Revisión y aprobación de documentos: Cómo hacerlo bien

El proceso de revisión y aprobación puede hacer que su proyecto sea un éxito o un fracaso. Para obtener los mejores resultados posibles, todas las partes interesadas deben poder dar su opinión de forma eficaz y clara. Como gestor de proyectos de marketing, depende de usted encontrar el método adecuado.

A continuación le mostramos cómo optimizar su proceso de revisión y aprobación de documentos.

Proceso de revisión y aprobación de documentos en proyectos digitales

Antes de ver qué es lo que hace que una herramienta de revisión y aprobación sea buena, vamos a explorar cómo es el proceso que hay detrás.

1. El equipo presenta propuestas de proyectos.

El proyecto comienza cuando el director del proyecto presenta la propuesta de proyecto al equipo de dirección, que aprueba o deniega la propuesta.

2. El gestor asigna las tareas.

Una vez confirmado el proyecto, el director del mismo asigna a cada miembro del equipo determinadas tareas, de acuerdo con el planteamiento esbozado en la propuesta de proyecto.

3. El equipo recibe estas tareas.

Ahora le toca al equipo interpretar estas tareas y resolver las dudas que tenga con ellas.

4. El equipo presenta sus primeros borradores.

Una vez que el equipo haya terminado de trabajar, cada miembro presentará sus primeros borradores y reunirá el proyecto.

5. Las partes interesadas solicitan cambios.

El material colateral se comparte con las partes interesadas internas y externas, con el fin de recoger sus comentarios y dirigir los cambios hacia el equipo.

6. Los cambios se aplican.

El equipo recibe los cambios solicitados y trata de aplicarlos con precisión manteniendo un alto nivel de calidad.

7. El equipo pule el proyecto.

Después de que cada miembro del equipo complete su tarea, colaboran para completar sin problemas el proyecto global.

8. La presentación se revisa una última vez.

Por último, la garantía se envía a las partes interesadas, que tienen una última oportunidad de aprobar o rechazar el proyecto.

9. El director del proyecto da por concluido el proyecto.

Una vez que el proyecto ha sido aprobado, es el momento de que el director del proyecto lo termine. Si necesita acelerar el proceso de revisión y aprobación, no deje de leer nuestro artículo sobre cómo acelerarlo.

6 consejos para agilizar el proceso de revisión y aprobación de documentos

Así es como se ve el proceso. Pero, ¿cómo puede hacerlo de la forma más eficiente y eficaz posible (y preservando su propia cordura)?

He aquí algunos consejos clave.

#1 Utilizar las mejores herramientas.

Los días de las impresiones y las anotaciones a mano han terminado. Este proceso es ineficiente y frustrante. Y las conjeturas que conllevan ponen en peligro el éxito de su proyecto.

Hoy en día, existen innumerables herramientas que pueden acelerar el proceso de revisión y aprobación, al tiempo que le ayudan a supervisar y aplicar cada uno de los cambios que se le han pedido.

Las herramientas de calidad para la revisión y aprobación pueden resolver muchos de sus dolores de cabeza, y ayudan a que el proceso sea exponencialmente más rápido y preciso.

#2 Evitar los grandes cambios

Es importante asegurarse de que su proceso de revisión y aprobación se centra en los detalles. Ahora no es el momento de que los interesados hagan cambios amplios y radicales que alteren por completo su trabajo.

Para asegurarse de evitar estos cargos, tendrá que elaborar una sólida declaración del alcance del proyecto y un esquema claro del mismo. Estos documentos pueden ayudarle a establecer con precisión los objetivos de un proyecto, para que su equipo dé en el clavo a la primera.

Antes de que comience el proyecto, debe conseguir que todas las partes interesadas clave lean y acepten la declaración del alcance del proyecto y el esquema del mismo. Esta táctica le ayudará a evitar confusiones durante el proceso de revisión y aprobación.

#3 Establecer un lenguaje claro

A lo largo del proceso de revisión y aprobación, es importante que recojas los comentarios más claros posibles. Una parte importante de la consecución de este objetivo consiste en garantizar que su equipo utilice el lenguaje más claro posible.

Un lenguaje poco claro puede confundir a los miembros de su equipo y dificultar la aplicación de los cambios deseados. También puede hacer que el proceso de revisión y aprobación sea más largo de lo necesario.

Debes asegurarte de que se aclara cualquier lenguaje técnico y de que actúas como intermediario entre tu equipo y las partes interesadas. Para que la retroalimentación sea efectiva, también debe aclarar cualquier duda entre su equipo.

#4 Piensa en el orden de revisión

Es importante que pienses en el orden en que las partes interesadas revisarán la documentación del proyecto. A menudo, lo más sensato es ir ascendiendo en el escalafón de la jerarquía, y sólo solicitar la aprobación final de los más veteranos.

Como gestor de proyectos, debe utilizar su criterio y leer la dinámica del proyecto. ¿Desea su cliente participar en cada etapa, o tiene poco tiempo? Debe atender el proceso de revisión y aprobación cada vez.

También debe pensar en lo que tiene sentido, en términos de su proyecto. ¿Necesita obtener la aprobación de alguna parte interesada antes de que el proyecto pueda avanzar? Si se observa con detenimiento, podría aparecer un orden natural de forma orgánica.

#5 Crear normas para la retroalimentación

Como gestor de proyectos de marketing, la fase de revisión y aprobación es su momento para brillar. Puede tomar las riendas del proceso y demostrar su valor, para luego reunir a su equipo de forma fluida y armoniosa.

Para asegurarse de que reúne a su equipo de forma adecuada, intente establecer normas claras sobre la entrega de comentarios. Sus interlocutores apreciarán la orientación y la atención, mientras que a su equipo le encantará la información coherente y completa.

La herramienta adecuada le facilita la creación automática de estas normas. Plataformas como Filestage permiten a las partes interesadas dejar comentarios en contexto que son claros y fáciles de entender.

#6Fomentar elsentido de la colaboración

A lo largo del proceso de revisión y aprobación, también es importante que fomentes el sentido de la colaboración. Aunque todos están técnicamente en el mismo equipo, puede ser un reto para todos mantener esta camaradería durante el proceso de revisión y aprobación.

Utiliza tu energía y tu don de gentes para proteger a tu equipo. Por un lado, debes hacerles una crítica constructiva. Pero, por otro lado, debe mostrarles su flexibilidad y su deseo de complacer a sus interlocutores.

Como gestor del proyecto, tiene un papel fundamental en todo el proceso de revisión y aprobación.

Las características más importantes del software para la revisión y aprobación de documentos

Como has visto, la herramienta adecuada es esencial para el éxito del producto. Pero cuando se trata de elegir el mejor software de revisión y aprobación, ¿cómo debe juzgar las distintas opciones que existen?

1. Funciones de anotación y marcado de documentos

Es importante asegurarse de que la herramienta de revisión y aprobación elegida facilita la anotación de documentos en cualquier formato. Las herramientas más potentes permiten a las partes interesadas dejar comentarios en contexto sobre una serie de tipos de medios, incluidos los PDF, las imágenes y los vídeos. Así, su equipo podrá entender más fácilmente los comentarios.

2. Constructor de procesos

Como ya hemos analizado, es importante que su proceso de revisión y aprobación tenga una estructura clara, deliberada y lógica. Las mejores herramientas son capaces de ayudarle a satisfacer sus necesidades particulares, lo que le facilita el ajuste de los permisos y la creación de un proceso sólido y eficaz.

3. Interfaz fácil de usar

A nadie le gusta pelearse con una nueva herramienta, sobre todo en la fase crítica de un proyecto. La herramienta elegida debe ofrecer una interfaz de usuario limpia y una experiencia de usuario igualmente agradable. Las mejores herramientas ofrecen una experiencia «plug-and-play» que se puede dominar brevemente sin ninguna fricción.

4. Funciones de control de versiones

Aunque la gestión de las diferentes versiones de un material específico nunca es fácil, es fundamental para el éxito de su proyecto. Si su equipo se pierde entre versiones, experimentará mucha confusión que puede hacer descarrilar su proyecto. Por ello, es importante asegurarse de que la herramienta elegida le ayude a usted y a su equipo a estar al tanto de las diferentes versiones.

5. Proceso sencillo de invitación y comunicación

Como gestor de proyectos de marketing, quieres facilitar la vida de todos lo más posible y ayudarles a centrarse en la prioridad principal: el proyecto. Si eliges la herramienta adecuada, podrás invitar rápida y fácilmente a todos los implicados, y podrás ayudarles a empezar a comunicarse de inmediato. Entonces, todos apreciarán la fluidez de la experiencia y se centrarán en la tarea que tienen entre manos.

6. Seguimiento de los resultados del proyecto

Durante el proceso de revisión y aprobación, no puede permitirse perder ni un solo comentario o información. No sólo repercutirá en la calidad de los materiales colaterales finales, sino que también le hará quedar mal ante sus interlocutores. Por ello, necesita una herramienta que facilite la generación y el seguimiento de las tareas.

7. Compartir archivos sin registrarse

Dependiendo de su proyecto, es muy probable que tenga que comunicarse con partes interesadas externas. Suelen tener una configuración totalmente diferente, en términos de tecnología y herramientas. Así que quieres una herramienta de revisión y aprobación que sea cooperativa. Las mejores opciones te facilitan la vida al permitirte compartir archivos, sin que los interesados tengan que crear una cuenta.

Software de revisión y aprobación de documentos

Ficha de la empresa

Filestage PDF Annotate

Filestage le ofrece una mejor manera de gestionar sus proyectos digitales. La herramienta ayuda a las agencias de mayor crecimiento del mundo a que el proceso de revisión y aprobación sea lo más eficaz y claro posible.

Esta herramienta cumple todos los criterios anteriores. Los gestores de proyectos confían en esta herramienta para simplificar el proceso de revisión y aprobación, al tiempo que deleitan a los miembros de su equipo e impresionan a las partes interesadas.

A lo largo de los años, Filestage se ha ido perfeccionando con cariño. En la actualidad, su interfaz de usuario y su experiencia de usuario no tienen parangón, lo que mejora la vida de todos y ayuda a los interesados a ponerse en marcha sin barreras.

Smartsheet

Captura de pantalla de Smartsheet

Smartsheet es una plataforma de ejecución de trabajo que ayuda a los equipos a pasar de la idea al impacto. Esta herramienta existe desde 2006 y cuenta con un conjunto de usuarios fieles. Ayuda a los equipos a asignar tareas, seguir el progreso de un proyecto y compartir documentos.

La plataforma tiene una interfaz de usuario similar a la de una hoja de cálculo, que ahora está un poco anticuada y es de difícil acceso. Por lo tanto, puede ser difícil para las partes interesadas ponerse en marcha y ofrecer la información clara que su equipo necesita.

Ziflow

Captura de pantalla de Ziflow

Ziflow es un software de pruebas en línea dirigido a las agencias y marcas que desean simplificar el proceso de revisión y aprobación, con el fin de entregar los proyectos más rápidamente.

Esta herramienta pone un gran énfasis en la usabilidad, pero muchos usuarios se quejan de que es difícil de configurar. Además, el proceso es engorroso y carece de parámetros claros, lo que dificulta ofrecer la experiencia fluida que necesitan los miembros de su equipo y las partes interesadas.

¿Busca más? No deje de consultar nuestro artículo sobre el mejor software para la revisión y aprobación de documentos.

Conclusión:

Esperamos que este repaso a los mejores programas de revisión y aprobación le haya resultado útil. A estas alturas, las partes interesadas y los miembros de su equipo esperan que aplique estas sofisticadas herramientas. Así que es importante que cumplas realmente.

Le deseamos lo mejor en sus proyectos.

Vea por qué a la gente le encanta usar Filestage para las pruebas en línea

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