Si no estableces un proceso claro (que incluya fechas de vencimiento para las revisiones de contenidos), tu gestor de contenidos podría marcharse a Ibiza antes de firmar el archivo importante que necesitas para tu proyecto.
En lugar de quedarse de brazos cruzados hasta que su curtido colega de marketing regrese a la oficina -o de seguir adelante y publicar el contenido sin su opinión (para darse cuenta después de que se le ha escapado un error tipográfico evidente)-, dé el paso y cambie definitivamente la forma en que su equipo de marketing aborda los procesos de revisión de contenidos.
¿Qué es la revisión y aprobación de contenidos?
Un proceso de revisión y aprobación de contenidos implica la creación de una serie fija de pasos por los que debe pasar un nuevo trabajo antes de que pueda ser aprobado y utilizado para comercializar sus servicios a su audiencia. Además, es una manera formal de que su equipo revise este contenido en su fase de borrador, para asegurarse de que es el mejor posible.
Todo el contenido que produzca su empresa debe estar racionalizado y vinculado perfectamente a su mensaje principal y a su marca. Para usted y su equipo de marketing, es imprescindible establecer un proceso de revisión y aprobación de contenidos, especialmente a medida que su equipo crece. Pronto, ningún trabajo será del dominio de un solo miembro del equipo. Si pronto tendrá numerosas personas diferentes que intenten hacer lo mismo, es vital que este cambio de creadores no se note en el resultado final.
Cuando se trata de crear un contenido sólido, acorde con la marca y libre de errores, el proceso de revisión de contenidos apoya estos objetivos al impulsar la comunicación de su equipo y garantizar la coherencia de los contenidos que produce.
¿Por qué debería preocuparse por el proceso de revisión y aprobación de contenidos?
Para asegurarse de que su equipo de marketing funciona de forma eficaz, es obvio que debe dedicar tiempo a optimizar un proceso formal de revisión y aprobación de contenidos. A continuación, encontrará nuestros 5 principales beneficios que conlleva la aplicación de esta política en su producción de contenidos.
Garantizar la coherencia de la marca
Si varios miembros del equipo revisan el trabajo redactado, su marca producirá contenidos coherentes, ya que este proceso garantiza que todos trabajen con el mismo estándar y estilo.
Ahorre tiempo a su equipo
Al establecer estas reglas claras sobre cómo debe ser su contenido y asegurarse de que se adhiere sistemáticamente a estos principios básicos de la marca, reducirá efectivamente el tiempo que necesita para crear este contenido. Además, esta forma de comunicación más eficaz minimizará los malentendidos entre su equipo. En otras palabras, sus trabajos se harán más rápidamente.
Permita que su equipo crezca
Ya no es el caso de que una persona de su equipo tenga que actuar como creador especializado de un tipo de contenido. Gracias al intercambio de conocimientos, la coherencia de los nuevos contenidos creados y el sistema de retroalimentación que proporciona este proceso, varios miembros del equipo pueden producir tipos de contenidos especializados.
Asegurarse de que se detectan los errores
Todos necesitamos que nuestro trabajo sea revisado antes de llegar a nuestro público. Establecer un proceso de revisión y aprobación de contenidos ágil y eficiente entre usted y sus compañeros de trabajo le permite obtener lo mejor de ambos mundos.
Organizar todos los comentarios
Este proceso simplificado también le ayudará a mantener una mejor visión de todas las reseñas que este contenido tiene. Se asegurará de que los comentarios de nadie se pierdan en el proceso. Y con un solo vistazo, podrá ver inmediatamente la fase en la que se encuentra cada obra.
Tenga en cuenta sus metas y objetivos finales
El proceso de revisión de contenidos confirmará que no se ha perdido nada en la traducción. Al establecer un grupo de miembros de su equipo (que estén presentes desde la reunión inicial hasta la etapa de aprobación final) para vigilar el progreso de este contenido, pueden trabajar juntos para gobernar esta pieza de trabajo, y asegurar que el resultado final se ha mantenido fiel a sus objetivos iniciales para esta pieza de contenido en particular.
¿Quién participa en el proceso de revisión y aprobación de contenidos?
En esta sección, hemos proporcionado un poco más de detalle sobre algunas de las funciones clave que intervienen en un sólido proceso de revisión y aprobación de contenidos. Y hemos dado algunas ideas sobre las formas de asignar estos puestos a los miembros de su equipo.
Creador de contenidos
Esta persona es el propietario y creador original del nuevo contenido redactado. Debe ser el miembro de su equipo que produjo el contenido en primer lugar, así como la persona encargada de asumir los cambios recomendados en el elemento de retroalimentación del proceso de revisión y aprobación del contenido.
Revisor de contenidos
Este miembro de su equipo es el más adecuado para ser el principal proveedor de comentarios para este nuevo contenido. Esta persona puede ser un gestor de redes sociales, un experto en SEO, un editor de textos o incluso un experto de otro departamento. Su trabajo consiste en editar el contenido y proporcionar al creador de contenidos otras sugerencias de revisiones recomendadas.
Gestor de contenidos
Esta función consiste en organizar la progresión de este contenido a través de las etapas de revisión. Garantiza que se asigne correctamente a los miembros adecuados de su equipo para su revisión, que se revise a fondo y que se evite que el trabajo quede retenido en esta fase de borrador durante un tiempo innecesario. También será el miembro del equipo que emita la aprobación final del contenido. En última instancia, esta persona debe ser la que publique el contenido cuando esté listo.
Una vez que haya publicado esta nueva pieza de contenido, va a querer mostrarla a sus clientes con estilo. Con este paso en mente, eche un vistazo a nuestro proceso de marketing de contenidos …
¿Cómo es el proceso ideal de contenidos (desde el inicio hasta la revisión y aprobación)?
En esencia, recomendamos una lista de comprobación porque son una gran ayuda para el trabajo. El detalle que cubre implica lo que hace que una lista de verificación se convierta en un proceso de revisión y aprobación de contenidos, así como la forma en que se comparte entre los miembros de su equipo.
Se trata de un proceso diseñado para ser flexible y adaptarse tanto a la forma de trabajar de su equipo como al contenido en cuestión. Por lo tanto, definir la estrategia de proceso de contenidos perfecta no es una cuestión sencilla.
Sin embargo, estos cinco elementos son pasos clave que hay que dar si se quiere optimizar este proceso. Le permitirán crear constantemente contenidos sólidos y bien pensados que se ajusten al estilo, la marca y los objetivos de su empresa.
1. Reunión inicial
Comienza el proceso de contenidos como piensas continuar: en equipo.
Comience con una reunión de inicio del equipo. Durante este tiempo, el creador de contenidos puede esbozar su idea y su plan para crearla, y luego recibir las primeras opiniones, comentarios y sugerencias de otros miembros de su equipo de marketing. La pieza ya será más fuerte, ya que ha utilizado la experiencia de los miembros de su equipo para ayudar a que el contenido evolucione y tome mejor forma desde el principio.
2. Creación de un briefing sólido
Una vez celebrada esta primera reunión, el gestor de contenidos y el creador de los mismos pueden trabajar juntos para redactar un briefing sólido y detallado del contenido propuesto. Nuestro modelo de informe creativo puede servirle de ayuda. Además, esta etapa sería un buen momento para asignar las funciones necesarias para el proceso de revisión (detalladas anteriormente) a los miembros pertinentes del equipo.
3. Crear un gran contenido
En este punto, el creador de contenidos puede ponerse a trabajar y empezar a crear un contenido fantástico. Esta persona creará este trabajo de forma independiente (dando o tomando un poco de consejo de otros miembros de su equipo aquí y allá) hasta que sienta que es lo mejor que puede hacer. En este punto, está listo para ser revisado.
4. Revisión y retroalimentación
Estos pasos desglosan el ciclo de revisión y retroalimentación en el que consistirá su proceso de revisión de contenidos.
1) Primera ronda de revisión
El primer borrador del contenido se comparte con los revisores del contenido, para que lo comenten. Sus comentarios se devolverán al creador de los contenidos.
Aquí, en Filestage, puedes compartir fácilmente este primer borrador de un archivo con todos los revisores de contenido involucrados en un paso de revisión separado. Luego pueden dejar sus comentarios y discutir las incongruencias.
2) Primera ronda de ediciones
El creador de contenidos puede entonces actualizar el contenido en consecuencia, basándose en esta información.
3) Segunda ronda de revisión
Una vez realizados estos cambios, se puede volver a presentar a los revisores de contenidos. A continuación, el creador de contenidos puede recibir cualquier comentario adicional sobre este trabajo.
Después de la revisión, el creador de contenidos sólo tiene que subir la nueva versión del archivo al mismo paso de revisión en Filestage, para que los revisores puedan echar otro vistazo.
4) Segunda ronda de ediciones
El contenido puede ahora ser actualizado por el creador, basándose en los comentarios que reciba.
Además, pueden ser necesarias rondas de revisión, en caso de que haya otras partes interesadas en este contenido, cuyas opiniones y comentarios deben ser considerados antes de que el contenido pueda ser aprobado.
Con Filestage, puede crear pasos de revisión separados en un proyecto para cada grupo de interesados.
Filestage es una ayuda fantástica para varios pasos y etapas del proceso de revisión de contenidos, como la revisión y aprobación de documentos. Esta solución de software proporciona una plataforma comunitaria y de colaboración que agiliza eficazmente el proceso de retroalimentación. De este modo, aumenta la productividad y la gestión del tiempo de su equipo de marketing, a la vez que aporta más claridad y transparencia a sus pensamientos a lo largo de esta etapa.
5) Aprobación final
Ahora que todo el mundo ha examinado bien el contenido, se ha remodelado de forma que se tengan en cuenta todos estos conocimientos y opiniones inestimables. Sólo requiere una aprobación final del contenido por parte del gestor de contenidos. Luego, si le dan luz verde, está listo para ser publicado.
Cómo crear un sólido proceso de revisión y aprobación de contenidos
Hemos cubierto todos los aspectos básicos sobre el qué, el quién y el por qué. Ahora es el momento de aventurarse en el cómo.
En esta sección, proporcionaremos un resumen exhaustivo de las mejores prácticas estratégicas y estructurales para que las adapte cuando establezca un proceso de revisión de contenidos dentro de su equipo de marketing. Estos puntos a tener en cuenta le ayudarán a implantar con éxito este proceso en el flujo de trabajo de su equipo.
Establecer objetivos para la creación de contenidos
Antes de empezar a crear el contenido, hay que trazar unos objetivos de contenido claros y bien definidos. Deberá seguir consultándolos a lo largo del proceso, para asegurarse de que el contenido cumple con estos requisitos.
Estos objetivos pueden incluir cualquier cosa, desde una meta SMART hasta una que se centre en aumentar la captación de clientes.
Por ejemplo, su objetivo podría ser que esta nueva pieza de contenido aumente el tráfico en línea que llega a su sitio web, genere más ventas en línea o se relacione más eficazmente con su mercado objetivo. A medida que el contenido pasa por estos procesos de revisión antes de ser aprobado, asegúrese de hacer un seguimiento de estos indicadores.
Después de todo, especificar, enfocar y medir el éxito de una pieza de contenido es algo que debería estar en primer plano en cada paso del camino.
Crear políticas de contenido, normas de contenido y directrices editoriales
Como parte de su proceso de creación de contenidos, tómese el tiempo necesario para definir el modelo único de gobierno de contenidos de su empresa. Las directrices que hay que establecer incluyen políticas de contenido claras, las normas que debe cumplir cada una de estas nuevas piezas y las directrices editoriales para los revisores y gestores de contenidos.
Estas políticas podrían especificar directrices en torno a una variedad de asuntos. Por ejemplo, tiene que asegurarse de que todo el contenido se adhiere a la marca establecida de su empresa, y tiene que confirmar que cualquier contenido escrito se adhiere a su guía de estilo editorial. (Este protocolo garantiza la coherencia en cuestiones como la ortografía, la gramática y las referencias). Y para el contenido basado en la web, es necesario alcanzar un nivel específico de optimización para los motores de búsqueda.
Luego, una vez que haya esbozado claramente estos principios rectores fijos de esta manera, proporcione a todos los miembros de su equipo de marketing acceso a estos archivos.
Este proceso le permitirá:
- Asigne fácilmente las funciones correspondientes a los miembros de su equipo. (En breve trataremos este punto con más detalle).
- Mantenga un flujo de trabajo de creación de contenidos coherente.
- Haga crecer su equipo de marketing sin comprometer la calidad de sus contenidos.
- Cumplir sistemáticamente con los objetivos que son el motor de este contenido.
Este concepto va de la mano con el proceso de revisión del diseño que su equipo de marketing debería llevar a cabo de forma regular. ¿Todavía no tienes uno? Nuestra fiable guía explica por qué su equipo necesita una revisión del diseño y cómo ponerla en práctica.
En última instancia, establecer estas medidas fijas para regir el trabajo que produce su equipo le ayudará a adherirse al mensaje único de su empresa.
Construir procesos claros y transparentes
Una comunicación clara determinará si su nuevo proceso de revisión de contenidos es un éxito o un fracaso. Utilizando la colaboración compartida que ofrece Filestage, podrá lograr este nivel de transparencia en todo su equipo con mucha más facilidad.
El proceso que construyas y pongas en práctica entre los miembros de tu equipo debe describirlo todo con claridad: desde quién creará el contenido y qué miembros del equipo proporcionarán comentarios sobre la modificación del contenido hasta detallar los objetivos que se espera que cumpla este contenido y los plazos de cada paso del proceso de creación.
De este modo, su proceso de revisión de contenidos estará mucho más claramente definido, ya que será evidente para todos los implicados que se han planificado en estricto cumplimiento de la estrategia de gestión a largo plazo de su empresa.
Además, esta claridad hará que no haya malentendidos a la hora de emitir opiniones.
Con esta transparencia establecida, los comentarios que cada uno de los miembros de su equipo proporcione para este contenido redactado serán mucho más fáciles de entender para el creador del contenido. Por lo tanto, las revisiones que haga serán eficaces y se mantendrán coherentes con la voz, el tono y las intenciones de su marca.
Definir el equipo de contenidos (revisores, creadores y gestores)
Como hemos mencionado anteriormente, una parte esencial del proceso de revisión de contenidos es la definición de su equipo de contenidos y la correcta asignación de estas funciones.
Correlacionar correctamente la tarea en cuestión con los diferentes conjuntos de habilidades, las ideas únicas y los conocimientos que posee cada uno de los miembros de su equipo formará el núcleo de todo el ciclo de retroalimentación. Este equipo de expertos se asegurará de que los comentarios consistan en sugerencias pertinentes y bien estudiadas, que ayudarán a que el contenido alcance el máximo nivel posible.
Así que cuando asignes estos roles, defínelos en función de las partes que tienen un interés en este contenido en particular. Además de los miembros de su equipo de marketing interno y los posibles miembros de otros equipos de la empresa que tengan especialidades particularmente útiles para la tarea en cuestión, este proceso también podría incluir a sus clientes (en el caso de las agencias de marketing). Será importante tener en cuenta sus comentarios y su aprobación antes de publicar el contenido.
Además, tenga en cuenta los objetivos que ha trazado al principio del proceso de creación de este contenido y traiga a los miembros de su equipo que tengan las habilidades más relevantes, para ayudar a convertir este esfuerzo en una realidad.
Poner a disposición del equipo toda la información pertinente
Una vez que haya establecido qué miembros del equipo participarán y las contribuciones que se espera que hagan, proporcióneles inmediatamente toda la información, las directrices y los documentos pertinentes que necesitarán para cumplir esta tarea.
Este esfuerzo incluirá objetivos de contenido, políticas de contenido, normas de contenido y directrices editoriales. Puede poner toda esta información clave a disposición de todo su equipo.
Una forma fácil y eficaz de lograr este objetivo es utilizar la plataforma compartida que ha elegido para este contenido. A través de Filestage, puedes subir estos contenidos e invitar a los miembros de tu equipo a verlos a través de este espacio de trabajo colaborativo en línea. A partir de ahí, los miembros de su equipo pueden editar y comentar directamente el archivo, para darle su opinión.
Este proceso reducirá al mínimo cualquier pérdida de tiempo o falta de comunicación, y hará que todo el proceso sea eficiente y racionalizado. También se asegurará de que cada uno de los miembros de su equipo haya invertido bien su tiempo en este trabajo.
Mejores prácticas (probadas) para la revisión de contenidos
Para asegurarse de que su equipo de marketing sea capaz de incorporar este proceso a su creación de contenidos a largo plazo, tendrá que considerar qué hacer y qué no hacer.
Aconseje a su equipo sobre la mejor manera de revisar los contenidos con estos útiles consejos. Si quieres que tu proceso de revisión de contenidos se mantenga, te garantizamos que estos consejos sobre las mejores prácticas de revisión de contenidos te serán muy útiles.
Estas mejores prácticas operativas son algunos consejos prácticos generales, que le ayudarán a llevar a cabo este proceso de forma que se aprovechen al máximo todas sus fantásticas ventajas. En otras palabras, cuando se plantee hacer permanente su nuevo proceso de revisión de contenidos, su equipo no necesitará ningún tipo de convencimiento.
Establezca fechas de vencimiento claras
Sea firme con estos plazos. Los cuellos de botella son un problema común que hay que evitar a toda costa. Si los revisores de contenidos tienen fechas de vencimiento claras, el proceso será oportuno y eficaz.
Estos plazos deben aplicarse tanto a la fecha (u hora) en que el contenido estará listo para que lo vea un miembro concreto del equipo, como a un plazo claro para que envíe sus comentarios. A continuación, puede pasar esta pieza a la siguiente fase del proceso.
De este modo, nada puede retrasarse innecesariamente. De este modo, podrá reducir eficazmente los cuellos de botella o los frustrantes retrasos que puedan surgir en el flujo de trabajo.
Con Filestage, puede establecer fechas de vencimiento para cada archivo por separado.
Menos es más
Mantenga el menor número posible de revisores y tantos como sea necesario. Al incluir sólo a los miembros clave del equipo en este proceso, no habrá demasiadas voces opinando, lo que haría que los objetivos iniciales de este contenido se perdieran en el ruido.
También ayudará a que este proceso de revisión encuentre el equilibrio adecuado entre rapidez y utilidad. Esta consideración garantizará que su equipo se ciña al proceso, en lugar de sentirse molesto por los retrasos innecesarios que, de otro modo, habrían causado en su flujo de trabajo.
Orientar a los revisores
El gestor de contenidos debe proporcionar a los revisores cualquier información clave que pueda serles útil (en forma de la documentación que hemos detallado anteriormente), así como cualquier consejo y orientación más general sobre lo que sería útil que comentaran. Por ejemplo, esta orientación podría incluir pedirles que dirijan sus energías a modificar una imagen o un párrafo concreto del contenido redactado. También puede especificar si desea que editen el archivo directamente o que proporcionen sus comentarios por escrito en un documento separado.
De este modo, los revisores sabrán exactamente en qué aspectos del contenido deben centrarse. De este modo, la información que proporcionen será útil, centrada y eficaz.
No pierdas de vista tus objetivos iniciales
Mantenga en primer plano los objetivos iniciales que se propuso alcanzar con este contenido. Con el tiempo, es fácil perder de vista las reglas básicas que estableciste por primera vez en todas esas reuniones.
Pero al hacer de esto la prioridad de varios miembros del equipo (cuyo trabajo es gobernar el contenido de acuerdo con estos objetivos iniciales), puede asegurarse de que todos se están refiriendo constantemente a estos objetivos iniciales generales. Formarán el núcleo de la retroalimentación que todo el equipo proporciona, lo que hace mucho más fácil adherirse a ellos como parte de su lista de control mental durante los procesos de revisión y aprobación.
Dar forma al proceso para que se adapte bien a su equipo
Es un sistema flexible, y debe adaptarse a su equipo. Así que trátalo como tal. Después de un tiempo, reúna a su equipo de marketing para una reunión en la que se discuta y revise su actual proceso de aprobación de contenidos. Estos ajustes podrían incluir un plazo más largo o más corto para que cada revisor proporcione sus comentarios, empleando más o menos revisores de contenido o modificando los temas que deben determinarse en la reunión inicial.
Una vez que haya analizado sus puntos fuertes y débiles, puede considerar la posibilidad de introducir algunos ajustes en el proceso. Entonces será aún más ágil y útil. La forma de trabajar de cada equipo es única, así que no tengas miedo de modificar este proceso si te resulta más útil llevarlo a cabo de otra manera.
También hemos redactado una lista de los pros y los contras de las principales herramientas de revisión y aprobación que existen, que podría ser justo lo que necesita para modificar este proceso para que se adapte mejor a su equipo de marketing.
Intentar crear un sistema repetible
Este punto está bien relacionado con el anterior. Pero el proceso de revisión de contenidos que finalmente establezca en su equipo de marketing debe repetirse una y otra vez.
Aunque puede haber elementos que difieran según el tipo de contenido, el meollo de este proceso debe estar claro. Debe contener una serie de pasos eficaces y lógicos con los que todo su equipo esté muy familiarizado. Entonces se convertirá rápidamente y sin problemas en una parte fundamental de sus operaciones de marketing.
Si quieres más consejos sobre cómo acelerar el proceso de revisión y aprobación, tenemos una entrada en el blog con más consejos que te ayudarán a conseguirlo.
El mejor software de revisión de contenidos
Así que ahora que le hemos proporcionado todo lo que necesita para empezar, sólo queda una cosa por hacer: conectar su equipo de marketing con un software de revisión de contenidos sólido y fiable.
Cada una de estas tres piezas de software ayudará significativamente a su nuevo proceso de revisión de contenidos y proporcionará una plataforma que su equipo puede utilizar para centralizar estos pasos e implementarlos de una manera organizada y eficiente. Nuestra comparación de sus ventajas e inconvenientes le ayudará a decidir cuál es la mejor opción para las operaciones de su equipo de marketing.
Filestage
Filestage es una plataforma a prueba de contenidos que se adapta a equipos de marketing de todos los tamaños. Esta avanzada solución de software beneficiará a su proceso de revisión de contenidos al proporcionar un lugar compartido todo en uno para revisar vídeos, imágenes y diferentes tipos de documentos. Filestage también ofrece diferentes opciones (como comentarios, anotaciones y archivos adjuntos) para dar una respuesta precisa y valiosa.
En general, Filestage proporciona una plataforma eficiente que le ayuda a crear un flujo de trabajo consistente que mejorará la productividad de su equipo y aportará más transparencia y claridad a su trabajo. Garantiza que no se pierda ninguna información y que las aprobaciones se terminen a tiempo.
ReviewStudio
ReviewStudio proporciona a sus usuarios una única plataforma de colaboración centralizada, en la que los equipos pueden proporcionar sus comentarios creativos directamente en tipos de archivos, como imágenes, vídeos, PDF y HTML. Aunque algunos usuarios han encontrado este software un poco confuso al principio, vale la pena familiarizarse con su soporte al cliente altamente calificado y con la función de seguimiento de comentarios.
GoVisually
Diseñado para desterrar las idas y venidas de las ediciones por correo electrónico, GoVisually ayuda a los usuarios a navegar por su proceso de revisión de contenidos proporcionando una herramienta de prueba que está diseñada para acelerar todo el proceso. Aunque la cantidad de notificaciones que proporciona puede ser un poco insistente a veces, sus puntos positivos incluyen una experiencia fácil de usar con una función eficaz de comentarios y aprobación.
Conclusión
Para marcar todas las casillas de una colaboración eficiente y un contenido de calidad, sin errores y acorde con la marca, su flujo de trabajo necesita una estrategia precisa y fija de revisión y aprobación de contenidos.
A medida que su equipo crezca, responda a este aumento de la demanda continuando la utilización de todos los puntos fuertes y la experiencia que su equipo aporta de manera que produzca simultáneamente un contenido excepcional y reduzca los cuellos de botella.
