Ihre Fragen zur Dokumentenversionskontrolle – Unsere Antworten
Was ist eine Software zur Versionskontrolle von Dokumenten?
Bei einer Software zur Versionskontrolle von Dokumenten handelt es sich um ein Werkzeug, das Ihnen hilft, verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten. Es dokumentiert die im Laufe der Zeit vorgenommenen Änderungen, sodass Sie bei Bedarf leicht auf frühere Versionen zugreifen können.
Mit Filestage können Teams von überall aus zusammenarbeiten, in der Gewissheit, dass jeder auf die aktuellste Version zugreift. Dies verhindert Verwirrung und spart Zeit, da eine zentrale Plattform für die Dokumentenverwaltung zur Verfügung steht.
Mit der Software zur Versionskontrolle von Dokumenten können Sie Bearbeitungen verfolgen, Versionen vergleichen und Änderungen nahtlos zusammenführen. Sie ist ein praktisches Hilfsmittel, um Ihre Dokumente zu organisieren und deren Integrität zu gewährleisten.
Was ist eine Software zur Verwaltung von Unternehmensdokumenten?
Wenn wir von einer Software für die Verwaltung von Unternehmensdokumenten sprechen, dann meinen wir ein Tool oder eine Plattform, die großen Unternehmen hilft, ihre Dokumente zu speichern und zu teilen. Filestage ermöglicht Ihnen dies, indem Sie Projekt-Dashboards zur Verwaltung all Ihrer Dokumente und Versionen erstellen können. Sie können dann alles an einem Ort sehen, einschließlich der aktuellen Version und des Stands des Freigabeprozesses.
Wie schneidet Filestage im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagement-Plattformen ab?
Filestage ist weit mehr als ein Online-Dokumentenmanagement-System. Es ist ein komplettes Tool zur Freigabe von Dokumenten, mit dem Sie Inhalte teilen, Feedback einholen, Versionen verwalten und Freigaben verfolgen können. Und mit den integrierten Automatisierungen und Integrationen können Sie in jeder Phase Ihres Review-Prozesses wertvolle Zeit sparen.
Unterstützt eine Software zur Dokumenten-Versionskontrolle mehrere Benutzer?
Ja, eine Software zur Versionskontrolle von Dokumenten unterstützt mehrere Benutzer. Mit ihr können Teammitglieder und Stakeholder gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, sodass alle denselben Stand haben.
Filestage geht noch einen Schritt weiter, indem Sie Freigabe-Workflows zur Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse erstellen können. So können Sie Stakeholder in Reviewer-Gruppen wie Marketing, Produkt und Legal einteilen, damit sich der Schwerpunkt der Diskussion um bestimmte Themen drehen kann. Dadurch haben Sie auch die volle Kontrolle darüber, wann Ihre Stakeholder Ihre Dokumente einsehen können, was Ihre Maßnahmen zur Dokumentenkontrolle noch verstärkt.
Kann ich mit einer Versionskontrollsoftware auf frühere Versionen eines Dokuments zugreifen?
Auf jeden Fall! Mit einem System zur Versionskontrolle von Dokumenten können Sie ganz einfach frühere Versionen eines Dokuments abrufen. Filestage dokumentiert die im Laufe der Zeit vorgenommenen Änderungen, sodass Sie jede beliebige frühere Version überprüfen und abrufen können. Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen müssen, wichtige Informationen zu verlieren, und auch keine Schwierigkeiten mehr haben werden, die richtige Version zu finden.
Unterstützt eine Software zur Versionskontrolle von Dokumenten einen Versionsvergleich?
Ja, eine Software für die Versionskontrolle von Dokumenten unterstützt den direkten Vergleich von Versionen nebeneinander. So können Sie den Inhalt von zwei verschiedenen Versionen sowie alle Kommentare ganz leicht vergleichen.
Darüber hinaus enthält Filestage eine der besten Funktionen für Versionskontrollsoftware: den automatischen Textvergleich! Dadurch wird alles, was in der neuen Version hinzugefügt wurde, grün markiert und alles, was aus der vorherigen Version entfernt wurde, wird rot markiert. Dies unterstützt nicht nur das Qualitätsmanagement während des Review-Prozesses, sondern hilft Ihnen auch, zügiger Feedback abzugeben und Dokumente schneller freizugeben.
Ermöglicht eine Software zur Versionskontrolle von Dokumenten, Kommentare und Feedback zu bestimmten Dokumentversionen abzugeben?
Mit einigen Programmen zur Versionskontrolle von Dokumenten können Sie Feedback und die Freigabe von Stakeholdern einholen – und Filestage ist eines davon!
Sie und Ihre Reviewer können die Dokumente auf jedem Desktop- oder Mobilgerät öffnen. Dann können Sie Text hervorheben oder Markierungen und Anmerkungen erstellen, um eindeutiges Feedback abzugeben. Weitere wichtige Funktionen sind das Antworten in Threads und das Hinzufügen von Anhängen zu Kommentaren, damit alles im richtigen Kontext bleibt.
Kann ich mit einem Online-Dokumentenverwaltungssystem Dokumente direkt bearbeiten?
Ja, mit einigen Dokumentenmanagement-Programmen können Sie Dokumente direkt bearbeiten. Dies kann jedoch Sicherheitsrisiken mit sich bringen, wenn es um die Revisionskontrolle geht – insbesondere bei der Verwaltung von Unternehmensdokumenten, bei der die Einhaltung von Vorschriften eine wichtige Rolle spielt.
Wenn Sie Dokumente in Filestage teilen, ist jede Version fixiert. Sie und Ihre Reviewer können Kommentare hinzufügen und gemeinsam besprechen, was in der nächsten Version hinzugefügt oder entfernt werden sollte, aber es können keine direkten Änderungen vorgenommen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur ausgewählte Benutzer Dokumente direkt bearbeiten können.
Lässt sich Software zur Versionskontrolle von Dokumenten mit anderen Tools und Systemen integrieren?
Ja, eine Software zur Versionskontrolle von Dokumenten kann mit einer Reihe anderer Tools integriert werden, darunter Asana, Slack, Google Drive und Dropbox.
Mit der Zapier-Integration von Filestage können Sie Ihre Geschäftsprozesse auf vielfältige Weise automatisieren. Zum Beispiel können Sie die Stakeholder in Slack oder Microsoft Teams daran erinnern, ihr Feedback in Filestage abzugeben. Oder Sie können freigegebene Dateien automatisch in Ihr Google Drive-Konto oder eine andere Lösung zur Dokumentenverwaltung herunterladen.
Wie sicher ist eine Software zur Dokumentenkontrolle in Bezug auf Datenschutz und Zugriffskontrolle?
Mit der Versionskontrollsoftware von Filestage können Sie Dokumente mit einer AES 256-Bit-Verschlüsselung teilen. Die Dateien werden auf unseren ISO-27017-zertifizierten EU-Servern gespeichert und alle Daten werden in Übereinstimmung mit der DSGVO gehandhabt.
Filestage bietet auch eine Reihe von Zugriffskontrollen zur Unterstützung der Dokumentenverwaltung. Als Projektmitarbeiter können Sie festlegen, wer Zugriff auf geteilte Dokumente hat, oder Sie können Reviewer einladen, ihr Feedback abzugeben. Und wenn Sie Ihre Review-Links mit einem Passwort schützen oder das Herunterladen von Dateien erst nach deren Freigabe zulassen, können Sie sicher sein, dass nur die endgültige Version das Licht der Welt erblickt.
Welche Arten von Dokumenten kann ich mit einem Dokumentenmanagement-System teilen und überprüfen?
Eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt eine Vielzahl von Microsoft-Office-Formaten, darunter DOC (Microsoft Word), DOCX (Microsoft Word Open XML), XLSX (Microsoft Excel Open XML) und PPTX (Microsoft PowerPoint Open XML). Sie können auch Google-Workspace-Inhalte teilen, indem Sie Google Docs, Präsentationen und Tabellen als PDF/X-Dateien exportieren.
Filestage unterstützt auch eine Vielzahl anderer Formate, darunter Videos, Bilder, Designs, Audio, Live-Websites und interaktives HTML. Werfen Sie für weitere Informationen einen Blick in unsere
vollständige Liste der unterstützten Dateiformate.Kann ich ein Protokoll von der Dokumentenerstellung bis zur endgültigen Version anlegen?
Ja, mit Filestage können Sie ein Protokoll mithilfe von Datei- und Review-Berichten erstellen und herunterladen. Dazu gehören alle Kommentare, Änderungsanfragen und Freigaben zu jeder Version, einschließlich Zeitstempel.
Für umweltbewusste Menschen ist dies ein großer Schritt in Richtung einer papierlosen Arbeitsumgebung. Statt Dokumente mit all ihren Versionskontroll- und Freigabedatensätzen auszudrucken, können Sie mithilfe eines Cloud-Speichers alles digital speichern und ebenso digital darauf zugreifen.
Wie kann ich verhindern, dass andere Personen Versionen meiner Dokumente direkt bearbeiten?
Wenn Sie verhindern möchten, dass andere Ihre Word-Dokumente und Google Docs direkt bearbeiten, sollten Sie sie zunächst als PDF exportieren. Sie können sie dann über das Versionskontrollsystem von Filestage teilen. So hat jeder die Möglichkeit, Kommentare hinzuzufügen und Änderungen zu beantragen, ohne selbst Änderungen vornehmen zu können.
