Die 10 besten Review- und Freigabe-Tools für eine bessere Performance Ihres Teams

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Heutzutage ist der Review-und Freigabeprozess oftmals ein Engpass für erfolgreiche Kampagnen. Ohne das richtige Review-Tool ist es schwierig, effektiv an visuellen Inhalten zusammenzuarbeiten, wenn die Beteiligten nicht im selben Büro arbeiten.

Dateien werden dann per E-Mail verschickt, um Feedback und Freigaben einzuholen, was oft zu einem langen E-Mail-Pingpong führt. Das liegt in der Regel daran, dass die Rückmeldungen nicht genau genug sind, dass Kommentare zu veralteten Versionen abgegeben werden oder dass die Anhänge einfach zu groß sind.

Und genau das ist das Problem. E-Mail war nie dafür gedacht, Feedback einzuholen.

Hier kommt eine Content-Review-Plattform ins Spiel.

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Holen Sie mit Filestage alle Freigaben ein, ohne eine einzige E-Mail zu verschicken.

Warum sollten Sie ein Review-Tool verwenden?

Ein professionelles Review- und Freigabe-Tool kann Ihnen helfen, Feedback dreimal schneller zu erhalten als per E-Mail. Darüber hinaus ist das Feedback transparent und präzise.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Review-Tool für Ihr Team sind, sollten Sie sich drei Fragen stellen:

  • Welche Dateiformate unterstützt es?
    Wenn Ihr Team Videos, Dokumente und andere Formate erstellt, brauchen Sie ein Review-Tool, mit dem Sie all diese Arten von Dateien überprüfen können.
  • Wird es einfach sein, es im gesamten Team einzuführen?
    Ihr neues Review- und Freigabe-Tool ist nicht nur für Ihre Content-Ersteller gedacht. Es sollte auch für die Personen, die das Feedback geben, einfach zu bedienen sein.
  • Wie viel Zeit und Mühe wird das Unternehmen dadurch sparen?
    Sobald Sie ein Review-Tool gefunden haben, mit dem Sie zufrieden sind, müssen Sie Ihrem Team zeigen, dass es die Investition wert ist.

Sind Sie bereit? Lassen Sie uns loslegen.

1. Filestage – beste Review-Software für einfache Freigabe

Filestage ist eine Review-Software, mit der Sie alle Ihre Dateien an einem Ort teilen, diskutieren und freigeben können. Es gibt einen kostenlosen Tarif, der zwei aktive Projekte, zwei Review-Schritte und 2 GB sicheren Speicherplatz umfasst. Weitere Tarife beginnen bei 49 €/Monat für Ihr gesamtes Team, nicht pro Benutzer!

Vorteile von Filestage im Review- und Freigabeprozess

  • Unbegrenzt Dateien teilen – Laden Sie Videos, Bilder, Designs, Dokumente, Websites, interaktive Inhalte und Audiodateien hoch, alles auf einer einzigen Plattform.
  • Feedback im Kontext – Sehen Sie sich das Feedback an einem Ort an und diskutieren Sie es, damit Ihre Stakeholder immer auf dem gleichen Stand sind.
  • Versionsverlauf anzeigen – Halten Sie jede Version und jeden Review-Runde fest, damit Sie überprüfen können, ob alle Rückmeldungen berücksichtigt worden sind.
  • Melden Sie sich von überall aus an – Filestage funktioniert in Ihrem Browser auf jedem Gerät, so dass Sie die Dinge in Bewegung halten können, wo immer Sie sind.
  • Unbegrenzt viele Reviewer einladen – Teilen Sie Dateien und Projekte mit so vielen Personen wie Sie möchten. Sie brauchen nicht einmal ein Konto, um Kommentare hinzuzufügen.
  • Dateien mit einem Klick freigeben – Erleichtern Sie die Freigabe für alle und verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, welche Dateien geändert werden müssen.

Wie es funktioniert

Hier sehen Sie, wie der Review-Prozess und die Freigabe in Filestage funktionieren:

  1. Laden Sie Ihre Dateien hoch und fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu.
  2. Laden Sie Ihre Reviewer ein oder senden Sie ihnen einen Link (sie benötigen keinen Account).
  3. Lassen Sie Reviewer ihr Feedback hinzufügen und Ideen in den Kommentaren diskutieren.
  4. Verwandeln Sie die Kommentare in eine To-Do-Liste, damit Sie die Änderungen für die nächste Version abarbeiten können.
  5. Teilen Sie die neue Version auf Filestage.

Wenn Sie Filestage in Aktion sehen möchten, können Sie eine kostenlose Testphase starten.

Filestage Dashboard Übersicht

Unterstützte Dateiformate

  • Video-Dateien: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
  • Bilder: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
  • Dokumente: PDF, PDF/X, DOC (Microsoft Word), DOCX (Microsoft Word Open XML), XLSX (Microsoft Excel Open XML), PPTX (Microsoft PowerPoint Open XML)
  • Live-Websites: HTTPS-Sites
  • Audio-Dateien: MP3, AAC, WAV
  • HTML-Inhalt

Warum Filestage am besten für die Benutzerfreundlichkeit ist

Filestage wurde entwickelt, um den Freigabeprozess für Kreative, Marketingteams und andere Content Creator zu vereinfachen. Es macht das Teilen von Dateien und das Einholen von Feedback selbst zu den komplexesten Projekten sehr einfach.

Die Review- und Freigabesoftware von Filestage wurde sogar fünfmal in Folge mit dem G2-Badge „Einfachste Bedienung“ ausgezeichnet. Und es wurde auch für den „Besten geschätzten ROI“ und die „Einfachste Verwaltung“ gelobt.

Hier sind einige Kommentare unserer Nutzer:

  • „Vom ersten Tag an einfach zu benutzen“ – Matt D, Grafikdesigner
  • „Ein großartiges, zeitsparendes Tool für die Zusammenarbeit und Freigaben“ – Rick H., Vertriebsleiter
  • „Das Beste, was unserem Freigabeprozess passiert ist“ – Michael F., CEO

Möchten Sie sehen, wie Filestage Ihren Freigabeprozess beschleunigen kann? Testen Sie Filestage kostenlos.

2. Wipster – für die Videozusammenarbeit

Wipster ist ein Review-Tool, das auf die Zusammenarbeit von Video spezialisiert ist. Das Startup aus Neuseeland bietet mehrere Integrationen für Adobe Premiere und After Effects. Diese Bedienfelder sind sehr nützlich, wenn Sie das Video nach den Wünschen Ihrer Reviewer bearbeiten.

Wipster

Wie es funktioniert

Die App unterstützt Notizen nur für Teams und bietet einen Posteingang für Benachrichtigungen. Die Videoinformationen sind eine hilfreiche Funktion, mit der Sie sehen können, wer das Video angesehen, kommentiert und freigegeben hat. Es gibt auch die Möglichkeit, Projekte zu archivieren, die nicht mehr aktiv sind.

Unterstützte Dateiformate

  • Video
  • Bilder
  • Audio

Warum es gut für Video-Reviews geeignet ist

Wipster ist das Tool der Wahl, wenn Sie ein professioneller Filmemacher sind und viele Videos zu reviewen haben. Wenn Sie jedoch viele Formate mit unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen verwalten müssen, sind Sie mit einem anderen Tool besser beraten.

3. Dropbox – zum Speichern großer Dateien

Dropbox ist eines der ersten Tools, an das man denkt, wenn man Dateien mit anderen teilen möchte. Und da es über eine einfache Kommentarfunktion verfügt, hat es den Weg auf unsere Liste der Review-Tools gefunden. Aber wenn Sie auf der Suche nach einem Tool sind, das mehr Review- und Freigabefunktionen bietet, ist Dropbox nicht das Richtige für Sie.

Dropbox

Wie es funktioniert

Dropbox bietet Apps für alle wichtigen Plattformen. Es ist einfach und bequem, mit Dropbox auf Ihrem Smartphone oder Tablet zu arbeiten, und es ist ideal, um Bilder, Dokumente und PDF-Dateien zu reviewen. Aber es eignet sich nicht zum Überprüfen von Videos oder Audio-Dateien.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kommentare zu Dateien abzugeben: zu der gesamten Datei oder zu einem bestimmten Bereich davon. Der Kommentarbereich könnte jedoch definitiv verbessert werden. Das Layout ist unordentlich, und einige Funktionen (wie Sortieren, Filtern oder Suchen nach Kommentaren) fehlen ebenfalls.

Sie können einen Kommentar als erledigt markieren, was in vielen Situationen nützlich ist. Es gibt keine Möglichkeit, eine Anhang zu einem Kommentar hinzuzufügen. Sie müssen Referenzen also auf eine andere Weise teilen.

Unterstützte Dateiformate

  • PDFs
  • Bilder

Warum es sich am besten für die Speicherung großer Dateien eignet

Dropbox bietet 2 GB kostenlosen Speicherplatz für die private Nutzung. Und mit den kostenpflichtigen Tarifen erhalten Sie Zugriff auf 2 TB Speicherplatz und mehr. Dies ist ideal für die Speicherung großer Videodateien und Kampagnen. Wenn Sie Ihre Projekte jedoch im Detail reviewen und freigeben möchten, benötigen Sie ein anderes Tool.

4. Frame.io – für die Videozusammenarbeit

Frame.io ist ein weiteres Tool für die Videokollaboration mit Integrationen für Adobe Premiere, After Effects und Final Cut.

Frame.io - Tools zur Überprüfung und Freigabe von Videos

Wie es funktioniert

Mit Frame.io können Sie Videos mit Teamkollegen und Reviewern teilen, um deren Feedback einzuholen. Aufgrund der komplizierten Benutzeroberfläche ist die Lernkurve ein steiler. Aber wenn Sie das überwunden haben, gibt es viele großartige Funktionen für die Videozusammenarbeit.

Sie können Videos pausieren, Kommentare hinzufügen und Anmerkungen zeichnen. Und Sie können Ihre Ideen auch in den Kommentaren diskutieren, bevor Sie die nächste Version freigeben.

Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Möglichkeit, Versionen nebeneinander zu vergleichen. So können Sie leicht sehen, was sich von einer Version zur nächsten geändert hat.

Unterstützte Dateiformate

  • Videodateien

Warum es gut für die Videozusammenarbeit ist

Frame.io hat es sich zur Aufgabe gemacht, Video-Reviews zu vereinfachen und Teams bei der Verwaltung ihrer Freigabe-Prozesse zu unterstützen. Es ist also vollgepackt mit Funktionen, von denen Videobearbeiter und Produzenten profitieren. Aber für Reviewer, die nicht an Video-Software gewöhnt sind, könnte es ein Schritt zu weit sein. Sehen Sie sich auch unsere Liste der besten Frame.io Alternativen an.

5. Hightail – zum Teilen von Dateien und Ordnern

Hightail

Hightail ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Dateien und Ordner mit jedem teilen können. Damit können Sie eine ganze Reihe verschiedener Dateiformate überprüfen, darunter Videos, Bilder, Audio- und PDF-Dateien.

Wie es funktioniert

Die Benutzeroberfläche macht es schwer, den Überblick über all die verschiedenen Projekte und Dateien zu behalten. Freigabeanfragen sind zwar möglich, stehen aber nur im PRO-Tarif zur Verfügung. Darüber hinaus bietet der Dienst eine Aktivitätstafel, die Ihre relevanten Daten anzeigt.

Der große Nachteil von Hightail ist, dass Reviewer sich anmelden müssen, um Ihre Datei zu kommentieren, was einige Zeit in Anspruch nimmt und den Review-Prozess verlangsamt. Gastzugänge und Kommentare sind nur im Businessplan verfügbar.

Unterstützte Dateiformate

  • Video
  • Bilder
  • Designs
  • Dokumente
  • PDFs
  • Audio

Warum es gut für das Teilen von Dateien und Ordnern ist

Mit Hightail können Sie große Dateien an einem Ort teilen. Und Sie können auch verfolgen, wann sie geöffnet oder heruntergeladen wurden.

6. Acrobat Pro DC – für PDF-Reviews

adobe akrobat

Acrobat Pro DC von Adobe ist die erste Wahl für Unternehmen zur Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dateien. Im Gegensatz zu den anderen Tools auf unserer Liste muss es heruntergeladen und installiert werden. Es handelt sich nicht um eine Browser-basierte Anwendung.

Wie es funktioniert

In Acrobat DC von Adobe können Sie Ihre Dateien nur per E-Mail-Einladung teilen. Es gibt eine Option zum Versenden und Verfolgen Ihrer Datei, aber das kostet extra.

Wenn es um Feedback geht, gibt es eine riesige Auswahl an Tools, um die PDF-Datei zu kommentieren. Dazu gehören ein Textmarker, ein Durchstreichwerkzeug, das Einfügen von Text in eine PDF-Datei, ein Stempelwerkzeug zum Freigeben einer Datei und Zeichenwerkzeuge zum Hinzufügen geometrischer Markierungen.

Unterstützte Dateiformate

  • PDFs

Warum es gut für PDFs ist

Adobe Acrobat Pro DC bietet eine breite Palette von Werkzeugen zum Kommentieren und Bearbeiten von PDF-Dateien. Aber es ist nicht so raffiniert und agil wie einige Online-Review-Tools. Wenn Sie also auf der Suche nach etwas Aktuellerem sind oder mehrere Formate freigeben möchten, ist dieses Review-Tool nichts für Sie.

7. Frankie – für Live-Filesharing

Frankie

Mit Frankie können Sie Ihre Datei live mit Ihren Kollegen oder Kunden teilen. Sie können die Datei kommentieren, während jeder sieht, worauf Sie hinauswollen, und Sie können sofort darüber diskutieren. Außerdem können Sie sehen, wer sich die Datei gerade gleichzeitig ansieht.

Wie es funktioniert

Es gibt viele Optionen zum Zeichnen in der Datei (u.a. Stift, Pfeil, Kreis oder Text), was ich für Reviewer sehr hilfreich finde.

Dagegen ist das Dashboard der Plattform eher verwirrend. Es ist nicht klar, wer die Datei im Moment überprüft oder wie der Review-Status der Datei ist.

Daher ist der Feedback-Workflow langsam und umständlich. Außerdem können Sie Ihre Kommentare nicht wirklich bearbeiten, da es Ihnen nicht möglich ist, eine Aufgabenliste zu erstellen oder die Kommentare in irgendeiner Weise zu sortieren, zu durchsuchen oder zu filtern.

Unterstützte Dateiformate

  • Videos
  • Bilder

Warum es gut für den Live-Dateiaustausch ist

Frankie ist hilfreich, um Anmerkungen in Echtzeit anzuzeigen – ideal, wenn Sie während eines Meetings über Dateien sprechen. Aber wenn es um die Einrichtung eines Review-und Freigabe-Prozesses geht, fehlt es ihm im Vergleich zu anderen Optionen an einigen wichtigen Funktionen.

8. GoVisually – für die Benutzerfreundlichkeit

GoVisually ist ein sehr benutzerfreundliches Proofing-Tool. Das ist großartig um Kundenfeedback einzuholen, denn sie müssen kein Handbuch lesen, bevor sie das Programm benutzen können.

GoVisually

Wie es funktioniert

GoVisually verfügt über ein einfaches PDF-Annotation-Tool, das sich hervorragend für schnelles Feedback eignet. Die Kunden können sich anmelden und sich an der Diskussion beteiligen, indem sie sich an den Kommentaren beteiligen, genau wie bei einem persönlichen Meeting.

Sie können Aufgaben nach und nach abhaken und die Konversation im Auge behalten. Ein weiterer Vorteil dieses Tools ist der aktive Kundenservice, der Ihnen bei Problemen zur Seite steht.

Unterstützte Dateiformate

  • Bilder
  • PDFs
  • Videos

Warum es gut für die Benutzerfreundlichkeit ist

Mit GoVisually haben Sie alle Ihre Entwürfe an einem Ort, um das Leben für alle einfacher zu machen. Es ist ein gutes Annotation-Tool, mit einem niedrigen Einstigespreis von 12 €/Monat. Wenn Sie jedoch einen durchgängigen Freigabe-Workflow einrichten möchten, ist GoVisually möglicherweise nicht das Richtige für Sie.

Lernen Sie Filestage kennen, die am besten bewertete GoVisually-Alternative

Filestage beginnt bei 49 € pro Monat für Ihr gesamtes Team und ist wie GoVisually einfach zu bedienen. Aber es enthält auch zusätzliche Funktionen und Dateiformate, wie Reviewer-Gruppen für verschiedene Stakeholder und Live-Website-Reviews.

Managen Sie alle Freigaben an einem Ort

Holen Sie mit Filestage alle Freigaben ein, ohne eine einzige E-Mail zu verschicken.

9. Notism – für kreative Zusammenarbeit

Notism

Notism ist ein einfach zu bedienendes visuelles Tool, mit dem Sie Diskussionen über Ihre Designs anstoßen können.

Wie es funktioniert

Notism ist nützlich für Echtzeit-Feedback und zum Absegnen visueller Inhalte, wenn Sie es brauchen. Es spart Zeit, und die Funktionen zur Aufgabenverwaltung und Live-Benachrichtigung ermöglichen es Ihnen, Ihr Team auf Kurs zu halten.

Mit dem Präsentationsmodus können Sie auch Projekte in Echtzeit präsentieren. Diese Website ist sicher und speichert alle Ihre Daten täglich an mehreren Orten, was eine großartige Funktion ist, um den Verlust Ihrer Arbeit im Falle eines Problems zu verhindern.

Unterstützte Dateiformate

  • Bilder
  • Videos
  • Website-Designs

Warum es gut für die kreative Zusammenarbeit ist

Notism enthält eine Reihe von Funktionen, die das Feedback genauer machen. Und es zeigt auch Live-Cursor an, so dass Sie in Echtzeit sehen können, wer sich Ihre Dateien ansieht.

Das kann hilfreich sein, um Projekte zu beschleunigen, denn Sie können live über Ideen sprechen.

10. GoProof – für schnellere Workflows

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GoProof hilft Ihnen, Ihren Workflow zu beschleunigen, insbesondere wenn Sie derzeit verschiedene Plattformen verwenden, da es Ihre gesamte Medienzusammenarbeit an einem Ort zusammenführt.

Wie es funktioniert

GoProof verfügt über eine Erweiterung innerhalb der Adobe Creative Cloud, mit der Sie an jedem Projekt zusammenarbeiten können. Anstatt mehrere Tools zu verwenden, haben Sie einen einzigen Arbeitsbereich, in dem Sie alles reviewen können, woran Sie gerade arbeiten.

Unterstützte Dateiformate

  • Bilder
  • Videos
  • Websites
  • PDFs
  • Adobe Creative Cloud Dateien

Warum es gut ist, um Ihren kreativen Arbeitsablauf zu beschleunigen

GoProof bietet eine Reihe von Projekt- und Workflow-Vorlagen, mit denen Sie sehr schnell mit dem Prozess beginnen können. Sie können sogar ein Formular einrichten, um benötigte Assets direkt in Ihrem Projekt zu erfassen.

Sobald die Arbeit zurückkommt, erleichtert das Review-Tool das Auffinden der Arbeit, indem es Sie automatisch zum ersten Review-Schritt weiterleitet.

Häufig gestellte Fragen zu Review- und Approval-Tools

1. Was ist ein Review-Tool?

Review- und Freigabesoftware automatisiert und beschleunigt das gemeinsame Kommentieren, Diskutieren und Freigeben von Dokumenten, Designs und Projekten. Ein Review-Tool vereinfacht und verbessert die Kommunikation, beschleunigt die Entscheidungsfindung und hilft Ihnen, ein hohes Maß an Genauigkeit zu erreichen.

Dank einer Freigabesoftware wird Ihr Team großartige Projekte abliefern, indem es die digitale Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten erleichtert, manuelle Aufgaben reduziert und alle Änderungen dokumentiert werden.

2. Was sind die wichtigsten Vorteile von Review-Tools?

Review- und Freigabesoftware hilft Ihnen, großartige Projekte rechtzeitig fertigzustellen und den Stress zu vermeiden, der entsteht, wenn Sie verschiedene Beteiligte um Feedback und Freigabe bitten müssen.

Hier sind die sechs wichtigsten Vorteile, die Sie durch die Einführung eines Review-Tools erhalten:

  1. Verbesserte Effizienz – Erfassen Sie Feedback schneller und rationalisieren Sie Review-Runden.
  2. Zusammenarbeit – Erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in Echtzeit und unabhängig vom Standort
  3. Genauigkeit – Minimieren Sie Fehler und Missverständnisse durch strukturiertes Feedback und Anmerkungen.
  4. Versionskontrolle – Verfolgen Sie Änderungen und führen Sie eine Revisionsverlauf für eine einfache Referenz.
  5. Audit Trail – Erstellen Sie eine nachvollziehbare Dokumentation der Freigabeprozesse für Compliance und Transparenz.
  6. Automatisierung – Richten Sie vordefinierte Workflows ein und stellen Sie sicher, dass Ihre Reviews einem einheitlichen Prozess folgen.

3. Welche Arten von Unternehmen verwenden Review-Software?

Review-Tools werden von einer Vielzahl von Unternehmen und Organisationen in verschiedenen Branchen eingesetzt.

Hier sind ein paar Beispiele:

  1. Marketingteams – Dateien teilen und abteilungsübergreifend an Feedback zusammenarbeiten, um Kampagnen schneller und mit weniger Review-Runden fertigstellen zu können.
  2. Werbeagenturen – Feedback schneller, klarer und zugänglicher machen, um weniger Zeit mit der Verwaltung von Freigaben zu verbringen und mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben.
  3. Produktionsfirmen – Videos teilen und Feedback direkt zu Ihren Inhalten einholen, mit automatischen Zeitstempeln, um Zeit zwischen den Versionen zu sparen.
  4. Unternehmen – Datei-Reviews schneller, einfacher und einheitlicher gestalten.

4. Wie viel kostet Review-Software?

Die Kosten für Review- und Freigabesoftware können stark variieren, je nach Funktionsumfang, Größe Ihres Unternehmens, Anzahl der Benutzer und dem von Ihnen gewählten Anbieter. Mit einem Review-Tool wie Filestage können Sie zwischen vier verschiedenen Tarifen wählen, darunter ein kostenloser Tarif mit unbegrenzten Dateien, Versionen und Reviewern.

Wie Sie das beste Review- und Freigabe-Tool für Ihr Team auswählen

Tools zur Freigabe von Dokumenten können von großem Nutzen sein. Aber es ist ziemlich zeitaufwändig, all die verschiedenen Tools zu testen, die es auf dem Markt gibt. Ich hoffe also, dass ich Ihnen mit meinem Vergleich der besten Online-Review-Tools etwas Zeit erspart habe.

Wenn Sie sich fragen, welches Review-Tool Sie verwenden sollen, empfehle ich Ihnen, sich zunächst Gedanken über Ihren Workflow zu machen. Schließlich hängt es wirklich von Ihren Bedürfnissen ab. Dann können Sie ein paar der hier aufgeführten Tools auszuprobieren um zu sehen, welches Tool am besten zu Ihrem Team passt. Trotz der Unterschiede in den Funktionen ist es wichtig, dass das Review-Tool benutzerfreundlich ist. Je intuitiver ein Tool ist, desto einfacher ist es für Ihr Team und Ihre Partner.