Übersicht über die beste Freigabesoftware 2021

Im Marketing geht es darum, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, auf Entwicklungen zu reagieren und die Inhalte, die Sie produzieren, einzigartig, modern und aktuell zu halten. Daher braucht es ein effizientes Team, um den bestmöglichen Inhalt zu erstellen.

Jedes neue Element sollte von mehreren Personen überprüft und genehmigt werden. Das Feedback aller beteiligten Stakeholder sorgt dafür, dass der Content einzigartig und von hoher Qualität ist. Die Steuerung der so entstehenden zahlreichen Feedbacks ist allerdings nicht so einfach. Hier kann eine Online-Freigabesoftware unterstützen. Diese Tools ersetzen Ihr zeitraubendes und nervenaufreibendes E-Mail-Pingpong durch einen rationalisierten Prozess.

Was ist eine Freigabesoftware?

Eine Freigabesoftware ist eine Art Online-Proofing-Tool, welches Managern und Kreativteams hilft, den letzten Schritt im Workflow der Inhaltserstellung zu überwachen und zu automatisieren.

Bevor ein neues Marketing-Asset für Ihr Publikum freigegeben werden kann, muss es von verschiedenen Stakeholdern, wie z.B. Managern, Kollegen oder Kunden, genehmigt werden. Indem Sie das Einholen von Freigaben zu einem standardisierten Schritt im Workflow der Asset-Erstellung machen, können Sie sicherstellen, dass jeder Text, jedes Design und jedes Video, das Sie veröffentlichen, markenkonform und fehlerfrei ist. Eine solche Online-Proofing-Software vereinfacht die Überprüfung und Genehmigung neuer Inhalte, indem sie einen effizienteren und organisierten Workflow einrichtet.

Was ist ein Freigabeprozess?

Ein Freigabeprozess deckt alles ab, was in einer Organisation an Content erstellt werden kann – von Multimedia-Assets über schriftliche Inhalte bis hin zu Elementen, die neu gestaltet worden sind. Mithilfe einer Freigabesoftware können Ersteller des Contents ein fertiges Asset hochladen, um es allen Beteiligten zur Freigabe vorzulegen. Die Stakeholder greifen über dieselbe cloudbasierte Software auf das Dokument zu. Somit können sie entweder Änderungen vorschlagen oder online direkt ihre Zustimmung geben.

Ein Beispiel für spezialisierte Genehmigungsprozesse in der Praxis ist die Reihe der Dokumentenprüf- und Freigabeprozesse. Sie können diese Schritte auch für Multimedia-Inhalte, Marketing-Ressourcen und Redesign-Materialien anpassen.

Was sind die Hauptmerkmale der Freigabesoftware?

Online-Proofing-Tools wurden entwickelt, um die Freigabeprozesse von Teams einfacher und effizienter zu gestalten. Die Software erleichtert Erstellern von Content das Einreichen ihrer Arbeiten, da lediglich ein Upload auf die cloudbasierte Plattform erforderlich ist.

Werkzeuge für die Freigabe von Überprüfungen ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit. Zu den mitgelieferten Funktionen gehören:

  • Eine zentralisierte Plattform zum Hochladen und einem zentralen Zugriff auf Dateien
  • Eine klare Struktur für die Speicherung von Dateien in Projekten und Ordnern
  • Mehrere Review-Schritte für verschiedene Prüfergruppen
  • Die Möglichkeit für Benutzer, Kommentare und Anmerkungen direkt in Dateien zu hinterlassen und zu diskutieren
  • Eine formale Möglichkeit für den Reviewer, seine Entscheidung zu übermitteln
  • Eine integrierte To-Do-Liste
  • Ein Werkzeug zum Zuweisen von Fälligkeitsterminen
  • Automatische Wiedervorlage für Reviewer
  • Eine klare Versionierung von Dateien

Was sind die Vorteile des Einsatzes einer Freigabesoftware?

Laut einer Studie des McKinsey Global Institute verbringen Arbeitnehmer durchschnittlich 13 Stunden pro Woche damit, ihren Posteingang zu überprüfen und per E-Mail zu kommunizieren. Dies entspricht fast einem Drittel (ca. 28 %) der Zeit, die sie bei der Arbeit verbringen.

Für alle Skeptiker, die sich immer noch fragen, warum ihre altbewährten und E-Mail-basierten Freigabe-Workflows auf Online-Proofing-Prozesse umgestellt werden sollten, sind diese sechs Hauptvorteile einer Freigabesoftware sicherlich überzeugend.

die Vorteile des Einsatzes von Genehmigungssoftware
  1. Sie können Ihre Qualitätskontrolle verbessern und konsistente und hochwertige Inhalte sicherstellen.
  2. Es spart eine Menge Zeit, da für jedes Asset weniger Überprüfungsrunden erforderlich sind.
  3. Sie können Missverständnisse reduzieren, da die Kommentare anderer Personen klarer und leichter zu verstehen sind. Dies beseitigt die Trennung in Ihrem Team und garantiert, dass die Beiträge jedes Einzelnen gehört und berücksichtigt werden.
  4. Kein Feedback wird verloren gehen oder übersehen werden.
  5. Es verschafft den Teams mehr Transparenz – nicht nur in der finalen Freigabephase, sondern während des gesamten Überprüfungs- und Freigabeprozesses.
  6. Ist eine Person nicht im Dienst, können die Kollegen einfach einspringen.

10 Freigabesoftware-Lösungen zur Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe

Nachdem wir Ihnen nun gezeigt haben, warum E-Mail-Freigabeprozesse dringend aktualisiert werden sollten, empfehlen wir Ihnen nun einige der besten cloudbasierten Tools zur Freigabe von Dokumenten, die heute verfügbar sind. Mit dieser Zusammenstellung von Online-Proofing-Tools können Sie ganz einfach die optimale Freigabesoftware für die Workflows in Ihrem Unternehmen identifizieren.

Filestage

filestage Genehmigungssoftware Lösung

Filestage vereinfacht den Prozess der Überprüfung und Freigabe von Inhalten für alle Beteiligten. Die Online-Proofing-Software macht es einfach, Dateien wie PDFs, Videos und Bilder mit Kollegen oder externen Partnern zu teilen, zu diskutieren und freizugeben.

Eingeladene Reviewer können Kommentare und Anmerkungen direkt in der Datei hinterlassen und Änderungen in Echtzeit miteinander diskutieren. Das macht die Zusammenarbeit einfach, schnell und stressfrei.

Die zentralisierte Plattform von Filestage ermöglicht es Projektmanagern, den Review-Prozess mit verschiedenen Stakeholder-Gruppen zu organisieren und dabei immer den Überblick über den Status einer Datei zu behalten. Auf diese Weise spart Filestage Zeit, sorgt für Transparenz und reduziert Missverständnisse während des gesamten Freigabeprozesses.

ProofHub

proofhub Genehmigungssoftware-Lösung

ProofHub ist eine Online-Anwendung zur Dokumentenfreigabe, die das Projektmanagement von kreativen Workflows unterstützt. Dieses kollaborative Tool ist für eine Vielzahl von Anwendern gedacht und kann je nach Größe des Unternehmens flexibel skaliert werden.

Die Freigabesoftware wurde entwickelt, um die Kommunikation zwischen Teams und beteiligten Parteien zu erleichtern. ProofHub bietet Anwendern eine integrierte Gruppen-Chat-Funktion, automatisierte Online-Workflows und Diskussionsforen sowie die Möglichkeit, für jedes Projekt eigene Foren zu erstellen. Es kann auch Remote-Mitarbeiter außerhalb des Büros unterstützen, da die Software über jedes Gerät mit einem Android- oder iOS-Betriebssystem aufgerufen werden kann.

Approval Studio

Zulassungsstudio Zulassungssoftware-Lösung

Approval Studio ist ein Tool, das speziell zur Unterstützung von Designteams entwickelt wurde, die vor allem Etiketten, Grafiken und gebrandete Kunstwerke erstellen. Mit dieser Software können Teams ihre Arbeitsabläufe besser organisieren, indem sie jedem Teammitglied spezifische Aufgaben zuweisen, die auf den in den Überprüfungsanfragen beschriebenen Anforderungen basieren. Durch dieses Tool können Teams die Stärken und Erkenntnisse der anderen nutzen, um neue Kunstwerke zu schaffen.

Mit Approval Studio können Anmerkungen und Diskussionen in Echtzeit erfolgen, so dass das Team gemeinsam am selben Dokument arbeiten kann. Darüber hinaus bietet es Werkzeuge zur Statusverfolgung und Versionskontrolle, um eine gründliche Verwaltung der kreativen Arbeitsabläufe sicherzustellen.

GoVisually

Softwarelösung für die govisuelle Freigabe

GoVisually wurde entwickelt, um den Stress und die Verwirrung zu beseitigen, die mit der Bereitstellung von kreativem Feedback per E-Mail einhergehen. Mit diesem Online-Proofing-Tool können Kreativteams Manager, Kollegen, Kunden und andere Beteiligte einladen, sich an der Konversation rund um ein neues Design zu beteiligen.

Diese Online-Software zur Dokumentenfreigabe wurde für den Betrieb von Kreativteams, Designstudios und Agenturen, sowie für selbstständig arbeitende Kreative entwickelt. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Software nicht die erforderlichen Werkzeuge bietet, um eine große Ansammlung von Kampagnenmaterialien gleichzeitig zu verwalten. Obwohl GoVisually nicht so viele Funktionen wie einige der anderen Tools dieser Aufzählung bietet, stellt es eine schnelle und einfache Lösung für die kreative Projektkommunikation dar.

Aproove

aproove Genehmigungssoftware-Lösung

Aproove ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das den Anwendern eine Vielzahl unterschiedlicher, intuitiver Hilfsmittel für das kollaborative Arbeiten bietet. Zu diesen Funktionen gehört das Multifunktions-Markierungswerkzeug, mit dem Benutzer virtuelle Haftnotizen zu einem Bild hinzufügen oder freihändige Markierungen vornehmen können. Benutzer können außerdem Text extrahieren, der in das Bild eingebettet ist, und ihn bearbeiten oder in einem festen Feld auf dem Bild weitere Überprüfungsanfragen hinzufügen.

Mit Aproove können Benutzer auch auf Kanban-Ansichten und Projekt-Dashboards zugreifen, professionelle und angepasste Formulare erstellen und die Versionsverwaltung von Dokumenten überwachen. Dieses All-in-One-Tool richtet sich an kreative Firmen, aber auch an Unternehmen in Branchen wie Versicherungen oder Beschaffung, die Prozesse, wie die Rechnungsfreigabe, automatisieren möchten.

GoProof

goproof Genehmigungssoftware-Lösung

GoProof ist eine Online-Kollaborationsplattform, die von Oppolis Software für den Einsatz von Kreativteams und Marketingabteilungen entwickelt wurde.

Die cloudbasierte Software ermöglicht einen besser organisierten Freigabeprozess, sowohl für digitale als auch für gedruckte Medien. Außerdem ist GoProof als Ergänzung für Teams gedacht, die derzeit die Adobe Creative Cloud nutzen. Das Tool liefert einen zentralen Ort, an dem verschiedene Teammitglieder auf Inhalte zugreifen und entweder Feedback geben oder die erforderlichen Anpassungen vornehmen können.

Das Dashboard von GoProof ist sehr benutzerfreundlich. Das macht es Kunden, Kollegen aus anderen Abteilungen oder externen Parteien einfach, ihre Kommentare über die Software zu hinterlassen.

ReviewStudio

reviewstudio Genehmigungssoftware-Lösung

ReviewStudio ist eine Online-Proofing-Plattform, die Teams bei der gemeinschaftlichen Erstellung neuer Marketingmaterialien unterstützt. Es ist speziell für Marketing- und Kreativteams, Videoproduzenten, Fotografen, Freiberufler und Werbeagenturen konzipiert.

Benutzer können Videos, Bilder, Webinhalte und PDFs auf die ReviewStudio-Plattform hochladen. Diese Inhalte können dann von Managern abgerufen und überprüft werden. Markierungen und Kommentare können direkt in der Datei hinterlassen werden. Anschließend können Reviewer die Revisionen über die integrierte Aufgabenverwaltung verfolgen. Review-Sitzungen können sogar live durchgeführt werden, was eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.

WebProof

webproof Genehmigungssoftware-Lösung

WebProof ist eine Online-Freigabesoftware, die sich ideal für Projekte eignet, an denen mehrere Mitarbeiter oder Redakteure aus verschiedenen Abteilungen beteiligt sind.

Die Online-Proofing-Software dient als zentraler Online-Speicherort, an dem Autoren ihre Arbeit hochladen und Prüfer einfach per Drag & Drop Kommentare zu bestimmten Bereichen des Projekts abgeben können.

WebProof wurde für grafisch veranlagte Unternehmen und Kreativteams, sowie für komplexere Dokumente entwickelt, die von Zeitschriften und Zeitungen produziert werden. Bei solchen Veröffentlichungen kann der Freigabeprozess besonders kompliziert sein, da er eine Reihe von Überprüfungen und Änderungen durch eine Vielzahl von Personen erfordert.

LookAt

lookat Genehmigungssoftware-Lösung

LookAt wurde speziell entwickelt, um den Freigabeprozess von Videoprojekten zu unterstützen. Es ist ein hochentwickeltes Tool, das eine Reihe von Spezialfunktionen enthält, die sowohl Videografen als auch Manager im Workflow unterstützen.

Zu den Funktionen von LookAt gehören die Möglichkeit, Kommentare und Bearbeitungen in Echtzeit vorzunehmen, sowie eine übersichtliche Versionsverwaltung. Außerdem die Möglichkeit, verschiedene Versionen in einem geteilten Bildschirm direkt nebeneinander zu vergleichen und eine 360º-Virtual-Reality-Produktionsplattform, die einen anspruchsvollen Überblick über ein neues Projekt ermöglicht.

Die Software kann zusammen mit einer Reihe gängiger Videobearbeitungs- und -erstellungswerkzeuge verwendet werden, darunter Adobe After Effects, Adobe Premier und Nuke Studio.

Ziflow

ziflow Genehmigungssoftware-Lösung

Ziflow ist eine Online-Freigabesoftware, die zur Unterstützung von Freigabeprozessen auf Unternehmensebene entwickelt wurde. Die Anwendung unterstützt über 1.200 verschiedene Dateitypen und bietet gleichzeitig erweiterte Lösungen in Form eines Projektmanagement-Tools. Es bietet den Mitwirkenden einen Echtzeit Einblick in den Überprüfungs- und Freigabeprozess, sowie Benachrichtigungen über alle Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Projekt.

Ziflow zentralisiert den Genehmigungsprozess, indem die Software Workflows vereinfacht und eine sichere Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern ermöglicht. Es bietet Lösungen für Teams, die in einer Vielzahl von Branchen arbeiten, darunter Kreativ- und Digitalagenturen, Technologie, Gesundheitswesen, Einzelhandel und Finanzwesen.

Beispiel eines Freigabeprozesses, der mit einer Online-Proofing-Software verwaltet wird

Sobald Sie die von Ihnen gewählte Genehmigungsprozesse in Ihren Workflow implementiert haben, werden Sie nahezu augenblicklich eine Effizienzsteigerung feststellen.

Dieser Prozess eignet sich für eine Vielzahl unterschiedlicher Marketingmaterialien, unter anderem für Projekte wie die Einrichtung eines automatisierten Freigabeprozesses für soziale Medien und die Verbesserung der Genehmigungsprozesse für Artwork und Design.

Um den Übergang zu digitalen Freigaben so reibungslos wie möglich zu gestalten, skizzieren wir im Folgenden ein Beispiel für einen Online-Freigabeworkflow.

Beispiel eines Genehmigungsprozesses, der mit einer Genehmigungssoftware verwaltet wird

1. Teilen Sie Ihr Asset mit den Reviewern.

Sobald der Ersteller des Assets den ersten Entwurf fertiggestellt hat, kann er auf die Online-Plattform hochgeladen werden. Anschließend kann den Reviewern der Zugriff auf das Asset gewährt werden.

Mit Filestage können Benutzer das Asset in einen bestimmten Projektordner hochladen und dann Reviewer über eine Online-Einladung zum neuen Dokument einladen.

Freigabe von Assets zur Genehmigung

TIPP: Sobald Sie die gewünschten Reviewer eingeladen haben, setzen Sie eine Frist für deren Feedback. Dies hilft, Verzögerungen im Prozess zu minimieren.

2. Reviewer hinterlassen und diskutieren Feedback.

Mit Filestage können Reviewer ihre Kommentare direkt in der Datei hinterlassen – egal ob es sich dabei um ein Textdokument, ein Video, ein Bild oder eine Audiodatei handelt. Zusätzlich können die Reviewer ihr Feedback in Echtzeit im Kommentarbereich miteinander diskutieren.

Verwendung von Freigabe-Sotware für Feedback

TIPP: Anmerkungsfunktionen helfen den Reviewern, ihr Feedback noch deutlicher zu machen, z. B. indem sie den Bereich einrahmen, in dem das Logo hinzugefügt werden soll.

3. Der Editor passt das Asset an und lädt die neue Version hoch.

Nach der ersten Überprüfungsrunde setzt der Editor in der Regel die gewünschten Änderungen um.

Mit Filestage kann der Editor die neue Version des Assets einfach erneut auf die Plattform hochladen, bereit für eine zweite Überprüfung.

TIPP: Automatische Versionierungsfunktionen in Online-Proofing-Tools sorgen dafür, dass jeder einen klaren Überblick über den Fortschritt des Assets hat.

4. Reviewer hinterlassen zusätzliches Feedback oder genehmigen das Asset.

Mit Filestage werden die Reviewer automatisch darüber benachrichtigt, dass eine neue Version zur Überprüfung bereitsteht. Dann können sie entweder erneut Kommentare hinterlassen und zusätzliche Änderungen verlangen oder, wenn sie mit der zweiten Version zufrieden sind, mit nur einem Klick ihre Zustimmung zur Datei geben.

Content-Freigabe-Software

TIPP: Wenn Sie der Projektmanager sind, fügen Sie der neuen Version einen Kommentar hinzu, der die vorgenommenen Änderungen zusammenfasst. Dies erleichtert den Reviewern die Entscheidung.

5. Das genehmigte Asset kann zum nächsten Schritt im Überprüfungsprozess verschoben werden.

Wenn Ihr Freigabeprozess aus mehreren Review-Schritten für verschiedene Beteiligte besteht, können Sie mit Filestage das genehmigte Asset per Drag & Drop in den nächsten Prüfschritt verschieben. Die nächste Runde von Reviewern wird automatisch benachrichtigt, sobald sie zum Review-Schritt eingeladen werden.

Prozess der Inhaltsfreigabe

TIPP: Planen Sie im Voraus, wer Ihre Anlage prüfen und freigeben soll. Auf diese Weise verfügen Sie über einen strukturierten Freigabeprozess, der für die Datei bereit ist.

6. Endgültige Freigabe und Veröffentlichung.

Nachdem das Asset die endgültigen Genehmigungen aller Beteiligten erhalten hat, ist der Genehmigungsprozess abgeschlossen. Das Asset kann nun veröffentlicht oder freigegeben werden.

Einige Teile dieses Arbeitsablaufs werden Ihnen vielleicht bekannt vorkommen, da Sie diese eventuell bereits in Form schriftlicher Formulare oder E-Mails verwenden, um ähnliche Ziele zu erreichen. Der Einsatz einer Online-Freigabesoftware ist jedoch für jede Geschäftsstrategie, die kollaboratives Arbeiten erfordert, unerlässlich.

Wie Sie im obigen Beispiel sehen können, macht es ein automatisiertes Online-System unendlich viel einfacher sowohl Feedback zu geben als auch darauf zu reagieren. Diese hocheffizienten Freigabeprozesse sparen Teams viel Zeit und ermöglichen es ihnen gleichzeitig, Inhalte zu verbessern.

Sind Sie bereit, Ihren Freigabeprozess zu verbessern?

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Überblick über das Thema Freigabesoftware dabei hilft, zeitraubenden E-Mail-basierten Prozesse zu aktualisieren. Durch den Einsatz eines automatisierten Freigabe-Workflows können Sie endlich damit beginnen, die Talente und kreativen Beiträge Ihres Teams zu maximieren, um die Marketingstrategie Ihres Unternehmens voranzutreiben.

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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