Wie man einen zuverlässigen Content-Review-Prozess einrichtet

Wenn Sie keinen klaren Prozess etablieren, einschließlich sämtlicher Deadlines für die Inhaltsüberprüfung, könnte Ihr Content Manager heute problemlos spontan nach Ibiza fliegen, bevor er diese eine wichtige Datei freigibt, die Sie dringend für Ihr aktuelles Projekt benötigen. 

Statt Däumchen zu drehen, bis Ihr braungebrannter Marketing-Kollege ins Büro zurückkehrt – oder den Inhalt ohne sein Feedback zu veröffentlichen, nur um später festzustellen, dass Sie einen eklatanten Tippfehler übersehen haben – wagen Sie den Sprung und ändern Sie langfristig die Art und Weise, wie Ihr Marketing-Team an den Prozess der Inhaltsüberprüfung herangeht.

Was versteht man unter der Überprüfung und Freigabe von Inhalten?

Ein Prozess zur Überprüfung und Freigabe von Inhalten beinhaltet die Erstellung einer festen Abfolge von Schritten, die eine neue Datei durchlaufen muss, bevor sie abgezeichnet und für die Vermarktung Ihrer Dienstleistungen an das passende Publikum verwendet werden kann. Außerdem liefert ein Überprüfungsprozess für Inhalte einen formalen Weg für Ihr Team, diese Inhalte noch in der Entwurfsphase zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie das bestmögliche Ergebnis erzielt haben. 

Alle Inhalte, die Ihr Unternehmen produziert, sollten optimiert sein, sprich, auf den Punkt kommen und sich nahtlos in Ihre Kernbotschaft und Ihr Branding einfügen. Für Sie und Ihr Marketing-Team ist die Einrichtung eines Prozesses für die Inhaltsüberprüfung, aber auch die Entwicklung eines Freigabeprozesses für Inhalte unerlässlich, insbesondere wenn Ihr Team kontinuierlich anwächst. Bald wird keine Aufgabe mehr der alleinige Bereich eines einzelnen Teammitglieds sein. Wenn Sie zukünftig viele verschiedene Experten im Einsatz haben, die alle versuchen, dasselbe zu tun, ist es wichtig, dass dieser Experten-Wechsel im Endergebnis nicht sichtbar ist. 

Wenn es darum geht, starke, markenkonsistente Inhalte zu erstellen, die frei von Fehlern sind, unterstützt der Content-Review-Prozess diese Ziele, indem er die Kommunikation Ihres Teams fördert und die Konsistenz der von Ihnen produzierten Inhalte sicherstellt.

Warum sollten Sie einen Inhaltsüberprüfungsprozess haben?

Um sicherzustellen, dass Ihr Marketing-Team effektiv arbeitet, sollten Sie sich die Zeit nehmen, einen formalen Inhaltsüberprüfungsprozess, sowie einen passenden Freigabeprozess für Inhalte zu optimieren. Im Folgenden finden Sie unsere Top 5 der Vorteile, die sich aus der Implementierung dieser Richtlinie in Ihre Content-Produktion ergeben. 

Vorteile des Prozesses zur Überprüfung und Freigabe von Inhalten

Sicherstellen der Markenkonsistenz 

Indem mehrere Teammitglieder Ihre Entwürfe überprüfen, wird Ihr Unternehmen konsistente Inhalte produzieren, da dieser Prozess sicherstellt, dass Sie alle nach dem gleichen Standard und Stil arbeiten. 

Sparen Sie Zeit 

Durch die Umsetzung der klaren Regeln darüber, wie Ihre Inhalte auszusehen haben sollen, und dass Sie sich konsequent an diese zentralen Branding-Prinzipien zu halten haben, werden Sie die Zeit, die Sie für die Erstellung dieser Inhalte benötigen, effektiv reduzieren. Außerdem werden durch diese effizientere Form der Kommunikation eventuelle Missverständnisse im Team minimiert. Mit anderen Worten: Ihre Arbeit wird schneller erledigt. 

Ermöglichen Sie es Ihrem Team zu wachsen 

Den Fall, dass nur eine Person in Ihrem Team als Spezialist für eine bestimmte Art von Content agieren muss, gibt es nicht mehr. Aufgrund der gemeinsamen Nutzung von Fachwissen, der Konsistenz der neu erstellten Inhalte und des etablierten Feedback-Systems, das dieser Prozess bietet, sind mehrere Teammitglieder in der Lage, spezielle Arten von Inhalten zu erstellen.  

Stellen Sie sicher, dass alle Fehler rechtzeitig erkannt werden

Wir alle müssen unsere Arbeit doppelt überprüfen, bevor sie für unser Zielgruppe veröffentlicht werden kann. Die Etablierung eines schlanken und effizienten Content-Review-Prozess zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern bietet Ihnen das Beste aus beiden Welten. 

Organisieren Sie alle Rückmeldungen

Dieser gestraffte Prozess wird Ihnen auch helfen, einen besseren Überblick über alle Bewertungen und Anmerkungen zu behalten, die zu diesem Inhalt eingehen. So stellen Sie sicher, dass niemandes Feedback innerhalb des Prozess verloren geht. Mit einem einzigen Blick können Sie sofort sehen, in welchem Stadium sich die einzelnen Arbeiten befinden. 

Behalten Sie Ihre Ziele im Auge 

Der Prozess der Inhaltsüberprüfung wird bestätigen, dass nichts in der Übersetzung verloren gegangen ist. Indem Sie eine feste Gruppe von Teammitgliedern festlegen, die vom ersten Kickoff-Meeting bis zur endgültigen Freigabe im Prozess beteiligt sind, die den Fortschritt dieses Inhalts im Auge behalten, können Sie gemeinsam daran arbeiten, diese Arbeit zu steuern und sicherzustellen, dass das Endergebnis Ihren ursprünglichen Zielen für diesen speziellen Inhalt treu geblieben ist.

Wer ist an der Inhaltsüberprüfung und dem Freigabeprozess für Inhalte beteiligt?

In diesem Abschnitt stellen wir einige der Schlüsselrollen, die an einem erfolgreichen Prozess zur Überprüfung und Freigabe von Inhalten beteiligt sind, etwas genauer vor. Außerdem geben wir Ihnen ein paar Einblicke in die Möglichkeiten, wie Sie diese Rollen Ihren Teammitgliedern zuweisen können. 

Ersteller von Inhalten

Diese Person ist der Eigentümer und ursprüngliche Ersteller des neuen, entworfenen Inhalts. Sie sollte das Teammitglied sein, das den Inhalt zu Beginn erstellt hat, sowie die Person, die für die Aufnahme und Umsetzung der Änderungen verantwortlich ist, die im Rahmen des Feedback-Prozesses, des Inhaltsüberprüfungs- und Freigabeprozess empfohlen werden. 

Wenn Sie Ihre Inhalte auf eine andere Ebene bringen wollen, lesen Sie unseren Artikel über die Top 38 Content-Marketing-Tools, die das Spiel der Inhaltserstellung nachhaltig verändern. 

Reviewer

Dieses Mitglied Ihres Teams ist am besten geeignet, um der zentrale Lieferant von Feedback für diesen neuen Inhalt zu sein. Diese Person könnte ein Social-Media-Manager, ein SEO-Experte, ein Lektor oder sogar ein Experte aus einer anderen Abteilung sein. Seine oder ihre Aufgabe ist es, den Inhalt zu bearbeiten und dem Ersteller des Inhalts weitere Vorschläge für empfohlene Überarbeitungen zu geben. 

Content Manager

Diese Rolle beinhaltet die Organisation des Verlaufs des Inhalts durch die Überprüfungsphasen. Sie stellt sicher, dass er den richtigen Mitgliedern Ihres Teams zur Überprüfung zugewiesen wird und dass er gründlich überprüft wird. Außerdem verhindert der Content Manager so, dass die Arbeit unnötig lange in diesem Entwurfsstadium aufgehalten wird. Er wird auch das Teammitglied sein, das die endgültige Freigabe des Inhalts erteilt. Letztendlich sollte diese Person auch diejenige sein, die den Inhalt veröffentlicht, wenn er fertig ist. 

Sobald Sie den neuen Content veröffentlicht haben, wollen Sie ihn Ihren Kunden mit Stil präsentieren. Mit diesem nächsten Schritt im Hinterkopf, werfen Sie doch einmal einen Blick auf unseren 7-stufigen Content-Marketing-Prozess...

Wie sieht der ideale Content-Prozess, vom Kickoff über die Überprüfung bis zur Freigabe, aus?

Im Grunde genommen empfehlen wir hier eine Checkliste, da dieses Tool eine großartige Arbeitshilfe ist. Im Detail geht es darum, was eine Checkliste zu einem inhaltlichen Überprüfungs- und Freigabeprozess macht, sowie um die Art und Weise, wie sie zwischen Ihren Teammitgliedern aufgeteilt wird. 

Es ist ein Prozess, der so gestaltet ist, dass er flexibel ist und sich sowohl an die Arbeitsweise Ihres Teams als auch an den jeweiligen Content anpasst. Die Definition der perfekten Content-Prozess-Strategie ist also keine einfache Angelegenheit. 

Die folgenden fünf Elemente sind jedoch wichtige Schritte, die Sie unternehmen sollten, wenn Sie diesen Prozess optimieren wollen. Mit ihnen können Sie durchgängig solide, gut durchdachte Inhalte erstellen, die zu Ihrem Unternehmensstil, Ihrem Branding und Ihren Zielen passen. 

Schritte im idealen Content-Prozess Infografik von filestage

Kickoff-Meeting

Beginnen Sie den Inhaltsprozess so, wie Sie ihn fortsetzen wollen: als Team. 

Ein Team-Kickoff-Meeting ist dafür der optimale Start. Während dieser Zeit kann der Ersteller des Inhalts seine Idee und seinen Plan zur Erstellung skizzieren und anschließend erste Gedanken, Feedback und Hinweise von anderen Mitgliedern Ihres Marketingteams sammeln. Der so geplante Beitrag wird bereits stärker sein, da Sie das Fachwissen Ihrer Teammitglieder genutzt haben, um den Inhalt weiterzuentwickeln und frühzeitig eine bessere Form anzunehmen. 

Erstellen eines soliden Briefings

Sobald dieses erste Treffen stattgefunden hat, können der Content Manager und der Content Creator gemeinsam ein aussagekräftiges, detailliertes Briefing für den vorgeschlagenen Inhalt verfassen. Unsere Vorlage für ein kreatives Briefing kann Sie dabei unterstützen. Außerdem ist dies ein guter Zeitpunkt, um die für den Content-Review-Prozess erforderlichen Rollen (siehe oben) an die entsprechenden Teammitglieder zu verteilen.

Großartige Inhalte erstellen

An diesem Punkt kann sich der Inhaltsersteller an die Arbeit machen und einen fantastischen Inhalt erstellen. Diese Person wird diese Arbeit selbstständig erstellen und lediglich hier und da einen Rat von anderen Mitgliedern Ihres Teams einholen, bis sie das Gefühl hat, dass es das Beste ist, was sie erreichen kann. An diesem Punkt ist der neue Content bereit für die Inhaltsüberprüfung. 

Überprüfung und Feedbackprozess

Die folgenden Schritte gliedern den Überprüfungs- und Feedbackprozess Ihres Content-Prozesses.  

1) Erste Überprüfungsrunde 

Der erste Entwurf des Inhalts wird mit den Reviewern geteilt, damit sie ihn kommentieren können. Ihr Feedback wird dann an den Ersteller der Inhalte zurückgesendet. 

Hier bei Filestage können Sie diesen ersten Entwurf einer Datei ganz einfach in einem separaten Review-Schritt mit allen beteiligten Content-Reviewern teilen. Diese können dann ihr Feedback abgeben und sofort über Unklarheiten diskutieren.  

filestage Content Review Feedback für Content-Ersteller

2) Erste Überarbeitungsrunde 

Der Ersteller des Inhalts kann dann den Inhalt in diesem Schritt entsprechend aktualisieren, basierend auf diesem Feedback. 

3) Zweite Überprüfungsrunde

Sobald diese Änderungen vorgenommen wurden, kann der Inhalt den Content-Reviewern erneut vorgelegt werden. Dann kann der Inhaltsersteller zusätzliches Feedback zu dieser Arbeit erhalten.


Nach der Überarbeitung lädt der Inhaltsersteller die neue Version der Datei einfach in denselben Überprüfungsschritt in Filestage hoch, damit die Reviewer einen neuen Blick darauf werfen können. 

Filestage

4) Zweite Überarbeitungsrunde 

Der Inhalt kann nun vom Ersteller auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks erneut aktualisiert werden. 

Darüber hinaus können Überprüfungsrunden erforderlich sein, wenn andere Stakeholder involviert sind, deren Meinungen und Feedback berücksichtigt werden muss, bevor der Inhalt genehmigt werden kann. 

filestage Software zur Überprüfung von Stakeholder-Inhalten

Mit Filestage können Sie in einem Projekt getrennte Überprüfungsschritte für jede Gruppe von Beteiligten erstellen.

Filestage ist ein fantastischer Helfer für verschiedene Schritte und Phasen des Content-Review-Prozesses, wie z.B. die Überprüfung und Freigabe von Dokumenten. Die Online-Proofing-Software bietet eine zentrale, kollaborative Plattform, die den Feedback-Prozess effektiv vereinfacht. Auf diese Weise steigert Filestage die Produktivität und das Zeitmanagement Ihres Marketing-Teams und bringt gleichzeitig mehr Klarheit und Transparenz in diese Phase. 

Finale Freigabe

Jetzt, wo alle einen Blick auf den Inhalt geworfen haben, wurde er so umgestaltet, dass all dieses Fachwissen und Meinungen berücksichtigt werden. Der Inhalt muss nur noch vom Content Manager freigegeben werden. Sobald dieser dann grünes Licht gibt, ist der Content bereit zur Veröffentlichung.

Filestage App

Wie Sie einen soliden Prozess für die Inhaltsüberprüfung und Freigabe von Inhalten erstellen

Wir haben alle Grundlagen rund um die Themen Was, Wer und Warum behandelt. Jetzt ist es an der Zeit, sich an das Wie zu wagen. 

In diesem Abschnitt geben wir Ihnen einen ausführlichen Überblick über die strategischen und strukturellen Best Practices, die Sie anpassen sollten, wenn Sie einen Überprüfungsprozess für Inhalte in Ihrem Marketing-Team einrichten wollen. Diese Punkte werden Ihnen helfen, diesen Prozess erfolgreich in den Workflow Ihres Teams zu implementieren.

filestage Prozess zur Überprüfung und Freigabe von Inhalten

Ziele für die Erstellung von Inhalten festlegen

Bevor Sie mit der Erstellung der Inhalte beginnen, sollten Sie klare, gut definierte Ziele für die Inhalte festlegen. Sie sollten sich während des gesamten Prozesses immer wieder darauf beziehen, um sicherzustellen, dass die Inhalte diese Anforderungen erfüllen. 

Diese Ziele können je nach Unternehmen stark variieren. Von einem SMART-Ziel bis hin zu einem, das sich auf die Steigerung Ihrer Kundengewinnung konzentriert, ist alles möglich. 

Infografik Smart Ziele

Ihr Ziel könnte zum Beispiel sein, dass dieser neue Inhalt den Online-Traffic auf Ihrer Website erhöht, mehr Online-Verkäufe generiert oder Ihre Zielgruppe effektiver anspricht. Wenn der Inhalt diese Überprüfungsprozesse durchläuft, bevor er genehmigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie diese Indikatoren verfolgen. 

Denn die Festlegung, Fokussierung und Messung des Erfolgs eines Inhalts ist etwas, das Sie bei jedem Schritt im Auge behalten sollten. 

Erstellen von Inhaltsrichtlinien, Standards und redaktionellen Richtlinien

Nehmen Sie sich im Rahmen des Prozesses zur Erstellung von Inhalten die Zeit, das einzigartige Content-Governance-Modell Ihres Unternehmens zu definieren. Zu den Richtlinien, die aufgestellt werden müssen, gehören klare Inhaltsrichtlinien, die Standards, die eingehalten werden müssen, und redaktionelle Richtlinien für Reviewer und Manager. 

Diese Richtlinien können Standards für eine Vielzahl von Angelegenheiten festlegen. Zum Beispiel müssen Sie sicherstellen, dass alle Inhalte dem etablierten Branding Ihres Unternehmens entsprechen, und Sie müssen garantieren, dass alle schriftlichen Inhalte Ihrem redaktionellen Style Guide entsprechen. Dieser stellt die Konsistenz in Sachen Rechtschreibung, Grammatik und Referenzierung sicher. Außerdem müssen Sie für webbasierte Inhalte ein bestimmtes Niveau der Suchmaschinenoptimierung erreichen.

Wenn Sie diese festen Leitprinzipien auf diese Weise klar umrissen haben, geben Sie allen Mitgliedern Ihres Marketing-Teams Zugang zu diesen Dateien. 

Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen:

  • Ihren Teammitgliedern auf einfache Weise die entsprechenden Rollen zuzuweisen. Wir werden diesen Punkt in Kürze ausführlicher behandeln.
  • Ihren Workflow zur Erstellung von Inhalten konsistent zu halten.
  • Ihr Marketing-Team zu vergrößern, ohne die Qualität Ihrer Inhalte zu beeinträchtigen. 
  • konsequent die Ziele zu erfüllen, die die treibende Kraft hinter diesen Inhalten sind. 

Dieses Konzept geht Hand in Hand mit dem Design-Review-Prozess, den Ihr Marketing-Team regelmäßig durchführen sollte. Sie haben noch keinen Prozess eingerichtet? In unserem bewährten Leitfaden erfahren Sie, warum Ihr Team ein Design-Review benötigt und wie Sie es einführen können.  

Letztendlich unterstützt Sie die Festlegung dieser festen Richtlinien in Ihrem Team dabei, Ihre einzigartige Unternehmensbotschaft einzuhalten.

Klare und transparente Prozesse etablieren

Eine klare Kommunikation wird darüber entscheiden, ob Ihr neuer Prozess für die Inhaltsüberprüfung ein Erfolg oder ein Misserfolg ist. Durch die Nutzung der gemeinsamen Zusammenarbeit, die Filestage bietet, können Sie dieses Maß an Transparenz in Ihrem Team deutlich einfacher erreichen. 

Der Prozess, den Sie aufbauen und unter Ihren Teammitgliedern implementieren, sollte alles klar umreißen – von der Frage, wer den Inhalt erstellt und welche Teammitglieder Feedback zur Modifizierung des Inhalts geben, bis hin zur Formulierung der Ziele, die dieser Inhalt erfüllen soll, sowie die Fristen für jeden Schritt im Erstellungsprozess. 

Auf diese Weise wird Ihr Content-Review-Prozess viel klarer definiert, da für alle Beteiligten ersichtlich wird, dass er unter strikter Einhaltung der langfristigen Managementstrategie Ihres Unternehmens geplant wurde. 

Darüber hinaus stellt diese Klarheit sicher, dass es keine Missverständnisse gibt, wenn es darum geht, Feedback zu geben. 

Wenn diese Transparenz hergestellt ist, wird das Feedback, welches jedes Ihrer Teammitglieder für diese entworfenen Inhalte gibt, für den Ersteller der Inhalte viel einfacher zu verstehen sein. Daher werden die Überarbeitungen, die Sie vornehmen, effektiv sein und mit der Stimme, dem Ton und den Absichten Ihrer Marke konsistent bleiben. 

Definieren Sie das Content-Team (Reviewer, Ersteller und Manager)

Wie wir bereits erwähnt haben, ist ein wesentlicher Teil des Content-Review-Prozesses die Definition Ihres Content-Teams und die korrekte Zuweisung dieser Rollen. 

Die optimale Korrelation der jeweiligen Aufgabe mit den unterschiedlichen Fähigkeiten, einzigartigen Einsichten und Kenntnissen, die jedes Ihrer Teammitglieder besitzt, bildet den Kern Ihrer gesamten Feedbackschleife. Dieses Expertenteam wird sicherstellen, dass das Feedback aus relevanten und gut durchdachten Vorschlägen besteht, die dazu beitragen, dass der Inhalt den höchstmöglichen Standard erreicht.

Wenn Sie also diese Rollen zuweisen, sollten Sie diese auf Basis der Parteien definieren, die ein berechtigtes Interesse an diesem bestimmten Inhalt haben. Neben Mitgliedern Ihres internen Marketing-Teams und potenziellen Mitgliedern anderer Teams im Unternehmen, die für die anstehende Aufgabe über besonders nützliche Spezialgebiete verfügen, könnte dieser Prozess auch Ihre Kunden, z. B. im Falle von Marketing-Agenturen, einschließen. Deren Feedback und Zustimmung wird unerlässlich sein, bevor der Content veröffentlicht werden kann. 

Denken Sie auch an die Ziele, die Sie zu Beginn des Erstellungsprozesses dieses Inhalts skizziert haben und ziehen Sie die Mitglieder Ihres Teams hinzu, die über die relevantesten Fähigkeiten verfügen, um dieses Vorhaben in die Tat umzusetzen. 

Stellen Sie dem Team alle relevanten Informationen zur Verfügung

Sobald Sie festgelegt haben, welche Teammitglieder im Prozess beteiligt sein werden und welche Beiträge von ihnen erwartet werden, stellen Sie ihnen sofort alle relevanten Informationen, Richtlinien und Dokumente zur Verfügung, die sie zur Erfüllung dieser Aufgabe benötigen. 

Dieses Bestreben wird Inhaltsziele, Inhaltsrichtlinien, Standards und redaktionelle Richtlinien beinhalten. All diese wichtigen Informationen können Sie Ihrem gesamten Team leicht zugänglich machen. 

Eine einfache und effektive Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, ist die Nutzung der gemeinsamen Plattform, die Sie für diesen Inhalt gewählt haben. Über Filestage können Sie sämtliche Inhalte hochladen und Ihre Teammitglieder einladen, diese über den kollaborativen Arbeitsbereich der Online-Proofing-Software anzusehen. Von dort aus können Ihre Teammitglieder die Datei direkt kommentieren und Anmerkungen hinterlassen, um Ihnen ihr Feedback mitzuteilen. 

Dieser Prozess wird jegliche Zeitverschwendung oder Fehlkommunikation minimieren und den gesamten Prozess effizient und geradlinig gestalten. Es wird außerdem sichergestellt, dass jedes Teammitglied seine Zeit optimal in dieses Projekt investiert hat. 

(Bewährte) Best Practices beim Überprüfungsprozess für Inhalte

Um sicherzustellen, dass Sie einen erfolgreichen Prozess entwickeln, den Ihr Marketing-Team langfristig in die Erstellung von Inhalten einbeziehen kann, müssen Sie sich im klaren darüber sein, was Sie in diesem Zusammenhang tun und was Sie besser nicht tun sollten. 

Stehen Sie Ihrem Team mit diesen nützlichen Tipps zur Seite, um zu zeigen, wie am besten bei der Überprüfung von Inhalten vorgegangen werden kann. Wenn Sie Ihren Prozess für die Inhaltsüberprüfung verbessern wollen, werden Ihnen die folgenden Tipps zu den besten Verfahren eines Content-Review-Prozesses garantiert weiterhelfen. 

Bei diesen operativen Best Practices handelt es sich um einige allgemeine praktische Ratschläge, die Ihnen helfen werden, diesen Prozess so durchzuführen, dass alle seine großartigen Vorteile voll zur Geltung kommen. Mit anderen Worten: Wenn Sie Ihren neuen Content-Review-Prozess dauerhaft etablieren wollen, wird Ihr Team keine Überzeugungsarbeit leisten müssen. 

Legen Sie klare Fristen fest 

Seien Sie bei diesen Terminen standhaft. Engpässe sind ein häufiges Problem, das Sie auf jeden Fall vermeiden müssen. Indem Sie klare Fristen für die Content-Reviewer festlegen, sorgen Sie für einen pünktlichen und effizienten Prozess. 

Diese Fristen sollten sich sowohl auf das Datum beziehen, an dem der Inhalt für ein bestimmtes Teammitglied zur Ansicht bereit sein muss als auch auf eine klare Frist, bis zu der sie ihr Feedback abgeben müssen. Anschließend kann die nächste Prozessstufe angegangen werden. 

Auf diese Weise können keine unnötigen Verzögerungen auftreten. So können Sie Engpässe oder frustrierende Unterbrechungen, die im Arbeitsablauf entstehen könnten, effektiv reduzieren.

Mit Filestage können Sie Fristen für jede Datei separat festlegen. 

filestage Content-Kalender

Weniger ist mehr 

Wenn es um die passende Anzahl an Reviewern geht gilt: So wenig wie möglich, so viele wie nötig. Indem Sie nur die wichtigsten Teammitglieder in diesen Prozess einbeziehen, wird es nicht zu viele Stimmen geben, die ihre Meinung kundtun. Denn das würde dazu führen, dass die ursprünglichen Ziele dieses Inhalts im Lärm untergehen.

Es wird außerdem dazu beitragen, dass dieser Überprüfungsprozess die richtige Balance zwischen schneller und nützlicher Umsetzung findet. Diese Überlegung stellt sicher, dass sich Ihr Team an den Prozess hält, anstatt sich über die unnötigen Verzögerungen aufzuregen, die es sonst in seinem Arbeitsablauf verursacht hätte. 

Anleitungen für Reviewer bereitstellen 

Der Content Manager sollte den Reviewern alle wichtigen Informationen in Form der oben beschriebenen Dokumentationen zur Verfügung stellen, die für sie nützlich sein könnten. Außerdem sollten sie allgemeine Ratschläge und Anleitungen darüber, was sie kommentieren sollten, erhalten. Diese Anleitung könnte zum Beispiel beinhalten, dass sie gebeten werden, ihre Energie auf die Änderung eines bestimmten Bildes oder Absatzes im Entwurf zu richten. Oder sie könnten angeben, ob sie die Datei direkt bearbeiten oder ihr schriftliches Feedback in einem separaten Dokument abgeben sollen. 

Auf diese Weise wissen die Prüfer genau, auf welche Aspekte des Inhalts sie sich konzentrieren sollten. So wird das Feedback, das sie geben, nützlich, fokussiert und effizient sein. 

Verlieren Sie Ihre ursprünglichen Ziele nicht aus den Augen 

Behalten Sie die ursprünglichen Ziele, die Sie mit diesem Content erreichen wollen, jederzeit im Hinterkopf. Im Laufe der Zeit kann man leicht die Basis aus den Augen verlieren, die Sie vor all den Meetings festgelegt haben. 

Aber indem Sie dies zur Priorität mehrerer Teammitglieder machen, deren Aufgabe es ist, den Inhalt in Übereinstimmung mit diesen anfänglichen Zielen zu regeln,, können Sie sicherstellen, dass Sie sich alle konsequent auf diese übergreifenden anfänglichen Ziele beziehen. Sie bilden den Kern des Feedbacks, das vom gesamten Team erteilt wird, was es viel einfacher macht, sie als Teil Ihrer mentalen Checkliste während der Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse einzuhalten.

Gestalten Sie den Prozess so, dass er gut zu Ihrem Team passt 

Ein Prozess ist ein flexibles System, der zu Ihrem Team passen sollte. Behandeln Sie ihn also auch als ein solches System. Nachdem einige Zeit vergangen ist, versammeln Sie Ihr Marketing-Team zu einem Meeting, in dem Sie Ihren aktuellen Freigabeprozess für Inhalte besprechen und überprüfen. Diese Anpassungen könnten eine längere oder kürzere Frist für die Abgabe des Feedbacks für jeden Reviewer beinhalten – indem Sie mehr oder weniger Content Reviewer einsetzen oder die Themen ändern, die im Kickoff-Meeting festgelegt werden müssen.

Wenn Sie die Stärken und Schwächen des Prozesses besprochen haben, können Sie einige Änderungen in Betracht ziehen. Dadurch wird er noch gezielter, effizienter und nützlicher werden. Die Art und Weise, wie jedes Team arbeitet, ist einzigartig. Scheuen Sie sich also nicht, diesen Prozess zu ändern, wenn es sinnvoller wäre, ihn auf eine andere Weise durchzuführen. 

Wir haben für Sie zusätzlich eine Liste mit den Vor- und Nachteilen der besten Prüf- und Freigabetools erstellt, die genau das Richtige für Sie sein könnte, um diesen Prozess so anzupassen, dass er am besten zu Ihrem Marketing-Team passt. 

Versuchen Sie, ein wiederholbares System zu erstellen

Dieser Punkt knüpft gut an den obigen Best Practice an. Aber der Prozess der Inhaltsüberprüfung, den Sie letztendlich in Ihrem gesamten Marketing-Team etablieren, sollte immer wieder wiederholt werden.

Auch wenn es Elemente gibt, die sich je nach Art des Inhalts voneinander unterscheiden, sollte der Kern dieses Prozesses klar sein. Er sollte eine effiziente, logische Abfolge von Schritten enthalten, mit denen Ihr gesamtes Team bestens vertraut ist. Dann wird er schnell und nahtlos zu einem Kernbestandteil Ihrer Marketingaktivitäten.


Wenn Sie noch ein paar weitere Tipps zur Beschleunigung Ihres Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses benötigen, haben wir einen Blog-Beitrag voller weiterer großartiger Ratschläge, die Ihnen genau dabei helfen werden. 

Die besten Content-Review-Tools

Nachdem wir Sie nun mit allem versorgt haben, was Sie für den Start eines Content-Review-Prozess brauchen, bleibt nur noch eines zu tun: Ihr Marketing-Team mit einer soliden, zuverlässigen Software für die Überprüfung von Inhalten auszustatten. 

Jede dieser drei Softwarelösungen wird Ihren neuen Content-Review-Prozess erheblich unterstützen und Ihnen eine Plattform bieten, mit der Ihr Team alle Schritte zentralisieren und auf eine organisierte, effiziente Weise umsetzen kann. Unser Vergleich der Vor- und Nachteile hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Software am besten zu den Abläufen in Ihrem Team passt.  

Filestage

filestage Content-Proofing-Plattform für Marketing-Teams

Filestage ist eine Online-Proofing-Plattform, die für Marketing-Teams jeder Größe bestens geeignet ist. Diese Softwarelösung kommt Ihrem Content-Review-Prozess zugute, indem sie einen zentrale Plattform für die Überprüfung von Videos, Bildern und verschiedenen Arten von Dokumenten bietet. Filestage bietet  innerhalb des Freigabeprozesses außerdem verschiedene Optionen, wie z.B. Kommentare, Anmerkungen und Anhänge zu erstellen, um präzises und kontextbezogenes Feedback zu geben. 

Insgesamt bietet Filestage eine effiziente Plattform, die Sie dabei unterstützt, einen konsistenten Workflow zu schaffen, der die Produktivität Ihres Teams verbessert und mehr Transparenz und Klarheit in Ihre Arbeit bringt. Die Software stellt sicher, dass kein Feedback verloren geht und Freigaben rechtzeitig eingeholt werden.   

ReviewStudio

review studio kollaborative plattform

ReviewStudio bietet seinen Nutzern eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit, auf der Teams ihr kreatives Feedback direkt auf Dateitypen wie Bilder, Videos, PDFs und HTML übertragen können. Obwohl einige Benutzer diese Software anfangs als etwas verwirrend empfunden haben, lohnt es sich, sich mit dem hoch bewerteten Kundensupport und der optimierten Feedback-Verfolgungsfunktion vertraut zu machen. 

GoVisually

govisuelles Werkzeug zur Überprüfung von Inhalten

GoVisually wurde entwickelt, um das Hin und Her während der Bearbeitung von Inhalten per E-Mail zu unterbinden und den Nutzern dabei zu helfen, den Prozess der Inhaltsüberprüfung zu beschleunigen. Obwohl die Menge an Benachrichtigungen manchmal ein wenig aufdringlich sein kann, überzeugt die Software mit Pluspunkten wie einer benutzerfreundlichen Erfahrung und einer effektiven Kommentar- und Genehmigungsfunktion.

Fazit

Um alle Voraussetzungen für eine effiziente Zusammenarbeit, sowie fehlerfreie, markengerechte und qualitativ hochwertige Inhalte zu schaffen, benötigt Ihr Workflow eine präzise und feste Strategie für die Überprüfung und Freigabe von Inhalten. 

Wenn Ihr Team wächst, sollten Sie dieser gestiegenen Nachfrage gerecht werden, indem Sie weiterhin alle Stärken und Fachkenntnisse Ihres Teams auf eine Art und Weise nutzen, die gleichzeitig außergewöhnliche Inhalte produziert und Engpässe vermeiden kann. 

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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