El marketing consiste en estar al tanto de las últimas tendencias, responder a los acontecimientos y mantener el contenido que produces único, fresco y actual. Como resultado, se requiere un equipo eficiente de personas que trabajen en colaboración para crear el mejor contenido posible.
Cada nuevo activo debe ser revisado y aprobado por al menos varias personas. Incorporar las aportaciones de todas las partes implicadas hará que el contenido sea único y de alta calidad. Sin embargo, gestionar estos circuitos de retroalimentación no es fácil.
Aquí es donde los programas de aprobación online pueden ayudar. Estas herramientas sustituirán tu tedioso y angustioso ping-pong de correos electrónicos por un proceso racionalizado.
Gestiona todas las aprobaciones en un solo lugar
Solicita la aprobación sin enviar un solo correo electrónico con Filestage.
¿Qué es el programa de aprobación?
El software de aprobación es un tipo de herramienta de pruebas en línea que ayuda a los directores y equipos creativos a supervisar y automatizar este último paso en los flujos de trabajo de creación de contenidos.
Antes de lanzar un nuevo activo de marketing a tu audiencia, necesita la aprobación de diferentes partes interesadas, como jefes, colegas o clientes.
Al hacer que las solicitudes de aprobación sean un paso estandarizado en el flujo de trabajo de creación de activos, puedes asegurarte de que cada texto, diseño o vídeo que publiques se ajuste a la marca y no contenga errores.
El software de aprobación simplifica los procesos de revisión y aprobación de nuevos contenidos, estableciendo un flujo de trabajo más eficaz y organizado. Echa un vistazo al vídeo para hacerte una mejor idea de qué es el software de aprobación y cómo te ayuda a crear procesos de revisión y aprobación más eficientes.
¿Qué es un proceso de aprobación?
Un proceso de aprobación abarca todo lo que pueda crearse en una organización: desde activos multimedia hasta contenido escrito o incluso elementos que se hayan rediseñado. Cuando se utiliza un software de flujo de trabajo de aprobación, los creadores pueden subir un activo terminado y enviarlo a todas las partes interesadas para su aprobación.
Las partes interesadas acceden al archivo utilizando el mismo software de aprobación basado en la nube y sugieren cambios o dan su aprobación en línea. También puedes adaptar estos pasos para la revisión de documentos, contenidos multimedia, recursos de marketing y materiales de rediseño.
¿Cuáles son las principales características de los programas de aprobación?
El programa de aprobación está diseñado para que los procesos de aprobación de los equipos sean más sencillos y eficaces. La herramienta facilita a los creadores el envío de sus obras, ya que solo requiere que subas un archivo a la plataforma basada en la nube.
Las herramientas de revisión y aprobación facilitan el trabajo colaborativo con funciones como:
- Una plataforma centralizada para subir y acceder a los archivos
- Una estructura clara para alojar archivos en proyectos y carpetas
- Múltiples pasos de revisión para diferentes grupos de revisores
- La posibilidad de que los usuarios dejen y discutan comentarios y anotaciones directamente en los archivos
- Una manera formal para que el revisor presente su decisión
- Una lista de tareas integrada
- Una herramienta para asignar fechas de vencimiento
- Recordatorios automáticos para los revisores
- Borrar el versionado de archivos
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de aprobación?
Según una fascinante investigación del McKinsey Global Institute, los trabajadores pasan una media de 13 horas a la semana revisando su bandeja de entrada y comunicándose por correo electrónico. Esto representa casi un tercio (alrededor del 28%) del tiempo que pasan en el trabajo.
¿Te preguntas por qué tus actuales procesos de aprobación basados en el correo electrónico deberían pasarse al software de flujo de trabajo en línea? Echa un vistazo a estas seis ventajas del software de gestión de aprobaciones:
- Puedes mejorar tu control de calidad y garantizar un contenido coherente y de alta calidad
- Ahorra mucho tiempo, ya que cada activo requerirá menos rondas de revisión.
- Puedes reducir los malentendidos, ya que los comentarios de todos son claros y transparentes
- No se perderá ni se pasará por alto ningún comentario.
- Proporciona a los equipos más transparencia, no solo en la fase de aprobación final, sino a lo largo de todo el proceso de revisión y aprobación.
- Si una persona se ausenta del trabajo, sus compañeros pueden intervenir fácilmente.
Con el software de flujo de trabajo de aprobación adecuado, puedes simplificar y acelerar incluso los procesos de aprobación más complicados.
10 software de aprobación para simplificar tus flujos de trabajo
Ahora que has visto por qué tus procesos de aprobación por correo electrónico necesitan actualizarse, te recomendamos algunos de los mejores programas de aprobación basados en la nube disponibles hoy en día. Con este resumen, podrás identificar fácilmente el software de flujo de trabajo de aprobación adecuado para tu empresa.
1. Filestage – mejor software de flujo de trabajo de aprobación
Filestage simplifica el proceso de revisión y aprobación de contenidos para todos los implicados. Este software de pruebas en línea facilita compartir, discutir y aprobar archivos como PDF, vídeos e imágenes con colegas o socios externos.
Todos los revisores invitados pueden dejar comentarios y anotaciones directamente en el archivo y discutir los cambios entre ellos en tiempo real. Esto hace que la colaboración sea sencilla, rápida y sin estrés.
La plataforma centralizada de Filestage también facilita la gestión de proyectos. Puedes organizar tus procesos de aprobación con distintos grupos de interesados para cada proyecto, sin perder de vista en ningún momento el estado de un archivo. De este modo, Filestage crea procesos de aprobación que ahorran tiempo, garantizan la transparencia y reducen los malentendidos.
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2. ProofHub – sistema de aprobación en línea
ProofHub es un sistema de aprobación en línea diseñado para ayudar en la gestión de proyectos de flujos de trabajo creativos. Esta herramienta de colaboración está pensada para una gran variedad de usuarios y puede ampliarse o reducirse según el tamaño de la empresa.
El programa está diseñado para facilitar la comunicación entre equipos y partes implicadas. ProofHub proporciona a los usuarios una función integrada de chat en grupo, flujos de trabajo automatizados en línea y foros de debate, así como la posibilidad de crear sus propios foros para cada proyecto. También puede ayudar a los trabajadores remotos lejos de sus escritorios, ya que se puede acceder al software a través de cualquier dispositivo que utilice un sistema operativo Android o iOS.
3. Approval Studio – software de aprobación de obras de arte
Approval Studio es una herramienta diseñada específicamente para ayudar a los equipos que crean etiquetas, gráficos y material gráfico de marca. Este software permite a los equipos organizar mejor su flujo de trabajo asignando tareas específicas a cada miembro del equipo, en función de los requisitos expuestos en las solicitudes de revisión.
Mediante esta herramienta, los equipos pueden aprovechar los puntos fuertes y las ideas de los demás para crear nuevas obras de arte.
Con Approval Studio, las anotaciones y discusiones pueden tener lugar en tiempo real, permitiendo al equipo trabajar conjuntamente en el mismo documento. Además, proporciona herramientas claras de seguimiento del estado y control de versiones para garantizar una gestión exhaustiva de los flujos de trabajo creativos.
4. WebProof – software de flujo de trabajo y herramientas de pruebas
WebProof es un software de revisión y aprobación en línea ideal para proyectos con múltiples colaboradores o editores de más de un departamento.
El software sirve como ubicación centralizada en línea donde los colaboradores pueden subir su trabajo, y los revisores pueden arrastrar y soltar fácilmente comentarios sobre áreas específicas del proyecto.
WebProof está diseñado para empresas gráficas y equipos creativos, así como para documentos más complejos producidos por revistas y periódicos.
Para este tipo de publicaciones, el proceso de aprobación puede ser especialmente complicado, y requerir una serie continua de revisiones y enmiendas de las distintas partes interesadas.
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5. Integrify – solución de bajo código para el proceso de aprobación
Integrify es un software versátil de gestión de aprobaciones, que ofrece una herramienta de bajo código que puede aplicarse a cualquier proceso empresarial. A continuación, este software recopila y almacena los datos históricos de tus flujos de aprobación anteriores para crear una auditoría con toda la información sobre la aprobación.
Integrify se utiliza para la gestión de flujos de trabajo en todas las áreas empresariales, como Tecnologías de la Información, Recursos Humanos, Finanzas, Ventas, Marketing y otros tipos de servicios.
6. Kissflow – software de flujo de trabajo integral
Kissflow es una plataforma de aprobación en línea sin código que permite a los equipos automatizar sus procesos, crear tableros de proyectos, gestionar su flujo de trabajo y colaborar en el proceso de aprobación.
La herramienta ofrece a las empresas la posibilidad de crear potentes aplicaciones, procesos o tableros de casos, ¡todo ello integrado de forma nativa y flexible! Esto significa que pueden diseñar aplicaciones personalizadas o instalar aplicaciones preconstruidas para modernizar, automatizar y digitalizar su negocio con una codificación mínima.
7. Frevvo – formularios y flujos de trabajo visualizados
Los flujos de trabajo de aprobación de Frevvo permiten a los usuarios crear formularios y flujos de trabajo automatizados y muy visuales. Este software funciona combinando diseños de flujos de trabajo prefabricados con herramientas de asistente de apuntar y hacer clic.
Con Frevvo, las empresas pueden automatizar sus procesos cotidianos de aprobación en un tiempo récord. Esto te ayuda a capacitar a tus empleados, a poner en marcha procesos e iniciativas empresariales con mayor rapidez y a ofrecer un servicio al cliente superior.
8. Process.st – un flujo de trabajo de aprobación con un solo clic
Process.st te permite crear procesos de aprobación estandarizados utilizando plantillas de flujo de trabajo de aprobación personalizadas y automatizadas. Los usuarios pueden conceder aprobaciones rápidas con un solo clic, elaborar listas personalizadas de gestión de tareas y crear listas de comprobación de aprobaciones para cada flujo de trabajo.
Ofrecen la forma más sencilla de gestionar flujos de trabajo recurrentes para los equipos, estimulándoles a crear plantillas de flujos de trabajo, ejecutar varias instancias del mismo flujo de trabajo, y seguir el progreso y colaborar.
9. Approval Donkey – software de gestión de aprobaciones
Approval Donkey permite a los usuarios enviar y aprobar solicitudes enviadas por correo electrónico, aplicaciones o formularios online. Luego, a través de esta ubicación centralizada, se pueden reunir las solicitudes de aprobación y convertirlas en flujos de trabajo digitales y automatizados.
Con Approval Donkey, los usuarios pueden mejorar su trabajo en equipo, obtener aprobaciones en línea más rápidas y automatizar su contabilidad.
10. ApprovalMax – crea aprobaciones de facturas y órdenes de compra
ApprovalMax es una herramienta basada en la nube diseñada para pequeñas y medianas empresas. Con él, los usuarios pueden crear soluciones de flujo de trabajo de aprobación para sus necesidades de contabilidad y finanzas empresariales.
Además de establecer flujos de trabajo de aprobación y conseguir aprobaciones más rápidas de sus documentos financieros, los usuarios también pueden obtener registros de auditoría automatizados y configurar informes ajustables a la medida de su empresa.
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Ejemplo de un proceso de aprobación gestionado con un software de aprobación
Una vez que hayas implementado en tu flujo de trabajo el software de procesos de aprobación que elijas, notarás un aumento casi inmediato de la eficacia.
Este proceso funciona bien para una amplia variedad de materiales de marketing diferentes, incluso para proyectos como establecer un proceso automatizado de aprobación de medios sociales y mejorar los procesos de aprobación de material gráfico y diseño.
Para garantizar que la transición a las aprobaciones digitales se lleva a cabo de la forma más fluida posible, a continuación esbozamos un ejemplo de flujo de trabajo de aprobación en línea.
1. Comparte tus activos con los revisores
Una vez que el creador del activo ha terminado el primer borrador, puede subirlo a la plataforma de software. Después, se puede facilitar a los revisores el acceso al activo.
Con Filestage, los usuarios pueden subir el activo a una carpeta específica del proyecto y luego invitar a los revisores al nuevo proyecto mediante una invitación en línea.
Consejo: Una vez que hayas invitado a los revisores, fija una fecha límite para sus comentarios. Esto ayuda a minimizar los retrasos en el proceso.
2. Los revisores dejan y discuten sus opiniones
Con Filestage, los revisores pueden dejar sus comentarios directamente en el archivo, ya sea un documento de texto, un vídeo, una imagen o un archivo de audio. Además, los revisores pueden discutir sus opiniones entre sí en tiempo real en la sección de comentarios.
Consejo: Las funciones de anotación ayudan a los revisores a que sus comentarios sean aún más claros, por ejemplo, enmarcando la sección en la que debe añadirse el logotipo.
3. El editor adapta el activo y sube la nueva versión
Tras la primera ronda de revisión, el editor de contenidos suele aplicar los cambios solicitados.
Con Filestage, el editor puede subir fácilmente la nueva versión del activo a la plataforma, lista para una segunda revisión.
Consejo: Las funciones de versionado automático del software de aprobación en línea garantizan que todo el mundo tenga una visión clara del progreso del activo.
4. Los revisores dejan comentarios adicionales o aprueban el activo
Con Filestage, los revisores recibirán automáticamente una notificación de que hay una nueva versión lista para su revisión. Después, pueden dejar comentarios y solicitar cambios adicionales o, si están satisfechos con la segunda versión, dar su aprobación al archivo con un solo clic.
Consejo: Si eres el editor, añade un comentario a la nueva versión que resuma los cambios realizados. Esto facilitará la decisión de los revisores.
5. El activo aprobado puede pasar al siguiente paso del proceso de revisión
Con Filestage, si tu proceso de aprobación consta de varios pasos de revisión para distintas partes interesadas, puedes utilizar la función de arrastrar y soltar para mover el activo aprobado al siguiente paso de revisión. La siguiente ronda de revisores será notificada automáticamente una vez que hayan sido invitados al paso de revisión.
Consejo principal: Planifica con antelación quién debe revisar y aprobar tu activo. De ese modo, tendrás un proceso de aprobación estructurado y listo para el activo.
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6. Aprobación final y publicación
Una vez que el activo ha recibido las aprobaciones finales de todas las partes interesadas, el proceso de aprobación ha finalizado. Ahora se puede publicar o compartir el activo.
Algunas partes de este flujo de trabajo pueden resultarte familiares, ya que es posible que utilices formularios escritos o correos electrónicos para conseguir algo similar. Sin embargo, el uso de software de aprobación en línea es esencial para cualquier estrategia empresarial que requiera trabajo colaborativo.
Como puedes ver en el ejemplo anterior, un sistema automatizado en línea hace que sea infinitamente más fácil no sólo proporcionar opiniones, sino también tomar medidas al respecto. Estos procesos de aprobación altamente eficaces ahorran mucho tiempo a los equipos, al tiempo que les permiten mejorar los contenidos.
5 consejos para crear flujos de trabajo de aprobación digital eficaces
En los últimos años, ha habido una afluencia de nuevos estudios sobre el trabajo digital y la eficiencia. De hecho, según una encuesta reciente de FlexJobs, el 51% de los profesionales declararon que trabajaban de forma más productiva cuando utilizaban plataformas digitales para trabajar a distancia.
Como puedes ver, invertir en flujos de trabajo de aprobación digital tiene muchas ventajas. Para sacar el máximo partido a tus nuevos flujos de trabajo de aprobación, estos son nuestros 5 consejos principales:
1. Da instrucciones claras a los revisores
Asegúrate de que cada revisor sabe exactamente lo que se espera de él. También ayuda compartir información de fondo sobre el contenido si los revisores no participaron en el proceso de creación. Pero lo más importante es que des a los revisores detalles sobre el tipo, el alcance y la naturaleza de las opiniones que deben proporcionar.
2. Asigna plazos claros para cada expediente
Según un artículo de Psychology it Better, los beneficios de asignar plazos incluyen animar a un equipo a confiar más en la intuición, mejorar los resultados de la negociación y mantener a un equipo más organizado en general.
Puedes conseguir estas ventajas simplemente añadiendo una fecha de vencimiento para cada archivo en cada paso de la revisión. Los revisores recibirán automáticamente recordatorios de la herramienta cuando se acerque cada fecha de vencimiento. Esta claridad sobre los plazos también es beneficiosa para los revisores, ya que les ayuda a estructurar su trabajo.
3. Establecer pasos de revisión para los diferentes grupos de partes interesadas
Crear pasos de revisión separados para los distintos grupos de interesados te ayuda a estructurar tu flujo de trabajo de aprobación y facilita su gestión. Además, cada grupo de revisores puede centrarse en criterios específicos basados en su experiencia, lo que significa que los comentarios serán más claros y precisos. Además, las rondas de revisión con menos personas pueden completarse más rápidamente.
Por ejemplo, si estás creando un activo visual para promocionar un producto, los diferentes grupos de partes interesadas podrían incluir:
- El equipo de marketing (para comprobar el texto, el eslogan y el diseño)
- El equipo de producto (para comprobar si los datos del producto son correctos)
- El responsable de marca (para comprobar la coherencia de la marca)
4. Piensa en el momento adecuado
¿Necesitarás que ciertos revisores dejen su opinión antes que otros? Es importante que pienses en el orden en que quieres que tus grupos de revisores revisen tu contenido. Por ejemplo, antes de enviar el trabajo a un cliente, puede que quieras que tu equipo interno revise y edite primero el documento.
5. Automatizar tareas manuales
En un estudio realizado por SmartSheet, casi el 60% de los participantes estimaron que podrían ahorrar seis o más horas a la semana si se automatizaran los aspectos repetitivos de sus trabajos.
Las herramientas de flujo de trabajo de aprobación ofrecen múltiples funciones que ayudan a automatizar las tareas repetitivas. Por ejemplo, en lugar de enviar manualmente correos electrónicos a todos los revisores, sólo tienes que añadir sus direcciones de correo electrónico al paso de revisión correcto. A continuación, se les puede enviar toda la información adicional a través de correos electrónicos generados automáticamente.
La automatización también funciona para fechas de vencimiento, nuevos comentarios, menciones, aprobaciones o cambios de solicitud. En la configuración de las herramientas, puedes decidir si se notifica automáticamente a los colaboradores y revisores del proyecto cualquier cambio en un archivo, y con qué frecuencia.
Para saber más sobre cómo crear el proceso de aprobación más eficaz, no dejes de ver el vídeo:
Haz que tus procesos de aprobación sean aún más eficientes con la automatización del flujo de trabajo de aprobación
El mejor software de flujo de trabajo de aprobación tiene automatizaciones incorporadas para que puedas maximizar la productividad de tu equipo.
Veamos un par de ejemplos:
- Recuerda a los revisores que deben dar su opinión – Cuando compartas un archivo para que den su opinión, añade una fecha de vencimiento. Esto activará una automatización del flujo de trabajo de aprobación a medida que se acerque la fecha de vencimiento. Tus revisores recibirán entonces un recordatorio rápido para añadir sus comentarios, lo que ayudará a que tu proyecto siga avanzando.
- Cambia el estado de un expediente – Establece flujos de trabajo de aprobación automatizados basados en las decisiones de revisión de tus interesados. Si todo el mundo solicita cambios, puedes cambiar automáticamente el estado del archivo a “Necesita cambios”. O, si todo el mundo está conforme en tu paso de revisión interna o de marketing, puedes iniciar automáticamente el siguiente paso de tu proceso de aprobación.
¿Listo para mejorar tu proceso de aprobación?
Esperemos que este resumen del software de aprobación te ayude a empezar a actualizar cualquier proceso basado en el correo electrónico que te haga perder tiempo. Utilizando un flujo de trabajo de aprobación automatizado, por fin puedes empezar a maximizar el talento y las contribuciones creativas de tu equipo para hacer prosperar la estrategia de marketing de tu empresa.
Si quieres ver cómo Filestage puede ayudarte a establecer un proceso de aprobación eficaz, asegúrate de empezar una prueba gratuita →
