Menschen sind Gewohnheitstiere. Allzu oft zeigt sich diese Tatsache auch in der Tendenz, an altmodischen Methoden festzuhalten.
Auch bei der Arbeit finden sich einige gute Beispiele dafür, dass wir gerne an alten Gewohnheiten festhalten, z. B. wenn wir Dinge ausdrucken oder schnell etwas von Hand schreiben. Aber diese Gewohnheiten sind massive Hindernisse für die Effizienz, besonders in einem Content-Review-Prozess.
Also, weg mit dem Drucker! In diesem Artikel werden wir Ihnen alle Vorteile von PDF-Anmerkungen erläutern.
Was ist eine PDF-Anmerkung?
PDF-Anmerkungen umfassen das Einfügen von zusätzlichem Text, Grafiken oder Objekten zu einem PDF.
Bei PDF-Anmerkungen kommt eine spezielle Software zum Einsatz, die es dem Benutzer ermöglicht, in einer PDF-Datei Kommentare einfügen zu können. Diese Funktion wird häufig verwendet, um während der Überprüfung und Freigabe eines Dokuments Änderungsvorschläge in einer PDF-Datei zu hinterlassen.
Feedback kann auf verschiedenen Wegen hinzugefügt werden: über ein Textfeld, mithilfe einer Haftnotiz oder durch die Verwendung eine speziellen Software. Auf diese Weise können Benutzer einen Fehler markieren, Überarbeitungen vorschlagen oder Kommentare zum PDF hinzufügen.
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Welche Funktionen benötigen Sie, um ein PDF online markieren zu können?
In einer PDF-Datei ist die Ausrichtung von Text, Bildern und Inhalten fest vorgegeben. Das macht es besonders schwierig, den Inhalt zu ändern oder Ergänzungen hinzuzufügen (wie z. B. in einem Word-Dokument).
Daher ist eine spezielle PDF-Annotation Software, damit Benutzer ihr Feedback zu hinzufügen können. Mit dieser Software können Benutzer einen Kommentar abgeben, eine Anmerkung hinzufügen und mit anderen Personen an der gleichen Datei zusammenarbeiten.
Es gibt eine Vielzahl von PDF-Annotation-Software auf dem Markt. Diese Produkte bieten den Anwendern eine Reihe von unterschiedlichen Funktionen, die für alle Arten von PDFs geeignet sind.
Zu den üblichen Funktionen gehören:
- Ein Textmarker-Werkzeug
- Ein Kommentar-Tool
- Markup-Tools
- Zusammenarbeit in Echtzeit, wodurch die Benutzer Feedback online diskutieren können
- Text aus dem PDF kopieren und einfügen
- Die Möglichkeit, virtuelle Notizen hinzuzufügen
- Text in einem PDF durchstreichen
- Ein Freihand-Zeichenwerkzeug
- Eine Reihe von Formen – darunter Pfeile, Linien und Kreise (mit denen Sie deutlich machen können, auf welchen Bereich der PDF sich Ihr Kommentar bezieht).
Anstatt Ihr PDF durch unübersichtliche E-Mail-Ketten zu schleusen, bei denen Änderungsvorschläge schnell verloren gehen, falsch interpretiert oder falsch umgesetzt werden, ermöglicht es PDF-Anmerkungssoftware klares, gut organisiertes Feedback abzugeben, das an einem praktischen und transparenten Ort gespeichert wird.
Der Ersteller der Datei kann klar erkennen, worauf sich die Kommentare beziehen und so effizient alle gewünschten Bearbeitungen einarbeiten.
4 Anwendungsfälle für einen online PDF-Editor
PDF-Markierungen einfügen zu können, ist eine genial einfache Methode, die sich effektiv in die unterschiedlichsten Aufgaben der Teamarbeit einbringen lässt. Um Ihnen einen Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten zu geben, wie so eine Software Sie bei Ihren Arbeitsabläufen unterstützen kann, haben wir im Folgenden vier gängige Beispiele aufgeführt.
Verträge
Die Erstellung eines neuen Vertrages erfordert konkrete Angaben zu vielen entscheidenden Punkten. Es ist wichtig, dass Sie diese richtig machen. Zum Glück nimmt eine Anmerkungssoftware den Stress aus diesem Prozess. Der Ersteller des Vertrages kann seinen Entwurf in eine PDF-Seite umwandeln und an seine Kollegen versenden.
Die Kollegen können dann das PDF markieren und wichtige Kommentare zu der Datei hinzufügen – diese können z. B. die Änderung von fehlerhaften Details oder das Füllen von inhaltlichen Lücken beinhalten. Dies ist eine fantastische, besonders sichere Methode, um sicherzustellen, dass der Vertrag professionell und präzise ist.
Präsentationen
Feedback zu einer Präsentation zu bekommen, kann ein schwieriger Prozess sein. Das liegt daran, dass Präsentationen viele verschiedene textliche und visuelle Elemente enthalten und zudem meist im Kontext betrachtet werden müssen.
Mithilfe eines PDF-Annotation-Tools kann ein Präsentationsentwurf mit verschiedenen Personen online geteilt werden, die je nach Fachwissen ihre Änderungsvorschläge zu einem bestimmten Bereich der Präsentation einbringen. Auf diese Weise kann der Ersteller Anmerkungen zum Design, sowie Kommentare zum Text und konstruktives Feedback erhalten, um die gesamte Präsentation markenkonform zu halten.
Marketinginhalte
Wenn Sie Feedback zu einer neuen Broschüre hinterlassen, ist es unerlässlich, dass der Reviewer in seinen Kommentaren sehr spezifisch ist. Oft betreffen die Vorschläge, die durch Anmerkungen und Markierungen gemacht werden, einen ganz bestimmten Bereich oder ein Detail.
PDF-Anmerkungen ermöglichen es diesen Beteiligten, mit Hilfe der Zeichenwerkzeuge den genaue Bereich, auf den sie sich beziehen, eindeutig zu kennzeichnen. Anschließend können sie ihre Kommentare in das PDF-Dokument einfügen. Dies gibt den Teams die Möglichkeit, das Dokument mit Anmerkungen zu versehen und diese dann zu diskutieren. Auf diese Weise arbeiten sie gemeinsam an einem Dokument, ohne das Risiko von Missverständnissen oder Verwechslungen.
Richtlinien
Richtlinien gelten meist für eine große Anzahl von Prozessen und Personen im gesamten Team. Daher ist es wichtig, dass alle betroffenen Parteien miteinbezogen werden und ihr Feedback berücksichtigt wird, bevor das Dokument veröffentlicht wird.
Indem sie die PDF-Datei online teilen und markieren, können Änderungsvorschläge auf organisierte Weise gesammelt werden. Da alle Rückmeldungen in einem Dokument sind, vermeiden Sie es, doppeltes oder widersprüchliches Feedback zu erhalten, da jeder Reviewer die bereits im Dokument hinterlassenen Kommentare sehen und darauf reagieren kann.
Warum sollten Sie einen professionellen PDF-Editor verwenden?
Die wichtigsten Vorteile einer professionellen PDF-Anmerkungssoftware sind:
- Einfach zu bedienen und zu verstehen.
- Manager können einen kollaborativen Arbeitsbereich schaffen.
- Es macht den Dokumentenmanagement-Prozess einfacher.
- PDF-Dateien sind weit verbreitet und anerkannt – diese Software nutzt das zu ihrem Vorteil.
- Zugriff von überall, was besonders für Remote-Teams nützlich ist.
- Funktioniert auf jedem Betriebssystem (einschließlich Windows 10, Android- oder iOS-Geräte).
- Zugriff auf jede Art von Gerät (einschließlich Computer, Mobiltelefone, Tablets und sogar einige Spielekonsolen).
- Ihr PDF-Dokument ist sicher und geschützt aufbewahrt.
Ein professioneller PDF-Editor sorgt dafür, dass der gesamte Prozess effizient und organisiert abläuft, während Sie gleichzeitig eine strenge Versionskontrolle und ein sorgfältiges Dokumentenmanagementsystem aufrechterhalten können, da Sie die PDF-Datei problemlos im Team gemeinsam nutzen und bearbeiten können.
5 Softwarelösungen, um PDF-Dateien online zu bearbeiten und Arbeitsabläufe zu vereinfachen
Wie wir bereits erwähnt haben, können Sie nur mit einem professionellen Werkzeug ein effizientes und organisiertes System von PDF-Anmerkungen erreichen. Im Folgenden finden Sie unsere Empfehlungen für fünf der besten PDF-Annotation-Software auf dem Markt.
1. Filestage
Filestage ist eine innovative Plattform zur Überprüfung und Freigabe von Dokumenten, das zahlreiche Funktionen bietet. Mit Filestage können Reviewer präzise Kommentare, Zeichnungen und Formen direkt in der PDF-Datei hinterlassen.
Das Beste daran: Das Feedback kann in Echtzeit mit anderen Personen diskutiert werden, was Missverständnisse ausschließt und eine Menge Zeit spart.
Während das PDF-Dokument den etablierten Freigabeprozess durchläuft, können Sie den Status der Datei leicht verfolgen und sehen, wessen Feedback oder Freigabe noch aussteht. Wenn Sie Fristen für Dateien festlegen, erhält jeder Reviewer eine automatische Erinnerung, um rechtzeitig Feedback zu geben oder eine Freigabe zu erteilen.
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2. PDF Annotator
PDF Annotator ist ein Werkzeug, das genau das tut, was sein Name verspricht. Mit dieser Software können Anwender von jedem Gerät aus auf PDFs zugreifen und diese dann auf unterschiedlichste Weise bearbeiten.
Die beeindruckende Symbolleiste der Software bietet die Möglichkeit, Markierungen zu machen, frei in verschiedenen Farben zu zeichnen, Stempel oder Symbole hinzuzufügen, eine zusätzliche leere Seite einzufügen, ein Foto hochzuladen oder ein Dokument zu freizugeben.
Das Dokument kann dann dank des angepassten Präsentationsmodus von PDF Annotator als Teil einer interaktiven Präsentation angezeigt werden. Außerdem können die Bearbeitungen von jedem eingesehen werden, der auf das bearbeitete PDF-Dokument zugreift, unabhängig davon, ob er das Programm PDF Annotator heruntergeladen hat oder nicht.
3. Xodo
Xodo ist eine intuitive Software um ein PDF annotieren zu können, was das Bearbeiten einer PDF-Datei erleichtert. Zu den speziellen Funktionen von Xodo gehört, dass Benutzer PDF-Formulare schnell ausfüllen können, indem sie direkt in die Ausfüllfelder des Dokuments tippen. Mit der gleichen Funktion können Sie ein Dokument direkt in seiner PDF-Form unterschreiben, ohne das Formular mühsam ausdrucken und wieder einscannen zu müssen. Klicken Sie einfach auf das kostenlose Zeichenwerkzeug und fügen Sie der Datei Ihre Signatur hinzu oder laden Sie ein gespeichertes Bild hoch.
Xodo macht auch die Versionsverwaltung von Dokumenten einfach. PDF-Dateien können direkt von Xodo aus in Dropbox oder Google Drive geladen werden. So wird sichergestellt, dass nach Ihren Bearbeitungen automatisch die aktuellste Version in die Cloud synchronisiert wird.
4. Wondershare PDFelement
Wondershare PDFelement ist ein professioneller online PDF-Editor, der das gemeinsame Bearbeitungen im Team effizient und übersichtlich macht. Mit dieser Software können Marketing-Teams ihre Arbeitsabläufe verwalten, Entwürfe kommentieren und neue Assets so schnell wie möglich durch den Review-Prozess bringen.
Neben Marketing-Teams kann dieses Tool auch für eine Vielzahl anderer Funktionen verwendet werden, einschließlich Vertrieb, Buchhaltung und sogar Bildungsteams. Außerdem unterstützt Wondershare PDFelement PDF-Dokumente in mehr als zehn verschiedenen Sprachen.
5. GetLiner
GetLiner ist ein webbasiertes Tool, um eine PDF-Datei online bearbeiten zu können. Es ermöglicht dem Benutzer, PDFs zu markieren und zu kommentieren, ohne den Webbrowser verlassen zu müssen. Alternativ kann diese Software auch als mobile App oder als Browser-Erweiterung genutzt werden. Es ist ein ausgeklügeltes und effizientes Werkzeug, das sich vor allem durch seine Benutzerfreundlichkeit auszeichnet.
Anwender können in GetLiner nahtlos Notizen, Anmerkungen und Kommentare zu einem PDF hinzufügen. Dann können sie diese Ergänzungen sogar kategorisieren, indem sie auf die Kommentare klicken und dann ein Tag auswählen.
Fazit
Wie Sie sehen, bietet Annotation-Software großartige Möglichkeiten, um PDF-Seiten zu markieren und online zu bearbeiten.
Wenn Sie die Vorteile dieser Software nutzen, werden Sie eine Steigerung der Effizienz Ihres Teams durch weniger Fehlkommunikation und bessere Zusammenarbeit feststellen und gleichzeitig sicherstellen, dass das Feedback Ihrer Teammitglieder nie wieder verloren geht.
