Wussten Sie, dass 1 von 10 Personen ihre Projekte im letzten Jahr gecancelt hat, weil die Dateien nicht rechtzeitig freigegeben wurden? Stellen Sie sich vor, wie viele großartige Ideen nicht im (digitalen) Papierkorb landen würden, wenn Sie einen schnelleren Freigabeprozess für kreativen Content hätten.
Berücksichtigen Sie unsere sieben Tipps, um Ihren Freigabeprozess für alle Marketinginhalte noch heute zu beschleunigen. Und erfahren Sie, wie eine Software zur Designfreigabe Ihnen dabei hilft, Freigaben noch schneller zu erhalten.
Sind Sie bereit, Ihre Arbeit absegnen, versiegeln und veröffentlichen zu lassen? Dann legen wir los!
1. Beziehen Sie von Anfang an die richtigen Personen ein.
An einem kreativen Freigabeprozess sind mehr Personen beteiligt als nur das Designteam. Wenn Sie alle Beteiligten von Anfang an einbeziehen und klare Erwartungen kommunizieren, lassen sich Verzögerungen und Nacharbeiten vermeiden.
Mit Filestage können Sie für jede Stakeholdergruppe einen separaten Review-Schritt erstellen und das Feedback sowie die Freigaben aller Beteiligten direkt neben dem kreativen Asset sammeln.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Review-Schritte in Filestage organisieren können, um Feedback von allen Beteiligten zu erhalten:
- Design – für Diskussionen über kreative Ausführung und Stil
- Marketing – um zu überprüfen, ob die Inhalte korrekt sind und die Brand Guidelines einhalten
- Recht und Compliance – zur Überprüfung von Aussagen, die das Unternehmen in Schwierigkeiten bringen könnten
2. Legen Sie Fristen für das Feedback fest (und sorgen Sie dafür, dass Ihre Reviewer diese einhalten).
Wenn Sie erst einmal eine Deadline für das Projekt festgelegt haben, gibt es fast keine Chance mehr, diese zu verschieben. Um sicherzustellen, dass Sie keine Deadline verpassen, empfehlen wir Ihnen, für jeden Review-Schritt ein Fälligkeitsdatum festzulegen.
Und am wichtigsten: Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Reviewer daran halten.
Wenn Sie Filestage als Freigabe-Software für kreativen Content verwenden, können Sie einen kreativen Workflow für jeden Review-Schritt festlegen. Auf diese Weise können Sie zuerst die Freigabe der Marketing- und Designabteilung einholen und danach die der Compliance- und Rechtsabteilung.
Ihre Reviewer erhalten automatische Erinnerungen, wenn das Fälligkeitsdatum für ein Datei-Review kurz bevor steht. Sie können sich entspannt zurücklehnen und beobachten, wie Ihre Projekte erfolgreich über die Ziellinie gehen.
3. Erhalten Sie Feedback zu allen Ihren Dateiformaten an einem Ort.
Von mehr als einer Person Feedback einzuholen, kann für jedes Projekt schnell mühsam werden. Bei kreativen Arbeiten kommt noch hinzu, dass unterschiedlichen Dateiformaten genutzt und somit oft verschiedene File-Sharing-Lösungen eingesetzt werden, um die Dateien mit dem Team zu teilen.
Wenn Sie alle Ihre Dateien mit den Beteiligten auf einer zentralen Plattform teilen und dort auch Feedback erhalten, können Sie die kreative Zusammenarbeit verbessern und kreative Freigabe schneller einholen.
Hier finden Sie alle Dateiformate, die Sie in Filestage mit Ihren Reviewer teilen können:
- Dokumente
- Bilder
- Videos
- Audio-Dateien
- Live-Websites
- HTML-Inhalt
4. Haken Sie Kommentare während der Bearbeitung ab, um die Anzahl der Review-Runden zu minimieren.
Um Ihre Arbeit noch effizienter zu gestalten, können Sie die erledigten Kommentare abhaken während Sie an der nächsten Version der Datei arbeiten. Gibt es etwas besseres, als den Fortschritt seiner Arbeit zu sehen?
Wenn Sie einen klaren Überblick über alle erledigten und unerledigten Kommentare aus dem Feedback haben, können Sie den Freigabeprozess besser organisieren und die Anzahl der Review-Runden reduzieren.
Mit Filestage können keine Kommentare verloren gehen und Sie haben die Möglichkeit, diese abzuhaken, sobald Sie sie erledigt haben. Sie können auch auf die Kommentare antworten, wenn etwas unklar ist, um sicherzustellen, dass alle Rückmeldungen immer berücksichtigt werden.
Das Beste ist, dass die Kommentare nicht einfach verschwinden, sobald sie erledigt markiert sind, sondern dass Sie die Möglichkeit haben, erledigte Kommentare jederzeit ein- und auszublenden. So können Sie und Ihre Reviewer Feedback und Bearbeitungen leicht nachvollziehen.
5. Organisieren Sie Datei-Versionen, damit jeder weiß, welche die neueste ist.
Ohne eine spezielle Designfreigabe-Software besteht eines der größten Probleme bei der Freigabe von kreativem Content darin, dass es keine Versionskontrolle gibt.
Tools wie Google Docs sind großartig, wenn es um die schnelle Zusammenarbeit geht. Sobald jedoch jeder, der Zugriff auf das Dokument hat, Änderungen vornimmt, gibt es keine Möglichkeit mehr, für eine Sekunde zurückzugehen und frühere Versionen einzusehen. Plötzlich wird jeder zum Copywriter, und die Arbeit endet im Chaos.
In Filestage sind alle Ihre Dateiversionen übersichtlich in Ihrem Dashboard angeordnet. Das macht das Einsehen von früheren Versionen und Feedback super einfach.
Hier erfahren Sie, wie die Versionskontrolle von Filestage Ihren gesamten kreativen Freigabeprozess verbessert:
- Behalten Sie den Überblick über die sich ständig weiterentwickelnden Dateien und jeden bearbeiteten oder erledigten Kommentar.
- Sie wissen genau, wo Sie die Grenze zwischen einer Version und der nächsten ziehen müssen.
- Vermeiden Sie, dass Reviewer Ihre Datei duplizieren und direkt Änderungen vornehmen.
- Stellen Sie sicher, dass die Leute keine Zeit damit verschwenden, Feedback zur falschen Version zu geben.
6. Machen Sie es den Reviewern leicht zu sehen, was sich zwischen den Versionen geändert hat.
Die kreative Arbeit eines anderen zu verstehen, erfordert Zeit und Konzentration. Deshalb kann es schwieriger sein, als es den Anschein hat, wenn Sie Ihre regulären Aufgaben pausieren, um die Arbeit von jemand anderem zu überprüfen.
Und seien wir mal ehrlich, wann haben Sie das letzte Mal etwas auf Anhieb freigegeben bekommen?
Aber die Möglichkeit, frühere Versionen einzusehen und sich über alle Änderungen zu informieren, ist eine große Hilfe.
Hier erfahren Sie, wie Filestage Reviewern das Leben leichter macht:
- Vergleichen Sie zwei Versionen nebeneinander, einschließlich der Kommentare. So können Sie die neue Version leicht mit Ihrem früheren Feedback abgleichen.
- Klicken Sie auf einen Kommentar, um zu diesem Teil des Entwurfs zu springen, damit Sie die neue Version schneller überprüfen können.
- Wählen Sie die Versionen und Kommentare aus, die Sie vergleichen möchten, selbst wenn es sich um v1 und v7 handelt – nur um zu sehen, wie weit Sie gekommen sind.
Und ein zufriedener Reviewer bedeutet einen schnelleren Freigabeprozess für alle!
7. Ermöglichen Sie Ihren Reviewer Dateien mit nur einem Klick freizugeben.
Ertappen Sie sich manchmal dabei, dass Sie die E-Mail eines Kunden lesen und sich fragen: „Ist das jetzt freigegeben oder nicht?
Mit dem Freigabe-Tracking von Filestage wissen Sie immer, wann es grünes Licht für die Veröffentlichung Ihrer Inhalte gibt. Und die Reviewer wissen, was sie freigegeben haben und was noch überarbeitet werden muss.
Hier sind drei Möglichkeiten, wie Ihnen das Tracking von Freigaben helfen kann:
- Sehen Sie, welche Entwürfe bereit zur Veröffentlichung sind und welche noch überarbeitet werden müssen.
- Erkennen Sie, welche Reviewer den Prozess aufhalten, weil sie zu lange brauchen, um Feedback zu geben.
- Sorgen Sie dafür, dass die Stakeholder für die von ihnen freigegeben Inhalte verantwortlich sind.
In Filestage haben Sie in jedem Review-Schritt eine Statusanzeige für jeden Reviewer. Hier sehen Sie, ob die Reviewer Ihren Content freigegeben haben, Änderungen angefragt haben oder noch einen Blick darauf werfen müssen.
Was ist für eine Freigabe von kreativem Content erforderlich?
Die Freigabe von Inhalten erfordert in der Regel mehrere Review-Runden mit den wichtigsten Stakeholdergruppen. Mehrere Teammitglieder müssen das Projekt überprüfen, ihre Visionen abstimmen und erfolgreich zusammenarbeiten, um die finale Version zu erreichen und alle mit der Arbeit zufrieden zu stellen.
Hier ist ein Überblick aller Personen, die Sie in jeden kreativen Freigabeprozess einbeziehen sollten:
- Ihr internes kreatives Team
- andere interne Teammitglieder wie Marketing- und Rechtsabteilungen
- externe Kunden (falls es welche gibt)
Sobald alle Beteiligten mit dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie Ihre Arbeit veröffentlichen oder drucken.
Wie lange dauert es, eine Freigabe zu erhalten?
Es kann zwischen ein paar Stunden und mehreren Monaten dauern, bis eine Freigabe für eine Datei erteilt wird – und in streng regulierten Branchen wie Alkohol und Glücksspiel dauert es oft länger.
Aber wenn Sie unsere Tipps berücksichtigen, wie z. B. Feedback zu zentralisieren und die richtigen Personen von Anfang an einzubinden, können Sie die Zeit für die kreative Freigabe erheblich verkürzen. Der Schlüssel zu einer schnelleren Freigabe liegt in einer guten Zusammenarbeit. Zudem hilft eine Designfreigabe-Software Ihrem Team, diesen Prozess zu beschleunigen!
Fazit
Um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen, brauchen Sie einen schnellen und effizienten Freigabeprozess für kreative Inhalte. Und dafür benötigt es eine gute Zusammenarbeit im Team und einen großartigen Designfreigabeprozess, der Sie auf dem Weg dorthin unterstützt.
Wenn Sie Filestage ausprobieren und sehen möchten, wie es Ihnen helfen kann, Ihren kreativen Freigabeprozess zu verbessern, starten Sie eine kostenlose Testphase.
