Comment envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique (sans remplir votre boîte de réception)

Envoyer des éléments de projet, des vidéos de formation et d’autres fichiers volumineux par courrier électronique devrait être la partie la plus simple de votre journée de travail, mais si vous ou votre entreprise n’avez pas encore trouvé une méthode d’envoi de fichiers volumineux qui réponde à vos besoins spécifiques, l’envoi de pièces jointes par courrier électronique peut être une source de frustration. La plupart des clients de messagerie ont une limite de taille pour les pièces jointes des messages, qui limite généralement les utilisateurs à des pièces jointes de 25 Mo au maximum, et de nombreuses limites de taille des pièces jointes sont encore plus petites, autour de 10 Mo. Par conséquent, l’envoi de fichiers volumineux nécessite une solution de contournement, et il peut être difficile de trouver la meilleure façon d’envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique.

Heureusement, comme ce problème est très universel, il existe une multitude d’options pour y remédier. Il existe de nombreuses méthodes pour envoyer un fichier volumineux ou un fichier vidéo par courrier électronique, et vous gagnerez du temps dans vos futures routines de travail en prenant le temps maintenant de tester les différentes options et de décider laquelle répond le mieux à vos besoins.

Utilisez le stockage en nuage intégré de votre client de messagerie pour envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique

Utilisez-vous la messagerie Gmail, Outlook ou iCloud ? Si c’est le cas, vous trouverez peut-être pratique d’utiliser les services de stockage en nuage que ces plateformes ont intégrés à leurs clients de messagerie. Des services tels que Google Drive, OneDrive et iCloud sont conçus pour fonctionner de manière transparente avec les services de messagerie correspondants. Vous ne rencontrerez donc pas de difficultés pour faire fonctionner un service de stockage en nuage sans rapport avec un client de messagerie conçu par une autre société.

1. Google Drive

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(Image Source : Google)

Que vous utilisiez votre messagerie électronique à des fins professionnelles ou personnelles, la popularité de Gmail a rendu Google Drive presque omniprésent. Lorsque vous tentez de joindre un fichier dont la taille dépasse la limite de 25 Mo fixée par Google pour les e-mails, Gmail vous demande automatiquement si vous souhaitez télécharger ce fichier sur Drive et partage le lien Drive dans votre e-mail. Vous pouvez organiser votre fichier en fonction des dossiers Drive auxquels il appartient, directement dans votre fenêtre de messagerie, sans avoir à vous rendre dans Drive. Parce qu’il est intégré à Google (et à Google Docs & Sheets), Google Drive est la solution la plus simple pour envoyer des fichiers volumineux pour de nombreux utilisateurs de Gmail. Cependant, il ne convient pas à tout le monde. Google Drive occupe beaucoup de mémoire, et si vous utilisez un ordinateur sans grande puissance de traitement, il peut être fastidieux d’immobiliser tout votre système en allant dans Google Drive juste pour récupérer une pièce jointe d’un courriel.

2. OneDrive

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(Image Source : Microsoft)

Si vous utilisez Microsoft Outlook, OneDrive est votre service de stockage en nuage natif pour envoyer des fichiers volumineux. Tout comme Google Drive, OneDrive vous permet de partager des documents soit par un lien que vous pouvez copier et coller, soit en envoyant le document par courrier électronique. OneDrive est pratique à utiliser pour les particuliers, mais
il devient vite encombrant
lorsqu’il est utilisé comme un outil plus collaboratif entre les équipes.

3. iCloud et Mail Drop

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(Image Source : Apple)

La solution d’Apple à la limite de la taille des pièces jointes est Mail Drop, qui fait partie de son système de stockage en nuage iCloud permettant aux utilisateurs d’Apple de synchroniser le contenu entre leurs différents appareils Apple. Mail Drop fonctionne différemment de Google Drive et OneDrive, en ce sens que lorsque vous êtes invité à joindre un fichier volumineux à votre courriel avec Mail Drop, votre fichier sera hébergé sur iCloud, mais le lien expirera dans trente jours. Cela peut être un avantage si vous savez que vous ne voulez pas que vos fichiers soient hébergés en permanence dans votre iCloud, mais que vous avez simplement besoin de les envoyer par courrier électronique. De plus, les fichiers téléchargés temporairement par Mail Drop ne sont pas comptabilisés dans vos limites de stockage iCloud. Cependant, faites attention à la possibilité de laisser vos fichiers expirer accidentellement alors que votre intention était de les garder organisés dans le nuage à long terme.

Les trois solutions ci-dessus au problème de l’envoi de fichiers volumineux par courrier électronique peuvent vous convenir si vous et toute votre équipe utilisez Gmail, Outlook ou iCloud. Si vous avez besoin d’une option pour envoyer des fichiers volumineux qui fonctionne avec une plus grande variété de plateformes, une autre option pourrait être préférable.

4. Filestage

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Filestage est un logiciel de collaboration en matière de conception conçu pour simplifier les boucles de retour d’information des clients et faciliter la collaboration sur les grands projets créatifs. C’est également un excellent outil lorsque vous devez envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique. Dans Filestage, vous pouvez télécharger différents fichiers (y compris des vidéos) et partager chaque fichier par le biais d’un lien envoyé par courriel en ligne. Lorsque le client ou le collègue clique sur le lien, le document s’ouvre et est prêt à recevoir des commentaires. Outre le partage de documents par courrier électronique, vous pouvez inviter directement des réviseurs depuis la plateforme Filestage.

Filestage ayant été conçu spécifiquement pour les processus de retour d’information, de révision et d’approbation des clients et la collaboration entre entreprises, si vous cherchez à envoyer des fichiers vidéo ou d’autres fichiers volumineux par courrier électronique à des fins professionnelles, vous constaterez que ce logiciel s’intègre facilement à vos processus existants.

Parce que Filestage est plus qu’un simple service de transfert de fichiers, et qu’il vous offre au contraire tout un système de fonctionnalités pour faciliter la collaboration et le travail en équipe, il n’est pas gratuit. Vous pouvez trouver plus d’informations sur les prix de Filestage pour les différents forfaits ici.

5. WinRar

winrar screenshot

(Image Source : WinRar)

Si vous êtes réticent à utiliser le stockage en nuage pour votre fichier volumineux, une approche plus manuelle consiste à diviser le fichier en parties plus petites à l’aide de WinRar.. Une fois que vous avez installé le logiciel sur votre ordinateur, il est facile d’utiliser WinRar pour diviser votre fichier en plusieurs fichiers compressés dans une archive. Vous pouvez spécifier la taille de chaque fichier .rar et joindre facilement chaque fichier séparé à votre courrier électronique. La limite de cette option est que le total de ces fichiers compressés séparés doit toujours être inférieur à la taille limite des pièces jointes. De plus, votre destinataire doit télécharger chaque fichier et disposer d’un programme d’extraction de fichiers (WinRar fonctionne également pour cela) afin d’obtenir le fichier complet et plus volumineux à partir des pièces jointes .rar. Si votre destinataire n’est pas très au fait de la technologie (vous envoyez peut-être des photos à vos grands-parents qui n’utilisent pas souvent l’ordinateur), ce n’est probablement pas la meilleure solution.

WinRar offre à tous les utilisateurs une version d’essai gratuite de quarante jours, après quoi le logiciel vous invitera à acheter une licence. Toutefois, vous pouvez continuer à utiliser WinRar après cette période de quarante jours, à la seule différence que le programme vous enverra des messages de rappel pour l’achat.

6. Zip et envoyer

La création d’archives zippées peut sembler être un retour au milieu des années 2000, mais cette méthode d’envoi de fichiers volumineux fonctionne toujours aussi bien. Vous pouvez facilement rechercher et choisir parmi un certain nombre de programmes zip gratuits qui sont maintenant disponibles pour Windows et Mac OS, tels que WinZip, 7-Zip, Power Archiver, iZip, et bien d’autres. WinRar, comme nous l’avons vu plus haut, peut également compresser des fichiers dans une archive zippée. Créez votre fichier zip dans le programme de votre choix. La taille du fichier devrait être beaucoup plus petite que celle de votre fichier original et facile à envoyer par courrier électronique. Si votre destinataire utilise Windows, il devrait avoir la capacité de décompresser votre fichier intégrée à son système d’exploitation, mais sinon, vous risquez de vous heurter au même obstacle que ci-dessus, c’est-à-dire que vous pourriez imposer à votre destinataire la tâche de trouver comment accéder à votre fichier.

7. Dropbox

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Dropbox est l’un des systèmes de stockage en nuage les plus utilisés, et il est conçu pour convenir à tous ceux qui ont besoin d’un centre de fichiers accessible à tous les membres de l’équipe. Dans Dropbox, vous pouvez envoyer un lien vers votre fichier par courriel en cliquant sur Partager, et toute personne à qui vous avez envoyé le lien par courriel peut ensuite le télécharger. Contrairement à certaines des autres options proposées dans cet article, qui exigent que les utilisateurs des deux côtés aient accès aux mêmes programmes, votre destinataire n’aura pas besoin d’être un utilisateur de Dropbox pour accéder à votre fichier.  

Un compte Dropbox de base avec 2 Go d’espace de stockage est gratuit. Il est possible de passer à différents niveaux (Dropbox Plus, Professional ou Business) pour obtenir plus d’espace et d’autres fonctionnalités.

8. WeTransfer

wetransfer screenshot

WeTransfer est un autre service populaire de transfert de fichiers. Vous pouvez facilement envoyer des fichiers en vous rendant sur le site Web de WeTransfer, en téléchargeant votre fichier et en saisissant votre adresse électronique, l’adresse électronique du destinataire et le corps de votre message dans la fenêtre du navigateur. L’avantage de WeTransfer est que vous n’avez pas besoin d’ouvrir un compte sur le site et qu’il est gratuit jusqu’à 2 Go de fichiers, un compte Plus étant nécessaire pour les fichiers plus volumineux. Votre destinataire n’aura pas non plus besoin de créer un compte pour télécharger votre fichier. Vous pouvez également créer un lien partageable vers tout fichier que vous téléchargez.

9. Envoyer n’importe où

sendanywhere screenshot

Send Anywhere se distingue de certains autres services d’envoi de fichiers
car il fonctionne davantage comme un transfert de fichiers de pair à pair.
plutôt que d’inviter les utilisateurs à héberger leurs documents sur un serveur web. Ceux qui doivent envoyer par courrier électronique des documents de nature sensible peuvent hésiter à utiliser le stockage en nuage et d’autres services d’hébergement comme intermédiaires pour les documents qui doivent être transférés. Send Anywhere vous permet d’envoyer des documents en toute sécurité via son application. L’expéditeur et le destinataire doivent saisir un code à six chiffres ou un code QR pour accéder aux fichiers. Si vous accordez plus d’importance à la facilité d’accès aux fichiers pour vous-même et votre destinataire qu’à une sécurité renforcée, cette fonction peut faire de Send Anywhere une option moins souhaitable. Mais si vous avez des problèmes de sécurité ou de confidentialité avec d’autres services de transfert de fichiers, Send Anywhere peut s’avérer utile pour envoyer des fichiers volumineux.

Un compte de base Send Anywhere est gratuit, et ils offrent également un essai gratuit d’un mois pour Send Anywhere Plus, qui offre plus de fonctionnalités.

10. HighTail (anciennement YouSendIt)

capture d'écran de hightail

Vous vous souvenez peut-être de YouSendIt au milieu des années 2000, avant que le stockage en nuage ne soit courant. Cette société s’appelle désormais HighTail et reste une solution populaire pour envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique et faciliter la collaboration entre plusieurs utilisateurs. Non seulement HighTail vous permet d’envoyer des liens avec vos fichiers téléchargés, mais il assure également un suivi qui vous permet de savoir quand votre fichier a été téléchargé. Vous pouvez définir vos propres codes d’accès et dates d’expiration pour vos fichiers, ce qui vous permet de mieux contrôler vos documents une fois qu’ils sont téléchargés sur les serveurs de HighTail. La version gratuite de ce service vous permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 100 Mo avec une limite globale de stockage de 2 Go.

11. Firefox Send

firefox send screenshot

Si vous êtes un utilisateur de Mozilla Firefox, vous préférerez peut-être cette méthode de partage de fichiers. Firefox Send est gratuit et vous permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 1 Go. Il s’agit d’une autre bonne option pour les personnes soucieuses de la sécurité, puisqu’elle offre des transferts de fichiers cryptés. qui s’autodétruisent après que le fichier a été téléchargé par son destinataire.. En raison de l’importance de la sécurité, cette option est moins adaptée à la collaboration ou à l’envoi de fichiers à plusieurs destinataires, mais si vous devez occasionnellement envoyer des fichiers cryptés à des particuliers, elle peut vous convenir.

12. Mediafire

mediafire screenshot

Autre retour en arrière des années 2000, Mediafire n’est plus aussi utilisé de nos jours pour le partage et le téléchargement de fichiers. Toutefois, ce service reste une option fiable pour télécharger des fichiers volumineux et les partager facilement avec des liens par courrier électronique. Vous devez vous inscrire sur leur site web et créer un compte, puis télécharger vos vidéos et obtenir le lien à partager est un processus simple. Dans votre compte Mediafire, vous pourrez voir une bibliothèque des anciens fichiers que vous avez téléchargés et les supprimer dès que vous n’en avez plus besoin pour les partager.

L’enregistrement d’ un compte Mediafireest gratuit. Il est possible d’acheter un compte Pro pour bénéficier de plus de fonctionnalités, d’un espace de stockage allant jusqu’à 1 To et de l’absence de publicité.

13. FTP (File Transfer Protocol)

Contrairement aux autres options de cette liste, cette méthode n’implique pas du tout le courrier électronique. Le protocole de transfert de fichiers (FTP) est certainement une solution de la vieille école pour l’envoi de fichiers volumineux, mais les transferts FTP sont tout aussi rapides et sûrs aujourd’hui qu’il y a vingt ans. Il existe un certain nombre de clients FTP gratuits ou peu coûteux, FileZilla étant l’option la plus connue et largement considérée comme la meilleure.

L’un des principaux avantages de l’utilisation du FTP par rapport à d’autres méthodes de transfert de fichiers est qu’il reprend les téléchargements interrompus lorsque vous ou votre destinataire avez une connexion faible. Vous n’avez probablement pas besoin de passer par un client FTP si vous ou vos destinataires n’avez jamais eu de problèmes de téléchargements interrompus, mais si vous savez que vous allez régulièrement travailler avec de nombreux fichiers vidéo volumineux, vous pouvez envisager de configurer un client FTP pour faciliter le téléchargement.

Comment envoyer des fichiers volumineux en toute simplicité

Avant tout, le facteur le plus important dans la méthode de transfert de fichiers que vous choisissez est le temps qu’elle ajoutera à vos processus de messagerie. Cela peut sembler peu, mais les minutes perdues à chaque fois que vous devez envoyer un courriel s’additionnent tout au long de votre journée. Même si vous lisez cet article parce que vous devez effectivement envoyer des fichiers photo volumineux à vos grands-parents, cette tâche doit être aussi simple et transparente que possible, sans pour autant vous faire perdre du temps sur d’autres parties de votre journée, plus laborieuses.

Et si, dans le cadre de votre travail, vous devez être en mesure d’envoyer régulièrement des fichiers volumineux à des collaborateurs, il est d’autant plus important que vous puissiez envoyer des courriels sans arrière-pensée. Les petites tâches, telles que l’envoi d’e-mails, qui s’assemblent pour former votre flux de travail créatif plus large doivent servir à améliorer votre productivité, et non vous distraire et vous faire perdre du temps à résoudre ce qui devrait être un problème simple.

De nombreuses solutions de partage de fichiers ont été conçues en sachant combien il est frustrant de s’arrêter au milieu de son travail et de se débattre avec la taille d’une pièce jointe. En prenant le temps de rechercher la meilleure méthode pour vos activités, vous vous épargnerez des maux de tête et des pertes de temps. Un processus simplifié et facile pour l’envoi de pièces jointes aura des effets positifs sur le reste de votre flux de travail et permettra une plus grande productivité et collaboration avec un minimum de stress.

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