Digital-Asset-Management: Wie Sie Ihre digitalen Assets besser organisieren können

In der heutigen Zeit ist die Nachfrage nach digitalen Assets (wie Bildern, Videos, Fotos, Dokumenten und anderen Marketingmaterialien) drastisch angestiegen. Laut Radiant Insights wird sich dieser Trend auch in den nächsten Jahren fortsetzen. 

Es wird daher immer wichtiger, Struktur in die wachsende Anzahl digitaler Daten zu bringen und Wege zu finden, diese innerhalb und zwischen Organisationen zu teilen und zu bearbeiten. Digital-Asset-Management (DAM) hilft, dieses oft vernachlässigte Praxisfeld zu organisieren.  

In diesem Artikel fassen wir alle notwendigen Informationen zum Thema DAM zusammen: Was beinhaltet es, warum ist es wichtig und (vor allem) welches System ist am besten für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens geeignet?

Was ist Digital-Asset-Management? Und was sind digitale Assets?

In Kürze werden wir uns mit den verschiedenen Digital-Asset-Management-Systemen (DAM-Systemen), ihren Anwendungen und ihren Vorteilen (nicht nur für die Benutzer, sondern auch für das Unternehmen als Ganzes) beschäftigen. Doch zunächst beginnen wir mit einer Definition des Begriffs „digitales Asset“. Der Begriff „digital“ impliziert ein binäres Format, während „Asset“ ein Recht zur Nutzung impliziert. Einfach ausgedrückt, bezieht sich ein digitales Asset auf eine digitale Datei, die jemandem gehört. 

Mit DAM-Systemen können Benutzer alle digitalen Assets speichern, darauf zugreifen, sie bearbeiten und gemeinsam nutzen. Natürlich sollte ein gutes DAM-System durch regelmäßige Backups und Synchronisationen vor einem möglichen Datenverlust oder Diebstahl schützen. Darüber hinaus sollten DAM-Systeme die Projektzusammenarbeit erleichtern, indem sie autorisierten Benutzern erlauben, Kommentare und Anmerkungen zu machen, Feedback zu geben und die Dateien zu bearbeiten oder neu zu formatieren.

Das bedeutet, ein gutes DAM-System sollte in der Lage sein, mehrere Operationen zu organisieren, die digitale Assets betreffen. Diese Operationen umfassen:

  • Asset-Erstellung – Dieser Begriff bezieht sich auf die Erstellung neuer digitaler Assets, z.B. das Einscannen von Dokumenten und deren Speicherung auf einer Festplatte.
  • Bearbeitung und Überprüfung – In Arbeit befindliche Assets (z.B. unfertige Videodateien) müssen von verschiedenen Mitgliedern Ihrer Organisation (sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation) bearbeitet und überprüft werden.
  • Indexierung – Autorisiertes Personal sollte in der Lage sein, relevante Assets (einschließlich Metadaten) leicht zu finden und zu nutzen.
  • Sicherheitsverfahren – Diese Verfahren (z.B. Versionskontrollen) sind wichtige Mittel, um das versehentliche Löschen von Dateien zu verhindern. 
  • Freigabe und Zugriffskontrolle – Sie müssen verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer auf Dateien zugreifen können. In der Zwischenzeit sollten autorisierte Benutzer das Recht haben, auf bestimmte Dateien zuzugreifen und diese freizugeben (z.B. Produktfotos und Medienkits). 

Warum Digital-Asset-Management wichtig ist

Wie Sie aus diesem Bericht über den globalen Markt für digitale Inhalte entnehmen können, ist die Nachfrage nach digitalen Assets schnell gestiegen. Mit dem Aufkommen von Social Media müssen Videoinhalte über zahlreiche digitale Kanäle (wie YouTube, Facebook und Instagram) verbreitet werden und sie müssen entsprechend den Anforderungen jeder einzelnen Plattform angepasst werden.

Doch dieser Anspruch ist nur die Spitze des Eisbergs: Selbst einfach geschriebene Inhalte müssen entsprechend der unterschiedlichen Zielgruppen jeder Plattform angepasst werden. Facebook-Posts haben zum Beispiel eine andere Tonalität als LinkedIn-Posts. Diese Differenzierung führt zu einer wachsenden Anzahl an Inhalten, die effizient verwaltet werden müssen, um den Workflow zu vereinfachen und Datenverluste zu vermeiden. Digital-Asset-Management hilft Mitarbeitern, digitale Assets einfach zu speichern, zu finden und zu verteilen, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.

Darüber hinaus produzieren Unternehmen im Zuge der zunehmenden Demokratisierung ihrer Entscheidungsprozesse immer mehr Inhalte, die über mehrere Abteilungen (und sogar zwischen verschiedenen Organisationen) hinweg geprüft und ausgetauscht werden müssen.

Um diese Demokratisierung zu veranschaulichen: Ein neu gestaltetes Produktbild fällt in der Regel in die Verantwortung der Marketingfunktion und wird entweder intern oder von einem Dritten (z.B. einer Kreativagentur) erstellt. Sobald die erste Gestaltung fertig ist, muss sie mit den Produktdesignern geteilt werden, um zu sehen, ob es irgendwelche Fehler gibt. Dieses Feedback muss mit der internen Gestaltungsfunktion oder der Agentur geteilt werden. Dieser Schritt wiederholt sich in der Regel mehrere Male, bis alle Parteien mit dem Endergebnis einverstanden sind.

Zyklus zur Erstellung digitaler Assets

Nachdem der Prozess abgeschlossen ist, muss das Bild geteilt werden, da Webdesigner es auf die Produktwebseite hochladen müssen. Und wenn es sich um ein global agierendes Unternehmen handelt, müssen die Niederlassungen in allen lokalen Märkten Zugriff auf das Bild haben.

DAM ist aus Sicht des Content-Managements unerlässlich und kann helfen, Unternehmensrichtlinien und institutionelle Vorschriften umzusetzen. Besonders in Branchen mit sensiblen Daten (z.B. im Finanzsektor) muss edr Zugriff auf diese Assets sorgfältig verwaltet werden. 

Vorteile des Einsatzes von Digital-Asset-Management-Systemen

Mittlerweile sollte klar sein, dass ein gutes DAM-System für die Rationalisierung einer Vielzahl von Prozessen notwendig ist, da digitale Assets in fast jedem Workflow eine Rolle spielen. Die wichtigsten Vorteile eines guten DAM-Systems lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Vorteile von Digital Asset Management

Geringere Kosten für verlegte Arbeit: Ein leicht zugänglicher Ort für alle Assets reduziert die Kosten für die Neuerstellung eines Assets sowie die Suchzeit. Mitglieder können einfach Schlüsselwörter eingeben, um nach einem Asset zu suchen. Dieser Prozess eliminiert auch Redundanzen. Zum Beispiel kann das Social-Media-Team alle Inhalte nutzen, welche die Marketingabteilung verwendet – ohne identisches Material zu produzieren.

Einfache Verteilung von und Zugriff auf Inhalte: Sobald ein neues Asset erstellt und im DAM-System gespeichert ist, wird die Verteilung so einfach wie das Kopieren einer URL. Fast alle DAM-Systeme bieten die Möglichkeit, Fotos, Videos und andere Assets über einen Link zu verteilen. 

Außerdem müssen Inhalte innerhalb einer Organisation nicht mehr geteilt werden, da jeder auf das DAM-System zugreifen kann. Dieser Vorteil spart viel Zeit und wird mit zunehmender Unternehmensgröße immer wichtiger. Mit einem Upload in das DAM-System können Niederlassungen auf der ganzen Welt auf alle Inhalte zugreifen. Stellen Sie sich vor, wie mühsam es ist, regelmäßig Inhalte mit Hunderten von Kollegen über Cloud-Dienste zu teilen.

Verbesserte Zusammenarbeit: Einige DAM-Systeme ermöglichen es Benutzern, Kommentare abzugeben und sogar ein Asset zu bearbeiten und zu genehmigen. So können beispielsweise Videos hochgeladen, bearbeitet, mit Wasserzeichen versehen und von allen Teammitgliedern genehmigt werden – ohne dass ein anderes Programm verwendet werden muss! Dieser Vorteil spart Zeit und ermöglicht es den Teammitgliedern, sich auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren.

Verbesserte Sicherheit: Wenn alle Assets auf verschiedenen Plattformen verteilt sind, stellt dies ein echtes Sicherheitsrisiko dar – vor allem, wenn es sich um sensible Inhalte handelt. DAM-Systeme erlauben ihren Administratoren, den Zugriff auf sensibles Material zu gewähren und einzuschränken. Auf diese Weise hätten die meisten Abteilungen Zugriff auf alle Inhalte, die mit dem Branding zusammenhängen, einschließlich Videos und Produktbilder; doch nur die Finanzabteilung hätte Zugriff auf die finanziellen Vermögenswerte.

Überblick über die Inhalte: Welche Assets sollen produziert werden? Wie viele? Sind genügend Bilder vorhanden? Welche zusätzlichen Assets sollten für eine bevorstehende Produkteinführung produziert werden? All diese Fragen sollte sich ein Marketingverantwortlicher vor einer neuen Produkteinführung stellen. Ein DAM-System listet alle digitalen Assets eines bestimmten Produkts auf visuelle und intuitive Weise auf, das bietet einen sehr guten Überblick über den aktuellen Asset-Bestand eines Unternehmens.

Die Rolle von Digital-Asset-Management in der Content-Erstellung

Wie bereits erwähnt, schaffen Digital-Asset-Management-Systeme einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen, da sie mehrere Prozesse zwischen verschiedenen Abteilungen beschleunigen. Die Abteilungen, die am meisten von einem DAM-System profitieren, sind jedoch diejenigen, die am Prozess der Inhaltserstellung beteiligt sind. Von der Planung und Produktion von Inhalten bis hin zur Überprüfung und Veröffentlichung schaffen DAM-Systeme einen Mehrwert für alle Phasen des Content-Workflows.

Workflow der Inhaltsproduktion

1. Planung des Inhalts 

Die Planung von Inhalten ist der erste Schritt im Workflow der Inhaltserstellung. Auch wenn DAM-Systeme nicht direkt für die Planungsphase gemacht sind, können sie eine unterstützende Funktion übernehmen. 

DAM-Systeme geben einen guten Überblick über alle vom Unternehmen erstellten Assets und können Ihnen einen guten ersten Einblick darüber geben, was fehlt und welche Assets verbessert werden müssen. 

Da alle digitalen Unternehmens-Assets leicht zugänglich sind, können Content-Planer außerdem besser entscheiden, ob vorhandene Inhalte wiederverwendet werden können oder ob für neue Projekte komplett neue Inhalte erstellt werden müssen. Diese Optionen verhindern, dass Unternehmen Assets duplizieren und das führt zu reduzierten Kosten und weniger Arbeitsstunden. 

2. Produktion des Inhalts 

Je nach Art des Inhalts kann ein DAM-System den Produktionsprozess für bestimmte Arten von Assets erleichtern. Einige Systeme sind zum Beispiel auf Videoinhalte spezialisiert und bieten Bearbeitungsfunktionen, die es mehreren Teammitgliedern ermöglichen, auf einer einzigen Plattform zusammenzuarbeiten. 

Wenn das Unternehmen weltweit tätig ist, bieten einige DAM-Systeme ihren Kunden die Möglichkeit, Übersetzungen hinzuzufügen, um bestehende Inhalte einfach für verschiedene Märkte anzupassen. 

3. Überprüfung und Freigabe des Inhalts

Jeder, der am Prozess der Inhaltserstellung beteiligt ist, weiß, dass die Phase der Inhaltsüberprüfung einen ernsthaften Engpass für das gesamte Projekt darstellen kann. Die Zusammenarbeit über endlose E-Mail-Verläufe ist sehr ineffizient und kann das Projekt verzögern. 

Einige DAM-Systeme bieten grundlegende Verwaltungsfunktionen für die Überprüfung von Inhalten. Wir empfehlen jedoch, ein DAM-System mit einer voll funktionsfähigen Online-Proofing-Software zu kombinieren, wie z.B. Filestage.

filestage Content-Review-Management-Software

4. Verwaltung der Assets

Eine ständig wachsende Anzahl an digitalen Inhalten erfordert eine effiziente Verwaltung und einfache Zugänglichkeit. Je nach Art des Unternehmens ermöglicht ein DAM-System das Hinzufügen von wertvollen Metadaten zu jedem Asset. So erhalten Benutzer nicht nur Zugriff auf das Asset, sondern auch zusätzliche Informationen und sogar Anweisungen (falls erforderlich). 

Solche Metadaten können z.B. Marke, Produktlinie, Lizenz oder Verantwortlicher für weitere Fragen sein.

5. Verteilung des Inhalts 

Jeder Marketer kennt das Problem: Plötzlich wird ein Asset von einer anderen Abteilung dringend benötigt. Wenn kein DAM-System vorhanden ist, verbringen die Content-Produzenten viel Zeit damit, Inhalte auf die unterschiedlichsten Akteure zu verteilen. 

Ein DAM-System gibt die Inhalte automatisch an alle internen Stakeholder weiter und macht den Suchprozess viel einfacher als Cloud-Dienste – über eine intuitive und visuelle Oberfläche. 

So wählen Sie die richtige Digital-Asset-Management-Software für Ihre Anforderungen 

Bei der Vielzahl an unterschiedlichen DAM-Anbietern auf dem Markt sollte es nicht überraschen, dass nicht alle Digital-Asset-Management-Systeme gleich geschaffen sind. Unterschiedliche Systeme sind für unterschiedliche Prozesse gemacht. Daher besitzen sie auch unterschiedliche Funktionen. 

Bevor wir Ihnen also verschiedene Anbieter und Lösungen vorstellen, ist es notwendig, einen Schritt zurückzutreten und über Ihre eigenen Anforderungen und Bedürfnisse nachzudenken. Welche Prozesse sind für Ihr Unternehmen wichtig? Sobald Sie diese Punkte festgelegt haben, können Sie beginnen, über einen geeigneten Anbieter nachzudenken.

Allgemeine Anwendungsfälle

Brand Management: Wie bereits erwähnt, hat der Bedarf an Inhalten in den letzten Jahren stark zugenommen. Daher benötigen die meisten Unternehmen als Grundlage eine gemeinsame Bibliothek, die gemeinsame Marken-Assets wie Logos und Styleguides umfasst. Wenn ein Unternehmen global agiert, wird das Szenario noch komplexer: Zusätzlich zu der Notwendigkeit, die Assets an die lokalen Bedürfnisse anzupassen, müssen die Metadaten in mehreren Sprachen zugänglich sein. Ein gutes DAM-System sollte die Benutzer nach Sprache oder Region suchen lassen.

Remote Zusammenarbeiten: Die COVID-19-Pandemie hat den Mangel an ausreichender Infrastruktur in vielen Unternehmen offenbart, wenn es um das Arbeiten von verschiedenen Standorten aus geht. Da auf ein DAM-System über eine Virtual Private Network (VPN)-Verbindung zugegriffen werden kann, können Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens auf Assets zugreifen, was allen Prozessen eine große Flexibilität verleiht.

Schnellere Markteinführung: In schnelllebigen Branchen, wie z.B. bei technischen Produkten, verlangt der Markt regelmäßig nach neuen Produkteinführungen. Als Erster auf dem Markt zu sein, bedeutet oft, die Mehrheit der Kundenbasis zu gewinnen. Werfen Sie nur einen Blick auf die Smartphone- oder Computerindustrie. Ein DAM-System hilft Marketern, Inhalte schneller zu produzieren und zu veröffentlichen, was ein entscheidender Weg ist, um die Aufmerksamkeit für neue Produkteinführungen zu gewinnen. 

Medienbearbeitung: Einige DAM-Systeme sind sowohl für Audio- als auch für Videoinhalte spezialisiert. Diese Systeme können verwendet werden, um Medieninhalte hochzuladen, zu speichern, mit Anmerkungen zu versehen, zu bearbeiten und zu verteilen. Diese Art von DAM-Systemen überschneidet sich mit einzelnen Videobearbeitungsprogrammen, wie z.B. Adobe Creative Cloud. Auch wenn DAM-Systeme weniger Funktionen haben als komplette Bearbeitungsprogramme, funktionieren sie besser in Szenarien, an denen viele Teammitglieder beteiligt sind.

Projektmanagement: Manche Branchen sind schnelllebig und schwer vorhersehbar. Produkteigenschaften und Erscheinungsbilder können sich aufgrund ungeplanter Umstände ändern und schnelle Reaktionen und Anpassungen der Inhalte erfordern. Einige DAM-Systeme spezialisieren sich auf Work-in-Process-Assets, indem sie Projektmanagement-Tools in ihre Systeme integrieren. Neben dem Kommentieren bieten diese Werkzeuge konfigurierbare Workflows, Ressourcenplanung, Zuweisungen und Aufgabenlisten, mit denen Benutzer ihre Planung schnell anpassen können.

Funktionen

Die Auswahl der richtigen Funktionen hängt hauptsächlich davon ab, welche Prioritäten Sie setzen und wie die Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen aussehen. 

Für ein internationales Unternehmen könnte der Hauptzweck eines DAM-Systems darin bestehen, den Zugriff auf gemeinsam genutzte Assets in der gesamten Organisation rund um den Globus zu ermöglichen.

Wenn die Zusammenarbeit wichtig ist, sind Workflow-Freigabesysteme (wie Filestage) oder sichere Versionierungsfunktionen entscheidend. 

Kosten

Diese Aussage mag offensichtlich klingen: Die Kosten sind definitiv ein entscheidender Faktor bei der Auswahl des richtigen DAM-Systems. Es besteht keine Notwendigkeit, ein teures Medienbearbeitungstool in das Portfolio aufzunehmen, wenn dieser Teil an einen Dritten ausgelagert wird. Daher gilt: Je besser die eigenen Bedürfnisse definiert sind, desto mehr Geld kann man sparen.

Integrationen

Wie arbeiten DAM-Systeme mit anderer Software zusammen, die das Unternehmen bereits nutzt? Gibt es zum Beispiel eine Möglichkeit, eine Software zur Überprüfung von Inhalten in ein DAM-System zu integrieren? Es ist wichtig, das DAM-System sowohl isoliert zu betrachten als auch die Systeme zu berücksichtigen, die Ihr Unternehmen derzeit einsetzt.

Sicherheit

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens kann die Sicherheit von größter Bedeutung sein – vor allem, wenn wir über Regierungsbehörden sprechen. Einige DAM-Anbieter legen Wert auf eine sichere Speicherung durch Nachverfolgung, Einschränkungen, auf Metadaten oder eine einstellbare Verschlüsselungsstufe.

Skalierbarkeit

Einige DAM-Systeme sind modular aufgebaut, was bedeutet, dass in Zukunft weitere Funktionen hinzugefügt werden können. Dieser Vorteil gibt Unternehmen die Flexibilität, für das zu zahlen, was sie aktuell benötigen, aber dennoch die Option zu behalten, zu einem späteren Zeitpunkt aufzurüsten.

Zugriffssteuerung 

Ein gutes DAM-System sollte sehr spezifisch sein, was die Zuweisung und Einschränkung des Zugriffs auf Daten angeht. Darüber hinaus kann das System die Administratoren entscheiden lassen, wie die Assets gespeichert werden. Sie können zum Beispiel einen sicheren internen Speicher für wichtige Daten oder eine cloudbasierte Lösung für weniger kritische Daten nutzen.  

Anwendungsbeispiele für Digital-Asset-Management 

Taten sprechen mehr als Worte! Daher zeigen die folgenden Beispiele aus der Praxis, wie DAM-Systeme in verschiedenen Unternehmen und Szenarien einen großen Mehrwert geschaffen haben. 

Five Guys nutzt DAM-Software bei der Expansion ihrer globalen Franchise

Bynder Case Study

FIve Guys ist ein Casual-Fast-Food-Restaurant mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Heute ist es in 19 Ländern tätig. Als Five Guys im Jahr 2003 begann, Franchise-Möglichkeiten in den USA anzubieten, entwickelte sich der Bedarf an einem DAM-System. 

Das schnelle Wachstum des Unternehmens erforderte eine gemeinsame Asset-Bibliothek, die allen Franchisenehmern zugänglich war.

Mit einem DAM-System kann Five Guys die Nutzung der Assets nachverfolgen, sodass sie die Auswirkungen jedes einzelnen Assets sehen können. Außerdem wurden den Assets Verfallsdaten hinzugefügt – damit kein Franchisenehmer versehentlich veraltete Assets verwendet.

New World Symphony (NWS) steigert Marketing-Output mit einem DAM-Tool

Canto Case Study

New World Symphony (NWS) ist Amerikas erste Orchester-Akademie. Sie bereitet junge Musiker auf Karrieren in der klassischen Musik vor. Die Marketingfunktion der NWS verfügt über viele ansprechende Assets, wie Fotos, Video- und Audioinhalte. 

Vor dem Einsatz der DAM-Software speicherte das Team seine Assets auf gemeinsam genutzten Laufwerken, was sie daran hinderte, ihr Material aktiv zu nutzen. Es gab nur eine begrenzte Suchfunktion und keine intuitive Oberfläche. 

Mit dem neuen DAM-System hat das Team nun einen gemeinsamen Ort für alle seine Assets, was ihnen sogar geholfen hat, ihren Marketing-Output zu steigern. 

Duo Security spart 10 Stunden pro Woche durch ein intuitives Suchsystem

Brandfolder Case Study

Duo Security ist spezialisiert auf Internet-Sicherheitsanwendungen, wie z.B. Tools zur Zwei-Faktor-Authentifizierung. 

Das Unternehmen nutzte bereits ein DAM-System. Aber aufgrund der hierarchischen Ordnerstruktur war es mühsam, nach Assets zu suchen und Zugriffsrechte an Kunden zu vergeben. Bald schickten die Kunden Hunderte von Anfragen bezüglich des Speicherorts der Assets, was zu einer Duplizierung der Assets führte. 

Mit der neuen DAM-Software sind die Kunden von Duo Security in der Lage, Assets zu finden, dank produktspezifischer Verschlagwortung. Außerdem können Massen-Assets einfach über einen Link geteilt werden, was mit dem vorherigen System nicht möglich war. Laut Duo Security kann die interne Kreativagentur nun 10 Stunden pro Woche einsparen, allein durch die Such- und Selbstbedienungsfunktionen. 

Make-A-Wish setzt DAM-Software zur Zentralisierung von Assets in 62 Büros in ganz Amerika ein

MerlinOne Case Study

Make-A-Wish ist eine Wohltätigkeitsorganisation, die sich zum Ziel gesetzt hat, die Wünsche von Kindern mit lebensbedrohlichen Krankheiten zu erfüllen. Zuvor nutzte das Unternehmen Dropbox, um Assets über 62 Büros hinweg zu teilen. 

Sie brauchten eine Alternative, die es der Zentrale ermöglicht, Bilder aus den Zweigstellen für nationale Kampagnen sowie für Fundraising- und Marketingmaterialien zu sammeln.

Darüber hinaus erleichtert ihr neues DAM-System die Zusammenarbeit zwischen Dritten.  Link-Sharing-Funktionen mit granularen Zugriffsberechtigungen bieten einfache und sichere Möglichkeiten, Assets organisationsübergreifend zu teilen.

HARMAN International nutzte ein DAM-System zur Unterstützung des massiven Wachstums

Widen Caet Study

HARMAN (ein Unternehmen von Samsung) ist ein weltweit in der Unterhaltungselektronik tätiges Unternehmen, das vernetzte Produkte und Lösungen entwickelt, wie z.B. vernetzte Autosysteme, Automatisierungslösungen für Unternehmen und vernetzte Dienste für Automobilhersteller, Verbraucher und Unternehmen. 

Aufgrund des rasanten internationalen Wachstums benötigte HARMAN eine effiziente Methode zur Bereitstellung von Assets für Stakeholder – insbesondere für Online-Händler. 

Mit ihrem neuen DAM-Tool konnte HARMAN ein DAM-System für eine nicht effiziente Kombination aus FTP, Dropbox, Netzlaufwerken und WeTransfer-Tools ersetzen. Und diese Erfahrung hat sich ausgezahlt. 

Digitale Assets verwalten: Best Practices für das Digital-Asset-Management

Auch wenn Digital-Asset-Management-Systeme unterschiedlich sein können, gibt es einige Leitprinzipien, die für praktisch jedes System gelten.

Nutzung von Analytik-Funktionen

Wie bereits erwähnt, können DAM-Systeme den Content-Planungsprozess unterstützen. Die meisten DAM-Systeme bieten aufschlussreiche Analyse-Funktionen über die gespeicherten Assets, die Informationen enthalten können über den Zeitpunkt der Verwendung eines Assets, über die Person, die das Asset verwendet hat, und über den Zweck der Verwendung. 

Diese Informationen können bei der Planung von neuen Inhalten sehr nützlich sein. Daher ist es für die Ersteller von Inhalten wichtig, zu ermitteln, welche Assets von der Marketing- oder Vertriebsabteilung verwendet wurden, und Assets entsprechend der statistischen Nachweise zu erstellen oder zu ändern.  

Vermeiden Sie Urheberrechtsprobleme

Einige der Assets, die ein Unternehmen besitzt, haben Einschränkungen bezüglich der Nutzung und Verteilung. Zum Beispiel kann ein Foto nur für einen bestimmten Zeitraum verwendet werden. 

Aus diesem Grund verfügen manche DAM-Systeme über Warnfunktionen, die Benutzer über bevorstehende Änderungen der Nutzungsrechte eines Assets informieren. Auch wenn ein DAM-System nicht über Warnfunktionen verfügt, müssen Lizenzinformationen Teil der Meta-Beschreibung sein.

Standardisierung der Benennung und Beschreibung von Assets

Während DAM-Systeme dabei helfen, digitale Assets zu strukturieren und zu organisieren, liegt es in der Verantwortung des Anwenders, jedes Element auf eine standardisierte Weise zu kategorisieren. Diese Verantwortung muss allen Benutzern mitgeteilt werden, die das Recht haben, neue Assets in das System hochzuladen. 

Zum Beispiel müssen Dateinamen ein bestimmtes Format haben, damit sie leicht gefunden werden können. (Ein Beispiel ist „Markenname_Produktname_Fotobeschreibung_Datum“.) Metadaten sollten auch über alle Assets hinweg standardisiert sein. 

Wenn jeder für ähnliche Assets unterschiedliche Bezeichnungen verwendet, kann DAM nicht effizient implementiert werden. Daher kann es sinnvoll sein, eine Person zu bestimmen, die für das Hochladen aller Assets in das System verantwortlich ist.  

Verwenden Sie Zugriffsberechtigungen

Die Zuweisung von Zugriffsrechten über verschiedene Teams und Funktionen hinweg erleichtert die Nutzbarkeit für einzelne Mitglieder, da sie nicht mit Assets konfrontiert werden, die für sie nicht von Nutzen sind. Darüber hinaus vereinfacht es die Zuweisung von Benutzerrechten, was eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet. 

Außerdem verhindert es, dass Nutzer unfertige oder veraltete Assets verwenden. Wenn das DAM-System darüber hinaus Versionierungsfunktionen enthält, können Benutzer nicht versehentlich neue Inhalte löschen.

Ermöglichen Sie einen einfachen Zugang

Viele Mitarbeiter bevorzugen den Zugriff auf Daten über ihr Smartphone. Es könnte also sinnvoll sein, eine mobilfreundliche Lösung zu suchen. 

Außerdem soll das System auch Teammitgliedern zur Verfügung stehen, die gerade nicht mit dem Firmennetzwerk verbunden sind, da sie entweder von zu Hause aus arbeiten oder auf Geschäftsreise sind. Daher ist es wichtig, die Teammitglieder mit einfach zu installierenden VPN-Lösungen zu unterstützen.

Arbeitsabläufe automatisieren

Einige fortschrittliche DAM-Systeme können so konfiguriert werden, dass sie den Workflow weiter optimieren. Zum Beispiel können Bilder automatisch in verschiedene Formate konvertiert und über mehrere Kanäle verteilt werden. Ein automatisierter Workflow ist besonders nützlich für Social-Media-Assets, da Videos oder Bilder je nach den Spezifikationen der einzelnen Kanäle geändert werden müssen.

Digital-Asset-Management-Software 

Inzwischen sollten der Hauptzweck und die Vorteile von DAM klar sein. Nachdem Sie ermittelt haben, welche Funktionen Sie für die Anwendungsfälle Ihres Unternehmens benötigen, können Sie sich DAM-Systeme ansehen und herausfinden, welches System Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Canto

Canto DAM

Nach über 25 Jahren ist Canto einer der älteren Akteure auf dem DAM-Markt. Das Unternehmen hat sich auf visuelle Marken-Assets wie Bilder, Markenlogos und Videos spezialisiert.  

Hauptmerkmale

  • Starke Integration mit häufig verwendeter Produktivitätssoftware (wie Word, Adobe Illustrator und Photoshop), Cloud-Diensten (wie Google Drive und Dropbox) und den größten sozialen Medien
  • Funktionen für die Zusammenarbeit: Ermöglicht Anwendern, einen privaten Arbeitsbereich für in Arbeit befindliche Materialien anzulegen, Workflows einzurichten, Kommentare hinzuzufügen und Aufgaben zu genehmigen.
  • Partnerschaft mit Amazons Cloud-Dienst AWS
VorteileNachteile
Intuitive und einfach zu bedienende OberflächeNur Testversion verfügbar (kein Freemium)
Starke Integration mit häufig verwendeten AppsEingeschränkte Browser-Kompatibilität
Starke Funktionen für die Zusammenarbeit 
Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Lösungen 

Bynder

Bynder

Bynder verspricht einen gestrafften Workflow und eine schnellere Veröffentlichung digitaler Assets für eine wachsende Anzahl digitaler Verkaufsstellen. Neben zahlreichen Printmarken- und Digitalmarkenvorlagen hat Bynder kürzlich das Video Brand Studio in sein Portfolio aufgenommen, um die steigende Nachfrage nach Videoinhalten zu bewältigen.

Hauptmerkmale

  • Optimierter Workflow und Verteilung für digitale und Printmedien
  • Aufschlussreiche und intuitive analytische Metriken
  • Einfach zu bedienende Schnittstelle
VorteileNachteile
Intuitive und einfach zu bedienende OberflächeBegrenzte Integration mit häufig verwendeten Produktivitätsanwendungen
Video-MarkenstudioFehlende vollständige Anpassung der Benutzeroberfläche
Templates für mehrere Zwecke 
Starke Analytik 

Widen

Widen DAM

Mit der Markteinführung im Jahr 1997 war Widen einer der frühesten Anbieter von DAM-Systemen. Die Lösung kombiniert Digital-Asset-Management mit einem Product Information Management (PIM)-System.

Hauptmerkmale

  • Kombiniertes DAM und PIM
  • Skalierbarkeit durch reine Cloud-Nutzung (SaaS)
  • Reichhaltige Integrationen
VorteileNachteile
Skalierbares SaaS-DAMDie rein cloudbasierte SaaS ist nicht so sicher wie On-Premise-Lösungen.
Mit PIM können Anwender Assets mit produktspezifischen Informationen kombinieren. 
Templates für mehrere Zwecke 
Die App des Portals widmet sich der Bestandserhaltung, dem Teilen und der Nachverfolgung der Nutzung von Inhalten in einer visuell ansprechenden Art und Weise. 

Brandfolder

Brandfolder

Brandfolder erleichtert den Prozess der Speicherung, Suche und Verteilung digitaler Assets. Das DAM-System bietet maßgeschneiderte Lösungen für eine Vielzahl von Branchen, darunter Fertigung, Einzelhandel und Technologie.

Hauptmerkmale

  • Erleichterte Massenverteilung von Assets
  • Zwei Pläne: Premium und Enterprise. Letzterer bietet zusätzliche Funktionen, wie z. B. einen dedizierten Kundensupport, Analysefunktionen und Vorlagen.
VorteileNachteile
Einfache Verteilung von AssetsFunktionen wie Analysen erfordern den teureren Enterprise-Tarif.
Intuitive Speicher- und SuchfunktionBegrenzte Integration mit anderen Anwendungen
Templates für mehrere Zwecke 

MerlinOne

MerlinOne

Merlin geht über andere DAM-Systeme hinaus, indem es KI-gestützte Dienste anbietet, wie z.B. die Gesichtserkennung von Bildern und die Möglichkeit, die Datenbank nach ähnlichen oder doppelten Assets zu durchsuchen.  

Hauptmerkmale

  • DAM-System mit KI-unterstützten Diensten
  • Funktionen zum Konvertieren und Zuschneiden von Dateien für eine verbesserte Zusammenarbeit
  • Timecode-Indizierung für Video- und Audiodateien
VorteileNachteile
Spezialisierte Funktionen durch KI-UnterstützungBegrenzte Integration mit anderen Anwendungen
99,99 % Betriebszeit-Garantie 
Einfache Skalierbarkeit 
Vor-Ort SaaS  

Fazit

Inzwischen sollten Sie einen guten Einblick in Digital-Asset-Management-Systeme haben, einschließlich dessen, was sie beinhalten, wie sie sich voneinander unterscheiden und (vor allem) wie sie Ihrem Unternehmen die Speicherung, Verwaltung und Verteilung von digitalen Assets erleichtern können. 

Da DAM-Systeme die Arbeitsabläufe praktisch aller Abteilungen beschleunigen, sind sie Investitionen, die sich auszahlen. Denken Sie über Ihren Bedarf nach und kontaktieren Sie einen der aufgeführten Anbieter für weitere Informationen!

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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