Wie Sie eine PDF-Datei online bearbeiten und so Ihren Review-Prozess für Dokumente verbessern

Menschen sind Gewohnheitstiere. Allzu oft zeigt sich diese Tatsache auch in der Tendenz, an altmodischen Methoden festzuhalten.

Auch bei der Arbeit finden sich einige gute Beispiele dafür, dass wir Menschen an alten Gewohnheiten festhalten, z. B. wenn wir Dinge ausdrucken oder schnell etwas von Hand schreiben. Aber diese Gewohnheiten sind massive Hindernisse für die Effizienz, besonders in einem unternehmensweiten Content-Review-Prozess.

Also, weg mit dem Drucker! In diesem Artikel werden wir Ihnen alle Vorteile von PDF-Anmerkungen erläutern.

Was ist eine PDF-Anmerkung?

PDF-Anmerkungen umfassen das Einfügen von zusätzlichem Text, Grafiken oder Objekten zu einem PDF-Dokument.

Bei PDF-Anmerkungen kommt eine spezielle Software zum Einsatz, die es dem Benutzer ermöglicht, in einer PDF-Datei Anmerkungen einfügen zu können. Diese Funktion wird häufig verwendet, um während der Überprüfung und Freigabe eines Dokuments Änderungsvorschläge in einer PDF-Datei zu hinterlassen.

Feedback kann durch das Einfügen eines Textfeldes in die PDF-Datei, durch das Hinzufügen einer Haftnotiz mit einem Kommentar zum Asset oder durch die Möglichkeit, dass mehrere Prüfer mit Hilfe der Software die Datei mit Anmerkungen versehen, ergänzt werden. Auf diese Weise können Benutzer einen Fehler markieren, Überarbeitungen vorschlagen oder Kommentare hinzufügen – alles in einem Dokument.

Welche Funktionen benötigen Sie, um in ein PDF Anmerkungen einfügen zu können?

In einer PDF-Datei ist die Ausrichtung von Text, Bildern und Inhalten fest vorgegeben. Das macht es besonders schwierig, den Inhalt zu ändern oder Ergänzungen hinzuzufügen (wie z. B. in einem Word-Dokument).

Daher ist eine spezielle Software für PDF-Anmerkungen erforderlich, damit Benutzer ihr Feedback zu einem PDF-Text hinterlassen können. Mit dieser Software können Benutzer einen Kommentar abgeben, eine Anmerkung hinzufügen und mit anderen Personen an der gleichen Datei zusammenarbeiten.

Es gibt eine Vielzahl an Anbietern von PDF-Editor-Software auf dem Markt. Diese Produkte bieten den Anwendern eine Reihe von unterschiedlichen Anmerkungsfunktionen, die für alle Arten von Geschäftsvorgängen geeignet sind und mit denen Sie eine PDF-Datei online bearbeiten können.

Zu den üblichen Funktionen gehören:

• Ein Textmarker-Werkzeug
• Ein Kommentar-Tool
• Markup-Tools
• Zusammenarbeit in Echtzeit, durch die Benutzer Anmerkungen online diskutieren können
• Text in einer PDF kopieren und einfügen
• Die Möglichkeit, virtuelle Notizen hinzuzufügen
• Text in einer PDF durchstreichen
• Ein kostenloses Zeichenwerkzeug
• Eine Reihe von Formen – darunter Pfeile, Linien und Kreise (mit denen Sie deutlich machen können, auf welchen Bereich der PDF sich Ihr Kommentar bezieht).

Anstatt Ihr PDF durch einen Strom undurchsichtiger E-Mails zu schleusen, bei denen Änderungsvorschläge schnell verloren gehen, falsch interpretiert oder falsch angewendet werden, ermöglicht es die PDF-Anmerkungssoftware den Anwendern, klares, gut organisiertes Feedback zu hinterlassen, das an einem praktischen und transparenten Ort gespeichert wird.

Der Ersteller des Assets kann klar erkennen, worauf sich die Kommentare beziehen und so effizient alle gewünschten Bearbeitungen einarbeiten.

4 Anwendungsfälle für einen online PDF-Editor

PDF-Anmerkungen einfügen zu können, ist eine genial einfache Methode, die sich effektiv in die unterschiedlichsten Aufgaben der Teamarbeit einbringen lässt. Um Ihnen einen Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten zu geben, wie Sie eine Software Sie bei Ihren Arbeitsabläufen unterstützen kann, haben wir im Folgenden vier gängige Beispielsituationen für den Einsatz dieses Werkzeugs aufgeführt.

Verträge

Die Erstellung eines neuen Vertrages erfordert konkrete Angaben zu vielen entscheidenden Punkten. Es ist wichtig, dass Sie diese richtig einstellen. Zum Glück nimmt eine Anmerkungssoftware den Stress aus diesem Prozess. Der Ersteller des Vertrages kann seinen Entwurf in eine PDF-Seite umwandeln und an seine Kollegen versenden.

Die Kollegen können dann das PDF annotieren und wichtige Kommentare zu der Datei hinzufügen – diese können z. B. die Änderung von fehlerhaften Details oder das Füllen von inhaltlichen Lücken beinhalten. Dies ist eine fantastische, besonders sichere Methode, um sicherzustellen, dass der Vertrag professionell und präzise ist.

Präsentationen

Feedback zu einer Präsentation zu bekommen, kann ein schwieriger Prozess sein. Das liegt daran, dass Präsentationen viele verschiedene Elemente enthalten, die sowohl den textlichen als auch den visuellen Bereich umfassen, sowie an ihrer Fähigkeit, ein Publikum zu begeistern.

Indem Sie eine PDF-Datei online bearbeiten kann ein Präsentationsentwurf mit verschiedenen Kollegen geteilt werden, die je nach Fachwissen ihre Änderungsvorschläge zu einem bestimmten Bereich der Präsentation einbringen. Auf diese Weise kann der Ersteller Anmerkungen zum Design, sowie Kommentare zum Text und konstruktives Feedback erhalten, um die gesamte Präsentation markenkonform zu halten.

Marketing-Poster

Wenn Sie Anmerkungen zu einem neuen Marketing-Plakat hinterlassen, ist es unerlässlich, dass der Rezensent in seinem Feedback sehr spezifisch ist. Oft betreffen die Vorschläge, die durch Anmerkungen und Markierungen gemacht werden, einen ganz bestimmten Bereich oder ein Detail.

PDF-Anmerkungen ermöglichen es diesen Beteiligten, mit Hilfe eines Rahmens oder anderer Zeichenwerkzeuge das genaue Merkmal, auf das sie sich beziehen möchten, eindeutig zu kennzeichnen. Anschließend können sie das PDF annotieren, indem sie ihre Kommentare in das PDF-Dokument einfügen und dabei die praktischen Haftnotizen der Software verwenden. Dies gibt den Teams die Möglichkeit, das Dokument mit Anmerkungen zu versehen und diese Kommentare dann zu diskutieren. Auf diese Weise arbeiten sie gemeinsam an einem Dokument, ohne das Risiko von Missverständnissen oder Verwechslungen.

Richtlinien

Nach der Implementierung gelten die Richtlinien für eine große Anzahl von Prozessen und Personen im gesamten Branding-Team. Daher ist es wichtig, dass alle betroffenen Parteien konsultiert werden und ihr Feedback berücksichtigt wird, bevor das Dokument veröffentlicht wird.

Indem sie die PDF-Datei online bearbeiten können Anwender auf einfache Weise sicherstellen, dass Entwürfe von Richtlinien an eine große Anzahl von Personen weitergegeben und Änderungsvorschläge auf organisierte Weise gesammelt werden. Durch das Sammeln aller Rückmeldungen in einem Dokument können Sie auch vermeiden, doppeltes oder widersprüchliches Feedback zu erhalten, da jeder Prüfer die bereits im Dokument hinterlassenen Kommentare sehen und darauf reagieren kann.

Warum sollten Sie einen professionellen PDF-Editor verwenden?

Wenn Sie ein PDF bearbeiten und Kommentare einfügen wollen, funktioniert das nur mit einem entsprechenden PDF-Bearbeitungstool.

Anstatt die Anmerkungen erfolgreich in die Datei zu integrieren, mussten die Prüfer ihre Notizen in einer E-Mail weitergeben und separate Dokumente erstellen, die einen Screenshot der PDF-Datei und ihr Feedback enthielten. Außerdem würden die intelligenten Markierungs- und Zeichenwerkzeuge durch unsaubere Handzeichnungen auf einem gedruckten PDF ersetzt werden.

Als Ergebnis würden Sie im Grunde wieder am Anfang stehen und all das Gute, das Sie mit diesem Prozess erreichen wollten, rückgängig machen.

Die wichtigsten Vorteile einer professionellen PDF-Anmerkungssoftware sind:

• Einfach zu bedienen und zu verstehen.
• Manager können einen starken kollaborativen Arbeitsbereich schaffen.
• Es macht den Dokumentenmanagement-Prozess anspruchsvoller.
• PDF-Dateien sind weit verbreitet und anerkannt – diese Software nutzt das zu ihrem Vorteil.
• Zugriff von überall, was besonders für Remote-Teams nützlich ist.
• Funktioniert auf jedem Betriebssystem (einschließlich Windows 10, Android- oder iOS-Geräte).
• Zugriff auf jede Art von Gerät (einschließlich Computer, Mobiltelefone, Tablets und sogar einige Spielekonsolen).
• Ihr PDF-Dokument ist sicher und geschützt aufbewahrt.

Ein professioneller PDF-Editor sorgt dafür, dass der gesamte Prozess effizient und organisiert abläuft, während Sie gleichzeitig eine strenge Versionskontrolle und ein sorgfältiges Dokumentenmanagementsystem aufrechterhalten können, da Sie die PDF-Datei problemlos im Team gemeinsam nutzen und bearbeiten können.

5 Softwarelösungen, um PDF-Dateien online zu bearbeiten und Arbeitsabläufe zu vereinfachen

Wie wir bereits erwähnt haben, können Sie nur mit einem professionellen Werkzeug ein elegantes, effizientes und organisiertes System von PDF-Anmerkungen erreichen. Im Folgenden finden Sie unsere Empfehlungen für fünf der besten PDF-Anmerkungssoftware auf dem Markt.

Filestage

Filestage ist ein innovatives Werkzeug zur Überprüfung und Freigabe von Dokumenten, das zahlreiche Funktionen bietet, darunter auch Werkzeuge, um PDF-Anmerkungen einfügen zu können. Mit Filestage können Rreviewer präzise Kommentare direkt in der PDF-Datei hinterlassen.

Zusätzlich können Anwender mit Markierungswerkzeugen, Formen und einem freien Zeichenwerkzeug das PDF annotieren. Das Beste daran: Das Feedback kann in Echtzeit mit anderen Reviewern diskutiert werden, was Missverständnisse ausschließt und somit eine Menge Zeit spart.

Während das PDF-Dokument den etablierten Freigabeprozess durchläuft, kann der Projektmanager den Status der Datei leicht verfolgen und sehen, wessen Feedback oder Freigabe noch aussteht. Wenn der Manager Fristen für Dateien festlegt, erhält jeder Reviewer eine automatische Erinnerung, um rechtzeitig Feedback zu geben oder eine Freigabe zu erteilen.

PDF Annotator

PDF Annotator ist ein Werkzeug, das genau das tut, was sein Name verspricht. Mit dieser Software können Anwender von jedem Gerät aus auf PDFs zugreifen und diese dann auf unterschiedlichste Weise bearbeiten.

Die beeindruckende Symbolleiste der Software bietet die Möglichkeit, Hervorhebungen vorzunehmen, frei in verschiedenen Farben zu zeichnen, Stempel oder Symbole hinzuzufügen, eine zusätzliche leere Seite einzufügen, ein Foto hochzuladen oder sich abzumelden.

Das Dokument kann dann dank des angepassten Präsentationsmodus von PDF Annotator als Teil einer interaktiven Präsentation angezeigt werden. Außerdem können die Bearbeitungen von jedem eingesehen werden, der auf das bearbeitete PDF-Dokument zugreift, unabhängig davon, ob er das Programm PDF Annotator heruntergeladen hat oder nicht.

Xodo

Xodo ist eine intuitive Software um ein PDF annotieren zu können, was das Bearbeiten einer PDF-Datei erleichtert. Zu den speziellen Funktionen von Xodo gehört, dass Benutzer PDF-Formulare schnell ausfüllen können, indem sie direkt in die Ausfüllfelder des Dokuments tippen. Mit der gleichen Funktion können Manager ein Dokument direkt in seiner PDF-Form unterschreiben, ohne das Formular mühsam ausdrucken und wieder einscannen zu müssen. Klicken Sie einfach auf das kostenlose Zeichenwerkzeug und fügen Sie der Datei Ihre Signatur hinzu. Oder Sie können Ihre Signatur aus einem zuvor gespeicherten Bild auswählen.

Xodo macht auch die Versionsverwaltung von Dokumenten einfach. PDF-Dateien können direkt von Xodo aus in Dropbox oder Google Drive hochgeladen werden. So wird sichergestellt, dass nach Ihren Bearbeitungen automatisch die aktuellste Version in die Cloud synchronisiert wird.

Wondershare PDFelement

Wondershare PDFelement ist ein professioneller online PDF-Editor, der das gemeinsame Bearbeitungen im Team effizient und übersichtlich macht. Mit dieser Software können Marketing-Teams ihre Arbeitsabläufe verwalten, Entwürfe kommentieren und neue Assets so schnell wie möglich durch den Review-Prozess bringen.

Neben Marketing-Teams kann dieses Tool auch für eine Vielzahl anderer Funktionen verwendet werden, einschließlich Vertrieb, Buchhaltung und sogar Bildungsteams. Außerdem unterstützt Wondershare PDFelement PDF-Dokumente in mehr als zehn verschiedenen Sprachen.

GetLiner

GetLiner ist ein webbasiertes Tool, um eine PDF-Datei online bearbeiten zu können. Es ermöglicht dem Benutzer, PDFs zu markieren und zu kommentieren, ohne den Webbrowser verlassen zu müssen. Alternativ kann diese Software auch als mobile App oder als dedizierte Browser-Erweiterung genutzt werden. Es ist ein ausgeklügeltes und effizientes Werkzeug, das sich vor allem durch seine Benutzerfreundlichkeit auszeichnet.

Anwender können in GetLiner nahtlos Notizen, Anmerkungen und Kommentare zu einem PDF hinzufügen. Dann können sie diese Ergänzungen sogar kategorisieren, indem sie auf die Kommentare klicken und dann ein Tag auswählen.

Holen Sie sich die kostenlose Checkliste für PDF-Anmerkungssoftware

Alle diese Werkzeuge bieten dem Anwender großartige Möglichkeiten, seine Anforderungen an PDF-Anmerkungen zu erfüllen. Allerdings bietet jede Software ihren eigenen Funktionsumfang. Wenn es also um die Entscheidung geht, welches Tool Sie in Ihr Unternehmen implementieren möchten, sollten Sie überlegen, welche Funktionen Sie priorisieren möchten.

Um Ihnen den Vergleich dieser verschiedenen Tools zu erleichtern, haben wir eine gründlich durchdachte Checkliste für PDF-Anmerkungssoftware erstellt. Mit dieser Checkliste können Sie die Eigenschaften verschiedener Tools leicht vergleichen, was Ihnen bei der Auswahl der richtigen Option helfen wird.

Fazit

Die Aufgabe dieses umfassenden Leitfadens war es, die im Titel gestellte Frage vollständig zu beantworten, indem erklärt wird, wie Sie PDF-Dateien online bearbeiten können, indem Sie professionelle Anmerkungssoftware verwenden, um Ihren Prozess der Dokumentenprüfung zu verbessern. Wie Sie sehen, ist es eine fantastische Möglichkeit, in ein PDF-Seite Anmerkungen einfügen zu können, um Ihre Arbeitsweise zu verbessern und Ihre Prozesse schnell in das 21. Jahrhundert zu bringen.

Es mag einfach klingen, aber wenn Sie die Vorteile dieser Software nutzen, werden Sie eine Steigerung der Effizienz Ihres Teams durch weniger Fehlkommunikation und bessere Zusammenarbeit feststellen und gleichzeitig sicherstellen, dass das Feedback Ihrer Teammitglieder nie wieder verloren geht.