Bewährte Verfahren und Beispiele für die Versionskontrolle von Dokumenten

Best Practices und Beispiele für die Versionskontrolle von Dokumenten

Wenn Sie Dokumente für den Review und die Freigabe teilen, entstehen im Handumdrehen viele neue Versionen. Und ohne einen standardisierten Prozess für die Versionskontrolle von Dokumenten kann es schnell passieren, dass Sie drei Dateien haben wie diese:

  • Dokument Name v7
  • Dokument_Name_endgültig_2
  • Dokument-Name-neu

Welche ist die neueste? Welche davon sind veraltet? Reine Spekulation. Aber wenn Sie einige einfache Best Practices einführen oder Ihr Team mit einer Software für die Freigabe von Dokumenten ausstatten, können Sie sich von diesem Problem verabschieden – und gleichzeitig von der ganzen Zeitverschwendung, die es nach sich zieht!

In diesem Artikel stellen wir Ihnen vier bewährte Verfahren für die Versionskontrolle von Dokumenten (auch gängig unter der englischen Bezeichnung “Document Version Control”) vor, die Sie sofort einsetzen können. Doch bevor wir dazu kommen, lassen Sie uns erst einmal einen Blick darauf werfen, was wir überhaupt unter Versionskontrolle von Dokumenten verstehen.

Was ist Document Version Control?

Document Version Control ist ein System (oder eine Reihe von Systemen), das Ihnen hilft, alle Ihre Dateien und Versionen organisiert zu halten. Ist es gut ausgeführt, müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Benennung von Dokumenten machen, und es ist sichergestellt, dass jeder weiß, welche Version die neueste ist.

Dies sind einige der Möglichkeiten, wie eine Document-Version-Control-Software Ihnen Zeit und Geld sparen kann:

  • Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, jede einzelne Version zu öffnen und Ihre Teamkollegen damit zu belästigen, herauszufinden, welche Version die neueste ist
  • Sie können vermeiden, versehentlich Feedback zu einer alten Version Ihrer Dokumente zu geben (oder einzuholen)
  • Sie müssen nicht darüber nachdenken, wie Sie Ihr Dokument benennen oder welches Suffix Sie verwenden möchten (dazu später mehr)

Wir gehen gleich näher auf einige bewährte Verfahren zur Versionskontrolle für Dokumente ein. Lassen Sie uns zunächst aber über die beiden Giganten im Doku-Land sprechen und warum sie bei der Versionskontrolle versagen.

Warum Google Docs und Microsoft Word ein Albtraum für die Versionskontrolle von Dokumenten sind

Verstehen Sie mich nicht falsch, ich liebe Google Docs. Und ich habe auch eine Schwäche für Microsoft Word (meine erste Liebe als Autorin).

Diese Tools eignen sich hervorragend zum Schreiben und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Aber wenn es um die Versionskontrolle von Dokumenten geht, sorgen sie für eine Menge Kopfzerbrechen.

Automatisches Speichern – der Killer für die Dokumenten-Versionierung

Als das automatische Speichern bei Google Docs und Microsoft Word aufkam, brauchte diese Autorin gut ein paar Monate, um nicht mehr nach jedem Satz auf Strg + S zu drücken. Mein Computer war inmitten viel zu vieler Aufsätze abgestürzt, also habe ich mir diese kleine Geste meiner linken Hand ins Muskelgedächtnis eingeprägt. Wie beim Schalten im Auto.

In vielerlei Hinsicht ist das automatische Speichern eine brillante Funktion. Aber für die Versionskontrolle von Dokumenten ist sie ein Albtraum.

Warum?

  • Ihre Dokumente werden ständig weiterentwickelt, sodass es keine Grenze zwischen einer Review-Runde und der nächsten gibt.
  • Sobald ein Kommentar geklärt wurde, lässt sich schwierig überprüfen, wer was gesagt hat und auf welchen Teil des Dokuments er sich bezogen hat.
  • Reviewer können Dokumente direkt bearbeiten, ohne deutlich zu machen, was sie geändert haben und warum.
  • Jeder kann eine Kopie Ihres Dokuments erstellen, um Änderungen vorzunehmen, und dann diese Version in Umlauf bringen.

Kurz gesagt, durch das automatische Speichern ist es schwierig zu wissen, was geändert wurde, wer die Änderungen vorgenommen hat und welche Version die neueste ist.

Aber das wissen Sie ja schon, oder? Deshalb sind Sie schließlich hier. Lassen Sie uns also mit unseren vier bewährten Verfahren für die Versionskontrolle von Dokumenten loslegen – einschließlich praktischer Beispiele, die Ihnen helfen, das Beste aus ihnen herauszuholen.

Vier Best Practices für die Versionskontrolle von Dokumenten – und warum sie wichtig sind

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über unsere vier bewährten Verfahren zur Dokumenten-Versionierung:

  1. Legen Sie Regeln für die Benennung von Dateien fest, um sicherzustellen, dass jeder weiß, welche Version die neueste ist.
  2. Ziehen Sie eine klare Grenze zwischen den Versionen, indem Sie Fristen für das Feedback setzen.
  3. Holen Sie Feedback ein und arbeiten Sie zusammen und zwar an einem Ort, um die Duplizierung von Versionen zu vermeiden.
  4. Erleichtern Sie es Ihren Reviewern zwei Versionen zu vergleichen, damit diese leicht erkennen können, was sich geändert hat.

Und wenn Sie auf der Suche nach einer Document-Version-Control-Software sind, die alles für Sie automatisiert, sind Sie bei Filestage genau richtig. Diese Plattform bietet eine Review- und Freigabe-Software mit integrierter Versionskontrolle.

1. Legen Sie Regeln für die Benennung von Dateien fest, um sicherzustellen, dass jeder weiß, welche Version die neueste ist.

Die Festlegung von Namenskonventionen ist der erste und wichtigste Schritt, um die Probleme mit der Versionskontrolle Ihrer Dokumente in den Griff zu bekommen.

Das bedeutet ganz einfach, dass Sie ein einheitliches Format für die Benennung Ihrer Dateien und Versionen entwickeln – und dieses Format unternehmensweit kommunizieren (das ist das Wichtigste!).

Durch Konventionen für die Benennung von Dateien und Versionen können einige Probleme behoben werden:

  • Versehentliches Überschreiben der vorherigen Version eines Dokuments
  • Nicht wissen, welche Kopie eines Dokuments die neueste Version ist
  • Nicht wissen, welche Version Sie (oder jemand anderes) freigegeben hat
  • Geben oder Einholen von Feedback zu einer veralteten Version Ihres Dokuments
  • Die Zeit und das Geld, die für die Punkte oben verschwendet werden

Werfen wir nun einen Blick auf die Lösung.

Beispiele für die Versionskontrolle von Dokumenten: Benennungskonventionen

Gute Namenskonventionen für Dokumente haben drei wichtige Merkmale:

  1. Während der gesamten Lebensdauer des Dokuments wird derselbe Dateiname verwendet
  2. Zur Trennung von Wörtern im Dateinamen werden die gleichen Zeichen verwendet (üblicherweise sind das Leerzeichen, Bindestriche oder Unterstriche)
  3. Die Versionsnummer der Datei wird mit einem einheitlichen Suffix angegeben (üblicherweise v1, v2 etc.)

Lassen Sie uns das zusammenfassen. Dies sind drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Namenskonventionen festlegen können. Wir verwenden dafür das Beispiel einer Richtlinie zur Datenschutz-Grundverordnung:

  • DSGVO Richtlinie v1
  • DSGVO-Richtlinie-v1
  • DSGVO_Richtlinie_v1

Alle diese Namenskonventionen funktionieren, es kommt nur darauf an, was Sie und Ihr Team bevorzugen. Sobald Sie sich für die Namenskonventionen Ihrer Wahl entschieden haben, müssen Sie nur noch eine Kopie speichern und nach jeder Review-Runde den Zusatz aktualisieren, etwa so:

  • DSGVO_Richtlinie_v1
  • DSGVO_Richtlinie_v2
  • DSGVO_Richtlinie_v3

Und was immer Sie auch tun, verwenden Sie nie, wirklich niemals, das Suffix “_final” oder “_endgültig”. Darauf liegt ein Fluch. Ehe Sie es sich versehen, arbeiten Sie an “DSGVO_Richtlinie_final_final_InDieserRundeIstEsVielleichtFinal_v9” und fragen sich, ab welchem Punkt alles schief gelaufen ist.

Übernehmen Sie mit Filestage die Kontrolle über die Namenskonventionen Ihrer Dokumente

Filestage sortiert Ihre Versionen automatisch, sodass jeder weiß, welche die neueste ist. Sie können in Sekundenschnelle zu früheren Versionen zurückspringen, um sich den Inhalt und die Kommentare anzuschauen. Und wenn jemand versehentlich eine alte Version öffnet, um Feedback zu geben, wird eine Nachricht eingeblendet, die ihn darauf hinweist.

Richtige Benennung der Dokumente

2. Ziehen Sie eine klare Grenze zwischen den Versionen, indem Sie Fristen für das Feedback setzen.

Wenn Sie Inhalte für einen Kunden erstellen, haben Sie in Ihrem Vertrag wahrscheinlich eine feste Anzahl von Review-Runden vereinbart, um zu vermeiden, dass Sie zu viele Reviews auf Ihre eigenen Kosten durchführen. Bei Live- und kollaborativen Dokumenten kann dies jedoch zu einem Problem werden.

Dies sind die Gründe dafür:

  • Es gibt keinen klaren Punkt, an dem das Feedback aufhört und die Bearbeitung beginnt
  • Reviewer geben Feedback, während Sie noch an der nächsten Version arbeiten
  • Reviewer nehmen direkt Änderungen vor, ohne dass Sie es merken

Das kann zu einer Situation führen, in der Sie das Gefühl haben, als würden Sie ständig mit dem Feedback und dem Antworten auf Reviews jonglieren. Auf dem Papier ist das alles aber nur eine einzige große Review-Runde.

Schauen wir uns an, was Sie dagegen tun können.

Beispiele für die Versionskontrolle von Dokumenten: Trennen von Versionen

Hier sind einige Schritte, die Sie durchführen können, um zu vermeiden, dass die Grenzen zwischen den einzelnen Versionen Ihres Dokuments verschwimmen:

  • Legen Sie eine Deadline für das Feedback fest und informieren Sie Ihre Reviewer, wann das Feedback-Fenster geschlossen ist
  • Speichern Sie eine Kopie Ihres Dokuments, bevor Sie Änderungen vornehmen (achten Sie dabei darauf, dass Sie die Namenskonventionen verwenden, über die wir bereits gesprochen haben)
  • Schränken Sie die Bearbeitungsrechte für Ihre Dokumente ein, sodass nur Sie selbst Änderungen vornehmen können

Legen Sie mit Filestage Fristen für Feedback fest und senden Sie automatische Erinnerungen

Mit Filestage können Sie Fälligkeitstermine für jedes Review von Dokumenten festlegen und automatische E-Mail- und Chat-Erinnerungen auslösen, wenn die Deadline näher rückt. Sie können den Review-Status Ihres Dokuments auch jederzeit von “Im Review” auf “Benötigt Änderungen” umstellen und so jedes weitere Feedback blockieren, bis Sie die nächste Version teilen.

Fristen für Dokumente festlegen

3. Holen Sie Feedback ein und arbeiten Sie zusammen und zwar an einem Ort, um die Duplizierung von Versionen zu vermeiden.

Möchten Sie Ihr System zur Versionskontrolle von Dokumenten wirklich verbessern, sollten Sie das Feedback Ihrer Stakeholder zentralisieren. Dadurch vermeiden Sie, dass Versionen dupliziert werden.

Diese kurze Momentaufnahme verdeutlicht, was ohne einen zentralisierten Feedback-Prozess passieren kann:

  • Sie mailen ein Dokument an fünf Personen und bitten um Feedback
  • Zwei antworten privat mit einem Haufen widersprüchlicher Kommentare
  • Eine erstellt eine neue Version und teilt sie in der ursprünglichen E-Mail-Kette
  • Eine andere fügt direkt in der neuen Version Kommentare hinzu
  • Und Ihr fünfter Reviewer lädt spaßeshalber eine Kopie Ihres Dokuments herunter und fügt in seiner eigenen privaten Version Kommentare hinzu

Und so haben Sie unversehens drei Versionen statt einer. Stellen Sie sich nun vor, was mit komplexeren Freigabeprozessen passieren kann, die über verschiedene Teams oder Abteilungen verteilt sind.

Glücklicherweise sorgt zentrales Feedback dafür, dass Sie sich nie mit diesem Problem herumschlagen müssen.

Beispiele für die Versionskontrolle von Dokumenten: zentralisiertes Feedback

Wenn Sie die Reviewer um Feedback zu Ihrem Dokument bitten, machen Sie deutlich, wo sie ihr Feedback abgeben sollen. Das wird wahrscheinlich an einem von drei Orten sein:

  • In den Kommentaren Ihres Google Docs
  • In den Kommentaren Ihres Microsoft-Word-Dokuments
  • In den Kommentaren Ihrer PDF-Datei (aber nur, wenn diese für kollaborative Kommentare eingerichtet ist)

Wenn jemand Sie ignoriert und Feedback per E-Mail schickt oder eine Kopie erstellt, erinnern Sie ihn an Ihre ursprünglichen Anweisungen. Das mag hart klingen, hilft aber, dass zentrales und kollaboratives Feedback zu einem Teil der Kultur Ihres Teams wird.

Oder es gibt eine andere Möglichkeit …

Machen Sie Feedback mit Filestage transparenter und zentraler

Mit Filestage können Sie andere Personen einladen, Kommentare hinzuzufügen und gemeinsam an Ihren Dokumenten zu arbeiten – und all das an einem Ort. Ihre Reviewer können Hervorhebungen, Durchstriche und Anmerkungen direkt in Ihrem Dokument hinzufügen, ob bei einseitigen Word-Dokumenten oder umfangreichen Whitepaper-PDFs. Und wenn Sie eine neue Version teilen, wird sie automatisch mit Ihren Reviewern geteilt.

Feedback zu Dokumenten einsammeln

4. Erleichtern Sie es Ihren Reviewern zwei Versionen zu vergleichen, damit diese leicht erkennen können, was sich geändert hat.

Ihre Reviewer sind auch nur Menschen. Wenn Sie also eine neue Version Ihres Dokuments teilen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese vergessen haben, mit welchen Teilen sie zufrieden waren und bei welchen sie Änderungen wollten.

Damit bleiben ihnen zwei Alternativen:

  • Sie müssen versuchen, die vorherige Version und die Kommentare ausfindig zu machen
  • Um sicherzugehen, müssen Sie das Dokument von vorne bis hinten durchgehen

Beide Optionen sind zeitaufwendig und unnötig. Sehen wir uns an, wie Sie es für Ihre Reviewer einfacher machen können, Versionen zu vergleichen und ihr früheres Feedback zu überprüfen.

Beispiele für die Versionskontrolle von Dokumenten: Vergleich von Versionen

Wenn Sie Feedback mit Google Docs, Microsoft Word oder einem kollaborativen PDF-Dokument einholen, dann achten Sie darauf, dass Sie eine Kopie Ihres Dokuments speichern, bevor Sie Änderungen vornehmen. Sind Sie mit der Bearbeitung der neuen Version fertig, können Sie beide Kopien teilen, damit Ihre Reviewer den Inhalt und die Kommentare vergleichen können.

Der einzige Nachteil hier ist, dass Sie keine Kommentare aus den älteren Versionen abhaken können, weil diese für Ihre Reviewer einsehbar sein müssen.

Vergleichen Sie mit Filestage Versionen und Kommentare direkt nebeneinander

Mit Filestage können Sie Versionen ganz einfach nebeneinander vergleichen und sehen, was sich geändert hat. Sie können auf Kommentare in der vorherigen Version klicken, um zu dieser Stelle im Dokument zu springen. Dann können Sie dafür sorgen, dass die Änderungen in der neuen Version dem Feedback entsprechen.

Versionen vergleichen

Warum ist eine Versionskontrolle bei Dokumenten wichtig?

Die Versionskontrolle ist wichtig, um die Qualität Ihrer Dokumente so hoch wie möglich zu halten. Eine leistungsfähige Software für Versionskontrolle hilft Ihnen außerdem, die Verschwendung von Zeit, Geld und anderen Ressourcen in Ihrem Unternehmen zu minimieren.

Wie können Sie ein Dokument in Google Docs versionieren?

Die Version eines Dokuments können Sie in Google Docs kontrollieren, indem Sie auf Datei > Versionsverlauf gehen. Von dort aus können Sie entweder Ihren Versionsverlauf durchsuchen oder der aktuellen Version Ihres Dokuments einen Namen geben.

Dies wäre eine nützliche Funktion, wenn mehr Leute wüssten, wo sie zu finden ist. Aber der Abgabe von Feedback und dem Review von Dokumenten ist sie nicht gewachsen, weil die Kommentare nicht angezeigt werden, wenn Sie zwischen den Versionen wechseln.

Wie kontrollieren Sie die Version eines Dokuments in Word?

Die Versionskontrolle eines Dokuments in Microsoft Word können Sie durchführen, indem Sie oben im Fenster auf den Dateinamen klicken und dann auf “Versionsverlauf”. Auf der rechten Seite wird eine Seitenleiste mit all Ihren verschiedenen Versionen angezeigt.

Klicken Sie auf eine Version, um sie in einem separaten Fenster als schreibgeschütztes Dokument zu öffnen. Sie haben dann die Möglichkeit, diese Version und alle vorgenommenen Änderungen zu vergleichen oder wiederherzustellen.

Mit dieser Funktion lassen sich die Unterschiede zwischen den einzelnen Versionen leicht erkennen. Da Microsoft Word jedoch nach jeder Bearbeitung eine neue Version erstellt, kann es leicht passieren, dass Sie Hunderte von Versionen durchforsten müssen, um genau die gesuchte zu finden.

Fazit

Ich hoffe, Sie haben in diesem Artikel alles gefunden, was Sie benötigen, um das Versionierungs-Chaos in Ihrem Team in den Griff zu bekommen. Hier finden Sie viele Tipps, die Sie sofort anwenden können. Aber wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen und effektiven Software für die Versionskontrolle sind, dann testen Sie Filestage kostenlos.

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