So können Sie mit einem PDF-Tool Feedback und Freigaben zu Ihren Dokumenten online einholen

Wie man eine PDF-Datei markieren kann, ohne das Format zu verzerren oder den langsamen und frustrierenden Prozess der Konvertierung der Datei in ein Word-Dokument zu durchlaufen, ist ein wachsendes Anliegen für Mitarbeiter, die häufig von unterwegs aus zusammenarbeiten.

Die Zusammenarbeit im Team verbessert sich dramatisch, wenn jeder ohne Verzögerungen ein PDF bearbeiten kann. Deshalb haben wir diese ausführliche Anleitung vorbereitet, auf deren Basis Sie, eine PDF-Datei markieren können, die Produktivität im Team steigern und effektiver zusammenzuarbeiten.

Bevor wir aber gleich loslegen, wollen wir einmal näher darauf eingehen, welche Tools die Bearbeitung von PDF-Dateien möglich machen.

Die wichtigsten Funktionen, die Sie zum Bearbeiten eines PDF-Dokuments benötigen

PDF-Markup und Anmerkungen zu ermöglichen ist die eine Sache, nahtlos und aktiv mit Teamkollegen zusammenzuarbeiten eine ganz Andere. Es gibt einige wichtige Funktionen, die sowohl die Zusammenarbeit als auch das Anbringen von Anmerkungen in einer PDF-Datei ermöglichen, darunter:

Textmarker

Mit dieser Funktion können Sie die Aufmerksamkeit auf bestimmte Bereiche in einem PDF-Dokument lenken. Die besten PDF-Auszeichnungswerkzeuge bieten eine Vielzahl an Hervorhebungsfarben, mit denen Sie den Inhalt des PDF unterschiedlich stark betonen können.

Typischerweise gibt es zwei Arten von Textmarkern: Klassische Textmarker oder Freihand-Highlighter. Mit Textmarkern können Sie Text in einer einfachen, überschaubaren Reihenfolge markieren, während Sie ihn mit dem Cursor abdecken. Freihand-Highlighter funktionieren eher wie herkömmliche Markierungsstifte, mit denen Sie durchscheinende Farben innerhalb von Formen, Diagrammen oder Bereichen in Ihrem PDF-Dokument einzeichnen können.

Zeichnung

Für den Fall, dass der Textmarker Ihren Anforderungen nicht genügt, ist das Zeichenwerkzeug eine empfehlenswerte Alternative. Sie können mit dieser Funktion sowohl vorgefertigte als auch freihändige Formen, Pfeile und mehr in einem PDF-Dokument zeichnen. Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie an einem Manuskript arbeiten.

Teilen

Die besten PDF-Markup-Tools sind cloudbasiert und verfügen über Freigabe-Schaltflächen. So können Sie Ihre Teamkollegen über deren E-Mailadressen zur Datei hinzufügen, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Im Vergleich zur cloudbasierten Freigabe kann die Arbeit an Dokumenten über eine Reihe von E-Mail-Anhängen mindestens drei Schritte langsamer sein.

Kommunikation

Kommunikation macht Zusammenarbeit effektiv. Nach der Freigabe und dem Markieren bzw. Zeichnen eines PDF-Dokuments können Sie mit der Kommentarfunktion Kommentare und Vorschläge ergänzen, die andere Mitwirkende sehen können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Arbeit organisiert wird.

Kommentieren

Mit dieser Funktion können Sie private Haftnotizen auf digitalen Dokumenten ablegen – Notizen, die nur Sie selbst lesen können. Dies kann besonders nützlich sein, um die Übersicht zu behalten, wenn Sie an mehreren Dokumenten arbeiten.

Unterstreichen & Durchstreichen

Diese Funktionen sind beim Überprüfen von Dokumenten unerlässlich. Das Unterstreichen von Sätzen (oder Wörtern) ist, wie das Hervorheben, eine Möglichkeit, die Aufmerksamkeit darauf zu lenken und wird oft von einem Kommentar ergänzt. Das Durchstreichen hingegen kann beim Freigabeprozess von Dokumenten verwendet werden, um unerwünschten Text zu identifizieren.

5 Gründe, warum Sie ein professionelles PDF-Tool verwenden sollten

Die Verwendung eines PDF-Tools geht über ein modernes Erscheinungsbild Ihrer Marke hinaus. Es gibt echte persönliche und organisatorische Vorteile bei der Verwendung eines professionellen PDF-Tools.

Beschleunigen Sie den Überprüfungs- und Freigabeprozess

Kohärente Inhalte sind für eine gute Markenführung unerlässlich. Teammitglieder müssen Dokumente und Entwürfe für Korrekturen und Kommentare überprüfen, bevor der Inhalt schließlich live geht.

Normalerweise kann der Prozess der Dokumentenprüfung und -freigabe Wochen dauern, wobei E-Mails hin und her fliegen. Die Verwendung eines professionellen PDF-Online-Tool vermeidet unnötige E-Mail-Ketten und ermöglicht eine Zusammenarbeit in Echtzeit, mit der die Überprüfung und Freigabe beschleunigt wird.

Manchmal bedarf es der Beteiligung eines ganzen Teams von Kreativprofis (Designern, Autoren, Redakteure, Projektmanager usw.), um ein perfektes Dokument zu erstellen. Dasselbe PDF-Dokument immer wieder per E-Mail an alle Kreativen im Team zu versenden, kann ein Alptraum sein.

Einfach zusammenarbeiten

Mit einem professionellen PDF-Anmerkungs- und Auszeichnungswerkzeug kann jedes Teammitglied in Echtzeit ein PDF bearbeiten und dabei Kommentare und Vorschläge hinterlassen. Teams arbeiten besser zusammen und die Arbeit wird insgesamt schneller erledigt, wenn alle Hände mit am Start sind.

Produktivität erhöhen

Unternehmen wachsen, wenn mehr Arbeit in weniger Zeit erledigt werden kann. Da Teams zusammenarbeiten, werden Dokumente schneller geprüft und freigegeben, wodurch die Arbeit in kürzerer Zeit abgeschlossen werden kann.

Änderungen nachverfolgen (und rückgängig machen)

In einem traditionelleren Szenario, in dem PDFs an E-Mails angehängt werden, wird es schwierig, den Überblick über die Dokumentversionen zu behalten, nachdem E-Mails ein paar Mal hin- und hergeschickt wurden.

Wenn Sie ein professionelles PDF-Tool mit einer Software zur Dokumentenfreigabe verwenden, können Sie Änderungen an PDF-Dokumenten nachvollziehen, zu früheren Versionen desselben Dokuments zurückspringen und leicht feststellen, wann ein Dokument fertiggestellt und freigegeben ist.

Konkretes Feedback geben

Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, kann es schwierig sein, das Feedback an eine bestimmte Person zu richten. Mit einem professionellen PDF-Online-Tool können Sie dagegen Personen in Kommentaren erwähnen, wodurch das Feedback noch direkter wird.

Verbessern Sie Ihre Produktivität mit diesen 7 PDF-Tools

Sie fragen sich, wie Sie eine PDF-Datei markieren und die Produktivität Ihres Teams nachhaltig verbessern können? Diese sieben professionellen PDF-Tools sind hervorragende Lösungen.

Filestage

Filestage ist eine einfach zu bedienende Online-Proofing-Plattform, die einen schnelleren und verbesserten Überprüfungs- und Freigabeprozess ermöglicht. Mit Filestage können Sie Kollegen und externe Stakeholder einladen, Dateien verschiedener Formate, einschließlich PDFs, zu kommentieren und Feedback zu hinterlassen.

Darüber hinaus verfügt Filestage über Push-Benachrichtigungen, um Sie über die in Bearbeitung befindlichen Dateien auf dem Laufenden zu halten. Außerdem können Sie Änderungen nachverfolgen und alle Ihre Aufgaben an einem Ort abarbeiten.

Wesentliche Merkmale

• Kompatibel mit verschiedenen Dateitypen, einschließlich Bildern, Audio, Video und Dokumenten.
• Hinzufügen von Anhängen zu Kommentaren zur leichteren Referenzierung
• Kommentare mit Threads für besser organisierte Diskussionen
• Timecode-basierte Kommentare und Anmerkungen für Audio und Video-Dateien
• Einfach zu bedienende Oberfläche
• Automatische E-Mail- und Push-Benachrichtigungen

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat ist ein berühmtes PDF-Tool und Auszeichnungswerkzeug. Damit können Sie PDF-Dateien bearbeiten, freigeben und neu erstellen sowie mit Teamkollegen über die Adobe Creative Cloud zusammenarbeiten.

Vollgepackt mit nützlichen Funktionen ist Adobe Acrobat eine brauchbare Lösung für die Bearbeitung von PDFs. Die meisten seiner bemerkenswerten Funktionen sind jedoch den Benutzern von Adobe Acrobat Pro vorbehalten.

Wesentliche Merkmale

• Dateien einfach konvertieren (Word, JPEG, Excel, PowerPoint und HTML in PDF und umgekehrt)
• Dateizugriff mit Passwort und Berechtigung einschränken
• Vergleichen und Zusammenführen von Dateien
• Bewertungen und Kommentare veröffentlichen
• Dokumente prüfen (z. B. Zertifikate)

• Bietet Desktop- und mobile Apps
• Hervorragend geeignet für PDF-Dokumente
• Reibungslose Benutzeroberfläche
• Verbesserte Zeichengenauigkeit mit E-Pens (für Tabs und iPads)

• Apps haben eine große Dateigröße
• Nur mit Dokumenten kompatibel – keine Audio- oder Videofunktionen

AvePDF

AvePDF gilt als PDF-Online-Tool der nächsten Generation für die Online-Verarbeitung von Dokumenten. Es ist eine gute Lösung für das Dokumentenmanagement und den sicheren Dateiaustausch zwischen Teams.

Die Integration von AvePDF mit anderen webbasierten Tools ermöglicht es den Benutzern, alle ihre Dokumente an einem Ort zusammenzuführen.

Wesentliche Merkmale

• Hyper-Komprimierung von schweren PDF-Dateien
• Konvertierung von Dokumenten aus anderen Formaten in PDF
• Bearbeien
• Datei-Verschlüsselung
• Online-Scannen
• PDF-Anmerkung
• Inhalt entfernen
• Teilen und Zusammenführen von Dateien

• Kann verwendet werden, um Dokumente mit Wasserzeichen zu versehen
• Bietet ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Einfache Drag-and-Drop-Funktion für Datei-Uploads

• Dateien können nach 30 Minuten verloren gehen, wenn sie nicht gespeichert werden
• Keine Desktop- oder Mobile-App

Drawboard

Drawboard ist ein cloudbasierter Arbeitsbereich für PDF-Markups, Diskussionen und Zusammenarbeit. Seine großartige Zeichenfunktion macht es zu einer wunderbaren Lösung für Architekten und Designer, die einen papierlosen Arbeitsbereich anstreben.

Wesentliche Merkmale

• Aufgabenverwaltung
• Teamkommunikation in Echtzeit
• Datei-Management-System
• Präzise Beschriftung
• Tags für Dateien suchen
• Zeitgesteuerter Review-Link für externe Stakeholder

• Eine breite Palette von Integrationen
• Ermöglicht die Verfolgung von Änderungen und des Fortschritts von Dokumenten
• Es verfügt über Echtzeit-Engineering-Werkzeuge zum Zeichnen
• Das Callout-Tool ermöglicht präzise Rückmeldungen
• Hat mobile Apps für iPad, iPhone und Android-Geräte

• Desktop-App nur für Windows 10 verfügbar
• Bestens geeignet für Ingenieure und Architekten
• Schlechte Dateiorganisation

Foxit PhantomPDF

Foxit PhantomPDF ist ein PDF-Tool für professionelle Bearbeitungen und Kommentare. Das von der chinesischen Firma Foxit Software entwickelte PDF-Markup-Tool gilt als der zukünftige PDF-Reader für eine vernetzte Welt. Es ermöglicht Ihnen, verknüpfte PDF-Dateien, die im Internet veröffentlicht wurden, zu kommentieren und permanent auf dem Laufenden zu bleiben.

Wesentliche Merkmale

• Dateien mit Anmerkungen versehen, freigeben und gemeinsam bearbeiten
• PDF erstellen und konvertieren
• Dokument in PDF scannen
• Gescannte Dokumente bearbeiten
• Dokumente schützen

• Bietet mehrere Sicherheitsoptionen
• Ermöglicht es Ihnen, Kommentare und Änderungen an veröffentlichten PDF-Dokumenten zu verfolgen
• Sie können PDF-Dateien einfach komprimieren und zusammenführen.
• Sie können PDF-Dokumente unter Teamkollegen aufteilen.

• Aufdringliche Werbung in der kostenlosen Version

PDFelement

PDFelement von Wondershare ist eines der besten PDF-Online-Tools, um die Produktivität zu verbessern. Mit seinen Funktionen können Sie Ihre PDF-Dokumente umorganisieren, beschneiden, spiegeln und schützen. Obwohl die Software rasche Verbesserungen zu erfahren scheint, hinken einige Funktionen noch hinterher.

Wesentliche Merkmale

• PDF-Anmerkungen und Zusammenarbeit
• Datei-Konvertierung
• Ausfüllen von Formularen
• Bearbeiteen
• Datenextraktion
• PDF-Optimierung
• Schutz von PDF-Dateien

• Kann PDFs umorganisieren, löschen, beschneiden/umdrehen und neue Seiten einfügen
• Einfach zu bedienen
• Freundliche Benutzeroberfläche
• Hervorragend zum Hervorheben von Inhalten

• Die App ist ein wenig fehlerhaft
• Wortsuche ist nicht vorhanden

PDF Annotator

PDF Annotator ist ein professionelles PDF-Markierungs- und Annotationswerkzeug zum Anfertigen von Notizen, Hinzufügen von Kommentaren, Zeichnen, Anhängen von Unterschriften und Eingeben neuer Designs auf PDF-Dokumenten.

Wesentliche Merkmale

• Freihand-Anmerkungen
• Textmarker zum Hervorheben
• Annotationen ausrichten
• Stempel und Seitenzahlen können eingefügt werden.

• Sie können alle Arten von PDF-Dokumenten mit Anmerkungen versehen.
• Speichern von Anmerkungen und Markierungen in der Originaldatei
• Verfolgen und Rückgängigmachen von Änderungen, wann immer Sie wollen

• Desktop-App ist nur für Windows verfügbar
• Adobe-geschützte Dokumente können nicht geöffnet werden

So richten Sie einen Review-Prozess für Dokumente mit einem PDF-Online-Tool ein

Neben dem Wissen, wie man eine PDF-Datei markieren kann, ist die Einrichtung eines Review-Prozess von Dokumenten für Teams, die ihre Projekte schnell und einfach abschließen möchten, unerlässlich.

Projektmanager legen großen Wert darauf, dass der Review- und Freigabeprozess von Dokumenten richtig abläuft. Hier erfahren Sie, wie Sie diesen Prozess problemlos einrichten können.

1. Laden Sie das Dokument hoch und teilen Sie es.

Dies geschieht in der Regel nachdem das Managementteam das Projekt genehmigt hat und die Teammitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigt haben.

Laden Sie das Dokument einfach per Drag-and-Drop auf Filestage hoch. Laden Sie anschließend die Reviewer ein, Feedback zu geben, indem Sie ihre E-Mail-Adressen hinzufügen oder den Link weitergeben.

2. Sammeln und diskutieren Sie Feedback zu Ihrem Dokument.

Mit den freigegebenen Links können die Reviewer das Dokument öffnen und anzeigen, um Feedback und Kommentare zur PDF-Datei zu hinterlassen. Sie können auch bestimmte Bereiche des Dokuments bearbeiten oder mit Anmerkungen versehen, um ihr Feedback besser verständlich zu machen.

Der Projektleiter muss sicherstellen, dass jeder Kommentar und jede Rückmeldung eindeutig ist. Wenn nicht, besprechen Sie das Feedback direkt mit den Reviewern, um Klarheit zu schaffen.

3. Bearbeiten Sie das Dokument.

Nachdem alle Reviewer ihr Feedback hinterlassen haben, können die Redakteure weitere Änderungen am Dokument entsprechend den Kommentaren der Reviewer vornehmen. Da PDF-Dokumente oft nicht direkt in der Annotationssoftware bearbeitet werden können, können Redakteure andere Werkzeuge (z. B. Google Docs oder MS Word) verwenden, um Änderungen am Dokument vorzunehmen.

4. Holen Sie die endgültige Freigabe ein.

Nachdem die Änderungen vorgenommen wurden, wird das endgültige Dokument erneut in Filestage hochgeladen und erneut für die Reviewer freigegeben. Sie können nun das überarbeitete PDF ansehen und bestätigen, dass alle Rückmeldungen korrekt umgesetzt wurden und nichts unbemerkt geblieben ist.

Wenn das Dokument alle vom Team und den Gutachtern festgelegten Kriterien erfüllt, wird die endgültige Freigabe erteilt und das Projekt ist abgeschlossen.

Fazit: So bearbeiten Sie ein PDF im Jahr 2021

Angesichts der Komplikationen, die bei der Zusammenarbeit im Team entstehen können, und der zunehmenden Verwendung von PDF-Dateien im Arbeitsumfeld, hoffen wir, dass dieser Leitfaden zur Markierung von PDFs mit einem professionellen PDF-Tool die Schritte und Werkzeuge verdeutlicht hat, die die Produktivität Ihres Teams verbessern können.

Da die Hindernisse beim Teilen, Bearbeiten, Markieren und Überprüfen von PDF-Dokumenten beseitigt sind, können Sie Ihr Projekt jetzt schnell auf die nächste Stufe bringen!