En cualquier momento, en las organizaciones de todo el mundo, encontrará a una persona o un equipo esperando una aprobación. Y dependiendo del tamaño de la organización, este proceso de aprobación puede llevar semanas, meses o incluso años.
A veces, la aprobación es necesaria para empezar, pero también puede ser necesaria de nuevo antes de terminar. Independientemente de la etapa que requiera la aprobación, contar con un proceso de aprobación estándar puede mejorar el flujo de trabajo y aumentar drásticamente la productividad.
Lo último que necesita cualquier organización es que su trabajo se estanque. Los trabajadores ociosos y los tiempos de inactividad no son buenos para el negocio.
Al agilizar su proceso de aprobación, puede aumentar la productividad, mejorar los costes y garantizar la calidad de su trabajo.
¿Qué es un proceso de aprobación y cuándo debería utilizarlo?
El proceso de aprobación no debe considerarse la etapa final de un proyecto o tarea, sino parte del flujo de trabajo general de la organización.
En su nivel más básico, un proceso de aprobación implica la obtención de una segunda opinión que autoriza una tarea, producto, factura o resultado. A veces, un artículo sólo requiere una aprobación, pero en ocasiones puede requerir varias.
Un proceso de aprobación estandariza los procesos internos de una organización, ahorra tiempo y dinero y crea un sistema fiable que puede repetirse y reproducirse fácilmente.
Este sistema puede utilizarse de dos maneras diferentes:
1. Al establecer un sólido proceso de aprobación, puede estar seguro de que todos sus productos cumplen las normas de su organización. Piense en ello como un tipo de control de calidad. Todo lo que se produce debe pasar por ciertos controles antes de ser entregado al cliente. Por lo tanto, puede estar seguro de que todo es exactamente como usted quiere que sea.
2. Un proceso de aprobación puede utilizarse para ayudar a sus trabajadores y equipos creativos a entender lo que se les pide, con el fin de obtener la aprobación y hacer avanzar el proceso más rápidamente. Si el equipo sabe que tiene que cumplir un determinado criterio para obtener la aprobación, no perderá el tiempo yendo en otras direcciones.
Si observa ineficiencias en su flujo de trabajo, es el momento de crear o agilizar un proceso de aprobación. Con un proceso adecuado, no perderá los plazos, los comentarios de sus clientes se atenderán rápida y fácilmente, y los miembros de su equipo no se quedarán esperando.
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Cómo crear y optimizar un proceso de aprobación
La creación de un proceso de aprobación es esencial para el funcionamiento y la eficacia de su organización. Para crear este proceso, debe examinar detenidamente su flujo de trabajo actual y registrar todos los pasos por los que debe pasar un proyecto– —desde la planificación hasta la finalización.
Hágase estas preguntas:
¿Cómo se debe presentar el trabajo y solicitar los cambios?
Examine su sistema y decida los parámetros y requisitos de presentación. ¿Los miembros de su equipo envían su trabajo por correo electrónico o por un portal en línea? ¿A quién presentan su trabajo? ¿Qué se incluye en estos envíos? Al decidir cómo, dónde y a quién se presentan las tareas, puede establecer sus requisitos básicos desde el principio.
¿Cuántos pasos hay?
Es importante asegurarse de que hay suficientes pasos para obtener resultados de alta calidad, pero no hay que atascar el proceso con capas innecesarias. Si no es absolutamente necesario que cinco gestores diferentes aprueben una imagen antes de que el cliente la vea, reduzca el número de aprobaciones en su proceso.
En este paso, puede definir claramente su proceso y asegurarse de que ha establecido claramente los requisitos de aprobación para cada uno de los otros pasos. ¿Qué criterios son necesarios para pasar al siguiente nivel del proyecto, incluida la finalización?
¿Quién aprueba estas medidas?
Alguien tiene que aprobar cada paso de su proceso de aprobación. Una vez más, es importante definir claramente los criterios de aprobación, para que su trabajo pueda pasar sin problemas por cada paso. Al definir quién es el responsable en cada nivel, podrá identificar y rectificar fácilmente los retrasos cuando se produzcan.
¿Quién es responsable de las ediciones?
Cuando llega una solicitud de edición, hay que definir claramente quién es el responsable de realizar los cambios. ¿Los cambios son realizados por el gestor encargado de dar la aprobación, o se devuelve la solicitud al creador original del contenido?
¿Qué pasa después de la aprobación o el rechazo?
Es esencial saber lo que ocurre con un artículo después de ser aprobado o rechazado. Estos procesos no existen por sí solos, por lo que resulta útil considerar cómo encaja esta tarea concreta en el conjunto del proyecto o la organización. Considere la posibilidad de establecer un sistema de notificaciones; así, cuando se apruebe la tarea, todos los implicados sabrán que pueden empezar con la siguiente.
Al conocer las respuestas a estas preguntas, creará los cimientos de su proceso de aprobación, para poder construirlo a partir de ahí. Los detalles de su proceso de aprobación dependerán de su organización y de los miembros de su equipo. Por ejemplo, el proceso de facturación será diferente al proceso de creación de contenidos.
Independientemente de la organización o el sector, los activos creativos como los blogs, los textos web, los vídeos virales y las imágenes deberán pasar por un proceso de aprobación antes de ser publicados, colgados en línea o compartidos en las redes sociales. Para tener una mejor idea de cómo puede desarrollar su propio proceso, veamos con más detalle los pasos de un proceso de aprobación general.
Pasos para crear un proceso de aprobación general
Veamos el proceso general de aprobación. Estos son los pasos comunes:
1. Las propuestas se hacen y se aprueban.
El equipo creativo presentará propuestas para el proyecto al equipo directivo, que elegirá la mejor propuesta.
2. El gestor asigna la tarea.
El redactor o director asigna tareas específicas a los miembros del equipo correspondientes (como el redactor, el videógrafo o el diseñador) y fija un plazo.
3. La tarea se recibe.
Una vez que el editor asigne la tarea, el miembro del equipo recibirá una notificación, normalmente por correo electrónico. A continuación, revisará los detalles del encargo y pedirá las aclaraciones necesarias.
4. El miembro del equipo presenta un borrador inicial.
Presenta un borrador inicial a su director o cliente para que lo revise.
5. El gestor o el cliente responden con comentarios.
En la gran mayoría de los casos, se realizará al menos una ronda de ediciones. Si se requieren cambios, el borrador se devuelve al miembro del equipo para que lo complete. Si no se requieren cambios, la presentación puede ser aprobada.
6. El miembro del equipo presenta el borrador final.
El redactor realiza los cambios solicitados y devuelve la presentación actualizada al gestor o al cliente.
7. El proyecto está cotejado.
En algunos casos, el proyecto requerirá la fusión de diferentes elementos. Por ejemplo, un vídeo puede requerir un diseñador gráfico, un redactor y un editor. En este paso, se reunirán estos elementos y se presentarán al gestor o al cliente para su aprobación.
8. El gestor o cliente aprueba o rechaza la presentación.
Tras recibir el borrador final, el gestor o el cliente pueden decidir si aprueban el envío. Si se aprueba, está listo para ser publicado. Si se rechaza, el envío se devuelve al departamento correspondiente para que lo modifique. Este bucle podría continuar hasta que el director o el cliente estén satisfechos con el trabajo.
9. Finalización
Una vez que se han realizado todas las ediciones, y el director o el cliente aprueba el trabajo, se completa o publica el envío.
Los pasos anteriores sólo ofrecen una visión general de un posible flujo de trabajo. El número de pasos que incluye– —y los requisitos para cada paso– —variarán ligeramente para cada tarea y organización.
Sin embargo, si se hace estas preguntas y utiliza esta plantilla de flujo de trabajo como guía, podrá crear un proceso de aprobación que funcione eficazmente para su organización.
Tipos de procesos de aprobación
Muchos procesos diferentes dentro de una organización pueden mejorarse realizando cambios en el flujo de trabajo y el proceso de aprobación. Estos procesos se manifestarán de forma diferente, dependiendo de las partes interesadas implicados y el tipo de contenido que se está creando.
Las partes interesadas implicadas
El proceso de aprobación de un proyecto general
El proceso de aprobación de un proyecto general se aplicará al equipo u organización en su conjunto. Debería cubrir todo, incluyendo:
- Presentación de propuestas para su aprobación
- Designar quién aprobará esas propuestas y asignará el trabajo.
- Fijar los plazos y cotejar el proyecto una vez cumplidos los plazos.
Lo ideal es que este proceso sea transparente y que todas las partes interesadas sepan lo que se espera de ellas y el progreso de cada tarea.
Proceso de aprobación del cliente (externo)
Cuando se trabaja en proyectos creativos, a menudo es necesario obtener la aprobación del cliente a lo largo del proceso. Este sistema permitirá a los clientes ver el trabajo y ofrecer comentarios, sugerencias, correcciones y ajustes (directamente con los miembros del equipo o a través de los responsables correspondientes) en el momento oportuno, para que no retrasen el proyecto.
Si un cliente puede integrarse en el proceso y ofrecer una opinión directa en el documento, este proceso se desarrollará de forma mucho más fluida.
Proceso de aprobación de la dirección (interno)
Estos procesos tienen lugar dentro de su organización y determinan las personas que tienen autoridad para aprobar diversas tareas. Durante este proceso, las cosas pueden retrasarse a menudo, especialmente si el proceso no es completamente transparente. Al automatizar las tareas y procesos repetitivos, se pueden evitar los retrasos, lo que libera a los gestores para que se centren más en las tareas que son urgentes o detalladas.
El tipo de contenido
La aprobación de contenidos tiene muchas partes móviles. No sólo tendrá que pasar por varios niveles de aprobación dentro de su organización, sino que también tendrá que ser aprobado por el cliente antes de que se considere completo.
Proceso de aprobación de la comercialización
Al crear un proceso de aprobación de marketing racionalizado, puede asegurarse de que no habrá retrasos. El mundo se mueve con rapidez y los clientes no pueden permitirse retrasos en el despliegue de los activos de marketing. Si entregas a tiempo y te mantienes dentro de tu presupuesto, mejorarás tu reputación. Si utilizamos un software que le permita priorizar las tareas, establecer plazos y automatizar los recordatorios de plazos, podrá mantener un proyecto de marketing en marcha.
Proceso de aprobación del diseño
Cuando se trata de diseño, suele haber muchas idas y venidas entre los diseñadores y el cliente. Al acelerar el proceso de revisión, se pueden hacer ajustes y presentar nuevas opciones para su aprobación sin que se pierdan en la bandeja de entrada de alguien. Y al permitir que los clientes comenten directamente un diseño, en lugar de describir los cambios que desean por correo electrónico, se puede eliminar cualquier confusión o retraso, y hacer avanzar el proyecto de manera oportuna.
Proceso de revisión y aprobación de documentos
Muchas organizaciones se limitan a utilizar el correo electrónico para enviar documentos para su revisión y aprobación. Desgraciadamente, esta tendencia hace que muchos documentos queden enterrados en las idas y venidas, por lo que no es la forma más eficaz de realizar este tipo de revisión.
Con el proceso de software adecuado, los documentos estarán centralizados en un solo lugar, mejorará su comunicación y garantizará que nada se pierda en el proceso. Si quieres utilizar una herramienta gratuita para revisar tus documentos y dar una respuesta rápida, echa un vistazo a Google Docs.
Proceso de aprobación de vídeos
Al igual que el diseño, la creación de vídeos puede requerir muchas aportaciones del cliente. Un buen proceso de aprobación permitirá que el cliente dé su opinión a tiempo y que todas las personas implicadas en el proyecto vean y revisen todas las versiones del vídeo, lo que creará transparencia y mejorará el producto final. Y si los clientes pueden comentar directamente el vídeo y señalar el segundo exacto en el que se requiere el cambio, el equipo creativo podrá completar fácilmente estas ediciones y mantener el proceso de aprobación en marcha.
Software de flujo de trabajo de aprobación
Una forma de agilizar el proceso de aprobación es utilizar un software de flujo de trabajo de aprobación. Este software puede ayudarle a organizar y automatizar todo el proceso, a reducir los costes causados por los retrasos, a mejorar la satisfacción de los empleados estableciendo criterios de aprobación claramente definidos, y a garantizar que las tareas se asignan y completan según lo previsto.
Un gran número de herramientas de gestión de tareas pueden ayudarle a organizar su flujo de trabajo.
Asana
Asana facilita la asignación de tareas, y ciertamente puede ayudar a que el trabajo siga avanzando, . Pero no necesariamente mejorará su sistema de retroalimentación o proceso de aprobación. Los miembros del equipo pueden comunicarse fácilmente entre sí, pero obtener información directa de un cliente sigue siendo complicado.
Integrify
Integrify es un software de aprobación de documentos que incluye diseño de formularios, automatización de procesos y portales de autoservicio. Diseñada para ser fácil de usar, esta herramienta le permite construir la automatización del flujo de trabajo y aumentar la productividad.
ApprovalDonkey
ApprovalDonkey facilita la gestión de las finanzas y las aprobaciones de su empresa. Desde las facturas y las órdenes de trabajo hasta las solicitudes de gastos y de viajes, ApprovalDonkey lo tiene todo cubierto.
Tallyfy
Tallyfy
facilita la gestión de los flujos de trabajo recurrentes, la priorización de las tareas y el seguimiento de los procesos y las asignaciones mediante etiquetas y notificaciones por correo electrónico.
Frente de trabajo
Frente de trabajo le permite consolidar sin problemas todo lo que necesita en un solo lugar. Al centralizar sus proyectos en una sola plataforma, puede mejorar sus colaboraciones y agilizar sus procesos de planificación.
xFLOWer
xFlower
ofrece soluciones en la nube, en la plataforma o en la empresa que le permiten optimizar su flujo de trabajo y crear, personalizar y automatizar procesos que mejorarán su productividad y comunicación.
Filestage
Filestage tiene la fuerza de cada una de estas herramientas de prueba, todo en un solo lugar. Con poco más que un clic, nuestra herramienta permite una retroalimentación rápida y sencilla entre los miembros del equipo, y entre el equipo y el cliente. Otras herramientas requieren que los clientes creen una cuenta y se conecten a ella para poder acceder a sus documentos y archivos. Pero Filestage no requiere que los clientes se registren. Y lo mejor de todo es que Filestage no te cobra por añadir clientes o revisores, y el número de revisores que puedes añadir es ilimitado– —a diferencia de nuestra competencia.
Filestage cuenta con un sistema documental integrado que permite mantener un registro de todas las versiones de un proyecto y de todos los comentarios realizados sobre el mismo. Todos los revisores o clientes recibirán notificaciones de las nuevas versiones de los archivos. Cuando accedan al archivo a través de un enlace de revisión establecido, verán una notificación en la parte superior de la página, que les avisa de que hay una versión más reciente del archivo disponible para su revisión. Y para evitar que las cosas se vuelvan demasiado confusas, Filestage mantiene los comentarios hechos en versiones anteriores separados de los comentarios hechos en el nuevo archivo. Todos estos pasos harán que la gestión de sus archivos en una única plataforma sea fácil y sencilla, y le ayudarán a mantener el proyecto en marcha y evitar posibles retrasos.
Al dar a los miembros del equipo y a los clientes la posibilidad de comentar un proyecto en tiempo real, puede crear un sistema más eficiente y mantener el trabajo en la dirección correcta en todo momento.
Si está interesado en una visión general de las herramientas de revisión, consulte nuestra
lista de software de revisión y aprobación
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Cómo crear un proceso de aprobación de contenidos con Filestage
Filestage ha diseñado una interfaz de usuario clara e intuitiva que hace que la revisión y la aprobación de los archivos sea un juego de niños.
Cómo empezar
El panel de control de Filestage es limpio y fácil de navegar.
A la izquierda, verás una lista de tus proyectos en curso. Para empezar un nuevo proyecto, basta con hacer clic en el botón verde de Crear Proyecto. Incluso puedes añadir carpetas para cada uno de tus clientes, de modo que puedas encontrar fácilmente todo el trabajo que les corresponde cuando lo necesites.
Los archivos del proyecto pueden añadirse al panel de control de dos maneras: Puede arrastrarlos al tablero (de uno en uno o en bloque), o puede utilizar el botón verde de carga situado debajo del cuadro de revisión.
Actualmente, Filestage admite vídeos, imágenes, PDF y archivos de audio.
Una vez que hayas configurado el proyecto, puedes empezar a añadir miembros al equipo. Para invitar a un miembro del equipo, basta con hacer clic en el botón Equipo de la esquina superior derecha.
Una vez que haya hecho clic en ese botón, todo lo que tiene que hacer es escribir la dirección de correo electrónico de la persona y designarla como administrador” o miembro. Entonces, estás listo para ir.
Ahora que sus archivos están cargados y su equipo está establecido, está listo para invitar a sus potenciales o revisores al proceso.
O puede elegir el enlace de la revisión y compartirlo con sus revisores:
Para una capa adicional de seguridad, podrás controlar los permisos del archivo y añadir una contraseña. Si no quieres que tu cliente pueda conservar una copia del trabajo en este momento, puedes desactivar las descargas. En esta etapa, también puede habilitar las notificaciones por correo electrónico, para que su cliente pueda recibir actualizaciones por correo electrónico o desactivar los comentarios según lo desee.
Si utilizas otros métodos para comunicarte con tu cliente, puedes pegar el enlace de la revisión en un correo electrónico o añadirlo a Asana, Slack, Trello, Basecamp o cualquier software de gestión de tareas que se esté utilizando.
Lo que ve el revisor
Una vez que haya enviado la invitación para revisar el archivo por correo electrónico o el enlace de revisión, podrán acceder al archivo.
La interfaz de usuario se divide en tres secciones:
1. La barra de acceso rápido
Hay una barra a la derecha que permitirá a los revisores cambiar entre los archivos del proyecto a los que tienen permiso para acceder. Esta función sólo aparecerá si el revisor tiene acceso a varios archivos.
2. Visor de archivos
El archivo aparecerá en la parte derecha de la página. Para dejar un comentario, lo único que tiene que hacer el revisor es hacer clic en cualquier parte del archivo. Realmente es así de fácil.
3. Comentarios Bar
En la parte izquierda de la pantalla se encuentra una fuente de comentarios. Cada vez que se deje un comentario en el archivo, aparecerá en la barra de comentarios.
Todo lo que tienen que hacer los revisores es hacer clic en el archivo, dejar un comentario y guardarlo.
No importa qué tipo de archivo esté viendo el cliente, la interfaz seguirá siendo consistente. A continuación se muestra la vista de los archivos PDF (1), de imagen (2), de audio (3) y de vídeo (4):
Con Filestage, los revisores pueden comunicarse y colaborar libremente con el equipo que trabaja en su proyecto. Tienen la posibilidad de dibujar, resaltar, añadir formas e incluso cargar archivos (como logotipos y muestras de color) para asegurarse de que sus comentarios se entienden perfectamente. Si el revisor quiere dirigirse a un miembro específico del equipo en un comentario, puede @mencionarlo, lo que lo etiquetará en el comentario. Todas estas características aceleran el proceso de revisión y garantizan que ambas partes estén siempre en la misma página.
Una vez que el revisor ha terminado de dejar sus comentarios, tiene dos opciones: Pueden hacer clic en el botón Finalizar revisión, situado en la parte inferior de la barra de comentarios, o hacer clic en Aprobar archivo (lo que significa que no es necesario realizar más cambios y que el archivo está completo). Una vez que hayan hecho clic en cualquiera de las dos opciones, todo el equipo recibirá una actualización por correo electrónico.
Revisiones internas
Este proceso es similar a las revisiones dentro de su propia organización. Simplemente haga clic en cualquier parte del archivo y deje su opinión.
Los archivos son fáciles de clasificar y priorizar, basándose en su flujo de trabajo establecido. Se pueden clasificar según el nombre del archivo, la fecha del archivo o el estado de revisión.
El estado del proyecto es fácil de determinar de un vistazo, ya que se indica con puntos junto a cada archivo:
- Un punto naranja significa que los revisores han solicitado algunas ediciones o cambios en el archivo.
- Un punto verde significa que no se necesita ninguna revisión y que el cliente está contento. Así que el expediente ha sido aprobado.
- Un punto gris significa que el revisor no ha hecho clic en el botón Finalizar revisión.
Responder a los comentarios
Filestage facilita la respuesta a los comentarios del cliente o del revisor. Cada comentario se trata como una tarea. Una vez que acceda al archivo, puede encargarse de la tarea usted mismo, o responder al comentario etiquetando a otro miembro del equipo, haciéndole saber que debe completar la edición. Si etiquetas a un miembro del equipo, éste recibirá un correo electrónico para informarle de que esta tarea está en espera. Una vez que la tarea se ha completado, se puede marcar como completa. A partir de ahí, el proyecto puede devolverse al revisor para otra ronda de ediciones o para su aprobación final.
Conclusión:
Es esencial que las organizaciones cuenten con un sistema de aprobación adecuado. Si no tiene uno, los presupuestos y la mano de obra pueden desperdiciarse mientras espera que se completen los comentarios y las ediciones. Nadie quiere que los miembros del equipo y los clientes estén descontentos.
Implementar un proceso de aprobación con un software como Filestage elimina el dolor y la frustración de las colaboraciones en línea. Le ayudará a facilitar la comunicación y a hacer avanzar un proyecto hasta que todas las partes estén satisfechas.
