Das Dokumentenmanagement ist einer der am meisten unterschätzten Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Sowohl Universitäten als auch Unternehmen schenken diesem Thema nicht die nötige Aufmerksamkeit.
Kennen Sie beispielsweise die wahren Kosten von Papier? Unternehmen geben im Durchschnitt 20 Dollar aus, um nur ein einziges Dokument abzulegen. Zudem verbringen Mitarbeiter in papierlastigen Branchen etwa 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.
Selbst wenn Ihr Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) einsetzt, muss es perfekt organisiert und gepflegt sein, um wirklich Zeit zu sparen und eine einheitliche und bessere Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu erreichen.
Deshalb werden wir Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihrer Dokumentenmanagement-Software herauszuholen. In den kommenden Abschnitten beantworten wir folgende Fragen: Was ist Dokumentenmanagement? Was unterscheidet eine DMS-Software von anderen? Und welches System sollten Sie verwenden?
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement kann als der Prozess des Speicherns, Auffindens, Aktualisierens, Teilens und Verfolgens von Dokumenten definiert werden. Mit Dokumenten ist dabei jede Datei gemeint – ein gedrucktes oder elektronisches Dokument, das Informationen für verschiedene Zwecke enthält.
Ein Dokumentenmanagementsystem jeglicher Art organisiert alle Dokumente innerhalb einer Organisation. Im Vergleich zu funktionsspezifischen Workflows, wie beispielsweise dem Marketing-Projektmanagement, schaffen Dokumentenmanagement-Systeme einen Mehrwert für den gesamten Betrieb und haben das Potenzial, erheblich zum Gewinn von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie großen Konzernen beizutragen.
Die folgende Fallstudie verdeutlicht die Leistungsfähigkeit eines Dokumentenmanagement-Systems:
Zuvor musste die Canadian Seed Growers Association (CSGA) Papierformulare an Saatgut-Inspektoren in ganz Kanada versenden, was enorme Portokosten und verschwendete Arbeitsstunden zur Folge hatte. Mit Hilfe der DMS-Software von Laserfiche sparte die CSGA innerhalb der ersten drei Wochen nach Implementierung der neuen Dokumentenverwaltungssoftware 10.000 Dollar und 300 Arbeitsstunden.
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?
Ein Dokumentenmanagement-System verwaltet, strukturiert und optimiert den digitalen Dokumenten-Workflow eines Unternehmens. Während sich der Begriff “Dokumentenmanagement” sowohl auf die papierbasierte als auch auf die digitale Dokumentenlenkung bezieht, umfasst ein Dokumentenmanagement-System in der Regel nur digitale Dokumente.
Software für das Dokumentenmanagement in Unternehmen gibt es in verschiedenen Varianten. Die Wahl der am besten geeigneten hängt dabei von den individuell bevorzugten Geschäftsprozessen ab. Moderne Unternehmen nutzen in der Regel cloudbasierte Systeme. Bei einem cloudbasierten Dokumentenmanagement-System wird die gesamte IT-Infrastruktur von Drittanbietern übernommen. Das bedeutet, dass Unternehmen Kosten für die Infrastruktur sparen und Dokumente einfach in der Cloud speichern, verwalten und gemeinsam nutzen können.
Einige Unternehmen bevorzugen mehr Flexibilität und verfügen auch über die Ressourcen, um eine Vor-Ort-Infrastruktur oder eine Private Cloud zu schaffen, deren Server sich im Unternehmen selbst befinden. Die Vorteile dieser vollen Flexibilität und Anpassbarkeit haben jedoch einen hohen Preis.
Eine dritte Alternative sind hybride Lösungen, bei denen sich die Server auf dem Firmengelände befinden, die Backups aber in der Cloud gespeichert werden. Hybride Clouds haben den Vorteil, dass sie eine zusätzliche Sicherheitsebene zu Vor-Ort-Lösungen bieten, falls die lokalen Server beschädigt werden.
Eine Vor-Ort- oder hybride Infrastruktur kann nur größeren Unternehmen empfohlen werden, die über die nötigen Ressourcen verfügen, um sie zu verwalten. Startups oder KMUs sollten die Vorteile einer cloudbasierten Dokumentenmanagement-Software für kleine Unternehmen nutzen.
Dokumentenmanagement-Systeme helfen also, den gesamten Dokumenten-Workflow eines Betriebs zu strukturieren. Im Jahr 2020 benötigen praktisch alle Unternehmen eine DMS-Software, um möglichst effizient arbeiten zu können.
Im folgenden Abschnitt skizzieren wir die wichtigen Eigenschaften, die ein gutes Dokumentenmanagement-System für Ihr Unternehmen mit sich bringen sollte.
Wichtige Merkmale von Dokumenten-Management-Systemen
Was sind die wichtigsten Merkmale eines unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Systems? Wie kann die DMS-Software zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen?
In diesem Abschnitt skizzieren wir die wichtigsten Bestandteile eines effizienten digitalen Dokumentenmanagement-Systems.
Dateistrukturierung: Ein elektronisches Dokument muss so abgespeichert werden, dass jeder innerhalb eines Betriebs die Datei finden kann. Zum Auffinden der Dokumente ist eine intuitive Dateiablagestruktur erforderlich. Automatisierte Ablage-Workflows sorgen für Konsistenz bei allen gespeicherten Dateien.
Scannen: Von einem vollständig digitalen Arbeitsbereich sind wir noch weit entfernt. Ein gutes Dokumentenmanagement-System wird mit Scannern, Druckern und sogar Faxgeräten verbunden sein, sodass Sie problemlos mit dem Digitalisieren beginnen können.
Indexierung: Dateien müssen leicht auffindbar sein. Eine ordentliche Suchfunktion und Indexierungsfunktionen sind notwendig, um die Zeit und den Aufwand zu verringern, die ein Mitarbeiter benötigt, um eine bestimmte Datei zu finden.
Versionierung: Ohne entsprechende Vorsichtsmaßnahmen können wichtige Dokumente versehentlich gelöscht oder verändert werden. Die Versionierung hilft, wichtige Dateien wiederherzustellen, sodass der potenzielle Schaden minimiert wird.
Integrationen: Ihr Unternehmen nutzt wahrscheinlich bereits Projektmanagement-Tools oder Produktivitätssoftware wie Google Drive. Eine gute Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, Ihre Tools nahtlos in das System zu integrieren.
Mobiler Zugang: Im Zeitalter der Remote-Arbeit ist es wichtig, dass sich Teammitglieder von überall aus mit Ihrer Plattform verbinden können.
Freigabe: Eine DMS-Software ermöglicht die einfache Freigabe von Dokumenten für Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Je nach Dokument können Sie zusätzliche Sicherheitsfunktionen hinzufügen, die die Freigabe- oder Veröffentlichungsfunktionen einschränken.
Sicherheit: Einige Branchen, wie beispielsweise die Rechts- oder Finanzbranche, haben höhere Sicherheitsstandards und benötigen eine extrem strenge Dokumentenkontrolle. Die Sicherheitsinfrastruktur muss den unbefugten Zugriff verhindern.
Offensichtlich ist Dokumentenmanagement nur ein unterstützender Workflow. Sie benötigen weitere Software, um den Prozess der Dokumentenerstellung zu unterstützen und zu optimierten.
Filestage vereinfacht den Freigabeprozess von neuen und aktualisierten Dateien, indem es eine zentrale Plattform bietet, auf der Nutzer Bilder, Videos oder Textdateien mit Teammitgliedern oder externen Partnern teilen, diskutieren und überprüfen können. Filestage kann als Ergänzung zu jeder DMS-Software verwendet werden. Sobald Ihr Dokument erstellt und genehmigt ist, können Sie eine Dokumentenverwaltungssoftware zum Indexieren, Speichern und Sichern Ihrer Dateien verwenden.
Einige Fragen zu DMS-Software wie “Was ist ein Dokumentenmanager? ” oder “Was sind Dokumentenservices?” tauchen immer wieder in Suchmaschinen auf. Damit Sie besser verstehen, wie Dokumentenmanagement eigentlich funktioniert, stellen wir Ihnen 25 der gängigsten DMS-Systeme vor.
Übersicht über die beste Online-Dokumentenmanagement-Software
Welches Dokumentenmanagement-System sollte Ihr Unternehmen nutzen? Die beste DMS-Software hängt von dem Kontext ab, in dem sie eingesetzt wird sowie von den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Deshalb geben wir Ihnen in diesem Abschnitt einen ausführlichen Überblick über 25 häufig verwendete DMS-Tools.
Filestage – Überprüfung und Freigabe von Dokumenten
Filestage ist eine Software zur Dokumentenfreigabe, die Unternehmen dabei unterstützt, Dateien wie PDF-Dokumente, Präsentationen und sogar Audio- oder Videodateien zu teilen, zu diskutieren und freizugeben. Die cloudbasierte Plattform vereinfacht die Überprüfung und Freigabe von Dateien, indem sie es Reviewern leicht macht, klares Feedback zu hinterlassen, während sie Projektmanagern dabei hilft, Kommentare zu sammeln und den Überblick zu behalten.
Darüber hinaus enthält die Plattform eine Vielzahl an Tools für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Kunden – darunter anpassbare Workflows, Aufgabenautomatisierung und integrierte Datei-Versionierung. Im Ergebnis spart das Online-Proofing-Tools bei der Freigabe von Dokumenten eine unverzichtbare Menge an Zeit für alle Beteiligten.
Der Abo-Plan beginnt bei 89 € pro Monat für 10 Teammitglieder und ist in drei verschiedenen Preisstufen erhältlich, die sich an kleine und große Unternehmen richten.
Adobe Document Cloud – Anwendungen für PDF-Produktivität
Die Adobe Document Cloud kombiniert eine Vielzahl von Adobes Produktivitätssoftware, um Ihre Dokumente zu verwalten und zu bearbeiten und Ihr Enterprise-Content-Management zu optimieren. Das Paket umfasst Adobe Acrobat, E-Signatures, Acrobat PDF Pack, Acrobat Export PDF sowie eine Vielzahl von mobilen Apps.
Auch wenn die Adobe Document Cloud Sie bei der Erstellung und Bearbeitung neuer PDF-Dateien unterstützen kann, ist die Einzel- und KMU-Lösung keine vollwertige DMS-Software. Die Enterprise-Lösung kommt diesem Ziel schon näher. Mit Adobe Sign-for-Business können Sie zum Beispiel wichtige Arbeitsabläufe automatisieren, um Regeln und Vorschriften weltweit einzuhalten.
Die Adobe Document Cloud ist in verschiedenen Paketen erhältlich – für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen. Die Business-Lösungen beginnen bei 15,46 € pro Monat und Nutzer.
Alfresco – Verwaltung von Unternehmensinhalten
Alfresco bietet mehr als ein reines Dokumentenmanagement-System, da es verschiedene Content-Lösungen, einschließlich Collaboration-Tools, Case Management, Business Analytics sowie KI-Dienste innerhalb einer einzigen Plattform bereitstellt.
Alfresco ist eine Open-Source-Lösung, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens skalierbar und sehr flexibel in Bezug auf die Integration in Ihr eigenes Ökosystem oder Ihre Anwendungen ist. Alfresco Content Services arbeiten perfekt mit Alfresco Process Services zusammen, die digitale Prozessautomatisierung für eine Vielzahl von Workflows bieten.
Sie können sich an Alfresco wenden, um ein Angebot für die jeweiligen Tools zu erhalten.
Bitrix24 – DMS- und Projekt-Management-Lösungen
Bitrix24 ist eine umfangreiche Projektmanagement-Plattform, die mehrere Tools für unterschiedliche Zwecke bietet.
Dazu gehören Kommunikations-Tools für Conferencing, Video-Chat und Messaging ebenso wie Kalender, Social Intranet, Personalmanagement-Systeme sowie Dokumentenmanagement-Systeme, die Dateien speichern und freigeben.
Bitrix24 hat fünf verschiedene Abo-Pläne sowie eine kostenlose Basisversion. Das kostenpflichtige Basis-Abonnementpaket “Start +” ist für 19 € pro Monat für alle Nutzer erhältlich.
Bynder – DAM und DMS-Software
Bynder ist ein Digital Asset Management (DAM)-System, das mehrere Funktionen einer DMS-Software enthält. Es kann zu Ihrer gesamten Brand-Asset-Management-Strategie beitragen und gleichzeitig die Arbeitsabläufe im Dokumentenmanagement verbessern.
Mit Tools wie Video Brand Studio können Sie die Videoerstellung skalieren und automatisieren, während digitale Markenvorlagen die Produktion konsistenter Inhalte unterstützen. Darüber hinaus ermöglicht das Digital Asset Management System Ihrem Unternehmen nicht nur die Zentralisierung und Verwaltung von Dokumenten, sondern praktisch aller digitalen Assets.
Wenn Sie sich für Bynder interessieren, können Sie ein 15-minütiges Gespräch mit dem Unternehmen vereinbaren, um Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen.
Docuvita – Flexibles Dokumentenmanagement
Docuvita ist ein flexibles und anpassungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das sich in Ihr Enterprise-Ressourcenmanagement (ERM) oder Customer-Relationship-Management (CRM) integrieren lässt. Dies führt dann zu einer Reduzierung des Zeitaufwands für Prozesse und einem nahtlosen Workflow über mehrere Systeme hinweg.
Docuvita verfügt über mehrere Automatisierungsfunktionen, sodass sich die Teammitglieder auf relevantere Aufgaben konzentrieren können, anstatt Dokumente manuell abzulegen. Am wichtigsten ist jedoch, dass Docuvita über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen verfügt, um Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Sie können sich mit Docuvita in Verbindung setzen, um ein passendes Angebot für Ihre Bedürfnisse zu erhalten.
Dropbox Business – Die beliebte cloudbasierte Dokumentenverwaltungssoftware
Fast jeder kennt Dropbox. Da die meisten Verbraucher die kostenlose Version mindestens einmal verwendet haben, ist Dropbox Business eine großartige Option für Unternehmen, um ein leichtgewichtiges Dokumentenmanagement-System zu integrieren, das den Mitarbeitern bereits vertraut ist.
Dropbox Business bietet eine großartige Möglichkeit, unordentliche Arbeitsabläufe aufzuräumen. Es eröffnet Ihnen einen zentralen Ort, an dem auf verschiedene Tools, wie beispielsweise Google Docs und Trello-Boards zugegriffen werden kann. Zusätzlich bietet es mehrere administrative Tools, sodass Sie eine klare Struktur aufbauen und pflegen können.
Dropbox Business ist in mehreren Abo-Plänen erhältlich, die sich je nach Speichergröße und Funktionsumfang unterscheiden. Das Standard-Angebot beginnt bei 10 € pro Monat und Nutzer.
Filecamp – Kreative Dokumentenverwaltung
Filecamp ist primär ein Digital-Asset-Management-System, das gut für kreative Dateien und Dokumente geeignet ist.
Zusätzlich zu den traditionellen DAM-Funktionen, wie einer Medienbibliothek, Markenrichtlinien und Online-Proofing, bietet Filecamp die Möglichkeit, alle Ihre Dokumente zu speichern, zu indexieren und leicht zu finden. Außerdem können Sie verschiedene Unterkonten anlegen, falls Sie mit mehreren Marken arbeiten.
Filecamp ist einfach zu bedienen, so dass sich die Teammitglieder nicht überfordert fühlen werden. Das DMS-Software ist in drei verschiedenen Abo-Modellen erhältlich. Das Basic-Paket ist für 29 US-Dollar (ca. 24 €) pro Monat erhältlich.
FileHold – Vollwertige DMS-Software
FileHold bietet alle Funktionen, die Sie von einem modernen Dokumentenmanagement-System erwarten. Dazu gehören Versionskontrolle, Indexierung, eine intuitive Suchfunktion und eine anpassbare Zugriffskontrolle auf alle Ihre Dokumente.
Darüber hinaus automatisiert FileHold Arbeitsabläufe und kann in verschiedene Microsoft-Anwendungen und -Dienste integriert werden, darunter SharePoint oder Active Directory. Zudem können Unternehmen bestimmte Funktionen wie die Sprachlokalisierung sowie die automatische Ablage individuell anpassen.
FileHold bietet mehrere flexible Preisoptionen, sodass Sie die Version wählen können, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
Hightail Business – DMS-Software mit unbegrenztem Speicherplatz
Hightail Business bietet unbegrenzten Speicherplatz für Ihr Unternehmen und zahlreiche Extras, die es zu einem attraktiven Dokumentenmanagement-System machen.
Zu den Funktionen von Hightail Business gehören Versionskontrolle mit Side-by-Side-Vergleich, erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit, Integrationen mit beliebter Produktivitätssoftware und Cloud-Speicheroptionen. Ebenso gehören Berechtigungen auf Organisationsebene, Mitgliederverwaltung und administrative Berichte zu den Funktionen.
Das Hightail Business-Abonnement ist zu einem Preis von 36 US-Dollar (ca. 30€) pro Nutzer erhältlich, wobei es auch kostengünstigere Pläne mit weniger Funktionen gibt. Eine Testversion des Business-Plans ist ebenfalls verfügbar, sodass Sie die weitreichenderen Funktionen testen können, ohne sich direkt festlegen zu müssen.
Ideagen – regulatory and compliance DMS
Ideagen ist ein Dokumentenmanagement-System, das sich auf regulatorische und Compliance-Themen konzentriert und ein cloudbasiertes Programm bietet, das Unternehmen die Kontrolle über alle Dokumente gibt. Dieses System vermeidet durch seine Co-Authoring- und Review-System-Prozesse unnötige Fehler.
Darüber hinaus bietet Ideagen maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Lösungen für bestimmte Branchen, wie beispielsweise die Luft- und Raumfahrt und Verteidigung, Bauwesen, Energie, Finanzdienstleistungen, Lebensmittel und Getränke, Gesundheitswesen, Fertigung, Biowissenschaften sowie Eisenbahn.
Um ein Angebot zu erhalten, können sich Unternehmen an die Vertriebsabteilung von Ideagen wenden.
iManage – DMS-Software für Anwaltskanzleien
iManage bietet vor allem Lösungen für Anwaltskanzleien. Mit der cloudbasierten Dokumenten- und E-Mail-Managementlösung werden die Arbeitsabläufe von Anwaltskanzleien vereinfacht, während Sicherheitsstandards an erster Stelle stehen.
iManage bietet eine breite Palette an Kollaborationswerkzeugen, mit denen Anwender juristische Dokumente sowohl verwalten als auch bearbeiten können. Auf die Plattform kann von überall aus über eine nuterfreundliche Oberfläche zugegriffen werden.
Projektordner ermöglichen es den Anwendern, verschiedene Dokumente und E-Mails zu kombinieren, sodass alle zugehörigen Unterlagen an einem einzigen Ort gespeichert und somit leicht zugänglich sind. Eine Demoversion von Closing Folders ist verfügbar. Sie können iManage kontaktieren, um ein Angebot anzufordern.
LogicalDOC – Öffentliches Cloud-, On-Premise- oder hybrides Dokumentenmanagement-System
LogicalDOC bietet volle Flexibilität, wenn es um die zugrunde liegende IT-Struktur eines Dokumentenmanagement-Systems geht. Kleine Unternehmen können eine Public Cloud nutzen, während größere Unternehmen eine Private Cloud oder eine hybride Lösung wählen können, wenn mehr Kontrolle und Flexibilität gewünscht ist.
Die erweiterten Abo-Pläne bieten eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen, wie FTP / FTPS-Unterstützung, mehr Integrationen und zahlreiche Speichermöglichkeiten durch Remote-Ordner (SMB), Amazon S3 oder Microsoft Azure – abhängig vom gewählten Cloud-Modell.
Sie können LogicalDoc für eine kostenlose Testversion oder Preisinformationen kontaktieren.
Legito – Smartes Erstellen von juristischen Dokumenten
Während die meisten DMS-Softwares Unternehmen dabei helfen, ihre Dokumente zu organisieren, glänzt Legito im Erstellungsprozess von juristischen Dokumenten. Das Unternehmen bedient namhafte Unternehmen wie PWC, Société Générale und Skoda.
Das Alleinstellungsmerkmal von Legito ist der intelligente Erstellungsprozess, der es ermöglicht, automatisierte Vertragsentwürfe zu erstellen, die für eine Vielzahl von Zwecken individuell angepasst werden können. Das spart Zeit und ermöglicht es Anwälten, sich voll auf die Vertretung ihrer Mandanten zu konzentrieren.
Darüber hinaus bietet Legito Prozesse zum Speichern und Analysieren, zum Verhandeln und Unterschreiben sowie zum Verwalten und Teilen von Dokumenten – und unterstützt damit jeden Schritt des juristischen Prozesses.
Legito ist es in drei verschiedenen Versionen verfügbar, die sich sowohl im Funktionsumfang als auch in der Anzahl der zugelassenen Nutzer unterscheiden. Das Einzelnutzungs-Abo ist für 100 US-Dollar (ca. 82 €) monatlich erhältlich, während die KMU-Lösung 80 US-Dollar (ca. 66 €)pro Monat und Nutzer kostet.
M-Files – Intelligente Informationsverwaltung
M-Files ist mehr als ein gewöhnliches Dokumentenmanagement-System. Es kombiniert Dokumentenverwaltung und Enterprise-Content-Management in einer einheitlichen Plattform. Mit M-Files können Dokumente anhand ihres Inhalts gefunden werden, nicht anhand ihres Speicherorts.
Darüber hinaus verfügt M-Files über eine Vielzahl interessanter Projektverwaltungsfunktionen, die darauf abzielen, Arbeitsabläufe zu optimieren und einen Überblick über alle Projekte und Termine zu bieten. Außerdem kann M-Files in die am häufigsten verwendeten Unternehmenssoftwarelösungen wie SAP und eine Vielzahl von Produktivitätsanwendungen integriert werden.
Kontaktieren Sie M-Files, um ein Angebot oder eine kostenlose Demo anzufordern.
Microsoft Sharepoint – Intranet-DMS-Software
Microsoft Sharepoint ist bei Unternehmen aufgrund seiner Flexibilität und Anwendungsmöglichkeiten sehr beliebt. Unabhängig von der Branche oder den Zielen Ihres Unternehmens können Sie sicher sein, dass es bei Sharepoint eine Lösung gibt, die Ihren Anforderungen gerecht wird.
Als Teil der Microsoft Office Suite bietet Sharepoint eine Vielzahl von Funktionen, darunter Messaging, Dokumentenfreigabe, Compliance und Managementfunktionen.
Sharepoint ist in zwei verschiedenen Online-Plänen erhältlich und kann auch mit Office 365 bestellt werden. Plan Eins gibt es bereits ab 4,20 € pro Nutzer und Monat, während Plan Zwei 8,40 € pro Jahr kostet. Zusätzlich ist der Plan Zwei plus Office 365 für 19,70 € pro Nutzer erhältlich.
Microsoft OneDrive for Business – DMS-Cloud-Lösung
OneDrive for Business ist die Business-Version der bekannten Consumer-Cloud-Lösung OneDrive. Sie bietet alle wichtigen Funktionen, die Sie von einer umfassenden DMS-Software erwarten, einschließlich intuitiver Dateistrukturverwaltung, Freigabe- und Kollaborationsfunktionen.
Mit OneDrive for Business ist es sogar möglich, Daten mit bis zu 100 GB hochzuladen, was die Mobilität Ihrer größeren Dateien erleichtert. Darüber hinaus kann OneDrive for Business Bibliotheken einfach synchronisieren und verfügt über mehrere Sicherheitsfunktionen, die sensible Dateien zusätzlich schützen.
Die auf Unternehmen zugeschnittenen Abonnements sind in zwei verschiedenen Tarifen erhältlich und können auch mit Abonnements für Sharepoint und Office 365 kombiniert werden, um einen umfassenden Service von einem einzigen Anbieter zu erhalten. Wie Sharepoint gibt es den OneDrive for Business Plan Eins bereits ab 4,20 € pro Monat und Nutzer.
OpenKM – DMS-Software mit starken Integrationsmöglichkeiten
OpenKM ist ein Dokumentenmanagement-System, das sich durch eine Vielzahl von Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten von der Konkurrenz abhebt. Als vollständig individuell anpassbare Lösung ermöglicht die Entwicklungs-Tool-Suite von OpenKM Ihrem IT-Team sogar die Erstellung eigener Apps, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Mit OpenKM ist es möglich, elektronische Dokumente und Scans von Papierdokumenten zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Sie können Prozesse automatisieren und an verschiedenen Projekten zusammenarbeiten, während Sie Workflows zur Überprüfung, Freigabe und Validierung von Aufgaben einrichten.
Eine Testversion und ein Angebot können Sie bei den Vertriebsmitarbeitern von OpenKM anfordern.
Orcanos – Für medizinisches Qualitätsmanagement und Compliance
Orcanos ist ein Dokumentenmanagement-System, das auf das Gesundheitswesen ausgerichtet ist. Neben seinen vielen Funktionen ermöglicht Orcanos Ihrem Unternehmen den Export von Daten in Word-Dokumente und sogar die elektronische Unterschrift durch sein Dokumentenmanagement.
Orcanos bietet eine Vielzahl von individuellen Tools für zahlreiche Dokumente und ermöglicht es Ihnen, Workflows für Freigaben und E-Signaturen zu erstellen. Die volle Zugriffskontrolle kann für jedes Dokument aufrechterhalten werden, da Sie jedem Nutzer des Dokuments bestimmte Rechte zum Hinzufügen, Bearbeiten oder Ansehen zuweisen können. Außerdem ist Orcanos intuitiv und kann deswegen von Anfang an effizient genutzt werden.
Orcanos ist in drei Paketen erhältlich: Design Control (ALM) oder Quality Management (QMS) sind jeweils für 990 US-Dollar (ca. 815 €) pro Monat erhältlich, während eine Kombination aus beiden Paketen 1.250 US-Dollar (ca. 1.030 €) monatlich kostet.
PowerDMS – Für die Richtlinienverwaltung
PowerDMS hilft Ihrem Unternehmen, sein Richtlinien- und Verfahrensmanagement zu optimieren. Es vergibt und sammelt automatisch Unterschriften und verfolgt wichtige Richtlinien und Verfahren.
PowerDMS verfügt über einzigartige Funktionen, die in anderen Dokumentenmanagement-Systemen vorhanden sind. Zum Beispiel ermöglicht das Schulungsmanagement Ihrem Unternehmen, Mitarbeiter durch verschiedene Methoden zu testen – und so sicherzustellen, dass jeder im Unternehmen in allen wichtigen Fragen auf dem neuesten Stand ist.
Neben Unternehmen ist PowerDMS auch auf die Bedürfnisse bestimmter staatlicher Organisationen, wie beispielsweise Kommunen oder Strafverfolgungsbehörden, zugeschnitten. Über das Kontaktformular auf der PowerDMS-Website können Sie Zugang zu einer kostenlosen Demo-Version erhalten und Preise anfragen.
Rubex von eFileCabinet – Mehrzweck-DMS-Software
Rubex by eFileCabinet ist ein einfach zu bedienendes und intuitives Dokumentenmanagement-System, das mehrere individuelle Lösungen für eine Vielzahl von Branchen bietet, darunter Buchhaltung, Personalwesen, Recht und Versicherungen.
Ganz gleich, ob Sie Arbeitsabläufe optimieren, elektronische Unterschriften erleichtern, Dokumente speichern und gemeinsam nutzen oder Richtlinien für die Unternehmensführung umsetzen möchten – Rubex bietet eine einzige Plattform für all diese Zwecke.
Zu den Sicherheitsfunktionen gehören eine erweiterte Versionskontrolle und sichere Freigabefunktionen. Rubex ist in drei verschiedenen Tarifen erhältlich, die bei 55 $ (ca. 45 €) pro Monat und Nutzer beginnen. Der unbegrenzte Abo-Plan kostet $199 (ca. 164 €) pro Monat und Nutzer.
ShareArchiver – Für die Verwaltung von Datenspeichern
ShareArchiver ist eine Lösung zur Verwaltung von Datenspeichern, die die Speicherkosten um bis zu 80 % reduziert, die Datensicherheit erhöht und Ihrem Unternehmen den Zugriff auf Ihre Daten erleichtert.
ShareArchiver verfügt über ein fortschrittliches Automatisierungssystem, das es ermöglicht, Regeln für die automatische Archivierung von Dateien nach organisationsspezifischen oder abteilungsspezifischen Kriterien festzulegen und so Ihrer IT-Abteilung Zeit zu verschaffen.
Um die Sicherheit müssen Sie sich keine Sorgen machen, denn die Daten sind durch 256-AES-Verschlüsselung und SSL-Technologie geschützt.
Setzen Sie sich mit ShareArchiver in Verbindung, um eine kostenlose Demoversion sowie ein Preisangebot zu erhalten.
XaitPorter – Für Co-Authoring und Automatisierung
XaitPorter ist eine DMS-Software, die den Bearbeitungsprozess mit einer breiten Palette von Tools für die kollaborative Erstellung unterstützt. XaitPorter ist eine cloudbasierte Lösung, die es Content-Erstellern aus der ganzen Welt ermöglicht, effizient zusammenzuarbeiten.
Mit Hilfe von XaitPorter wird Ihr Dokumentenerstellungsprozess optimiert. Sie können Dokumente bis zu 70 % schneller mit einer höheren Qualität erstellen und Ihre Gewinnraten für Angebote und Ausschreibungen erhöhen. Darüber hinaus bietet XaitPorter Automatisierungsfunktionen, um unnötige Arbeitsbelastungen weiter zu reduzieren.
Sie können eine Live-Demo mit einem XaitPorter-Mitarbeiter in Anspruch nehmen oder ein Angebot über das Kontaktformular anfordern.
ZohoDocs – Online-Dokumentenverwaltungssoftware für Teams und Einzelpersonen
ZohoDocs bietet Unternehmen und Einzelpersonen ein virtuelles Laufwerk, das Windows-, Mac- und Ubuntu-Linux-Computer mit der Cloud synchronisiert. Mit ZohoDocs können Sie Ihre Dateien und Ordner nach Ihren Bedürfnissen anpassen und strukturieren. Zum Beispiel können Sie Dateien nach Projekt, Dateityp oder Autor kategorisieren.
Darüber hinaus verfügt Zoho über eine eigene Collaboration-Suite, mit der Sie Dokumente erstellen und freigeben oder Ihre Arbeit als HTML veröffentlichen sowie beispielsweise nach WordPress exportieren können.
Die DMS-Software ZohoDocs gibt es in sehr günstigen Abo-Paketen. Neben einer kostenlosen DMS-Software gibt es ein Standard-Paket für 4 € monatlich sowie ein Premium-Paket für 6,40€ pro Monat.
Warum ist ein Dokumentenmanagement-System notwendig?
Nachdem die Fragen “Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?” und “Was ist eine DMS-Software?” beantwortet wurden, ist es an der Zeit, zu den Fragen zu kommen, die für das eigene Unternehmen am wichtigsten sind.
Was ist ein Dokumentenmanagement-System in Bezug auf Ihr eigenes Unternehmen? Und warum sollten Sie sich die Mühe machen, Geld für eine scheinbar banale Funktion auszugeben?
Zunächst einmal ist die Menge der Daten, die jeder von uns erzeugt, erstaunlich. Laut Forbes entspricht die Datenmenge, die zwischen 2016 und 2018 erzeugt wurde, 90 % aller jemals erzeugten Daten.
Mit einem ständig wachsenden Bedarf an digitalen Inhalten und einer zunehmenden Präsenz in den sozialen Medien ist es wichtig, unsere digitalen Dokumente effizienter zu organisieren. Eine zentralisierte Plattform, auf die von überall aus zugegriffen werden kann, ist der einfachste und bequemste Weg, um die ständig wachsende Menge an digitalen Dateien zu strukturieren.
Um die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen vollständig zu verstehen, kann es hilfreich sein, einen weiteren Blick auf die Bewertungen von Dokumentenmanagement-Software sowie auf Erfahrungsberichte zu einem der oben aufgeführten Beispiele (und die kostenlosen Testversionen) zu werfen, bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden.
Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die drei wichtigsten Vorteile ein, die eine DMS-Software bieten kann.
Was sind die drei wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen?
Im folgenden Abschnitt nennen wir Ihnen die wichtigsten Gründe, warum Sie in ein Dokumentenmanagement-System investieren sollten.
Behalten Sie den Überblick über alle Ihre Dokumente
Wenn Sie kein Dokumentenmanagement-System verwenden, werden Sie irgendwann daran verzweifeln, den Überblick über alle Ihre Dokumente zu behalten. Von wichtigen Verträgen über Kundendaten bis hin zu Personalinformationen – eine DMS-Software verschafft Ihnen eine Vogelperspektive und ermöglicht es Ihnen, bessere Entscheidungen für zukünftige Projekte zu treffen. Um Best Practices im Projektmanagement zu implementieren, müssen Sie einen leicht zugänglichen Überblick über alle Ihre Ressourcen haben, wozu auch digitale Dokumente gehören.
Zeit sparen
Ein weiterer großer Vorteil eines jeden Dokumentenmanagement-Systems ist die Zeit, die es spart. Wir reden hier von einer Menge Zeit. Fragen Sie sich einfach, wie viel Zeit Sie täglich mit der Suche nach papierbasierten oder digitalen Dokumenten verschwenden und multiplizieren Sie dies mit einem Arbeitsjahr, um zu sehen, wie viel Zeit verschwendet wird.
Papierbasierte Branchen leiden am meisten. Wie bereits erwähnt, verbringen Fachleute in papierlastigen Branchen etwa 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach den gerade nötigen Informationen. Sie können sich vorstellen, wie viel Sie an Arbeitskosten einsparen können, wenn Sie ein geeignetes Dokumentenmanagement-System nutzen.
Erhöhte Effizienz
Zeitersparnis geht einher mit erhöhter Effizienz. Mit einer effektiven DMS-Software haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, um sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Und genau hier können Dokumentenmanagement-Systeme glänzen: Sie tragen nicht nur zur Verwaltung von Marketingressourcen und zur Projektdokumentation bei, sondern steigern auch die Effizienz eines jeden Mitarbeiters.
Es gibt eine ganze Reihe von Dokumentenmanagement-Systemen, die zur Auswahl stehen. Daher bieten wir Ihnen einen kurzen Leitfaden, wie Sie das System auswählen, das am besten zu Ihren organisatorischen Anforderungen passt.
Wie Sie das beste Dokumentenmanagement-System für Ihre Anforderungen finden
Wie können Sie sicherstellen, dass Sie aus den über 20 aufgelisteten Produkten die Option wählen, die für die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten geeignet ist? Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen einen Leitfaden für Ihre endgültige Entscheidung.
Was sind die Probleme, die gelöst werden sollen?
In einem ersten Schritt müssen Sie die aktuellen Schwachstellen Ihres Unternehmens betrachten. Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Teammitglieder aufgrund eines ineffizienten Organisationssystems zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, oder müssen Sie die Konsistenz Ihres Outputs verbessern?
Egal, was Ihre Schwachstellen sind, es macht Sinn, systematisch zu denken, indem Sie eine Projektplanvorlage verwenden. Dieses Tool nähert sich Ihrem Entscheidungsprozess als Geschäftsprojekt und gibt Ihnen die notwendige Struktur, um eine kluge Wahl zu treffen.
Welche Funktionen sind für Ihre Arbeit zwingend erforderlich und welche nicht?
Erstellen Sie eine Top-10-Liste der Must-Have-Funktionen, die Sie von einer Dokumentenverwaltungssoftware erwarten. Unabhängig davon, für welche Funktionen Sie sich entscheiden, wird eine Top-10-Liste die mögliche Auswahl auf ein akzeptables Minimum reduzieren.
Erstellen Sie eine Liste mit Ihren bevorzugten Tools, um diese zu vergleichen
Recherchieren Sie weiter und vergleichen Sie die Funktionen aller Dokumentenmanagement-Systeme und den Wünschen, die in Ihrer Top-10-Liste enthalten sind. Vergeben Sie Punkte für jede einzelne Funktion, damit Sie zu einem messbaren und kommunizierbaren Ergebnis kommen und eine gewinnbringende Lösung finden können.
Wie man den Workflow mit einer Dokumentenmanagement-Software steuert
In diesem letzten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie sich in einem digitalen Dokumenten-Workflow bewegen.
1. Erstellen des Dokuments
Unabhängig davon, ob Sie eine völlig neue Datei erstellen oder ein bereits vorhandenes Dokument aktualisieren, ist das Erstellen des Dokuments immer der erste Schritt.
Planen Sie je nach Umfang der Aufgabe voraus und nutzen Sie Projektmanagement-Vorlagen. Nachdem Sie die Ziele für das Dokument umrissen haben, werden die Inhaltsersteller das Dokument selbst erstellen. Content-Ersteller können Texter, das Design-Team oder andere Beteiligte sein, die am Dokument mitarbeiten.
2. Übeprüfen und Freigeben des Dokuments
Nach dem Hin und Her zwischen den Content-Erstellern und den Projektmanagern kann der erste Entwurf zur Überprüfung vorgelegt werden. Aber die Frage ist: Wie macht man das?
Wenn Sie keine Online-Proofing-Software wie Filestage verwenden, müssen Sie wahrscheinlich mehrere E-Mails an alle Beteiligten versenden und Tage oder Wochen warten, bis Sie das Feedback von allen einholen können. Dann werden Sie alle Rückmeldungen zusammenfassen, vergleichen und klären. Dementsprechend kann die Freigabe von Dokumenten ein sehr zeitaufwändiger und nervenaufreibender Prozess sein.
Mit Filestage können Sie jedoch den Zeitaufwand für den Überprüfungs- und Freigabeprozess vereinfachen und reduzieren. Nachdem Sie Dokumente auf die Plattform hochgeladen und Reviewer eingeladen haben, können diese ihr Feedback abgeben. Durch das Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums zu jeder Datei werden alle automatisch über Fortschritte und Fristen informiert.
Außerdem können die Reviewer vorgeschlagene Änderungen direkt in der Datei miteinander diskutieren. Das macht lange E-Mail-Threads überflüssig, reduziert die Möglichkeit von Missverständnissen und spart Zeit für alle Beteiligten.
3. Hochladen des Dokuments in Ihre DMS-Software
Wenn noch Änderungen vorgenommen werden müssen, wird das kommentierte Dokument an die Inhaltsersteller zurückgeschickt, die die notwendigen Änderungen vornehmen und die Datei erneut hochladen. Sobald alle ihre Zustimmung gegeben haben, können Sie das Dokument in Ihr Dokumentenmanagement-Software hochladen.
4. Weitergabe des Dokuments an Kollegen
Je nach ursprünglichem Zweck können Sie Ihr veröffentlichtes Dokument nun an Kollegen und Kunden weitergeben oder die Inhalte auf dem geplanten Kanal veröffentlichen.
Wie effizient werden Ihre Dokumente verwaltet?
In einer Welt des ständig wachsenden digitalen Outputs müssen wir von unseren alltäglichen Aufgaben einen Schritt zurücktreten und das Gesamtbild betrachten, um unsere Effizienz im Umgang mit unseren Dokumenten zu analysieren.
Mit der Einführung des richtigen Dokumentenverwaltungssystems in Ihrem Unternehmen steigt die allgemeine Qualität und Konsistenz jeglicher Art von Output. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken, dass Sie ihnen wertvolle Zeit ersparen. Und all dies wird sich positiv auf das Endergebnis auswirken.
Helfen Sie deshalb Ihrem Unternehmen, organisierter und effizienter zu werden, indem Sie noch heute das richtige Dokumentenmanagement-System einführen!
