Online-Proofing-Tools

4 Gründe, warum Online-Proofing-Tools das Einholen von Feedback erleichtern

Wenn Sie Feedback zu Ihren Inhalten einholen möchten, kann Ihnen das Kopfzerbrechen bereiten. Doch das Online-Proofing macht allen Beteiligten das Leben leichter – von den Autoren der Inhalte bis hin zu den Stakeholdern auf C-Level.

Hier sind vier konkrete Beispiele, die aufzeigen und beschreiben, wie Online-Proofing-Tools das Einholen von Feedback einfacher machen:

  1. Sie sehen, was in allen Ihren Projekten passiert.
  2. Sie erhalten klares Feedback mit vollständigem Kontext.
  3. Sie stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
  4. Sie verwalten Versionen und Review-Runden mit Leichtigkeit.

1. Sie sehen, was in allen Ihren Projekten passiert

Stellen Sie sich vor, Sie könnten innerhalb von 10 Sekunden jede Frage zum Status Ihrer Entwürfe beantworten. Vielleicht sogar in fünf. Mit einer Online-Proofing-Software können Sie genau das.

Das Problem

Um den Status Ihrer Inhalte zu überprüfen, müssen Sie beträchtliche Detektivarbeit leisten. Und zwar nicht auf die unterhaltsame Art. Sondern die sehr, sehr langweilige Art, bei der Sie sich durch E-Mail-Ketten, Chat-Verläufe, Kommentare in Apps und Tabellen durcharbeiten müssen, nur um herauszufinden, ob eine Datei freigegeben wurde oder nicht.

Tatsächlich würde es Ihnen wahrscheinlich schwer fallen, schnell eine Antwort auf eine dieser Fragen zu geben:

  • Ist diese Version freigegeben und kann sie veröffentlicht werden?
  • Wer muss noch Feedback abgeben?
  • Welche Bilder hat der Kunde freigegeben?
  • Wann können wir mit Feedback vom Produktteam rechnen?
  • Wurde die neueste Version mit Jana in der Rechtsabteilung geteilt?

Wie Online-Proofing-Tools Ihnen helfen

Mit Proofing-Tools wie Filestage können Sie den aktuellen Status all Ihrer Inhalte in Ihrem Projekt-Dashboard einsehen. So erhalten Sie eine Reihe wichtiger Informationen auf einen Blick, darunter:

  • Freigabestatus – Sie sehen, welche Stakeholder-Gruppen Ihren Content freigegeben haben (z. B. das Kreativteam) und welche noch Feedback abgeben müssen (z. B. das Produktteam).
  • Review-Entscheidungen – Sie haben direkt im Blick, ob die einzelnen Reviewer die Freigabe erteilt oder Änderungen angefordert haben oder ob sie noch einen Blick auf die Inhalte werfen müssen.
  • Dateistatus – Sie erkennen sofort, welche Dateien im Review, freigegeben oder zur Bearbeitung bereit sind.
  • Fälligkeitstermine – Sie sehen, wann Feedback fällig ist, und können herausfinden, wer den Review-Prozess aufhält.
  • Versionsverwaltung – Sie stellen direkt fest, welche Version die neueste ist, und können überprüfen, wer frühere Versionen freigegeben hat.

Die Kirsche auf der Sahnetorte 🍒

Mit Filestage können Sie auf Ihrer Tastatur auf “F” drücken, um jedes Projekt, jede Datei, jeden Reviewer, jede Version und jeden Kommentar zu durchsuchen. Wenn Sie sich also an wichtiges Feedback erinnern, aber nicht mehr wissen, wo Sie es gelesen haben, spüren Sie es so im Handumdrehen auf.

Suchfunktion

2. Sie erhalten klares Feedback mit vollständigem Kontext

Man munkelt, dass, wenn Sie alle Stunden zusammenzählen, die die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen damit verschwenden, Screenshots zu erstellen, Timecodes zu kopieren, lange Beschreibungen auszuarbeiten, die für niemanden Sinn ergeben außer ihnen selbst, und an Meetings teilzunehmen, um zu erklären, was sie damit gemeint haben… Nun, mit Sicherheit lässt sich sagen, dass Sie eine sehr große Zahl erhalten!

Das Problem

Die Trennung von Dateien und Feedback ist das Rezept für eine Katastrophe. Warum? Hier sind drei Gründe:

  1. Es wird die Zeit aller Stakeholder verschwendet – es gibt keine einfache Möglichkeit, wie Ihre Reviewer Feedback abgeben können, deswegen müssen sie erklären, über welche Teile Ihres Inhalts sie sprechen.
  2. Es entsteht ein großer Spielraum für Fehler – es passiert ganz leicht, dass Feedback missverstanden wird und die falschen Änderungen vorgenommen werden – und das führt später im Prozess zu mehr Arbeit.
  3. Es führt zu Konflikten und Verwirrung – das Feedback wird zwischen den Stakeholdern selten konsolidiert, also müssen Meetings einberufen werden, um Dinge zu klären.

Wie Online-Proofing-Tools Ihnen helfen

Mit Online-Proofing-Tools ist es ganz einfach, Feedback abzugeben und einzuholen, und zwar auf den Punkt genau – bis auf die Sekunde, den Buchstaben oder das Pixel.

Hier sind fünf Funktionen von Filestage, die helfen, Kommentare deutlich zu machen:

  1. Markierungen – Tippen Sie auf eine beliebige Stelle in Ihrem Entwurf, um eine Markierung zu erstellen. Das funktioniert sogar in Videos.
  2. Anmerkungen – Erstellen Sie eine Zeichnung auf Ihrem Inhalt, um Ihren Standpunkt perfekt darzustellen.
  3. Hervorhebungen – Wählen Sie ein Wort oder einen Satz aus, den Sie kommentieren möchten.
  4. Durchstriche – Wählen Sie ein Wort oder einen Satz aus, den Sie löschen möchten.
  5. Anhänge – Fügen Sie Ihrem Kommentar eine Referenz oder eine Datei hinzu.

Die Kirsche auf der Sahnetorte 🍒

In Filestage erhalten Sie klareres Feedback zu all Ihren Inhalten. Dazu gehören Dokumente, PDFs, Videos, Bilder, Live-Webseiten, interaktives HTML und Audio. So sparen Sie auch Ihrem Team die Zeit, zwischen verschiedenen Tools hin und her springen zu müssen!

Dashboard mit mehreren Dateien

3. Sie stellen sicher, dass alle auf demselben Stand sind

Ich habe mich immer gefragt, warum die Stakeholder Feedback abgeben, in dem so viele Widersprüche stecken. Aber dann wurde mir etwas klar. Es mag Ihnen vielleicht nicht gefallen, aber ich verspreche Ihnen, dass es stimmt: Es ist nicht die Aufgabe Ihrer Stakeholder, ihr Feedback zu konsolidieren.

Ich wiederhole: Es ist nicht die Aufgabe Ihrer Stakeholder, ihr Feedback zu konsolidieren.

Das Problem

Ihre Stakeholder haben keine Zeit, das Feedback aller anderen zu lesen und zu verstehen. Sie haben kaum Zeit, selbst ihr Feedback abzugeben. Und selbst wenn sie sehen möchten, was andere gesagt haben, werden sie sicher Schwierigkeiten haben, es zu finden.

Warum?

  • Sie haben keinen standardisierten Prozess zum Einholen von Feedback.
  • Stakeholder geben ihr Feedback auf die Weise ab, die sich für sie am besten eignet.
  • Kommentare werden über viele Tools und E-Mail-Verläufe verstreut.

Wie Online-Proofing-Tools Ihnen helfen

Das Online-Proofing stellt Transparenz und Zusammenarbeit in den Mittelpunkt Ihres Feedback-Prozesses.

In Filestage geben alle Reviewer ihr Feedback an derselben Stelle ab. Während sie also Ihre letzte Bearbeitung betrachten oder Ihre Broschüre lesen, sehen sie genau, zu welchen Punkten andere Kommentare abgegeben haben.

Wenn sie also mit etwas einverstanden sind, brauchen sie nur einen Daumen hoch zu geben 👍. Sind sie nicht einverstanden, können sie einen Kommentar hinzufügen und die andere Person mit @ markieren, um eine Diskussion in Echtzeit zu starten.

Die Kirsche auf der Sahnetorte 🍒

In Filestage können Sie auch Team-Only-Kommentare abgeben. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar oder eine Antwort zu posten, die nur Ihre Teamkollegen sehen können. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass Diskussionen im Kontext bleiben. Postet also ein Kunde einen merkwürdigen Vorschlag in den Kommentaren, können Sie einen Teamkollegen markieren, um gegenzuchecken, dass Sie nicht der Einzige sind, der diese Idee für verrückt hält.

Team-only-Kommentar

4. Sie verwalten Versionen und Review-Runden mit Leichtigkeit

Versionen sind wie Beziehungen. Wenn klar ist, dass sie nicht funktionieren, müssen Sie einen Schlussstrich ziehen und darüber nachdenken, was falsch gelaufen ist. Erst dann sind Sie wirklich bereit, wieder einen Schritt nach vorne zu machen.

Das Problem

Die Versionskontrolle ist, nun ja, außer Kontrolle. Und moderne Kollaborations-Tools machen alles nur noch schlimmer. Dokumente und Entwürfe befinden sich in einem ständigen Wandel und ändern sich mit jedem neuen Kommentar. Und dann werden die Kommentare abgehakt oder gelöscht, sobald die Änderungen abgeschlossen sind. Fast so, als wäre nichts passiert.

Dies ist ein Problem, und zwar aus verschiedenen Gründen:

  • Es gibt keine Aufzeichnungen darüber, wo Ihr Entwurf begonnen und wie er sich entwickelt hat.
  • Es gibt keinen Verlauf darüber, wer was gesagt hat und wie sich das auf Ihre Arbeit ausgewirkt hat.
  • Ihre Versionen verschmelzen alle zu einer endlosen Feedback-Schleife.

Auch ohne diese Tools sind Ihnen wahrscheinlich schon einmal die einen oder anderen Schwierigkeiten bei der Versionierung von Dateien begegnet. Zum Beispiel, wenn Sie Feedback zu einer alten Version erhalten oder wenn Ihr Kunde Ihren Text direkt bearbeitet. Sie ahnen bereits wohin das führt …

Wie Online-Proofing-Tools Ihnen helfen

Proofing-Tools verwalten automatisch Ihre Versionen, sodass jeder weiß, welche Version die neueste ist.

Hier sind drei Funktionen von Filestage, die bei der Versionsverwaltung helfen:

  1. Versionsverlauf – Rufen Sie mithilfe des Dropdown-Menüs in Ihrem Dashboard frühere Versionen auf und prüfen Sie den Content oder die Kommentare.
  2. Neue Version verfügbar – Wenn jemand eine alte Version einer Datei öffnet, wird eine Meldung eingeblendet, die darauf hinweist, dass es eine neuere Version gibt.
  3. Automatische Versionierung – Wenn Sie mehrere neue Versionen auf einmal hochladen, werden diese automatisch mit gleichnamigen Dateien abgeglichen.

Die Kirsche auf der Sahnetorte 🍒

Mit Filestage können Sie zwei Versionen Ihres Entwurfs direkt nebeneinander vergleichen. Möchten Sie also die neue Version mit dem vergleichen, was Sie und Ihre Teamkollegen beim letzten Mal gesagt haben, ist Ihr Feedback nur einen Klick entfernt.

Versionen vergleichen

Was ist ein Online-Proofing-Tool?

Bei einem Online-Proofing-Tool handelt es sich um eine cloudbasierte Anwendung, mit der Sie Dateien austauschen, Feedback einholen und mit Ihren Shareholdern zusammenarbeiten können, bis Sie die Freigabe erhalten. Solche Proofing-Tools wurden entwickelt, um die Probleme und Frustrationen im traditionellen Review-Prozess zu beseitigen, wodurch alles schneller, klarer und einfacher wird – und zwar für alle Beteiligten.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Online-Proofing-Tools?

Im Folgenden finden Sie einige der beliebtesten Funktionen des Online-Proofing-Tools von Filestage:

  • Hochladen einer unbegrenzten Anzahl von Dateien und Versionen
  • Teilen Ihrer Inhalte mit einer unbegrenzten Anzahl von Reviewern
  • Festlegen von Fälligkeitsterminen, um automatische Erinnerungen zu versenden, wenn Beteiligte vergessen haben, Feedback abzugeben
  • Hinzufügen von Kommentaren zu jedem Dateiformat, einschließlich Videos und Live-Webseiten
  • Erstellen von Zeitstempeln für Videos, anstatt sie einzeln auszuschreiben
  • Zeichnen von Anmerkungen und Hinzufügen von Anhängen, um das Feedback zu verdeutlichen
  • Verwenden von Kommentaren als To-do-Liste für die Erstellung der nächsten Version
  • Vergleichen von Versionen nebeneinander, um zu sehen, was sich geändert hat
  • Verwalten von Projekten mit Review-Schritten für verschiedene Arten von Stakeholdern
  • Integrieren von Filestage in Ihre Lieblings-Tools, z. B. Asana und Slack

Fazit

Jeder begegnet Problemen im Feedback-Prozess, aber nur wenige entscheiden sich, etwas dagegen zu tun.

Ich hoffe, ich konnte dazu beitragen, diese Probleme zu beleuchten und Lösungen aufzuzeigen, die für Sie, Ihr Team und Ihre Stakeholder funktionieren. Wenn Sie sich das Online-Proofing-System von Filestage näher anschauen möchten, können Sie hier eine Testphase anfordern.

Melden Sie sich für unseren Newsletter “The Big Stage” an

Schließen Sie sich 50.000+ Marketingfachleuten aus der ganzen Welt an und erhalten Sie alle zwei Wochen News, Inspirationen und Produktivitäts-Tipps.