Lo más probable es que si está trabajando en algo importante para su empresa, se encuentre
pidiendo aprobación en varias ocasiones. Las personas a las que se dirige la solicitud pueden variar en función del tema. Cada solicitud, ya sea la aprobación de una propuesta de proyecto, la ampliación de los plazos, la revisión o la aprobación de un producto, por ejemplo, debe tratarse de forma única y prestarse la debida atención al redactar una solicitud.
Mejores prácticas para el formato del mensaje de solicitud de aprobación
Ya sea por falta de tiempo, por limitaciones geográficas o simplemente por la naturaleza de su negocio, surgen muchos casos en los que no se pueden hacer solicitudes en persona. Incluso cuando se pueden hacer, a menudo van seguidas de documentación. Si su única posibilidad de aprobación llega a través de un correo electrónico, asegúrese de hazlo tan persuasivo como puedas sin exagerar.
Es tu trabajo convencer a tu jefe o a otros poderes por qué tu solicitud merece ser aprobada. Para los gestores, algunas solicitudes son más fáciles de aprobar que otras. Finalización y aprobación de los hitos puede ser fácil. Solicitudes de prórroga de los plazos no puede. La capacidad de exponer claramente una justificación bien fundada para su solicitud marca la diferencia.
Al elaborar una solicitud de aprobación, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:
- Sea claro y conciso. Las palabras floridas y la exageración del propósito no son productivas.
- Elabore bien su línea de asunto para comunicar la intención del correo electrónico.
- Conozca a su público. Elabore su correo electrónico pensando en su público.
- Divida las solicitudes largas en secciones más pequeñas con encabezados y viñetas.
- Describa el impacto positivo para la empresa, si se aprueba esta solicitud.
- Muestre su entusiasmom por el asunto pendiente de aprobación.
- Presenta tus mejores argumentos. Es posible que compita con otros equipos de proyecto por unos recursos limitados.
8 tipos de aprobaciones que todo director de proyectos de marketing debe obtener (inkl. plantillas de solicitud de aprobación)
Los gestores de proyectos de agencias y empresas de todo tipo tienen una relación de compromiso con las solicitudes de aprobación, especialmente si la naturaleza de sus proyectos es compleja y requiere una cantidad importante de recursos de la empresa.
Para cualquier miembro del equipo o gestor de proyectos cuyo día típico incluye solicitudes de aprobación, las plantillas son una buena manera de empezar con un esquema de solicitud y personalizarlo según la solicitud específica. Cuanto más ágil sea su proceso de redacción de solicitudes de aprobación, más cómodo se sentirá al pedir la aprobación y al abogar por sí mismo y por su equipo.
La mayoría de los directivos quieren decir que sí a las peticiones. Nadie quiere ser el portador del temido “NO”. Dicho esto, deben presentarse con un argumento claro y convincente que demuestre su competencia y confianza en el proyecto. Una solicitud bien elaborada, basada en una plantilla coherente, hará precisamente eso, y proporcionará un formato familiar y fácil de leer para los aprobadores.
Situación nº 1: Hay que aprobar la propuesta de proyecto.
Las propuestas de proyectos pueden necesitar aprobación tanto interna como externa. Aunque el lenguaje específico puede cambiar ligeramente dependiendo de la naturaleza del beneficiario, un formato estándar que establece la solicitud establece una justificación, explica la naturaleza del proyecto y el presupuesto aproximado, entre otra información, servirá como una buena plantilla para futuras solicitudes de propuestas de proyectos
Nuestra plantilla de correo electrónico de aprobación
Hola [Nombre],
Nuestro equipo ha trabajado duro para imaginar el sitio web ideal [insert project] para su [insert organization]. Nos gustaría solicitar su aprobación a nuestra propuesta de proyecto para poder seguir innovando.
Durante las dos últimas semanas, hemos dedicado mucho tiempo a investigar las innumerables formas de enfocar este proyecto, y a identificar la solución ideal. Hemos ideado un proyecto realmente emocionante y esperamos que comparta nuestro entusiasmo al mirar hacia adelante.
A continuación presentamos un breve resumen de nuestra propuesta que incluye el alcance, el presupuesto y el objetivo:
[Insert Relevant Data]
Estos son algunos de los aspectos de la propuesta que más nos ilusionan. Esperamos que estos puntos destacados le muestren con precisión el objetivo y la visión de nuestro proyecto:
[Insert proposal highlights here]
Por favor, díganos si hay alguna otra información que necesite sobre nuestra propuesta para ayudarle a tomar su decisión.
Gracias,
[Your Nombre]
Situación nº 2: Es necesario contratar a trabajadores autónomos debido al aumento de la carga de trabajo. El director del proyecto pide la aprobación de su supervisor.
Para esta situación, se necesita la aprobación interna de un directivo para liberar fondos para la contratación de ayuda externa. El enfoque del correo electrónico debe ser la justificación de la necesidad de un autónomo. Es posible que la necesidad de ayuda adicional no se haya previsto inicialmente, por lo que su argumento debe ser convincente. El estilo de este correo electrónico no tiene por qué ser formal. Pero, asegúrese de que está leyendo adecuadamente a su público. Asegúrese de incluir la carga de trabajo actual de los miembros de su equipo, al tiempo que identifica las lagunas en la producción que deben remediarse, como parte de su justificación.
Plantilla de correo electrónico de aprobación
Hola [Nombre],
Le escribo para solicitar la aprobación de la contratación de un autónomo que ayude con el aumento de la carga de trabajo en el proyecto _________. Como sabe, nuestro equipo ha estado trabajando en [project] durante los últimos [número de días/meses/etc.]. Actualmente estamos en la fase de ________ del proyecto. Nos hemos encontrado con escasez de personal debido a un aumento inesperado de la carga de trabajo como consecuencia de _____________.
Las razones por las que hemos caído en el aumento de la carga de trabajo son las siguientes:
______
______
______
La contratación de un autónomo para realizar el trabajo de __________ eliminará un retraso previsto en las entregas del proyecto en _________ días. Además, un autónomo nos ayudará en los trabajos que no podamos realizar por culpa de __________.
Si necesita cualquier otra información que le ayude a tomar una decisión, hágamelo saber.
Gracias,
[Your Nombre]
Situación nº 3: El proyecto tarda más de lo previsto y hay que ajustar el presupuesto.
Las partes interesadas, tanto internas como externas, pueden dirigirse a esta solicitud de aprobación. El lenguaje dirigido a las partes interesadas externas puede tener que ser más formal, dependiendo del cliente. Internamente, la formalidad del lenguaje depende en gran medida de su entorno operativo actual.
Al solicitar un ajuste en el presupuesto, su lenguaje debe ser específico. Detalle las circunstancias exactas que han provocado el retraso del proyecto. Describa por qué las circunstancias fueron inevitables para asegurar al aprobador que las mismas circunstancias no se repetirán después de la aprobación del ajuste presupuestario.
Los ajustes de los plazos y el presupuesto del proyecto no son en absoluto infrecuentes. Pero cuanto mejor justifique el motivo del ajuste, más aceptará la solicitud la persona que lo apruebe. El lenguaje de la solicitud debe tranquilizar al aprobador y evitar que disminuya la energía positiva en torno al proyecto.
Plantilla de correo electrónico de aprobación
Hola [Nombre],
Le escribo para solicitarle que apruebe el ajuste del presupuesto del proyecto ______ debido a un retraso en nuestro calendario. Como sabe, nuestro equipo ha estado trabajando en [project] durante los últimos [número de días/meses/etc.]. Nuestro equipo ha trabajado duro y se ha volcado por completo en la creación de un excelente __________ para _____________. Actualmente estamos en la fase de ________ del proyecto, y estamos entusiasmados por acercarnos a la siguiente entrega. Sin embargo, nos hemos encontrado con retrasos inesperados en nuestras entregas debido a las siguientes circunstancias:
__________
__________
__________
Un ajuste del presupuesto dará lugar a los siguientes resultados positivos:
______
______
______
Estamos plenamente comprometidos a mantener el rumbo de lo que queda de este proyecto. Ha sido un placer crear este _____________ para ______________.
Si necesita cualquier otra información que le ayude a tomar una decisión, hágamelo saber.
Gracias,
[Your Nombre]
Situación #4: No se cumple el plazo y hay que ajustarlo.
Esta situación es un poco menos pegajosa que un ajuste presupuestario. Sin embargo, hay que dar una justificación clara y convincente para tranquilizar a su aprobador, ya sea interno o externo. El incumplimiento del plazo puede afectar a los plazos posteriores, por lo que la autenticidad es la clave.
Explique las circunstancias que rodean el retraso y lo que una prórroga supondría para el proyecto en términos de calidad. Reitere su compromiso de respetar el calendario del proyecto y comunique que entiende la importancia de hacerlo.
Plantilla de correo electrónico de aprobación
Hola [Nombre],
Le escribo para solicitar la aprobación de la ampliación del plazo del proyecto ______ debido a un retraso en nuestro calendario previsto. Como sabe, nuestro equipo ha estado trabajando en [project] durante los últimos [número de días/meses/etc.]. Nuestro equipo ha trabajado duro y se ha volcado por completo en la creación de un excelente __________ para _____________. Actualmente estamos en la fase de ________ del proyecto, y estamos entusiasmados por acercarnos a la siguiente entrega. Sin embargo, nos hemos encontrado con retrasos inesperados en nuestras entregas debido a las siguientes circunstancias:
__________
__________
__________
Un ajuste del plazo dará lugar a los siguientes resultados positivos:
______
______
______
Estamos plenamente comprometidos a mantener el rumbo de lo que queda de este proyecto. Ha sido un placer crear este _____________ para ______________.
Si necesita cualquier otra información que le ayude a tomar una decisión, hágamelo saber.
Gracias,
[Your Nombre]
Situación nº 5: Solicitud de comentarios y aprobación de un proyecto concreto (por ejemplo, un vídeo, un gráfico o un PDF)
Los comentarios y la aprobación de un determinado producto del proyecto son un proceso mucho más rutinario que la solicitud de ajustes de tiempo o presupuesto. Por ello, su lenguaje puede ser más estandarizado. Además, puede presentar la información de una manera más estructurada que refleje el enfoque de gestión de proyectos que está utilizando.
Dentro de esta solicitud de aprobación, incluya datos como el nombre del proyecto, la fase completada, la siguiente fase, el entregable, el ID de seguimiento (si se utiliza uno), la fecha de vencimiento del entregable, los criterios de aceptación, etc. Incluso puede presentarla en formato de tabla u otro formato que fluya mejor con el ritmo operativo de su empresa.
Plantilla de correo electrónico de aprobación
Estimado [Nombre]Me complace informarle de que hemos completado la fase ______ del proyecto _________. Solicitamos su opinión y aprobación para la entrega de este proyecto de vídeo. Para más información, consulte los siguientes datos:
Project Title:_______________________________________
Fecha de inicio del proyecto:__________________________________
Fecha de entrega del proyecto:___________________________________
Project Sponsor:____________________________________
Project Manager:___________________________________
Información de contacto del proyecto:_________________________________
Team Members:____________________________________
Nombre y número de seguimiento (si procede) del producto: _______________________
Formato de entrega: _______________________
Fecha de entrega: _______________________
Fase actual: _______________________
Descripción del producto:_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Criterios de aceptación: _______________________
Acción requerida: _______________________
Aprobador: _______________________
¿Aprobado? SÍ / NO
Comentarios: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Comentarios adicionales: _______________________
_______________________
_______________________
Mejor
[Your Nombre]
Situación nº 6: Nuevas consultas hacen que se modifique el alcance del proyecto. Hay que ajustar el alcance del proyecto.
La aprobación para cambiar el alcance del proyecto debería ser sencilla si las consultas son iniciadas por el cliente. A diferencia de un cambio en el calendario o el presupuesto que se origina en circunstancias internas, las fuerzas externas que están fuera del alcance del equipo del proyecto han exigido que se realicen cambios.
En este caso, basta con una explicación sencilla y clara de las consultas y de cómo modifican el alcance del proyecto. Si provoca cambios posteriores en el presupuesto y en el calendario, habrá que ofrecer una mayor exploración de la situación. Por lo demás, el propósito de esta aprobación es asegurarse de que todas las partes interesadas estén al tanto del cambio de alcance del proyecto y que todos apoyen el cambio.
Plantilla de correo electrónico de aprobación
Hola [Nombre],Le escribo para solicitar la aprobación de la modificación del alcance del proyecto ______debido a una nueva consulta relativa a ________________________ del proyecto. Como sabe, nuestro equipo ha estado trabajando en [project] durante los últimos [número de días/meses/etc.]. Nuestro equipo ha trabajado duro y se ha volcado por completo en la creación de un excelente __________ para _____________. Actualmente estamos en la fase de ________ del proyecto, y estamos entusiasmados por acercarnos a la siguiente entrega.
El alcance actual del proyecto ______________ se define como sigue:
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
El nuevo alcance del proyecto ____________________ se definirá como sigue:
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Impacto del cambio de alcance en el proyecto:
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Ha sido un placer crear este _____________ para ______________.
Si necesita cualquier otra información que le ayude a tomar una decisión, hágamelo saber.
Gracias,
[Your Nombre]
Situación #7: El hito del proyecto se ha completado y necesita ser aprobado.
Dependiendo de la estructura de su proyecto, un hito del proyecto podría representar un solo elemento, como un vídeo, un gráfico o un PDF. O puede representar una agrupación de productos interrelacionados. En cualquier caso, el formato de su solicitud de aprobación de hitos puede ser similar al de un entregable. Por ello, su lenguaje puede ser más estandarizado. Además, puede presentar la información de una manera más estructurada que refleje el enfoque de gestión de proyectos que está utilizando.
Dentro de esta solicitud de aprobación, incluya datos como el nombre del proyecto, la fase completada, la siguiente fase, el entregable, el ID de seguimiento (si se utiliza uno), la fecha de vencimiento del entregable, los criterios de aceptación, etc. Incluso puede presentarla en formato de tabla u otro formato que fluya mejor con el ritmo operativo de su empresa.
Plantilla de correo electrónico de aprobación
Estimado [Nombre]
Me complace informarle de que hemos completado el hito ______ del proyecto _________. Solicitamos su opinión y aprobación para este hito. Para más información, consulte los siguientes datos:
Project Title:_______________________________________
Fecha de inicio del proyecto:__________________________________
Fecha de entrega del proyecto:___________________________________
Project Sponsor:____________________________________
Project Manager:___________________________________
Información de contacto del proyecto:_________________________________
Team Members:____________________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de vencimiento del hito: _______________________
Fase actual: _______________________
Descripción del hito: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Criterios de aceptación: _______________________
Acción requerida: _______________________
Aprobador: _______________________
¿Aprobado? SÍ / NO
Comentarios: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Comentarios adicionales: _______________________
_______________________
_______________________
Mejor
[Your Nombre]
Situación nº 8: Se completa todo el proyecto y se entrega pidiendo la opinión y la aprobación.
Esta es quizás la forma más completa de solicitud de aprobación en comparación con los ejemplos anteriores. Si bien no es necesario revivir todo el proyecto en el transcurso de su cuerpo de correo electrónico, deberá proporcionar suficiente información para que su lector se haga una idea clara del recorrido del proyecto desde el principio hasta el final.
Dependiendo de la estructura organizativa de su empresa, es posible que tenga que presentar la información de la solicitud de aprobación en un formulario estandarizado. Si su agencia es más pequeña, puede simplemente solicitar la aprobación y adjuntar un enlace al sitio del proyecto o a la propuesta original del mismo.
Plantilla de correo electrónico de aprobación
Project Title:_______________________________________Project Start Date:__________________________________
Fecha de entrega del proyecto:___________________________________
Fecha real de finalización del proyecto:________________________
Project Sponsor:____________________________________
Project Manager:___________________________________
Información de contacto del proyecto:_________________________________
Team Members:____________________________________
Fase del proyecto #1:_______________________
No. de hitos en la fase:_______________
Fecha de finalización de la fase:____________________
Hito nº 1: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Descripción del hito: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Milestone Approval Date:_______________________________________________
Hito #2: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Description of Milestone:_____________________________________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de aprobación del hito: _______________________
Hito nº 3: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Descripción del hito: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de aprobación del hito: _______________________
Fase del proyecto #2:_______________________
No. de hitos en la fase:_______________
Fecha de finalización de la fase:_________________
Hito nº 1: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Descripción del hito: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de aprobación del hito: _______________________
Hito #2: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Descripción del hito: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de aprobación del hito: _______________________
Hito nº 3: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Descripción del hito: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de aprobación del hito: _______________________
Fase del proyecto #3:_______________________
No. de hitos en la fase:_______________
Fecha de finalización de la fase:________________-
Hito nº 1: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Description of Milestone:_____________________________________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de aprobación del hito: _______________________
Hito #2: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Descripción del hito: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de aprobación del hito: _______________________
Hito nº 3: ___________________________
Nombre y número de seguimiento (si es relevante) del hito: ___________________
Descripción del hito: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Entregas incluidas:
Entrega nº 1: _____________________________
Entrega #2: _____________________________
Entrega nº 3: _____________________________
Entrega nº 4: _____________________________
Entrega nº 5: _____________________________
Fecha de aprobación del hito: _______________________
Aprobado: _______________________
¿Aprobado? SÍ / NO
Fecha de aprobación: _________________________
Comentarios: _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Comentarios adicionales: _______________________
_______________________
_______________________
Conclusión:
El tipo y el número de solicitudes de aprobación son tan ilimitados como la naturaleza de su negocio. Tanto si se trata de una gran empresa que invierte en proyectos de gran envergadura con múltiples partes interesadas, como si se trata de una pequeña empresa emergente con un equipo de diseño pequeño pero cohesionado, formular una solicitud clara y bien articulada puede suponer la diferencia entre la aprobación y el retraso del proyecto. El uso de una plantilla puede ayudarle a agilizar el proceso de aprobación y a reducir la burocracia al mínimo.
