El éxito de los proyectos creativos y de marketing depende del flujo de trabajo armonioso de varias partes móviles. Muchas disciplinas se unen para colaborar según un calendario establecido. No es fácil, y su éxito depende en última instancia de un buen proceso de revisión y aprobación de contenidos. A continuación le mostramos cómo puede dominar esta etapa del proyecto:
Proceso de revisión y aprobación en proyectos digitales
No cabe duda de que trabajar en proyectos digitales es un reto. El control de versiones es un gran escollo potencial. Y la obtención de opiniones tanto internas como externas puede ser una tarea desalentadora que pone a prueba la paciencia de todos los implicados.
Afortunadamente, puede seguir los procesos establecidos para asegurarse de que el proceso de revisión y aprobación se desarrolle sin problemas. A continuación le presentamos un ejemplo de proceso de revisión y aprobación que puede adaptar a las necesidades de su equipo.
Mejores prácticas de revisión y aprobación
Empecemos con los requisitos para un proceso de revisión y aprobación optimizado.
#1 Definir las fechas de vencimiento de las revisiones
Es importante que el cronograma de su proyecto establezca un momento definido y distinto en el que sus materiales se someterán a revisión. Esta táctica garantiza que el trabajo se lleve a cabo en el momento oportuno y que las partes implicadas en este proceso estén preparadas.
#2 Determinar el responsable
Uno de los grandes retos de la revisión y aprobación digital consiste en gestionar el número de personas que ven el material dado y solicitan un cambio. Es importante que te tomes el tiempo necesario para definir claramente quién es el responsable de las revisiones y restringir el proceso a esas personas.
#3 ¿Cuándo estarán terminadas las ediciones?
Si los interesados comprenden cuándo hay que hacer las correcciones, también entenderán que hay un plazo para que envíen sus comentarios. Esta táctica puede ayudar a agilizar el proceso de revisión y aprobación, lo que dará a su equipo tiempo para realizar las ediciones solicitadas.
#4 ¿Cuándo se realizará la revisión final?
El proceso de revisión y aprobación podría tener un ciclo indefinido. Por ello, es esencial que incluya una fecha final en el calendario del proyecto para evitar que se produzca esta dinámica.
Proceso de revisión y aprobación
Para ayudarle a definir su proceso de revisión y aprobación, le presentamos un esquema general:
1. El equipo hace propuestas iniciales.
El equipo creativo se pondrá en marcha presentando propuestas de proyectos al equipo directivo, que se encargará de elegir la mejor propuesta.
2. El gestor asigna las tareas.
Una vez que el equipo haya aceptado una propuesta, el gestor se encargará de asignar tareas a los distintos miembros del equipo y crear plazos.
3. El equipo recibe las tareas.
Una vez asignadas las tareas, los miembros del equipo recibirán una notificación. A continuación, estos miembros revisarán la tarea y responderán a cualquier pregunta que tengan.
4. El equipo presenta los borradores iniciales.
El equipo creativo comienza a crear un borrador inicial que las partes interesadas revisarán detenidamente.
5. El equipo solicita cambios.
Después de que el equipo reciba los borradores iniciales, hay una ronda de sugerencias y cambios. Por lo general, sólo habrá una ronda de ediciones. Pero si esta ronda no es necesaria, la presentación se aprueba.
6. El equipo presenta la versión final.
Una vez que el equipo realiza las últimas modificaciones, es el momento de aplicar el resto de los cambios y presentar la versión final.
7. El equipo reúne los elementos.
Dependiendo del proyecto, el equipo puede tener que incorporar una serie de elementos. Imagina este escenario: Un vídeo requiere la colaboración de un diseñador, un redactor y un editor. En esta fase, el equipo combina estos elementos y los presenta para su aprobación.
8. La presentación es aprobada o rechazada.
Una vez presentado el proyecto final, las partes interesadas decidirán si se aprueba la presentación. Si el trabajo es aprobado, está listo para ser presentado. Si se rechaza, habrá que introducir nuevas modificaciones hasta que los interesados estén satisfechos con el proyecto.
9. El proyecto está terminado.
Una vez presentada y aprobada la versión final, el proyecto está listo para ser publicado.
Cómo dominar cada proceso de revisión y aprobación
El proceso general de revisión y aprobación se ha descrito anteriormente, y es una referencia útil. Pero el proceso variará, dependiendo del tipo de material que vayas a revisar. A continuación se ofrecen más consejos para ayudarle a dominar cada tipo de proceso:
1. Revisión y aprobación de vídeos
Es un reto trabajar con vídeo. Los obstáculos más comunes a los que se enfrentan las organizaciones son el gran tamaño de los archivos, la lentitud de las velocidades de Internet y la falta de comprensión técnica de las distintas partes interesadas. Aquí hay formas de resolver estos problemas:
Consejo #1: Encuentre las herramientas adecuadas.
Lo primero y más importante es hacer las cosas lo más sencillas posible para todos los que participan en el proceso de revisión y aprobación. En otras palabras, debe utilizar formatos de archivo sencillos, reducir el tamaño de los archivos y eliminar el uso de software complejo.
Si se invierte tiempo en resolver estas complejidades, se puede facilitar significativamente la vida de todos los participantes en el proceso de revisión y aprobación, independientemente de su nivel de capacidad técnica. Ahora puede centrarse en obtener la información que necesita, en lugar de resolver los errores de los códecs.
¿Sabía que? Un software de revisión y aprobación como Filestage puede ayudar a acelerar drásticamente sus procesos de aprobación.
Consejo #2: Fomentar el vocabulario común.
Los ingenieros de vídeo pueden tener dificultades para aplicar la retroalimentación porque no es clara y no logra articular con precisión un pensamiento. Para facilitar la vida, hay que hacer todo lo posible para que todos utilicen un vocabulario claro y común.
Es posible que tu ingeniero de vídeo entienda lo que es una toma puente, pero si todo el mundo utiliza un lenguaje técnico, puede haber confusión.
Consejo #3: elabore una retroalimentación clara.
Debe recoger las opiniones a lo largo del proceso de revisión y aprobación, y deben ser sencillas, precisas y claras. En otras palabras, hay que encontrar la manera de empaquetar los comentarios y entregarlos al ingeniero de vídeo de forma predecible.
Por lo tanto, debe incluir marcas de tiempo, medidas y cualquier otra información técnica, lo que puede ayudar a ahorrar tiempo y eliminar las conjeturas.
2. Revisión y aprobación de documentos
La revisión de documentos puede ser especialmente difícil si la copia es revisada simultáneamente por varias partes interesadas. Por lo tanto, estas partes interesadas responden a un texto que ya ha sido alterado, lo que puede causar verdaderos dolores de cabeza a los redactores. He aquí algunos consejos para limpiar el proceso:
Consejo #1: Consiga las mejores herramientas.
Es fundamental que los interesados utilicen las herramientas correctas de la manera adecuada. Si una sola parte interesada no hace un seguimiento de sus cambios, puedes perder mucho tiempo, ya que otras partes interesadas editarán las versiones incorrectas de la copia.
Consejo #2: Defina un orden de revisión.
La edición simultánea puede ser problemática, a pesar del software que utilices. Si las partes interesadas están revisando y sugiriendo cambios al mismo tiempo, puede crear confusión para todos los implicados.
Si utiliza documentos de Word, querrá asegurarse de que el documento pasa de un interesado a otro, en lugar de enviarse en masa. Este error puede hacer imposible el seguimiento y la aplicación de todos los cambios solicitados. Si decides utilizar una aplicación de colaboración como Filestage, la edición simultánea no será un problema del que tengas que preocuparte. Sus colegas y clientes pueden dejar fácilmente solicitudes de cambio al mismo tiempo sin tener que lidiar con la superposición de comentarios.
Consejo #3: No descuides el control de versiones.
Si se compara con el contenido de vídeo y gráfico, la mayoría de los interesados tendrán opiniones sobre cómo mejorar el texto. Este hecho puede suponer un reto, por lo que debe asegurarse de realizar un seguimiento preciso de las diferentes versiones de su copia.
Una vez que una parte interesada ha solicitado un cambio, es habitual que otra parte interesada solicite que se sustituya por una copia más antigua. Por lo tanto, debe almacenar todos los cambios de forma lógica.
3. Revisión y aprobación de gráficos
También puede ser un reto revisar el diseño de los materiales impresos y digitales. Sin una idea clara del proceso de revisión y aprobación, es posible que algunas partes interesadas hagan sugerencias sobre el texto, y viceversa. Este hecho puede perturbar su proceso de trabajo y frustrar a su equipo. A continuación, te explicamos cómo hacer que este paso se desarrolle sin problemas.
Consejo #1: Apóyese en las herramientas adecuadas.
Una vez más, es esencial que utilices una herramienta que sea capaz de recoger comentarios precisos y específicos. Este consejo puede agilizar la aplicación de los cambios solicitados.
Si su diseñador gráfico y su director de arte utilizan impresiones grabadas con marcas de bolígrafo, puede ser difícil saber por dónde empezar. Algunas partes interesadas pueden no darse cuenta de que esta información es muy difícil de interpretar y aplicar.
Consejo #2: Evite los grandes cambios.
El diseño gráfico es una tarea laboriosa que requiere mucho tiempo. Este consejo es especialmente relevante si la codificación ha intervenido en el proyecto digital, por lo que el calendario del proyecto debe dar cabida a una revisión periódica. Entonces, cuando llegue al proceso de revisión y aprobación final, nadie pedirá grandes cambios.
Si alguien solicita un gran cambio en esta fase del juego, puede ser muy perturbador y amenazar con descarrilar todo el proyecto. Entonces alguien tendría que reajustar la copia según esos cambios, y la calidad del trabajo se resentiría.
Consejo #3: Supervise el control de versiones.
Recuerda que es muy importante que tus diseñadores y profesionales visuales animen a todos los implicados a hacer un seguimiento de todas las versiones y a conservar todos los archivos asociados al proyecto. Esta táctica les ayudará a deshacer cualquier cambio, y también sirve como registro de la aplicación de las revisiones solicitadas.
Al hacer un seguimiento de las versiones de esta manera, puede mantener el proyecto en marcha sin problemas, y puede asegurarse de que su equipo está contento con su trabajo, en lugar de frustrado.
Software de revisión y aprobación
Como en cualquier trabajo, hay que asegurarse de obtener las herramientas adecuadas para tener las mejores posibilidades de éxito. He aquí un vistazo al mejor software de revisión y aprobación:
Filestage
Filestage facilita a las agencias creativas y de marketing la simplificación de su flujo de trabajo para la revisión y aprobación de documentos, imágenes y vídeos.
Tanto los interesados internos como los externos pueden utilizar esta herramienta, lo que facilita a los gestores de proyectos la obtención del visto bueno que necesitan.
Dropbox
Dropbox es un espacio de trabajo moderno diseñado para ayudar a los equipos a compartir y almacenar de forma segura una serie de archivos. Al facilitar el intercambio de archivos y recursos, esta herramienta ahorra tiempo y protege la calidad de los proyectos. Sin embargo, las versiones premium son caras.
WeTransfer
WeTransfer es una plataforma que facilita el envío de archivos a interesados internos y externos de todo el mundo. Esta empresa fomenta la colaboración entre equipos y ofrece una versión gratuita que permite enviar archivos de hasta 2 GB. Pero si adquieres la versión premium, el límite aumentará significativamente.
Conclusión:
Si se dedica tiempo a perfeccionar el proceso de revisión y aprobación, puede resultar realmente rentable. Ayuda a reducir la posibilidad de perder tiempo en un proceso que a menudo puede ser engorroso. También puede proteger a su equipo e impulsar los resultados finales de su proyecto.
