit ces tâches.

C’est maintenant à l’équipe d’interpréter ces tâches, et de répondre à leurs doutes éventuels.

4. L’équipe soumet ses premières ébauches.

Une fois que l’équipe aura fini de travailler, chaque membre soumettra ses premières ébauches et rassemblera le projet.

5. Les parties prenantes demandent des changements.

La garantie est partagée avec les parties prenantes internes et externes, afin de recueillir leurs commentaires et d’orienter les changements vers l’équipe.

6. Les changements sont mis en œuvre.

L’équipe reçoit les modifications demandées et s’efforce de les mettre en œuvre avec précision tout en maintenant un haut niveau de qualité.

7. L’équipe peaufine le projet.

Après que chaque membre de l’équipe a terminé sa mission, ils collaborent pour mener à bien l’ensemble du projet.

8. La soumission est examinée une dernière fois.

Enfin, la garantie est envoyée aux parties prenantes concernées, qui ont une dernière occasion d’approuver ou de rejeter le projet.

9. Le chef de projet conclut le projet.

Une fois que le projet a été approuvé, il est temps pour le chef de projet de mettre fin au projet. Si vous devez accélérer le processus d’examen et d’approbation, lisez notre article sur la façon de l’accélérer.

6 conseils pour rationaliser votre processus de révision et d’approbation des documents

Voilà donc à quoi ressemble le processus. Mais comment la rendre aussi efficace que possible (tout en préservant votre santé mentale) ?

Voici un aperçu de quelques conseils clés.

1. Utilisez les meilleurs outils.

L’époque des impressions et des annotations manuscrites est révolue. Ce processus est inefficace et frustrant. Et les approximations qui en découlent mettent en péril la réussite de votre projet.

Aujourd’hui, il existe d’innombrables outils qui peuvent accélérer votre processus de révision et d’approbation tout en vous aidant à contrôler et à mettre en œuvre chaque changement qui vous a été demandé.

Des outils de qualité pour la révision et l’approbation peuvent résoudre bon nombre de vos maux de tête, et ils contribuent à rendre le processus exponentiellement plus rapide et plus précis.

2. Évitez les changements importants

Il est important de s’assurer que votre processus d’examen et d’approbation est axé sur les détails. Ce n’est pas le moment pour vos parties prenantes d’apporter des changements vastes et radicaux qui modifieront complètement votre travail.

Pour vous assurer d’éviter ces frais, vous devrez élaborer une déclaration de portée de projet solide et un plan de projet clair. Ces documents peuvent vous aider à établir avec précision les objectifs d’un projet, afin que votre équipe atteigne son but dès la première fois.

Avant le début du projet, vous devez faire en sorte que toutes les parties prenantes clés lisent et acceptent l’énoncé de la portée du projet et les grandes lignes du projet. Cette tactique vous permettra d’éviter toute confusion au cours du processus d’examen et d’approbation.

#3 Établir un langage clair

Tout au long du processus d’examen et d’approbation, il est important pour vous de recueillir les commentaires les plus clairs possibles. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel de veiller à ce que votre équipe utilise le langage le plus clair possible.

Un langage peu clair peut semer la confusion parmi les membres de votre équipe et rendre difficile la mise en œuvre des changements souhaités. Cela peut également rendre le processus d’examen et d’approbation plus long qu’il ne devrait l’être.

Vous devez vous assurer que tout langage technique est clarifié et que vous faites office d’intermédiaire entre votre équipe et les parties prenantes. Pour vous assurer que le retour d’information est efficace, vous devez également clarifier les doutes éventuels de votre équipe.

#4 Pensez à l’ordre d’examen

Il est important que vous réfléchissiez à l’ordre dans lequel les parties prenantes examineront les documents relatifs au projet. Il est souvent plus judicieux de gravir les échelons et de ne demander l’approbation finale qu’aux parties prenantes les plus haut placées.

En tant que chef de projet, vous devez faire preuve de discernement et lire la dynamique du projet. Votre client souhaite-t-il être impliqué à chaque étape, ou manque-t-il de temps ? Vous devez mettre en scène le processus de révision et d’approbation à chaque fois.

Vous devez également réfléchir à ce qui a du sens, dans le cadre de votre projet. Devez-vous obtenir l’approbation d’une partie prenante particulière avant que le projet ne puisse avancer? Si vous regardez de plus près, un ordre naturel pourrait apparaître de manière organique.

#5 Créer des normes pour le retour d’information

En tant que chef de projet marketing, la phase de révision et d’approbation est votre moment de gloire. Vous pouvez prendre en main le processus et démontrer votre valeur, puis réunir votre équipe de manière transparente et harmonieuse.

Pour vous assurer que vous réunissez votre équipe comme il se doit, essayez d’établir des normes claires concernant la transmission du feedback. Vos parties prenantes apprécieront les conseils et l’attention qu’elles recevront, tandis que votre équipe appréciera le retour d’information cohérent et complet.

Le bon outil vous permet de créer facilement et automatiquement ces normes. Des plateformes comme Filestage permettent à vos parties prenantes de laisser des commentaires en contexte, clairs et faciles à comprendre.

6Stimulerle sens de la collaboration

Tout au long du processus d’examen et d’approbation, il est également important pour vous de favoriser un sentiment de collaboration. Bien que tout le monde fasse techniquement partie de la même équipe, il peut être difficile pour tout le monde de garder à l’esprit cette camaraderie pendant le processus de révision et d’approbation.

Utilisez votre énergie et vos compétences relationnelles pour protéger votre équipe. D’une part, vous devez leur faire des critiques constructives. Mais d’un autre côté, vous devez leur montrer votre flexibilité et votre désir de plaire à vos interlocuteurs.

En tant que chef de projet, vous avez vraiment un rôle essentiel à jouer tout au long du processus de révision et d’approbation.

Les caractéristiques les plus importantes des logiciels de révision et d’approbation des documents

Comme vous l’avez vu, le bon outil est essentiel à la réussite du produit. Mais lorsqu’il s’agit de choisir le meilleur logiciel de révision et d’approbation, comment évaluer les différentes options disponibles ?

1. Fonctionnalités d’annotation et de balisage des documents

Il est important de s’assurer que l’outil de révision et d’approbation que vous avez choisi permet d’annoter facilement les documents, quel que soit leur format. Les outils les plus puissants permettent à vos parties prenantes de laisser des commentaires en contexte sur une série de types de médias, y compris les PDF, les images et les vidéos. Votre équipe sera alors en mesure de comprendre plus facilement les réactions.

2. Créateur de processus

Comme nous l’avons vu précédemment, il est important que votre processus d’examen et d’approbation ait une structure distincte, délibérée et logique. Les meilleurs outils sont capables de vous aider à répondre à vos besoins particuliers, ce qui vous permet d’adapter facilement les permissions et de mettre en place un processus solide et efficace.

3. Interface facile à utiliser

Personne n’aime se débattre avec un nouvel outil, surtout pendant la phase critique d’un projet. L’outil que vous avez choisi doit offrir une interface utilisateur propre et une expérience utilisateur tout aussi agréable. Les meilleurs outils vous offrent une expérience plug-and-play qui peut être brièvement maîtrisée sans aucune friction.

4. Fonctionnalités de versionnement

Bien que la gestion des différentes versions d’une garantie spécifique ne soit jamais facile, elle est essentielle à la réussite de votre projet. Si votre équipe s’égare entre les versions, vous serez confronté à une grande confusion qui peut faire dérailler votre projet. Il est donc important de s’assurer que l’outil choisi vous aide, vous et votre équipe, à rester au fait des différentes versions.

5. Processus simple d’invitation et de communication

En tant que chef de projet marketing, vous voulez rendre la vie de chacun aussi facile que possible, et les aider à se concentrer sur la priorité principale : le projet. Si vous choisissez le bon outil, vous serez en mesure d’inviter rapidement et facilement toutes les personnes concernées, et vous pourrez les aider à commencer à communiquer immédiatement. Tout le monde appréciera alors la fluidité de l’expérience et se concentrera sur la tâche à accomplir.

6. Suivi de la performance du projet

Au cours du processus de révision et d’approbation, vous ne pouvez pas vous permettre de manquer un seul commentaire ou un seul élément de retour d’information. Non seulement cela aura un impact sur la qualité de la garantie finale, mais cela vous donnera également une mauvaise image devant vos partenaires. Vous avez donc besoin d’un outil qui facilite la création et le suivi des tâches.

7. Partager des fichiers sans s’inscrire

En fonction de votre projet, il y a de fortes chances que vous deviez communiquer avec des parties prenantes externes. Ils ont souvent une configuration totalement différente, en termes de technologie et d’outils. Vous voulez donc un outil de révision et d’approbation qui soit coopératif. Les meilleures options vous facilitent la vie en vous permettant de partager des fichiers, sans que vos interlocuteurs aient à créer un compte.

Logiciel de révision et d’approbation des documents

Filestage

Filestage PDF Annotate

Filestage vous offre un meilleur moyen de gérer vos projets numériques. Cet outil aide les agences du monde entier qui connaissent la croissance la plus rapide à rendre le processus d’examen et d’approbation aussi efficace et clair que possible.

Cet outil répond à tous les critères ci-dessus. Les chefs de projet comptent sur cet outil pour simplifier le processus de révision et d’approbation, tout en faisant plaisir aux membres de leur équipe et en impressionnant les parties prenantes.

Au fil des ans, Filestage a été affiné avec amour. Aujourd’hui, son interface utilisateur et son interface utilisateur sont inégalées, ce qui améliore la vie de tous et aide vos parties prenantes à être opérationnelles sans obstacles.

Smartsheet

Capture d'écran de Smartsheet

Smartsheet est une plateforme d’exécution du travail qui aide les équipes à passer de l’idée à l’impact. Cet outil existe depuis 2006, et il a un ensemble d’utilisateurs fidèles. Il permet aux équipes de répartir les tâches, de suivre l’évolution d’un projet et de partager des documents.

La plateforme dispose d’une interface utilisateur de type tableur, qui est aujourd’hui un peu dépassée et difficile d’accès. Par conséquent, il peut être difficile pour vos parties prenantes de se lancer et de fournir le retour d’information clair dont votre équipe a besoin.

Ziflow

Capture d'écran de Ziflow

Ziflow est un logiciel d’épreuvage en ligne destiné aux agences et aux marques qui souhaitent simplifier le processus de révision et d’approbation, afin de livrer les projets plus rapidement.

Cet outil met l’accent sur la convivialité, mais de nombreux utilisateurs se plaignent de sa difficulté à être configuré. En outre, le processus est lourd et manque de paramètres clairs, ce qui rend difficile d’offrir l’expérience transparente dont les membres de votre équipe et les parties prenantes ont besoin.

Vous en voulez plus ? N’oubliez pas d’explorer notre article sur les meilleurs logiciels de révision et d’approbation de documents.

Conclusion

Nous espérons que cet examen approfondi des meilleurs logiciels d’examen et d’approbation vous a été utile. À présent, vos parties prenantes et les membres de votre équipe attendent de vous que vous mettiez en œuvre ces outils sophistiqués. Il est donc important que vous soyez vraiment à la hauteur.

Nous vous souhaitons bonne chance dans vos projets.

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