Feedback und Freigaben zu Dokumenten 30 % schneller einholen
Mit Filestage hast du alles an einem Ort: deine Reviewer, das Feedback und alle Datei-Versionen. So bekommst du schneller Freigaben – mit kompletten Audit-Trail. Entwickelt für Marketingteams und Kreativagenturen.
- ✓ 14 Tage kostenlos testen
- ✓ Ohne Kreditkarte anmelden
- ✓ DSGVO-konform
Geschätzt von Fachleuten aus Top-Marken und Agenturen
- Messbare Ergebnisse mit Filestage
So profitieren Marketing-, Kreativ und Produktionsteams
„Anstatt ausführliche Anweisungen per E-Mail zu schreiben, können Reviewer einfach auf eine Datei klicken, um Kommentare direkt im Kontext hinzuzufügen. Das beschleunigt den gesamten Prozess – vom Feedback über die Prozessverwaltung bis hin zu den letzten Änderungen, bevor die nächste Version geteilt wird."
„Es gab schon einige Fälle, in denen wir auf etwas zurückgreifen konnten, das jemand in Filestage gesagt hatte, und eine Korrektur vornehmen konnten, die vielleicht übersehen worden war – das Tool hat sich also als sehr nützlich erwiesen.“
„Es ist jetzt viel einfacher für uns, das gesammelte Feedback auszuwerten, da wir alle Informationen an einem einzigen Ort abrufen können.“
„Seit der Einführung von Filestage haben wir bei der Abstimmung von Content hunderte Stunden gespart. Das Tool ermöglicht es mehreren Stakeholder:innen, gleichzeitig und auf transparente Weise, zu verschiedenen Projekten Feedback zu geben.“
Mit dem Online-Proofing-Tool von Filestage verbringen Teams weniger Zeit mit Abstimmungen und Freigaben und mehr Zeit mit der Umsetzung ihrer Projekte.
*Basierend auf Kundendaten und internen Analysen.
- Das Problem mit manuellen Freigaben
Manuelle Dokumentenprüfung vs. Freigabesoftware
Wenn Dateien und Dokumente per E-Mail freigegeben werden, gehen Kommentare verloren, Versionen geraten durcheinander und Freigaben ziehen sich unnötig in die Länge. Mit Filestage bringst du Struktur in den gesamten Freigabeprozess und kannst:
Alle Freigaben auf einen Blick sehen
Kenne jederzeit den Status deiner Dokumente und sieh sofort, wer bereits freigegeben hat und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Die Feedbackzeit um 30% verkürzen
Bündle sämtliches Feedback an einem Ort, damit dein Team immer mit der richtigen Version und den aktuellen Kommentaren arbeitet.
50 Stunden/ Woche an Arbeit einsparen
Versende automatische Erinnerungen und richte Workflow-Trigger ein, damit dein Freigabeprozess ohne manuellen Aufwand und Verzögerungen weiterläuft.
- So vereinfacht Filestage Dokumenten-Reviews
Ein strukturierter Freigabeprozess für jedes Dokument
Halte Feedback und Freigaben mit vier einfachen Schritten schnell und transparent.
Schnellere Dokumentenfreigaben mit weniger Missverständnissen
Schaffe einen strukturierten Freigabeprozess für Dokumente, der Missverständnisse vermeidet und Feedback an einem zentralen Ort bündelt.
10 Tage pro Projekt eingespart
Fanuc verkürzt die Zeit bis zur Freigabe von Dateien auf nur fünf Tage.
320 % ROI bei Marketing-Reviews
Kärcher spart rund 67.000 € an Feedbac-Kosten – mit einem ROI von 320 %.
30 % Zeiteinsparung bei Freigaben
Sixt hat Freigaben deutlich beschleunigt und Missverständnisse im Team reduziert.
Wie Top-Brands ihre Dokumente 30% schneller freigeben
Lass dir in 30 Minuten zeigen, wie Filestage mit deinen echten Workflows funktioniert und dein Team unterstützen kann. Wir zeigen dir, wie große Brands Freigaben effizienter und schneller einholen.
- Dokumentfreigaben für jedes Projekt
Alles, was du für einen strukturierten Freigabeprozess brauchst
- Automatisiere deinen Freigabeprozess: Nach jeder Freigabe wird das Dokument an die nächste Reviewer-Gruppe weitergeleitet – ohne manuellen Aufwand.
- Setze Deadlines und verschicke automatische Erinnerungen, damit Freigaben pünktlich abgegeben werden.
„Seit wir Freigaben und Änderungswünsche digital über Filestage verwalten, ist der gesamte Prozess viel mehr automatisiert und einfacher geworden.“
Naeran Rubio
Stellvertretende Leiterin für Content & Kommunikation bei Sharp
- Alle Kommentare und Anmerkungen befinden sich direkt am Dokument. So musst du Feedback nicht mehr aus E-Mails oder Slack-Nachrichten zusammensuchen.
- Reviewer sehen das Feedback der anderen in Echtzeit. So werden widersprüchliche Kommentare direkt abgestimmt und geklärt.
„Die Kommentarfunktion in Filestage ermöglicht allen Projektbeteiligten offenes und transparentes Feedback abzugeben, wodurch jede Partei die Anpassungswünsche zu Dokumenten leicht nachvollziehen kann.“
Tim Simonsen
Marketing Direktor bei Queisser Pharma
- Neue Versionen werden automatisch zur Versionshistorie hinzugefügt. So arbeiten alle Reviewer immer mit der neuesten Datei.
- Vergleiche frühere Versionen ganz einfach nebeneinander oder stelle mit wenigen Klicks eine ältere Version wieder her.
„Wenn jemand ein laufendes Projekt übernimmt, kann die Person das gesamte bisherige Feedback durchsehen und sofort erkennen, ob es sich um die aktuellste Version der Datei handelt. Das verhindert ungewollte Änderungen und sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind.“
Melissa Abrini
Kreativdirektorin bei Story
- Nutze Review Agenten, um Inhalte automatisch zu prüfen, bevor die Reviewer ihr Feedback abgeben.
- Erkenne Fehler frühzeitig, reduziere Korrekturschleifen und beschleunige den Weg bis zur finalen Freigabe.
„Filestage bietet uns genau das, was wir gesucht haben. Es ist eine einfache und transparente Lösung, die all unsere Probleme im Review-Prozess gelöst hat.“
Thomas Nesensohn
Teamleiter bei Zünd
Dokumentenfreigaben für regulierte Branchen
Filestage hat alle wichtigen Sicherheitsfunktionen, die dir die volle Kontrolle über deinen Feedback- und Freigabeprozess geben.
Schütze deine Inhalte mit einem Passwort, schränke die Download-Möglichkeit ein und anonymisiere Feedback – alles mit ein paar Klicks.
Und mit voller DSGVO-Konformität, einer nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten AES-256-Verschlüsselung sowie zertifizierte Server in der EU, kannst du dich darauf verlassen, dass deine Daten bestens aufgehoben sind.
Verbinde Filestage mit deinen Lieblings-Apps
Automatisiere deinen Workflow mit unseren nativen und individuellen Zapier-Integrationen.
Projektmanagement
Weise deinen Teammitgliedern anstehende Review-Aufgaben zu und verfolge den Dateistatus in deinem Projektmanagement-Tool.
Messenger
Teile Dateien, Kommentare und Review-Entscheidungen in deinen bevorzugten Channels und Chats.
Content Creation
Lade Dateien hoch und checke Kommentare in deinen Content-Erstellungs-Tools, für schnellere Reaktionen und Freigaben.
Und vieles mehr!
Erstelle individuelle Integrationen in Zapier, verwandle Briefings in Projekte und vieles mehr.
Erfahre mehr über die Freigabe von Dokumenten
-
Muriel Skusa
Fragen und Antworten zur Dokumentenfreigabe
Was ist die Dokumentenfreigabe?
Die Dokumentenfreigabe ist der Prozess, bei dem die beteiligten Reviewer deine Inhalte freigeben. Dies ist in vielen Branchen ein wesentlicher Schritt, bevor Inhalte verwendet oder veröffentlicht werden können.
Was ist eine Dokumentenfreigabe-Software?
Mit einer Dokumentenfreigabe-Software kannst du den gesamten Review- und Freigabeprozess für Dokumente und andere Dateien zentral auf einer Plattform verwalten.
Statt Dateien per E-Mail zu teilen und Feedback aus verschiedenen Nachrichten zusammenzutragen, bündelt die Software Kommentare, Versionen, Freigaben und die Kommunikation mit allen Beteiligten an einem Ort. So arbeiten Marketingteams schneller und behalten jede Entscheidung im Freigabeprozess jederzeit nachvollziehbar im Blick.
Was ist ein Freigabeprozess für Dokumente?
Ein Freigabeprozess ist ein strukturierter Ablauf, bei dem ein Dokument mehrere Feedback-Runden durchläuft, bevor es final freigegeben wird. Jede Runde umfasst in der Regel eine bestimmte Gruppe von Beteiligten – etwa aus den Bereichen Legal, Marketing oder Compliance. Sie prüfen den Inhalt, hinterlassen Feedback und erteilen eine Freigabe oder fordern Änderungen an.
Sobald eine Reviewer-Gruppe das Dokument freigegeben hat, wird es automatisch an die nächste weitergeleitet – bis zur finalen Freigabe. Mit der Dokumenten-Workflow-Software von Filestage läuft dieser gesamte Prozess automatisch ab, sodass keine Freigaben durch manuelle Übergaben ins Stocken geraten. Außerdem kannst du individuelle Workflows einrichten und den Freigabestatus aller Projekte jederzeit über ein zentrales Dashboard einsehen.
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenfreigabe-Software und Dokumenten-Management-Software?
Dokumentenmanagement-Software dient in erster Linie dazu, Dateien zu speichern, zu organisieren und schnell wiederzufinden. Dokumentenfreigabe-Software konzentriert sich dagegen auf den gesamten Freigabeprozess – von Review-Runden und Stakeholder-Feedback bis hin zu einer lückenlosen Dokumentation aller Entscheidungen.
Viele Dokumentenmanagement-Systeme bieten zwar grundlegende Funktionen zum Teilen von Dateien, sind jedoch nicht für kollaborative Dokumenten-Workflows geeignet. Filestage wurde speziell für den Freigabeprozess entwickelt. Das ermöglicht schnelleres Feedback, weniger Korrekturschleifen und einen deutlich effizienteren Weg zur finalen Freigabe.
Kann Filestage für die Freigabe von Verträgen verwendet werden?
Filestage bietet dir die nötige Sicherheit und Funktionen, um Verträge, Rechnungen und juristische Dokumenten freigeben zu lassen. Du kannst Dokumente hochladen und über passwortgeschützte Links Feedback und Freigaben von bestimmten Personen einholen. Und indem du alle Versionen und Kommentare an einem Ort verwaltest, erhältst du ein vollständiges Audit zu jedem Dokument. Du kannst darüber hinaus Review-Berichte exportieren, um eine Dokumentation der Freigabe in deinen eigenen Systemen zu speichern.
Benötigen Reviewer für die Freigabe von Dokumenten einen eigenen Account?
Nein, Reviewer benötigen keinen eigenen Filestage-Account, um Kommentare hinzuzufügen oder Dokumente freizugeben. Sie müssen lediglich ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse angeben. Damit siehst du, von wem die Kommentare stammen und kannst alle Beteiligten über neue Versionen und Antworten auf dem Laufenden halten.
Wie erhalte ich schneller Freigaben von Stakeholdern, die nur langsam reagieren?
Wenn Stakeholder nur langsam reagieren, liegt das häufig an einem unklaren Prozess. Wenn Reviewer nicht wissen, was von ihnen erwartet wird oder wo sich eine Datei gerade befindet, geraten Freigaben schnell ins Stocken.
Eine Dokumentenfreigabe-Software wie Filestage löst dieses Problem auf zwei Arten. Erstens kannst du für jede Review-Runde eine Deadline festlegen, sodass alle Beteiligten genau wissen, bis wann ihr Feedback benötigt wird. Zweitens erinnern automatische Benachrichtigungen die Reviewer rechtzeitig an ihre Aufgabe – sodass du keine Erinnerung-E-Mails mehr schreiben musst.
Wie das Marketingteam von Kärcher nach der Einführung von Filestage berichtet: „Wir haben bei unseren Artwork-Reviews Hunderte Stunden eingespart.“
Wie stelle ich sicher, dass alle Beteiligten immer die aktuelle Version eines Dokuments prüfen?
Versionschaos und Verwechselungen gehören zu den häufigsten und teuersten Probleme manueller Freigabeprozesse. Werden Dateien per E-Mail verschickt oder in gemeinsam genutzten Laufwerken gespeichert, passiert es leicht, dass Reviewer die falsche Version öffnen und Feedback zu Inhalten geben, die bereits überarbeitet wurden.
In Filestage wird jede neue Version direkt im Projekt hochgeladen und automatisch zur Versionshistorie hinzugefügt. So sehen Reviewer immer automatisch die aktuelle Version. Außerdem kannst du zwei beliebige Versionen nebeneinander vergleichen und prüfen, ob das Feedback vollständig umgesetzt wurde.
Was ist ein Audit-Trail für Dokumentenfreigaben und warum ist er wichtig?
Ein Audit-Trail für Dokumentenfreigaben ist eine lückenlose, mit Zeitstempeln versehene Dokumentation aller Aktivitäten im Review- und Freigabeprozess. Dazu gehört unter anderem, wer welche Version hochgeladen hat, wer Kommentare hinterlassen oder Änderungen angefordert hat und wer die finale Freigabe erteilt hat.
Für Unternehmen in regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie, dem Gesundheitswesen oder der Konsumgüterindustrie ist eine solche Dokumentation oft eine wichtige Compliance-Anforderung. Filestage protokolliert sämtliche Aktivitäten in jedem Projekt und schafft so eine jederzeit nachvollziehbare Dokumentation aller Entscheidungen im Freigabeprozess. In Kombination mit ISO-27017-zertifizierten Servern in der EU und einer AES-256-Bit-Verschlüsselung erfüllt Filestage die hohen Anforderungen an Sicherheit und Governance in Unternehmen.
Ist Dokumentenfreigabe-Software sicher genug für vertrauliche Dokumente und Verträge?
Ja, vorausgesetzt, du entscheidest dich für eine Plattform, bei der Sicherheit im Mittelpunkt steht. Filestage ist DSGVO-konform, speichert alle Daten auf ISO-27017-zertifizierten Servern in der EU und schützt jede Datei mit einer AES-256-Bit-Verschlüsselung.
Darüber hinaus kannst du einzelne Projekte mit einem Passwort schützen, Downloads einschränken und Reviewer-Feedback bei Bedarf anonymisieren. So behalten Teams, die mit vertraulichen Verträgen, regulierten Inhalten oder sensiblen Kundendaten arbeiten, jederzeit die volle Kontrolle darüber, wer in jeder Phase des Freigabeprozesses auf ihre Dateien zugreifen kann.
Worin unterscheidet sich Filestage von Google Drive oder SharePoint bei Dokumentenfreigaben?
Google Drive und SharePoint wurden für die Speicherung und den Austausch von Dateien entwickelt – nicht für strukturierte Freigabeprozesse. Werden sie dennoch für Freigaben genutzt, verteilt sich das Feedback häufig auf Kommentare, E-Mails und Chat-Nachrichten. Gleichzeitig fehlt eine klare Dokumentation darüber, wer was wann freigegeben hat.
Filestage wurde speziell für den Feedback- und Freigabeprozess entwickelt. Die Plattform bietet individuelle Workflows, Reviewer-Gruppen, Versionsvergleiche, Deadlines, automatische Erinnerungen sowie eine lückenlose Dokumentation aller Freigaben – alles in einer Plattform.
Welche Dateitypen und Inhalte kann ich in Filestage prüfen und freigeben?
Filestage unterstützt eine breite Palette an Dokumenten, darunter PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX und PPTX. Du kannst auch Live-Website-Reviews nutzen, um Feedback und Freigaben für Dokumente in Office 365 und Google Docs zu erhalten. Und natürlich unterstützt Filestage auch Video-, Bild-, Audio- und HTML-Inhalte. Damit eignet sich die Plattform gleichermaßen für Marketingteams, Kreativagenturen, Rechtsabteilungen und Produktteams.
Anstatt Feedback zu verschiedenen Dateien über unterschiedliche Tools zu verwalten, bündelst du den gesamten Content-Freigabeprozess an einem zentralen Ort.
Wie lange dauert es, einen Dokumentenfreigabeprozess in Filestage einzurichten?
Die meisten Teams können bereits nach wenigen Minuten mit Filestage loslegen. Du erstellst ein Projekt, richtest die Reviewer-Gruppen für jede Freigabestufe ein, lädst deine Inhalte hoch und lädst deine Reviewer per E-Mail oder Link ein.
Eine aufwendige Implementierung, IT-Einrichtung oder Schulung für Reviewer ist nicht erforderlich. Wie das Team von dm-drogerie markt nach der Einführung von Filestage berichtet: „Neue Reviewer benötigen keine Schulung. Alle finden sich sofort problemlos zurecht.“
Wenn du komplexere Freigabeprozesse abbilden möchtest, unterstützt dich das Filestage-Team mit einem individuellen Onboarding, damit dein Workflow genau so eingerichtet wird, wie du ihn brauchst.