Über Story
Story ist eine Agentur für Social‑ und Paid‑Content und spezialisiert auf Strategie und die Kreation von Inhalten mit ordentlich Strahlkraft. In den Büros in Paris und Lille sitzen dafür rund 60 Expert:innen.
Branche
Marketing-Agentur
Entdecke Filestage für Agenturen →Ziele
- Feedback an einem Ort zentralisieren
- Versionen besser verwalten
- Feedback und Freigaben vereinfachen
Lieblingsfeatures
- Die Versionsverwaltung
- Das Projekt-Dashboard
- Einladung der Team-Mitglieder
Storys Erfolgsgeschichte in Zahlen
Weil das Feedback mit Filestage klarer und kollaborativer ist
Und weniger hin und her bedeutet mehr Zeit für Projekte
Mit zufriedenen Kund:innen dank effizientem Feedback-Prozess
Jede:r, der oder die in einer Agentur arbeitet, kennt das Problem: Selbst kleine Projekte können im Feedback-Prozess schnell zum Alptraum werden, mit Kommentaren und Anmerkungen in unzähligen E-Mails, Slack-Nachrichten und sogar WhatsApp-Chats (ja, ernsthaft).
Genau mit diesen Problemen hatte auch das Team der französischen Kreativagentur Story zu kämpfen – bis sie 2021 Filestage eingeführt haben. Story ist eine von vier Experten-Lösungen der Mobsuccess Group, die gegründet wurde, um für ihre Kund:innen wirksamen, kreativen Content zu entwickeln.
Um besser zu verstehen, mit welchen Problemen sie zu kämpfen hatten – und welche wichtigen Erfolge sie bei der Optimierung ihres Feedback-Prozesses feiern konnten – habe ich mit Melissa Abrini, der Kreativdirektorin bei Story, gesprochen. Melissa leitet ein interdisziplinäres Team aus Grafiker:innen und Art Director:innen sowie das hauseigene Studio mit Producer:innen, Video-Editor:innen und Motion Designer:innen.
Eines war dabei sofort klar: langweilig wird’s bei Story garantiert nie. Denn sie jonglieren immer mehrere Kund:innen und Projekte gleichzeitig – da ist ein effizienter Feedback-Prozess absolut entscheidend!
Aber wie schafft man das?
Feedback zu managen hat sich angefühlt wie ein Vollzeit-Job
Bevor sich Story vor vier Jahren für Filestage entschieden hatte, lief ihr Feedback-Prozess ziemlich klassisch ab: ohne klare Struktur. Das Feedback kam über die unterschiedlichsten Kanäle rein, was das gesamte Team überforderte und ihnen für die eigentliche Arbeit kaum noch Zeit ließ.
„Vor Filestage war unser Feedback-Prozess ziemlich chaotisch. Das Feedback kam von überall her – E-Mails, Slack, PowerPoint-Folien, sogar WhatsApp (ja, leider). Es hat sich angefühlt, als wäre der eigene Job nur noch die Kommentare zusammenzusuchen, Feedback zu bündeln und irgendwie zu versuchen, den Workflow am Laufen zu halten.“
Melissa Abrini, Kreativdirektorin bei Story
Mitten in diesem Chaos, war es auch wahrscheinlicher, dass dem Team beim Sammeln und Umsetzen von Feedback Fehler unterlaufen.
Melissa Abrini dazu: „Unsere größte Herausforderung war das verstreute Feedback und die fehlende Klarheit bei den Freigaben. Wenn Rückmeldungen über so viele Kanäle reinkommen, verpasst man schnell Kommentare oder arbeitet an veralteten Dateien.“
Die Suche nach einer zentralen Freigabelösung, die zum Team passt
Die fehlende Übersicht beim Managen von Feedback, sowohl intern wie extern, führte oft zu verlängerten Deadlines und Frust auf beiden Seiten. Bald war klar: Das Team brauchte ein zentrales Tool, um die Zusammenarbeit einfacher zu gestalten und den Freigabe-Prozess deutlich zu beschleunigen.
Als sie auf Filestage gestoßen sind, waren sie überrascht, wie intuitiv und nutzerfreundlich das Tool im Vergleich zu anderen Plattformen ist. Obendrein konnten sie es auch noch flexibel nach ihren Anforderungen anpassen.
Melissa Abrini erzählt: „Wir hatten mehrere Gespräche mit dem Customer-Support-Team von Filestage. Sie haben sich wirklich die Zeit genommen, unsere Workflows zu verstehen und uns individuelle Lösungen vorgeschlagen. Dabei waren sie immer offen für Feedback und haben dafür gesorgt, dass alles reibungslos läuft. Es hat sich angefühlt, als wären sie genauso sehr an unserem Erfolg interessiert wie wir selbst!“
Die Versionsverwaltung wurde zum Superstar im Feedback-Prozess
Das Team von Story arbeitet oft an Projekten, in die mehrere Kreative eingebunden sind, weshalb sie vor allem die kollaborativen Features von Filestage sehr schätzen. Indem sie mehrere Team-Mitglieder zu bestimmten Projekten einladen, können alle gemeinsam den Fortschritt verfolgen und wissen immer, welche Datei gerade die aktuellste Version ist.
Melissa Abrini meint dazu: „Wenn jemand ein laufendes Projekt übernimmt, kann die Person schnell das gesamte bisherige Feedback durchsehen und sofort erkennen, ob es sich wirklich um die aktuellste Version der Datei handelt. Das verhindert ungewollte Änderungen und sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind.“
„Ein echter Gamechanger: Wollen Kund:innen zurück zu einer älteren Version, kann man diese mit Filestage in Sekunden wieder hervorholen – und spart sich somit doppelte Arbeit.“
Melissa Abrini, Kreativdirektorin bei Story
Meetings, die besser Mails gewesen wären? Eher Mails, die besser Filestage-Kommentare gewesen wären
Das Team von Story ist zwischen Lille und Paris verteilt, also noch ein Grund mehr, warum es so wichtig ist, dass alle auf dem gleichen Stand sind und reibungslos zusammenarbeiten können. Wenn zum Beispiel das Social-Content-Team an einer Kampagne mit einer bestimmten Art Direction arbeitet, muss das Ads-Team einfach auf den Content zugreifen können, um über beide Kanäle hinweg für Konsistenz sorgen zu können.
Melissa Abrini: „Filestage spart uns enorm viel Zeit, weil es dafür sorgt, dass unser verteiltes Team jederzeit abgestimmt zusammenarbeitet.“
So viel Zeit, dass bereits 26.000 E-Mails überflüssig wurden – ersetzt durch Datei-Uploads mit eindeutigem Feedback und klaren Freigaben in Filestage.
„Kennt ihr das Meme über Meetings, die E-Mails hätten sein können? Wir sagen gerne: Das hätte auch direkt in Filestage erledigt werden können.“
Über 4.400 freigegebene Dateien in vier Jahren
Seit der Einführung von Filestage hat das Team einen einfachen Feedback-Prozess etabliert: mit zwei Reviewer-Gruppen erhalten sie die finale Freigabe von Kund:innen meist schon nach ein paar Versionen.
Das Ergebnis: seit sie mit Filestage arbeiten, wurden über 1.000 Dateien pro Jahr freigegeben.
Und so läuft der Freigabe-Prozess von Story in Filestage ab:
- Die Kreativen laden ihre Arbeit ins passende Projekt hoch.
- Das restliche Team gibt internes Feedback und erteilt dann die Freigabe.
- Danach geht’s raus an die Kund:innen für externes Feedback.
- Falls nötig, wiederholt sich die Feedback-Runde mit den Kund:innen, bis die finale Freigabe steht. Alle Versionen, die Anzahl der Runden und die Kommentare werden dabei nachvollziehbar an einem Ort dokumentiert.
Für die Zusammenarbeit zwischen Designer:innen und Video-Editor:innen hat das Team noch einen zusätzlichen Schritt eingeführt: Designer:innen laden freigegebene Brand-Assets und Guidelines in Filestage hoch. Diese dienen als Referenz für die Video-Editor:innen und Motion-Designer:innen, um die Markenkonsistenz in allen Inhalten sicherzustellen.
Melissa Abrini: „Der gesamte Prozess ist durch Filestage viel schneller und effizienter geworden. Unsere Beziehungen zu Kund:innen hat sich durch den transparenten und organisierten Feedback-Prozess verbessert. Denn Kund:innen können den Fortschritt leicht sehen, Revisionen nachverfolgen und fühlen sich stärker einbezogen und sparen sich das Hin und Her und Chaos der bisherigen Feedback-Methode.“
Das hatte auch einen positiven Einfluss auf die Zufriedenheit ihrer Kund:innen.
Melissa Abrini ergänzt: „Jedes Mal, wenn wir das Tool neuen Kund:innen vorstellen, sind sie von der Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit beeindruckt. Fast immer bekommen wir positives Feedback dazu, wie praktisch und unkompliziert die Plattform das Feedback-Management und den Freigabe-Prozess macht.“
Wenn Filestage den Feedback-Prozess übernimmt, kann sich das Team auf die Arbeit konzentrieren
In einer Agentur zu arbeiten bedeutet mehrere Projekte und Kund:innen gleichzeitig zu managen. Dabei alles organisiert zu halten, wird ohne das richtige Tool schnell zur Herausforderung.
Melissa Abrini fasst zusammen: „Filestage ist ein Muss für Marketing-Agenturen. Es sorgt dafür, dass alle – von unserem Team bis hin zu den Kund:innen – genau die Infos haben, die sie brauchen, und jederzeit wissen, wo sie die richtige Version finden. Alles bleibt organisiert und zugänglich, niemand muss mehr verzweifelt nach der richtigen Datei suchen.“
„Filestage hat unseren Workflow sehr verändert! Von “hattest du schon Zeit, die E-Mail anzuschauen?” zu “hier ist der Filestage-Link.” Alles ist jetzt effizienter und um vieles schneller – und wir haben endlich mehr Zeit für unsere eigentliche Arbeit.“
