La façon dont nous collaborons évolue à une vitesse étonnante, avec de nouveaux problèmes et de nouvelles opportunités à chaque tournant. Dans ce rapport, nous explorons la nouvelle scène de la création de contenu, le coût de la gestion des commentaires, et des conseils pour vous aider à créer votre meilleur travail en 2022.
Fin 2021, Filestage a interrogé des centaines de professionnels de la publicité et du marketing. Les répondants couvrent un large éventail de niveaux d’expérience, de départements et de tailles d’entreprises.
Mais il y a une chose qu’ils avaient en commun.
Comme des millions d’autres personnes dans le monde, ils créent, passent en revue et approuvent du contenu chaque mois, qu’il s’agisse de vidéos TikTok ou de brochures de produits. Ce processus, nous l’avons rapidement constaté, est loin d’être parfait.
Dans ce rapport, vous découvrirez comment les gens ont passé deux jours par semaine à donner et recevoir des feedbacks en 2021. Et en découvrant les principaux problèmes du processus d’approbation, vous apprendrez pourquoi 71 % des chefs de projet ont dû organiser des réunions pour clarifier des commentaires.
Commençons par l’éléphant dans la pièce : la COVID-19 et l’avenir du travail.
Collaboration virtuelle
Selon The Economist, seulement 5 % du travail en Amérique a été effectué à distance en février 2020. Pour la plupart d’entre nous, l’idée de travailler à domicile était un rêve (ou un cauchemar, selon le point de vue).
Mais la pandémie a tout changé.
9 sur 10 ont travaillé à distance pendant au moins une partie de 2021
Au cours des 12 derniers mois, 40 % des personnes interrogées ont déclaré que le travail à distance était leur mode de travail le plus courant. Le travail hybride (49%) était la configuration la plus courante, mais seuls 11% étaient au bureau à plein temps.
Et le travail à distance à temps plein semble devoir devenir la nouvelle norme en 2022.
Lorsqu’on leur demande comment ils vont collaborer au cours de l’année à venir, 47 % répondent à distance – soit une hausse de sept points de pourcentage par rapport à 2021 – et 10 % disent qu’ils vont collaborer en personne. Il est intéressant de noter que les chefs de projet (14 %) sont plus nombreux, tandis que les concepteurs et les créatifs (8 %) sont moins nombreux.
Cela représente un nouvel ordre mondial pour les agences et les spécialistes du marketing. L’époque où l’on se réunissait autour d’un bureau, où l’on pointait des écrans du doigt et où l’on poursuivait des réviseurs insaisissables dans le bâtiment est révolue. Maintenant, les équipes doivent trouver des moyens plus intelligents de partager des vidéos en ligne et d’emmener les commentaires de conception dans le cloud.
Les juniors ont passé 5 fois plus de temps au bureau que les directeurs.
Seuls 4 % des directeurs travaillaient au bureau à temps plein en 2021, contre 23 % des juniors. Alors pourquoi les juniors continuent-ils à faire le trajet alors que leurs seniors profitent du confort et, surtout, de la sécurité de leur domicile ?
L’une des explications est qu’ils ont moins d’espace à la maison que leurs collègues plus âgés, et qu’ils préfèrent donc travailler depuis leur bureau. Une autre raison est qu’ils aiment déjeuner ou prendre un verre avec leurs collègues au travail et dans les environs – et comme le savent tous ceux qui ont participé à des soirées Zoom ces dernières années, ce n’est pas la même chose depuis sa propre cuisine.
Et puis il y a l’argument cynique : la confiance. Il se peut que les employeurs ne fassent tout simplement pas confiance aux jeunes professionnels pour faire des heures à la maison.
Quelle que soit la raison, les juniors s’attendent à passer plus de temps au bureau que n’importe qui en 2022.
Temps réel vs. asynchrone – le point de bascule
L’avenir de la collaboration dépend d’une bataille de cultures de travail. Celui qui sortira vainqueur de la pandémie aura de fortes chances de rester en tête.
???? Dans le coin bleu, vous avez le travail en temps réel, où les équipes se réunissent au bureau, en réunion et par appels vidéo pour faire avancer les projets. C’est un excellent moyen de nouer des relations solides et d’échanger des idées avec vos coéquipiers. Mais, souvent, les projets peuvent être retardés jusqu’à ce que chacun ait un créneau libre dans son agenda.
???? Et dans le coin rouge – le challenger – le travail asynchrone, qui tire parti d’outils tels que les outils de messagerie, les captures d’écran et les corrections en ligne pour empêcher les réunions et les agendas de faire obstacle au progrès. Cette méthode est parfaite pour les personnes qui aiment fixer leurs propres horaires, mais les équipes doivent disposer des bons outils pour en tirer profit.
Le travail asynchrone est en tête, mais de justesse
52 % s’attendent à passer la plupart de leur temps à communiquer de manière asynchrone en 2022. Les 48 % restants s’attendent à collaborer en temps réel.
Mais cela pourrait être suffisant pour faire pencher la balance.
Avant la pandémie, le travail à domicile était l’exception. Mais dans un monde où la moitié de l’équipe travaille à distance chaque jour, les discussions importantes devront se dérouler par le biais de canaux de communication plutôt que dans des couloirs. Et les projets seront élaborés sur des tableaux de bord au lieu de tableaux blancs.
Ainsi, tant qu’une partie de l’équipe est configurée pour travailler de manière asynchrone, tout le monde le sera.
Les feedbacks font obstacle à un travail de qualité
Le feedback n’est pas une chose à laquelle nous pensons tous les jours. Nous partageons tous notre travail avec d’autres personnes et leur demandons leur avis. Mais nous nous arrêtons rarement pour penser à améliorer le processus.
Il est peut-être grand temps.
Deux jours par semaine ont été consacrés à donner et à recevoir des informations en 2021.
Selon notre enquête Year In Review, les gens ont passé un peu plus de trois heures par jour à donner et à recevoir des feedbacks en 2021. Cela représente 15,7 heures par semaine ou 68 heures par mois.
Voici un bref aperçu :
- Temps moyen de révision d’un travail : 23 minutes
- Nombre moyen de travaux examinés par semaine : 11
- Versions moyennes examinées avant de donner l’approbation : Quatre
Les gestionnaires de comptes consacrent 60 % de leur temps aux feedbacks et aux approbations.
Les gestionnaires de comptes (1 245 heures), les responsables de la conformité (1 052 heures) et les stratèges (963 heures) ont passé le plus de temps à donner et à recevoir des feedbacks en 2021 – suivis de près par les chefs de projet, qui y ont passé 885 heures.
Et en comparant les différences entre les niveaux d’expérience, nous avons constaté que les seniors (909 heures) consacraient le plus de temps aux feedbacks par mois, tandis que les juniors (499 heures) y consacraient le moins.
89 % déclarent qu’ils seraient plus heureux au travail si leur équipe disposait d’un processus de révision et d’approbation plus efficace.
Malgré le fait que les gens passent plus de temps à la maison en 2021, ils ressentent plus que jamais la pression, surtout lorsqu’il s’agit de mener à bien leur travail.
Voici comment les choses ont changé l’année dernière :
- 68% disent que leur charge de travail a augmenté
- 60% disent que leurs délais sont devenus plus exigeants
- 1 personne sur 3 déclare que les réglementations et la conformité sont devenues des problèmes plus importants.
Avec plus de travail à fournir, plus de personnes pour le réviser et des délais plus difficiles à respecter, il n’est pas surprenant que 2 personnes sur 3 se sentent stressées ou frustrées à cause de leur processus de révision et d’approbation.
Serait-ce un autre facteur alimentant la Grande Démission ?
Lorsque vous travaillez à domicile, les différences entre un emploi et un autre sont minces. Alors que la charge de travail s’accumule et que le niveau de stress augmente, les entreprises doivent se demander comment faciliter la vie de leurs employés.
Selon 89 % de nos répondants, un processus de révision et d’approbation plus efficace serait un bon début.
3 personnes sur 4 affirment qu’elles pourraient créer un travail de meilleure qualité si elles passaient moins de temps à gérer les feedbacks.
Au cours des dernières décennies, les entreprises ont investi des milliards de dollars dans la transformation numérique. Et chaque outil ou progrès a apporté de nouveaux avantages :
- Les Cloud Drives vous permettent d’accéder à vos fichiers partout dans le monde.
- Les applications de messagerie rendent la communication plus rapide et plus claire
- Les outils de gestion de projet permettent à votre équipe de rester alignée et concentrée.
Et si le but de tout cela est d’en faire plus en moins de temps, les entreprises seraient bien avisées de travailler sur leur processus de révision de contenu en 2022.
En améliorant l’efficacité, la communication et la cohérence tout au long du processus d’examen et d’approbation, les équipes gagneront du temps et de l’argent tout en permettant à leurs membres de donner le meilleur d’eux-mêmes.
Le besoin de rapidité (et de clarté)
Lorsqu’on leur a demandé d’évaluer leur efficacité, 83 % ont déclaré que le processus de révision et d’approbation de leur équipe était efficace ou très efficace. Mais si l’on creuse sous la surface, deux problèmes majeurs méritent d’être examinés de plus près.
La première est le temps.
1 personne sur 2 déclare que les commentaires tardifs des réviseurs les ont ralenties en 2021.
Lorsqu’on leur demande quels sont les problèmes ayant contribué à l’inefficacité de leur équipe au cours des 12 derniers mois, 49 % répondent le retard dans les feedbacks des réviseurs. Pour les chefs de projet et les directeurs de comptes, ces chiffres s’élèvent respectivement à 62 % et 80 %.
Et les problèmes ne s’arrêtent pas là.
48 % ont dû courir après d’autres personnes pour obtenir leur approbation afin de faire avancer les projets. Et 38 % ont été contraints de décaler les échéances afin de disposer de plus de temps pour les retours de chacun.
14 % des responsables marketing ont annulé des projets l’année dernière parce que les fichiers n’ont pas été approuvés à temps.
Pour certains, la chasse aux réviseurs et les changements de délais n’ont pas suffi à amener leur travail jusqu’au bout.
En 2021, 8 % disent avoir annulé des projets parce que les travaux n’ont pas été approuvés à temps. Pour les spécialistes du marketing (14%), les stratèges (13%) et les spécialistes des médias (13%), les chiffres sont encore plus élevés.
1 personne sur 3 affirme que la communication et la collaboration ne sont pas suffisantes.
En matière de marketing, les agences et les équipes internes sont des expertes en communication. Mais il n’en va pas de même pour les communications internes : 34 % affirment que leur équipe souffre d’un manque de communication et de collaboration.
Les marques et les agences ont rarement un processus clair lorsqu’il s’agit de partager des fichiers et de recueillir des commentaires. Il n’est donc pas surprenant que 53 % des spécialistes du marketing aient dû centraliser les retours provenant de personnes et de lieux différents en 2021.
Cela peut provenir d’un grand nombre de canaux :
- E-mails
- Appels vidéo
- Commentaires au sein d’une application
- Notes écrites
Et le résultat ? 40 % ont reçu des commentaires contradictoires ou peu clairs sur leur travail au cours de l’année écoulée. Pour les stratèges, ce chiffre passe à 63 %.
71 % des chefs de projet ont organisé des réunions pour clarifier les retours.
Si chacun a sa propre façon de donner son avis, il y a de fortes chances que les réviseurs ne parlent pas (ou ne voient même pas) les commentaires des autres.
Alors que faire quand une personne dit “changez-le en rouge” dans un e-mail, tandis qu’une autre dit “changez-le en bleu” dans les commentaires de votre présentation. Selon les données, vous organisez une réunion.
En 2021, 53 % ont planifié des réunions pour clarifier les commentaires des réviseurs et mettre tout le monde d’accord. Les gestionnaires de comptes (80 %), les chefs de projet (71 %) et les spécialistes du marketing (64 %) sont les plus nombreux à avoir rencontré ce problème.
Prendre le contrôle du processus d’approbation
Vous avez déjà eu du mal à trouver la dernière version d’un fichier ? Vous n’êtes pas seul(e). Au cours des 12 derniers mois, 3 personnes sur 10 déclarent ne pas savoir où trouver une version. Et 31 % disent que leurs fichiers et dossiers sont désorganisés, ce qui entraîne un manque d’efficacité au sein de l’équipe.
Mais ce n’est que la partie visible de l’iceberg.
Les équipes ne disposent pas d’un processus clair pour faire approuver leur travail.
Lors de la révision d’un travail, 14 % disent ne pas connaître la meilleure méthode pour partager leurs feedbacks.
Alors, que font-ils ? Ils font leurs propres choix. E-mails, commentaires au sein d’une application, ou peut-être même un appel vidéo rapide en tête-à-tête. Il n’est donc pas étonnant que 18 % d’entre eux déclarent avoir perdu la trace de la personne qui avait approuvé un travail au moins une fois au cours de l’année écoulée. Pour les gestionnaires de comptes (40 %) et les départements de conformité (33 %), les chiffres sont encore plus élevés.
14 % des spécialistes du marketing ont publié des erreurs parce que des étapes importantes de révision ont été manquées.
Et puis, il y a ceux qui ne veulent pas du tout donner leur avis. 21 % disent avoir reçu des commentaires sur une ancienne version d’un fichier au cours de l’année écoulée, ce qui n’a pas laissé d’autre choix aux réviseurs que de le réexaminer – cette fois-ci avec la dernière version.
Cela peut facilement entraîner des retards et des frustrations. Et comme les équipes ont déjà du mal à savoir qui a approuvé quoi, des erreurs passent au travers des mailles du filet.
En 2021, environ 1 personne sur 10 a publié des erreurs parce que des étapes importantes de révision ont été manquées. Les concepteurs et les créatifs (13 %) et les spécialistes du marketing (14 %) sont les plus confrontés à ce problème.
Et pour toute personne soucieuse de la réglementation, de la conformité ou de l’image de marque, l’erreur n’est pas une option.
Les marques et les agences disposant d’un outil dédié ont économisé 62 heures par personne en 2021.
Dans notre enquête “Year In Review”, nous avons demandé aux gens comment ils partageaient leur travail et recueillaient les commentaires. Nous avons ensuite examiné le temps moyen qu’ils ont consacré à l’examen de chaque travail.
En combinant ce chiffre avec le nombre moyen de fichiers (46) et de versions (4) examinés par mois, nous pouvons voir combien de temps les gens passent à gérer les retours de chacun en fonction de leur processus d’examen.
Voici les résultats, du plus rapide au plus lent :
- Filestage – 66,9 heures par mois
- Appels vidéo – 71,6 heures par mois
- Commentaires au sein d’une application – 72,3 heures par mois
- E-mails – 74,1 heures par mois
- Impressions annotées – 75,3 heures par mois
En passant de l’e-mail à Filestage, votre équipe pourrait économiser environ une journée par personne et par mois.
Pour une raison ou une autre, des millions de personnes utilisent encore l’e-mail pour obtenir un retour sur leur travail. Cela est particulièrement vrai pour les équipes qui travaillent avec des partenaires externes ou qui partagent leur travail avec des clients.
Mais en passant de l’e-mail à Filestage, chaque personne participant à votre processus de révision pourrait gagner 7,2 heures par mois, soit 86 heures sur l’année.
Voici comment cela pourrait se présenter au niveau de l’entreprise :
- Une équipe de 15 personnes examine 25 travaux par semaine, et il faut généralement quatre versions pour obtenir l’approbation.
- Par e-mails, ils peuvent s’attendre à passer 2 631 heures par mois à donner et à recevoir des retours.
- Avec Filestage, ils peuvent revoir la même quantité de travail en 2 376 heures, soit une économie de 255 heures par mois.
- Sur la base d’un salaire horaire de 50 dollars, cela représente une économie de 12 737,66 dollars par mois.
Méthodologie
Filestage a interrogé 263 personnes de différents pays, secteurs et départements. Les données ont ensuite été collectées et croisées pour créer le bilan de l’année 2021.
Nous nous sommes engagés à planter un arbre pour chaque personne ayant répondu à l’enquête, mais nous avons choisi d’aller plus loin en plantant 500 arbres avec Ecologi.
Déclaration d’utilisation équitable
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