Online proofing

Was ist Online-Proofing? – Inhalte in 6 Schritten schneller freigeben lassen

Beim Online-Proofing werden Entwürfe geteilt, um Feedback sowie Freigaben für die Inhalte einzuholen. Es es wird hauptsächlich von Marketingabteilungen, Agenturen, Designstudios und Videoproduktionsfirmen verwendet. Besonders nützlich ist es für Remote-Teams, die kreative Entwürfe teilen und abstimmen müssen.

Bevor wir tiefer in den Prozess und seine Funktionsweise einsteigen, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, welche Probleme durch Online-Proofing gelöst werden können. Dafür müssen wir die Uhr ein wenig zurückdrehen.

Traditionelles Proofing vs. Online-Proofing: Was ist der Unterschied?

Machen wir einen Sprung zurück in die 60er Jahre. Damals war die Werbebranche noch geprägt von Anzügen, Pomade im Haar und Whiskey. Die einzige Möglichkeit, um Feedback zu einem kreativen Entwurf zugeben, bestand darin, diese auf Papier zu bringen und sich persönlich auszutauschen. Später, als die Agenturnetzwerke sich ausbreiteten und Unternehmen Niederlassungen rund um den Globus eröffneten, kam die E-Mail und rettete den Tag.

Die E-Mail als Rettung, wirklich?

Wenn Sie jemals einen Entwurf per E-Mail abgestimmt haben, wissen Sie, wie mühsam das sein kann. Feedbackanfragen werden ignoriert und bei den Transfer-Links läuft die Zeit ab. Trifft das Feedback dann endlich ein, steckt es voller Widersprüche, sodass Sie trotzdem ein Meeting einberufen müssen, um alle Beteiligten abzuholen.

Oh… bitte mach, dass es aufhört!

Da wir uns nun einig sind, dass traditionelle Freigaberunden ein einziger Albtraum sind, wollen wir einmal die Unterschiede zwischen traditionellem und Online-Proofing genauer anschauen.

Traditionelles Proofing

Dateien werden per E-Mail als Anhang, Transfer-Link oder Präsentation geteilt.

Das Tracking erfolgt manuell mit Tabellen, in welchen die Freigaben notiert werden.

Reviewer übersehen E-Mails oder vergessen Feedback zu geben und müssen mehrmals erinnert werden.

Feedback wird in E-Mails mit Timecodes, Screenshots und langen Beschreibungen geteilt.Kommentare enthalten viele Widersprüche, weil die Stakeholder nicht miteinander kommunizieren.

Versionen werden in E-Mail-Verläufen hin und her geschickt, und niemand weiß, welche Version die neueste ist.

Online-Proofing

Die Dateien werden auf einer Online-Proofing-Plattform geteilt, die Sie in Ihrem Browser aufrufen.

Das Tracking erfolgt automatisch, und zwar mit Statusanzeigen in Echtzeit.

Die Reviewer erhalten automatische Erinnerungen, um sicherzustellen, dass das Feedback rechtzeitig eintrifft.

Feedback wird direkt in der Datei gegeben, das funktioniert auch für Videos, Designs und Webseiten.

Kommentare werden immer konsolidiert, da die Stakeholder Widersprüche in Echtzeit diskutieren können.

Versionen werden automatisch organisiert, sodass jeder weiß, welche Version die neueste ist.

So funktioniert Online-Proofing in 6 Schritten

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Online-Proofing-Prozess ist – Sie ahnen es vermutlich bereits – eine Online-Proofing-Software. Mit der richtigen Plattform können Sie alle Ihre Projekte, Dateien, Versionen, Teamkollegen, Stakeholder und (besonders wichtig) Feedback an einem Ort zusammenführen und Dateien online freigeben.

Sehen wir uns die sechs Schritte an, mit denen Sie Ihre Arbeit von v1 bis zur Freigabe bringen!

1. Ein Projekt erstellen 

In Filestage ist ein Projekt wie ein Dashboard für Ihren gesamten Review-Prozess. Sie können ihm einen Namen geben und es in einem Ordner ablegen, sodass alles organisiert ist. Und Sie können Teamkollegen als Mitarbeiter einladen, damit auch sie Ihr Projekt verwalten können.

Sobald Ihr Projekt gestartet ist und läuft, können Sie in Ihrem Dashboard diese Dinge sehen:

  • Wer die einzelnen Dateien freigegeben hat
  • Wie viele Versionen geteilt wurden
  • Zu welchen Dateien es Feedback gibt, an dem gearbeitet werden kann
  • Wie viele Kommentare hinzugefügt wurden
  • Wer noch eine Review-Entscheidung einreichen muss
Projekt-Dashboard für Online-Proofing

2. Review-Schritte einrichten und Reviewer einladen

Nachdem Sie nun ein Projekt erstellt und ihm einen Namen gegeben haben, können Sie den Abstimmungsprozess für Inhalte einrichten. In Filestage können Sie Ihren Prozess in sogenannate Review-Schritte gliedern.

Jeder Review-Schritt repräsentiert eine Gruppe von Stakeholdern, die Ihre Entwürfe überprüfen und freigeben müssen. Diese können für jedes Projekt individuell angepasst werden; das hilft dabei, Diskussionen auf bestimmte Themen zu fokusieren.

Es gibt zwei wesentliche Möglichkeiten, wie Sie Ihre Review-Schritte durchführen können:

  1. In einer Sequenz: Im ersten Review-Schritt (das kann z. B. die Kreativabteilung sein) erhalten Sie Feedback und Freigaben, dann gehen Sie weiter zum nächsten Schritt (z. B. das Account-Team).
  2. Parallel: Sie erhalten Feedback von mehreren Gruppen gleichzeitig und setzen dann auch alle Änderungen gleichzeitig um.

Sobald Sie Ihren Review-Schritt erstellt und ihm einen Namen gegeben haben, können Sie die Reviewer zu den einzelnen Schritten einladen. Diese erhalten dann jedes Mal, wenn Sie ein neues Review starten, automatisch eine Benachrichtigung. Und Sie können sicher sein, dass jede Datei auf ihrem Weg zur Ziellinie von den richtigen Personen freigegeben wird.

Online-Proofing Review-Schritte einrichten

3. Dateien hochladen und Fristen festlegen

Sie haben ein Projekt erstellt und einen Online-Proofing-Prozess eingerichtet, auf den Ihr gesamtes Team zugreifen kann. Jetzt ist es an der Zeit, Inhalte zu teilen.

Diese Medien können Sie mit Filestage teilen:

  • Videos
  • Bilder
  • Designs
  • Dokumente
  • PDFs
  • Live-Webseiten
  • Interaktives HTML
  • Audio-Dateien

Für die einzelnen Dateien und Review-Schritte können Sie dann eine Frist festlegen. So wissen alle Beteiligten, wann ihr Feedback benötigt wird, um das Projekt voranzutreiben. Und wenn am Tag vor Ihrer Deadline immer noch keine Review-Entscheidung abgegeben wurde, sendet Filestage den entsprechenden Personen automatisch eine Erinnerung, sodass Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren können: Ihre Produktivität.

Fristen festlegen für das Proofing

4. Feedback von den Reviewern einholen

OK. Die optimalen Voraussetzungen sind geschaffen! Sie haben Ihre Review-Schritte eingerichtet, Ihre Entwürfe hochgeladen und die Fristen festgelegt. Jetzt können Sie sich zurücklehnen und entspannen, während das Feedback eintrudelt.

In Filestage ist das Hinzufügen von Feedback kinderleicht. Klicken Sie einfach auf eine beliebige Stelle in ihrem Entwurf und schreiben Sie einen Kommentar – das geht auch bei Videos. Das macht Feedbackgeben viel einfacher, schneller und angenehmer, als wenn Sie lange Beschreibungen und Timecodes per E-Mail ausformulieren müssen.

Hier sind einige Online-Proofing-Tools in Filestage, mit denen das Geben von Feedback schnell und einfach geht:

  • Anmerkungen: Zeichnen Sie auf dem Entwurf, damit Ihr Kommentar präziser wird.
  • Anhänge: Teilen Sie Referenzen oder wichtige Dateien wie Schriften und Logos.
  • Markierungen: Wählen Sie bestimmte Wörter und Sätze, die überarbeitet werden müssen.
  • Durchstriche: Wählen Sie, welche Teile eines Dokuments gestrichen werden sollen.

Und da in jedem Review-Schritt alle Beteiligten ihr Feedback an einem Ort abgeben, können Sie ganz einfach antworten und Teamkollegen markieren, damit alle auf demselben Stand sind, bevor die nächste Version geteilt wird.

Feedback zu Entwürfen einholen

5. Einfache Zusammenarb bis zur finalen Freigabe 

Hier erreicht das Online-Proofing seine volle Leistungskraft.

Sie haben Feedback zu allen ersten Versionen Ihres Contents erhalten. Normalerweise wäre das der Zeitpunkt, an dem Ihr Freigabeprozess beginnt im Chaos zu versinken. Zum Glück bietet Filestage eine Reihe von Tricks, die Ihnen hier helfen.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Online-Proofing Sie bei der Zusammenarbeit an Ihrem Content unterstützt:

  • To-do-Listen: Die Kommentarspalte dient auch als To-do-Liste für Kreative, sodass sie einen Kommentar nach dem anderen abhaken können, um sicherzustellen, dass sie auf das Feedback aller Beteiligten eingegangen sind.
  • Versionsvergleich: Betrachten Sie zwei Versionen einer Datei nebeneinander, damit Sie auf einen Blick sehen können, was sich geändert hat.
  • Review-Entscheidungen: Reviewer können sich für die “Freigabe” einer Datei entscheiden oder “Änderungen anfragen”, sodass Sie zu jeder Zeit über den Status Ihrer Datei informiert sind.
zwei Versionen vergleichen

6. Für die restlichen Review-Schritte wiederholen

Möchten Sie Ihren Content-Proofing-Prozess in Sequenzen durchführen (z. B. erst Kreativteam, dann Account-Team und dann Kunde), müssen Sie nur noch die Freigabe in den verbleibenden Review-Schritten einholen.

Klicken Sie einfach auf “Review starten”, um den nächsten Review-Schritt anzustoßen. Dadurch wird automatisch die neueste Version Ihrer Datei mit den Personen in diesem Review-Schritt geteilt. Holen Sie dann Feedback ein, arbeiten Sie zusammen und wiederholen Sie das Ganze so lange, bis Sie in allen Ihren Review-Schritten die Freigabe erhalten.

Online-Proofing: alle Freigaben an einem Ort

Abschließende Worte

Das Online-Proofing wurde konzipiert, um jedes Problem zu lösen, dem Sie jemals beim Abstimmen von kreativen Inhalten begegnet sind. Widersprüchliche Kommentare, Reviewer, die Änderungen an einer alten Version beantragen … die Liste ist endlos. Und mit einer Online-Proofing-Software können Sie ganz einfach Entwürfe hochladen und freigeben.

Gefällt Ihnen, was Sie sehen, und glauben Sie, dass Ihr Team von Filestage profitieren könnte? Dann starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testphase, um Filestage auszuprobieren.

Content-Review für Teams - einfach gemacht

Nutzen Sie Filestage, um Videos, Bilder und Dokumente an einem Ort zu reviewen

4-7-stars

Filestage wird auf Capterra mit 4,8 von 5 Sternen bewertet.

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