20 Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten, die Ihre Projekte retten

Als Projektmanager fördern Sie eine enge Zusammenarbeit in Ihrem Team und stellen die passenden Tools für diese Aufgabe bereit. Gerade weil sich die Zusammenarbeit an Dokumenten oft verwirrend und zeitaufwendig gestaltet, gibt es eine Vielzahl von Lösungen. Hier ist ein Blick auf die beste Kollaborationssoftware für Dokumente.

Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten 

Diese Kollaborationstools können Ihre Projekte retten, lassen Sie uns deswegen direkt in die Übersicht der Top-Tools eintauchen.

1. Filestage

Filestage ist eine Online-Proofing-Software, welche die Zusammenarbeit während des Freigabeprozesses von Dokumenten extrem erleichtert. Mit diesem Tool haben alle internen und externen Stakeholdern die Möglichkeit präzises und kontextbezogenes Feedback zu allen Unterlagen abzugeben.

Zudem können Vorschläge und Ideen mit Zeichnungen veranschaulicht und im gleichen Moment mit den anderen Reviewern diskutiert werden. Auf diese Weise können Missverständnisse und lange E-Mail-Verläufe vermieden und Dokumente schneller überprüft und freigegeben werden.

Wesentliche Merkmale

• Kompatibilität mit zahlreichen Dateitypen
• Eine einfache Benutzeroberfläche, die bei der Nutzung wirklich Spaß macht
• Aufgabenverwaltung und -automatisierung
• Einfache Zusammenarbeit an Dokumenten
• Kommentare und Zeichnungen direkt in der Datei hinzufügen und in Echtzeit diskutieren
• Passwörter und E-Mail-Verifikation für höchste Sicherheit 

Vorteile

• Sie können kostenlos externe Stakeholder einladen
• Klares, präzises, kontextbezogenes Feedback
• Die Plattform verbessert die Effizienz und vermeidet Missverständnisse.

Nachteile

• Keine Desktop- oder mobile App verfügbar. 

2. Google Docs

Google Docs bietet Nutzern eine Reihe von intelligenten Bearbeitungs- und Styling-Tools, mit denen Teams aussagekräftige, hochwertige Dokumente erstellen können. Im Wesentlichen handelt es sich um eine cloud-basierte Alternative zu Word, die ihren Wert durch zusätzliche Sicherheit und Kontrolle für Projektmanager steigert.

Dieses Online-Tool für die Verbesserung der Teamarbeit bietet auch Kommentare und nachverfolgbare Änderungen, die das Verantwortungsgefühl erhöhen und es vereinfachen, das Dokument auf konstruktive Weise gemeinsam zu bearbeiten. Und da auf dieses Tool über ein Google-Konto zugegriffen werden kann, kann jeder User  identifiziert werden. Wer zum Beispiel gemeinsam an einem Word-Dokument arbeiten will, dem helfen diese Schlüsselfunktionen ungemein. 

Wesentliche Merkmale

• Dateifreigabe
• Dokumenterstellung
• Projektleitung
• Team-Chat

Vorteile

• Es bietet ein erstklassiges Bearbeitungserlebnis über die Cloud.
• Die Nutzung ist völlig kostenlos.
• Wenn Sie mit anderen Google-Tools vertraut sind, kommen Sie auch mit diesem gut zurecht.

Nachteile

• Viele der erweiterten Funktionen von Word sind nicht verfügbar. 
• Es ist schwierig, eine wirklich ansprechende Formatierung zu realisieren.
• Eine Internetverbindung ist nötig.

3. Dropbox Paper

Dropbox Paper hilft Kreativ- und Remote-Teams, ihre Ideen in einem einheitlichen Raum zu teilen und auszutauschen. Mit diesem Tool können Sie auf einfache Weise in Echtzeit online ein Dokument gemeinsam bearbeiten, während sie Aufgaben zuweisen, To-do-Listen erstellen und vieles mehr.

Allerdings bietet es nicht viele ausgefeilte Funktionen. Stattdessen konzentriert es sich auf einen simplen Ansatz, der dafür sorgt, dass neue Anwender das Tool schnell verstehen.

Wesentliche Merkmale

• Zusammenarbeit
• Ideenfindung
• Workflow-Management

Vorteile

• Es hat viele Formatierungsoptionen.
• Es ist mit Dropbox verbunden. 
• Es bietet viele Funktionen für die Zusammenarbeit, wie beispielsweise Kommentar- und Chatfunktionen.

Nachteile

• Die Funktionen für Tabellen sind begrenzt. 
• Im Allgemeinen ist es nicht sehr fortschrittlich.
• Eine Internetverbindung ist nötig.

4. Microsoft Office 365

Office 365 ist ein Tool, mit dem Agenturen und Marketing-Teams Inhalte erstellen, kommunizieren und so die bestmöglichen Ergebnisse erzielen können. Es enthält alle gängigen Office-Apps, darunter Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

Um die reibungslose Kommunikation zwischen Kollegen zu ermöglichen, unterstützt die Sharepoint-Technologie innerhalb von Office365 ähnlich wie der ebenfalls cloudbasierte Dienst OneDrive das Speichern und individuelle Teilen von Daten und Infos. Sei es von einem Word Dokument, einer Präsentation in Powerpoint, oder auch von passwortgeschützten Zugangsdaten an bestimmte Kollegen.

Die Funktionalität (z.B. Online-Speicher und -Organisation) wird durch eine Reihe von ergänzenden Kollaborations-Apps (z.B. Microsoft Teams und Skype) ergänzt, wodurch Sie  eine umfassende Kollaborationssoftware für Dokumente erhalten.

Wesentliche Merkmale

• Kalenderverwaltung
• Kontakt-Management
• Dokumentenverwaltung
• Diskussionsforum

Vorteile

• Es ist auf einer Vielzahl von Geräten verfügbar.
• Seine Cloud-basierte Funktionalität funktioniert gut.
• Es bietet jedem Nutzer einen Terabyte kostenlosen Speicherplatz.

Nachteile

• Seine Synchronisierungsprobleme können zu Verwirrungen führen.
• Die neuen Funktionen können den Workflow stören. 
• Wenn es von großen Teams verwendet wird, können Sicherheitsprobleme entstehen.

5. Box

Box ist eine Kollaborationssoftware, die es Ihrem Team  leicht macht, Dateien sofort zu teilen und von überall auf Unterlagen zuzugreifen. Daher können sie Inhalte einfach organisieren und Dateien oder beispielsweise auch eine PowerPoint-Präsentation bei Bedarf abrufen.

Dieses Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten bietet Projektmanagern und anderen Administratoren, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind, einen zentralen Überblick über alle Inhalte. Damit ist es aus Sicht des Projektmanagements durchaus nützlich.

Wesentliche Merkmale

• Archivierung von Dateien und Belegen
• Dokumentzusammenstellung
• Indizierung von Dokumenten
• Versionskontrolle

Vorteile

• Es ist ein zuverlässiges, gut funktionierendes Tool.
• Es hat eine einfache, funktionale UX.
• Es ist sicher.

Nachteile

• In Anbetracht seiner eingeschränkten Funktionalität ist es teuer.
• Mit dem Vorschau-Werkzeug lassen sich einige der Dateitypen nicht öffnen. 
• Für einen reibungslosen Betrieb muss es auf relativ neuen, leistungsfähigen Computern eingesetzt werden.

6. Notion

Notion gibt Projektmanagern ein Werkzeug an die Hand, mit dem sie die Zusammenarbeit an Dokumenten und die Diskussion über ein bestimmtes Projekt fördern können. Es ist einfach für Ihr Team, Dashboards zu bauen, ohne Programmier- oder IT-Erfahrung zu haben. Und Sie oder andere Personen können diese Dashboards nutzen, um Metriken zu verfolgen, Daten zu teilen und mehr.

Dieses Tool bietet außerdem In-App-Kommentare und Slack-Integration, was die Sichtbarkeit in wichtigen Bereichen Ihres Projekts erhöht, die Transparenz steigert und die Ergebnisse verbessert.

Wesentliche Merkmale

• Anpassbare Dashboards
• Data Source Connectors
• Finanzberichte
• Marketing-Berichte

Vorteile

• Es verfügt über eine Vielzahl von Funktionen
• Es ist einfach, benutzerdefinierte Datenbanken zu bauen
• Es bietet die Option, benutzerdefinierte Apps zu erstellen

Nachteile

• Eine Internetverbindung ist erforderlich. 
• Einige große Dokumente und Apps laufen langsam.
• Die Tabellenfunktionen sind ziemlich eingeschränkt.

7. Quip

Quip ist ein Tool für Projektmanager, das den Fortschritt Ihres Teams zentralisiert und organisiert. Es fördert die Zusammenarbeit, indem es ihnen ermöglicht, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen. Sie können Ihre Planungen verwalten und enge Verbindungen mit ihren Teamkollegen pflegen.

Um mit diesem Online-Tool gemeinsam an einem Dokument arbeiten zu können, kann auf eine Vielzahl von Geräten (einschließlich Mac, Windows, Android und iOS) zugegriffen werden. Das hilft Ihnen, schneller und intelligenter zusammenzuarbeiten.

Wesentliche Merkmale

• Kollaborationswerkzeuge
• Hilfreiche Archivierung
• Versionskontrolle Ihrer Inhalte

Vorteile

• Es ermöglicht Echtzeit-Bearbeitung und Diskussionen.
• Die Gruppenchats mit Kollegen erhöhen die Sichtbarkeit.
• Die Dateiverwaltung ist intuitiv.

Nachteile

• Es erfordert eine ständige Internetverbindung. 
• Große Tabellenkalkulationen können zu dramatischen Leistungseinbrüchen führen.
• Es ist für Nutzer schwierig, auf ältere Versionen eines Dokuments zurückzugreifen.

8. SharePoint

Das Ziel von SharePoint ist es, sich als intelligentes Online-Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten zu etablieren, das Projektmanagern und ihren Teammitgliedern wichtige Ressourcen und Plattformen an die Hand gibt. Dieses Tool bietet Teammitgliedern schnellen Zugriff auf Inhalte, Ressourcen, Portale und mehr. Seine einfache Benutzeroberfläche umfasst eine Reihe zusätzlicher Funktionen (z. B. Desktopfreigabe und -Anzeige, Anmerkungswerkzeuge, Instant Messaging, Web-Folien und mehr).

Wesentliche Merkmale

• Diskussionsforum
• Bearbeitung in Echtzeit
• Eine zentralisierte Plattform

Vorteile

• Es hat ein natürliches User Interface. 
• Es ist intuitiv.
• Es bietet unterschiedliche Ansichten, die für alle Benutzer geeignet sind.

Nachteile

• Einige Funktionen sind schwer zu bedienen.
• Aufgrund der individuellen Anpassung kann es schwierig sein, auf die Konten anderer Benutzer zuzugreifen. 
• Berechtigungen sind schwer zu verwalten.

9. Evernote

Evernote ist einer der größten Anbieter im Softwarebereich für Notizen. Es bietet die Möglichkeit, auf eine Vielzahl von Geräten auf Notizen und Dateien zuzugreifen, sie zu bearbeiten, hochzuladen und zu teilen. Diese Funktionen helfen, engere Verbindungen und eine stärkere Zusammenarbeit zwischen Ihren Team-Mitgliedern zu fördern.

Aufgrund seiner leistungsstarken Suchfunktionen kann Evernote wichtige Informationen schnell finden. Und aufgrund der Skalierbarkeit dieser Kollaborationssoftware für Dokumente können sowohl kleine als auch große Teams sie nutzen. 

Wesentliche Merkmale

• Kollaborationswerkzeuge
• Anpassbare Vorlagen
• Ideenmanagement

Vorteile

• Es ist einfach, organisiert zu bleiben.
• Die Notizen können heruntergeladen und offline abgerufen werden.
• Es ist einfach, Notizen mit umfangreichen Informationen zu versehen.

Nachteile

• Es bietet nicht die Möglichkeit, die Notizen in Unterpunkte zu unterteilen.
• Die zahlreichen Einstellungsoptionen können überwältigend sein.
• Wenn Nutzer Notizen kopieren, kann die Dokumentformatierung zum Problem werden.

10. Slite

Slite ist eine intelligente Software für Teams, um ihr Wissen zu organisieren und Dokumentationen zu schreiben, die zur Zusammenarbeit anregen. Das Schreibwerkzeug ist schlank gestaltet und bietet einen einfachen Editor, der über mehrere Funktionen verfügt, um gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten.

Dieses Tool hilft großen und kleinen Unternehmen dabei, wichtige Inhalte, die Prozesse beschleunigen können, zu organisieren und zu teilen. So können Sie und Ihre Teammitglieder sicherstellen, dass während eines Projekts nichts übersehen wird.

Wesentliche Merkmale

• Brainstorming
• Content Management
• Diskussionsforum
• Dokumentenverwaltung

Vorteile

• Es ist einfach, Kommentare in ein Dokument hinzuzufügen.
• User  können Ideen zitieren und verfolgen. 
• Es ist einfach, damit zu arbeiten.

Nachteile

• Die kostenlose Version ist auf 100 Notizen beschränkt.
• Die neuen Funktionen können alte Gewohnheiten ändern.

11. Bit.ai

Bit.ai ist eine Kollaborationssoftware für Dokumente, die Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu zentralisieren und zu organisieren, während sie in Echtzeit zusammenarbeiten. Die Fähigkeit, digitale Inhalte intelligent zu verwalten, macht die Zusammenarbeit effektiver. Und mehr als 50 Plug-ins erweitern die Funktionalität, die es bietet.

Dieses Tool kann skaliert werden, um sich für Teams jeder Größe zu eignen. Sowohl Projektmanager als auch Teammitglieder schätzen die Möglichkeit, ihr Wissen im Laufe eines Projekts zu verwalten, was den zusätzlichen Vorteil hat, dass neue Mitarbeiter sich schnell einarbeiten können.

Wesentliche Merkmale

• Dokumentzusammenstellung
• Aufbewahrung von Dokumenten
• Dateityp-Konvertierung
• Versionskontrolle

Vorteile

• Es ist einfach zu bedienen.
• Der Editor ist minimalistisch und ansprechend gestaltet. 
• Es ist einfach, Arbeitsbereiche und Dokumente zu organisieren.
• Es hat viele verschiedene Vorlagen.

Nachteile

• Es erfordert eine konstante Internetverbindung.
• Es fehlen einige wichtige Funktionen.

12. Atlassian Confluence

Confluence ist eine Kollaborationssoftware für Dokumente, mit der viele technische Teams und Projektmanagement-Gruppen auf der ganzen Welt arbeiten. Dieses Tool ist offen und kollaborativ, was es den Benutzern leicht macht, an einer Vielzahl von Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Zum Beispiel vereinfacht Confluence den Prozess der Organisation von Dateien in einer Vielzahl von Ordnern und Unterordnern. Diese Funktion hilft bei der Zusammenarbeit, da jedes Teammitglied die Arbeit finden kann, die man gerade sucht.

Wesentliche Merkmale

• Kollaborationswerkzeuge
• Anpassbare Vorlagen
• Gantt-Diagramme
• Ideenmanagement

Vorteile

• Es hat leistungsfähige organisatorische Fähigkeiten. 
• Die Suchfunktion ist robust und performativ. 
• Die mobile App ist funktional und effektiv. 
• Es ist sehr einfach, mehrere Dokumente zu erstellen.

Nachteile

• Es hat einige kleinere Macken, die unbequem sein und Ihren Arbeitsablauf stören können.
• Neue User  haben möglicherweise Schwierigkeiten mit einigen Funktionen.
• Die Nutzer müssen sich erst einmal einarbeiten, um sie richtig konfigurieren zu können.

13. Nuclino

Nuclino inspiriert die Zusammenarbeit an kollaborativen Dokumenten und hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, große Mengen an Wissen zu organisieren und zu teilen. Die Baum-, Board- und Diagrammansichten geben Ihnen die Möglichkeit, eine Reihe von Dokumenten zu visualisieren und zu erstellen.

Mit diesem Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten können Sie Besprechungsnotizen, Produktanforderungen, Office Dokumente und mehr erstellen. Dieser Echtzeit-Editor basiert auf einer “What you see is what you get” Funktionalität, die ihn leicht zugänglich und intuitiv macht.

Wesentliche Merkmale

• Text-Editor
• Versionskontrolle
• Volltextsuche in einem Dokument
• Video- und Audioinhalte

Vorteile

• Es konzentriert sich auf das Visuelle.
• Es ist einfach, Daten zu strukturieren und zu organisieren.
• Die 1:1 Zusammenarbeit bringt Teams näher zusammen.
• Es lässt sich mit Slack integrieren.

Nachteile

• Es hat kein Aktivitätenprotokoll.
• Es ist nicht möglich, Erinnerungen zu setzen.
• Es erfordert eine ständige Internetverbindung.

14. Huddle

Huddle ist eine Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Die Einbindung von Kunden trägt dazu bei, dass die Bindung zwischen Teams und Kollegen gestärkt und sich mit jedem einzelnen Mitglied beschäftigt wird. Dieses Tool erleichtert beispielsweise die Versionskontrolle und die Bearbeitung in Echtzeit, was wichtige Aufgaben sind.

Dieses Tool hat einen eingebauten Freigabe-Workflow, der besonders nützlich ist, wenn es um die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern (wie Partnern und Kunden) geht.

Wesentliche Merkmale

• Kollaborationswerkzeuge
• Dateiwiederherstellung
• Offline-Zugriff
• Versionskontrolle

Vorteile

• Es hat eine starke mobile Anwendung.
• Es bietet Offline-Zugriff.
• Es ist einfach zu implementieren.
• Es hat eine beeindruckende UI und UX.

Nachteile

• Die Kalender-Funktionalität ist beschränkt.
• Nutzer können darin arbeiten, während ein Dokument auf Freigabe wartet, was zu Verwirrung führen kann.

15. Document360

Document360 ist eines von vielen spannenden Tools für die Zusammenarbeit, die es Projektmanagern und ihren Teams ermöglicht, Dokumente zu erstellen, zusammen zu bearbeiten und zu veröffentlichen. Nutzer können zudem eine leistungsstarke Self-Service-Wissensdatenbank erstellen, die im Laufe der Zeit einen Mehrwert bietet.

Diese Plattform bietet Projektmanagern eine breite Palette an Funktionen, wie beispielsweise Leistungsanalyse, Backup, Versionskontrolle, Markdown-Unterstützung und vieles mehr.

Wesentliche Merkmale

• Zusammenarbeit
• Content Management
• Wissensbasis-Management
• Selbstbedienungsportal

Vorteile

• Es hat viele Kommentarfunktionen.
• Es schützt die Arbeit sowohl über die tägliche als auch über die manuelle Speicherung.
• Es hat eine einfache Benutzeroberfläche.
• Es verfügt über eine leistungsstarke Auto-Vervollständigungssuche.

Nachteile

• Seine Dokumentation und Lernmaterialien sind begrenzt.
• Document360 lässt sich nur schwer mit anderen Anwendungen integrieren.

16. Zoho Docs

Zoho Docs bietet Funktionen zur Online-Dateispeicherung und -verwaltung, die Projektmanagern helfen, ihre Bilder, Videos, Dateien und andere Dokumente zu managen. Außerdem macht es Ihren Kollegen den Zugriff auf diese Dokumente von unterwegs aus leicht.

Dieses Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten bietet eine Vorschaufunktion für über 160 verschiedene Dateitypen und ist stolz auf seine Sicherheit und hochgradige Verschlüsselung. Außerdem ist das Tool skalierbar und kann von Unternehmen jeder Größe verwendet werden.

Wesentliche Merkmale

• Kollaborationswerkzeuge
• Dokumentenarchivierung
• Dokumentzusammenstellung
• Indizierung von Dokumenten

Vorteile

• Es ist kostengünstig, verglichen mit anderen Optionen.
• Dateien können mit Desktop-PCs synchronisiert werden.
• Es lässt sich mit anderen Datei-Speicherdiensten integrieren.
• Es bietet einen hohen Sicherheitsstandard.

Nachteile

• Der Prozess für den Austausch von Dateien mit externen Beteiligten ist komplex.
• Es ist schwierig, einige Aufgaben auszuführen.
• Benutzer benötigen ein Zoho-Docs-Konto, um auf Dateien zugreifen zu können.

17. Filecamp

Filecamp ermöglicht es Projektmanagern, ihre Dateien zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Ziel der Software ist es, das Finden, Bearbeiten und Teilen von Dateien so einfach, effizient und sicher wie möglich zu gestalten.

Mit diesem Tool arbeiten sowohl kleine als auch große Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen. Es wurde speziell für Marketingfachleute entwickelt, die eine vertrauenswürdige, robuste Möglichkeit benötigen, um ihre digitalen Assets zu teilen.

Wesentliche Merkmale

• Asset-Bibliothek
• Gemeinsame Nutzung von Assets
• Anpassbares Branding
• Berichte und Analysen sind möglich

Vorteile

• Es ist einfach, Dateien hochzuladen. 
• Der Prozess zum Hinzufügen von Nutzern ist einfach.
• Der Kundenservice reagiert schnell. 
• Der Preis ist wettbewerbsfähig.

Nachteile

• Arbeit in Dokumenten ist nicht möglich.
• Einigen Nutzern gefällt das Layout nicht.
• Seine UX-Entscheidungen sind fragwürdig und können zu Verwirrungen führen.

18. Samepage

Samepage hilft Projektmanagern, eine bessere Kommunikation unter Kollegen zu fördern, effektivere Besprechungen durchzuführen und die Teamarbeit zu unterstützen – durch die Konsolidierung von Funktionen wie Aufgabenmanagement, Dateifreigabe und Team-Chat.

Dieses Tool verbessert die Zusammenarbeit in einer Vielzahl von Unternehmen. Insbesondere hilft es Ihnen und Ihren Kollegen dabei, wichtige Ideen zu teilen, Dateien zu speichern, transparent zu kommunizieren und wichtige Updates von internen und externen Stakeholdern zu erhalten.

Wesentliche Merkmale

• Brainstorming
• Content Management
• Kalenderverwaltung
• Versionskontrolle

Vorteile

• Es gibt dem Benutzer einen klaren Überblick über seine Aktivitäten.
• Administratoren können leicht Benutzer hinzufügen und entfernen.
• Es kommen regelmäßig neue Funktionen hinzu.
• Die Berechtigungssteuerung ist intuitiv.

Nachteile

• Die kostenlose Version ist etwas eingeschränkt.
• Nutzer können Aufgaben nicht mehreren Teammitgliedern gleichzeitig zuweisen.
• Die mobile App ist unzuverlässig.

19. Paperflite

Paperflite hilft Projektmanagern bei der Organisation und Umsetzung verschiedener Marketingmaterialien, insbesondere beim Kuratieren, Organisieren und Verteilen dieser Ressourcen, um komplizierten, verwirrenden E-Mail-Ketten ein Ende zu setzen.

Dieses Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten wird auch durch Engagement-Analysen unterstützt, sodass Projektmanager herausfinden können, wer auf bestimmte Materialien zugegriffen hat. Mit anderen Worten: Es bietet einen effektiven Weg, das Team einzubinden und die Zusammenarbeit zu fördern.

Wesentliche Merkmale

• Anpassbare Vorlagen
• Indizierung von Dokumenten
• Volltextsuche
• Text-Editor

Vorteile

• Der Inhalt kann personalisiert werden.
• Die Bilder und andere Office Dokumente behalten ihre Qualität.
• Kollegen können fertige Inhalte auf dieser Plattform teilen.
• Es reduziert das Hin und Her.

Nachteile

• Es mangelt an Plugins.
• Es bietet eingeschränkte Ansichten.

20. Doxter

Doxter hilft Projektmanagern und technischen Teams, ihre verschiedenen Teile der technischen Dokumentation effektiv an einem Ort zu organisieren. So befähigt es die Nutzer, Projektdokumentationen zu erstellen, zu organisieren und zu veröffentlichen.

Dieses Tool ähnelt zwar Atlassian, bietet aber bessere Vorlagen. Die Anwender halten den Editor für attraktiv und einfach zu bedienen. Außerdem lässt es sich dank Versionierung und Kommentarfunktion  gemeinsam leichter arbeiten.

Wesentliche Merkmale

• Die Suchfunktion ist leistungsstark.
• Die vorhandenen Inhaltsstruktur-Werkzeuge kreieren funktionale Dokumente.
• Es hat sowohl Cloud- als auch private Server-Optionen.

Vorteile

• Dokumente sind SEO-freundlich, nachdem sie zur Indizierung veröffentlicht wurden.
• Die Anpassung ist branding-freundlich. 
• Die Preisoptionen sind einfach und übersichtlich gestaltet.

Nachteile

• Es ist etwas weniger leistungsstark als etablierte Optionen.

Was sind Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten? Und warum sollten Sie sie verwenden?

Der Begriff “Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten”  bezieht sich auf jede Software, die Projektmanagern hilft, die enge Zusammenarbeit an Office Dokumenten jeglicher Form und Größe zu fördern und zu vereinfachen. Diese Tools sollten wichtige Funktionen bieten, die Teams bei der Zusammenarbeit unterstützen und für optimale Endergebnisse sorgen.

Diese Werkzeuge können Ihrem Team in zahlreichen Bereichen helfen. Hier ist ein Blick auf einige der wichtigsten Einsatzgebiete.

Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Jeder Beteiligte (intern und extern) an Ihrem Projekt muss zu jeder Zeit auf das richtige Dokument zugreifen und es bearbeiten können. Bei vielen Versionen und unterschiedlichen Plattformen ist die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten oft sehr komplex.

Daher kann es hilfreich sein, eine Software für die Zusammenarbeit, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten zu verwenden. Um mit mehreren Personen auf benutzerfreundliche und intuitive Weise zusammen an einem Dokument zu arbeiten, entscheiden Sie sich am besten für eines dieser Tools. Sie ermöglichen, ähnlich wie Sie es vielleicht aus Ihrem bisherigen Arbeitsalltag mit Microsoft und OneDrive gewohnt sind, einen zentralisierten Raum der Zusammenarbeit. Somit können Sie Personen den Zugriff ermöglichen, der für eine effektive Arbeit benötigt wird.

Versionskontrolle und Zusammenarbeit in Echtzeit

Allzu oft verschwenden interne und externe Kollegen ihre Zeit mit der Arbeit an einer veralteten Version des Dokuments. Diese Situation ist nicht nur frustrierend und kostspielig, sie ist auch demotivierend und kann sich auf die Deadlines Ihres Projekts auswirken.

Es gibt inzwischen eine Reihe von Tools, die Teams und Kreativ-Profis dabei helfen, die verschiedenen Versionen ihrer Dokumente effektiv zu verfolgen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Diese Vielfalt hilft, Komplexität und Verwirrung zu reduzieren, während sie eine engere Zusammenarbeit zwischen Ihren Team-Mitgliedern fördert.

Dokumentenüberprüfung

Viele Projekte fallen während des Überprüfungs- und Freigabeprozesses auseinander. Sowohl interne als auch externe Stakeholder finden es schwierig, auf die neueste Version zuzugreifen und präzises Feedback zu hinterlassen. Dieser Prozess führt daher häufig zu Missverständnissen und nimmt viel Zeit in Anspruch.

Review- und Freigabe-Plattformen wie Filestage ermöglichen es, klares und kontextbezogenes Feedback von allen Beteiligten (intern und extern) einzuholen. Diese Kollaborationsfunktion vereinfachen die Kommunikation, reduzieren Missverständnisse und verbessern die Endergebnisse Ihres Projekts.

Fazit

Es gibt viele Tools, die eine bessere Zusammenarbeit an Dokumenten ermöglichen. Wir hoffen, dass dieser Blick auf die besten Softwares für die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Ihren Kollegen das Wissen vermittelt hat, das Sie benötigen, um Ihre Prozesse zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.

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