Respuestas a tus preguntas sobre la aprobación de documentos
¿Qué es la aprobación de documentos?
La aprobación de un documento es la luz verde que te permite saber que un documento está listo para ser utilizado o publicado.
¿Qué es un proceso de aprobación de documentos?
Un proceso de aprobación de documentos son los pasos por los que debe pasar un documento antes de poder ser utilizado o publicado.
La mayoría de los procesos de aprobación de documentos implican a una serie de partes interesadas, desde creativos y marketing, hasta jurídicos y financieros. Filestage te ofrece una forma sencilla de reunir a todas estas partes interesadas en un único sistema de aprobación de documentos.
¿Qué es un software de aprobación de documentos?
Un software de aprobación de documentos es una herramienta basada en navegador que permite compartir documentos y archivos PDF para obtener comentarios y aprobación. Es una plataforma centralizada en la que sus compañeros de equipo y clientes pueden debatir ideas, solicitar cambios y aprobar contenidos en un solo lugar.
¿Puedo crear un flujo de trabajo de aprobación de documentos en Filestage?
¡Por supuesto! La mayoría de los flujos de trabajo de aprobación de documentos implican a diferentes departamentos, como marketing, producto y legal. En Filestage, puedes configurar esto como un kanban, de modo que los documentos se compartan, revisen y aprueben siempre en el orden correcto.
Además, también puedes automatizar el flujo de trabajo de aprobación de documentos. Esto te permite mover los documentos aprobados de un grupo al siguiente en cuanto se aprueban, en lugar de tener que hacerlo manualmente.
¿Puede utilizarse Filestage como software de flujo de trabajo de aprobación de contratos?
Filestage ofrece algunas grandes ventajas para contratos, facturas y aprobaciones de documentos legales.
Puedes cargar documentos y solicitar la opinión y aprobación de personas concretas mediante enlaces protegidos por contraseña. Y al gestionar todas tus versiones y comentarios en un solo lugar, obtendrás una pista de auditoría completa de cómo se firmó cada documento. Incluso puedes exportar informes de revisión de tus documentos legales para guardar un registro en tus propios sistemas.
¿Necesitan los revisores una cuenta para aprobar documentos?
No, los revisores no necesitan una cuenta Filestage para añadir comentarios o aprobar tus documentos. Deberán introducir su nombre y dirección de correo electrónico, pero eso es solo para que puedas ver de quién son tus comentarios y para que puedan estar al día de las nuevas versiones y respuestas.
¿Qué formatos de documentos se puede revisar en Filestage?
Filestage admite una amplia gama de documentos, incluidos PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX y PPTX. También puedes utilizar las revisiones de sitios web en directo para obtener comentarios y aprobación de documentos en Office 365 y Google Docs. Y, por supuesto, Filestage también admite vídeo, imágenes, audio y contenido HTML.
