Das Dokumentenmanagement ist einer der am meisten unterschätzten Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Sowohl Universitäten als auch Unternehmen schenken diesem Thema nicht die nötige Aufmerksamkeit.
Kennen Sie beispielsweise die wahren Kosten von Papier? Unternehmen geben im Durchschnitt 20 Dollar aus, um nur ein einziges Dokument abzulegen. Zudem verbringen Mitarbeiter in papierlastigen Branchen etwa 50 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.
Selbst wenn Ihr Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) einsetzt, muss es perfekt organisiert und gepflegt sein, um wirklich Zeit zu sparen und eine einheitliche und bessere Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu erreichen.
Deshalb werden wir Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihrer Dokumentenmanagement-Software herauszuholen. In den kommenden Abschnitten beantworten wir folgende Fragen: Was ist Dokumentenmanagement? Was unterscheidet eine DMS-Software von anderen? Und welches System sollten Sie verwenden?
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement kann als der Prozess des Speicherns, Auffindens, Aktualisierens, Teilens und Verfolgens von Dokumenten definiert werden. Mit Dokumenten ist dabei jede Datei gemeint – gedruckt oder elektronisch mit Informationen für verschiedene Zwecke.
Ein Dokumentenmanagementsystem jeglicher Art organisiert alle Dokumente innerhalb einer Organisation. Im Vergleich zu funktionsspezifischen Workflows, wie beispielsweise dem Marketing-Projektmanagement, schaffen Dokumentenmanagement-Systeme einen Mehrwert für den gesamten Betrieb und haben das Potenzial, erheblich zum Gewinn von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie großen Konzernen beizutragen.
Die folgende Fallstudie verdeutlicht die Leistungsfähigkeit eines Dokumentenmanagement-Systems: Zuvor musste die Canadian Seed Growers Association (CSGA) Papierformulare an Saatgut-Inspektoren in ganz Kanada versenden, was enorme Portokosten und verschwendete Arbeitsstunden zur Folge hatte. Mithilfe der DMS-Software von Laserfiche sparte die CSGA innerhalb der ersten drei Wochen nach Implementierung der neuen Dokumentenverwaltungssoftware 10.000 Dollar und 300 Arbeitsstunden.
Was ist ein Dokumenten-Management-System?
Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet, strukturiert und optimiert den digitalen Dokumenten-Workflow eines Unternehmens. Während sich der Begriff “Dokumentenmanagement” sowohl auf die papierbasierte als auch auf die digitale Dokumentenlenkung bezieht, umfasst ein Dokumentenmanagement-System in der Regel nur digitale Dokumente.
Software für das Dokumentenmanagement in Unternehmen gibt es in verschiedenen Varianten. Die Wahl der am besten geeigneten DMS hängt dabei von den individuell bevorzugten Geschäftsprozessen ab. Moderne Unternehmen nutzen in der Regel cloudbasierte Systeme. Bei einem cloudbasierten Dokumentenmanagement-System wird die gesamte IT-Infrastruktur von Drittanbietern übernommen. Das bedeutet, dass Unternehmen Kosten für die Infrastruktur sparen und Dokumente einfach in der Cloud speichern, verwalten und gemeinsam nutzen können.
Einige Unternehmen bevorzugen mehr Flexibilität und verfügen auch über die Ressourcen, um eine Vor-Ort-Infrastruktur oder eine Private Cloud zu schaffen, deren Server sich im Unternehmen selbst befinden. Die Vorteile dieser vollen Flexibilität und Anpassbarkeit haben jedoch einen hohen Preis.
Eine dritte Alternative sind hybride Lösungen, bei denen sich die Server auf dem Firmengelände befinden, die Backups aber in der Cloud gespeichert werden. Hybride Clouds haben den Vorteil, dass sie eine zusätzliche Sicherheitsebene zu Vor-Ort-Lösungen bieten, falls die lokalen Server beschädigt werden.
Eine Vor-Ort- oder hybride Infrastruktur kann nur größeren Unternehmen empfohlen werden, die über die nötigen Ressourcen verfügen, um sie zu verwalten. Startups oder KMUs sollten die Vorteile einer cloudbasierten Dokumentenmanagement-Software für kleine Unternehmen nutzen.
Dokumentenmanagement-Systeme helfen also, den gesamten Dokumenten-Workflow eines Betriebs zu strukturieren. Im Jahr 2023 benötigen praktisch alle Unternehmen ein Dokumenten-Management, um möglichst effizient arbeiten zu können.
Im folgenden Abschnitt skizzieren wir die wichtigsten Eigenschaften, die ein gutes Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen mit sich bringen sollte.
Wichtige Merkmale für Dokumentenmanagement-Systeme
Was sind die wichtigsten Merkmale eines unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Systems? Wie diese Software-Lösungen zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen?
In diesem Abschnitt skizzieren wir die wichtigsten Bestandteile eines effizienten digitalen Dokumentenmanagement-Systems.
Datei-Strukturierung: Elektronische Dokumente müssen so gespeichert werden, dass jeder innerhalb eines Betriebs die Datei finden kann. Zum Auffinden vor der Bearbeitung von Dokumenten ist eine intuitive Dateiablagestruktur erforderlich. Automatisierte Ablage-Workflows sorgen für Konsistenz bei allen gespeicherten Dateien.
Scannen: Von einem vollständig digitalen Arbeitsbereich sind wir noch weit entfernt. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem wird mit Scannern, Druckern und sogar Faxgeräten verbunden sein, sodass Sie problemlos mit dem Digitalisieren beginnen können.
Indexierung: Dateien müssen leicht auffindbar sein. Eine ordentliche Suchfunktion und Indexierungsfunktionen sind notwendig, um die Zeit und den Aufwand zu verringern, die ein Mitarbeiter benötigt, um eine bestimmte Datei zu finden.
Versionierung: Ohne entsprechende Vorsichtsmaßnahmen können wichtige Dokumente versehentlich gelöscht oder verändert werden. Die Versionierung hilft, wichtige Dateien wiederherzustellen, sodass der potenzielle Schaden minimiert wird.
Integrationen: Ihr Unternehmen nutzt wahrscheinlich bereits Projektmanagement-Tools oder Produktivitätssoftware wie Google Drive. Eine gute Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, Ihre Tools nahtlos in das System zu integrieren.
Mobiler Zugang: Im Zeitalter der Remote-Arbeit ist es wichtig, dass sich Teammitglieder von überall aus mit Ihrer Plattform verbinden können.
Freigabe: Eine DMS-Software ermöglicht die einfache Freigabe von Dokumenten für Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Je nach Dokument können Sie zusätzliche Sicherheitsfunktionen hinzufügen, die die Freigabe- oder Veröffentlichungsfunktionen einschränken.
Sicherheit: Einige Branchen, wie beispielsweise die Rechts- oder Finanzbranche, haben höhere Sicherheitsstandards und benötigen eine extrem strenge Dokumentenkontrolle. Die Sicherheitsinfrastruktur muss den unbefugten Zugriff verhindern.
Offensichtlich ist Dokumentenmanagement nur ein unterstützender Workflow. Sie benötigen weitere Software, um den Prozess der Dokumentenerstellung zu unterstützen und mithilfe des DMS zu optimieren.
Filestage vereinfacht den Freigabeprozess von neuen und aktualisierten Dateien, indem das DMS eine zentrale Plattform bietet, auf der Nutzer Bilder, Videos oder Textdateien mit Teammitgliedern oder externen Partnern teilen, diskutieren und überprüfen können. Filestage kann als Ergänzung zu jeder Software im Bereich Dokumenten-Management verwendet werden. Sobald Ihre Dokumente erstellt und genehmigt sind, können Sie eine Dokumentenmanagement-Software zum Indexieren, Speichern und Sichern Ihrer Dateien verwenden.
Einige Fragen zu DMS-Software wie “Was ist ein Dokumentenmanager? ” oder “Was sind Dokumentenservices?” tauchen immer wieder in Suchmaschinen auf. Damit Sie besser verstehen, was DMS-Funktionen beinhalten, stellen wir Ihnen 24 der gängigsten Software-Lösungen vor.
Übersicht über die beste Online-Dokumentenmanagement-Software
Welches Dokumentenmanagement-System sollte Ihr Unternehmen nutzen? Die beste DMS-Software hängt von dem Kontext ab, in dem sie eingesetzt wird, sowie von den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Deshalb geben wir Ihnen in diesem Abschnitt einen ausführlichen Überblick aus 24 der am häufigsten verwendeten Dokumentenmanagement-Software.
Filestage – Überprüfung und Freigabe von Dokumenten
Filestage ist eine Software zur Dokumentenfreigabe, die Unternehmen dabei unterstützt, Dateien wie PDF-Dokumente, Präsentationen und sogar Audio- oder Videodateien zu teilen, zu diskutieren und freizugeben. Die cloudbasierte Plattform vereinfacht die Überprüfung und Freigabe von Dateien, indem das DMS es Reviewern leicht macht, klares Feedback zu hinterlassen, während sie Projektmanagern dabei hilft, Kommentare aus E-Mails und Dateien zu sammeln. Oder selbst nach mehrfacher Bearbeitung von Dokumenten den Überblick behalten.
Darüber hinaus enthält die Plattform eine Vielzahl an Tools für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Kunden – darunter anpassbare Workflows, Aufgaben-Automatisierung und integrierte Datei-Versionierung. Im Ergebnis spart das Online-Proofing-Tools bei der Freigabe von Dokumenten eine unverzichtbare Menge an Zeit für alle Beteiligten.
Filestage verfügt über einen kostenlosen Tarif, der sich in erster Linie für Freiberufler und kleine Teams eignet. Der Basic-Tarif kostet 49 €/ Monat und umfasst bis zu 10 aktive Projekte und 250 GB sicherer Speicherplatz. Für größere Unternehmen bietet sich dann der Professional- oder der Enterprise Tarif an.
Optimieren Sie Ihre Dokumenten-Reviews
Teilen Sie Dateien, holen Sie Feedback ein und managen Sie alle Freigaben mit Filestage.
2. Adobe Document Cloud – Anwendungen für PDF-Produktivität
Die Adobe Document Cloud kombiniert eine Vielzahl von Adobes Produktivitätssoftware, um Ihre Dokumente zu verwalten, E-Mails zu bearbeiten und Ihre Enterprise-Content-Management-Software zu optimieren. Das Paket umfasst Adobe Acrobat, E-Signatures, Acrobat PDF Pack, Acrobat Export PDF sowie eine Vielzahl von mobilen Apps.
Auch wenn die Adobe Document Cloud Sie bei der Erstellung und Bearbeitung neuer PDF-Dateien und Dokumente unterstützen kann, ist die Einzel- und KMU-Lösung keine vollwertige DMS. Die Enterprise-Lösung kommt diesem Ziel schon näher. Mit Adobe Sign-for-Business können Sie zum Beispiel als Workflow-Manager wichtige Arbeitsabläufe automatisieren, um Regeln und Vorschriften weltweit einzuhalten.
Die Adobe Document Cloud ist in verschiedenen Paketen erhältlich – für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen. Die Business-Lösungen für die Bearbeitung von Dokumenten und anderen Vorgängen beginnen bei 15,46 Euro pro Monat und Nutzer.
3. Alfresco – Verwaltung von Unternehmensinhalten
Alfresco bietet mehr als ein reines Dokumentenmanagement-System, da das DMS verschiedene Content-Lösungen, einschließlich Collaboration-Tools, Case Management, Business Analytics sowie KI-Dienste innerhalb einer einzigen Plattform bereitstellt.
Alfresco ist eine Open-Source-Lösung, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens skalierbar und sehr flexibel in Bezug auf die Integration in Ihr eigenes Ökosystem oder Ihre Anwendungen ist.
Hilfreich ist auch die Volltextsuche in Dokumenten. So können Sie mühelos durch mehrere Dokumente navigieren und blitzschnell die gesuchten Informationen finden. Ob es sich um einen bestimmten Begriff oder einen konkreten Satz handelt – die Volltextsuche dieses DMS liefert Ihnen präzise Ergebnisse in Sekundenschnelle.
Alfresco Content Services arbeitet perfekt mit Alfresco Process Services zusammen, die digitale Prozessautomatisierung für eine Vielzahl von Workflows bieten.
Sie können sich an Alfresco wenden, um ein Angebot für die jeweiligen DMS zu erhalten.
4. Bitrix24 – Top-Lösungen eines Dokumentenmanagement-Systems
Bitrix24 ist eine umfangreiche Projektmanagement-Plattform, die mehrere Varianten von DMS für unterschiedliche Zwecke bietet.
Diese Dokumentenmanagementsysteme beinhalten Kommunikations-Tools für Conferencing, Video-Chat und Messaging ebenso wie Kalender, Social Intranet und Personalmanagement-Systeme. Es ist der perfekte digitale Partner, wenn es darum geht, Ihre Kundenbeziehungen zu verwalten und effektiv potenzielle Neukunden anzusprechen und Ihren Umsatz zu steigern, ohne zeitaufwendig tausende Dokumente per E-Mail hin und her zu senden. Quasi ein unsichtbarer Vertriebsassistent: ständig on premise.
Außerdem enthält die Plattform Dokumentenmanagement-Systeme, die Dateien speichern und freigeben. Sie können so öffentliche Download-Links erstellen, oder Dateien und Dokumente auch direkt in einen Chat mit einem Kunden einbetten.
Bitrix24 hat fünf verschiedene Abo-Pläne, sowie eine kostenlose Basisversion. Das kostenpflichtige Basis-Abonnement-Paket “Start +” ist für 19 Euro pro Monat für alle Nutzer erhältlich.
5. Bynder – DAM und DMS-Software
Bynder ist ein Digital Asset Management (DAM)-System, das mehrere Funktionen eines Dokumentenmanagement-DMS enthält. Software-Lösungen dieser Art könne zu Ihrer gesamten Brand-Asset-Management-Strategie beitragen und gleichzeitig die Arbeitsabläufe im Dokumentenmanagement verbessern.
Mit Tools wie Video Brand Studio können Sie die Videoerstellung skalieren und automatisieren, während digitale Brand-Vorlagen die Produktion konsistenter Inhalte unterstützen. Darüber hinaus ermöglicht das Digital Asset Management System Ihrem Unternehmen nicht nur die Zentralisierung und Verwaltung von Dokumenten, sondern praktisch aller digitalen Assets.
Wenn Sie sich für das DMS von Bynder interessieren, können Sie ein 15-minütiges Gespräch mit dem Unternehmen vereinbaren, um Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen.
6. Docuvita – Flexibles Dokumentenmanagement
Docuvita ist ein flexibles und anpassungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das sich in Ihr Enterprise-Ressourcenmanagement (ERM) oder Customer-Relationship-Management (CRM) integrieren lässt. Die Anwendung dieses DMS führt dann zu einer Reduzierung des Zeitaufwands für Prozesse und einem nahtlosen Workflow über mehrere Systeme hinweg.
Docuvita verfügt über mehrere Automatisierungsfunktionen, sodass sich die Teammitglieder auf relevantere Aufgaben konzentrieren können, anstatt Dokumente manuell abzulegen. Am wichtigsten ist jedoch, dass Docuvita über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen verfügt, um Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Sie können sich mit Docuvita in Verbindung setzen, um ein passendes Angebot für Ihre Bedürfnisse zu erhalten.
7. Dropbox Business – Die beliebte cloudbasierte Dokumentenverwaltungssoftware
Fast jeder kennt Dropbox. Da die meisten Verbraucher die kostenlose Version mindestens einmal verwendet haben, ist Dropbox Business eine großartige Option für Unternehmen, um ein leichtgewichtiges Dokumentenmanagementsystem zu integrieren, das den Mitarbeitern bereits vertraut ist.
Dropbox Business bietet eine großartige Möglichkeit, unordentliche Arbeitsabläufe aufzuräumen. Das DMS eröffnet Ihnen einen zentralen Ort, an dem auf verschiedene Tools, wie beispielsweise Google Docs und Trello-Boards, zugegriffen werden kann. Zusätzlich bietet es mehrere administrative Tools, sodass Sie eine klare Struktur aufbauen und pflegen können.
Dropbox Business ist in mehreren Abo-Plänen erhältlich, die sich je nach Speichergröße und Funktionsumfang unterscheiden. Das Standard-Angebot für dieses DMS beginnt bei 10 Euro pro Monat und Nutzer.
8. Filecamp – Kreative Dokumentenverwaltung
Filecamp ist primär ein Digital-Asset-Management-System, das gut für kreative Dateien und Dokumente geeignet ist.
Zusätzlich zu den traditionellen DAM-Funktionen, wie einer Medienbibliothek, Markenrichtlinien und Online-Proofing, bietet Filecamp die Möglichkeit, alle Ihre Dokumente zu speichern, zu indexieren und leicht zu finden. Außerdem können Sie verschiedene Unterkonten anlegen, falls Sie mit mehreren Marken arbeiten.
Filecamp ist einfach zu bedienen, sodass sich Teammitglieder nicht überfordert fühlen. Das Dokumentenmanagementsystem ist in drei verschiedenen Abo-Modellen erhältlich. Das Basic-Paket ist für 29 US-Dollar (ca. 24 Euro) pro Monat erhältlich.
9. FileHold – Vollwertiges Dokumenten-Management
FileHold bietet alle Funktionen, die Sie von einem modernen Dokumentenmanagementsystem erwarten. Dazu gehören Versionskontrolle, Indexierung, eine intuitive Suchfunktion und eine anpassbare Zugriffskontrolle auf alle Ihre Dokumente.
Darüber hinaus automatisiert FileHold Arbeitsabläufe und kann in verschiedene Microsoft-Anwendungen und -Dienste integriert werden, darunter SharePoint oder Active Directory. Zudem können Unternehmen bestimmte Funktionen wie die Sprachlokalisierung sowie die automatische Ablage individuell anpassen.
Das DMS von FileHold bietet mehrere flexible Preisoptionen, sodass Sie die Version wählen können, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
10. Hightail Business – DMS mit unbegrenztem Speicherplatz
Hightail Business bietet unbegrenzten Speicherplatz für Ihr Unternehmen und zahlreiche Extras, die es zu einem attraktiven Dokumentenmanagementsystem machen.
Zu den Funktionen von Hightail Business gehören Versionskontrolle mit Side-by-Side-Vergleich, erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit, Integrationen mit beliebter Produktivitätssoftware und Cloud-Speicheroptionen. Ebenso gehören Berechtigungen auf Organisationsebene, Mitgliederverwaltung und administrative Berichte zu den Funktionen dieses DMS.
Das Hightail Business-Abonnement ist zu einem Preis von 36 US-Dollar (ca. 30 Euro) pro Nutzer erhältlich, wobei es auch kostengünstigere Pläne mit weniger Funktionen gibt. Eine Testversion des Business-Plans ist ebenfalls verfügbar, sodass Sie die weitreichenden Funktionen per Software-Test ausprobieren können, ohne sich direkt festlegen zu müssen.
11. Ideagen – regulatory and compliance DMS
Ideagen ist ein Dokumentenmanagement-System, das sich auf regulatorische und Compliance-Themen konzentriert und ein cloudbasiertes Programm bietet, das Unternehmen die Kontrolle über alle Dokumente gibt. Dieses System vermeidet durch seine Co-Authoring- und Review-System-Prozesse unnötige Fehler.
Darüber hinaus bietet Ideagen maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Lösungen für bestimmte Branchen, wie beispielsweise die Luft- und Raumfahrt und Verteidigung, Bauwesen, Energie, Finanzdienstleistungen, Lebensmittel und Getränke, Gesundheitswesen, Fertigung, Biowissenschaften sowie Eisenbahn.
Um ein Angebot zu erhalten, können sich Unternehmen an die Vertriebsabteilung von Ideagen wenden.
12. iManage – DMS für Anwaltskanzleien
iManage bietet vor allem Lösungen für Anwaltskanzleien. Mit der cloudbasierten Dokumenten- und E-Mail-Management-Lösung werden die Arbeitsabläufe von Anwaltskanzleien vereinfacht. Die Sicherheitsstandards stehen währenddessen bei diesem DMS stets an erster Stelle.
iManage bietet eine breite Palette an Kollaborationswerkzeugen, mit denen Anwender juristische Dokumente sowohl verwalten als auch bearbeiten können. Auf die Plattform kann von überall aus über eine nutzerfreundliche Oberfläche zugegriffen werden.
Projektordner ermöglichen es den Anwendern, verschiedene Dokumente und E-Mails zu kombinieren, sodass alle zugehörigen Unterlagen an einem einzigen Ort gespeichert und somit leicht zugänglich sind. Eine Demoversion von Closing Folders ist verfügbar. Sie können iManage kontaktieren, um ein Angebot anzufordern.
13. LogicalDOC – Öffentliches Cloud-, On-Premise- oder hybrides Dokumentenmanagement-System
LogicalDOC bietet volle Flexibilität, wenn es um die zugrunde liegende IT-Struktur eines Dokumentenmanagement-Systems geht. Kleine Unternehmen können eine Public Cloud nutzen. Hingehen können größere Unternehmen eine Private Cloud im DMS nutzen oder eine hybride Lösung wählen, sofern mehr Kontrolle und Flexibilität gewünscht ist.
Die erweiterten Abo-Pläne bieten eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen, wie FTP / FTPS-Unterstützung, mehr Integrationen und zahlreiche Speichermöglichkeiten durch Remote-Ordner (SMB), Amazon S3 oder Microsoft Azure – abhängig vom gewählten Cloud-Modell.
Sie können LogicalDoc für eine kostenlose Testversion oder Preisinformationen kontaktieren.
14. Legito – Smartes Erstellen von juristischen Dokumenten
Während die meisten DMS den Unternehmen dabei helfen, ihre Dokumente zu organisieren, glänzt Legito im Erstellungsprozess von juristischen Dokumenten. Das Unternehmen bedient namhafte Unternehmen wie PWC, Société Générale und Skoda.
Das Alleinstellungsmerkmal von Legito ist der intelligente Erstellungsprozess, der es ermöglicht, automatisierte Vertragsentwürfe zu erstellen. Im DMS können diese für eine Vielzahl von Zwecken individuell angepasst werden. Das spart Zeit und ermöglicht es Anwälten, sich nicht ewig mit Dokumenten rumzuschlagen, sondern sich voll auf die Vertretung ihrer Mandanten zu konzentrieren.
Darüber hinaus bietet Legito Prozesse zum Speichern und Analysieren, zum Verhandeln und Unterschreiben sowie zum Verwalten und Teilen von Dokumenten – und unterstützt damit jeden Schritt des juristischen Prozesses.
Legito ist als DMS in drei verschiedenen Versionen verfügbar, die sich sowohl im Funktionsumfang als auch in der Anzahl der zugelassenen Nutzer unterscheiden. Das Einzel-Nutzungs-Abo ist für 100 US-Dollar (ca. 82 Euro) monatlich erhältlich, während die KMU-Lösung 80 US-Dollar (ca. 66 Euro)pro Monat und Nutzer kostet.
Legito ist es in drei verschiedenen Versionen verfügbar, die sich sowohl im Funktionsumfang als auch in der Anzahl der zugelassenen Nutzer unterscheiden. Das Einzelnutzungs-Abo ist für 100 US-Dollar (ca. 82 €) monatlich erhältlich, während die KMU-Lösung 80 US-Dollar (ca. 66 €)pro Monat und Nutzer kostet.
15. M-Files – Intelligente Informationsverwaltung
M-Files ist mehr als ein gewöhnliches Dokumentenmanagement-System. Es kombiniert Dokumentenverwaltung und ECM-Software in einer einheitlichen Plattform. Mit M-Files können Dokumente anhand ihres Inhalts gefunden werden, nicht anhand ihres Speicherorts.
Darüber hinaus verfügt das DMS M-Files über eine Vielzahl interessanter Verwaltungsfunktionen für Projekte, die darauf abzielen, Arbeitsabläufe zu optimieren und einen Überblick über alle Projekte und Termine zu bieten. Außerdem kann M-Files in die am häufigsten verwendeten Unternehmenssoftware-Lösungen wie SAP und eine Vielzahl von Produktivitäts-Anwendungen integriert werden.
Kontaktieren Sie M-Files, um ein Angebot oder eine kostenlose Demo anzufordern.
16. Microsoft Sharepoint – Intranet-Dokumentenmanagement
Microsoft Sharepoint ist bei Unternehmen aufgrund seiner Flexibilität und Anwendungsmöglichkeiten sehr beliebt. Unabhängig von der Branche oder den Zielen Ihres Unternehmens können Sie sicher sein, dass es beim DMS von Sharepoint eine Lösung gibt, die Ihren Anforderungen gerecht wird.
Als Teil der Microsoft Office Suite bietet Sharepoint eine Vielzahl von Funktionen, darunter Messaging, Dokumentenfreigabe, Compliance und Managementfunktionen.
Sharepoint ist in zwei verschiedenen Online-Plänen erhältlich und kann auch mit Office 365 bestellt werden. Plan Nummer eins gibt es bereits ab 4,20 Euro pro Nutzer und Monat, während Plan Nummer zwei 8,40 Euro pro Jahr kostet. Zusätzlich ist der Plan Zwei plus Office 365 für 19,70 Euro pro Nutzer erhältlich.
17. Microsoft OneDrive for Business – DMS-Cloud-Lösung
OneDrive for Business ist die Business-Version der bekannten Consumer-Cloud-Lösung OneDrive. Sie bietet alle wichtigen Funktionen, die Sie von einer umfassenden DMS erwarten, einschließlich intuitiver Datei-Strukturverwaltung, Freigabe- und Kollaborationsfunktionen.
Mit OneDrive for Business ist es sogar möglich, Daten mit bis zu 100 GB hochzuladen, was die Mobilität Ihrer größeren Dateien erleichtert. Darüber hinaus kann das DMS OneDrive for Business auch Bibliotheken einfach synchronisieren und verfügt über mehrere Sicherheitsfunktionen, die sensible Dateien zusätzlich schützen.
Die auf Unternehmen zugeschnittenen Abonnements sind in zwei verschiedenen Tarifen erhältlich und können auch mit Abonnements für Sharepoint und Office 365 kombiniert werden, um einen umfassenden Service von einem einzigen Anbieter zu erhalten. Wie das DMS von Sharepoint gibt es den OneDrive for Business Plan Eins bereits ab 4,20 Euro pro Monat und Nutzer.
18. OpenKM – DMS-Software mit starken Integrationsmöglichkeiten
OpenKM ist ein Dokumentenmanagement-System, das sich durch eine Vielzahl von Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten von der Konkurrenz abhebt. Als vollständig individuell anpassbare Lösung ermöglicht die Entwicklungs-Tool-Suite von OpenKM Ihrem IT-Team sogar die Erstellung eigener Apps, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Mit OpenKM ist es möglich, elektronische Dokumente und Scans von Papierdokumenten zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Sie können mit diesem DMS mehrere Prozesse automatisieren und an verschiedenen Projekten zusammenarbeiten, so dass Sie sich einige Korrespondenzen mittels E-Mails sparen. Stattdessen richten Sie unkompliziert Workflows zur Überprüfung, Freigabe von Dokumenten und Validierung ein.
Eine Testversion und ein Angebot können Sie bei den Vertriebsmitarbeitern von OpenKM anfordern.
19. Orcanos – für medizinisches Qualitätsmanagement und Compliance
Orcanos ist ein Dokumentenmanagement-System, das auf das Gesundheitswesen ausgerichtet ist. Neben seinen vielen Funktionen ermöglicht Orcanos Ihrem Unternehmen den Export von Daten in Word-Dokumente und sogar die elektronische Unterschrift durch sein Dokumentenmanagement.
Orcanos bietet eine Vielzahl von individuellen Tools für zahlreiche Dokumente und ermöglicht das DMS Ihnen, Workflows für Freigaben und E-Signaturen zu erstellen. Die volle Zugriffskontrolle kann für allerlei Dokumente aufrechterhalten werden, da Sie jedem Nutzer bestimmte Rechte zum Hinzufügen, Bearbeiten oder Ansehen zuweisen können. Außerdem ist Orcanos intuitiv und kann deswegen von Anfang an effizient genutzt werden.
Orcanos ist in drei Paketen erhältlich: Design Control (ALM) oder Quality Management (QMS) sind jeweils für 990 US-Dollar (ca. 815 Euro) pro Monat erhältlich, während eine Kombination aus beiden Paketen 1.250 US-Dollar (ca. 1.030 Euro) monatlich kostet.
20. PowerDMS – für die Richtlinienverwaltung
PowerDMS hilft Ihrem Unternehmen, sein Richtlinien- und Verfahrensmanagement zu optimieren. Das DMS vergibt und sammelt automatisch Unterschriften und verfolgt wichtige Richtlinien und Verfahren.
PowerDMS verfügt über einzigartige Funktionen, die in anderen Dokumentenmanagement-Systemen vorhanden sind. Zum Beispiel ermöglicht das Schulungsmanagement Ihrem Unternehmen, Mitarbeiter durch verschiedene Methoden zu testen – und so sicherzustellen, dass jeder im Unternehmen in allen wichtigen Fragen auf dem neuesten Stand ist.
Neben Unternehmen ist PowerDMS auch auf die Bedürfnisse bestimmter staatlicher Organisationen, wie beispielsweise Kommunen oder Strafverfolgungsbehörden, zugeschnitten. Über das Kontaktformular auf der PowerDMS-Website können Sie Zugang zu einer kostenlosen Demo-Version erhalten und Preise anfragen.
21. Rubex von eFileCabinet – Mehrzweck-DMS
Rubex by eFileCabinet ist ein einfach zu bedienendes und intuitives Dokumentenmanagement-System, das mehrere individuelle Lösungen für eine Vielzahl von Branchen bietet, darunter Buchhaltung, Personalwesen, Recht und Versicherungen.
Ganz gleich, ob Sie Arbeitsabläufe optimieren, elektronische Unterschriften erleichtern, Dokumente speichern und gemeinsam nutzen oder Richtlinien für die Unternehmensführung umsetzen möchten – Rubex bietet Ihnen als moderne DMS eine einzige Plattform für all diese Zwecke.
Zu den Sicherheitsfunktionen gehören eine erweiterte Versionskontrolle und sichere Freigabe-Funktionen. Rubex ist in drei verschiedenen Tarifen erhältlich, die bei 55 $ (ca. 45 Euro) pro Monat und Nutzer beginnen. Der unbegrenzte Abo-Plan kostet $199 (ca. 164 Euro) pro Monat und Nutzer.
22. ShareArchiver – für die Verwaltung von Datenspeichern
ShareArchiver ist ein Dokumentenmanagement-DMS zur Verwaltung von Datenspeichern, die die Speicherkosten um bis zu 80 % reduziert, die Datensicherheit erhöht und Ihrem Unternehmen den Zugriff auf Ihre Daten erleichtert.
ShareArchiver verfügt über ein fortschrittliches Automatisierungssystem, das es ermöglicht, Regeln für die automatische Archivierung von Dateien und für Ihre Dokumente nach organisationsspezifischen oder abteilungsspezifischen Kriterien festzulegen. So können Sie vieles im System leichter managen und Ihrer IT-Abteilung Zeit bei der Bearbeitung von Dokumenten verschaffen.
Um die Sicherheit müssen Sie sich keine Sorgen machen, denn die Daten sind durch 256-AES-Verschlüsselung und SSL-Technologie geschützt.
Setzen Sie sich mit ShareArchiver in Verbindung, um eine kostenlose Demoversion sowie ein Preisangebot zu erhalten.
23. XaitPorter – für Co-Authoring und Automatisierung
XaitPorter ist eine DMS, die den Bearbeitungsprozess mit einer breiten Palette von Tools für die kollaborative Erstellung unterstützt. XaitPorter ist eine cloudbasierte Lösung, die es Content Kreatoren aus der ganzen Welt ermöglicht, effizient zusammenzuarbeiten.
Mit Hilfe von XaitPorter wird Ihr Dokumentenerstellungsprozess optimiert. Sie können Dokumente bis zu 70 Prozent schneller, mit einer höheren Qualität erstellen und Ihre Gewinnraten für Angebote und Ausschreibungen erhöhen. Darüber hinaus bietet das Dokumentenmanagement-DMS XaitPorter auch Automatisierungsfunktionen, um unnötige Arbeitsbelastungen weiter zu reduzieren.
Sie können im DMS eine Live-Demo mit einem XaitPorter-Mitarbeiter in Anspruch nehmen oder ein Angebot über das Kontaktformular anfordern.
24. ZohoDocs – Online-Dokumentenverwaltungssoftware für Teams und Einzelpersonen
ZohoDocs bietet Unternehmen und Einzelpersonen ein virtuelles Laufwerk, das Windows-, Mac- und Ubuntu-Linux-Computer mit der Cloud synchronisiert. Mit ZohoDocs können Sie Ihre Dateien, Dokumente und Ordner nach Ihren Bedürfnissen anpassen und strukturieren. Zum Beispiel können Sie Dateien nach Projekt, Dateityp oder Autor kategorisieren.
Darüber hinaus verfügt Zoho über eine eigene Collaboration-Suite, mit der Sie Dokumente erstellen und freigeben oder Ihre Arbeit als HTML veröffentlichen, sowie beispielsweise nach WordPress exportieren können.
Schauen Sie sich Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich an, so steckt hier geballte Power drin: Die Versionierungs- und Freigabefunktion ermöglicht es Ihnen jederzeit Dokumente auf Änderungen zu überprüfen und sogleich auf frühere Versionen zurückzugreifen.
ZohoDocs gibt es in sehr günstigen Abo-Paketen. Neben einer kostenlosen DMS gibt es ein Standard-Paket für 4 Euro monatlich sowie ein Premium-Paket für 6,40 Euro pro Monat.
Warum ist ein Dokumentenmanagement-System notwendig?
Nachdem die Fragen “Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?” und “Was ist eine DMS-Software?” beantwortet wurden, ist es an der Zeit, zu den Fragen zu kommen, die für das eigene Unternehmen am wichtigsten sind.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem in Bezug auf Ihr eigenes Unternehmen? Und warum sollten Sie sich die Mühe machen, Geld für eine scheinbar banale Funktion auszugeben?
Zunächst einmal ist die Menge der Daten, die jeder von uns erzeugt, erstaunlich. Laut Forbes entspricht die Datenmenge, die zwischen 2016 und 2018 erzeugt wurde, 90 % aller jemals erzeugten Daten.
Mit einem ständig wachsenden Bedarf an digitalen Inhalten und einer zunehmenden Präsenz in den sozialen Medien ist es wichtig, unsere digitalen Dokumente effizienter zu organisieren. Eine zentralisierte Plattform, auf die von überall aus zugegriffen werden kann, ist der einfachste und bequemste Weg, um die ständig wachsende Menge an digitalen Dateien zu strukturieren.
Um die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen vollständig zu verstehen, kann es hilfreich sein, einen weiteren Blick auf die Bewertungen von Dokumentenmanagement-Software sowie auf Erfahrungsberichte zu einem der oben aufgeführten Beispiele (und die kostenlosen Testversionen) zu werfen, bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden.
Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die drei wichtigsten Vorteile ein, die eine DMS-Software bieten kann.
Was sind die drei wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen?
Im folgenden Abschnitt nennen wir Ihnen die wichtigsten Gründe, warum Sie in ein Dokumentenmanagement-System investieren sollten.
Behalten Sie den Überblick über alle Ihre Dokumente
Wenn Sie kein Dokumentenmanagementsystem verwenden, werden Sie irgendwann daran verzweifeln, den Überblick über alle Ihre Dokumente zu behalten. Von wichtigen Verträgen über Kundendaten bis hin zu Personalinformationen – eine DMS-Software verschafft Ihnen eine Vogelperspektive und ermöglicht es Ihnen, bessere Entscheidungen für zukünftige Projekte zu treffen. Um Best Practices im Projektmanagement zu implementieren, müssen Sie einen leicht zugänglichen Überblick über alle Ihre Ressourcen haben, wozu auch digitale Dokumente gehören.
Sparen Sie Zeit
Ein weiterer großer Vorteil eines jeden Dokumentenmanagement-Systems ist die Zeit, die es spart. Wir reden hier von einer Menge Zeit. Fragen Sie sich einfach, wie viel Zeit Sie täglich mit der Suche nach papierbasierten oder digitalen Dokumenten verschwenden und multiplizieren Sie dies mit einem Arbeitsjahr, um zu sehen, wie viel Zeit verschwendet wird.
Papierbasierte Branchen leiden am meisten. Wie bereits erwähnt, verbringen Fachleute in papierlastigen Branchen etwa 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach den gerade nötigen Informationen. Sie können sich vorstellen, wie viel Sie an Arbeitskosten einsparen können, wenn Sie ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem nutzen.
Erhöhen Sie die Effizienz
Zeitersparnis geht einher mit erhöhter Effizienz. Mit einer effektiven DMS-Software haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, um sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Und genau hier können Dokumentenmanagement-Systeme glänzen: Sie tragen nicht nur zur Verwaltung von Marketingressourcen und zur Projektdokumentation bei, sondern steigern auch die Effizienz eines jeden Mitarbeiters.
Es gibt eine ganze Reihe von Dokumentenmanagement-Systemen, die zur Auswahl stehen. Daher bieten wir Ihnen einen kurzen Leitfaden, wie Sie das System auswählen, das am besten zu Ihren organisatorischen Anforderungen passt.
Wie Sie das beste Dokumentenmanagement-System für Ihre Anforderungen finden
Wie können Sie sicherstellen, dass Sie aus den über 20 aufgelisteten Produkten die Option wählen, die für die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten geeignet ist? Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen einen Leitfaden für Ihre endgültige Entscheidung.
Was sind die Probleme, die gelöst werden sollen?
In einem ersten Schritt müssen Sie die aktuellen Schwachstellen Ihres Unternehmens betrachten. Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Teammitglieder aufgrund eines ineffizienten Organisationssystems zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, oder müssen Sie die Konsistenz Ihres Outputs verbessern?
Egal, was Ihre Schwachstellen sind, es macht Sinn, systematisch zu denken, indem Sie eine Projektplan-Vorlage verwenden. Dieses Tool nähert sich Ihrem Entscheidungsprozess als Geschäftsprojekt und gibt Ihnen die notwendige Struktur, um eine kluge Wahl zu treffen.
Welche Funktionen sind für Ihre Arbeit zwingend erforderlich und welche nicht?
Erstellen Sie eine Top-10-Liste der Must-Have-Funktionen, die Sie von einer Dokumentenverwaltungssoftware erwarten. Unabhängig davon, für welche Funktionen Sie sich entscheiden, wird eine Top-10-Liste die mögliche Auswahl auf ein akzeptables Minimum reduzieren.
Erstellen Sie eine Liste mit Ihren bevorzugten Tools, um diese zu vergleichen
Recherchieren Sie weiter und vergleichen Sie die Funktionen aller Dokumentenmanagement-Systeme und die Wünsche, die in Ihrer Top-10-Liste enthalten sind. Vergeben Sie Punkte für jede einzelne Funktion, damit Sie zu einem messbaren und kommunizierbaren Ergebnis kommen und eine gewinnbringende Lösung finden können.
Wie man den Workflow mit einer Dokumentenmanagement-Software steuert
In diesem letzten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie sich in einem digitalen Dokumenten-Workflow bewegen.
1. Erstellen des Dokuments
Unabhängig davon, ob Sie eine völlig neue Datei erstellen oder bereits vorhandene Dokumente aktualisieren, ist das Erstellen immer der erste Schritt.
Planen Sie je nach Umfang der Aufgabe voraus und nutzen Sie Projektmanagement-Vorlagen. Nachdem Sie die Ziele umrissen haben, werden die Content Creator die nötigen Dokumente selbst erstellen. Content-Ersteller können Texter, das Design-Team oder andere Beteiligte sein, die an den Inhalten mitarbeiten.
2. Überprüfen und Freigeben des Dokuments
Nach dem Hin und Her zwischen den Content Creators und den Projektmanagern kann der erste Entwurf zur Überprüfung vorgelegt werden. Aber die Frage ist: Wie macht man das?
Wenn Sie keine Online-Proofing-Software wie Filestage verwenden, müssen Sie wahrscheinlich mehrere E-Mails an alle Beteiligten versenden und Tage oder Wochen warten, bis Sie das Feedback von allen einholen können. Dann werden Sie alle Rückmeldungen zusammenfassen, vergleichen und klären. Dementsprechend kann die Freigabe von Dokumenten ein sehr zeitaufwändiger und nervenaufreibender Prozess sein.
Mit Filestage können Sie jedoch den Zeitaufwand für den Überprüfungs- und Freigabeprozess vereinfachen und reduzieren. Nachdem Sie Dokumente auf die Plattform hochgeladen und Reviewer eingeladen haben, können diese ihr Feedback abgeben. Durch das Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums zu jeder Datei werden alle automatisch über Fortschritte und Fristen informiert.
Außerdem können die Reviewer vorgeschlagene Änderungen direkt in der Datei miteinander diskutieren. Das macht lange E-Mail-Threads überflüssig, reduziert die Möglichkeit von Missverständnissen und spart Zeit für alle Beteiligten.
3. Hochladen des Dokuments in Ihre DMS-Software
Wenn noch Änderungen vorgenommen werden müssen, wird das kommentierte Dokument an die Inhaltsersteller zurückgeschickt, die die notwendigen Änderungen vornehmen und die Datei erneut hochladen. Sobald alle ihre Zustimmung gegeben haben, können Sie das Dokument in Ihre Dokumentenmanagement-Software hochladen.
4. Weitergabe des Dokuments an Kollegen
Je nach ursprünglichem Zweck können Sie Ihre veröffentlichten Dokumente nun an Kollegen und Kunden weitergeben oder die Inhalte auf dem geplanten Kanal veröffentlichen.
Wie effizient werden Ihre Dokumente verwaltet?
In einer Welt des ständig wachsenden digitalen Outputs müssen wir von unseren alltäglichen Aufgaben einen Schritt zurücktreten und das Gesamtbild betrachten, um unsere Effizienz im Umgang mit unseren Dokumenten zu analysieren.
Mit der Einführung des richtigen Dokumentenverwaltungssystems in Ihrem Unternehmen steigt die allgemeine Qualität und Konsistenz jeglicher Art von Output. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken, dass Sie ihnen wertvolle Zeit ersparen. Und all dies wird sich positiv auf das Endergebnis auswirken.
Helfen Sie deshalb Ihrem Unternehmen, organisierter und effizienter zu werden, indem Sie noch heute das richtige Dokumentenmanagementsystem einführen!
