La aprobación de la comercialización puede ser complicada, por decirlo suavemente. Numerosas partes interesadas. Opiniones contradictorias. Ronda tras ronda de comentarios. El tiempo que transcurre entre el v1 y la firma puede parecer interminable, y los plazos importantes se incumplen por causas ajenas a tu voluntad.
Pero con un proceso de aprobación eficaz, y el sistema de aprobación de marketing adecuado para ayudarte en el camino, las cosas resultan mucho más fáciles. Por no decir más rápido.
En esta guía te guiaré a través del proceso de aprobación en cuatro pasos y compartiré contigo nueve consejos para acelerar todo el proceso. Esos puntos dolorosos pronto serán cosa del pasado.
Gestiona todas las aprobaciones en un solo lugar
Solicita la aprobación sin enviar un solo correo electrónico con Filestage.
¿Qué es el proceso de aprobación?
Un proceso de aprobación es un enfoque estructurado para conseguir que tu contenido de marketing sea aprobado por múltiples partes interesadas. Tanto si estás trabajando en un vídeo para las redes sociales, un anuncio impreso, una entrada de blog o una campaña de influencers, un enfoque organizado agiliza, simplifica y acelera el proceso.
Un enfoque tradicional del proceso de aprobación puede tardar días en aprobar un solo contenido y dejarlo listo para su publicación. Introducir una herramienta de aprobación específica creará un proceso de aprobación más automatizado, y podrás decir adiós a una serie de tareas manuales.
El proceso de aprobación en cuatro etapas
El proceso de aprobación de un proyecto suele ser así:
- Envías el primer borrador de tu contenido
- Los revisores dan su opinión y solicitan modificaciones o aprueban el archivo
- Realiza las modificaciones solicitadas y envía una versión actualizada
- Este proceso se repite hasta que todas las partes interesadas hayan dado su visto bueno
Veamos esos cuatro pasos con más detalle:
1. Comparte tu trabajo con los revisores
El primer paso del proceso de aprobación es compartir el primer borrador con el equipo revisor. En la mayoría de los casos, tendrás más de un grupo de revisores que deberá participar en el proceso. Piensa en todas las personas cuya aprobación necesitas, y asegúrate de incluirlas.
Cada proceso de aprobación suele requerir la participación de estos departamentos:
- Equipo creativo: se asegura de que el contenido esté en consonancia con la marca y se ajuste a los elementos visuales.
- Equipo jurídico: comprueba si tu copia puede causar problemas legales
- Cliente: da su aprobación final sobre lo que se puede poner en marcha y lo que necesita más trabajo.
Para evitar el caos de compartir archivos y recoger opiniones por correo electrónico, puedes utilizar un sistema específico de revisión y aprobación como Filestage para que el proceso sea más eficaz.
Disponer de una plataforma de aprobación específica te ayudará a dividir a tus revisores en pasos de revisión separados, a la vez que tendrás una visión clara de las revisiones y aprobaciones de todos.
2. Recoger opiniones y debatir ideas de mejora
En este paso, recopilarás las opiniones de todos tus revisores. Independientemente del tamaño del proyecto y del número de revisores que participen en el proceso de aprobación, algunas partes interesadas solicitarán modificaciones, mientras que otras pueden dar su aprobación allí mismo.
Para mantener una buena visión general de lo que hay que mejorar, necesitarás una solución centralizada de revisión y aprobación. Así que despídete de las opiniones contradictorias de distintos revisores. De este modo tendrás las opiniones de todos en un solo lugar, lo que suscitará un debate sobre las mejoras.
3. Crea y comparte una nueva versión
Nuestro Informe sobre el estado de la colaboración creativa reveló que el proceso de revisión creativa medio tarda ocho días y más de tres versiones en obtener el visto bueno. Esto significa que el proceso aparentemente sencillo de aplicar los comentarios y compartir una nueva versión del archivo aún puede mejorarse y acelerarse.
Según el mismo informe, las marcas y los equipos de marketing son sin duda los que tienen los procesos de revisión más complejos. Pero al introducir pasos de revisión coherentes, transparentes y centralizados, los equipos ahorran días a sus rondas de revisión.
Para asegurarte de que recoges e implementas las opiniones de tus revisores de la forma más eficaz posible para varias versiones de archivos, puedes implementar una herramienta de aprobación centralizada. La herramienta te ayudará a gestionar las versiones de los archivos y a dejar atrás todo el caos de comentarios.
4. Repítelo hasta que consigas la aprobación de todos
Todo proyecto de marketing de éxito es una serie de rondas de retroalimentación e iteraciones hasta llegar a la versión final con la que todos están contentos. Para que estos ciclos sean rápidos y eficaces, sin esperar días o semanas a la siguiente iteración, necesitarás un proceso de aprobación estructurado.
Aquí tienes tres pasos que te ayudarán a conseguir la aprobación:
- Fija fechas de vencimiento para cada ronda de revisores
- Haz un seguimiento de quién ha dado su opinión y a quién sigues esperando
- Guía tu proyecto hasta que hayas recogido todas las luces verdes
Una vez que todo el mundo esté contento, ¡estarás listo para publicar, lanzar y compartir tu contenido de marketing!
Nueve consejos para acelerar tu proceso de aprobación
Ahora que conoces los pasos, veamos cómo puedes acelerar el proceso de aprobación para asegurarte de que no vuelves a incumplir un plazo.
Para una rápida visión general de cómo acelerar el proceso de aprobación de tu proyecto, no dejes de ver el vídeo:
1. Define a todos tus revisores antes de empezar
Es un cuento antiguo. Casi has llegado con la aprobación y luego BAM. Llega un interesado de última hora que quiere dar su opinión, perturbando el proceso empresarial y haciéndote retroceder cuando estabas tan cerca.
Diferentes proyectos requerirán que diferentes partes interesadas participen en el proceso de revisión de contenidos, así que asegúrate de saber exactamente quién tiene que revisar tus contenidos antes de empezar.
2. Dar a los revisores una forma transparente de compartir sus opiniones
Cuando recojas opiniones por correo electrónico, inevitablemente habrá múltiples cadenas de correos, cables cruzados y recomendaciones contradictorias. Y su gestión puede convertirse en una auténtica pesadilla.
Utilizar una herramienta de feedback online como Filestage te ayuda a mantener a todo el mundo en la misma página y a evitar la falta de comunicación, los conflictos o los comentarios cruzados. Los revisores pueden dejar comentarios y anotaciones para que otros los vean en tiempo real. Pueden discutir allí mismo las reacciones, resolviendo ellos mismos cualquier conflicto para que sepas exactamente qué enmiendas hay que hacer.
3. Pero establece flujos de comentarios separados para los distintos tipos de revisores
Soy una gran defensora de la colaboración, créeme, pero hay ocasiones en las que merece la pena mantener separadas a ciertas partes interesadas. Tus equipos creativo y de cumplimiento, por ejemplo, tienen objetivos diferentes, lo que puede dar lugar a disputas innecesarias. Lo mismo se aplica a los equipos internos y externos.
Con un sistema de aprobación como Filestage, puedes minimizar el ruido entre revisores con objetivos diferentes estableciendo flujos de comentarios y pasos de revisión separados. De esta forma, los distintos equipos pueden mantener conversaciones privadas, y tú puedes gestionar sus comentarios de la forma más eficaz (y menos conflictiva) posible.
4. Fija fechas de entrega para que la gente sepa cuándo esperas la respuesta
Hay pocas cosas más frustrantes que tener que perder tu valioso tiempo persiguiendo a la gente para que te dé su opinión. Al fin y al cabo, tienes cosas mucho mejores que hacer.
Establecer una fecha límite clara para cada Paso de revisión ayuda a los revisores a establecer prioridades y a que tus proyectos sigan avanzando. Con Filestage, puedes añadir fechas de vencimiento a tus archivos, y los revisores que aún tengan que echarles un vistazo recibirán un recordatorio automático. Perseguir y molestar es cosa del pasado.
5. Aprovecha las anotaciones y los códigos de tiempo para que las respuestas sean más claras
Si creas contenido visual, ya sea estático o en vídeo, puede ser difícil para los revisores explicar exactamente lo que quieren decir en un correo electrónico, o incluso con palabras. Capturas de pantalla, descripciones prolijas. Malentendidos. ¡No debería ser tan difícil!
Entra en Filestage.
Con Filestage, los revisores pueden utilizar herramientas de anotación para resaltar, tachar, añadir formas y emojis, e incluso dibujar a mano alzada directamente sobre tu contenido. Y para el contenido de vídeo, los revisores pueden hacer clic y comentar, y sus comentarios se adjuntarán a ese código de tiempo. Sólo tienes que hacer clic en su comentario y saltarás a ese fotograma del vídeo. Sencillo.
6. Marca los comentarios a medida que trabajas en la siguiente versión
Con múltiples enmiendas en cada fase del proceso, puede ser difícil hacer un seguimiento de lo que ya has hecho y de lo que aún tienes que hacer. Lo último que quieres es un contratiempo porque te has saltado una enmienda importante.
Crea una lista de tareas pendientes (en Filestage, la barra lateral de comentarios hace las veces de lista) y marca cada enmienda a medida que avanzas, de modo que puedas estar seguro de que has tenido en cuenta las opiniones de todos.
7. Aprovecha el control de versiones automatizado
Cuando creas varias versiones del mismo archivo, puede resultar confuso. No sólo para ti, sino también para tu equipo revisor. Un correo electrónico perdido y se desata el caos.
Con el control de versiones automatizado -una de las funciones de Filestage-, todas tus versiones se apilan ordenadamente, para que todos los miembros de tu equipo y del proceso de revisión sepan qué versión es la más reciente. Además, puedes pedir que aprueben tu trabajo.
No hay confusión. No hay caos.
8. Ofrece a los revisores una forma fácil de comparar versiones
Rara vez va a ser un camino de rosas cuando hay muchas partes implicadas. Siempre hay alguien que está convencido de que su opinión no se ha tenido en cuenta. O peor aún, se contradicen y olvidan que alguna vez dijeron lo contrario.
Con Filestage, tus revisores pueden comparar dos versiones una al lado de la otra y comprobar que sus comentarios se han cumplido. Y también puedes volver atrás y señalar comentarios en versiones anteriores. Eso significa conversaciones más fáciles y una aprobación más rápida.
9. Consigue la aprobación con un solo clic con marcas de tiempo
Puede que hacia el final del proceso de aprobación las partes interesadas empiecen a callarse. Comentarios recibidos. Trabajo realizado. Una vez pasada la parte más difícil, pueden olvidar lo importante que es dar su visto bueno final.
En Filestage, una vez que tus revisores estén satisfechos con el contenido, todo lo que tienen que hacer es pulsar “Aprobar”. Y si se olvidan, Filestage les enviará un recordatorio. Recibirás una notificación confirmando que han dado luz verde, lo que significa que puedes publicar el trabajo con confianza en lugar de perseguir a la gente para volver a comprobar que están contentos.
Cómo crear procesos automatizados de aprobación de proyectos
Hoy en día, todo gira en torno a la automatización de tus procesos empresariales manuales. Y el proceso de aprobación no es diferente. Tener un proceso de aprobación manual te costará mucho tiempo y nervios sólo para publicar un activo de marketing.
Por eso debes esforzarte al máximo para automatizar tantas tareas manuales como sea posible y crear un proceso de aprobación automático.
A continuación te explicamos cómo puedes crear un proceso automatizado de aprobación de proyectos en Filestage:
- Sube automáticamente los archivos adjuntos de tu correo electrónico a tu proyecto Filestage.
- Crea nuevos elementos o tareas en tu herramienta de gestión de proyectos cuando se añadan archivos a Filestage.
- Envía actualizaciones de revisión y aprobación a tu aplicación de mensajería.
- Verifica rápidamente el contenido con el control de versiones automatizado.
- Envía automáticamente un archivo al siguiente paso de revisión después de obtener todas las aprobaciones pertinentes.
1. Sube automáticamente los archivos adjuntos de tu correo electrónico a tu proyecto Filestage
Conectar tu Gmail con Filestage significa que puedes crear varias acciones automatizadas en Filestage desencadenadas por nueva actividad en tu bandeja de entrada de Gmail o al revés.
Por ejemplo, puedes etiquetar correos electrónicos específicos de tu departamento creativo y hacer que todos sus archivos adjuntos se suban automáticamente a Filestage para revisarlos. De este modo, nunca te perderás otro archivo para revisar, y te asegurarás de estar al tanto de todas tus tareas.
2. Crea nuevos elementos o tareas en tu herramienta de gestión de proyectos cuando se añadan archivos a Filestage
Las herramientas de gestión de proyectos van de la mano de una herramienta de aprobación para crear un proceso de aprobación más eficaz. Si conectas tu cuenta de Filestage a Asana o Monday, podrás crear nuevos elementos en tus tableros cada vez que se añada un nuevo archivo a un proyecto en Filestage.
Eso significa que cada mañana, cuando abras el tablero de herramientas de tu gestión de proyectos para comprobar tus tareas diarias, tendrás elementos generados automáticamente para revisar contenidos en Filestage.
De este modo, puedes dejar de ir y venir para comprobar entre dos plataformas si hay archivos nuevos y organizar sin problemas tus tareas diarias.
3. Envía actualizaciones de revisión y aprobación a tu aplicación de mensajería
Una de las tareas que más tiempo consume en el proceso de aprobación manual es actualizar a todo el mundo sobre los últimos cambios. Y en cualquier proyecto, habrá cambios grandes y pequeños hasta que el proyecto esté listo para su publicación.
Recibiendo simples notificaciones en Slack o Microsoft Teams cada vez que haya un nuevo comentario o un cambio de estado del archivo en el que estás trabajando, ahorrarás mucho tiempo intentando mantener a todo el mundo al tanto. Además, todas tus partes interesadas sabrán cuándo unirse a un debate o simplemente comprobar el progreso del proyecto.
4. Verifica rápidamente el contenido con el control de versiones automatizado
Con muchas versiones y proyectos en la cabeza, puedes caer fácilmente en la trampa de nombrar tus archivos Final o Final-1 y olvidar pronto cuál es realmente el definitivo.
Con el control de versiones automatizado de Filestage, tendrás todas las versiones de tus archivos perfectamente organizadas, una tras otra, y la posibilidad de volver a consultarlas cuando lo necesites. Incluso puedes comparar tus versiones y hacer que se resalten automáticamente todos los cambios entre versiones.
5. Envía automáticamente un archivo al siguiente paso de revisión después de que obtenga todas las aprobaciones pertinentes
Sin un proceso de aprobación automatizado, te ves obligado a reunir la aprobación de todos manualmente, y sólo entonces puedes enviar el archivo al siguiente grupo de revisores.
En Filestage, puedes configurar una acción automatizada adaptada a tu proceso de revisión y hacer que tus archivos se envíen automáticamente a las siguientes rondas de revisión siempre que cumplan criterios específicos.
Digamos que necesitas al menos una aprobación de tu equipo de Marca para enviar tu archivo a Legal para que lo apruebe. En lugar de supervisar tu cuenta de Filestage y esperar esa aprobación, puedes establecerla como una acción automatizada.
Tu archivo llegará a la meta de forma autónoma sin que tengas que hacer nada.
Ejemplos de procesos de aprobación
Los distintos tipos de proyectos de marketing requerirán establecer distintos procesos de aprobación.
He aquí los tres tipos más comunes de proyectos de marketing y sus procesos de aprobación específicos:
- Proceso de aprobación del contenido
- Proceso de aprobación de las redes sociales
- Proceso de aprobación de la campaña
1. Proceso de aprobación del contenido
El proceso de aprobación de contenidos consiste en conseguir la aprobación de vídeos, contenidos sociales, diseños impresos y otros activos de marketing.
Tanto si creas contenido interno como si lo haces para un cliente, haz que el proceso de aprobación sea lo más sencillo y rápido posible. Necesitarás que tu contenido se publique con frecuencia, así que evita pasos de revisión innecesarios e incluye sólo a las partes interesadas más importantes en tu proceso de revisión del diseño.
He aquí un ejemplo de un proceso de aprobación en tres pasos:
- Paso de revisión uno – copia y diseño
- Paso de revisión dos – SEO y redes sociales
- Paso de revisión tres – cliente (si es necesario)
2. Proceso de aprobación de las redes sociales
El proceso de aprobación de las redes sociales puede ser complicado. Por un lado, requiere firmas rápidas para asegurarte de que eres relevante en el vertiginoso espacio de las redes sociales. Por otro lado, las grandes marcas necesitan asegurarse de que su contenido no será marcado ni causará controversia.
Para asegurarte de que dispones de un proceso de aprobación equilibrado en las redes sociales, define un par de partes interesadas cruciales que tengan que dar su aprobación, e intenta automatizar tantas tareas manuales como sea posible. De este modo, siempre tendrás contenido relevante para las redes sociales sin arriesgarte a ninguna reacción violenta.
Aquí tienes tres pasos de revisión que podrías introducir en tu proceso de aprobación de las redes sociales:
- Paso de revisión uno – copia y diseño
- Paso de revisión dos – legal
- Paso de revisión tres – cliente (si es necesario)
3. Proceso de aprobación de la campaña
Las campañas de marketing suelen ser grandes proyectos que requieren la participación de varias partes interesadas. A diferencia de los procesos de aprobación de contenidos y redes sociales, éste lleva más tiempo. Pero, aun así, tienes que ser eficiente y estar bien organizado si quieres conseguir la aprobación de todos a tiempo.
Para asegurarte de que puedes navegar con éxito a través de todas las opiniones y solicitudes de cambio, intenta automatizar los pasos de revisión y la comunicación en la medida de lo posible.
Puedes mantener informadas a las partes interesadas con actualizaciones automatizadas de Slack o Microsoft Teams, o crear acciones automatizadas a medida en Filestage y lograr la aprobación más rápidamente con menos trabajo manual.
He aquí cuatro pasos de revisión esenciales para todo proceso de aprobación de una campaña:
- Paso de revisión uno – copia y diseño
- Paso de revisión dos – marca
- Paso de revisión tres – legal
- Paso de revisión cuatro – cliente (si es necesario)
Conclusión
No hay duda de que conseguir la aprobación de los materiales de marketing no es un paseo. Ocuparse de las opiniones contradictorias y gestionar todos los comentarios de la forma más eficaz posible requiere mucha planificación y grandes dotes organizativas.
Pero con la ayuda de una herramienta de aprobación, automatizarás las tareas manuales y crearás un proceso de aprobación de marketing más rápido y eficaz.Si quieres comprobar por ti mismo cómo Filestage podría ayudarte con tu flujo de trabajo de aprobación de contenidos, puedes iniciar una prueba gratuita aquí →.
